Documentacion de un proyecto

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Documentacion de un proyecto

  1. 1. UNIDAD VIII: DOCUMENTACIÓN DE UN PROYECTO.
  2. 2. <ul><li>8.1 IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN DE UN PROYECTO. </li></ul><ul><li>La documentación de proyectos es importante para identificar más fácilmente los aspectos y características que forman parte de un proyecto. </li></ul><ul><li>Una adecuada documentación le proporciona identidad y &quot;personalidad&quot; a un proyecto, de manera que los usuarios irresponsables del mismo podrán reconocer más fácilmente las ventajas y desventajas, características y funcionalidades, funciones y ventajas, así como costos y beneficios que impliquen el desarrollo del proyecto. </li></ul>
  3. 3. <ul><li>La documentación de un proyecto debe contar con las siguientes características: </li></ul><ul><li>Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado: </li></ul><ul><li>§ Gerencial. </li></ul><ul><li>§ Técnico. </li></ul><ul><li>§ Usuario. </li></ul>
  4. 4. <ul><li>Los documentos que componen una adecuada documentación de un proyecto deben ser los siguientes: </li></ul><ul><li>§ Carpeta general o profesional. </li></ul><ul><li>§ Carpeta gerencial o resumen ejecutivo. </li></ul><ul><li>§ Carpeta técnica. </li></ul><ul><li>§ Plan económico (factibilidad). </li></ul>
  5. 5. <ul><li>Carpeta Profesional. </li></ul><ul><li>Consiste en un documento que detalla todos los aspectos relacionados con el proyecto, identifica todas las bases y orígenes sobre las que nace el proyecto, además que especifica los pasos necesarios, los recursos y aplicaciones que un proyecto necesita. </li></ul><ul><li>El objetivo de la carpeta profesional es servir de modelo para la implementación del proyecto a desarrollar, de manera que las personas involucradas obtengan información fácilmente en cualquier etapa del proyecto. </li></ul>
  6. 6. <ul><li>Carpeta Técnica. </li></ul><ul><li>Este documento contiene toda la información sobre los recursos utilizados por el proyecto, llevan una descripción muy bien detallada sobre las características físicas y técnicas de cada elemento. Por ejemplo: características de procesadores, velocidad, dimensiones del equipo, garantías, soporte, proveedores y equipo adicional. </li></ul><ul><li>Su extensión depende de la cantidad de recursos y equipo utilizado y generalmente se presenta en forma de fichas técnicas en donde se describe en cada una las características de cada recurso. </li></ul>
  7. 7. <ul><li>Carpeta Económica (Plan o Propuesta). </li></ul><ul><li>Este documento contiene información relacionada con el aspecto económico y de factibilidad del proyecto, su objetivo principal es describir todos aquellos costos relacionados con el desarrollo e implantación del proyecto, ayuda a la empresa a establecer marcos de referencia y evaluar más fácilmente los alcances y disponibilidad para llevar a cabo el proyecto. </li></ul><ul><li>Consta de 2 secciones, una de ellas es el plan económico del desarrollo del proyecto y la otra es el plan económico para implementar el proyecto (la más importante). </li></ul>
  8. 8. <ul><li>8.2. INFORME TÉCNICO </li></ul><ul><li>El responsable técnico del proyecto tiene la obligación de presentar al Secretario Técnico del Fondo, con la periodicidad estipulada en el Convenio de Asignación de Recursos, los informes técnicos de cada etapa, en el formato establecido . </li></ul>
  9. 9. <ul><li>EN DOS CUARTILLAS COMO MÁXIMO SE DEBERÁ PRESENTAR LA SIGUIENTE INFORMACIÓN. </li></ul><ul><li>1) Actividades realizadas durante el periodo reportado. </li></ul><ul><li>2) Objetivos y metas que se lograron cumplir de acuerdo al programa inicial del proyecto. </li></ul><ul><li>3) El avance relativo al periodo, así como el avance global de cada meta y de los objetivos del proyecto. </li></ul><ul><li>4) Avance de los indicadores para seguimiento y evaluación del proyecto. </li></ul><ul><li>5) Las actividades por desarrollarse en el siguiente trimestre (en caso de que no sea el último informe). </li></ul>
  10. 10. <ul><li>8.2.1 PLAN ESTRUCTURADO DEL PROYECTO </li></ul><ul><li>Objetivos </li></ul><ul><li>Diseñar un plan de empresa para minimizar su riesgo de fracaso. </li></ul><ul><li>¿QUÉ ES UN PLAN DE EMPRESA? </li></ul><ul><li>El plan de empresa es como la «carta de navegación» del emprendedor, donde se plasma la idea de negocio y se dibujan las posibles rutas que permiten llevar a buen puerto la aventura empresarial. </li></ul>
  11. 11. <ul><li>3. OBJETIVOS DEL PLAN DE EMPRESA </li></ul><ul><li>El plan de empresa es una herramienta de indudable utilidad que permite al emprendedor conseguir múltiples objetivos. A continuación, se describen, diferenciado el uso interno del externo, los principales objetivos que se pueden alcanzar con la elaboración de documento. </li></ul>
