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006 v714d-capitulo iv

  1. 1. CAPITULO IV: PROPUESTA DE SOLUCIONDISEÑO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL YADMINISTRACIÓN DE PAGOS DE AGUA POTABLE PARA LASCOMUNIDADES DEL COMPLEJO RESIDENCIAL SAN PEDRO EN LAZONA DE MEJICANOS A. GeneralidadesEl Contenido de este capitulo versa sobre la propuesta de un Diseño de sistemaautomatizado para el control y administración de pagos de agua potable para laAsociación Comunal ACOSAP. Se busca realizar una aplicación informática quecumpla los requerimientos que la mencionada asociación necesita para la realizaciónde las operaciones que realiza y que permita administrar de forma ágil y oportuna lainformación correspondiente de los casa-habientes; así como registraradecuadamente y en línea las transacciones realizadas por los clientes que pagan elservicio de agua potable. El sistema debe ser capaz para controlar aspectosimportantes en cuanto a los usuarios morosos o aquellos que tienen problemasrelacionados con la conexión o desconexión del servicio de agua, así comoproporcionar información oportuna para agilizar la gestión de recuperación. Elsistema pretende mejorar la atención a los usuarios del servicio, proporcionandoestados de cuentas de la situación en que se encuentran con ACOSAP, emitirinformación actualizada por medio de reportes que sean necesarios para un mejorcontrol interno en el desempeño de las operaciones. B. Objetivos de la PropuestaGeneral • Diseñar un sistema para el control y administración de pagos de agua potable para las comunidades del complejo residencial de san pedro 109
  2. 2. Específicos • Mejorar los procesos transaccionales de ACOSAP y llevar un registro completo de información de los casa-habientes y sus respectivas viviendas, para la gestión de recuperación y la toma de decisiones. • Disponer de información oportuna para la administración adecuada del flujo de efectivo de ACOSAP. • Llevar un registro actualizado de la información del Casa-habiente, para realizar la gestión de recuperación de forma eficiente. • Proporcionar información para que la administración pueda tomar decisiones adecuadas y oportunas en cuanto al cobro por los servicios prestados. C. Justificación de la propuestaSiendo ACOSAP una asociación comunal sin fines de lucro y teniendo laresponsabilidad por parte de sus directivos, la administración y el control de losservicios que ésta presta, así como conocer el flujo de dinero que demanda para sufuncionamiento y sostenimiento; surge entonces, la necesidad de contar con unsistema automatizado que contribuya a mejorar los procesos y operaciones que sellevan acabo por el personal administrativo con el fin de eficientizar las exigenciasque demandan a diario los clientes (casa-habientes). Los propietarios de lasviviendas que conforman la asociación ACOSAP son sus socios y demandan quesus directivos administren transparentemente los fondos que entran y salen en dichaasociación, es por ello, que el contar con una herramienta informática que les permitaobtener información oportuna para la toma de decisiones es importante, ya que ,además de reducir los tiempos para registrar los pagos y otras transacciones que serealizan, permitirá tener mayor información a la mano para que su personaladministrativo desempeñe eficientemente sus funciones laborales. También sepodrán establecer parámetros de control para que la automatización de lastransacciones requieran menor intervención de parte del usuario del sistema, 110
  3. 3. ayudando así a la minimización de errores cometidos en la digitación de losmovimientos de los clientesEs importante también contar con consultas de estados de cuentas de los casa-habientes para evaluar de forma inmediata la solvencia que estos tienen conACOSAP. Se busca que el sistema proporcione reportes que hagan posible laefectividad de la recuperación de cuotas atrasadas que afectan la disponibilidad queACOSAP necesita para hacerle frente a los costos y gastos que esta requiere para elbombeo del agua hasta cada una de las casas. ACOSAP necesitará conocer elefectivo con que cuenta, tanto en bancos como en oficina al momento de realizar lospagos por el consumo de Energía Eléctrica (CAESS) y la explotación del pozo(ANDA), para lo cual el sistema propuesto será diseñado con un esquema apegado alas necesidades de la asociación, controlando cada detalle solicitado y especificadoen los requerimientos. D. Importancia y Beneficios del Sistema Propuesto D.1 Importancia de la PropuestaCon el propósito de minimizar los tiempos de respuesta en la atención al usuario ocasa-habiente que llega a las oficinas de ACOSAP para realizar una transacción yque esta quede debidamente ingresada en el sistema se da a conocer la importanciaque esta propuesta tiene y los beneficios que proporcionará en su utilización, ya que,el personal administrativo podrán brindar a los clientes una atención ágil y oportunaque satisfaga sus expectativas y que de confianza al casa-habiente que ACOSAPlleva registros actualizados debidamente almacenados y que la información esconfiable. 111
  4. 4. D.2 Beneficios de la Propuesta Entre los beneficios se encuentran:Para los casa-habientes • Contaran con estados de cuentas en donde podrán apreciar información confiable y actualizada. • Recibirán un mejor servicio, ya que, serán atendidas en un menor tiempo las solicitudes que realizan los casa-habientes.Para personal de ACOSAP • Tendrán la información en forma organizada, ya que, actualmente lo realizan en forma manual y el tiempo es mayor para obtener reportes o para el servicio solicitado, porque requiere un mayor esfuerzo y tiempo, por lo tanto el casa- habiente se encontrará mas satisfecho por el servicio que se le brinda a través de administración. • Incremento o mejorar en los niveles de satisfacción del casa-habiente en cuanto al servicio de administración del pago de agua potable. E. Alcance de la PropuestaCon el diseño del Sistema Automatizado para el Control y Administración de Pagospor el Servicio de Agua Potable se logrará cubrir los siguientes aspectos:Seguridad del Sistema: El sistema cuenta con seguridad por usuario. De maneraque cada usuario que ingrese al sistema debe tener clave de acceso y contraseña. Ala vez dentro del sistema se controlará los niveles de acceso por rol, donde unusuario creado, si no se le asigna un rol, no podrá efectuar ninguna transacción. 112
