Successfully reported this slideshow.
Your SlideShare is downloading. ×

KISS KIKHB 2020 - MYKIZ (Presentation Slide)

Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Loading in …3
×

Check these out next

1 of 44 Ad
Advertisement

More Related Content

Similar to KISS KIKHB 2020 - MYKIZ (Presentation Slide) (20)

Advertisement

KISS KIKHB 2020 - MYKIZ (Presentation Slide)

  1. 1. KEY INFORMATION STORAGE SYSTEM (KISS) KIK HB 2020 1
  2. 2. RINGKASAN PROJEK KIK HB 2020 2
  3. 3.  Sistem Maklumat Kunci (KISS) memantau penggunaan kunci secara dalam talian dan berpusat.  Pengguna mengakses sistem untuk merekod penggunaan kunci secara dalam talian.  Ia mengatasi masalah penggunaan kunci semasa peralihan sesi perkuliahan / kelas.  Pengguna boleh mengemaskini maklumat kunci secara dalam talian.  Implimentasi kod QR pada tag kunci memudahkan proses peminjaman dan pemulangan kunci semasa peralihan sesi kuliah. Staf tidak perlu bergegas ke unit pentadbiran semata-mata untuk melaksanakan proses pemulangan dan peminjaman kunci.  Ia menjadikan proses perekodan kunci lebih efisyen, menjimatkan masa, tenaga, kertas dan kos. KIK HB 2020 3
  4. 4. LATAR BELAKANG PROJEK KIK HB 2020 4
  5. 5. TULANG BELAKANG PROJEK MYKIZ 1. Hasimahwati Abu Yamin 2. Syilawati Zakarna 3. Faizatul Noor Abu Bakar 4. Mohd Taufiq Abdullah Zawawi 5. Nafi Zalman Jamaludin 6. Siti Norsiah Ahmad 7. Muhammad Helmi Abu Bakar KIK HB 2020 5
  6. 6. LOGO KUMPULAN MYKIZ KIK HB 2020 6
  7. 7. SIRI PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN KIK HB 2020 Bil Mesyuarat/ Perbincangan Tarikh Perkara/ Isu 1 Mesyuarat Akademik Rujuk LAMPIRAN L 15 Jan 2019 “Pensyarah meminta satu jalan terbaik untuk menyelesaikan masalah kunci terutamanya melibatkan kunci-kunci di blok akademik.” - Penyelesaian: Implimentasi Kod QR pada tag kunci bagi membolehkan proses perekodan penggunaan kunci lebih 24 Jun 2019 “Sistem kunci akan digunakan pada sesi jun 2019 di mana kotak kunci akan diletak di pentadbiran dan menggunakan pc di kaunter khidmat pelanggan. Bagi link sistem kunci boleh save menggunakan add to home screen.” - 1 set komputer diletakkan di kaunter utama di mana kotak kunci dipantau oleh staf sokongan sebagai inisiatif tambahan jabatan. 30 Jan 2020 “Cik Hasimahwati mohon semua pensyarah menggunakan sepenuhnya sistem kunci dan merekodkan setiap penggunaan kunci.” - peringatan mesra pada permulaan semester. 7
  8. 8. SIRI PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN KIK HB 2020 Bil Mesyuarat/ Perbincangan Tarikh Perkara/ Isu 2 Taklimat EKSA: Pengurusan & Sistem Maklumat Kunci 14 Feb 2019 Disampaikan oleh Pengarah, Tn. Norizam Bin Sekak dan pendtadbir sistem Cik Hasimahwati Binti Abu Yamin kepada semua warga Kolej Komuniti Segamat 2. 3 Perbincangan Pengurusan 8 Ogos 2019 Perbincangan susun atur ruang & kunci, dipengerusikan oleh Timbalan Pengarah Pengurusan (TPP), En. Joehari Bin Abdul Tholib. 4 Taklimat Pengurusan Kunci kepada warga KKS2 15 Ogos 2019 Taklimat oleh Timbalan Pengarah Pengurusan, En. Joehari Bin Abdul Tholib. 5 Laporan Lean Management Rujuk LAMPIRAN I 6 Garis Panduan EKSA: Manual Penggunaan Sistem Maklumat Kunci 29 Jun 2020 Manual Penggunaan Sistem Maklumat Kunci (KISS) di masukkan dalam Buku Garis Panduan EKSA KKS2 2020. https://kksegamat2.mypolycc.edu.my/index.php/arkib- 2/penernbitan 8
