Departamento de correspondecia

102 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
102
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Departamento de correspondecia

  1. 1. Leidy leónSandra VillarealAndrés Gutiérrez
  2. 2. Ejecutar los procesos de planeación yprogramación establecidos por el SistemaNacional de Archivo, para garantizar laconservación y correcta administracióndocumental, así como supervisar el adecuadofuncionamiento de la correspondencia, consujeción a las pautas y principiosestablecidos en la ley, normas internas ypautas fijadas por el Archivo General de laNación de Colombia.
  3. 3. Funciones
  4. 4. a. Garantizarlaconservaciónycorrectaadministración documental, Parafacilitarelaccesoalainformaciónpúblicaque demandanlosciudadanos ypendenciasdelainstitución.b. Ejecutarlosprocesosdeplaneaciónyprogramación establecidosporelSistemaNacionaldeArchivo.c. Promoverlacapacitaciónyactualizacióndelosfuncionariosde archivoenprogramasyáreasrelacionadas,encoordinaciónconelArchivoGeneraldelaNación.d. Implementarygarantizarlasostenibilidaddeunsistemaintegradodeconservaciónencadaunadelasfasesdelciclovitaldelosdocumentos.e. PromoveryasegurarlavinculacióneintegraciónentrelosarchivosinstitucionalesyelArchivoGeneraldelaNación.f. Dirigir,coordinar,ejecutar,supervisaryevaluarlosprocesosde:recepción,despachoyentregadelascorrespondenciasproducidasorecibidasenlainstitución.
  5. 5. g. Agruparlosdocumentostransferidosporlosdiferentesarchivosdegestióndelainstituciónycustodiarlospornomásde35años.h. Coordinarycontrolarelfuncionamientodelosdistintosarchivosdegestióndela.institucióni. Mantenerelarchivointermediodondeseconservanlosdocumentoscuyaconsultasehaceesporádica,hastasueliminaciónotransferenciaalarchivohistórico.j. Mantenerelarchivohistóricoyconservacióndedocumentoshistóricosrecibidospordonación,depósito,adquisiciónoincorporación.k. CoordinarlaComisiónCalificadoradeDocumentosAdministrativos.l. Gestionarlaeliminaciónoexpurgodeunidadesoseries documentalesquehayanperdidosuvaloradministrativo,probatorio oconstitutivoyquenohayandesarrolladovaloreshistóricos.m. Monitorearycontrolarlosfactoresambientalesdelosdepósitos temperatura,humedadrelativa,iluminaciónyventilación.
  6. 6. CLASIFICACION DE LOS SITEMAS DEARCHIVO1.NUMERICO2ALFABETICO3.CRONOLOGICO4.ASUNTOS O TEMATICOS5.GEOGRAFICO
  7. 7. NUMERICO: como su nombre lo indica se archivaanexándole un numero a cada documento en formaconsecutiva.ALFABETICO: es de acuerdo a las letras del abecedariorecordando que no existen las letras dobles como ll, rr.TEMATICOS: este método es practico porque se auxilia deguías numéricas consecutivas o de acuerdo al asunto.CRONOLOGICAMENTE: se archiva según sus clientescon el sistema cronológico ya que toma en cuenta la fechade vencimiento para notificar a sus clientes conanticipación
  8. 8. ENTRADAY SALIDADECORRESPONDENCIA
  9. 9. Las oficinas de registro reciben numerosa documentación,información y solicitudes en diferentes formatos (en papelque debe digitalizarse y en formato electrónico ya que elRegistro Electrónico se integra con el Registro General) quedebe clasificarse, registrarse e incluirle el sello de control(tanto físico como digital) para distribuirla y entregarla deforma automática a cada destinatario, el cual puede aceptar,rechazar o trasladar el registro recibido.
  10. 10. Una solución completa que automatizael proceso de registro
  11. 11. La Solución de Registro de Salida y Entrada está adaptadapara cumplir todos los requerimientos de la normativa , yestá preparada para evolucionar y adecuarse totalmente lasnecesidades de cada entidad.

×