  5. 5. Sistema en Red: El sistema está preparado de tal forma que pueda funcionar en unao varias máquinas conectadas en red, o en una sola computadora. ACOSAP, solocuenta con una computadora para instalar el sistema y no tiene una red instalada,pero si en un futuro instalan una red, el sistema podrá trabajar sin problemas.Sistema Multiusuario: El sistema se ha desarrollado de forma multiusuario, y nohay límites de usuario que puedan entrar de una sola vez, siempre y cuando esténregistrado debidamente.Sistema Cliente-Servidor: Debido a la base de datos que se ha utilizado (SQLServer 2000), es un sistema Cliente-Servidor, pues el cliente solo enviará peticionesal Servidor de Base de Datos.La implementación del sistema: No se implementara el sistema por parte de estegrupo de trabajo de graduación.Las pruebas del sistema: Se realizaran pruebas en el sistema de manera que elpersonal de ACOSAP este de acuerdo en el producto elaborado y entregaMantenimiento del sistema: ACOSAP será el encargado de darle mantenimiento alsistema de automatizado para el control y administración de pagos de agua potablepara las comunidades del complejo residencial san pedro en la zona de mejicanos.Herramienta en que se desarrollara el sistema: El sistema estará desarrollado enla herramienta Visual FoxPro 947, que es una herramienta de programación que en elmercado se cotiza a un costo accesible y un buen número de personas quedesarrollan en esta herramienta.47 Según entrevista realizada con el presidente de ACOSAP, sugirió que la herramienta de desarrollo fuera Visual Foxpro, ya que, cuentan con unapersona que conoce este software 113
  6. 6. Procesos Internos: 1 Registro maestro de las casas de cada una de las residenciales que conforman el Complejo Residencial San Pedro, donde se pueda conocer, el nombre del propietario o inquilino, teléfono, dirección (polígono y pasaje), numero de casa, documentos principales del propietario o inquilino, se debe conocer a que residencial pertenece la casa, la situación del servicio, si esta desconectado, la situación de la casa, si esta está habitada o abandonada. 2 Facturación de movimientos de pagos mensuales que se reciben en ACOSAP en concepto de cuotas por el servicio de agua, conexiones y otros. 3 Control de los pagos, a manera de estado de cuentas donde se pueda conocer la información del casa-habiente, los pagos realizados, ya sea en el banco o pagos en oficinas, las fechas en que pago, el correlativo de comprobante, que se pueda apreciar la situación de solvencia del casa- habiente, las casas que están aptas para que se les suspendan el servicio de agua por morosidad, las que ya se les suspendió dicho servicio. 4 Aplicar de forma automática los pagos realizados en el Banco Scotiabank, de tal manera que el sistema pueda procesar los datos recibido de forma magnética.Consultas: 5 Reporte diario de los pagos recibidos durante el día para el cuadre de caja, donde se pueda distinguir cuales fueron recibidos en el banco y cuales fueron recibidos en ACOSAP, que el reporte se pueda filtrar por rango de fechas de movimientos. 114
  7. 7. 6 Reporte general de los casa-habientes, especificando código de identificación, nombre del propietario o inquilino, teléfono, dirección, el estado de la morosidad, el estado del servicio de agua.7 Reporte de casa-habientes por estado de servicio (Conectado, Suspendido, Pendiente de conectar)8 Reporte de casa-habientes por estado solvencia (solvente, moroso)9 Reporte por estado de la vivienda (Ocupada, deshabitadas, Abandonada)10 Reporte de tenencia de la vivienda (Propia, alquilada) 115
  8. 8. Esquema grafico de la propuesta: Seguridad Mantenimiento Red Prueba SYSACOSAP Herramientas Consultas Procesos InternosLimitaciones:1-El sistema no está desarrollado en ambiente Web: • Consideramos que por el uso que le darán al sistema, el cual será muy limitado, en una maquina (pues ACOSAP, solo cuenta con una) y no tienen 116
  9. 9. proyectado implementar un servidor Web, además, el presupuesto con el que cuentan es limitado para realizar una implementación de un Sistema Web. • Los clientes no tendrán acceso a la aplicación por lo que consideramos que no es necesario desarrollar el sistema en una herramienta Web.2- ACOSAP solicitó desarrollar el sistema en un lenguaje de programación que en elmercado no se cotizara muy caro, ya que ellos piensan darle el mantenimiento ymejoras al sistema según necesidades que a lo largo del tiempo se requieran porpolíticas que estimen convenientes.3- Hay una gran cantidad de personas que programan en Visual foxpro 9.5- No se implementará el sistema en ACOSAP como requisito de este trabajo degraduación48. Solo será instalado en el equipo que ACOSAP tiene para mostrarla funcionalidad.6-Las pruebas se harán con el objetivo de que el sistema sea desarrollado concalidad, en donde todas sus opciones se ejecuten de manera correcta.7- No se le dará mantenimiento al sistema como requisito para este trabajo degraduación.8- ACOSAP cuenta con licencia de la base de datos de SQL Server 2000 y si decidedesarrollar nuevas opciones al sistema o realizar cambios, tendrá que comprar lalicencia de Visual Foxpro.48 El grupo de trabajo de graduación no es responsable de implementar el sistema en ACOSAP ya que desde un inicio se estableció que solo se les entregarael producto y ellos se encargaran de implementar del sistema. 117