  12. 12. <ul><li>A nivel interno </li></ul><ul><li>Cuando el plan de empresa se usa a nivel interno sus propósitos son los siguientes: </li></ul><ul><li>Comprobar la coherencia del proyecto: la realización del plan de empresa obliga a los emprendedores a adoptar una postura reflexiva y enlazar la oportunidad que perciben con la realidad. </li></ul><ul><li>b. Establecer objetivos y planificar su consecución: en la preparación de este documento no sólo se describen todas las áreas del nuevo negocio, sino también se aprende a fijar objetivos y planificar la manera de alcanzarlos. Por ello, permite al emprendedor medir sus expectativas y sustentar las metas de alcanzar. </li></ul>
  13. 13. <ul><li>Evaluar el progreso del proyecto empresarial: cuando el nuevo negocio se encuentra en funcionamiento, el plan de empresa servirá como herramienta interna para valorar la marcha de la nueva empresa y sus desviaciones sobre e! escenario previsto </li></ul>
  14. 14. <ul><li>A nivel externo </li></ul><ul><li>De cara al exterior el plan de empresa constituye nuestra mejor «tarjeta de presentación» y resulta útil a diversos niveles: </li></ul><ul><li>Obtener la financiación necesaria para lanzar el negocio. </li></ul><ul><li>Optar a posibles subvenciones de las administraciones públicas. </li></ul><ul><li>c. Encontrar socios o convencer a estos del mérito del proyecto </li></ul>
  15. 15. <ul><li>LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE EMPRESA </li></ul><ul><li>Redactar un proyecto empresarial es una tarea tediosa, pero fascinante. Ciertos aspectos del documento final quedarán mejor si se cuenta con la colaboración de un experto en esa determinada área (contabilidad, marketing, recursos humanos, etc.). Pero los elementos principales del proyecto empresarial los tiene que escribir el propio emprendedor. </li></ul>
  16. 16. <ul><li>Recomendaciones para su redacción </li></ul><ul><li>Claridad: la información y redacción ofrecida debe ser clara, concisa, veraz y comprobable. </li></ul><ul><li>2. Actualidad: el plan deber ser un documento que recoja información y datos recientes. Este punto es especialmente relevante en aquellos proyectos de alto contenido tecnológico, porque un desfase, por pequeño que sea, puede resultar esencial para determinar el éxito de la futura empresa. </li></ul>
  17. 17. <ul><li>3. Globalidad: el plan de empresa abarcará todas las áreas de la actividad empresarial, con el fin de que el mismo sea completo. </li></ul><ul><li>4. Lenguaje comprensible: se debe utilizar un leguaje que sea inteligible para diferentes tipos de lectores (inversores, bancos, proveedores, técnicos, etc.). Se debe realizar un especial esfuerzo para acercar la terminología a un lenguaje compresible para todos los colectivos interesados. </li></ul>
  18. 18. <ul><li>Obtener financiación: Para ello será necesario recabar toda información económica de la que dispongamos y detallar el beneficio que podrá obtener el inversor sobre el capital que haya invertido. </li></ul><ul><li>Obtener subvenciones : Si se trata de conseguir subvenciones de entidades públicas habrá que documentarse previamente sobre qué condiciones debe cumplir el proyecto empresarial para acceder a esas ayudas. Por tanto, hay que conseguir toda la información posible para verificar si nuestro proyecto puede ser receptor de la subvención y explicar en el plan de empresa cómo se satisfacen las condiciones que piden. </li></ul>
  19. 19. Recomendaciones para su presentación <ul><li>1. Mecanografiar el original, no hay que presentar nunca nada escrito a mano. </li></ul><ul><li>2. Usar un tipo de letra legible y separar los párrafos con líneas en blanco </li></ul><ul><li>3. Usar papel de calidad aceptable. </li></ul><ul><li>4. Incluir una página de cubierta con titulo. </li></ul><ul><li>5. Numerar las páginas y quizá también los puntos de la exposición. </li></ul><ul><li>6. Incluir una página de índice que remita correctamente a las páginas numeradas. </li></ul>
  20. 20. <ul><li>7. Articular el documento de forma que sea fácil de leer. Dividirlo en epígrafes. Trasladar los detalles a los apéndices o anexos. </li></ul><ul><li>8. Uso de tablas, gráficos y figuras para facilitar su comprensión. </li></ul><ul><li>9. Incluir diagramas, imágenes o fotografías (por ejemplo, de los productos, instalaciones, procesos, logotipos, etc.). </li></ul><ul><li>10. Controlar que la gramática y la ortografía sean correctas. </li></ul><ul><li>11. Controlar la ausencia de errores en los cálculos. </li></ul><ul><li>12. Fechar el documento para evitar la confusión con versiones anteriores o posteriores. </li></ul>
