Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Chuong 02 access

721 views

Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Chuong 02 access

  1. 1. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 Ch ng II: T NG QUAN V MICROSOFT ACCESS 2.1. Gi i thi u: Microsoft Access là m t trong nh ng ph n m m ng d ng c a b Microsoft Office. Nó là m t h qu n tr C S D Li u (CSDL-Database Management System) dùng t o, x lý các CSDL. Ph n m m này ã c gi i thi u Vi t Nam t vài n m g n ây và c s d ng r ng rãi so v i các ph n m m khác. T n m 1994 tr v tr c, Vi t Nam nói n qu n lý CSDL là ng i ta th ng ngh ngay n FoxPro, FoxBase …Dùng FoxPro trong qu n lý h u nh ta có th yên tâm vì FoxPro có th làm c m i vi c nh ng òi h i nhi u k n ng l p trình. Tuy nhiên n u i sâu tìm hi u Access có th th y r ng ph n m m này th hi n nhi u c tính u vi t h n FoxPro, n i b t h n c là tính n gi n và hi u qu mà không c n i sâu vào k thu t l p trình. Th t v y, Access có th áp ng u h t các nhu c u v qu n tr CSDL nh ng v n gi tính thân thi n và d s ng c cho ng i l p trình l n cho ng i s d ng. Các khái ni m trong lý thuy t CSDL c th hi n khá y trong Access. Nó là 1 h th ng có tính h ng i t ng và có th dùng trên h th ng m ng chia v i nhi u ng i s d ng CSDL. ng th i Access d dàng qu n lý, th hi n và chia s thông tin trong các công vi c qu n lý d li u hàng ngày. Trên ây là nh ng u m c a Microsoft Access so v i các ph n m m khác. Ch c ch n r ng trong th i gian s p t i ng i s d ng ph n m m Vi t Nam s khám phá ra nh ng u m này và s d ng Access m t cách r ng rãi ph bi n h n. H tr Ti ng Vi t hoàn toàn gi ng nh Word, Excel… Microsoft Access 2000 là m t h qu n tr CSDL giúp ta qu n lý và khai thác s li u c l u tr m t cách có t ch c trong máy tính. CSDL t p h p nh ng s li u liên quan n m t v n nào ó, ch ng h n nh v n qu n lý nhân s , qu n lý l ng, qu n lý nh p/xu t, qu n lý h c sinh. Theo ý ni m c a Access, trong CSDL ngoài các Table ch a d li u, còn có nh ng công c giúp ta qu n lý và khai thác d li u m t cách có hi u qu , ó là Query (công c truy v n d li u), Form (bi u m u nh p li u), Report (báo bi u k t xu t), Macro (t p l nh) và nh ng Module ( n th l p trình). M t cách t ng quát, m t CSDL Microsoft Access g m 6 thành ph n sau c l u trong m t t p tin duy nh t có ph n m r ng là .MDB i thành ph n có m t ch c n ng riêng: - Table (b ng): Là thành ph n c b n nh t trong Microsoft Access. Table dùng ch a các d li u g c, d li u c s và d li u bi n ng ti p theo trong quá trình qu n lý. Table ví nh ng v n c a m t c s s n xu t, không có v n ta ch ng kinh doanh gì c. Trong m t Table c t ch c ch a trên nhi u dòng (Record), m i dòng có nhi u c t (Field). - Query (V n tin): Là m t công c truy v n thông tin và th c hi n các thao tác ch n l a, tìm ki m s li u trên các ng. Thông th ng ng i ta s d ng Query Trung t©m Tin häc Trang 9
