Gestión documental calidad meci

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Gestion de Calidad en Archivo, creado presentacion por el Tutor SENA José Luis Vargas Forero, en la Tecnòlogia Gestion Documental 2010

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Gestión documental calidad meci

  1. 1. Los Archivos y los Sistemas de Control de la Gestión y de la Calidad José Luis Vargas Forero Archivista y AdministradorArchivista y Administrador Medellín, Julio a Septiembre de 2010
  2. 2. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ISO 15489 Control Interno MECI 1000:2005 Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 NTCGP1000:2004 2/69 ISO 9001:2008 NTCGP1000:2004 Seguridad de la Información ISO 27000 Archivísticas ISAAR CPF, ISAD(g), ISIDIAH, ISDF, Patrimonio Documentos como fuente de memoria e identidad
  3. 3. ORGANIZACIÓN: OBJETIVO NATURAL objetivo natural de las organizaciones RENTABILIDAD A TRAVÉS DE Calidad Productividad Competitividad
  4. 4. Métodos Procedimientos Actuaciones Acciones Información Recursos SUBSISTEMA DE CONTROL SUBSISTEMA DE CONTROL DE DEFINICIÓN 4 Organización Planes Principios Normas Mecanismos de Evaluación y Verificación DE CONTROL ESTRATEGICO GESTIÓN SUBSISTEMA DE EVALUACION
  5. 5. ¿CUÁL ES SU ESTRUCTURA?¿CUÁL ES SU ESTRUCTURA? SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO AMBIENTE DE CONTROL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL 5 AUTOEVALUACIÓN EVALUACIÓN INDEPENDIENTE PLANES DE MEJORAMIENTO SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL EVALUACIÓN COMUNICACIÓN PÚBLICA INFORMACIÓN
  6. 6. Claudia Rivera Osorio y Jaime Obando Cárdenas 6
  7. 7. I.C.A. Consejo Internacional de Archivos El CIA es la organización profesional de la comunidad de archivos, dedicada a promover la conservación, desarrollo y utilización del patrimonio mundial de los archivos. Reúne a gestores de archivos nacionales, asociaciones profesionales de archiveros, archivos locales, regionales y archivos de otras organizaciones así como archiveros a título individual. POR QUE: Los archivos, que proporcionan datos de las actividades y negocios humanos, 7/69 POR QUE: Los archivos, que proporcionan datos de las actividades y negocios humanos, son garantes de los derechos de los ciudadanos y de los Estados, y son esenciales para la democracia y el buen gobierno. Los archivos son la salvaguarda de la memoria de la humanidad, ya que conservan testimonios de su pasado. Trabajando para el desarrollo de los archivos, el CIA se ocupa de la conservación de la memoria de la humanidad. El CIA tiene más de 1.400 asociados en más 190 países y territorios, por lo que tiene un carácter verdaderamente internacional. Es una organización no gubernamental, independiente de los avatares o procesos políticos y que sus socios incluyen a personas e instituciones de archivos públicas y privadas.
  8. 8. I.C.A. Consejo Internacional de Archivos El Consejo internacional de Archivos es una organización descentralizada regida por una Asamblea general y administrada por un Comité ejecutivo. RAMAS constituyen otros tantos foros regionales para los archiveros de todas las partes del mundo 8/69 mundo SECCIONES reúnen a archiveros e instituciones interesadas en determinados aspectos o áreas de la profesión; COMITÉS Y GRUPOS DE TRABAJO se forman para lograr la contribución de expertos a la solución de problemas concretos. La Secretaria del El CIA trabaja en estrecha colaboración con las organizaciones intergubernamentales tales como la UNESCO y el ICCROM. También está vinculada a otras organizaciones no gubernamentales.
  9. 9. I.C.A. Consejo Internacional de Archivos NORMAS: ISAD (g) Norma Internacional de Descripción Archivística ISAAR CPF Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias ISDF Norma internacional para la descripción de funciones ISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo 9/69 ISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo DOCUMENTOS TÉCNICOS: Construcción de edificios para archivos en climas tropicales Los archivos en la era digital Los archivos de la ONG Archivos y Derechos Humanos
  10. 10. ¿Qué es ISO 27000 ? • Familia de normas internacionales para Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). – Requisitos para la especificación de SGSI – Proceso del análisis y gestión del riesgo – Métricas y medidas de protección– Métricas y medidas de protección – Guías de implantación – Vocabulario claramente definido para evitar distintas interpretaciones de conceptos técnicos y de gestión y mejora continua.