  21. 21. LA ESTRUCTURA DEL PLAN DE EMPRESA <ul><li>Inicio: el plan debe comenzar definiendo el escenario para nuestra empresa, explicando los antecedentes y cómo se llegó a la idea de negocio. </li></ul><ul><li>Desarrollo: se debe explicar qué tienen en particular nuestras ideas y en qué consiste la propuesta que realizamos. </li></ul><ul><li>3. Desenlace: para terminar hay que decir lo que se necesita para poner en marcha nuestra empresa, señalar los riesgos y explicar qué se piensa hacer para enfrentarlos. Por último, se subrayarán los beneficios esperados. </li></ul>
  22. 22. <ul><li>Estructura del plan de empresa: </li></ul><ul><li>1. Resumen general. </li></ul><ul><li>2. Descripción del proyecto empresarial. </li></ul><ul><li>3. Descripción del producto o servicio. </li></ul><ul><li>4. Estudio de mercado. </li></ul><ul><li>5. Plan de marketing. </li></ul><ul><li>6. Producción y medios técnicos. </li></ul><ul><li>7. Organización y Recursos Humanos. </li></ul><ul><li>8. Forma Jurídica. </li></ul><ul><li>9. Estudio económico financiero. </li></ul>
  23. 23. <ul><li>RESUMEN GENERAL: El plan de empresa debe empezar con una breve y atractiva presentación del proyecto que permita captar la atención de los lectores e invitar a una lectura detenida del resto del documento. </li></ul><ul><li>Aspectos que se pueden tratar en el resumen general: </li></ul><ul><li>Breve descripción del mercado donde se pretende penetrar. </li></ul><ul><li>Los beneficios ofrecidos por el producto o servicio. </li></ul><ul><li>Las características peculiares y factores que incrementen la oportunidad de éxito. </li></ul><ul><li>La organización del negocio y la capacidad de gestión. </li></ul><ul><li>El estado que la idea de negocio ha alcanzado hasta ahora. </li></ul><ul><li>Los requerimientos financieros y los propósitos específicos para los cuáles será utilizado el financia miento. </li></ul>
  24. 24. <ul><li>DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO EMPRESARIAL: La finalidad de esta sección es exponer con brevedad los datos claves y trazar un panorama general, de manera que luego los lectores entiendan y asimilen los detalles que van a figurar en el cuerpo principal del plan. </li></ul><ul><li>Objetivos del proyecto empresarial </li></ul><ul><li>Describiremos en este apartado los objetivos del proyecto empresarial en sí, y más brevemente los objetivos que tenemos los propios emprendedores para poner en marcha la empresa. </li></ul><ul><li>Descripción de los emprendedores </li></ul><ul><li>El objetivo de este apartado es describir, uno a uno, los miembros del equipo humano que da lugar al nacimiento de la nueva empresa, destacando lo que cada cual aporta para la consecución del objetivo planteado. </li></ul>
  25. 25. <ul><li>La idea empresarial </li></ul><ul><li>Según Herrero (2002), se trata de explicar de forma breve (los detalles deben reservarse para los siguientes apartados) la actividad que se pretende poner en marcha, así como las características del producto servicio que ofrecemos, las necesidades que satisfará, las ventajas competitivas en las que nos apoyaremos y los posibles problemas a los que habrá que hacer frente. </li></ul>
  26. 26. <ul><li>DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO: Definición de las características del producto o servicio. Este apartado se centrará en la descripción precisa del producto o servicio fijándose en: características del producto, mercado al que va dirigido, qué necesidades cubre, posicionamiento en el mercado, diferencias con los productos de la competencia y precios. </li></ul><ul><li>§ Posibilidad de modificarlo y así poder introducirlo en otros mercados. </li></ul><ul><li>§ Posibilidad de encontrar productos o servicios complementarios que permitan incrementar las ventas. </li></ul><ul><li>§ Posibilidad de extender el concepto de producto hacia una familia de productos. </li></ul><ul><li>§ Posibilidad de encontrar avances que permitan, mediante su incorporación, pensar en la segunda o tercera generación del producto. </li></ul>
  27. 27. <ul><li>Normas que regulan el producto o servicio </li></ul><ul><li>En este apartado señalaremos si existe algún derecho sobre el producto o servicio que se pretende fabricar, comercializar o prestar (patentes, marcas, anagramas, etc.). Además, señalaremos si tenemos que atenernos a normas especiales, sacar determinadas licencias o inscribirnos en registros específicos para desarrollar nuestra actividad empresarial. </li></ul><ul><li>Si necesitamos obtener patentes u otras fórmulas de protección jurídica para nuestro producto o servicio, entonces también debemos especificar las gestiones necesarias que se deben realizar. </li></ul>