  2. 2. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 thu th p thông tin t nhi u Table ch n ra các thông tin c n quan tâm (Select Query). Ngoài ra Query trong Microsoft Access còn cho phép ta c p nh t l i s li u (Update Query ), t o ra table m i (Make Table Query), n i s li u vào Table (Append Query), xóa s li u trong Table (Delete Query) và t ng h p s li u (CrossTab Query). - Form (bi u m u): Form là công c t ng tác v i ng i s d ng, nó giúp cho ng i s d ng d dàng nh p li u vào table gi ng nh ang n vào ch tr ng c a các m u n trong th c t . Trong m t form ta có th t o m t SubForm cho phép cùng m t lúc ta nh p li u vào nhi u table khác nhau. - Report (báo bi u): Report là m t công c in k t qu sau cùng c a quá trình khai thác và tính toán s li u. S li u cung c p cho Report là Table ho c k t qu sau khi v n tin b ng Query. Report có nhi u hình th c trình bày phong phú, p t không nh ng gom s li u mà còn có th ghép thêm vào ó nhi u hình nh, th . Trong Microsoft Access ã có s n m t s AutoReport nh ng th ng không phù p v i chúng ta. Do ó th ng ph i thi t k l i AutoReport ó. - Macro (t p l nh): là m t t p h p các l nh nh m t ng hóa nh ng thao tác th ng s d ng nh t thay vì ph i l p i l p l i m t cách nhàm chán. Khi ch y m t Macro, Microsoft Access th c hi n m t lo t các thao tác ã n nh tr c. Trong Macro c a Microsoft Access, ta c ng có th ch n l a tình hu ng tùy theo m t u ki n th c t t i th i m ang xét làm vi c này hay vi c khác, giúp ta có th qu n lý d li u linh ho t h n. - Module ( n th l p trình): ây là nh ng n ch ng trình g m nh ng hàm riêng c a ng i dùng c l p trình b ng ngôn ng Access Basic dành cho các th o ch ng viên. N u trong công tác qu n lý, công c Query và Macro ph i p v i nh ng hàm có s n c a Microsoft Access mà không áp ng c thì ta m i d ng Module. * Các c m c a Microsoft Access: - H tr c ch t ng ki m tra khóa chính, ph thu c t n t i, mi n giá tr ,... a d li u trong các table m t cách ch t ch . - V i công c thông minh (Wizard) cho phép ng i s d ng có th thi t k các i t ng trong Microsoft Access m t cách nhanh chóng. - V i công c truy v n b ng thí d QBE (Query By Example) s h tr cho ng i dùng có th th c hi n các truy v n mà không c n quan tâm các cú pháp trong câu l nh c a ngôn ng v n tin (SQL - Structured Query Language) c vi t nh th nào. - V i ki u tr ng i t ng k t nhúng OLE (Object Linking and Embeding) cho phép ng i s ng có th a vào bên trong t p tin CSDL Access các ng d ng khác trên Windows nh : t p tin v n n Word, table tính Excel, hình nh BMP, âm thanh WAV,.. - D li u c l u tr n gói trong m t t p tin: T t c các i t ng c a m t ng d ng ch cl u trong m t t p tin CSDL duy nh t ó là t p tin CSDL Access (MDB). - ng d ng có th s d ng t t trên môi tr ng m ng máy tính nhi u ng i s ng, CSDL c b o m t t t. - Có kh n ng trao i d li u qua l i v i các ng d ng khác, có th chuy n i qua l i v i các ng d ng nh Word, Excel, FOX,... 2.2. Thi t k CSDL trong Microsoft Access: t CSDL t t là m t n n t ng quan tr ng t o nên d li u mà t ó b n có th d ng và khai thác chúng m t cách hi u qu , chính xác và áng tin c y Nh ng b c trong vi c thi t k CSDL: Trung t©m Tin häc Trang 10
