Portal Corporativo



                                                                                                    ...
Portal Corporativo                                                     Definindo a Governança de um Portal Corporativo



...
Portal Corporativo                                                          Definindo a Governança de um Portal Corporativ...
Portal Corporativo                                                      Definindo a Governança de um Portal Corporativo


...
Portal Corporativo                                                        Definindo a Governança de um Portal Corporativo
...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Definindo A Governanca De Um Portal Corporativo

1,148 views

Published on

Published in: Technology
  • Be the first to comment

Definindo A Governanca De Um Portal Corporativo

  1. 1. Portal Corporativo biblioteca Definindo a Governança de um Portal Corporativo O sucesso de um portal corporativo depende em grande parte de sua gestão. Mas para que ele seja consistente, contudo, é necessário que esteja claramente definido, em uma estrutura sólida de governança, os processos, atribuições e responsabilidades que implicam o gerenciamento do sistema. Esse artigo aponta os principais fatores e pontos de atenção a serem considerados na construção de uma governança realmente efetiva. Paulo R. Floriano e Grácia Anacleto O projeto de implementação do Portal Corporativo Um portal corporativo que não possui uma definição da empresa foi um sucesso. O sistema é colocado clara dos processos, atribuições e responsabilidades em uso, mas, pouco tempo depois, surgem de gerenciamento corre o risco de ter seu futuro problemas. Atividades simples, como a atualização seriamente comprometido. Decisões deixam de ser da homepage, estão sendo deixadas de lado. tomadas, a comunicação se torna ineficiente, as Os departamentos responsabilizam a área de iniciativas não são padronizadas, não há controle de Comunicação, que alega que a atividade não faz qualidade e não há visibilidade sobre as atividades. parte de suas atribuições. Os usuários também Ou seja, um portal dificilmente sobrevive por muitos encontraram alguns bugs. Contudo, ao reportá-los meses sem uma governança efetiva. E, quando a TI, demoram em obter uma resposta ou ter os consegue, seu potencial certamente estará sendo pontos observados resolvidos, porque o processo de negligenciado. correção de problemas técnicos não está claramente definido junto a área. Pouco tempo depois, aquilo Governança é o conjunto de políticas, procedimentos, que havia sido tão bem sucedido acaba caindo no regras, convenções, padrões e guias que dirigem descrédito. Tanto pelos usuários, que enxergam e controlam uma iniciativa. Ela estabelece os a falta de atualização e inserção de conteúdo responsáveis e suas atribuições quanto às diversas relevante, como pelas pessoas responsáveis por ações e decisões que envolvem a gestão. Portanto, sua manutenção, que não têm uma visão clara e trata-se de uma estratégia chave para administrar formal de suas responsabilidades. o dia-a-dia de um sistema e planejar sua evolução estruturada. Tipicamente, o estabelecimento de O cenário acima parece fantasioso, mas é uma governança efetiva traz os seguintes benefícios mais recorrente do que se imagina. Depois de para o portal e para a organização: implementado, um Portal Corporativo precisa ser mantido, acompanhado e melhorado dia após dia. A operacionalização de uma iniciativa deste tipo requer a realização de esforços conjuntos de várias • Rápida tomada de decisões: ao determinar áreas (publicação de conteúdo, infra-estrutura, os atores e, sobretudo, suas obrigações na gerenciamento do sistema, por exemplo) e contempla gestão do portal, a governança possibilita decisões com diversos níveis de amplitude (de que o processo decisório ganhe agilidade, uma simples revisão ortográfica à compra de um garantindo a qualidade da manutenção do software ou aquisição de servidores). sistema. © TerraForum Consultores