  28. 28. <ul><li>ESTUDIO DE MERCADO: El estudio de mercado es una de las herramientas básicas del marketing y, por tanto, muchos autores lo incluyen dentro del plan de marketing. Sin embargo, consideramos que se debe subrayar la importancia de este aspecto para el éxito de cualquier proyecto empresarial y, por ello, debe tener su propio capítulo. </li></ul><ul><li>Según Almoguera (2003), el estudio del mercado debe cubrir dos objetivos fundamentales: </li></ul><ul><li>1. Demostrar la viabilidad del proyecto. </li></ul><ul><li>2. Proporcionar la información necesaria para demostrar la existencia de un hueco en el mercado para nuestro producto o servicio. </li></ul>
  29. 29. <ul><li>PLAN DE MARKETING: El marketing es la combinación de actividades dirigidas a satisfacer, con beneficio, las necesidades del consumidor con un producto o servicio y el plan de marketing es el documento por el que se rige (Almoguera, 2003). </li></ul><ul><li>PRODUCCIÓN Y MEDIOS TÉCNICOS: Ya sabemos qué vamos a vender, a quién, cómo y a qué precio. Ahora debemos pensar en el proceso de producción (si es un producto) o la descripción técnica (si es un servicio). Es decir, los medios tanto materiales como humanos que necesitaremos para fabricar el producto o prestar nuestro servicio, cuánto se quiere producir y en cuánto tiempo debemos hacerlo (Ballesteros, Guillamón, Manzano, Moriano y Palací, 2001). </li></ul>
  30. 30. <ul><li>ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS (RR.HH.): Una vez definida la actividad de la empresa, las instalaciones y los medios técnicos, llega el momento de pensar en la organización y los recursos humanos. No debemos olvidar que el factor humano es crítico para el éxito en cualquier empresa independientemente de la genialidad de la idea de negocio. </li></ul><ul><li>FORMA JURÍDICA: Se describe con detalle quiénes serán los socios de la empresa y que aportaciones van a realizar. Se debe aclarar qué socios van a trabajar en la empresa y cuáles serán meros capitalistas. </li></ul>
  31. 31. <ul><li>ESTUDIO ECONÓMICO FINANCIERO: El estudio económico financiero se elabora teniendo en cuenta toda la información y los datos obtenidos en las anteriores fases del plan de empresa y, como mínimo, su resultado nos indicará los fondos que necesitaremos para llevar a cabo nuestra idea de negocio. </li></ul>
  32. 32. 8.2.2 PLAN DE CONTROL DE CALIDAD. <ul><li>Un Plan de Control de Calidad especifica los controles de calidad que se aplican a cualquier proceso o conjunto de procesos que tengan por finalidad la realización de un producto, ya sea éste un servicio o un producto tangible. </li></ul><ul><li>Los Planes de Control no sólo se establecen en la realización de productos, también se utilizan entre otros ámbitos, por ejemplo en la prevención de riesgos laborales, en situaciones relacionadas con la seguridad territorial, o en la seguridad sanitaria. </li></ul><ul><li>Los Planes de Control no sólo se establecen en la realización de productos, también se utilizan entre otros ámbitos, por ejemplo en la prevención de riesgos laborales, en situaciones relacionadas con la seguridad territorial, o en la seguridad sanitaria. </li></ul>
  33. 33. 8.2.3 OTROS PLANES <ul><li>PLANES DE EMPRESA: </li></ul><ul><li>El objetivo de esta fase del programa EMPRENDEJOVEN es la maduración de los proyectos propios de los estudiantes, más de mil, que han asistido a la estancia emprendedora de tres días en los CADE (Centros de Apoyo al Desarrollo Empresarial), mediante la presentación, a través de la Web, de los aspectos esenciales de viabilidad de sus proyectos. </li></ul>
  34. 34. 8.2.4 MANEJO DE RECURSOS <ul><li>DEFINICIÓN DE EMPRESA </li></ul><ul><li>Empresa, organización económica que, en las economías industriales, realiza la mayor parte de las actividades. Son organizaciones jerarquizadas, con relaciones jurídicas, y cuya dimensión depende de factores endógenos (capital) y exógenos (economías de escala). </li></ul><ul><li>Las empresas son, al menos la mayor parte, sociedades, entidades jurídicas, que realizan actividades económicas gracias a las aportaciones de capital de personas ajenas a la actividad de la empresa, los accionistas. La empresa sigue existiendo aunque las acciones cambien de propietarios o éstos fallezcan. </li></ul>