  3. 3. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 2.2.1. Xác nh m c ích CSDL c a b n c u tiên c a vi c thi t k CSDL trong Microsoft Access là xác nh m c ích c a CSDL và nó s c s d ng nh th nào. B n c n bi t nh ng thông tin nào mà b n c n trong CSDL. T ó b n có th quy t nh i t ng nào c n l u tr và nh ng s ki n nào c n l u tr v m i i t ng. Hãy báo cho m i ng i bi t ai s s d ng c CSDL này. Hãy ng não và nh ng câu h i ó v CSDL tìm ra câu tr l i phù h p nh t. Hãy phác th o nh ng u báo cáo mà b n mu n. Hãy thu th p nh ng hình th c mà hi n t i b n ang s ng l u tr d li u c a b n. Ki m tra m t cách c n th n CSDL c ng t ng t nh lúc b n ang thi t k chúng. 2.2.2. Xác nh nh ng table mà b n c n Xác nh các d li u c n a vào: Phân tích thông tin thành các i t ng riêng r . M i i t ng hình thành m t table. Ví d : M t công ty v t t mu n tin h c hóa khâu qu n lý ng i ta c n các table DMVT (danh m c v t t ), SDVT (S d v t t ), PSVT (Phát sinh v t t ), CTVT ( Chi ti t phát sinh v t t ). Vi c xác nh nh ng table là b c ph c t p trong ti n trình thi t k CSDL. ó là k t qu mà b n mu n v CSDL- báo bi u (Report) b n mu n in, nh ng bi u m u (Form) mà b n mu n s d ng, nh ng câu h i b n mu n tr l i r t c n thi t cung p nh ng manh m i v c u trúc c a table. n không c n ph i thi t k nh ng Table s d ng Microsoft Access. Th t ra, ph ng pháp t t h n là b n nên v m t b n phác th o và làm l i nh ng b n thi t k a b n trên trang gi y ngay l n u tiên. Khi b n thi t k nh ng table, hãy chia nh ng thông tin b ng cách theo nh ng nguyên t c sau ây: - M t b ng không th có nh ng thông tin trùng nhau, nh ng thông tin không nên trùng nhau gi a nh ng table. Nh v y, vi c qu n lý d li u c t p trung, ch c n m i thông tin c l u tr ch trong m t table, b n c p nh t nó m t n i. Vi c làm này hi u qu h n và c ng lo i b c kh n ng c a nh ng ph n t trùng nhau ch a nh ng thông tin khác nhau. Ví d : B n có th l u a ch và s n tho i c a khách hàng m t l n ch trong m t table. - M i table ch nên ch a thông tin v m t i t ng (hay m t ch th ): Khi m i table ch a nh ng s ki n v m t ch th , b n có th qu n lý thông tin v m i ch th m t cách c l p v i nh ng ch th khác. Ví d : B n có th l u a ch c a khách hàng m t table và n t hàng a khách hàng m t table khác, làm nh v y b n có th xóa m t n t hàng mà n có th qu n lý c nh ng thông tin v khách hàng. 2.2.3. Xác nh nh ng thông tin c n thi t Xác nh xem các thông tin nào c n a vào table: M i m t lo i thông tin trên table c i là t tr ng (Field) và c th hi n thành m t c t trên table. Ví d : 1. qu n lý v t t , DMVT c n có các tr ng: Mã v t t (MAVT), tên v t t (TENVT), n v tính (DVTVT), quy cách tính v t t (QUYCACHVT). 2. Table qu n lý thông tin SINHVIEN n gi n có th bao g m nh ng tr ng HOTEN, NAMSINH, PHAI, DIACHI. Khi b n ch n nh ng tr ng cho table, b n hãy theo nh ng b ch ng d n sau: Trung t©m Tin häc Trang 11
