Pmbok 5 gestione degli stakeholder

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Presentazione dell'area di conoscenza n. 10 - Gestione degli Stakeholders - PMBOK Versione 5

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  • © 2013 HumanWare s.a.s. Via Tino Buazzelli, 51 – 00137 ROMA Tel. +39 06.823861 Gestione degli stakeholder di progetto
  • Av Pi Es MC Ch ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
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  • Av Pi Es MC Ch
  • Gli stakeholder di progetto sono persone o strutture organizzative attivamente coinvolte nel progetto o i cui interessi possono subire conseguenze dall’esecuzione o dal completamento del progetto. Possono influire sui risultati del progetto. Si trovano a diversi livelli dell’organizzazione con differenti livelli di autorità. Possono essere esterni alla performing organization. Av Pi Es MC Ch
  • Av Pi Es MC Ch ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
  • Esperti Direzione generale Altre unità dell’organizzazione Stakeholder chiave identificati PM che hanno lavorato in progetti nella stessa area Esperti di dominio Consulenti Associazioni professionali e tecniche Il parere può essere ottenuto con contatti individuali o per mezzo di azioni di gruppo. Av Pi Es MC Ch
  • Fase 1 Si identificano tutti i potenziali stakeholder di progetto e le informazioni rilevanti (ruoli, dipartimenti, interessi, livelli di conoscenza, aspettative e livelli di influenza). Gli stakeholder chiave sono facili da identificare. Includono chiunque sia in un ruolo decisionale o manageriale impattato dal risultato del progetto . L’identificazione degli altri stakeholder è realizzato con interviste a quelli già identificati e allargando la lista fino a che tutti i potenziali stakeholder siano inclusi. Fase2 Si accertano i potenziali impatti o supporto che ogni stakeholder può generare si classificano per definire l’approccio strategico. In grandi comunità è importante mettere in ordine di priorità gli stakeholder chiave per assicurare un uso efficiente della comunicazione e della gestione delle aspettative. Ci sono molteplici modelli di classificazione tra cui: Griglia Potere/Interesse – si raggruppano in base al livello di autorità (“potere”) e il livello di preoccupazione (“interesse”); Griglia Potere/Influenza – si raggruppano per il livello di autorità (“potere”) e il coinvolgimento attivo(“influenza”); Griglia Influenza/Impatto – si raggruppano per il coinvolgimento attivo(“influenza”) e l’abilità di determinare modifiche alla pianificazione o esecuzione del progetto (“impatto”); Modello saliente – si descrivono le classi degli stakeholder basandosi sul loro potere (abilità di imporre il proprio volere), urgenza (bisogno di immediata attenzione) e legittimazione (il loro coinvolgimento è appropriato) Fase 3 Si valuta come gli stakeholder chiave probabilmente reagiranno o risponderanno in varie situazioni, al fine di pianificare come influenzarli per aumentare il loro supporto e ridurre potenziali impatti negativi. Av Pi Es MC Ch
  • Spesso si usa una Stakeholder analysis matrix. A volte le informazioni sensibili non vengono inserite. È il PM a definire il livello di dettaglio e il tipo di informazioni che possano essere incluse. Av Pi Es MC Ch
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  • Attività di comunicazione Gestire attivamente le aspettative per aumentare la probabilità di accettazione del progetto negoziando ed influenzando i loro desideri per raggiungere e mantenere le mete del progetto. Dedicarsi agli interessi che non sono ancora diventati dei problemi, normalmente correlati all’anticipazione di problemi futuri. Devono essere scoperti e discussi ed i rischi valutati. Chiarire e risolvere i problemi identificati. La soluzione può portare ad una richiesta di modifica o essere rivolta al di fuori del progetto. Av Pi Es MC Ch
