Introducción al GTD + iCENTA

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GTD es un método de gestión de actividades que se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.

iCENTA es mi versión del GTD de David Allen, una versión en muchos puntos actualizada y basada en Ideas, Corretos, Eventos, Notas y Archivos.

¡Espero que os sirva!

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Introducción al GTD + iCENTA

  1. 1. GTD+iCENTA Ideas·Correo·Eventos·Notas·Tareas·Archivos v1.0 ©
  2. 2. ¿? Quéeselmétodo GTD¿?
  3. 3. GettingThingsDone GTDesunmétododegestióndeactividadesquesebasaenelprincipio dequeunapersonanecesitaborrardesumentetodaslastareasque tienependientesguardándolasenunlugarespecífico.Deestemodo,se liberaalamentedeltrabajoderecordartodoloquehayquehacer,yse puedeconcentrarenlaefectivarealizacióndeaquellastareas. FueideadoporDavidAllenyadiferenciadeotrosexpertosengestióndel tiempo,nosecentróenelestablecimientodeprioridadessinoqueinstaa lacreacióndelistasdetareasespecíficasparacadacontextoentre otrastécnicas.
  4. 4. 1. Recopilar 2. Procesar 3. Organizar 4. Revisar 5. Hacer RutinaGTD
  5. 5. 1.RECOPILAR Debescapturartodoaquelloquepuederepresentaralgoque haceryregistrarloenunsistemafiablequerevisarás posteriormente.Deestemodo,lascosasnoestarán rondandoportucabeza. Tienesquerecopilarel100%delascosasqueconsideres incompletas,yaseanpersonalesodeltrabajo,grandeso pequeñas,urgentesodemenorimportancia.¡Todo! RutinaGTD
  6. 6. 2.PROCESAR Estaetapaconsistequepensarquéescadaunodelos elementosrecopiladosydecidirquéhacefaltahacercon ellos: Sinohayquehacernada: -Sinolonecesitasmás,tíraloalabasura. -Sicontieneinformaciónútil,archívalo. Sihayquehaceralgo -Sirequieremenosdedosminutos,hazlo. -Sinoereslapersonaparahacerla,delégala. -Sirequieremásdedosminutos,alalistade“próximas” RutinaGTD
  7. 7. 3.ORGANIZAR Listadeproyectos.Trabajosquerequierenmásdeunaacción. Unazonaparaalmacenarelmaterialdeconsulta. Unaagenda,dondeanotarlasaccionesasociadasaunafecha. Unaomáslistasdepróximasacciones,dondeanotaráslas accionesquedebenhacersetanprontocomoseaposible. Unalistadecosasqueestásesperandoqueterminenotras personas. RutinaGTD
  8. 8. 4.REVISAR Esnecesariorevisarelestadoenqueseencuentrantus proyectosaintervalosregularesyalosnivelesadecuados. Debesrevisardiariamentetuagenda,bastanteamenudotus listasdepróximasacciones,conciertafrecuencialaslistasde proyectosenesperayconlafrecuenciaquesequieralos proyectosde algúndía/talvez. RutinaGTD
  9. 9. 5.HACER Sesigueelmodelodeloscuatrocriterios: Contexto.Tareasquenecesitenestarenunlugarode elementosconcretos,porejemploherramientas. Tiempodisponible.Tareasquenecesitenuntiempo determinado. Energíadisponible.Tareasquenecesitendeunacierta energía. Prioridad.Despuésdetodoloanteriorquedalacriticidad. RutinaGTD
  10. 10. Paco de Lucía aprendió las escalas de improvisación cuando grabó un disco con McLaughlin & Larry Coryell...
  11. 11. Paco de Lucía aprendió las escalas de improvisación cuando grabó un disco con McLaughlin & Larry Coryell... ... 18 años después de haber grabado su primer disco.
  12. 12. Cuesta coger el ritmo...
  13. 13. Cuesta coger el ritmo... ... pero el resultado merece la pena. ¡Te sientes libre!
  14. 14. Cada uno lo adapta como quiere...
  15. 15. Cada uno lo adapta como quiere... ... esta es mi adaptación.