  4. 4. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 - Liên k t tr c ti p m i tr ng v i ch c a Table. - Trong Table không th có m t tr ng có th c suy ra t nh ng tr ng còn l i c a Table ó. Ví d : Tr ng THANHTIEN c suy ra t tr ng DONGIA và SOLUONG thì không nên có m t trong m t Table - Bao g m t t c nh ng thông tin b n c n. - Tách thông tin trong các ph n a tr m t logic th p nh t. Ví d : Nên chia trong ph n HOTEN thành HO và TEN. 2.2.4. Xác nh khóa chính a ng cho Microsoft Access n i k t nh ng thông tin c l u tr trong nh ng Table c l p (ví d : n i k t SINHVIEN v i NGANH) m i Table trong CSDL c a n ph i bao g m t t c nh ng tr ng ho c t p h p nh ng tr ng có tên duy nh t và có giá tr c l p trong Table. M t tr ng ho c t p h p nh ng tr ng nh th g i là khóa chính. Khóa chính trên m i table xác nh tính duy nh t c a i t ng. DMVT c n có các tr ng: Mã v t t (MAVT), tên v t t (TENVT), n v tính (DVTVT), quy cách tính v t t (QUYCACHVT) có khóa chính là MAVT. 2.2.5. Xác nh nh ng m i quan h gi a nh ng Table Gi s r ng b n ã chia nh ng thông tin c a b n và nh ng tr ng làm khóa chính, lúc này b n c n ph i có m t cách th c nào ó Microsoft Access có th mang nh ng thông tin liên h này vào m t ph ng th c có ý ngh a. làm u này, n ph i nh ngh a m i quan h gi a nh ng Table v i nhau. n có th d a trên nh ng CSDL ã c thi t k t t tìm ra nh ng cách th c liên k t và t ó b n có th t o cho mình m t cách làm h u ích. th y c i liên h trong CSDL Northwind. B n có th tìm t p tin này C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeSamplesNorthwind.Mdb. Vi c xác nh m i quan h gi a các table là t ng i khó kh n trong quá trình thi t k CSDL. Ví d : Mu n bi t m t lo i v t t có s t n kho và tr giá là bao nhiêu, ta c n có i liên k t gi a hai table: DMVT(MAVT, TENVT, DVTVT, QUYCACHVT và SDVT(MAVT, TONKHOVT, TRIGIAVT). Vi c t o liên k t này cho vi c sai sót trong quá trình nh p li u. N u mu n có thông tin sau: Tên v t t n kho Tr giá Natrosol Lô HBC 173.8 16,684,800 TIFAN 2167 36,839,000 Ta c n có hai table: Table 1: (DMVT) MVT TENVT DVTVT QUYCACHVT 001 Natrosol Lô HBC Kg 002 Natrosol HHR Kg 003 TIFAN Kg Table 2: (SDVT) MAVT TONKHO TRIGIA 001 173.8 16,684,800 002 2167 36,839,000 2.2.6. Trau chu t l i table thi t k c a b n Trung t©m Tin häc Trang 12
  5. 5. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 Sau khi b n thi t k xong nh ng Table, nh ng tr ng và nh ng m i liên h mà b n c n, ó là lúc t t nh t b n nghiên c u và ki m tra l i t t c nh ng qui lu t. Bây gi b n có th d dàng thay i b n thi t k c s d li u c a b n. B n không nên sau khi nh p xong d li u cho nh ng tr ng r i m i quay l i u ch nh n thi t k . d ng Microsoft Access t o nh ng Table, hãy ch rõ nh ng m i liên k t gi a nh ng Table và nh p d li u m i vào trong m i Table. B n có th s có nh ng câu tr l i khi b n nhìn th y c nh ng gì khi b n s d ng CSDL c a b n. B n nên nh m t u là: không nên thi t k b t k m t thành ph n nào trong Microsoft Access (ch ng h n nh Form, Report,..) quá thô k ch vì khi ó b n s khó có th ngh ra c nh ng cách t t cho vi c thi t k c a b n. Xin nh c l i: B n nên trau chu t th t p b n thi t c a b n. Cu i cùng b n tìm nh ng d li u trùng l p