  9. 9. SIRI PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN KIK HB 2020 Bil Mesyuarat/ Perbincangan Tarikh Perkara/ Isu 7 Sesi Brainstorming kumpulan KIKHB 2020 14 Julai 2020 Taklimat dan gerak kerja KIK HB 2020 - Memo dan minit mesyuarat di LAMPIRAN C 8 Sesi Brainstorming KIK HB 2020 Bersama Tuan Pengarah 4 Ogos 2020 Perancangan strategi penyertaan dalam KIK HB 2020 - Memo dan minit mesyuarat di LAMPIRAN D 9 Surat Lantikan ahli KIKHB Rujuk LAMPIRAN B 10 Permohonan penggunaan Sistem Maklumat Kunci di institusi lain Surat permohonan penggunaan Sistem Maklumat Kunci rujuk LAMPIRAN K 9
  10. 10. PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN Taklimat EKSA: Sistem Maklumat Kunci oleh Cik Hasimahwati & Tn. Norizam KIK HB 2020 10
  11. 11. PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN Sesi Brainstorming Ahli Kumpulan KIK HB Bersama Tn. Norizam Bin Sekak Rujuk LAMPIRAN D bagi memo dan minit mesyuarat KIK HB 2020 11
  12. 12. PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN Sesi Brainstorming Kumpulan MYKIZ. Rujuk LAMPIRAN C bagi memo dan minit mesyuarat KIK HB 2020 12
  13. 13. KETERANGAN PROJEK KIK HB 2020  Sistem Maklumat Kunci (KISS) membantu pihak pengurusan KKS2 untuk mendapatkan maklumat peminjaman dan pemulangan kunci dengan cepat dan mudah.  Sistem ini dibangunkan bertujuan untuk membolehkan staf KKS2 mengisi dan mengemaskini maklumat kunci ke dalamnya secara dalam talian.  Rujuk Lampiran F untuk rangkakerja dan manual penggunaan sistem.  Penambahbaikan projek:  Kod QR diletakkan pada tag kunci.  Kaedah penggunaan dan paparannya lebih  Fokus kepada proses pinjam dan pulang kunci dan disertakan pautan ke laman web utama.  Pengguna hanya perlu imbas kod QR, mengesahkan identiti dan melaksanakan proses pinjam dan pulang kunci secara mudah dan pantas. 13
  14. 14. KETERANGAN PROJEK  Fungsi utama sistem ini:  Modul Peminjaman Kunci  Modul Pemulangan Kunci  Memudahkan penggunaan kunci semasa proses peralihan / pertukaran penggunaan bilik / makmal / bengkel di antara staf  Melihat dan membuat carian senarai kunci  Melihat history transaksi penggunaan kunci  Laporan dijana secara maya dan mudah dicetak untuk simpanan  Data kunci dan pengguna mudah dikemaskini secara maya  Sistem Maklumat Kunci ini juga telah didaftarkan di bawah hakcipta harta intelek MyIPO.  Rujuk LAMPIRAN G untuk sijil hakcipta KIK HB 2020 14
  15. 15. SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK KIK HB 2020 15