  10. 10. F. Ciclo de Vida de Desarrollo del Sistema49La definición de un ciclo de vida facilita el control sobre los tiempos en que esnecesario aplicar recursos de todo tipo (personal, equipos, suministros, y otros) alproyecto. Al conjunto de las fases empleadas se le denomina “ciclo de vida”.Los sistemas de software requieren un tiempo y esfuerzo considerable para sudesarrollo y deben permanecer en uso por un periodo mucho mayor. Durante estetiempo de desarrollo y uso, desde que se detecta la necesidad de construir unsistema de software hasta que este es retirado, se identifican varias etapas que enconjunto se denominan el ciclo de vida del software y en cada caso, en función decuales sean las características del proyecto, se configurará el ciclo de vida de formadiferente. Usualmente se consideran las etapas: especificación y análisis derequisitos, diseño del sistema, implementación del software, aplicación y pruebas,entrega y mantenimiento. Un aspecto esencial dentro de las tareas del desarrollo delsoftware es la documentación de todos los elementos y especificaciones en cadafase. Dado que esta tarea siempre estará influida por la fase del desarrollo en curso,se explicará de forma distribuida a lo largo de las diferentes fases como un apartadoespecial para recalcar su importancia en el conjunto del desarrollo del software.Tal como ya hemos mencionado, las etapas principales a realizar en cualquier ciclode vida son:1. Análisis: En esta etapa se realizarán las siguientes actividades. • Realizar un análisis preliminar de la situación de ACOSAP, su naturaleza, su giro, y la forma en que funciona. • Realizar levantamiento de requerimientos para el diseño del sistema • Analizar cada requerimiento con el objeto de dimensionar la magnitud del sistema y plantear requerimientos funcionales.49 http://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_en_cascada 118
  11. 11. • Realizar guías de entrevista para conocer los procesos operativos que se realizan.2. Diseño: A partir del modelo de análisis se plantearán los aspectos siguientes: • Diseñar las estructuras de datos, Diccionario de datos. • Construir la modularidad del sistema • Diseño de interfaces estándar del sistema con las cuales el usuario interactuará. • Construcción del modelo conceptual de la base de datos (Diagrama Entidad- Relación) • Diseño de la estructuras estándar de los reportes3. Codificación: La salida de esta fase es código ejecutable. En esta etapa se realizará los siguiente: • Iniciar el proceso de programación propiamente dicha, que es la codificación del sistema. • Realizar pruebas en cada formulario, reporte o proceso a desarrollar • Realizar ajustes al Modelo de Entidad-Relación, si fuera necesario.4. Pruebas: Se comprueba que se cumplen criterios de corrección y calidad, en estaetapa, se incluirá a personal de ACOSAP, para verificar si los formularios de entradade datos, los de proceso, los reportes cumplen con lo que necesitan para elfuncionamiento del sistema y que pueda solventar las necesidades que tienen.5. Mantenimiento: En esta fase, que tiene lugar después de la entrega se aseguraque el sistema siga funcionando y adaptándose a nuevos requisitos.Para el desarrollo del sistema de ACOSAP, se realizara en el Ciclo de vida enCascada por los aspectos que se detallan a continuación: 119
  12. 12. Ciclos de vida en cascada50El ciclo de vida inicialmente propuesto por Royce en 1970, fue adaptado para elsoftware a partir de ciclos de vida de otras ramas de la ingeniería. Es el primero delos propuestos y el más ampliamente seguido por las organizaciones (se estima queel 90% de los sistemas han sido desarrollados así). Por tal razón, se ha adoptadoeste tipo de ciclo de vida.DescripciónEste modelo admite la posibilidad de hacer iteraciones, es decir, durante lasmodificaciones que se hacen en el mantenimiento se puede ver por ejemplo lanecesidad de cambiar parte del diseño, si es necesario, lo cual significa que seharán los cambios necesarios en la codificación y se tendrán que realizar de nuevolas pruebas, es decir, si se tiene que volver a una de las etapas anteriores almantenimiento hay que recorrer de nuevo el resto de las etapas.50 http://www.ia.uned.es/ia/asignaturas/adms/GuiaDidADMS/node10.html 120
  13. 13. Ventajas • La planificación es sencilla. • La calidad del producto resultante es alta. • Permite trabajar con personal poco cualificado. F.1 Análisis (Etapa I)En vista de mejorar el servicio prestado a los casa habientes, por parte de ACOSAP,(Asociación Comunal San Pedro) a través de un Sistema de Control de Pagos, surgela necesidad de diseñar un sistema automatizado que les permita obtener y manejarla información de una forma confiable y oportuna; ya que en este momento se realizade manera manual, lo que conlleva a un difícil control de información, y la ausenciade reportes para facilitar la toma de decisiones.A raíz de la necesidad, se realizo la investigación para la evaluación y desarrollodel los requerimientos necesarios para el proyecto. F.1.1 MetodologíaPara la obtención de la información se realizaron entrevistas no estructuradasdirigidas al personal administrativo (Presidente, contador, secretaria), proporcionandoun diagnóstico de la situación actual. A la vez se solicitaron muestras de formulariosque utilizan para brindar el servicio a los casa-habientesTales como; (Ver Anexo F)1. Talonario de Pago Mensual de Agua512. Reporte general del control de pagos por mes3. Factura4. Cuadro de Pago de Recargo por Mes5. Cuadro de Pagos por Mes51 Cada año ACOSAP, vende el talonario (Talonario de Pago mensual de Agua), para los doce meses del año en curso, donde se especifica el mes apagar, el valor de la cuota, el nombre del Casa-habiente y la dirección de la casa que se está pagando. 121
  14. 14. A su vez se obtuvo la información de como se efectúa el proceso de pagos por elservicio de agua potable (Pago mensual de Agua Potable del mes, Pago mensual deAgua Potable tarifa comercial y Pago de Recargo por mes atrasado si lo hubiere); elcual se describe a continuación: 1- Estos pagos se puede realizar en dos partes: en la oficina de ACOSAP o en cualquiera de las sucursales del Banco Scotiabank. a. Si el pago es realizado en las oficinas de ACOSAP, se realizan los siguientes pasos: i. La persona que va a pagar, presenta el talonario ii. La secretaria pide el dinero dependiendo de cuantas cuotas va a pagar, incluyendo el recargo si lo hubiere (el recargo es un dólar por mes atrasado) iii. La secretaria sella el talonario y arranca 2/3 partes de la hoja que corresponde al mes que está pagando, o los meses iv. La secretaria devuelve dicho talonario a la persona que está pagando. v. Secretaria los registra en el cuadro de pagos mensuales, en el caso que existiere pago de recargos, se registra también el el cuadro mensual de recargos. vi. Secretaria archiva los tacos de todos los pagos efectuados en el día. b. Si el pago es realizado en cualquiera de las oficinas del Banco Scotiabank (no se pueden pagar meses vencidos), se siguen los siguientes pasos: i. La persona que va a pagar, presenta el talonario a la cajera del banco. ii. La cajera pide el dinero dependiendo de cuantas cuotas va a pagar. 122
