Surfeando Ppt V01a

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A DGARQ e a normalização da descrição em arquivo, em Portugal. Comunicação de Lucília Runa e Pedro Penteado.

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Surfeando Ppt V01a

  1. 1. Surfeando de sigla en sigla: La DGARQ y la normalización de la descripción en Portugal Lucília Runa Pedro Penteado (DGARQ, Portugal) V Congreso de Archivos de Castilla y Léon - Léon, 2008-10-02 Objetivo Presentar la perspectiva de: Dirección General de Archivos (DGARQ) (2007-…) Ex-Instituto de los Archivos Nacionales/Torre de Tombo (IAN/TT) (1997- 2007) Relativa a: 1. Normalización de la descripción, 2. Proyectos ya realizados o en desarrollo, 3. Reptos.
  2. 2. La descripción de archivos: concepto Representación exacta de una unidad de descripción y de las partes que la componen, a través de la recogida, análisis, organización y registro de información; para identificar, gestionar, localizar y explicar la documentación de archivo; para explicar el contexto y el sistema de archivo que la produjo. 3 La descripción normalizada Presupuestos: Modelos predefinidos; Criterios claros y objetivos en lo referente a: los contenidos; los formatos de presentación de los contenidos. 4
  3. 3. La descripción normalizada Objetivos: descripciones consistentes, apropiadas y autoexplicativas; facilitar la recuperación de la información pertinente; rentabilizar los recursos adscritos a la tarea de descripción; facilitar el intercambio, la participación y la integración de descripciones procedentes de diferentes entidades poseedoras de un sistema de información unificado. 5 La descripción de archivos Entendida como: Proceso dinámico (ej., descripción evolutiva). Fundamental para controlar la documentación; asegurar su recuperación; asegurar el acceso a la información que contiene; garantizar su valor probatorio e informativo. 6
  4. 4. Objetos de la descripción archivística y normas del CIA a utilizar Puntos de Productores Documen- acceso e Funciones tación normaliza poseedores dos ISAAR (CPF)2 ISDIAH ISDF ISAD (G) 2 7 La descripción de archivos Grado de complejidad y de dificultad muy altos Productores (ex. organismos, en constante cambio) Diagnóstico de su continuidad o ruptura; Redistribución de sus funciones; Identificación y delimitación de los productores; Identificación y delimitación de los fondos documentales; Decisión del destino a dar a la documentación (ej. Reforma de la Administración Central - PRACE); Conexión da la descripción de las entidades que custodian documentos de archivo con la descripción de la documentación; Articulación de estos diferentes planos 8
  5. 5. DGARQ: misión Promover la ejecución de la política archivística nacional; Salvaguardar y dar valor al patrimonio archivístico nacional como fundamento de la memoria colectiva e individual y factor de identidad nacional, y aun como fuente de investigación científica; Promover la calidad de los archivos como recurso fundamental de la actividad administrativa; Promover la eficiencia y la eficacia de los servicios públicos, especialmente en lo que concierne a sus relaciones con los ciudadanos; Salvaguardar y garantizar los derechos del Estado y de los ciudadanos, fundamentados en los archivos que custodian. 9 Instrumentos de normalización de la descripción: creación, divulgación y implementación 1.ª fase – El análisis, la exploración y la aplicación de la normativa internacional (CIA) Documentos de trabajo que funcionaron como tubo de ensayo: Proyecto de Reglas Portuguesas de Descripción Archivística: basadas en la ISAD (G) (PRPDA); Proyecto de Reglas para la construcción de un Fichero Nacional de Autoridades Archivísticas (FNAA). 10
  6. 6. Instrumentos de normalización de la descripción 2.ª fase – La traducción y la difusión de la normativa internacional (CIA) Constitución de: Grupo de Trabajo para la Normalización de la Descripción en Archivo (GTNDA); Programa de Normalización de la Descripción en Archivo (PNDA). 1.ª tarea: la traducción de: las normas de descripción internacionales ISAD(G)2 y ISAAR (CPF)2, Orientaciones para la preparación y presentación de instrumentos de descripción 11 Instrumentos de normalización de la descripción 3.ª fase – Construcción de las ODA Compuestas por 3 partes distintas: 1. Descripción de la documentación (2006; 2007); 2. Descripción de las autoridades archivísticas (2007); 3. Elección y construcción de puntos de acceso normalizados (2007); Apéndices de ejemplos completos; Glosario; Bibliografía; Lista de abreviaturas utilizadas. 12
  7. 7. Instrumentos de normalización de la descripción ODA – Características: Orientaciones generales; no influyen sobre la documentación con características específicas (cartografía, electrónica, audiovisual...); Apuestan por la delimitación del contenido informativo de los elementos de información, y su presentación, en los diferentes niveles de descripción; Se preocupan por la definición y precisión de los conceptos; Presentación de ejemplos diversos. 13 Instrumentos de normalización de la descripción ODA – Características: “Orientaciones de todos, para todos...” Construido en diferentes fases; La comunidad archivística fue consultada; Aposta: elaboración de un documento consensuado. 14
  8. 8. Instrumentos de normalización de la descripción 4.ª fase – Implementación de las ODA 1. Divulgação: Web y en la Intranet de la actual DGARQ; Página del CIA. 2. Formación Servicios centrales y Archivos de los Distritos dependientes del ex-IAN/TT Archivos municipales (ej. Guarda) Archivo Regional de Madeira 15 Instrumentos de normalización de la descripción 4.ª fase – Implementación de las ODA 3. La construcción de instrumentos de trabajo complementarios: Orientaciones para la Descripción Archivística: Especificaciones para el IAN/TT (2006); Codificación del nombre de los municipios y de las feligresías (2006); Listado de los códigos de referencia de los fondos, subfondos y colecciones de la Torre de Tombo (2006); Lista de Entidades poseedoras de documentos de archivo (1.ª versión, 2006). 16