  16. 16. Introduccióna GTD+iCENTA
  17. 17. 1.Preparatu entornodetrabajo
  18. 18. 1.GESTORDETAREAS Elobjetivoesvaciarnuestrocerebrodelastareasque tenemosquehaceryparaellonecesitamosungestorde tareas,unlugardondenosotroscontrolamoslaentradade información. EstegestordetareastienequeestardivididoporContextos (Trabajo,Casa,Grupodemúsica).Cuandoestemosenun contextonopodemospreocuparnosporotro.Dentrodecada contextohaycuatrolistas: -Accionespróximasorganizadasporcontexto -Accionesenseguimiento(alguienlasestáejecutando) -Accionesde“Algúndía/Quizás” -Accionesde“ReadItLater”
  19. 19. 2.PROYECTOS Todatareainconclusaquerequieremásdeunaacciónpara serrealizadaseconsideraunproyecto.Estemétodoes efectivoparagestionartareas“sencillas”.Laplanificaciónde proyectorequiereotrotipodemetodologíasyherramientas másespecíficasyqueaportenmásinformación (dependencia,cálculodedesviación,revisióndehitos...) Cuandoelproyectosepuededividirentareassencillas habríaquegenerartantastareascomorequieraelproyecto.
  20. 20. 3.PRIORIDADES Enestametodologíanoexistenlasprioridadespordefinición.La realizacióndetareasestásujetaalmodelodeloscuatrocriterios: 1.Contexto.Escogertareasquerequieranestarenestelugar onecesitar,porejemplo,herramientas. 2.Estrellita.Escogertareasmarcadascomodestacadas. 3.Tiempodisponible.Escogertareasquetengastiempopara hacer. 4.Energíadisponible.Escogertareasquetengasenergíapara hacer.
  21. 21. 2.Creaturutina detrabajo
  22. 22. Inbox Listas Hacer Revisar
  23. 23. Ideas Correo Eventos Tareas Notas Archivos Inbox Listas Hacer Revisar
  24. 24. 1. Recopilar 2. Procesar 3. Organizar 4. Revisar 5. Hacer RutinaGTD
  25. 25. 1. Recopilar + Organizar 2. Procesar + Hacer 3. Revisar RutinaGTD+iCENTA
  26. 26. 1. Sincronizar 2. Real-Time Work 3. rePlan RutinaGTD+iCENTA
  27. 27. 1.RECOPILAR+ORGANIZAR(SYNC) Yanoeseficientedescargarloqueunotieneenlamenteen diferentessoportessinoqueloquehayquehaceres descargarloenunsolo:elgestordetareas.Además,hayque hacerlodemanerainteligente,aportandolamayor informaciónposible: -Contexto -Lista(próximas,seguimientooalgúndía) -Fecha -Criticidad
  28. 28. IDEAS Encualquiermomentosenospuedeencenderlabombillay tenerunaidea.Enesemomento,loquehayquehaceres generarunatareaconunanotaasociadaenelgestorde notas.
  29. 29. IDEAS Encualquiermomentosenospuedeencenderlabombillay tenerunaidea.Enesemomento,loquehayquehaceres generarunatareaconunanotaasociadaenelgestorde notas. ¿Quéocurrecuandoseteocurreunaidea mientrasestástomandouncaféynotienes amanotugestordenotas? Normalmentellevarásunsmartphoneencima, ¿no?Escogesiempreungestordenotasquesea multidispositivo. Siporcualquiermotivonopuedesgenerarla, envíalaaalgúnsitioquesepasquevasaverloen algunadelasrevisiones(emailonota)
  30. 30. CORREO Cadacorreoelectrónico(acción)tienequedesembocarnos siempreenunarespuesta(reacción).Esarespuestapuedeser: -Llevaracabounatarea(siesmenosde2minutos) -Generarunatarea -Generarunevento -Generarunarchivoonota -PasarloalalistaReadItLater” Cualquierdeestasaccionestendrácomoconsecuenciaarchivar esecorreo.Esimportantequelabandejadeentradaestélomás vacíaposible.Elobjetivo:quelabandejaestévacíaalfinaldeldía. Hayquefijarmomentosparaverelcorreo.Sepuedeusarla técnicaPomodoro(tramosdetrabajode25minutos).
  31. 31. “Yourcareerwillbemadeonyourabilityto getthingsdone,notyourabilitytoanswer emailsimmediately.  (Fuente) Aportasiemprevalor enlasrespuestas. Priorizalasrespuestas Dejalosvídeosylosartículospara después(ReadItLater) Juegaconel“24-hour-turnaround” Notodosloscorreostienenqueser contestados.