không c n thi t và lo i b nó 2.2.7. Nh p d li u và t o nh ng it ng CSDL khác: Khi b n ã hài lòng v i b n thi t k c a b n thì ó là lúc b n ph i nh p d li u cho CSDL c a b n, b n có th t o query, form, report,.. hay b t c nh ng thành ph n nào trong Microsoft Access mà b n mu n. Ví d thi t k CSDL: hi u rõ quá trình thi t k CSDL và v n d ng Microsoft Access trong công tác qu n lý d li u, ta l y ví d “Qu n Lý H c Phí “. Mô t bài toán: t tr ng i h c có nhu c u tin h c hóa khâu qu n lý vi c ng ký môn c và h c phí c a t ng sinh viên. M i n m tr ng thu nh n t 2000 n 3000 sinh viên m i, t t c các sinh viên này c xem là thu c cùng m t khóa h c. M t sinh viên mu n hoàn thành th t c nh p h c ph i n p m t s y u lý l ch. Trong s y u lý ch ph i cho bi t h và tên, ngày sinh, gi i tính, quên quán g m tên huy n và tên nh, i t ng (con li t s , con th ng binh, gia ình có công v i n c,...). thu n ti n trong vi c qu n lý ng i ta gán cho m i sinh viên m t mã s duy nh t, mã s không thay i trong quá trình h c t p. C n c vào ngành h c mà sinh viên thi u vào mà sinh viên s thu c s qu n lý c a m t khoa nào ó: ngh a là m i sinh viên thu c m t ngành và m t khoa g m nhi u ngành khác nhau; d nhiên không th t n i ngành thu c s qu n lý c a 2 khoa khác nhau. Vào u h c k , m i sinh viên n phòng ào t o ng ký các môn h c. M i môn h c ngoài vi c nh danh b ng tên còn kèm theo s ch ng ch h c trình và c gán cho m t mã s môn h c. Có m t s môn, mu n ng ký h c sinh viên ph i c tr c m t s môn khác làm c s cho vi c h c môn ó (g i là môn tiên quy t tr c các môn h c ó). M i ngành h c bao g m m t h th ng nhi u môn mà sinh viên thu c ngành ó ph i theo h c; có th có nhi u môn thu c nhi u ngành khác nhau. M i h c k , c n c vào vi c ng ký các môn h c và các i t ng (m i m t i t ng có m t t l t ng ng v vi c gi m h c phí) c a t ng sinh viên mà ng i ta xác nh c s ti n h c phí mà m i sinh viên ph i óng. Sau khi ng ký xong các môn h c, sinh viên ph i n phòng tài v c a tr ng óng h c phí. M i l n khi sinh viên n n p h c phí, m t phi u thu c p. Trên ó ghi nh n mã s sinh viên, ngày l p, s ti n mà sinh viên óng và c Trung t©m Tin häc Trang 13
  6. 6. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 ánh s th t ti n cho vi c theo dõi. M t phi u thu c in thành 2 liên, m t liên i cho sinh viên nh là m t biên lai, liên còn l i l u. Nhân viên c a phòng Tài v p phi u ph i nh n ti n h c phí c a sinh viên cu i bu i n p cho th qu . Nhà tr ng kh ng ch th i m cu i cùng mà sinh viên ph i hoàn thành th t c trên, n u quá h n phòng Tài v s khóa s không thu n a, và nh v y nh ng sinh viên không óng, không k p óng ho c óng không h c phí s không c tham d thi cu i c k ó. Tr c lúc thi phòng Tài v s in nh ng danh sách sinh viên ang n h c phí b ph n qu n lý c a phòng ào t o lo i ra kh i danh sách d thi. V i nh ng v n nêu trên, u thi t y u nh t là làm th nào ta t o cm t th ng CSDL qu n lý t t c các thông tin trên. thi t k CSDL này ta có th t o các table có c u trúc nh sau: 1. Table: DANGKY(STT_PH, MAMON) Name Di n