  2. 2. Portal Corporativo Definindo a Governança de um Portal Corporativo biblioteca www.terraforum.com.br • Alinhamento Os objetivos da governança de um portal não são estanques. Eles podem – e devem – evoluir organizacional: uma devem ser tratadas e priorizadas com estrutura de governança ativa possibilita a a anuência das partes interessadas no integração com as diversas iniciativas em sistema e alinhadas com a estratégia da curso da empresa e serve como guia para empresa. a implementação de outras. Além disso, garante que a gestão do portal permaneça • Formalização de envolvimento: com uma alinhada aos objetivos estratégicos da estrutura de governança bem definida, empresa tanto em curto como em médio- os envolvidos podem mensurar o esforço longo prazo. necessário nas atividades e reservar de antemão o tempo necessário para • Transparência na gestão: a governança, dedicação às atividades de gerenciamento ao deixar claro os envolvidos no processo e operacionalização do sistema, o que e suas responsabilidades, garante que a impedirá que suas responsabilidades junto gestão do portal seja realizada de modo ao portal sejam minimizadas frente às suas transparente. Ou seja, as decisões são outras atribuições. tomadas segundo regras e procedimentos conhecidos por todos os envolvidos. É importante dizer, no entanto, que os objetivos da governança, na maioria das vezes, não são os • Diminuição da complexidade de mesmos em duas iniciativas distintas. Eles variam gerenciamento: a governança é responsável de acordo com alguns fatores, notadamente a por delinear de maneira clara os papéis, visão, as características e o grau de maturidade suas atribuições e seu relacionamento do portal. É necessário considerar, por exemplo, na gestão do sistema. Dessa forma, a que portais mais focados em colaboração coordenação das atividades das várias possuem objetivos bastante diferentes de portais áreas que atuam no sistema se dá de focados em comunicação ou processos críticos. maneira muito mais fácil. Por sua natureza, eles demandam um modelo descentralizado de publicação de conteúdo, o • Minimização de riscos legais: tendo que exige um maior esforço de avaliação de processos e procedimentos bem detalhados desempenho. Portais voltados ao público externo e formalizados, a gestão do sistema se terão objetivos muito mais direcionados para resguarda de uma série de riscos e garante aumento das vendas e posicionamento da marca, a conformidade na sua operacionalização. enquanto portais internos possuem tipicamente um foco maior em aspectos como produtividade e • Priorização e planejamento de evolução: inovação, e, por isso, necessitam de governanças as propostas de melhorias para o sistema diferenciadas. © TerraForum Consultores
  3. 3. Portal Corporativo Definindo a Governança de um Portal Corporativo biblioteca www.terraforum.com.br Além das características e dos objetivos, o grau organizacional. Ela dará boas pistas sobre os tipos de maturidade de um portal corporativo também de papéis que devem ser criados e a forma como possui forte influência sobre os objetivos da os processos de gestão devem ser modelados. governança. Se um portal está no estágio inicial Por exemplo, em muitas empresas é comum o uso de implementação, é muito mais provável que os de comitês multidisciplinares para a tomada de objetivos da governança devam focar no controle decisões sobre temas mais abrangentes. Outras das atividades, na garantia da qualidade das empresas preferem optar pela centralização deste informações e na geração de acessos ao ambiente. tipo de decisão nos níveis hierárquicos mais altos. Em portais mais maduros, a governança tipicamente Muitas desses fóruns ou cargos já existentes podem, possui um foco maior no gerenciamento do volume inclusive, ser reaproveitados para a governança de informações e na integração de iniciativas. Por do portal, agregando à sua agenda as atividades outro lado, a visão do portal também influencia relativas à gestão do sistema e otimizando o tempo sobremaneira a governança. Ela deve estar dos envolvidos. preparada para suportar a evolução do sistema. Por exemplo, portais maiores possuem uma necessidade muito mais latente de controle dos processos do que portais funcionais ou de projetos COnsiDERAçõEs FinAis específicos dada a quantidade de envolvidos na publicação de conteúdo, manutenção e gestão Gerenciar uma iniciativa da amplitude de um portal (operacional e estratégica) do sistema. Esse corporativo não é tarefa fácil. Sua execução implica aspecto, portanto, deve estar sempre no horizonte a responsabilidade de lidar com muitas pessoas na elaboração da governança de um portal com tais e áreas com expectativas e interesses bastante pretensões evolutivas. distintos, muitas