  32. 32. “Yourcareerwillbemadeonyourabilityto getthingsdone,notyourabilitytoanswer emailsimmediately.  (Fuente) Aportasiemprevalor enlasrespuestas. Priorizalasrespuestas Dejalosvídeosylosartículospara después(ReadItLater) Juegaconel“24-hour-turnaround” Notodosloscorreostienenqueser contestados.Cosasquehayqueevitarenlosemails: -Tomardecisionesimportantes. -Notificaraalguiendealgourgenteyesperarque lohagaenelmomento. -Intentarcuadrarconvocatoriasmultitudinarias. -Enviaremailsqueescribirlosllevemastiempo quedecírseloasu(s)destinatario(s). -Sepultarlainformaciónimportantecontexto descriptivo(usalos@,negritasysubrayados) -Nonombraraldestinatarioousarel“To”yel“CC”
  33. 33. EVENTOS Loseventossonhitoseneltiempoalosquetienesque atender.Puedenserreunionesinternas,externas,citascon amigosoeventosdenetworking.Encualquiercasodebende estaragendadasysiempredebengenerarunoutput. Porejemplosiesuneventodenetworkingdebesagregaralos contactosaLinkedIn;osiesunacita...Loquesurja:) Siesunareuniónsedeberá: -Pasarlasnotasaungestordenotas -Almacenarlosarchivosenelgestordearchivos -Generarlastareascorrespondientesenelgestordetareas
  34. 34. EVENTOS Loseventossonhitoseneltiempoalosquetienesque atender.Puedenserreunionesinternas,externas,citascon amigosoeventosdenetworking.Encualquiercasodebende estaragendadasysiempredebengenerarunoutput. Porejemplosiesuneventodenetworkingdebesagregaralos contactosaLinkedIn;osiesunacita...Loquesurja:) Siesunareuniónsedeberá: -Pasarlasnotasaungestordenotas -Almacenarlosarchivosenelgestordearchivos -Generarlastareascorrespondientesenelgestordetareas ¿Ospasaquetomáisnotasenunareunión, enunapizarraounalibreta,ynolasenviáis porquenoosdatiempodepasarlas? Laclaveestomarlodirectamenteenunentorno digitalylomáscercanoposiblealaversiónfinal. Asícuandotermines,simplementetendrásque copiarypegar. Enelcasodehabernotasenpizarras,sacauna buenafoto(¡cuidadoconlosreflejos!)yenvíala.
  35. 35. 2.PROCESAR+HACER(Real-TimeWork) Lastareassontodasaquellascosasquedebemosllevara cabo.ElprocesodeellasesmuysimilaraldelaGTD. -Sólohacercasoaunsólocontexto -Empezarsiempreporlasdestacadas(críticas) -Filtrarporlasfechasdeentrega -Valorartiempoyenergía ParahacerunatareafíatedeEisenhower;)
  36. 36. rePlan
  37. 37. TAREAS Amedidaqueprocesastareaspuedesencontrarteconlo siguiente: -Sisefinaliza:searchiva,senotificasihicierafaltayse pasaalalistadeseguimientosifueranecesario. -Nosefinaliza: -SerePlanifica(repriorizayrecalendariza) -Sesegmenta Nuncasedebedejarunatareaabiertaamedias.Tampocose debeprocesarmásdeunelementoalavez.
  38. 38. TAREAS Amedidaqueprocesastareaspuedesencontrarteconlo siguiente: -Sisefinaliza:searchiva,senotificasihicierafaltayse pasaalalistadeseguimientosifueranecesario. -Nosefinaliza: -SerePlanifica(repriorizayrecalendariza) -Sesegmenta Nuncasedebedejarunatareaabiertaamedias.Tampocose debeprocesarmásdeunelementoalavez. ¿Oshabéisencontradoconquetenéis10 correosenborradorporqueotros compañerosnoparandeinterrumpirte? Lasinterrupcionesysobretodolanecesidado sentimientodeurgenciaeselenemigo.Hayque aprenderarespetarlostiemposdeotras personasaligualquetodosdeberíanrespetarlos tuyos(“métododelsemáforo”) Sialguienteinterrumpeyesrealmenteurgente (juiciocomplicado)antesdedejarlatareaala mitad,ciérralayreplanificaparacuandoretomes.
  39. 39. NOTAS Lasnotassoninformaciónentextonecesariaparaunatarea. Lasnotassesuelentomarenel“dispositivo”quesetiene máscerca:libreta,Evernote,notasdeliPhone,TextEdit... Todasdeberíanestarcentralizadasenunmismopunto.¡Elige tugestordenotasytraspásalas! Lomejorquepuedeshaceresacostumbrartealmacenarlo todoenunmismositiosysincronizarlosdiferentes dispositivos.Generaunaformadeetiquetarlas. Enelcasodequeotraspersonasvayananecesitarlas,usa unaherramientacolaborativa.