  15. 15. iii. La cajera sella el talonario y arranca 2/3 partes de la hoja que corresponde al mes que está pagando. iv. La cajera devuelve dicho talonario a la persona que está pagando. v. El banco prepara folio de tacos por pagos recibidos durante el día. vi. ACOSAP, envía a una persona para retirar los folios de tacos que el banco tiene preparados por cada día. vii. La secretaria se encarga de registrar en el cuadro de pagos mensuales y luego archivarlos. También existen otros tipos de transacciones que se realizan, tales como: 1- Pagos por reconexión del Servicio de agua potable (este pago es originado por no haber pagado dos o mas meses, para lo cual se siguen los siguiente pasos: a) El casa-habiente paga meses vencidos tal como se detalla en el proceso de pagos en oficinas. b) El casa-habiente se presenta ACOSAP y entrega aviso donde se le notificó la suspensión del servicio. c) Secretaria busca datos del casa-habiente, verifica monto a pagar d) Solicita el monto correspondiente al pago por reconexión. e) Entrega factura por pago de reconexión del servicio de agua potable. f) Secretaria archiva factura por pago. 2- Otros pagos por diferentes servicios. Aquí se incluyen pagos por instalación de agua para aquellas casas que han estado abandonadas52 y otros servicios que de acuerdo a la necesidad se pueda dar.52 Generalmente son aquellas casas que están embargadas por los bancos o por el Fondo Social para la Vivienda 123
  16. 16. F.1.2 Planteamiento del ProblemaACOSAP actualmente lleva el control de todas las operaciones en forma manual, nocuenta con un sistema que le permita agilizar sus operaciones, además lainformación se actualiza con mucho retrazo, dificultando la obtención de lainformación de forma ágil y oportuna. Método de la Caja NegraPara ilustrar el planteamiento de problema se utilizara el método de la caja negra,mostrando las desventajas del sistema actual (Estado A) contra las ventajas delsistema propuesto (Estado B)Estado A Estado B PROCESO ESTADO A ESTADO B 1. Pagos de mensualidad del 1. Con el Sistema (ACOSAP) cada servicio de agua: cada casa- registro será automáticamente habiente que llega a pagar uno o registrado al momento del pago, varios meses, solo se le recibe el obteniendo de inmediato su recibo dinero y se sella la libreta que de cancelación. llena de forma manual, pero no es registrado de forma inmediata en el expediente del casa- habiente, si no varios días después que oscila entre 4 a 10 días. 124
  17. 17. ESTADO A ESTADO B 2. El estado de servicio para cada2. Reconexión y desconexión de servicio de agua: para conocer si casa-habiente estarán dispuestos un servicio hay que en cualquier momento indicando así desconectarlo, se espera entre el servicio actual que el casa- un mes a dos meses, hasta que habiente posea, según sea la es actualizado en cada condición en la cual se encuentre. expediente de los casa- habientes. La conexión procede en algunas veces de forma más ágil, ya que, como es al cliente que le interesa tener el servició, está presionando continuamente para que el servicio sea conectado. 3. El Sistema ACOSAP3. Con respecto a la información que se maneja por cada casa- proporcionara de una manera habiente es muy limitada, no se eficiente la información necesaria tiene muchos datos, lo que que la base de datos posea para imposibilita llevar un control cada-habiente, permitiendo saber la eficiente, y poder rápidamente condición, estado y solvencia del ubicar a las casas. casa-habiente. 125
  18. 18. ESTADO A ESTADO B 4. Otro aspecto que no se puede 4. Se podrá saber al final del día controlar de forma oportuna y cuanto fue el efectivo ingresado eficiente el saldo de banco, según facturación, como también las porque, las boletas que son transacciones que se realizaron en enviadas por el banco, no se el banco, siempre y cuando estas se tienen a diario y no se procesan ACOSAP de forma inmediata. 5. Se desconoce los movimientos 5. Se podrá contar con información de servios realizados después detallada de los movimientos que se de un cierto tiempo ya que todo realicen por casa-habientes es manual 6. Debido a la dificultad con que se 6. Los reportes se generaran con obtienen la información, la mucha más rapidez, ya que la generación de reportes no es información se encuentra accesible. eficaz F.1.3 Estudio de FactibilidadToda empresa busca mejorar los procesos y agilizar los servicios que brinda parasatisfacer las necesidades de los clientes, así como la organización y laadministración de la información que permita obtener un tiempo de respuesta mascorto y aporte a la toma de decisiones en un momento determinado. Segúninformación recabada por la entrevista no estructurada, realizada al personaladministrativo de ACOSAP (Presidente, contador, secretaria) por el equipo detrabajo, se concluyó la importancia de conocer aspectos tales como: fecha de pago,morosidad, el estado de la vivienda (habitada o abandonada), estado del servicio(conectado o desconectado) entre otros; tomando en cuanta que todos los casa- 126