  11. 11. Alcance ISO27000 • General Cubre todos los tipos de organizaciones. Especifica requerimientos a establecer, poniendo en • Aplicación Los requisitos precisados en este estándar internacional son genéricos son aplicables a todas las organizaciones, sin importar establecer, poniendo en ejecución, funcionando, supervisando, repasando, manteniendo y mejorando la documentación del Sistema de Administración en la Seguridad de la Información (ISMS), dentro del contexto de la totalidad de los riesgos del negocio. las organizaciones, sin importar su tipo, tamaño y naturaleza.
  12. 12. Beneficio del SGSI • Conocer cuales los riesgos de la información ayuda a poder tratarlos de unpoder tratarlos de un manera sistemática y optimizando las inversiones. De esta manera se minimiza la pérdida de continuidad en el negocio. 12/69
  13. 13. Gestión Documental ISO 15489 • Define buenas prácticas de gestión de los documentos en las organizaciones públicas y privadas. • •Parte 2: Directrices Informe técnico que especifica la metodología de diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos. 13/69 • Parte 1: Generalidades”. Establece los principios generales de la gestión de documentos, independiente del soporte o formato.
  14. 14. ISO 15489 Aplicación • Gestión de documentos en todos los soportes y formatos, creados o recibidos por una organización en el ejercicio de sus actividades. • Asignación de responsabilidades respecto a los• Asignación de responsabilidades respecto a los documentos. • Gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad. • Diseño e Implementación de un sistema de gestión de documentos. 14/69
  15. 15. Principios Gestión Documental • Determinar qué documentos deberían crearse en cada proceso de negocio y qué información han de contener estos documentos;documentos; • Decidir la forma y la estructura los documentos y las tecnologías a usar • Acordar los metadatos ha crear con los documentos y a lo largo de los procesos documentales 15/69
  16. 16. Principios Gestión Documental Establecer requisitos para recuperar, usar y transmitir documento entre los diferentes procesos. Decidir cómo organizar los documentos de forma 16/69 Decidir cómo organizar los documentos de forma que se facilite su uso Valorar los riesgos que comportaría no disponer de documentos como evidencia de las actividades realizadas Preservar los documentos y hacerlos accesibles a lo largo del tiempo
  17. 17. Principios Gestión Documental Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, normas aplicables y la política de la organización Garantizar que los documentos se conservan en 17/69 Garantizar que los documentos se conservan en un entorno seguro Conservar los documentos únicamente durante el período de tiempo necesario Identificar y evaluar oportunidades para mejorar la eficacia, la eficiencia y la calidad de los procesos.
  18. 18. Gestión Documental Pasos implementación 1. Determinar los documentos ha incorporar al sistema: identificación de los tipos documentales que formaran parte del sistema. 2. Establecer plazos de conservación de los documentos: valoración precisando el tiempo que ha de conservarse cadavaloración precisando el tiempo que ha de conservarse cada uno de ellos. 3. Especificar los procesos de la gestión de documentos: definición de los procesos y los procedimientos para gestionar el ciclo de vida de los documentos. 4. Documentar los procesos de gestión de documentos: descripción del sistema (procesos, procedimientos e instrumentos de la gestión de documentos). 18/69
  19. 19. GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESOS Suceden habitualmente de una forma secuencial aunque pueden tener lugar de manera simultánea o en un orden diferente al descrito, sobre todo en sistemas electrónicos. a) Incorporación: (captura de documentos). Se determina si un documento, creado o recibido por una organización, debe conservarse.conservarse. b) Registro: Consiste en dejar constancia de la incorporación o ingreso de un documento en el sistema mediante un identificador único y una breve información descriptiva c) Clasificación (organización): Se identifica la categoría a la que pertenece un documento teniendo en cuenta la actividad de la organización con la que está relacionado y de la cual es evidencia. 19/69
  20. 20. GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESOS d). Almacenamiento y manipulación: Proceso mediante el cual un documento, en función de su soporte y formato, su uso y su valor, es conservado de manera que se asegure su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario. e) Acceso (consulta) Determinar quién tiene acceso a los documentos y en qué circunstancias estableciendo los controles apropiadosen qué circunstancias estableciendo los controles apropiados f)Trazabilidad: Controlar el uso y movimiento de los documentos de manera que se garantizando que sólo los usuarios con los permisos adecuados realizan tareas para las que han sido autorizados g)Implementación de la disposición (Disposición Final): Proceso por el cual se llevan a cabo las acciones de disposición establecidas en el T.R.D. ó T.V.D. (destrucción física, conservación, traslado a otro sistema de almacenamiento, transferencia a otra unidad u organización). 20/69