  • APO Requisiti di comunicazione dell’organizzazione. Procedure di gestione delle questioni. Procedure di controllo delle modifiche. Dati storici di precedenti progetti. Registro delle questioni Anche registro delle azioni, può essere usato per favorire la comunicazione ed assicurare una comune comprensione dei problemi, che di solito non assumono un’importanza tale da divenire dei veri e propri progetti o attività; ma trattate per mantenere buone e costruttive le relazioni lavorative tra i vari stakeholder, compresi i membri del gruppo di lavoro. Un problema è chiarito e verbalizzato in modo tale che possa essere risolto, è assegnato un titolare e viene normalmente stabilita una data obiettivo per la chiusura. I problemi non risolti possono divenire anche una fonte importante di conflitto e di ritardo del progetto. Av Pi Es MC Ch
  • Molte skill di comunicazione sono comuni al general management a al project management: Ascolto attivo ed efficace Domandare, sondare idee e situazioni per assicurare una migliore comprensione Educare per aumentare la conoscenza Indagare sui fatti per identificare o confermare le informazioni Definire e gestire le aspettative Convincere una persona o organizzazione a realizzare una azione Risolvere conflitti per prevenire impatti distruttivi Riassumere, ricapitolare e identificare i passi successivi La gestione è l’azione di dirigere e controllare un gruppo di persone allo scopo di coordinare ed armonizzare il gruppo per raggiungere una meta oltre l’ambito di uno sforzo individuale. Av Pi Es MC Ch
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  • Pmbok 5 gestione degli stakeholder

    1. 1. Gestione degli stakeholderGestione degli stakeholder di progettodi progetto PMBOK® 5th Edition PMI ® , CAPM ® , PMP® , PMBOK® , OPM3® sono marchi registrati di proprietà esclusiva di Project Management Institute Inc.
    2. 2. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it  Nella versione 5 del PMBOK® rappresenta un’area di conoscenza a sé stante (nella versione 4 del PMBOK® i processi erano integrati nella gestione della comunicazione di progetto)  Comprende i processi necessari ad identificare, pianificare, gestire e controllare il commitment dal parte degli stakeholders coinvolti in un progetto  Costituisce un’area di conoscenza particolarmente critica in tutte quelle situazioni in cui il ruolo politico delle parti coinvolte può influenzare in modo determinante le sorti del progetto  E’ responsabilità del PM contribuire ad identificare gli stakeholders, analizzarne le aspettative, il ruolo, il potere ed individuare le strategie di gestione più opportune Gestione degli stakeholders di progetto
    3. 3. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Processi di gestione degli stakeholders di progetto  La gestione degli stakeholder di progetto prevede i seguenti processi:  Identificare gli stakeholders: individuare tutte le persone o organizzazioni impattati dal progetto e documentare le informazioni rilevanti rispetto ai loro interessi, coinvolgimento e impatto sul successo del progetto.  Pianificare la gestione degli stakeholders: analizzarne i ruoli, il potere e l’impatto al fine di individuare le strategie di gestione  Gestire il coinvolgimento degli stakeholders: comunicare e lavorare con gli stakeholder per raggiungere le esigenze e occuparsi dei problemi quando capitano.  Controllare il coinvolgimento degli stakeholders: monitorarne in corso d’opera il livello di adesione agli obiettivi e all’operatività del progetto nonché il consenso rispetto all’andamento dei lavori adeguando le strategie alle esigenze che emergono
    4. 4. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Identificare gli StakeholderIdentificare gli Stakeholder  Il processo identifica tutte le persone o le organizzazioni impattati dal progetto.  È critico per il progetto identificarli presto nel progetto ed analizzare i loro livelli di interesse, aspettative, importanza ed influenza. Può essere sviluppata una strategia per approcciare ogni stakeholder e determinare il livello ed il tempo del coinvolgimento per massimizzare le influenze positive e mitigare gli impatti negativi. La valutazione e la strategia conseguente dovrebbero essere riviste durante l’esecuzione per adeguarle alle potenziali modifiche.  La maggior parte dei progetti hanno un grande numero di stakeholder. Dato che il PM ad poco tempo e deve usarlo con efficienza, questi stakeholder dovrebbero essere classificati secondo i loro interessi, influenza e coinvolgimento nel progetto. Per permettere al PM di focalizzarsi sulle relazione necessari per assicurare il successo del progetto.