  19. 19. habientes pagan una misma cuota por el servicio de agua potable por lo tanto buscanla igualdad de derechos, ya que, se trata de una administración comunal de vecinosy en ocasiones no se conoce con certeza y en tiempos oportunos quienes hanpagado la cuota, pues para tener conocimiento claro de esto hay que revisarmanualmente uno a uno la información concerniente a cada casa-habiente, lo querepresenta un trabajo tedioso y complicado. Por otro lado es importante conocer lamora en un momento determinado por tratarse de una comunidad sin fines de lucro;y que no cuenta con fondos suficiente para afrentar los costos y gastos por elmantenimiento de toda la infraestructura (Gastos administrativos, tanques, bombassumergibles y externas), de ahí que es indispensable contar con informaciónoportuna de los pagos que realizan los casa-habientes. Todo esto permitió concluirque es necesario que ACOSAP cuente con un sistema automatizado de pagos por elservicio de agua potable con el objeto de mejorar y optimizar la información para latoma de decisiones.Este trabajo de investigación presenta una solución que esta orientada a eficientizarel funcionamiento operacional y administrativo de ACOSAP de una formaestandarizada y automatizada mediante el uso de un sistema desarrollado porcomputadora. a) Factibilidad operativaEl proyecto es factible operativamente, ya que, el personal que administra el serviciode agua potable, posee conocimientos de computación. Así mismo el personaloperativo esta consciente de la necesidad de contar con el sistema que contribuya amejorar la efectividad en cuanto al control y administración de los servicios de pagode agua.Para lo cual el sistema permitirá los siguientes aspectos: 1) Acceso inmediato a la información actualizada. 127
  20. 20. 2) Control de los servicios que se demande en determinado momento 3) Emisión de reportes necesarios en el momento que se utilicen b) Factibilidad Técnicai) Requerimientos del HardwareA continuación se detallan los requerimientos mínimos de hardware para que laaplicación pueda trabajar correctamente. Así como los requerimientosrecomendados, según computadora que se encuentra en el mercado local, ademásse detalla las características de la computadora con la que ACOSAP cuentaactualmente para hacer uso del sistema.Requerimientos Mínimos del sistema:A continuación se detalla las características mínimas (Hardware) para que el sistemapueda funcionar: DESCRIPCION ESTACION DE TRABAJO Procesador Pentium III Velocidad 1 GHz Memoria Principal 512 MB Disco Duro 10 GB espacio libre Pantalla Monitor SVGA con resolución 1024x768 Tarjeta de Red 10/100Mbs Unidad de Cd rom Requerida Teclado y Mouse Si UPS Si 128
  21. 21. Equipo Recomendado:Continuación se detalla el equipo recomendado de acuerdo al hardware disponibleen el mercado local DESCRIPCION ESTACION DE TRABAJO AMD Athlon™ 64 3200+ Procesador Velocidad 2 GHz 512MB Single Channel DDR2 SDRAM at 667MHz - 1DIMM Memoria Principal Disco Duro Unidad de disco de de 80 GB Pantalla Monitor SVGA con resolución 1024x768 Tarjeta de Red 10/100Mbs Unidad de Cd rom Combo CD-RW/DVD de 48X Teclado y Mouse Si UPS SiEquipo con que ACOSAP cuenta:ACOSAP, actualmente cuenta con una computadora que según investigaciónrealizada se encuentra entre los requerimientos necesarios para el buenfuncionamiento del sistema, ya que esta un poco arriba de los mínimos y un pocodebajo de los recomendados, pero el personal de ACOSAP tomo la decisión de nocomprar equipo ya que el que tienen permite el funcionamiento del sistema demanera correcta. Según las características que se detallan a continuación: 129
  22. 22. DESCRIPCION ESTACION DE TRABAJOProcesador Pentium IVVelocidad 3.0 GHzMemoria Principal 512 MBDisco Duro 80 GBMonitor SVGA 15" 1024x768 resolución máximaTarjeta de Red 10/100MbsUnidad de Cd 52xUPS SiTeclado y Mouse si Impresor: ACOSAP cuenta el impresor del cual se detallan las siguientes características. DESCRIPCION ESTACION DE TRABAJOImpresor Hp-4300 láserPáginas por minuto 14 Batería: ACOSAP cuanta con la batería que se detalla a continuación. DESCRIPCION ESTACION DE TRABAJOUPS Minuteman 500 130
  23. 23. ii) Requerimientos del Software. SOFTWARE ACOSAP cuenta con software administrador de la base de datos de SQL Server 200 y licencia. Se realizo investigación en el mercado local sobre el costo de la licencia SQL Server y descubrimos que actualmente ya no existe licencia para SQL Server 2000, por tal razón se cotizo el SQL ServerBase de Datos SQL Server 2000 2005. (Ver Anexo G) ACOSAP no cuenta con estaLenguaje de Programación Visual Fox 9.0 licencia. ACOSAP no cuenta con unDiseñador de Reporte Reporteador Nato de Visual FoxPro 9.0 reporteador de Visual Fox ACOSAP cuenta con sistemaSistema Operativo Windows xp operativo de Windows XP Base de Datos: SQL Server 2000 es un potente motor de bases de datos de alto rendimiento capaz de soportar millones de registros por tabla con un interfase intuitivo y con herramientas de desarrollo integradas como Visual Studio 6.0 o .NET, además incorpora un modelo de objetos totalmente programable (SQL-DMO) con el que podemos desarrollar cualquier aplicación que manipule componentes de SQL Server.53 Lenguaje de Programación y Reporteador:53 http://www.netveloper.com/contenido2.aspx?IDC=64_0 131
  24. 24. Microsoft Visual FoxPro 9.0 es una herramienta extremadamente poderosa que permite construir rápidamente aplicaciones y componentes de base de datos. Centrado en la data y orientado a objetos, su lenguaje soporta un robusto conjunto de herramientas que permiten construir aplicaciones de bases de datos para computadoras de escritorio, servidores, o servicios Web basados en XML y servicios Web convencionales. 54 En cuanto al lenguaje de programación ACOSAP, no tendrá que adquirirlo ya que se instala un ejecutable por lo cual no necesitan tener licencia de esta herramienta de desarrollo. El lenguaje de programación se eligió por la naturaleza de la aplicación, ya que solo se encontrara en una maquina y por solicitud del personal de ACOSAP, de desarrollar la aplicación en un lenguaje que no resulte tan costoso al momento de darle mantenimiento. Sistema Operativo Windows XP: Es una línea de sistemas operativos desarrollada por Microsoft, orientada a cualquier entorno informático incluyendo computadoras domésticas o de negocios, computadoras portátiles. Windows XP es una herramienta que permite facilitar la realización del trabajo, y agilizar la realización de tareas, con una mejor presentación y en un menor tiempo.55 ACOSAP cuenta con la licencia de Windows XP. c) Factibilidad Económica54 http://www.microsoft.com/spanish/msdn/vfoxpro/vfoxpro9/default.asp55 http://es.wikipedia.org/wiki/Windows_XP 132