  35. 35. <ul><li>RECURSOS </li></ul><ul><li>Para que una empresa lograr sus objetivos es necesario que cuente con una serie de elementos, recursos o insumos que conjugados armónicamente contribuyen a su funcionamiento adecuado, dichos recursos son: </li></ul><ul><li>Recursos Materiales: Son los bienes tangibles con que cuenta la empresa para servicios, tales como: </li></ul><ul><li>Instalaciones: edificios, maquinaria, equipo, oficinas, terrenos, instrumentos, etc. (empresa). </li></ul><ul><li>b. Materia prima: materias auxiliares que forman parte del producto en proceso y productos terminados. </li></ul>
  36. 36. <ul><li>2. Recursos Técnicos: Son aquellos que sirven como instrumentos auxiliares en la obtención de los otros recursos, Pueden ser: </li></ul><ul><li>Sistemas administrativos. </li></ul><ul><li>3. Gestión de recursos humanos: Estrategia empresarial que subraya la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas entre gestores o directivos y trabajadores. </li></ul><ul><li>4.- Derivados financieros: Se derivan de otros; por ejemplo, una opción (activo derivado) para comprar una acción (activo original) a determinado precio en una determinada fecha futura. </li></ul>
  37. 37. 8.3.- INFORME ADMINISTRATIVO 8.3.1 PLAN DE GASTOS / PLAZO. <ul><li>Establecer un plan de gastos y estar al tanto de lo que gasta son pasos importantes para controlar con éxito su futuro financiero. Uno de los primeros pasos que recomienda el programa es aprender a vivir y a ahorrar dentro de sus ingresos. </li></ul><ul><li>Un plan de gastos es un plan personal que lo/a ayuda a prepararse para gastos inesperados y también a ahorrar para el futuro. No es difícil preparar un plan de gastos, pero requiere trabajo. </li></ul>
  38. 38. <ul><li>El primer paso: es identificar los objetivos a corto plazo, los objetivos intermedios y los objetivos a largo plazo. </li></ul><ul><li>Los objetivos a corto plazo son los que usted quiere alcanzar dentro de un año, como por ejemplo, pagar la deuda de la tarjeta de crédito o ahorrar para compras para las fiestas. Los objetivos intermedios son los que se demorarán de uno a cinco años, como por ejemplo, ahorrar para un automóvil. Los objetivos a largo plazo se demorarán más de cinco años, como por ejemplo, ahorrar para la jubilación. </li></ul>
  39. 39. <ul><li>El segundo paso es establecer un orden de prioridades de lo que es más importante para usted. </li></ul><ul><li>El tercer paso es anotar sus ingresos para saber cuánto tiene disponible para gastar al mes o a la semana. </li></ul><ul><li>El cuarto paso es calcular sus gastos. Es importante anotar los gastos semanales y mensuales en un gráfico o en un cuaderno. Los gastos periódicos también se deben anotar, como por ejemplo, las reparaciones del automóvil, las cuentas del seguro y las compras de regalos. </li></ul><ul><li>Su plan debe tener en cuenta los costos mensuales, los costos periódicos y los costos anuales. Los gastos intermitentes, como las reparaciones de la casa o las vacaciones, pueden destruir un plan si no han sido anticipados y calculados como parte de los gastos. </li></ul>
  40. 40. <ul><li>El quinto paso usa toda la información que usted reunió en los primeros cuatro pasos para desarrollar el plan de ahorros mensual, en el que usted escribe qué cantidad de sus ingresos gastará para cada categoría de gastos y cuánto ahorrará. </li></ul><ul><li>Finalmente llega la hora de poner en práctica el plan de gastos/ahorros que usted ha desarrollado. No se olvide de pagarse a sí mismo/a todos los meses. Ponga algún dinero directamente en la cuenta de ahorros y anote lo que gasta para estar seguro/a de que está cumpliendo con su plan. </li></ul><ul><li>Acuérdese de guardar dinero todos los meses para estar preparado/a en caso de que aparezca algún gasto. </li></ul>
  41. 41. <ul><li>Plan de Gastos </li></ul><ul><li>&quot;La sesión de alivio de presión resulta en la formulación de un plan de gastos, el cual pone nuestras necesidades primero, además de un plan de acción para resolver nuestras deudas y para tomar los primeros pasos hacia la solvencia&quot; Séptima Herramienta de Deudores Anónimos. </li></ul>
  42. 42. <ul><li>¿Qué es un plan de gasto? </li></ul><ul><li>El plan de gasto nos da un proyecto detallado para nuestra recuperación financiera y nos provee las guías necesarias para el gasto en cada área de nuestra vida. Existe una gran diferencia entre el plan de gasto y un presupuesto. </li></ul>
  43. 43. 8.3.2 PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS <ul><li>Conjunto coherente y ordenado de estrategias, programas y proyectos, que se formula para orientar las actividades de reducción de riesgos, los preparativos para la atención de emergencias y la recuperación en caso de desastre. Al garantizar condiciones apropiadas de seguridad frente a los diversos riesgos existentes y disminuir las pérdidas materiales y consecuencias sociales que se derivan de los desastres, se mejora la calidad de vida de la población. </li></ul>