    5. 5. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Input per identificare gliInput per identificare gli StakeholderStakeholder  Project Charter: fornisce informazioni sulle parti interne ed esterne coinvolte nel progetto od impattate (clienti, sponsor, membri del team, gruppi e dipartimenti coinvolti e altre persone od organizzazioni)  Documenti di approvvigionamento: se il progetto è il risultato di una attività di approvvigionamento o si basa su un contratto, le parti di questo contratto sono degli stakeholder chiave. Anche i fornitori vanno considerati.  Fattori ambientali aziendali:  cultura dell’organizzazione o della società,  standard governativi o di settore  Asset dei processi organizzativi:  Modelli di registro degli stakeholder  Lesson Learned di progetti precedenti  Registri degli stakeholder di precedenti progetti
    6. 6. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Strumenti e tecniche perStrumenti e tecniche per identificare gli Stakeholderidentificare gli Stakeholder  Analisi degli stakeholder: raccolta sistematica e analisi quantitativa e qualitativa per determinare quali interessi dovrebbero essere inseriti nel progetto. Identifica gli interessi, le aspettative e l’influenza degli stakeholder e li relaziona allo scopo del progetto. Aiuta ad identificare le relazioni che possono far leva sulla costruzione di coalizioni e potenziali partnership per aumentare le chance di successo. L’analisi generalmente è strutturata in:  Fase 1: identificazione degli stakeholder  Fase 2: identificazione dell’impatto e classificazione  Fase 3: valutazione delle reazioni  Parere degli esperti: per assicurare un’ampia identificazione ed elencazione degli stakeholder, il giudizio e l’esperienza dovrebbe essere richiesto da gruppi ed individui con specifica formazione e conoscenza.
    7. 7. Griglia degli stakeholderGriglia degli stakeholder
    8. 8. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Output per identificare gliOutput per identificare gli StakeholderStakeholder  Registro degli stakeholder: è il principale output e contiene tutti i dettagli correlati con gli stakeholder identificati, tra cui:  Informazioni di identificazione: nome, posizione organizzativa, locazione, ruolo nel progetto, informazioni di contatto:  Informazioni di valutazione: requisiti principali, maggiori aspettative, influenza potenziale nel progetto, fase del ciclo di vita con maggior interesse;  Classificazione: interno/esterno, sostenitore/neutrale/avverso, etc.
    9. 9. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Pag. 10 Pianificare la gestionePianificare la gestione degli stakeholderdegli stakeholder  Definizione del percorso metodologico seguito per definire, validare e controllare l’ambito  Definizione dei ruoli coinvolti nel piano di gestione dell’ambito  Definizione degli approcci migliori per gestire il consenso e la collaborazione da parte dei vari stakeholders
    10. 10. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Pag. 11 Input per pianificare laInput per pianificare la gestione degli stakeholdergestione degli stakeholder  Registro degli stakeholders (contenuto nel Piano di Project Management)  Fattori ambientali aziendali  Asset dei processi organizzativi
    11. 11. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Pag. 12 Strumenti e tecniche per pianificareStrumenti e tecniche per pianificare la gestione degli stakeholderla gestione degli stakeholder  Parere di esperti : possono suggerire approcci innovativi oppure soluzioni in situazioni critiche o in cui non esistono esperienze pregresse.  Riunioni di lavoro
    12. 12. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Pag. 13 Output di pianificare la gestioneOutput di pianificare la gestione degli stakeholderdegli stakeholder  Piano di gestione degli stakehoders (strategia di gestione degli stakeholder): definisce un approccio per aumentare il supporto e minimizzare l’impatto negativo degli stakeholder lungo l’intero ciclo di vita del progetto. Include:  Stakeholder chiave che possono significativamente impattare il progetto;  Livello di partecipazione nel progetto desiderato per ogni stakeholder identificato;  Gruppi di stakeholder e il loro management.
    13. 13. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Gestire il coinvolgimentoGestire il coinvolgimento degli stakeholderdegli stakeholder  Processo per comunicare e lavorare con gli stakeholder di progetto per soddisfarne i requisiti ed la risoluzione di problemi.  Comprende attività di comunicazione dirette verso gli stakeholder per influenzare le loro aspettative, indirizzare gli interessi e risolvere i problemi.  Incrementa la possibilità che il progetto non risulti deviato rispetto al programma prestabilito a causa di problemi non risolti con gli stakeholder, migliora la capacità delle persone di operare sinergicamente e limita le interruzioni nel corso dello svolgimento del progetto.  Il PM è in genere il responsabile per la gestione del coinvolgimento degli stakeholder.