  25. 25. El proyecto a desarrollar es factible económicamente, ACOSAP cuenta con elrecurso financiero, tecnológico y personal necesario para utilizar el sistemaautomatizado para el control y administración del pago por el servicio de aguapotable; sin necesidad de realizar inversiones en equipo computacional.En cuanto al precio de hardware y Software se detalla en el Cap. V en el apartado deCostos del Programa. F.2 Determinación de Requerimientos F.2.1 Guía de EntrevistaPara la obtención de los datos necesarios para la investigación se tomo comoherramienta base, la entrevista no estructurada, dirigida al personal administrativo deACOSAP (Presidente, contador, secretaria)Ver Anexo H, la cual proporciono undiagnostico de la situación actual del manejo que se le da a la información.Para la realización de la entrevista con el personal administrativo de ACOSAP serealizo un cuestionario en el cual se solicitaba información sobre los servicios queACOSAP presta, dicho cuestionario se fue completando a lo largo de la entrevistapermitiendo conocer más detalladamente los procesos que actualmente realizan.Adicionalmente se solicitó los formularios que utilizan para brindar las diferentesopciones de servicio.A través del resultado obtenido de las entrevistas, se constató que el sistemamanual con que cuenta en la actualidad ACOSAP no es funcional, por el tiempo enque se tardan en conocer el estado de solvencia de las viviendas, y la respuesta alos casa-habientes para la reconexión del servicio, ocasionando un nivel mayor demorosidad, por no contar con la información en tiempo oportuno, por lo que senecesita un sistema de control de pagos para que mejore la efectividad de losprocesos y requerimiento que se demanden. 133
  26. 26. A su vez se obtuvo la información de como se efectúa el proceso de pagos por elservicio de agua potable (Pago mensual de Agua Potable del mes, Pago mensual deAgua Potable tarifa comercial y Pago de Recargo por mes atrasado si lo hubiere. F.2.2 Diagrama de Contexto ACOSAPPara este diagrama se indica las características generales del proceso deinvestigación en relación a todas las entidades que interactúan. 134
  27. 27. DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE PAGOS DE AGUA POTABLE PARA LAS COMUNIDADES DEL COMPLEJO RESIDENCIAL SAN PEDRO EN LA ZONA DE MEJICANOS (SYSACOSAP) Solicitud de información para la toma de dediciones Envió de recibos cancelados por parte de casa-habientes SYSACOSAP JUNTA BANCO DIRECTIVA Remesas realizadas al Banco Reporte de casa-habientes por estado solvencia Reporte por estado de la vivienda Reporte de tenencia de la vivienda Pagos en ACOSAP Solicitud de reconexión de servicio Emite recibo Cancelado Pagos realizados en bancos Actualización base de datos CASA- HABIENTE PERSONAL Reporte resumido de la cobranza del día ADMINISTRA- Reporte de casa-habientes por estado de servicio TIVOReporte general de los casa-habientesReporte de casa-habientes por estado de servicioReporte diario de los pagos recibidos durante el día para el cuadre de cajaNota de aviso por desconexión del servicio de agua 135
  28. 28. F.2.3 Requerimientos funcionalesLos requerimientos funcionales describen la interrelación entre el sistema y suentorno, además los servicios o funciones que proveerá el sistema.En esta fase el análisis del sistema se vale de herramientas y técnicas especialespara realizar la determinación de lo requerimientos; utilizando por ejemplo entrada ysalida del sistema, diagrama de flujo de datos loa cuales evalúan los resultados enforma grafica y estructurada.A continuación se desarrolla el análisis de los requerimientos mediante lo siguiente:Entradas a) Casas: Se ingresan la siguiente información a través de los campos: Código casa Código de residencia, Teléfono, Polígono, Pasaje, Clasificación de vivienda, Estado de la vivienda Datos de las personas (casa-habiente): Aquí se ingresan los datos personales de los casa-habientes como: Nombres, Apellidos, DUI, NIT, Fecha de Nacimiento, Profesión. b) Cuenta bancaria: Ingreso de registros de los casa-habientes que pagan en banco donde existe, numero de cuenta, código de banco, saldo anterior y actual, cargos, abonos. Servicios que presta: Pagos: pagos realizados por el servicio en ACOSAP. Pagos en banco: pagos realizados en el banco. Reconexión del Servicio de agua: por reconexión de cualquier servicio. Registro de usuarios: Creación de usuarios, modificación y eliminación de registros 136
  29. 29. Salidas a) Reporte diario de los pagos recibidos durante el día para el cuadre de caja, donde se pueda distinguir cuales fueron recibidos en el banco y cuales fueron recibidos en ACOSAP, que el reporte se pueda filtrar por rango de fechas de movimientos. b) Reporte resumido de la cobranza del día. c) Reporte general de los casa-habientes, especificando código de identificación, nombre del propietario o inquilino, teléfono, dirección, el estado de la morosidad, el estado del servicio de agua. d) Reporte de casa-habientes por estado de servicio (Conectado, Suspendido, Pendiente de conectar) e) Reporte de casa-habientes por estado solvencia (solvente, moroso) f) Reporte por estado de la vivienda (Ocupada, deshabitadas, Abandonada) g) Reporte de tenencia de la vivienda (Propia, alquilada) Diagrama de Flujo de DatosDiagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos orelaciones de todo tipo por medio de símbolos.Para realizar una mejor representación sobre le flujo de datos que involucra losProcesos del Sistema Automatizado para la administración y control del agua potablese han utilizado Diagramas de funcionamiento para conocer e identificar con facilidadla ruta que mantiene los datos durante cada uno de dichos procesos 137