  44. 44. <ul><li>EL RIESGO PUEDE IDENTIFICARSE, EVALUADO, PLANIFICADO Y CONTROLADO. </li></ul><ul><li>Plan de Gestión de Riesgos. </li></ul><ul><li>El riesgo se halla de forma implícita asociado a toda actividad: </li></ul><ul><li>Todo suceso se ve marcado por las acciones del pasado, ¿Se puede, por tanto, actuar ahora para crear oportunidades en el futuro? o El riesgo acompaña a todo cambio o El riesgo implica elección e incertidumbre. </li></ul>
  45. 45. <ul><li>Estrategias reactivas </li></ul><ul><li>Método: </li></ul><ul><li>§ Evaluar las consecuencias del riesgo cuando este ya se ha producido (ya no es un riesgo) </li></ul><ul><li>§ Actuar en consecuencia </li></ul><ul><li>Consecuencias de una estrategia reactiva </li></ul><ul><li>§ Apagado de incendios </li></ul><ul><li>§ Gabinetes de crisis </li></ul><ul><li>§ Se pone el proyecto en peligro </li></ul>
  46. 46. <ul><li>Estrategias proactivas </li></ul><ul><li>Método: </li></ul><ul><li>§ Evaluación previa y sistemática de riesgos </li></ul><ul><li>§ Evaluación de consecuencias </li></ul><ul><li>§ Plan de evitación y minimalización de consecuencias </li></ul><ul><li>§ Plan de contingencias </li></ul><ul><li>Consecuencias </li></ul><ul><li>§ Evasión del riesgo </li></ul><ul><li>§ Menor tiempo de reacción </li></ul><ul><li>§ Justificación frente a los superiores </li></ul>
  47. 47. <ul><li>Características </li></ul><ul><li>Incertidumbre (Probabilidad de que ocurra) </li></ul><ul><li>Pérdidas </li></ul><ul><li>§ Producto </li></ul><ul><li>§ Rendimiento </li></ul><ul><li>§ Mantenimibilidad </li></ul><ul><li>Proceso de producción </li></ul><ul><li>§ Tiempo de desarrollo </li></ul><ul><li>§ Coste </li></ul>
  48. 48. <ul><li>Riesgos del proyecto </li></ul><ul><li>Incremento en costes </li></ul><ul><li>Desbordamiento organizativo </li></ul><ul><li>Riesgos técnicos </li></ul><ul><li>Riesgos del negocio </li></ul><ul><li>De mercado </li></ul><ul><li>De estrategia </li></ul><ul><li>De ventas </li></ul><ul><li>De gestión </li></ul><ul><li>De presupuesto </li></ul>
  49. 49. <ul><li>Identificación de riesgos </li></ul><ul><li>Grupos de riegos </li></ul><ul><li>Genéricos: Son comunes a todos los proyectos </li></ul><ul><li>Específicos: Implican un conocimiento profundo del proyecto </li></ul><ul><li>Categorías </li></ul><ul><li>Relacionados con el tamaño del producto </li></ul><ul><li>Con el impacto en la organización </li></ul><ul><li>Con el tipo de cliente </li></ul><ul><li>Con la definición del proceso de producción </li></ul><ul><li>Con el entorno de desarrollo </li></ul><ul><li>Con la tecnología </li></ul><ul><li>Con la experiencia y tamaño del equipo </li></ul>
  50. 50. <ul><li>Asociados con el tamaño del producto </li></ul><ul><li>Tamaño estimado del proyecto (LOC/PF) </li></ul><ul><li>Confianza en la estimación </li></ul><ul><li>Numero de programas, archivos y transacciones </li></ul><ul><li>Tamaño relativo al resto de proyectos </li></ul><ul><li>Tamaño de la base de datos </li></ul><ul><li>Número de usuarios </li></ul><ul><li>Número de cambios de requerimientos previstos antes y después de la entrega </li></ul><ul><li>Cantidad de software reutilizado </li></ul>
  51. 51. <ul><li>Impacto en la organización </li></ul><ul><li>Efecto del producto en la cifra de ventas </li></ul><ul><li>Visibilidad desde la dirección de la organización </li></ul><ul><li>Fecha límite de entrega razonable </li></ul><ul><li>Número de clientes que usarán el producto </li></ul><ul><li>Numero de productos con los que deberá interaccionar </li></ul><ul><li>Sofisticación del usuario final </li></ul><ul><li>Cantidad y calidad de la documentación a entregar al cliente </li></ul><ul><li>Límites legales y gubernamentales </li></ul><ul><li>Costes asociados al retraso en la entrega </li></ul><ul><li>Costes asociados a errores en el producto </li></ul>
  52. 52. <ul><li>Relacionados con el cliente </li></ul><ul><li>Hay experiencias anteriores con dicho cliente </li></ul><ul><li>Tiene una idea clara de lo que precisa </li></ul><ul><li>Está dispuesto a dedicar tiempo en la especificación formal de requerimientos </li></ul><ul><li>Está dispuesto a relacionarse de forma ágil con el equipo de desarrollo </li></ul><ul><li>Está dispuesto a participar en las revisiones </li></ul><ul><li>Es un usuario experto </li></ul><ul><li>Dejará trabajar al equipo de desarrollo sin dar consejos de experto informático </li></ul><ul><li>Entiende el ciclo de vida de una aplicación </li></ul>
