Gestão projetos

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Gestão projetos

  1. 1. O Essencial na Gestão de Projetos Paulo Santos - Lisboa 10 de Maio de 2012
  2. 2. Gestão de ProjetosÂmbito Visão Objetivos
  3. 3. ÂmbitoÂmbitoDelimitar o que é para fazer• Requisitos• Para cada requisito serão criadas especificações técnicas com as funções a serem alcançadas e testadas e o que deverá ser entregue como resultado do projeto.• Requisitos funcionais são o que deve permitir efetuar.• Requisitos não funcionais não estão explícitos no projeto mas no entanto se pretende que sejam alcançados e podem ser a nível de desempenho, facilidade de uso, robustez, segurança, legais, operacionais ou outros.
  4. 4. Gestão de Projetos
  5. 5. Rastreabilidade• Como é que da especificação se passou para o: – Desenho – Desenvolvimento – Teste – Lançamento.• Comprovar que o requisito inicial foi satisfeito.
  6. 6. VisãoVisão
  7. 7. Objetivo da Gestão de Projetos• Conseguir alcançar a realização das tarefas no âmbito de um projeto dentro do tempo e custos previstos.
  8. 8. Objetivos SMART• Specific• Measurable• Achievable• Relevant• Time terminated
  9. 9. Pontos importantes para o sucesso de um projeto
  10. 10. Fases• Início• Planeamento• Execução• Controlo• Fecho
  11. 11. Início• Preparação da proposta com indicação dos objetivos e de como vai ser conduzido o projeto• Justificação financeira e técnica
  12. 12. Planeamento• Planeamento e definição de âmbito• Definição das atividades, sequência e duração• Calendarização e planeamento e escalonamento do projeto com indicação de fases e entregas• Planeamento da comunicação• Estimativa dos recursos necessários e cálculo de custos e orçamentos• Planeamento da organização e pessoal: Orçamento, disponibilidade, treino e formação• Planeamento da qualidade• Planeamento da gestão de risco, identificação do risco e das respostas aos riscos.
  13. 13. Planeamento atividades• Partir um processo complexo em vários componentes mais simples• Tornar visíveis tarefas obscuras ou ambíguas• Fornecer um único ponto de referência para todos• Assegurar que sejam previstas as sequências e a natureza dos eventos.• Fornecer uma linha de base contra a qual o projeto pode ser avaliado• Antecipar acontecimentos prováveis e ter planos de contingência para os evitar ou minorar
  14. 14. Princípios do Planeamento• Dar datas quando se tiver tempo para avaliar todos os factores• Eliminar a incerteza sempre que possível. No entanto evitar detalhar exaustivamente tarefas que não são críticas para o projecto.• Colocar vários planos de contigência para lidar com variações e considerar tempo para atrasos e imprevistos• Escolher o nivel ideal de granularidade. Quanto maior detalhe melhor controlo se tem mas mais tempo se gasta no controlo.• Planear o inesperado
  15. 15. Dicas sobre o Planeamento• 80% dos custos definidos na fase de planeamento• A comunicação pode ser 50% a 80% do tempo do gestor de projeto.
  16. 16. Planeamento PERT• PERT - método criado em 1958.• Analisa as tarefas dum projeto e o tempo necessário de cada de modo a prever o tempo mínimo necessário para executar um projeto.• Definir atividades e a sua sequência.• Estimativa da duração de uma atividade em 3 cenários: normal, pessimista e otimista.• Duração provável : DP = (O + 4N + P) ÷ 6
  17. 17. Caminho crítico• Sequência de atividades onde o atraso em qualquer uma delas implica atraso no projeto.• Para reduzir o tempo de um projeto é necessário reduzir a duração de atividades que estejam no caminho crítico.• A redução acentuada do tempo de uma atividade pode fazer que saia do caminho crítico.
  18. 18. Gráfico de GANTT• Representação visual do calendário das várias tarefas.• A duração das tarefas é representada por barras horizontais.• As dependências entre tarefas são mostradas como setas.• São mostradas as tarefas e sub-tarefas.• As marcas que representam as várias fases são identificadas por pontos ou por diamantes.
  19. 19. Desdobrar o trabalho• Regra dos 100%• Planear Resultados e não acções• Nível de detalhe• Decomposição
  20. 20. Execução• Execução do plano planeado• Garantir a qualidade• Desenvolvimento da equipa• Distribuição da informação• Solicitação, seleção de fornecedores e gestão dos contractos• Gestão e resolução de questões• Manutenção - requisitos, custos e esforço
  21. 21. Triângulo do projeto
  22. 22. Reduzir o tempo do projeto• Usando mais recursos (por exemplo, horas extra ou mais pessoas)• Usando recursos mais eficientes• Sobrepor tarefas em simultâneo.• Remover tarefas