  30. 30. Los símbolos básicos usados en el Diagrama de Flujo de Datos son los siguientes: Nombre Símbolo Función Representa el inicio y fin de un programa. También puede representar una parada o interrupción Terminal programada que sea necesaria realizar en un programa. Cualquier tipo de introducción de datos en la Entrada / salida memoria desde los periféricos o registro de información procesada en un periférico. Cualquier tipo de operación que pueda originar cambio de valor, formato o posición de la Proceso información almacenada en memoria, operaciones aritméticas, de transformaciones, etc. Indica operaciones lógicas o de comparación entre datos (normalmente dos) y en función del Decisión resultado de la misma determina (normalmente si y no) cual de los distintos caminos alternativos del programa se debe seguir Sirve para enlazar dos partes cualesquiera de un Conector Misma diagrama a través de un conector en la salida y Página otro conector en la entrada. Se refiere a la conexión en la misma pagina del diagrama Indicador de dirección o línea de Indica el sentido de la ejecución de las operaciones flujo Salida Lista de Diagramas de Flujo de Datos: 1- Pagos realizados en ACOSAP 2- Pagos realizados en el Banco 3- Proceso de aplicación automática de pagos 4- Pagos de reconexión 5- Solicitar solvencia de vivienda 6- Pago de Otros servicios 138
  31. 31. 1-Diagrama de Flujo de Datos: Pagos realizados en ACOSAP Descripción Casa-habiente ACOSAPInicio del proceso InicioEl casa-habiente presenta el recibo y Casa-habienteel pago del servicio Entrega el pago por servicio de aguaEl personal administrativo busca losdatos del casa-habiente en el sistema Busca datos de casa-habientePara el caso que si encuentre el NO SIregistro del casa-habiente, registra el Encuentrapago Registra el pagoEl personal administrativo imprime lafactura y se lo entrega al cliente Recibe el casa- Imprime habiente facturaFin del proceso Fin 139
  32. 32. 2-Diagrama de Flujo de Datos: Pagos realizados en el Banco Descripción Casa-habiente BANCOInicio del proceso Inicio Casa-habienteEl casa-habiente presenta el talonario Entrega el pago pory el pago del servicio servicio de agua Registra pagoSe registra el pagoCajera sella talonario y lo entrega alcasa-habiente Sella talonario Recibe el casa- habienteEl casa-habiente recibe talonarioFin del proceso Fin 140
  33. 33. 3- Diagrama de Flujo de Datos: Proceso de aplicación automática de pagos recibidos en banco Descripción Casa- ACOSAP habiente InicioInicio del proceso ACOSAP recibeACOSAP Recibe archivo magnético archivo magnéticospor pagos recibidos en bancos Captura lista deCaptura lista de casa-habientes que casa-habienteshan pagado en el bancoVerifica en pantalla el total de pagos Verificar el totalcontra el total reportado en papel reportado en el ppelVerificar que todos los códigos de los Verificar loscasa-habientes sean correctos códigos de los casa- habientesSe los datos son incorrectos Imprimael listado de los casa-habientes si son si no RegistroscorrectosGenerar reportes de pagos Genera reporte de Imprima el listado pagos de los casa-habienesSi los datos o son correctos imprimael listado de los casa-habientes Corregir códigos de casa-habientesCorregir códigos de los casa-habientes Imprime códigos modificadosImprimir el código modificado de loscasa-habientes FinFin del proceso 141
  34. 34. 4-Diagrama de Flujo de Datos: Pagos de Reconexión Descripción Casa-habiente ACOSAPInicio del proceso Inicio Casa-habiente Entrega el pago porEl casa-habiente entrega pago por servicio deservicio de reconexión reconexión Busca datos deEl personal administrativo busca datos casa-habientedel casa-habienteEn el caso que no encuentre los datos NO SI Encuentraingresa los datos del casa-habiente Ingreso de Ingresa los datos SolicitudPara el caso que si encuentre el del casa-registro del casa-habiente, ingresasolicitud de reconexiónEl personal administrativo emite el Entrega Recibo al Emite Recibo casa-habienterecibo y se lo entrega al casa-habienteFin del proceso Fin 142
  35. 35. 5- Solicitar solvencia de vivienda Descripción Casa-habiente ACOSAPInicio del proceso InicioCasa-habiente solicita la solvencia Casa-habiente solicita la solvencia Busca datos deSolicitan a la secretaria datos de casa-habientevivienda consulta datos de casa-habientes en el sistemasecretaria consulta en el sistema SI NOdatos de vivienda Verificasecretaria verifica con el casa habiente Notifica Corrige datosSi los datos no son correctos corrige estado de de vivienda viviendaNotifica estado de vivienda ImprimeImprime estado de vivienda estado de Entrega estado vivienda a casa-Entrega estado a casa-habiente habienteFin del proceso Fin 143
  36. 36. 6- Pago de Otros servicios Descripción Casa-habiente ACOSAPInicio del proceso InicioEl casa-habiente presenta a solicitar Casa-habienteservicio Entrega solicita servicioEl personal administrativo busca losdatos del casa-habiente en el sistema Busca datos de casa-habiente NO SIPara el caso que si encuentre elregistro del casa-habiente, registra el Encuentrapago Registra el pago del servicioEl personal administrativo imprime lafactura de pago y se lo entrega alcliente Imprime Recibe el casa- factura habienteFin del proceso Fin 144
  37. 37. F.2.4 Requerimientos no funcionalesLos requerimientos no funcionales definen las restricciones a los servicios ofunciones ofrecidas por el sistema, además de describir restricciones que limitan laselecciones para construir una solución.Los requerimientos no funcionales de este proyecto están considerados dentro de laselecciones realizadas de hardware y software. Los cuales se han especificado en elestudio de Factibilidad Técnica. F.3 Diseño (Etapa II)Lógico: es el proceso de construir un esquema de la información que utiliza laempresa, basándose en un modelo de base de datos específico, independiente delSGBD concreto que se vaya a utilizar y de cualquier otra consideración física. 52En esta etapa, se transforma el esquema conceptual en un esquema lógico queutilizará las estructuras de datos del modelo de base de datos en el que se basa elSGBD que se vaya a utilizar, como puede ser el modelo relacional, el modelo de red,el modelo jerárquico o el modelo orientado a objetos. Conforme se va desarrollandoel esquema lógico, éste se va probando y validando con los requisitos de usuario.La normalización es una técnica que se utiliza para comprobar la validez de losesquemas lógicos basados en el modelo relacional, ya que asegura que lasrelaciones (tablas) obtenidas no tienen datos redundantes.El esquema lógico es una fuente de información para el diseño físico. Además, juegaun papel importante durante la etapa de mantenimiento del sistema, ya que permiteque los futuros cambios que se realicen sobre los programas de aplicación o sobrelos datos, se representen correctamente en la base de datos.52 http://www3.uji.es/~mmarques/f47/apun/node70.html 145