gi i STT_PH th t phi u ng ký MAMON Mã s môn h c 2. Table: DOITUONG(MADT, TENDT,TLG_HP) Name Di n gi i MADT Mã i t ng TENDT Tên i t ng TLG_HP l gi m h c phí 3. Table: HOCKY_NK(HK_NK, NG_HH_DK, NG_HH_GHP, NG_HH_DHP) Name Di n gi i HK_NK c k , niên khóa NG_HH_DK Ngày h t h n ng ký NG_HH_GHP Ngày h t h n gi m h c phí NG_HH_DHP Ngày h t h n óng h c phí 4. Table: HUYEN(MAH, TENHUYEN, TENTINH) Name Di n gi i MAH Mã huy n TENHUYEN Tên huy n TENTINH Tên t nh 5. Table: KHOA(MAKH, TENKHOA) Name Di n gi i MAKH Mã khoa TENKHOA Tên khoa 6. Table: MONHOC (MAMON, TENMON, SO_TC) Name Di n gi i MAMON Mã môn h c TENMON Tên môn h c SO_TC tín ch 7. Table: NGANH(MANG, TENNG, TG_DT, MAKH, MACT) Name Di n gi i MANG Mã ngành TENNG Tên ngành TG_DT Th i gian ào t o MAKH Mã khoa Trung t©m Tin häc Trang 14
  7. 7. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 MACT Mã ch ng trình ào t o 8. Table: PHIEUDANGKY(STT_PH, NGAYLAP, MSSV, HK_NK) Name Di n gi i STT_PH th t phi u ng ký NGAYLAP Ngày l p phi u MSSV Mã s sinh viên HK_NK c k niên khóa 9. Table: PHIEUTHU(STT_PT, NGAYLA, SOTIEN, MSSV, HK_NK) Name Di n gi i STT_PT th t phi u thu NGAYLAP Ngày l p phi u thu SOTIEN ti n óng MSSV Mã s sinh viên HK_NK c k , niên khóa 10. Table: SINHVIEN(MSSV, HOTEN, PHAI, NGAYSINH, MADT, MAH, MANG) Name Di n gi i MSSV Mã s sinh viên HOTEN tên sinh viên PHAI Gi i tính NGAYSINH Ngày sinh MADT Mã i t ng MAH Mã huy n MANG Mã ngành 2.3. Chu n b môi tr ng làm vi c: Nh b n ã bi t, trong Microsoft Excel thu n ti n trong vi c nh p ngày tháng, d u phân cách trong các hàm, cách th hi n c a nh ng s thì b n ã nh ng môi tr ng trong Windows, trong Microsoft Access c ng nh th . V y, chu n b môi tr ng làm vi c, trình t nh sau: c 1: StartSettingsControl Panel. c 2: Click vào Regional Settings và nh n Enter. c 3: Trong h p tho i Regional Settings, b n th c hi n các thi t l p sau: Trung t©m Tin häc Trang 15
  8. 8. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 1. Nh p trang Date và thi t p l i d ng ngày tháng n m phù p trong m c Short date format. Ví d : + Dd/mm/yy ho c dd/mm/yyyy + Mm/dd/yy ho c mm/dd/yyyy + d/mm/yy ho c d/mm/yyyy + m/dd/yy ho c m/dd/yyyy 2. Nh p trang Number và thi t p các m c sau: Decimal symbol: D u ng n cách ph n th p phân. No. of digits after symbol: s l (ví d : 9.46) Digit grouping symbol: d u ng n cách gi a các nhóm s trong m t s . Ví d : 123,456,235.25 No. of digits in group: s ng s trong m t nhóm. List seprator: D u ng n cách gi a các ph n t trong t danh sách, trong công th c hàm. Ví d : Left("AN GIANG",2) = AN Chú ý: tùy theo nhu c u s d ng, b n có th nh l i theo ý c a b n. N u n Decimal symbol là d u ph y thì b n ph i qui nh l i trong ph n Digit grouping symbol là d u ch m (.) và List separator là d y ch m ph y (;). Khi ó trong công th c c ng nh trong cách ánh s b n ph i làm theo qui nh trên. 2.4. Kh i ng và thoát kh i Microsoft Access Sau khi cài t b Office2000, ng d ng Microsoft Access th ng c ch a trong thanh Programs (n u v trí c a Microsoft Access có khác i là do cách cài t trong máy c a b n). 2.4.1.Kh i ng Microsoft Access: 1. Access b ng m t trong các cách sau: Trung t©m Tin häc Trang 16
