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Iso 15489

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Iso 15489

  1. 1. ¿Por qué adoptar la Norma ISO 15489? Kattia Castro Cruz 5 de julio del 2007
  2. 2. Agenda <ul><li>Calidad </li></ul><ul><li>Normalización </li></ul><ul><li>ISO: la organización </li></ul><ul><li>Norma ISO 15489 </li></ul><ul><li>Importancia de la Norma </li></ul><ul><li>El caso de Costa Rica </li></ul>
  3. 3. Calidad <ul><li>Antecedentes </li></ul><ul><li>- “Revolución de calidad” – Occidente, 80’s </li></ul><ul><li>- Orígenes Japón, finales II Guerra Mundial </li></ul><ul><li>- Enfoques y concepciones han evolucionado: producto, proceso, calidad total (satisfacción del usuario) </li></ul>
  4. 4. Calidad <ul><li>Definición </li></ul><ul><li>- “Hacer las cosas bien o lo mejor posible”. </li></ul><ul><li>- “La aptitud de un producto o servicio para satisfacer las necesidades del cliente“. </li></ul><ul><li>(American Society for Quality Control) </li></ul><ul><li>- Adecuar los productos/servicios a las necesidades del cliente/usuario. </li></ul>
  5. 5. Calidad <ul><li>¿Por qué el tema interesa en los Archivos y a los Archivistas? </li></ul><ul><li>Los archivos son unidades al servicio de la organización y de los usuarios, que apoyan el cumplimiento de objetivos de la organización, pero también tienen los suyos propios. </li></ul><ul><li>No escapan de la tendencia por buscar eficiencia y eficacia obtener satisfacción del usuario. </li></ul><ul><li>Normalización --- camino hacia la obtención de calidad. </li></ul>
  6. 6. Normalización <ul><li>¿Qué significa? </li></ul><ul><ul><li>Ajustar a una norma. </li></ul></ul><ul><ul><li>Norma: regla que se debe seguir a la que se deben ajustar tareas, actividades o conductas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Normativa vs. Normalización . </li></ul></ul><ul><ul><li> </li></ul></ul>
  7. 7. Normalización <ul><li>Normas estándares: </li></ul><ul><li>Establecen criterios reguladores de actividades comunes llevados a cabo por organizaciones y personas, </li></ul><ul><li>Deberán ser aplicados consistentemente en un campo determinado, </li></ul><ul><li>Permiten mostrar ante un tercero su cumplimiento. </li></ul>
  8. 8. Normalización <ul><li>¿Cuál es su importancia en lo que respecta a la gestión de documentos* ? </li></ul><ul><li>Archivos deben cumplir normas específicas (Ente Rector) o pueden adoptar normas de manera voluntaria (ISO). </li></ul><ul><li>Normalización permite: </li></ul><ul><ul><li>Unificar lenguaje técnico </li></ul></ul><ul><ul><li>Reducir costos </li></ul></ul><ul><ul><li>Solucionar problemas repetitivos </li></ul></ul><ul><ul><li>Proporcionar datos técnicos para la elaboración de estrategias. </li></ul></ul>
  9. 9. <ul><li>Normalización permite (2): </li></ul><ul><ul><li>Brindar instrumentos técnicos para alcanzar el objetivo de calidad. </li></ul></ul><ul><ul><li>Asegurar una buena comunicación entre los elementos que intervienen en el proceso. </li></ul></ul><ul><ul><li>Simplificar la producción y el uso de materias primas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Defender al usuario garantizándole la calidad requerida. </li></ul></ul><ul><ul><li>Disminuir litigios. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejorar el producto/servicio. </li></ul></ul>
  10. 10. Organización Internacional para la Normalización (ISO) <ul><li>Nació en Londres en 1946 con la representación de 25 países </li></ul><ul><li>Finalidad: facilitar la coordinación internacional y la unificación de estándares industriales. </li></ul><ul><li>Su primera norma fue publicada en 1951. </li></ul>
  11. 11. Organización Internacional para la Normalización (ISO) <ul><li>¿ISO? </li></ul><ul><li>Funciona ONG en Ginebra, Suiza. </li></ul><ul><li>Agrupa a 157 países alrededor del mundo. CR: INTECO. </li></ul><ul><li>Ha emitido alrededor de 16000 estándares diversos campos (1951 a la fecha). </li></ul><ul><li>Normas más comunes ISO 9000. </li></ul><ul><li>Beneficios. </li></ul>
