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Gerenciamento do tempo

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  1. 1. Gerenciamento do Tempo
  2. 2. Propósito do Gerenciamento de Tempo  Stress= O gerenciamento do tempo pode prevenir muito stress.  Balance= Os bons hábitos de tempo permite alcançar uma vida mais balanceada, com tempo e energia adequados para trabalhar, se divertir e estudar.
  3. 3. Propósito do Gerenciamento de Tempo  Produtividade Se usa o tempo de forma mais eficaz, você automaticamente aumenta sua produtividade.  Metas Para alcançar suas metas pessoais e profissionais, precisa da disponibilidade de tempo. Nada pode fazer se não há tempo.
  4. 4. Tijolos do Gerenciamento de Tempo Metas Lista de Tarefas Ferramenta de Gerenciamento de Tempo Sessão programada de planejamento
  5. 5. Conceitos Errados do Gerenciamento de Tempo  “O gerenciamento de tempo é nada mais do que o sentido comum.”  “Funciono melhor sob pressão.”  “Uso uma agenda e uma lista de fazeres. Não são suficientes?”  “Sou uma pessoa espontânea. O gerenciamento do tempo tira o gosto da vida.”  “Não tenho tempo para aprender e fazer todo.”
  6. 6. Planejamento Coloca Você no Controle 1. Estabeleça metas e objetivos de largo prazo.
  7. 7. Metas Efetivas SMART  Especificas  Mensuráveis  Alcançáveis  Reais  Com Tempo limitado
  8. 8. Planejamento Coloca Você no Controle 1. Estabeleça metas e objetivos de largo prazo. 2. Estabeleça prioridades das metas e objetivos baseadas na sua importância de largo prazo e sua urgência de curto prazo.
  9. 9. Prioridades Cinco armadilhas de estabelecer prioridades 1. O que vem primeiro 2. Caminha do menor resistência 3. Ferrugem 4. Default 5. Inspiração
  10. 10. Prioridades Matriz de Prioridades Urgencia Importância Baixa Alta Baixa Alta
  11. 11. A Regra de 80/20 (Princípio de Pareto)  Teoria da desequilíbrio previsível  A relação entre input e output é raramente, se nunca, em equilíbrio.  20% de seus esforços produz 80% dos resultados.
  12. 12. A Regra de 80/20 Onde está você?  Você esta na sua 80% se você: Fazendo tarefas que outras pessoas querem que faz, mas não investem em elas Frequenta mente fazendo tarefas que você considera “urgentes” Gastando tempo fazendo tarefas que não sabe fazer bem Queixando todo o tempo
  13. 13. A Regra de 80/20 Onde está você?  Você esta em sua 20% se você esta: Realizando atividades que avançam seus metas globais da vida Fazendo coisas que sempre quis fazer ou que fazem você sentir bem Fazendo tarefas que não gosta, mas fazendo elas porque sabe que fazem parte das metas maiores Sorrindo
  14. 14. Implementação da Regra de 80/20  Lê melhor. Identifique as 20% das revistas que proporcionam mais retorno.  Fique atualizado. Fique atento das inovações tecnológicas e teóricas novas.  Lembre o básico. Deixe que suas éticas e valores guiar sua tomada de decisões, e terminará enfocando na sua 20%.
  15. 15. Planejamento Coloca Você no Controle 1. Estabeleça metas e objetivos de largo prazo. 2. Estabeleça prioridades das metas e objetivos baseadas na sua importância de largo prazo e sua urgência de curto prazo. 3. Aprenda seu ciclo energético pessoal e desenhe um “dia ideal” baseado nas melhores horas de trabalhar.
  16. 16. O Dia Ideal Um formato do plano diário 6:30-7:00 Acorde e tome banho 7:00-7:30 Revisão 8:00-12:00 Aula 12:00-13:00 Almoço 13:00 - .....
  17. 17. Planejamento Coloca Você no Controle Estabeleça metas e objetivos de largo prazo. 2. Estabeleça prioridades das metas e objetivos baseadas na sua importância de largo prazo e sua urgência de curto prazo. 3. Aprenda seu ciclo energético pessoal e desenhe um “dia ideal” baseado nas melhores horas de trabalhar. 4. Use as três anteriores para criar um plano do dia e deixe isso escrito! 1.
  18. 18. Juntando Tudo 1. Começa com metas e objetivos de largo prazo. 2. Relacione as atividades diárias com essas metas. 3. Dê prioridades as tarefas diárias segundo sua contribuição a suas metas globais. 4. Programe as tarefas segundo sua prioridade e o grau de concentração necessária. 5. Se concentre, usando o plano para guiar você em momentos de crise e interrupções.
  19. 19. Mal gastadores do Tempo  Não terminando as  Comunicação pobre tarefas  Controles e  Funcionários inadequados  Socialização  Responsabilidade ou autoridade confusa relatórios de progresso inadequados  Informação incompleta  Viagens
  20. 20. Mal gastadores do Tempo  Gerenciamento por  Desorganização crise  Interrupções por telefone  Planejamento Inadequado  Visitantes não esperados  Delegação não eficaz pessoal  Carência de disciplina  Incapacidade de dizer não  Procrastinação  Reuniões  Relatórios
  21. 21. Diga “não” Por que é tão difícil?  A maior parte de nós aprenderam que “não” demonstra uma falta de respeito e pode até insultar.  Temos a tendência de valorizar o tempo das outras pessoas mais do que nosso tempo.  Temos a necessidade de cooperar e querem que as pessoas gostam de nós.  Existem ideias não conscientes de ser considerado preguiçoso ou egoísta.
  22. 22. Diga “não” Como dizer não?  “Não posso fazer isso agora, mas posso fazer ele mais tarde.”  “Não sou a pessoa mais qualificada para fazer a tarefa. Por que não peça a…”  “Não tenho tempo na minha programação durante as próximas semanas.”  “Não posso enfocar agora.”
  23. 23. Diga “não” Como dizer não?  “Tenho o compromisso de terminar essa tarefa antes de qualquer outra.”  “Normalmente diria sim, mas ocorrem mais coisas que precisa fazer primeiro.”  “Prefiro dizer não do que fazer uma tarefa mal feita para você.”
  24. 24. Procrastinação Existe um padrão reconhecido da procrastinação.  Existem formas de parar:  1. 2. 3. 4. Estabeleça metas de sentido. Não acredite na mágica. Faz escolhas boas. Lide com o não prazeroso.     Faz. Não faz agora. Ignore. Delega.
  25. 25. Categorias de Mal Gastadores de Tempo  O gerente de crise  O procrastinador não disciplinado  O facilmente distraído  O resistente a perfeição  O ineficiente sistemático  O não comunicador  O seguidor de impulsos
  26. 26. Começando 1. Começa cada semana usando seu artefato de gerenciamento de tempo para examinar a programação de tarefas e planeje a semana próxima. • Priorize as tarefas! 2. Carregue seu planejamento sempre e comece cada dia com sua lista de tarefas e programe para as próximas 3 dias. 3. Marque as datas recorrentes na sua agenda para o ano inteiro.
  27. 27. Começando 4. Use o planejamento retrogrado para assegurar que não esqueça os projetos especiais ou limites de prazo. • Os projetos devem ser descompostos em componentes e o planejamento retrograde deve ser realizado do data limite. 5. “O que seria o melhor uso de meu tempo agora?” 6. Use com vantagem os pedaços pequenos de tempo. 7. Planeje as atividades segundo sua fisiologia. 8. Constrói a prática com tempo hábil.

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