vezes até opostos. Também envolve gerir uma série de aplicativos de natureza Sendo assim, observa-se que os objetivos da e características bastante diferentes. Isso sem governança de um portal não são estanques. Eles mencionar a infinidade de processos e atividades podem – e devem – evoluir em consonância com os que precisam ser mantidos e controlados com o itens citados acima. Isso demanda a realização de mais alto rigor. uma freqüente e sistemática revisão. Este cenário parece ser bastante complexo, A estrutura de governança é peça central em uma principalmente para a definição da governança. boa gestão de portais corporativos. É por meio dela Porém, apesar de bastante desafiador, este trabalho que são definidos os papéis existentes no processo, é decisivo para o sucesso do portal corporativo. como eles se relacionam entre si e qual a amplitude Sendo assim, abaixo são apresentados alguns e natureza de suas decisões. Na maioria dos casos, pontos de atenção: é na elaboração da estrutura que se delineia, não só a composição interna necessária para a gestão • Foque em processos-chave. Um portal do Portal, mas também a forma como ela se insere possui geralmente uma grande variedade no âmbito das iniciativas de gestão da Tecnologia de processos, o que torna sua gestão de Informação corporativas. bastante complexa. Se não há estrutura disponível para exercer um controle efetivo Antes de definir a estrutura de governança, sobre todos eles, o foco deve ser na escolha também é muito importante analisar a estrutura de alguns processos críticos. Na maioria © TerraForum Consultores
  4. 4. Portal Corporativo Definindo a Governança de um Portal Corporativo biblioteca www.terraforum.com.br dos casos, o acompanhamento destes *** processos irá resguardar a governança de boa parte dos problemas possíveis e Grácia Anacleto é consultora associada da garantirá o bom funcionamento do Portal. TerraForum. Seu e-mail é gracia@terraforum.com.br • Escolha as pessoas certas. Identificar as pessoas certas para a gestão do Portal é vital para que ela seja bem sucedida. As Paulo Floriano é consultor associado da competências definidas para cada papel TerraForum. da estrutura devem ser levadas à risca Seu e-mail é paulo@terrafourm.com.br na escolha das pessoas. Além disso, não adianta apenas escolhê-las; é necessário engajá-las e garantir sua participação. Geralmente este trabalho exige um esforço prévio de justificativa do projeto e envolve o apoio dos níveis mais altos da organização. • Maximize o tempo das pessoas. Garantir que as pessoas escolhidas priorizem as atividades de gestão do Portal perante suas tarefas do dia-a-dia é outro grande desafio. Aproveitar cargos ou processos já existentes para operacionalizar as tarefas do portal otimiza o tempo das pessoas e dá mais credibilidade à iniciativa. • Formalize sempre que possível. Quando se está sujeito a controles de auditoria, a documentação dos processos é essencial. Mas mesmo que não exista tal nível de rigor na organização, esse tipo de formalização garante que os limites de responsabilidade na gestão do portal e no desenvolvimento de suas atividades sejam cumpridos e monitorados. © TerraForum Consultores
  5. 5. Portal Corporativo Definindo a Governança de um Portal Corporativo biblioteca www.terraforum.com.br A EMPREsA ARTiGOs RELACiOnADOs A TerraForum Consultores é uma empresa de consultoria e treinamento em Gestão do Conhecimento (GC) e Tecnologia da Informação. Os Portais Corporativos: múltiplos conceitos, perspectivas clientes da empresa são, em sua maioria, grandes e desafios de estruturação e médias organizações dos setores público, privado e terceiro setor. A empresa atua em todo o Brasil e também no exterior, tendo escritórios em São Paulo, Brasília e Ottawa no Canadá. É dirigida pelo Dr. José Cláudio Terra, pioneiro e maior referência em Gestão do Conhecimento no país. Além disso, conta com uma equipe especializada e internacional de consultores. PUBLiCAçõEs TERRAFORUM Winning at Collaboration Commerce Gestão do Conhecimento e E-learning na Prática Portais Corporativos, a Revolução na Gestão do Conhecimento Gestão do Conhecimento - O Grande Desafio Empresarial Gestão do Conhecimento em Pequenas e Médias Empresas Realizing the Promise of Corporate Portals: Leveraging Knowledge for Business Success Gestão de Empresas na Era do Conhecimento © TerraForum Consultores

×