  16. 16. KRITERIA PEMILIHAN PROJEK Definisi Masalah Mengikut kaedah 5W+1H KIK HB 2020 WHAT? Apa Masalah? • Masalah berlaku apabila kunci sukar dikesan seperti lewat, tertangguh dalam urusan PdP dan lain-lain. • Pengguna terakhir kunci tersebut tidak dapat dikesan WHY? Mengapa Berlaku? • Pengurusan kunci sedia ada kurang efisien • Kerap berlaku masalah apabila kunci sukar dikesan • Pengguna tidak merekod peminjaman & pemulangan kunci WHEN? Bilakah Berlaku? • Sepanjang masa selagi kunci tidak dipulangkan dan tidak dapat dikesan WHO? Siapa Terlibat? • Staf Akademik, Staf Sokongan dan pihak Pengurusan WHERE? Di mana Berlaku? • Seluruh bilik di premis Kolej Komuniti Segamat 2 seperti bengkel, makmal, studio, bilik kuliah, dewan dan lain-lain HOW? Bagaimana Berlaku? • Meminjam dan memulangkan kunci tanpa merekodkan data pada buku rekod 16
  17. 17. KAITAN DENGAN FUNGSI JABATAN & PIAGAM PELANGGAN Visi dan Misi Kolej Komuniti KIK HB 2020 17
  18. 18. KAITAN DENGAN FUNGSI JABATAN & PIAGAM PELANGGAN Piagam Pelanggan Kolej Komuniti Segamat 2 KIK HB 2020 18
  19. 19. KAITAN DENGAN FUNGSI JABATAN & PIAGAM PELANGGAN Hubungkait Projek dengan Piagam Pelanggan Kolej Komuniti KIK HB 2020 19
  20. 20. KAITAN DENGAN AGENDA NASIONAL Teras Strategik Politeknik & Kolej Komuniti yang berkaitan KIK HB 2020 20
  21. 21. KAITAN DENGAN KEADAAN & EKOSISTEM  EKSA di KKS2 menjadikan Sistem Maklumat Kunci sebagai pemudahcara perekodan Log Penggunaan Kunci.  Sistem ini membantu KKS2 mengamalkan Teknologi hijau dari segi penjimatan: 1. KOS kerana ia dibangunkan oleh staf KKS2 dan memanfaatkan sumber sedia ada; 2. TENAGA kerana penggunaannya boleh diakses menggunakan telefon pintar; 3. MASA kerana pengguna tidak perlu menunggu giliran untuk merekod penggunaan kunci atau bergerak dari bangunan yang berbeza untuk merekod penggunaan kunci dan; 4. KERTAS kerana perekodan dan pelaporannya adalah secara dalam talian.  42 sampel responden dari 60 populasi staf KKS2 telah memberikan maklumbalas terhadap keberkesanan pelaksanaan sistem ini.  Rujuk Hasil analisa statistik ringkas pada LAMPIRAN H. KIK HB 2020 21
  22. 22. ANALISA PENYELESAIAN Analisa Sebab dan Akibat (Fishabone) bagi Masalah Pengurusan Kunci KIK HB 2020 22
  23. 23. ANALISA PENYELESAIAN KIK HB 2020 Jadual Verifikasi Penentusahkan Sebab-sebab Umum Permasalahan Faktor Sebab-Sebab Penemuan Catatan Penguk uran Kelewatan pensyarah ke kuliah Kerap berlaku kelewatan pensyarah masuk ke kuliah Ditolak Buku rekod tidak dikemaskini Terdapat pengguna tidak menulis pada buku rekod. Buku rekod tidak dikemaskini Ditolak Kaedah Kaedah sedia ada kurang efisen Ramai bersetuju pengurusan kunci sedia ada tidak efektif Diterima Kurang mesra pengguna Majoriti bersetuju prosedur sedia ada kurang mesra pengguna Diterima Manusi a Lupa Pengguna bersetuju kadang-kadang mereka terlupa untuk memulangkan kunci Ditolak Sikap Terdapat pengguna yang tidak merekodkan peminjaman dan pemulangan kunci pada buku log Ditolak 23