  12. 12. ISO 15489 <ul><li>Antecedentes </li></ul><ul><li>Surge para estandarizar las mejores prácticas internacionales en materia de gestión de documentos. </li></ul><ul><li>Tomó como punto de partida una norma nacional de origen australiano, la AS 4390 Records Management del año 1996. </li></ul>
  13. 13. ISO 15489 <ul><li>Estructura </li></ul><ul><li>En setiembre del 2001, La Organización Internacional para la Normalización aprobó la Norma 15489 en dos apartados: </li></ul><ul><ul><li>ISO 15489-1: 2001 Information and documentation – Records management – Part 1: General, e </li></ul></ul><ul><ul><li>ISO/TR 15489-2: 2001 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines (Technical Report). </li></ul></ul>
  14. 14. ¿Qué propone ISO 15489? <ul><li>Establecer un marco para la gestión de documentos en todos los formatos o soportes y en cualquier tipo de organización (pública o privada). </li></ul><ul><li>Empleo en todos los niveles y por todos los miembros de la organización. </li></ul><ul><li>Pautas para proyectos basados en TI. </li></ul>
  15. 15. ¿Qué propone ISO 15489? <ul><li>Guía de buenas prácticas para determinar las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con éstos. </li></ul><ul><li>Ayuda a definir el qué, el quién, el cuándo, el dónde y el por qué del tratamiento que se les debe dar. </li></ul><ul><li>La Norma señala expresamente que no incluye la gestión de los documentos históricos en el seno de las instituciones archivísticas. </li></ul>
  16. 16. <ul><li>Requisitos implantación y seguimiento: </li></ul><ul><li>Análisis marco reglamentario </li></ul><ul><li>- Normas que afectan actividades org. y requisitos de documentación varían según cada entidad </li></ul><ul><li>Políticas y responsabilidades </li></ul><ul><li>- Objetivo: creación de documentos auténticos, fiables y utilizables, respaldo de activ. org. y entorno por tiempo que se requiera. </li></ul><ul><li>- Implica definir quién llevará a cabo las actividades y, en este orden, dirigir la gestión de documentos y definir las diferentes actividades en todos sus niveles. </li></ul>¿Cómo adoptar ISO 15489?
  17. 17. <ul><li>Requisitos implantación y seguimiento (2): </li></ul><ul><li>Formación continua (cultura) </li></ul><ul><li>- Programa: requisitos particulares; el personal que será capacitado; profesionales de la gestión de documentos; métodos de capacitación; y evaluación (ISO 15489-2). </li></ul><ul><li>- Efectividad: compromiso e interés mostrado por la administración para implementar las políticas y procedimientos contemplados en él. </li></ul><ul><li>Supervisión y auditoría (revisiones periódicas) </li></ul><ul><li>- Objetivo: Velar por que los procedimientos y procesos son conformes con las políticas y requisitos de la organización y que los resultados obtenidos obedecen a lo previsto. </li></ul>¿Cómo adoptar ISO 15489?
  18. 18. <ul><li>Consideraciones acerca del documento y gestión de documentos (autenticidad, confiabilidad, integridad, disponibilidad). </li></ul><ul><li>Procesos y controles de la gestión de documentos (cuáles documentos, por cuánto tiempo, ubicación del documento y sus relaciones, registro, clasificación, almacenamiento y manipulación, acceso, trazabilidad (derechos y rastros), disposición y documentación). </li></ul>¿Cómo adoptar ISO 15489?
  19. 19. <ul><li>Consideraciones sobre los sistemas de gestión de documentos </li></ul><ul><li>Políticas, procedimientos y prácticas, así como el diseño e implementación de sistemas acordes con nec. de la org. y marco reglam. --- (estrategias sobre qué documentos son necesarios, cuándo, cómo y dónde se deberían incorporar al sistema) . </li></ul><ul><li>Requisitos SD: confiabilidad, integridad, conformidad, exhaustividad, sistematización. </li></ul>¿Cómo adoptar ISO 15489?