  53. 53. <ul><li>Riesgos del proceso de producción </li></ul><ul><ul><ul><li>Hay una política clara de normalización y seguimiento de una metodología </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Existe una metodología escrita para el proyecto </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Se ha utilizado en otros proyectos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Están los gestores y desabolladores formados </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Conoce todo el mundo los standards </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Existen plantillas y modelos para todos los documentos resultado del proceso </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Se aplican revisiones técnicas de la especificación de requerimientos diseño y codificación </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Se aplican revisiones técnicas de los procedimientos de revisión y prueba </li></ul></ul></ul>
  54. 54. <ul><li>Riesgos del proceso de producción (cont.) </li></ul><ul><li>Se documentan los resultados de las revisiones técnicas </li></ul><ul><li>Hay algún mecanismos para asegurar que un proceso de desarrollo sigue los standards </li></ul><ul><li>Se realiza gestión de la configuración </li></ul><ul><li>Hay mecanismos para controlar los cambios en los requerimientos que tienen impacto en el software </li></ul><ul><li>Se documenta suficientemente cada subcontrato </li></ul><ul><li>Se ha habilitado y se siguen mecanismos de seguimiento y evaluación técnica de cada subcontrato. </li></ul>
  55. 55. <ul><li>Respecto del proceso de producción (cont.) </li></ul><ul><li>Se dispone de técnicas de especificación de aplicaciones para facilitar la comunicación con el cliente. </li></ul><ul><li>Se usan métodos específicos para análisis de software </li></ul><ul><li>Se utiliza un método específico para el diseño arquitectónico y de datos </li></ul><ul><li>Está el 90% del código en lenguajes de alto nivel </li></ul><ul><li>Hay standards de documentación de código </li></ul><ul><li>Se usan métodos específicos para el diseño de pruebas </li></ul><ul><li>Se utilizan herramientas para llevar a cabo la planificación y control </li></ul>
  56. 56. <ul><li>Riesgos del proceso de producción (cont.) </li></ul><ul><ul><ul><li>Se utiliza software de gestión de configuraciones para controlar y seguir las actividades a lo largo del proceso </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Se utilizan herramientas para soportar el análisis y el diseño </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Se utilizan herramientas de prototipación </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Se utilizan herramientas para soportar la fase de pruebas </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Se utilizan herramientas para la generación y mantenimiento de la documentación </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Se disponen métricas de calidad para todos los proyectos de software </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Se disponen de métricas de productividad </li></ul></ul></ul>
  57. 57. <ul><li>Riesgos tecnológicos </li></ul><ul><li>Se trata de una tecnología nueva en la organización </li></ul><ul><li>Se requieren nuevos algoritmos o tecnología de I/O </li></ul><ul><li>Se debe interactuar con hardware nuevo </li></ul><ul><li>Se debe interactuar con software que no ha sido probado </li></ul><ul><li>Se debe interactuar con un B.D. cuya funcionalidad y rendimiento no ha sido probada </li></ul><ul><li>Es requerido un interface de usuario especializado </li></ul><ul><li>Se necesitan componentes de programa radicalmente diferentes a los hasta ahora desarrollados </li></ul>
  58. 58. <ul><li>Riesgos tecnológicos (cont.) </li></ul><ul><li>Se deben utilizar métodos nuevos de análisis, diseño o pruebas </li></ul><ul><li>Se deben utilizar métodos de desarrollo no habituales, tales como métodos formales, Inteligencia Artificial o redes neuronales </li></ul><ul><li>Se aplican requisitos de rendimiento especialmente estrictos </li></ul><ul><li>Respecto al entorno de desarrollo </li></ul><ul><li>Hay herramientas de gestión de proyectos </li></ul><ul><li>Hay herramientas de gestión del proceso de desarrollo </li></ul><ul><li>Hay herramientas de análisis y diseño </li></ul><ul><li>Hay generadores de código apropiados para la aplicación </li></ul><ul><li>Hay herramientas de prueba apropiadas </li></ul><ul><li>Hay herramientas de gestión de configuración apropiadas </li></ul>
  59. 59. <ul><li>Componentes del riesgo </li></ul><ul><li>Se identifican cuatro componentes del riesgo en un proyecto software </li></ul><ul><li>§ Rendimiento </li></ul><ul><li>§ Coste </li></ul><ul><li>§ Mantenibilidad </li></ul><ul><li>§ Planificación </li></ul><ul><li>Tras identificar los factores de riesgo, es necesario averiguar a qué componentes del riesgo afectan y en qué medida. </li></ul><ul><li>§ Despreciable </li></ul><ul><li>§ Marginal </li></ul><ul><li>§ Crítica </li></ul><ul><li>§ Catastrófica </li></ul>