  9. 9. Instrumentos de normalización de la descripción 4.ª fase – Implementación de las ODA 4. El control de calidad de la descripción: 2006 – Muestra: 1800 registros producidos por el Archivo Nacional de la Torre de Tombo 97,22% de conformidade - ODA 2007 – Muestra: 528 registros producidos por los Archivos de los Distritos 93,75% de conformidade - ODA 2008 - registros producidos por el Archivo Nacional de la Torre de Tombo 17 Instrumentos de normalización de la descripción 4.ª fase – Implementación de las ODA Las necesidades y problemas relacionados con la descripción, (o con las áreas situadas alrededor) - Diagnóstico: Dificuldades de adaptación a las nuevas metodologías de trabajo; Cuestiones terminológicas; Identificación precisa de los productores; Aprehensión de su estructura o sucesivas estructuras internas y forma como estas se reflejan en la documentación producida; Delimitación de los fondos y de los demás niveles de descripción; Atribución de los títulos en los diferentes niveles; etc. 18
  10. 10. Instrumentos de normalización de la descripción 4.ª fase – Implementación de las ODA Definición de prioridades a corto, medio y largo plazo: Apuesta en la formación; Apuesta en reuniones de trabajo para análisis y debates de cuestiones concretas; Sistematización de las preguntas y dudas más frecuentes (FAQ’s), acompañadas de las propuestas de resolución - intranet; Base de datos de terminología archivística, cuyo objetivo es el de permitir su control en el ámbito de la DGARQ – intranet. 19 Instrumentos de normalización de la descripción 5.ª fase – Metainformación para la interoperabilidad Promover la comunicación eletrónica entre entidades de la Administración Central del Estado (organismos activos) – “Gobierno electrónico y interoperabilidad”; MIP: Metainformación para la Interoperabilidad (2006; 2007) MET: Macroestructura Temática común destinada a la clasificación de documentos de archivo de los 2 niveles superiores (funciones y subfunciones) Evolución de la MET para una Macroestructura Funcional (MEF) (2008). 20
  11. 11. Instrumentos de normalización de la descripción 5.ª fase – Metainformación para la interoperabilidad MIP: Metainformación para la Interoperabilidad (2006; 2007) Objetivo: orientar en la adición de metainformación descriptiva a los documentos de archivo y a otros recursos (bibliográficos, museológicos, sitios web) susceptibles de ser intercambiados y reutilizados entre organizaciones,… 17 elementos de metainformación, a su vez subdivididos en subelementos, algunos de cumplimentación obligatoria 21 Instrumentos de normalización de la descripción 5.ª fase – Metainformación para la interoperabilidad MIP: Metainformación para la Interoperabilidad (2006; 2007) Inclusión de las normas Dublín Core (ISO 15836); ISO 23081; Moreq1 y algunos elementos de normas del CIA (ej. ISAD (G)2); MIP no se pretende “sustituir otros esquemas” específicos para la identificación o descripción de determinados tipos de recursos, como la ISAD (G); Problemas de compatibilidad (en resolución). 22
  12. 12. Los proyectos de descripción normalizada 1. Guías generales de fondos Torre de Tombo (1998-2008); Archivos de los Distritos (online, 2007); Centro Portugués de Fotografia (2007). 2. Otros instrumentos de descripción TT online (2005) (con la produción de una orientación para la denominación de ficheros de imágenes - 2006); Inquisión online. Los proyectos de descripción normalizada 3. La descripción de las Autoridades Archivísticas Registros de productores extintos y relación con los registros de descrición de la documentación – (ej. Torre de Tombo); Creación de base de datos de autoridades de lugares y relación com registros de descrición de la documentación.
  13. 13. Los proyectos de descripción normalizada 4. La definición del modelo y registros para el Fichero Nacional de Autoridades Archivísticas (FNAA) 1. Características: centralizado; responsabilidad de la DGARQ 2. Ámbito: a) Módulos de Entidades productoras, activas o extintas; b) Módulo de Entidades posuedoras de documentos; c) Módulo de funciones de produtores activos – de la Administración Central. Los proyectos de descripción normalizada 5. La definición de los modelos conceptual, lógico y físico del Portal y de la Red Portuguesa de Archivos (RPA) Principios: Interoperabilidad (garantizada por produtores activos con autonomia administrativa), … Adopción de normas (obrigatórias y recomendadas)
  14. 14. Relaciónes entre las normas utilizadas en el contexto de la RPA Rede / RPA - contenidos FNAA Repositorios de información archivística pertencientes a las entidades afiliadas; Servicios destinados a diferentes tipos de usuarios: Pre-ingestión y conversión de objetos digitales; busquedas; certificación en la red; visitas virtuales, exposiciones / muestras on line; redireccionamiento a otras entidades poseedoras no afiliadas; oferta de formación certificada y difusión selectiva de la información.
  15. 15. Los reptos 1. La articulación de las diferentes normas y orientaciones 2. La coherencia de los modelos conceptuales adoptados y su implementación práctica FNAA RODA: Repositorio de Objetos Digitales Auténticos 3. Supervisar la implementación de una política integrada de archivos Surfeando de sigla en sigla: La DGARQ y la normalización de la descripción en Portugal Muchas gracias. lucilia.runa@dgarq.gov.pt pedro.penteado@dgarq.gov.pt V Congreso de Archivos de Castilla y Léon - Léon, 2008-10-02

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