  24. 24. ANALISA PENYELESAIAN KIK HB 2020 Faktor Sebab-Sebab Penemuan Catatan Bahan Kunci/ rak simpanan kunci Kunci tidak dapat dikesan dan rak simpanan kunci tidak dikawal Ditolak Buku log pergerakan kunci Buku log tidak dikemaskini. Sukar untuk melaksanakan laporan secara berkala. Ditolak Persekitar an Lokasi kunci jauh dari bengkel/bilik kuliah Lokasi simpanan kunci berada di blok pentadbiran yang jauh dari blok kuliah Ditolak Banyak kekangan Pengguna terpaksa mengambil lebih dari 1 kunci dalam satu masa kerana keperluan peralatan PdP berada di tempat lain Ditolak Peralatan Tiada sistem kunci Tiada sistem kunci efektif Diterima Jadual Verifikasi Penentusahkan Sebab-sebab Umum Permasalahan 24
  25. 25. ANALISA PENYELESAIAN Senarai Punca Masalah yang dikenalpasti KIK HB 2020 Kaedah Prosedur Kurang Efisen Kurang Mesra Pengguna Peralatan Sistem Kunci yang kurang efektif 25
  26. 26. POTENSI KEMAMPANAN / PENGEMBANGAN PROJEK KIK HB 2020 26
  27. 27. TINDAKAN PENYELESAIAN KIK HB 2020 27
  28. 28. CADANGAN PENYELESAIAN & PEMBUKTIAN Sebab Alternatif Strength (Kekuatan) Weakness (Kelemahan) Oppoturni ty (Peluang) Threat (Ancaman) Prosedur peminjaman / pemulangan kunci efisen Memudahkan prosedur Menggunakan buku rekod yang telah disediakan Kekangan masa pemantauan oleh pihak pengurusan Menepati Masa Apabila pengguna tidak merekodkan peminjaman /pemulangan kunci. Kunci tidak dapat dikesan. Sistem kurang mesra pengguna Menggantikan kaedah merekod kunci pada buku log Membangunka n sistem rekod peminjaman yang baru Melibatkan kos Lebih efisien dan sistematik Apabila ketiadaan talian internet KIK HB 2020 Analsis SWOT bagi Sistem Maklumat Kunci 28
  29. 29. CADANGAN PENYELESAIAN & PEMBUKTIAN Sebab- Sebab Cadangan Penyelesaian Pro Kontra Penilaian Sistem kurang mesra pengguna Mewujudkan Sistem Maklumat Kunci (Key Information Storage System) 1. Menjimatkan masa 2. Mengurangkan kos operasi (cetakan laporan, buku log) 3. Akses tanpa had, daya mobiliti yang tinggi dan sesuai digunakan pada peranti yang pelbagai 4. Fungsinya boleh di expand dengan kos yang rendah 5. Keselamatan data dan ruang simpanan data yang besar 1. Memerlukan kos hosting 2. Memerlukan talian internet Praktikal KIK HB 2020 Analsis Pro & Kontra bagi Sistem Maklumat Kunci 29
  30. 30. PELAKSANAAN PELAN TINDAKAN PENYELESAIAN KIK HB 2020 30
  31. 31. PERAKUAN DARIPADA PIHAK BERTAULIAH / PENGIKTIRAFAN KIK HB 2020 Sistem Maklumat Kunci (KISS) telah diterima sebagai salah satu pencapaian dalam pengurusan lean (Lean Management) Kolej Komuniti Segamat 2 oleh Jabatan Pendidikan Politeknik & Kolej Komuniti pada tahun 2019. Rujuk Lampiran I untuk laporan penuh. 31
  32. 32. KEBERHASILAN PROJEK (OUTCOME / IMPAK) KIK HB 2020 32
  33. 33. KEBERHASILAN PROJEK (OUTCOME / IMPAK) Sistem Maklumat Kunci ini boleh menghasilkan laporan untuk dinilai keberkesanannya oleh pihak Pengurusan institusi. Contoh laporan yang dijana oleh sistem ini boleh dirujuk pada LAMPIRAN J. KIK HB 2020 33
