Tata naskah dinas elektronik

4,988 views

Published on

Published in: Technology
0 Comments
15 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
4,988
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
15
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Tata naskah dinas elektronik

  1. 1. TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIKKementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
  2. 2. KEBIJAKAN DI TAMBAH 8 AREA PERUBAHAN DAN 9 PERCEPATANGRAND DESIGN Perpres 81 Tahun 2010 Tentang Grand Design RB 2010 - 2025 ROAD MAP Permenpan 20 Tahun 2010 Tentang Road Map RB 2010 - 2014 1. Pedoman Pengajuan Dokumen Usulan RB K/L (Permenpan-RB 7 Tahun 2011); 2. Pedoman Penilaian Dokumen Usulan dan Road Map Pelaksanaan RB K/L (Permenpan-RB 8 Tahun 2011); 3. Pedoman Penyusunan Road Map RB K/L/Pemda (Permenpan-RB 9 Tahun 2011); 4. Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Perubahan (Permenpan-RB 10 Tahun 2011);PEDOMAN 5. Kriteria dan Ukiuran Keberhasilan RB (Permenpan-RB 11 Tahun 2011); 6. Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process) (Permenpan-RB 12 Tahun 2011); 7. Pedoman Pelaksanaan Quick Wins (Permenpan-RB 13 Tahun 2011); 8. Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) (Permenpan-RB 14 Tahun 2011); 9. Mekanisme Persetujuan Pelaksanaan RB dan Tunjangan Kinerja bagi K/L (Permenpan-RB 7 Tahun 2011);
  3. 3. PENATAAN TATALAKSANA Program dan Indikator Kinerja Kegiatan Keluaran (Outputs) Hasil (Outcomes) Tersedianya dokumen1. Penyusunan SOP SOP penyelenggaraan Terselenggaranya penyelenggaraan tugas dan fungsi yang transparansi, tugas dan fungsi disahkan akuntabilitas, dan standarisasi proses2. Pembangunan Tersedianya e- penyelenggaraan atau Government pada pemerintahan pengembangan masing-masing e-Government Kementerian/Lembaga
  4. 4. Kelembagaan Sumber Daya ManusiaKetatalaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) e-Government
  5. 5. e-GovernmentPemerintahan Elektronik (e-Government)mengacu pada penggunaan teknologiinformasi di lingkungan instansipemerintah, antara lain melalui intranetdan internet.
  6. 6. Penggunaan teknologi informasi dapat menghasilkan hubunganbentuk baru seperti Government-to-Citizen atau Government-to-Customer (G2C), Government-to-Business (G2B) serta Government-to-Government (G2G). Keuntungan yang paling diharapkan dari e- Government adalah peningkatan efisiensi, kenyamanan, serta aksesibilitas yang lebih baik dari pelayanan publik.
  7. 7. Tujuan e-Government Pembentukan Pembentukan Pembentukan Pembentukanjaringan informasi hubungan mekanisme dan sistem dan transaksi interaktif dengan saluran manajemen dan pelayanan publik dunia usaha komunikasi proses kerja yang yang berkualitas, untuk dengan lembaga- transparan dan cepat, dan menghadapi lembaga negara efisien terjangkau perubahan dan serta penyediaan masyarakat luas. persaingan fasilitas dialog perdagangan publik. internasional.