  9. 9. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 - StartProgramsMicrosoft Access - StartRunMsAccess, Enter. - D_click vào bi u t ng Access trên thanh Office bar - N u b n ã t o m t Shortcut cho Microsoft Access trên màn hình Desktop, b n có th D_click ho c click ch n và nh n Enter trên Shortcut ó: 2. Microsoft Access s m h p tho i sau: Trong h p tho i này, b n có các ch n l a sau: Blank Database: o m i m t t p tin CSDL r ng. B n c n ph i ch n th c l u tr và t tên cho CSDL. Database Wizard: o m i m t CSDL theo ch d n c a Access. Open an Existing Database: M m t t p tin CSDL ã có trên a. Trong 2 cách u, ý ngh a c a vi c làm này là nh m m c ích t o ra CSDL i. Trong ó, cách m t ch ng h n, cách 2 ta ph i làm theo qui trình h ng d n a Microsoft Access. Trong tr ng h p b n ã thi t k c m t CSDL hoàn ch nh thì b n nên ch n cách làm 1. 2.4.2.Thoát kh i Microsoft Access: thoát kh i Access ch n FileExit Ho c ch n trên c a s c a Access Ho c t h p phím Alt+F4 2.4.3.T o m i m t CSDL: Cách 1: Ch n Blank Database b c 2 c a quá trình kh i ng Access. Cách 2: - Trong c a s Access click nút New trên thanh công c ; ho c nh n t h p phím Ctrl + N; ho c vào menu FileNew h p tho i New. - Ch n Database và click OK m ti p h p tho i File New Database. Trung t©m Tin häc Trang 17
  10. 10. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 - Ch n th m c l u tr (Save in) và t tên cho CSDL (File name) và click Create. 2.4.4. M m t database ã có trên a Cách 1: Kh i ng Access, sau ó ch n m t t p tin trong h p tho i Open an Existing Database (n u có), ch n OK. Ho c click More files và tìm CSDL trên a. Cách 2: - Trong c a s Access, click nút Open trên thanh công c ; ho c nh n Ctrl + O; ho c vào menu FileOpen Database m h p tho i Open. - Xác nh th m c ch a t p tin t p tin c n (Look in), ch n nó và click Open. 2.4.5. óng m t database: óng m t Database Access ch n FileClose. Ho c ch n trên h p tho i <fiename>: Database. 2.4.6. S d ng thanh công c (Toolbar) trong Microsoft Access 2.4.6.1. Khái ni m Thanh công c (Toolbar) là thanh trên ó ch ch a các bi u t ng (Icon) khi ng i s d ng nh n chu t vào m t bi u t ng thì hành ng t ng ng cg n i bi u t ng ó s c th c hi n 2.4.6.2. Hi n ho c n các thanh công c c n thi t: Trung t©m Tin häc Trang 18
  11. 11. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 ViewToolbarsCustomize… Click ánh d u vào h p ki m phía tr c các thanh công c mu n xu t hi n. Click vào h p ki m ang c ánh d u n thanh công c t ng ng. 2.5. Các v n c n n m: 1. Chu n b c môi tr ng làm vi c. 2. Các thao tác trên CSDL: T o m i CSDL, m m t CSDL trên a. 2.6. Câu h i ôn t p: Trong môi tr ng làm vi c, th c hi n d u phân cách th p phân là d u ph y (gi ng nh thông th ng b n vi t) thì b n ph i th c hi n âu và lúc ó d u phân cách ph n ngàn và d u phân cách trong công th c b n ph i ch n u gì ? Trung t©m Tin häc Trang 19

×