  23. 23. Cumprir o orçamento do projeto• Reduzir o âmbito do projeto• Usar recursos mais eficientes• Diminuir a qualidade do que é entregue• Alargar o tempo das tarefas que fiquem mais baratas usando mais tempo
  24. 24. Qualidade
  25. 25. Controlo• Controlar alterações• Verificar o âmbito• Controlar alterações de âmbito• Controlo do calendário• Controlo de custos• Controlo de qualidade• Preparação de relatórios de progresso e apresentações concisas e coerentes• Controlo e monitorização do risco• Prever tendências futuras no projecto.• Validação - Como se valida que as várias fases estão feitas
  26. 26. Princípios contabilísticos custos• O princípio de prudência - Não antecipar lucros e esperar todas as perdas possíveis• O princípio de atualidade - As receitas e os custos devem ser considerados na altura em que ocorrem e não deferidos no tempo.• O princípio da consistência - Os dados sobre o andamento do projeto num determinado período devem ser baseados no mesmo tipo de informação de base a fim de poderem ser comparáveis.
  27. 27. Gestão de risco• Estabelecer o contexto• Identificar os riscos• Avaliação dos riscos em termos de probabilidade de acontecerem e de impacto• Tratamento de riscos potenciais: pesquisar as consequências possíveis, aceitar o risco, reduzir o risco ou eliminar o risco• Plano de gestão do risco• Implementação• Revisão e avaliação do plano
  28. 28. Gestão da mudança• É normal haver uma mudança de 1 a 2% dos requisitos por mês. Este valor varia com o ramo de atividade e com o dinamismo do mercado.• Um projeto que demore um ano pode ter facilmente 25% dos seus requisitos iniciais alterados.
  29. 29. Processo de mudança• Quais as mudanças que devem ser controladas ?• Como é feito o pedido de alterações ?• Quem tem autoridade para aprovar ou rejeitar as mudanças ?• Após aprovação ou rejeição como são as decisões documentadas e distribuídas ?• Como são implementadas as mudanças e como é registada a implementação ?• O escalamento de situações relacionadas com mudanças também deve estar pensado.
  30. 30. Negociação - Pessoas• Compreensão - É necessário compreender a proposta em discussão e as opções disponíveis. É preciso perceber o que cada grupo pretende ganhar e quais os objetivos de cada grupo e de cada pessoa. Por fim, é preciso compreender o que se traz para a mesa de negociações e quais as cedências que se podem fazer.• Empatia - Percebendo as emoções das pessoas envolvidas é possível comunicar com as pessoas num nível além da lógica• Confiança - As negociações com sucesso são baseadas na confiança. O gestor de projeto deverá ter a iniciativa em estabelecer uma base de confiança entre as partes envolvidas.• Contribuição - Todas as partes devem contribuir para se chegar a uma solução dos problemas que forem surgindo. Se alguma parte for deixada de fora pode ficar desencantada ou sentir-se excluída do processo.• Consenso - Todas as partes devem assinalar a aceitação dos compromissos assumidos
  31. 31. Construção da Equipa• Confiança - Deverá ser-se aberto e honesto quanto possível. Se se pretende ter estimativas e informação o mais corretas possíveis deve-se transmitir essa informação de igual forma.• Equitativo - Não se deverão efetuar críticas em público. As questões devem ser colocadas ao grupo para serem tomadas como responsabilidade do grupo e resolvidas no grupo.• Lealdade - Proteger o grupo e não mostrar questões internas diante do cliente externo.• Delegar - Facilitar a compreensão das tarefas em mãos, definir objetivos alcançáveis, dar suporte para efetuarem as tarefas e deixar espaço suficiente para fazerem o que é preciso.
  32. 32. Fecho• Fecho administrativo do projeto• Fecho dos contratos• Analisar os resultados com base nas metas alcançadas.
  33. 33. Atividades no fecho• Testes de aceitação• Controlo de lançamentos• Perceção positiva• Manutenção e atualizações• Formação
  34. 34. Questões ?Psantos@1000megabytes.pt
  35. 35. Imagens• http://www.brighthub.com/office/project- management/articles/72848.aspx• http://rbd.doingbusiness.ro/ro/8/articole- recente/1/506/execution-excellence-a-straight- answer-to-strategy-implementation-problems• http://stream.goodwin.drexel.edu/womenincoac hing/2012/02/17/coaching-with-vision/• http://www.nf5.com/blog_entries/view/6- critical-sales-project-success-factors

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