  8. 8. Manfaat e-Government : Meningkatkan Memperbaiki Mereduksi Menciptakan kualitas proses biaya transaksi, masyarakat pelayanan transparansi komunikasi, berbasis pemerintah dan dan interaksi komunitas kepada akuntabilitas di yang terjadi informasi yang masyarakat dan kalangan dalam proses lebih komunitas penyelenggara pemerintahan berkualitas negara lainnya pemerintahan
  9. 9. Transformasi Menuju e-Government1. Perubahan Budaya Kerja2. Perubahan Bisnis Proses3. SOP dan Kebijakan 6. Penggunaan Internet4. Peraturan dan Perundangan 7. Penggunaan Infrastruktur TIK5. Leadership 8. Sistem Dokumentasi Elektronik 9. Penggunaan Sistem Aplikasi 10.Standarisasi Metadata 11.Transaksi Elektronik
  10. 10. TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE)
  11. 11. Peraturan Menteri Negara PendayagunaanAparatur Negara dan Reformasi BirokrasiNomor 6 Tahun 2011tentangPedoman Umum Tata Naskah DinasElektronik di Lingkungan InstansiPemerintah
  12. 12. Maksud & Tujuan• Maksud Sebagai acuan dalam pengelolaan dan pembuatan juklak / juknis TNDE• Tujuan menciptakan acuan pembuatan standar minimal pembuatan juklak/juknis TNDE bagi instansi pemerintah dalam mendukung kelancaran penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien
  13. 13. Sasaran Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman penyelenggaraan TNDETerwujudnya keterpaduan pengelolaan TNDE Lancarnya komunikasi dan kemudahan pengurusan naskah dinas Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinasTerwujudnya pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan tata naskah dinas
  14. 14. PENDAHULUANDESAIN SISTEMArsitektur TNDECakupan SistemAlur KerjaPersyaratanSPESIFIKASI SISTEMSpesifikasi FungsionalSpesifikasi Nonfungsional
  15. 15. Dasar HukumUndang-Undang Republik IndonesiaNomor 11 Tahun 2008 tentang Informasidan Transaksi ElektronikUndang-Undang Republik IndonesiaNomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas.
  16. 16. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) adalahpengelolaan naskah dinas secara elektronikdengan memanfaatkan teknologi informasi dankomunikasi untuk kecepatan dan kemudahandalam proses pengambilan putusan
  17. 17. Informasi Elektronik• Informasi Elektronik & / Dokumen Elektronik & / hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah, dan merupakan perluasan dari alat bukti yang diatur dalam Hukum Acara yang berlaku di Indonesia.• Informasi elektronik dapat berupa catatan elektronik, dokumen elektronik, kontrak elektronik, surat elektronik, atau tanda tangan elektronik.• Informasi Elektronik & Dokumen Elektronik dinyatakan sah bila mengguna-an Sistem Elektronik sesuai ketentuan dalam UU ITE 18
  18. 18. Informasi Elektronik• Ketentuan mengenai Informasi Elektronik & Dokumen Elektronik tidak berlaku untuk : • Surat yang menurut UU harus dibuat dalam bentuk tertulis, diantaranya yaitu surat berharga, surat yang berharga, dan surat yang digunakan dalam proses penegakan hukum acara perdata, pidana, dan administrasi negara. • Surat beserta dokumennya yang menurut UU harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta 19
  19. 19. Informasi Elektronik• Selain pengecualian sebelumnya yang mensyaratkan suatu informasi elektronik harus berbentuk tertulis atau asli, Informasi Elektronik &/ Dokumen Elektronik dianggap sah bila informasi yang tercantum didalamnya memenuhi ketentuan UU sbb :1. Dapat terjamin keutuhannya dan dapat dipertanggung-jawabkan Pesan yang dimaksud dalam informasi elektronik tersebut tidak berubah isinya dalam proses penyimpanan, pengiriman, penerimaan dan tampilannya.2. Dapat diakses Informasi elekronik tersebut dapat ditelusuri keberadaannya.3. Dapat ditampilkan sehingga menerangkan suatu keadaan Informasi elektronik tersebut memiliki makna tertentu atau menjelaskan isi atau substansi yang dimaksud oleh penggunanya. 20
  20. 20. Manfaat TNDE Terwujudnya percepatan Pemerintahan Elektronik (e-Government) Terwujudnya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahanTerwujudnya percepatan reformasibirokrasi Terciptanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplifikasi antarinstansi pemerintah Kemudahan pengelolaan dokumen naskah dinas dan penggunaannya