  60. 60. 8.4 MANUALES DE UN PROYECTO 8.4.1 MANUAL TÉCNICO Y DEL USUARIO <ul><li>La documentación de proyectos es importante para identificar mas fácilmente los aspectos y características que forman parte de un proyecto. Una adecuada documentación le proporciona identidad y &quot;personalidad&quot; a un proyecto, de manera que los usuarios irresponsables del mismo podrán reconocer más fácilmente las ventajas y desventajas, características y funcionalidades, funciones y ventajas, así como costos y beneficios que impliquen el desarrollo del proyecto. </li></ul>
  61. 61. <ul><li>La documentación de un proyecto debe contar con las siguientes características: </li></ul><ul><li>§ Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado: </li></ul><ul><li>§ Gerencial. Técnico. Usuario. </li></ul><ul><li>§ Contemplar todos los aspectos del proyecto. </li></ul><ul><li>§ Contar con objetivos fácil de detectar. </li></ul><ul><li>§ Servir como soporte en todo el desarrollo del proyecto. </li></ul><ul><li>§ Identificar ventajas y desventajas (resaltar ventajas). </li></ul><ul><li>§ Contar con adecuada estructura. </li></ul>
  62. 62. <ul><li>Los documentos que componen una adecuada documentación de un proyecto deben ser los siguientes: </li></ul><ul><li>§ Carpeta general o profesional. </li></ul><ul><li>§ Carpeta gerencial o resumen ejecutivo. </li></ul><ul><li>§ Carpeta técnica. </li></ul><ul><li>§ Plan económico (factibilidad). </li></ul>
  63. 63. <ul><li>Carpeta Profesional. </li></ul><ul><li>Consiste en un documento que detalla todos los aspectos relacionados con el proyecto, identifica todas las bases y orígenes sobre las que nace el proyecto, además que especifica los pasos necesarios, los recursos y aplicaciones que un proyecto necesita. </li></ul><ul><li>El objetivo de la carpeta profesional es servir de modelo para la implementación del proyecto a desarrollar, de manera que las personas involucradas obtengan información fácilmente en cualquier etapa del proyecto. </li></ul>
  64. 64. <ul><li>Los aspectos principales que debe de contemplar la carpeta profesional son: </li></ul><ul><li>Definición del problema a resolver (delimitar). Definición clara de objetivo y metas. Áreas que involucra. Conocimiento de la organización. Planteamiento claro (pasos). Investigación. Propuestas claras. </li></ul><ul><li>Carpeta Gerencial o Resumen Ejecutivo. </li></ul><ul><li>Este documento va dirigido hacia las personas de más alto nivel de la empresa o hacia aquellas de las que depende la decisión de implementar o no el proyecto. Generalmente se utiliza un lenguaje claro sin tecnicismo, en términos ejecutivos. Su extensión no debe ser mucha, y debe de recalcar los aspectos más importantes del proyecto. Generalmente debe contener elementos gráficos y resúmenes que ayuden a identificar más fácilmente las ideas propuestas. </li></ul>
  65. 65. <ul><li>Carpeta Técnica. </li></ul><ul><li>Este documento contiene toda la información sobre los recursos utilizados por el proyecto, llevan una descripción muy bien detallada sobre las características físicas y técnicas de cada elemento. Por ejemplo: características de procesadores, velocidad, dimensiones del equipo, garantías, soporte, proveedores y equipo adicional. </li></ul>
  66. 66. <ul><li>Carpeta Económica (Plan o Propuesta). </li></ul><ul><li>Este documento contiene información relacionada con el aspecto económico y de factibilidad del proyecto, su objetivo principal es describir todos aquellos costos relacionados con el desarrollo e implantación del proyecto, ayuda a la empresa a establecer marcos de referencia y evaluar más fácilmente los alcances y disponibilidad para llevar a cabo el proyecto. </li></ul>
  67. 67. <ul><li>8.4.2 MANUAL ADMINISTRATIVO. </li></ul><ul><li>Concepto. </li></ul><ul><li>Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. </li></ul><ul><li>Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas. </li></ul>
  68. 68. <ul><li>Objetivos de un Manual de Organización </li></ul><ul><li>v Presentar una visión de conjunto de la organización </li></ul><ul><li>v Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa </li></ul><ul><li>v Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos </li></ul><ul><li>v Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal </li></ul><ul><li>v Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo </li></ul><ul><li>v Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones </li></ul><ul><li>v Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y/o clientes. </li></ul>

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