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Slides ardrasoft wygday 2010

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Mase, a new way to manage all the informations of your company.

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Slides ardrasoft wygday 2010

  1. 1.
  2. 2. Environnement business<br />Votre Entreprise<br />L’Entreprise et sesemployés<br />Partenaires<br />Clients<br />Le Web<br />Frontière entre <br />votre réseau et l’extérieur<br />
  3. 3. Toutes les informations circulant sont cruciales pour une Entreprise, une perte de document peut avoir des conséquences catastrophiques <br />Chaque source d’information doit pouvoir être clairement identifiée et rapidement, mais aujourd’hui, les images et le son voyagent de façon quasi immédiate sur les infrastructures. <br />Les appareils permettant d’accéder aux contenus en ligne sont pléthores : tablettes tactiles, Smartphones, etc…et les réseaux sont presque partout : Wi-Fi, 3 et 4 G… <br />
  4. 4. Les entreprises dépensent en moyenne 20 € pour classer un document, 120 € pour retrouver un document mal classé, 220 € pour reproduire un document définitivement perdu<br />7,5 % des documents sont définitivement perdus, 3 % sont mal classés, et rarement retrouvés<br />Les utilisateurs passent 15% de leur temps de travail à lire les informations sur leur métier, mais consacrent 50% à les chercher.<br />Un document est photocopié en moyenne 19 fois sur papier, et systématiquement enregistré en local pour un document électronique<br />
  5. 5. Le coût moyen pour envoyer un courrier postal oscille entre 8 € à 15 €<br />Le volume de documents papier croît de 56% par an<br />Le coût des espaces de bureau a augmenté de 19%.<br />Il faut savoir qu’il y a environ 4 trillions de documents existants aux USA et le taux de croissance est de 22% par an<br />31% des organisations ont plus de 20 référentiels distincts<br />Chaque collaborateur d’une entreprise reçoit 18 Mb de courriels par jour. Ils envoient et reçoivent 133 mails par jour. Cela représente jusqu’à 1h30 par jour<br />
  6. 6. 50% des organisations scannent leur documents entrants de manière automatisée sans manipulation manuelle.<br />50% des organisations ne gèrent pas les enregistrements électroniques<br />71% des organisations ont mis en place des procédures de gestion du cycle de vie des documents papier, moins de la moitié l’ont fait pour les documents électroniques<br />35% des organisations utilisent des développements spécifiques pour connecter leurs référentiels<br />Dans les organisations sans solution de gestion documentaire, 60% ne seraient pas capables de justifier les documents perdus, égarés, détruits<br />
  7. 7. Archiver ou stocker en un lieu unique n’apporte qu’une réponse partielle aux problématiques et les solutions en place nécessitent souvent un haut niveau d’expertise linguistique<br />L’utilisateur conserve trop d’informations et ne trie pas, car cela est coûteux en temps et en énergie<br />L’utilisateur accède rarement à la bonne information du premier coup, car elle est souvent introuvable, ou masquée par une masse d’autres informations dans des silos distincts<br />L’utilisateur ne peut pas se fier à l’information trouvée, car souvent le cycle de vie de celle-ci n’est pas maîtrisé<br />
  8. 8. En quoi Mase peut-il <br />aider à gérer les informations <br />de tout type d’entreprise ?<br />
  9. 9. Attractif<br />Accessible<br />Simple<br />Efficace<br />Rigoureux<br />Utile<br />
  10. 10. Gains escomptés avec Mase<br />
  11. 11. Mais quelle est la logique <br />des informations dans Mase ?<br />
  12. 12.
  13. 13.
  14. 14. Exemple de méthodologie <br />analytique intégrée <br />dans Mase<br />
  15. 15. Factorisation de familles <br />
  16. 16.
  17. 17. Possibilité de décrire l’organisation de votre structure de manière transversale, et sur plusieurs arborescences unifiées<br />Possibilité de renseigner chaque niveau indépendamment pour garantir une meilleure compréhension<br />Possibilité de définir plusieurs niveaux d’accès en fonction des profils et des informations à diffuser<br />Possibilité de faire évoluer l’organisation interne, sans perdre les liens vers les documents<br />Possibilité de relier un document à plusieurs niveaux thématiques, pour éviter doublons et redondance d’informations<br />Construction « à la volée » des arbres thématiques personnalisés en fonctions des profils et des droits<br />
  18. 18. Possibilité de créer des matrices de familles de documents, associés à des champs invariants personnalisés<br />Mise à disposition de nombreuses librairies Ajax pour personnaliser chacun des champs au mode de fonctionnement de votre structure <br />Mise à disposition de masques de saisie prédéfinis <br />Double enregistrement des métadonnées (Xml et Sgbd)<br />Possibilité de rendre les champs obligatoires ou pas à la saisie<br />Normalisation des champs pour requêtes externes<br />
  19. 19. Gestion intégrale et simplifiée de tous les paramètres fonctionnels<br />Outil puissant de Référencement et « tagging » métier<br />Gestion pointue des stratégies d’accès aux informations (Internet, Extranet, Intranet)<br />Evolutivité et flexibilité de la plateforme sans altération de l’accès aux documents<br />Gestion des comptes et des groupes « utilisateurs » en respectant vos besoins<br />Gestion de l’ouverture des services documentaires aux autres applications du SI (Webservices)<br />Optimisation de la sauvegarde de l’ensemble du référentiel<br />Ouverture de l’ensemble des informations stockées aux autres applications de votre système d’information<br />
  20. 20. Ergonomie personnalisable à votre charte graphique, <br />Accès multi-métiers aux informations (métadonnées et structures de classement)<br />Sécurisation des accès (documents, fonctions) sur la base du profil<br />Visualisation des documents depuis l’interface<br />Interfaces adaptatives en fonction des rôles<br />Moteurs et Assistants de Recherche personnalisables <br />Abonnements RSS & SMTP<br />Toutes les fonctions GED intégrées par défaut (versions, sécurité, etc...)<br />Publication unifiée et standardisée des documents <br />
  21. 21. en bref<br />Jeune Startup créée en 2006<br />Membre du programme BizSpark depuis janvier 2009<br />Cœur d’activité : Gestion d’informations et de référentiels documentaires<br />Principaux clients : ITNSA (Paris), ArtoisComm (Bruay-en-Artois), IMNSSA (Toulon), Communauté de Communes Bapaume (62), Conseil Général 94, etc..<br />Un site dédié à Mase : http://www.mase-solutions.com<br />
  22. 22. Un cas concret<br />

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