  20. 20. <ul><li>Diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos </li></ul><ul><li>Requisitos: documentación de operaciones, soportes del almacenam.(integridad), gestión distribuida (ubicación), conversión y migración; acceso, recuperación y uso; conservación y disposición. </li></ul><ul><li>--- confiabilidad, integridad, conformidad, exhaustividad, sistematización. </li></ul>¿Cómo adoptar ISO 15489?
  21. 21. Metodología para el diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos <ul><li>Investigación preliminar </li></ul><ul><li>Análisis de las actividades de la organización (funcional/secuencial). </li></ul><ul><li>Identificación de requisitos para documentos </li></ul><ul><li>Evaluación de los sistemas existentes </li></ul><ul><li>Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos (niveles de riesgo) </li></ul><ul><li>Diseño de un sistema de gestión de documentos (incluye rediseño de procesos) </li></ul><ul><li>Implementación de un sistema de documentos </li></ul><ul><li>Revisión de post-implementación (supervisión) </li></ul>
  22. 22. Importancia ISO 15489 <ul><li>Empleo los principios e instrumentos archivísticos (tablas de plazos, cuadros de acceso, implementación de los procesos de selección), ---- garantiza tratamiento adecuado de los documentos en todas las fases de su ciclo de vida (acceso y conservación). </li></ul><ul><li>Guía de buenas prácticas podría ser considerada como un reconocimiento a un tema de vital importancia para las organizaciones de hoy. Podría conllevar mayor estatus para la profesión archivística, que en algunos países se ha visto relegada frente a otras. </li></ul><ul><li>Responsabilidad en relación con la gestión de documentos se debería asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro de la organización. Por ende, la Norma es del interés de los Archivistas. </li></ul>
  23. 23. Importancia ISO 15489 <ul><li>Calidad: Proporciona guía para planificar y ejecutar las labores relacionadas con la gestión de los documentos durante las distintas fases de su ciclo de vida, --- búsqueda de eficiencia y eficacia que engloba a todos los procesos de la organización y considera a los usuarios de los servicios que brindan los Archivos. </li></ul>
  24. 24. Importancia ISO 15489 <ul><li>Análisis de riesgos contemplado es fundamental para la gestión de la organización (planes de continuidad)--- labor más estratégica de los Archivos. </li></ul><ul><li>Posibles mejoras en la gestión de la organización, a través de revisión general de los procesos. </li></ul>
  25. 25. Importancia ISO 15489 <ul><li>Ventajas y facilidades para la organización que decida adoptar otras Normas (ISO 9000) o lo haya hecho. </li></ul><ul><li>Posibilidad de hacer estudios comparativos del interés de la profesión (estándares e indicadores). </li></ul><ul><li>Posibilidad de fortalecer la cultura de información en los usuarios, al tomar parte en los distintos momentos y fases que propone la metodología de la Norma. </li></ul>
  26. 26. Otras consideraciones <ul><li>Apoyo de los niveles superiores de la org. </li></ul><ul><li>Análisis costo – beneficio </li></ul><ul><li>Grado de esfuerzo de toda la organización ¿está preparada? ¿es el momento? </li></ul><ul><li>Uso responsable de tecnología </li></ul>
  27. 27. ISO 15489 <ul><li>El caso de Costa Rica </li></ul><ul><li>Sondeo efectuado en un 10% de la población de estudiantes y profesionales (230 y 300). </li></ul><ul><li>- Falta conocimiento de la Norma </li></ul><ul><li>- No la han aplicado ni conocen casos en el país </li></ul><ul><li>- Alto grado de interés por profundizar </li></ul>
  28. 28. ISO 15489 <ul><li>El caso de Costa Rica </li></ul><ul><li> - Instrumento útil para planificar y llevar a cabo la gestión de documentos en las organizaciones. </li></ul><ul><li> - Podría ayudar a promover la profesión. </li></ul><ul><li> - Involucra a toda la organización (conciencia). </li></ul><ul><li> - Facilita el cumplimiento del marco jurídico. Ley de Firma Digital*. </li></ul>
  29. 29. ISO 15489 Mayor uso y difusión de la Norma podría contribuir a: - Cambiar la visión del papel de los Archivos y de la profesión. - Fomentar cultura en el ciudadano acerca de la importancia de los Archivos para transparencia administrativa, derecho de acceso a la información y pronta respuesta, y rendición de cuentas.
  30. 30. MUCHAS GRACIAS

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