  21. 21. Desain Sistem Arsitektur TNDE
  22. 22. Desain Sistem Cakupan Sistem Komunikasi Eksternal Komunikasi Internal Agenda Surat Masuk Agenda Surat Masuk Agenda Surat Keluar Agenda Surat Keluar Pembuatan Surat dengan Disposisi Templat
  23. 23. Desain Sistem Alur Kerja Pejabat Penanggung Jawab Petugas TU Urusan Surat Database Surat Masuk Mulai Pengagendaan Surat Masuk Surat Masuk Tidak Memenuhi Syarat Pemeriksaan Surat Memenuhi Syarat Pembuatan Disposisi Disposisi Pelaksanaan Disposisi Selesai
  24. 24. Desain Sistem Alur Kerja Pembuat Disposisi Penerima Disposisi Database Mulai Disposisi Pembuatan Disposisi Disposisi Tidak dapat dilaksanakan Penelaahan Disposisi Dapat Dilaksanakan Pelaksanaan Laporan Disposisi Pelaksanaan Tidak Memenuhi Syarat Pemeriksaan Laporan Memenuhi Syarat Pendokumentasian Dokumen Kegiatan Selesai
  25. 25. Desain Sistem Alur Kerja Pejabat Unit Kerja Pejabat Unit Atasan Database Mulai Surat Keluar Pembuatan Konsep Konsep Surat Surat Tidak Memenuhi Syarat Pemeriksaan Konsep Surat Memenuhi Syarat Penandatanganan Surat yang telah Konsep Surat Ditandatangani Pengagendaan Surat yang telah Surat diagendakan Pemberian Stempel Surat Keluar (Cap) Pemindaian Surat Turunan Surat Keluar Keluar Pengiriman Surat Keluar Selesai
  26. 26. Desain Sistem Infrastruktur Jaringan Komputer Komputer Induk Komputer klien Pemindai dokumen (scanner) Sistem keamanan
  27. 27. Desain Sistem Suprastruktur Pengelola TNDE Sumber daya manusia Prosedur Operasional Standar
  28. 28. Spesifikasi Sistem Spesifikasi Fungsional - Manajemen Pengguna Data Induk Pengguna (Master Data User) memfasilitasi manajemen data pengguna yang berupa penambahan data dan/atau penon-aktifan pengguna serta disusun sesuai dengan data kepegawaian Pemberian Kewenangan (Role) mengatur kewenangan setiap pengguna, antara lain berupa masukan (input) agenda surat, pemindaian dokumen, pembuatan disposisi, dan pembuatan surat keluar
  29. 29. Spesifikasi Sistem Spesifikasi Fungsional - Agenda Surat Masuk Masukan (Input) Agenda Penyimpanan Dokumen Hardcopy  Pemindaian (scanning) 1. nomor urut agenda Softcopy  Unggah fail (file upload) 2. tanggal penerimaan surat 3. nomor, tanggal, dan hal surat 4. tujuan surat (pengguna tujuan surat) 5. nama dan alamat pengirim surat 6. kecepatan tanggapan, yaitu Melihat Detail Agenda • Amat Segera; • Segera; • Biasa Membuat Disposisi 7. Isi yang ringkas 8. keterangan, antara lain tembusan dan salinan Manajemen Disposisi
  30. 30. Spesifikasi Sistem Spesifikasi Fungsional - Agenda Surat Keluar 1. Pembuatan Konsep Surat Templat/Borang Acu Tanpa Templat/Borang Acu 2. Persetujuan Konsep Surat 3. Pembuatan Agenda Surat Keluar 4. Penomoran Otomatis 5. Pemindaian Surat
  31. 31. Spesifikasi Fungsional –Spesifikasi Sistem Manajemen Templat/Borang Acu 1. Penggunaan Templat/Borang Acu diatur dengan Peraturan Standar Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 2. Pembuatan Templat/Borang Acu Baru 3. Penggunaan Templat/Borang Acu dalam Pembuatan Konsep Surat
  32. 32. Spesifikasi Sistem Spesifikasi Fungsional – Pencarian Dokumen Semua dokumen yang tersimpan dalam sistem akan dapat dicari berdasarkan kriteria pencarian yang ditentukan oleh pengguna. Pencarian ini juga meliputi kegiatan pencatatan agenda masuk, disposisi, dan pembuatan agenda keluar
  33. 33. Spesifikasi Sistem Spesifikasi Nonfungsional - Keamanan Aplikasi 1. Aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang terautentik 2. Pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadi kewenangannya 3. Nama pengguna yang sama tidak dapat digunakan secara paralel
  34. 34. Tanda Tangan Elektronik• Tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi ketentuan dalam undang-undang. – Undang-undang memberikan pengakuan secara tegas bahwa tanda tangan elektronik meskipun hanya merupakan suatu kode akan tetapi memiliki kedudukan yang sama dan sejajar dengan tanda tangan manual pada umumnya yang memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum 35