  21. 21. GESTIÓN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS Cuadro de clasificación: representa de forma jerárquica (en diferentes niveles) las funciones, actividades y operaciones de la organización. Calendario de conservación y disposición (T.R.D. y T.V.D): especifica cuánto tiempo deben conservarse los documentos y suespecifica cuánto tiempo deben conservarse los documentos y su disposición final (conservación permanente, eliminación, transferencia). Tabla de acceso y seguridad (Reglamento de consulta) identifica los derechos y las restricciones de acceso (consulta, modificación, eliminación) de los miembros de la organización a los documentos. Instrumentos de consulta (sistemas de recuperación): Inventarios, índices tesauros, listas de términos autorizados… 21/69
  22. 22. Cuadro de Clasificación T.R.D. T.V.D. Disposición Final Incorporación captura de documentos Registro Trazabilidad Documentación Sistema Identificación Valoración Sistema de Gestión Documental ISO 15489 22/69 T.V.D. Reglamento de Consulta Instrumentos de Recuperación Clasificación Organización documental Almacenamiento y manipulación Acceso consulta Documentación del Sistema Identificación y Valoración
  23. 23. Sistema Nacional de Archivos PROGRAMA DE 23/69 DE GESTIÓN DOCUMENTAL
  24. 24. Gestión documental • Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentaciónmanejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000) 24/69
  25. 25. La gestión documental se reconoce, como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es paralelo a la Gestión documental 25/69 archivos y su desarrollo es paralelo a la búsqueda de la transparencia en la gestión administrativa.
  26. 26. El Programa de Gestión Documental - PGD, como proceso archivístico sistemático Debe estructurarse a partir de la normatividad archivística vigente. 26/69 normatividad archivística vigente. Contempla situaciones tendientes a la simplificación de trámites y racionalización de recursos.
  27. 27. EL COMITÉ DE ARCHIVO Equipo asesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas, definir los programas de 27/69 las políticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos
  28. 28. COMPONENTES DE UN PGD Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico.archivístico. Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD. 28/69
  29. 29. COMPONENTES DE UN PGD La adopción e implementación de las tablas de retención documental. La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivosciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico) 29/69
  30. 30. COMPONENTES DE UN PGD Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos desus correspondientes flujos de información La implementación y seguimiento. 30/69
  31. 31. PROCESOS DE UN 2. RECEPCIÓN 3. DISTRIBUCIÓN 8. DISPOSICIÓN FINAL 1. PRODUCCIÓN 31/69 7. CONSERVACIÓN DE UN PGD 3. DISTRIBUCIÓN 4. TRÁMITE 6.CONSULTA 5. ORGANIZACIÓN
  32. 32. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus 32/69 cumplimiento de sus funciones.
  33. 33. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Creación y diseño de Medios y técnicas de producción y métodos de Planear - Planeación 33/69 diseño de documentos producción y métodos de impresión Determinación y selección de soportes documentales Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
  34. 34. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1. Creación y diseño de Instrucciones para el diligenciamiento de formularios Planear - Planeación 34/69 diseño de documentos diligenciamiento de formularios Determinación de uso y finalidad de los documentos Diplomática: imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas Adecuado uso de la reprografía
  35. 35. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2.Normalización Identificación de dependencias productoras Planear - Planeación 2.Normalización de la producción documental productoras Definición de tipologías documentales, formatos y formularios según TRD Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas 35/69
  36. 36. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Normalización Directrices relacionadas con el número de copias Planear - Planeación 2. Normalización de la producción documental número de copias Control de la producción de nuevos documentos Determinación de la periodicidad de la producción documental 36/69
  37. 37. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Instrumentos Manual de producción documental SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 37/69 Manual de producción documental Manual de autorización de firmas Procedimiento de producción documental
  38. 38. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 3. Producción Redactar el contenido. Firma Hacer - Gestionar 3. Producción de Documentos según lo planeado Firma 38/69
  39. 39. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 4. Verificación que los Revisión de contenido ajuste técnico y jurídico Verificar - Controlar Subsistema de control de Gestión que los Documentos se produjeron según lo planeado técnico y jurídico Verificación de calidad diplomática; uso de formatos diseñados y contenido ortográfico. 39/69
  40. 40. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Corrección Corrección y ajuste del documento (si es posible) Actuar - Subsistema de Control de Evaluación Planes de Mejoramiento Acción Correctiva Planes de Mejoramiento Acción Preventiva documento (si es posible) Volver a producir el documento Reentrenamiento del personal 40/69
  41. 41. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que 41/69 para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
  42. 42. Radicación: Procedimiento por el cual, se asigna un PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 42/69 Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío
  43. 43. Registro: Procedimiento por el cual, las entidades PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 43/69 Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta
  44. 44. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Definición de medios de recepción Diseño de formatos de registro y 1. Planificación del Registro de ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO Planear - Planeación 44/69 Diseño de formatos de registro y entrega Determinación de oficinas y recepción(ubicación, personal, Equipos) del Registro de documentos
  45. 45. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Instrumentos Procedimiento de Recepción SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 45/69 Procedimiento de Recepción Horarios de atención Listado de palabras claves Formatos de registro
  46. 46. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de 2. Registro de documentos ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO Hacer – Incorporar y Registrar - 46/69 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos documentos
  47. 47. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Radicación de documentos Asignación de consecutivo, fecha y hora Hacer - Incorporar y Registrar - de documentos y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas 47/69
  48. 48. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Corrección Corrección del registro, solicitud de anexos, datos (si es posible) Actuar - Subsistema de Control de Evaluación Planes de Mejoramiento Acción Correctiva Planes de Mejoramiento Acción Preventiva de anexos, datos (si es posible) Recepción y registro del documento correcto Estadísticas Reentrenamiento del personal 48/69
  49. 49. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. 49/69 los documentos lleguen a su destinatario.
  50. 50. PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1.Planificación de la Distribución de documentos Identificación de dependencias y determinación de competencia Definición de medios de PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Planear - Planeación de documentos recibidos Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Diseño de formatos e indicadores Diseño de rutas internas y externas. 50/69
  51. 51. PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Distribución de Asignación de código de PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Planear - Planeación 2. Distribución de documentos internos Asignación de código de dependencias Enrutamiento y entrega de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos internos 51/69
  52. 52. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Instrumentos Codificación de puntos de oficina SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 52/69 Codificación de puntos de oficina Rutas de distribución Indicadores Procedimientos de distribución Formatos de registro
  53. 53. PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Entrega y recibo interna PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Hacer - Trazabilidad 3. Distribución de documentos enviados Entrega y recibo interna Control y firma de guías y planillas de entrega Envío Entrega por mensajería externa 53/69
  54. 54. PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 3. Verificación de Constatación de entrega de PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Verificar – Subsistema de control de gestión - Trazabilidad 3. Verificación de la distribución Constatación de entrega de comunicaciones internas y externas Verificación de tiempo de entrega. Verificación de cantidad entregada 54/69
  55. 55. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Corrección CASI IMPOSIBLE (Recuperación Pacto de no divulgación) Actuar - Subsistema de Control de Evaluación Planes de Mejoramiento Acción Correctiva Planes de Mejoramiento Acción Preventiva de no divulgación) Re-entrega del documento, firma de registro de Estadísticas Reentrenamiento del personal 55/69
  56. 56. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa 56/69 función administrativa
  57. 57. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Respuesta a una solicitud o requerimiento 57/69
  58. 58. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Planificación de Gestión de trámites -Determinar requisitos del trámite Planear - Planeación Gestión de trámites trámite -Identificar competentes para resolver el trámite -Asignar responsabilidades -Procedimientos para cada trámite (relación con otros procesos) 58/69
  59. 59. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Instrumentos SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 59/69 Manual de trámites con sus requisitos Procedimientos Tiempos de respuesta definidos Normograma para cada proceso Manual de autorización de firmas
  60. 60. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 2.Recepción de solicitud o trámite -Confrontación y diligenciamiento de planilla Hacer - solicitud o trámite 3. Respuesta diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite -Determinación de competencia -Preparación y proyección de respuesta 60/69
  61. 61. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 2. Recepción de solicitud o trámite -Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del Hacer - Gestionar o trámite 3. Respuesta 4. Revisión técnica de planilla de control y ruta del trámite -Determinación de competencia -Preparación y proyección de respuesta -Revisión por técnicos profesionales y abogados firma. 61/69