  40. 40. NOTAS Lasnotassoninformaciónentextonecesariaparaunatarea. Lasnotassesuelentomarenel“dispositivo”quesetiene máscerca:libreta,Evernote,notasdeliPhone,TextEdit... Todasdeberíanestarcentralizadasenunmismopunto.¡Elige tugestordenotasytraspásalas! Lomejorquepuedeshaceresacostumbrartealmacenarlo todoenunmismositiosysincronizarlosdiferentes dispositivos.Generaunaformadeetiquetarlas. Enelcasodequeotraspersonasvayananecesitarlas,usa unaherramientacolaborativa. ¿Oshapasadoquebuscáisenvuestro correoloquehadichounclienteoun compañerosobreunproyectoconcreto? Estainformacióndeberíaestarenelgestorde notas,etiquetadayaccesibleencualquier momento.Elcorreonopuedeserungestorde notas.
  41. 41. ARCHIVOS Losarchivosesinformaciónenformatodescargabley almacenable. Laclavedelosarchivosestáentresparámetros: -Almacenamiento:entornoscolaborativos,servidor... -Nomenclatura:autodescriptiva,controldeversiones... -Envío:¡cuidadoconeltamaño!
  42. 42. ARCHIVOS Losarchivosesinformaciónenformatodescargabley almacenable. Laclavedelosarchivosestáentresparámetros: -Almacenamiento:entornoscolaborativos,servidor... -Nomenclatura:autodescriptiva,controldeversiones... -Envío:¡cuidadoconeltamaño! ¿Oshapasadoquebuscáisenvuestro correounarchivoadjuntoounWetransfer quehacaducadodeunproyectoconcreto? Estainformacióndeberíaestarenelgestorde archivos,etiquetadayaccesibleencualquier momento.Elcorreonopuedeserungestorde archivos.
  43. 43. 3.REVISAR(rePlan) Larevisiónconsisteenrepasarlaslistasdetareas,loseventos ylasnotas.Existenalmenostresniveles: -Diario:finaldeldíaparaprepararelsiguiente(próximas). Tambiénserevisalaagenda. -Semanal:finaldelasemana.Verlosseguimiento,lasnotas ylos“ReadItLater”.Tambiénserevisalaagenda. -Cuandoseestime:revisarlaslistasdealgúndía Esimportantelagestióndealarmas,tantoparalastareas comoparaloseventos.Aniveldetareaesunnivelmásde “destaque”yaniveldeeventosayudaacontrolartiempo invertidoencadauno.
  44. 44. 3.REVISAR(rePlan) Larevisiónconsisteenrepasarlaslistasdetareas,loseventos ylasnotas.Existenalmenostresniveles: -Diario:finaldeldíaparaprepararelsiguiente(próximas). Tambiénserevisalaagenda. -Semanal:finaldelasemana.Verlosseguimiento,lasnotas ylos“ReadItLater”.Tambiénserevisalaagenda. -Cuandoseestime:revisarlaslistasdealgúndía Esimportantelagestióndealarmas,tantoparalastareas comoparaloseventos.Aniveldetareaesunnivelmásde “destaque”yaniveldeeventosayudaacontrolartiempo invertidoencadauno. ¿Ospasaquenotenéistiempodeleeresa carpetaoetiquetade“ReadItLater”donde guardasenlacesinteresantes? Seguroqueparteesporfaltadetiempoperootra parteesporelrePlanoseguimiento.Hayque reservarmomentoseneldíaparapoderdarle salidaaestaslecturasyvisionados.
  45. 45. REPASO 1.RECOPILAR+ORGANIZAR(SYNC) -Ideas+Correo+Eventos -Acción-Reacción 2.PROCESAR+HACER(REAL-TIME) -Tareas+Notas+Archivos -Eisenhower 3.REVISAR -Diario+Semanal+Cuandosea -Gestióndealarmas
  46. 46. 3.Usaherramientas queteayuden
  47. 47. GMAIL Correoelectrónico GoogleCalendar Eventos Evernote//iNotas Ideas/Notas Wunderlist Tareas GoogleDrive//Servidor//Wetransfer Archivos
  48. 48. Software&GTDJoseMiguelMartínez 1.SistemaOperativo(MacOS) Shortcuts&Navegación 2 -GestióndeArchivos 3 -Navegadores Shortcuts,Sesiones, Marcadores... 4 -GoogleDrive Personal&Co-working 5 -CorreoElectrónico Etiquetas,InboxyLabs VerPresentación
  49. 49. david.alayon@socialnoise.com @pisitoenmadrid ¡Gracias!

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