  35. 35. Tanda Tangan Elektronik• Teknik, metode, sarana, atau proses pembuatan tanda tangan elektronik memiliki kedudukan hukum yang sah selama memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam undang- undang. – Tanda tangan elektronik yang dimaksud termasuk penggunaan infrastruktur kunci publik, biometrik, kriptografi simetrik, dan sebagainya. 36
  36. 36. Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik Setiap Orang berhak menggunakan jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik untuk pembuatan Tanda Tangan Elektronik. Penyelenggara Sertifikasi Elektronik harus memastikan keterkaitan suatu Tanda Tangan Elektronik dengan pemiliknya. Penyelenggara Sertifikasi Elektronik terdiri atas : a. Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia, berbadan hukum Indonesia, berdomisili di Indonesia b. Penyelenggara Sertifikasi Elektronik asing. Jika beroperasi di Indonesia harus terdaftar di Indonesia. 37
  37. 37. Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik Penyelenggara Sertifikasi Elektronik harus menyediakan informasi yang akurat, jelas, dan pasti kepada setiap pengguna jasa, minimum meliputi : a. metode yang digunakan untuk mengidentifikasi Penanda Tangan; b. hal yang dapat digunakan untuk mengetahui data diri pembuat Tanda Tangan Elektronik; dan c. hal yang dapat digunakan untuk menunjukkan keberlakuan dan keamanan Tanda Tangan Elektronik. 38
  38. 38. Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik• Informasi dan transaksi elektronik diselenggarakan oleh sistem elektronik yang terpercaya, yakni : 1. Andal artinya sistem elektronik tersebut memiliki kemampuan yang sesuai dengan kebutuhan penggunaannya. 2. Aman artinya sistem elektronik tersebut terlindungi baik secara fisik mapun non fisik. 3. Beroperasi sebagaimana mestinya artinya sistem elektronik tersebut memiliki kemampuan sesuai spesifikasinya.• Penyelenggara sistem elektronik bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan sistem elektronik yang diselenggarakannya. Yang dimaksud dengan bertanggung-jawab artinya ada subyek hukum yang bertanggung-jawab terhadap penyelenggaraan sistem elektronik tersebut. 39
  39. 39. Persyaratan Minumun Sistem Elektronika. Dapat menampilkan kembali Informasi Elektronik & / Dokumen Elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan dengan Peraturan Perundang-undangan;b. Dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keotentikan, kerahasia- an, dan keteraksesan Informasi Elektronik dalam Penyelenggaraan Sistem Elektronik tersebut;c. Dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam Penyelenggaraan Sistem Elektronik tersebut;d. Dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak ybs dengan Penyelenggaraan Sistem Elektronik tersebut;e. Memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan, kejelasan, dan kebertanggung-jawaban prosedur atau petunjuk 40
  40. 40. Spesifikasi Nonfungsional –Spesifikasi Sistem Pencatatan Log Aktivitas Pengguna Aplikasi akan mencatat setiap aktivitas pengguna yang berkaitan terhadap sistem. Log aktivitas ini dapat digunakan untuk melakukan pemeriksaan terhadap segala proses persuratan yang memanfaatkan aplikasi TNDE
  41. 41. Spesifikasi Nonfungsional –Spesifikasi Sistem Fitur Penghapusan dan Pembatalan Aplikasi tidak melakukan penghapusan secara langsung terhadap dokumen ataupun agenda surat yang telah dibuat, tetapi digunakan mekanisme flag untuk menandakan status validitas suatu dokumen atau agenda surat. Pembatalan terhadap suatu aksi harus melalui suatu mekanisme otorisasi yang diatur sesuai dengan kebijakan masing-masing instansi
  42. 42. Spesifikasi Nonfungsional –Spesifikasi Sistem Keamanan Penyimpanan Dokumen Aplikasi TNDE memberikan kepastian bahwa dokumen yang tersimpan tidak tumpang-tindih dengan dokumen yang sudah ada sebelumnya sehingga setiap pengguna dapat mengakses fail dokumen yang benar
  43. 43. Threats in Cyber Space LogicalComputer Virus Worm ..... Hacking /Cyber Attack Information Technology Physic al Theft Cuts ..... Bomb Attack 44
  44. 44. Kendala dan TantanganKomitmen dan Keterlibatan pejabat dalamworkflow aplikasiPerubahan paradigma dalam persuratanKedisiplinan pegawai
  45. 45. TERIMA KASIH

×