  34. 34. KESAN JANGKA PENDEK & NILAI TAMBAH Pemantauan atau penyeliaan penggunaan kunci dalam kalangan warga kolej menjadi lebih efektif Satu sistem berpusat atau integrated system dalam kawalan penggunaan kunci yang efisyen dan sistematik Rekod penggunaan manual dapat dikurangkan dan menjamin keselamatan data – tiada lagi rekod yang hilang KIK HB 2020 34
  35. 35. KESAN JANGKA PANJANG KEPADA JABATAN Penjimatan sumber – tiada lagi rekod secara manual Kawalan rekod yang lebih terjamin dan selamat – tiada rekod yang hilang Komunikasi menjadi lebih mudah dan cekap – pengguna dapat menyelia dan mendapatkan maklumat pengguna dengan lebih pantas – berhubung terus dengan pengguna yang menggunakan kunci komunikasi antara organisasi dan pekerja dapat dipertingkatkan – pemantauan penggunaan kunci yang efektif Tugas warga KKS2 menjadi lebih pantas dan sistematik KIK HB 2020 35
  36. 36. KESAN JANGKA PANJANG KEPADA NEGARA Penggunaan sumber kertas yang kurang Peningkatan kemahiran staf dalam menghasilkan satu sistem bersepadu yang dapat diaplikasikan di jabatan-jabatan kerajaan yang lain Kebergantungan kepada kaedah simpanan data secara manual dapat dikurangkan Menggalakkan pengguna untuk menerima baik perkembangan teknologi terkini KIK HB 2020 36
  37. 37. IMPAK PROJEK KIK HB 2020 IMPAK PROJEK 37
  38. 38. POTENSI PENGEMBANGAN PROJEK KIK HB 2020 38
  39. 39. TAHAP KETERSEDIAAN TEKNOLOGI & PENGKOMERSIALAN Sistem Maklumat Kunci ini telah dikembangkan ke institusi lain melalui kerjasama di antara jabatan iaitu Kolej Komuniti Besut. Penggunaannya secara dalam talian telah membuka peluang yang besar untuk memudahkan perkongsian maanfaat sistem ini kepada Kolej Komuniti dan Politeknik di Malaysia. Rujuk LAMPIRAN K untuk surat permohonan penggunaan sistem ini oleh Kolej Komuniti Besut. KIK HB 2020 39
  40. 40. TAHAP KETERSEDIAAN TEKNOLOGI & PENGKOMERSIALAN Implimentasi kod QR pada tag kunci membantu staf akademik semasa proses peralihan kelas. Penggunaan kod QR pada tag kunci ini hanya memerlukan pengguna untuk terus ke kelas dan bertukar kunci dan merekod pengunaannya ke dalam sistem secara dalam talian. Ia sangat menjimatkan masa, dan tenaga. KIK HB 2020 40
  41. 41. TAHAP KETERSEDIAAN TEKNOLOGI & PENGKOMERSIALAN Kaedah pengembangan sistem ini sangat mudah, iaitu: 1) mendapatkan persetujuan Ketua Jabatan KKS2 dan Jabatan X 2) data pengguna dan kod kunci Jabatan X dikumpulkan dan di key-in ke dalam sistem. 3) Sistem Maklumat Kunci di Jabatan X diaktifkan secara dalam talian dan dikawalselia oleh pentadbir sistem dan PIC yang dilantik. 4) PIC mencetak laporan janaan sistem secara berkala untuk pelaporan. KIK HB 2020 41
  42. 42. PENUTUP / KESIMPULAN KIK HB 2020 42
  43. 43. PENUTUP / KESIMPULAN Penggunaan Sistem Maklumat Kunci amat berkesan untuk diperluaskan atau digunapakai untuk semua jabatan kerajaan samada di kolej-kolej komuniti atau di politeknik. Ia turut menyumbang kepada amalan hijau, penjimatan kos dan menyokong Revolusi Industri 4.0. Sistem ini juga mampu membantu pengurusan institusi agar menjadi lebih efisyen, sistematik dan berpusat. KIK HB 2020 43
  44. 44. KIK HB 2020 44

×