  38. 38. el diseño lógico, son procesos iterativos, tienen un punto de inicio y se van refinandocontinuamente. Ambos se deben ver como un proceso de aprendizaje en el que eldiseñador va comprendiendo el funcionamiento de la empresa y el significado de losdatos que maneja el diseño lógico son etapas clave para conseguir un sistema quefuncione correctamente. Si el esquema no es una representación fiel de la empresa,será difícil, sino imposible, definir todas las vistas de usuario (esquemas externos), omantener la integridad de la base de datos. También puede ser difícil definir laimplementación física o el mantener unas prestaciones aceptables del sistema.Además, hay que tener en cuenta que la capacidad de ajustarse a futuros cambioses un sello que identifica a los buenos diseños de bases de datos. Por todo esto, esfundamental dedicar el tiempo y las energías necesarias para producir el mejoresquema que sea posible.El diseño físico: es el proceso de producir la descripción de la implementación de labase de datos en memoria secundaria: estructuras de almacenamiento y métodos deacceso que garanticen un acceso eficiente a los datos.Para llevar a cabo esta etapa, se debe haber decidido cuál es el SGBD que se va autilizar, ya que el esquema físico se adapta a él. Entre el diseño físico y el diseñológico hay una realimentación, ya que algunas de las decisiones que se tomendurante el diseño físico para mejorar las prestaciones, pueden afectar a la estructuradel esquema lógico.En general, el propósito del diseño físico es describir cómo se va a implementarfísicamente el esquema lógico obtenido en la fase anterior. Concretamente, en elmodelo relacional, esto consiste en: • Obtener un conjunto de relaciones (tablas) y las restricciones que se deben cumplir sobre ellas. • Determinar las estructuras de almacenamiento y los métodos de acceso que se van a utilizar para conseguir unas prestaciones óptimas. 146
  39. 39. • Diseñar el modelo de seguridad del sistema. 53El diseño de sistemas se ocupa de desarrollar las directrices propuestas durante elanálisis en términos de aquella configuración que tenga más posibilidades desatisfacer los objetivos planteados tanto desde el punto de vista funcional como delno funcional.Tomando en cuenta toda la información recolectada anteriormente acerca de losrequerimientos del sistema, se realiza el diseño lógico, el diseño de procedimientospreciso para la captura de datos.53 http://www3.uji.es/~mmarques/f47/apun/node70.html 147
  40. 40. F.3.1 Diagrama de Procesos 148
  41. 41. DIAGRAMA DE PROCESOSLa siguiente simbología es usada para la creación de los procesos54: SIMBOLOGIA NOMBRE Y DESCRIPCIÓN ALMACENA DATOS: Representa un almacén 1 manual, tal como un archivo o archivero de base de datos computarizado. 1 PROCESOS: Denota una transformación de datos. PROCESOS ENTIDADES: Representa una actividad externa que puede recibir o enviar dato del ENTIDADES sistema. FLUJO DE DATOS: Muestra el movimiento de datos de un lugar a otro.54 http://148.202.148.5/cursos/id209/mzaragoza/unidad2/unidad2dos.htm 149
  42. 42. 150
  43. 43. 151
  44. 44. 152
  45. 45. 153
  46. 46. 154
  47. 47. 155
  48. 48. F.3.2 Diagrama Jerárquico (HIPO)El modelo HIPO marca la jerarquía, la entrada el proceso y la salida55Los diagramas hipo son efectivos para documentar un sistema. También ayuda a losdiseñadores y los fuerza a pensar cómo cumplir con las especificaciones y dóndehay que ligar las actividades y componentesEs jerárquica debido a que el sistema de programación consiste en subsistemas máspequeños. Esta técnica, además de dar soporte a un enfoque de diseño de arribahacia abajo, también reduce la complejidad percibida del sistema, debido a lafacilidad de manejar los subcomponentes por separado.Los diagramas se utilizan generalmente para facilitar el entendimiento de largascantidades de datos y la relación entre diferentes partes de los datos. Los diagramaspueden generalmente ser leídos más rápidamente que los datos en bruto de los queproceden. 56Luego las siglas recuerdan las tres partes principales de cualquier sistema: Entrada,Proceso, Salida.A continuación se presenta el diagrama jerárquico para el caso de este proyecto.55 http://209.85.165.104/search?q=cache:U9ly94-L2dQJ:www.geocities.com/siliconvalley/pines/7894/sistemas/diseno.html+diagrama+hipo&hl=es&ct=clnk&cd=3&gl=sv56 http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama 156
  49. 49. SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE PAGOS DE AGUA POTABLE PARA LAS COMUNIDADES DEL COMPLEJO RESIDENCIAL SAN PEDRO (SYSACOSAP) 157
  50. 50. F.3.3 Modelo Entidad-RelaciónUn buen modelo es la clave para iniciar con éxito el desarrollo de una aplicaciónbasada en una base de datos o implementación de un sistema.El diseño de una base de datos se realiza en dos niveles:El primero es el nivel conceptual en el que se contempla la estructura abstracta y noimplementable directamente con un sistema gestor de base de datos. El segundonivel es el físico, donde la base de datos es implementada.Un diseñador de base de datos se auxilia del Diagrama de Entidad Relación pararepresentar el diseño lógico de un sistema, mostrando la base de datos que locomponen y como se relacionan.El diagrama de entidad relación (ER) conocido también como “Diagrama de Chen”modeliza un sistema mediante entidades asociadas por relaciones, los cualesadoptan las formas de grafos donde los datos se relacionan mediante flecha57A continuación se presenta el Diagrama de Entidad Relación del sistemaautomatizado para el control y administración de pagos de agua potable para lascomunidades del complejo residencial San Pedro en la zona de mejicanos(SYS ACOSAP).57 http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/basedat1/temas2_5.htm 158
  51. 51. DIAGRAMA ENTIDAD-RELACION DEL SISTEMA AUTOMATIZADOPARA EL CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE PAGOS DE AGUAPOTABLE PARA LAS COMUNIDADES DEL COMPLEJORESIDENCIAL SAN PEDRO EN LA ZONA DE MEJICANOS(SYSACOSAP) DIAGRAMA CONCEPTUAL 159

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