    14. 14. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Input di gestire il coinvolgimentogestire il coinvolgimento degli stakeholderdegli stakeholder  Registro degli stakeholder  Strategia di gestione degli stakeholder: la comprensione delle mete e degli obiettivi degli stakeholder viene usata per determinare una strategia per gestire le loro aspettative.  Piano di Project Management: contiene il piano di gestione della comunicazione ed il piano di gestione degli stakeholders.  Registro delle questioni: documenta e traccia la risoluzione di problemi.  Registro delle modifiche: documenta le modifica che accadono durante il progetto.  Asset dei processi organizzativi.
    15. 15. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Strumenti e tecniche per gestiregestire il coinvolgimento degliil coinvolgimento degli stakeholderstakeholder  Metodi di comunicazione: identificati per ciascun stakeholder all’interno del piano di gestione della comunicazione sono utilizzati per la gestione degli stakeholder.  Competenze interpersonali:  Costruire fiducia  Risoluzione dei conflitti  Ascolto attivo  Superrare la resistenza al cambiamento  Competenze di gestione  Capacità di presentazione  Negoziazione  Scrittura  Parlare in pubblico
    16. 16. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Output di gestire il coinvolgimentogestire il coinvolgimento degli stakeholderdegli stakeholder  Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi :  Cause delle questioni  Ragioni delle azioni correttive scelte  Lesson learned  Richieste di modifica: al prodotto del progetto, anche azioni correttive e preventive.  Aggiornamenti al piano di Project Management: modifiche al piano di comunicazione.  Aggiornamenti ai documenti di progetto:  Strategia di gestione degli stakeholder  Registro degli stakeholder  Registro delle questioni
    17. 17. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Controllare il coinvolgimentoControllare il coinvolgimento degli stakeholderdegli stakeholder  Processo di verifica del consenso e coinvolgimento degli stakeholders  Comprende attività di comunicazione dirette verso gli stakeholders  Incrementa la possibilità che il progetto non risulti deviato rispetto al programma prestabilito a causa di problemi non risolti con gli stakeholders  Il PM è in genere il responsabile del controllo del coinvolgimento degli stakeholders
    18. 18. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Input di controllare ilil coinvolgimento degli stakeholdercoinvolgimento degli stakeholder  Piano di Project Management: contiene la strategia di gestione degli stakeholders ed il registro degli stakeholders  Registro delle questioni: documenta e traccia la risoluzione di problemi.  Dati sulle prestazioni di progetto  Documenti di progetto.
    19. 19. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Strumenti e tecniche per controllare ilcontrollare il coinvolgimento degli stakeholdercoinvolgimento degli stakeholder  Parere di esperti  Tecniche di analisi degli stakeholders  Sistema Informativo di Project Management  Riunioni
    20. 20. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Output di controllare ilcontrollare il coinvolgimento degli stakeholdercoinvolgimento degli stakeholder  Aggiornamenti degli asset dei processi organizzativi :  Cause delle questioni  Ragioni delle azioni correttive scelte  Lesson learned  Richieste di modifica: al prodotto del progetto, anche azioni correttive e preventive.  Informazioni sulle prestazioni  Aggiornamenti al piano di Project Management: modifiche al piano di comunicazione.  Aggiornamenti ai documenti di progetto:  Strategia di gestione degli stakeholder  Registro degli stakeholder  Registro delle questioni
    21. 21. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Gestione degli stakeholder eGestione degli stakeholder e Comunicazione di ProgettoComunicazione di Progetto
    22. 22. PMBOK ® 5 - Stakeholder Management - © 2013-2015 HumanWare s.a.s. www.humanware.it Grazie per l’attenzione!Grazie per l’attenzione! Per informazioniPer informazioni HumanWare s.a.s. Via Tino Buazzelli, 51 - 00137 Roma Web: www.humanware.it

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