  62. 62. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 4. Comprobación de -Medición de satisfacción del Verificar - Actuar - Controlar 4. Comprobación de satisfacción de trámite -Medición de satisfacción del usuario: tiempo de respuesta, solución de lo requerido. -Tiempo de respuestas -Respuestas dadas acorde a requerimientos técnicos -Respuestas dadas acorde a procedimientos legales 62/69
  63. 63. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Corrección Redacción nuevo documento Actuar - Subsistema de Control de Evaluación Planes de Mejoramiento Acción Correctiva Planes de Mejoramiento Acción Preventiva Edición y entrega de documento corregido Reentrenamiento del personal Mas fuentes de consulta Revisión procedimientos 63/69
  64. 64. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 220.13 ACTAS 220.13.03 Actas Comité Directivo Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los 64/69 y descripción de los documentos
  65. 65. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Planeación de la Organización Documental -Identificación de unidades administrativas funcionales -Conformación de Cuadro de Clasificación documental Planear - Planeación Clasificación documental -Elaboración de Tablas de Retención Documental -Elaboración de Tablas de Valoración Documental 65/69
  66. 66. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Planeación de la Organización Documental -Realizar cronograma de trasferencias -Diseñar Instructivos de organización y transferencias Planear - Planeación organización y transferencias -Determinación de los sistemas de ordenación 66/69
  67. 67. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Planeación de la Organización Documental -Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices Planear - Planeación Índices -Diseño de formatos. -Diseño de Bases de Datos 67/69
  68. 68. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Instrumentos SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 68/69 Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental Instructivos o procedimientos de aplicación Sistemas de Ordenación Procedimientos de Descripción Calendario de Transferencias
  69. 69. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 2. Clasificación documental -Separar la tipologías y agruparlas en Unidades de Hacer - Gestionar documental agruparlas en Unidades de conservación según Cuadro de Clasificación Documental, Aplicando de la T.R.D. ó T.V.D. según corresponda 69/69
  70. 70. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 3. Ordenación documental -Disposición de tipologías documentales según fecha de Hacer - Gestionar documental documentales según fecha de trámite al interior de la unidad de conservación -Foliación -Ordenación de los expedientes que conforman las series ó subseries documentales, según sistema de ordenación escogido 70/69
  71. 71. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 4. Descripción documental -Análisis de información y extracción de contenidos Hacer - Gestionar documental extracción de contenidos -Registro y digitación de información en la Base de Datos -Publicación del Instrumento de recuperación y descripción. 71/69
  72. 72. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 5. Archivo Ubicación de la unidad de conservación en el mobiliario de archivo. Actualización del inventario Hacer - Gestionar Actualización del inventario topográfico de documentos Ubicación de tipologías en las unidades especiales C.D., Planos etc., diligenciamiento de los controles cruzados e índice 72/69
  73. 73. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 6. Transferencias documentales Escoger unidades documentales a transferir según las TRD o TVD Hacer - Gestionar Preparación y embalaje documentos a transferir Diligenciar inventario de transferencias Entrega y Recibo de transferencia documental según las TRD y/o TVD 73/69
  74. 74. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Corrección Archivar nuevamente repitiendo todo los pasos Actuar - Subsistema de Control de Evaluación Planes de Mejoramiento Acción Correctiva Planes de Mejoramiento Acción Preventiva Ubicación del documento mal archivado y repetir todas las actividades para lograr su correcto archivo Reentrenamiento del personal Mejora de las Tablas Revisión procedimientos 74/69
  75. 75. PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen 75/69
  76. 76. PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Reglamentación de la consulta -Determinar necesidades de información internas y externas -Decidir medios de atención de consulta. PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Planear - Planeación 76/69 consulta. -Decidir tiempos de respuesta. -Establecer niveles competencia de usuarios consultantes -Formular estrategia para hacer disponible la información de documentos con restricciones por conservación o confidencialidad
  77. 77. PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Instrumentos SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 77/69 Reglamento de consulta Tiempos de atención Procedimiento y formatos para la atender la consulta
  78. 78. PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Atención de la consulta -Precisar la necesidad informativa a consultar. -Verificar la competencia del consultante PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Hacer - Gestionar 78/69 consultante -Precisar Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación
  79. 79. PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 3. Atención de la consulta -Solicitar autorización para consulta en caso de requerirse -Registro de la consulta -Localización de la información en Hacer - Gestionar -Localización de la información en instrumentos descriptivos -Ubicación del documento en el archivo -Registro en tarjeta de afuera -Facilitación de consulta en sala -Reproducción del documento (sencilla o autenticada) 79/69
  80. 80. PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Corrección Volver a repetir todo el procedimiento y archivar el documento servido erronéamente, (si se filtro información confidencial negociar acuerdo de no divulgación) Actuar - Subsistema de Control de Evaluación Planes de Mejoramiento Acción Correctiva Planes de Mejoramiento Acción Preventiva divulgación) Re-entrega del documento, firma de registro de prestamo Estadísticas Reentrenamiento del personal Publicación reglamento Revisión del reglamento 80/69
  81. 81. Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 81/69 alterar su contenido
  82. 82. PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Planear PROCEDI MIENTOS ACTIVIDADES 1. Planeación del Sistema Integrado Diseñar campaña sensibilización y toma de conciencia Determinar Sistema de Reproducción, duplicación y migración de informaciónIntegrado de Conservaci ón migración de información Diseñar plan de Inspección y mantenimiento de instalaciones Establecer Periodos y estándares de Control de condiciones ambientales Formular plan de atención y prevención de desastres Planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados, guerras) 82/69
  83. 83. PROCESO DE CONSERVACIÓ DE DOCUMENTOS Instrumentos SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 83/69 Campaña de Sensibilización Plan de Aseguramiento Archivístico Integral Estándares Plan de reprografía y realmacenamiento
  84. 84. PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Sensibilización Educación Visitas guiadas Campaña PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 84/69 Campaña
  85. 85. PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Mantenimiento Limpieza de unidades de conservación Limpieza de depósitos PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 85/69 Limpieza de depósitos Verificación de estándares de almacenamiento
  86. 86. PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Control de plagas Almacenamiento, realmacenamiento y empaste Realizar primeros auxilios yRealizar primeros auxilios y reparaciones menores Simulacros de atención de desastres Aplicar plan de reprografía (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados, guerras) 86/69
  87. 87. PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Corrección Corrección de condiciones de ambientales Actuar - Subsistema de Control de Evaluación Planes de Mejoramiento Acción Correctiva Planes de Mejoramiento Acción Preventiva Realización de primeros auxilios Restauración Estadísticas Reentrenamiento del personal Facilitar copias documentos Revisión de la totalidad del proceso 87/69
  88. 88. Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS 88/69 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS CONSERVACIÓN TOTAL
  89. 89. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Planeación de la Organización Documental -Elaboración de Tablas de Retención Documental -Elaboración de Tablas de Valoración Documental Planear - Planeación Valoración Documental -Cronograma de transferencias -Métodos de eliminación documental 89/69
  90. 90. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS hacer PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES La conservación total Preparación documentos a transferir Solicitar aprobación por comité Recepción de transferenciastotal Recepción de transferencias secundarias Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios Conservación y preservación de los documentos Modificación de inventarios 90/69
  91. 91. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS hacer PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Eliminación de documentos Selección de documentos a eliminardocumentos eliminar Presentar propuesta Aval por el Comité de Archivo. Levantamiento de acta Eliminar según procedimiento. Modificación de inventario 91/69
  92. 92. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS hacer PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Selección documental Escogencia de documentos para Aplicación de seleccióndocumental Aplicación de selección Aprobación de propuesta por Comité Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio Preparar documentos a transferir Aplicar eliminación de documentos 92/69
  93. 93. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Corrección Si se detecto antes de la aplicación final repetir el proceso Actuar - Subsistema de Control de Evaluación Planes de Mejoramiento Acción Correctiva Planes de Mejoramiento Acción Preventiva proceso Localizar copias, reconstruir Destruir Reformular TVD TRD Reentrenamiento del personal Verificación 93/69
  94. 94. Bibliografía • Archivo General de la Nación, Manual de Archivística primera fase, Guía para la Implementación de un Programa de Gestión, Bogotá 2006 y Presentación Programa de Gestión Documental. • ICONTEC, Norma Técnica de Gestión de la Calidad NTCGP1000:2009 • Consejo Internacional de Archivos: – Normas ISAD(G), Norma General de Descripción Archivística; – ISAAR-CPF, Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos– ISAAR-CPF, Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias, – ISDF Norma internacional para la descripción de funciones – ISIDIAH, Norma internacional para las instituciones que custodian recursos archivísticos • ISO Normas ISO 9001:2008 Gestión de la Calidad, ISO 27000 Seguridad de la Información

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