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Etapas en la organización de eventos

  1. 1. Organización de Eventos El proceso administrativo Planificar y Coordinar todos los recursos disponibles (humanos, materiales y financieros) objetivos establecidos máxima eficiencia mínimo costo
  2. 2. Organización de Eventos El proceso administrativo ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO PLANIFICACIÓN: previsión y planeación. ORGANIZACIÓN: integración y coordinación. IMPLEMENTACIÓN: puesta en marcha y dirección. CONTROL: evaluación, resultados.
  3. 3. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓN Previsión: ¿qué se puede hacer? Acciones a desarrollar: desarrollar f) Determinar objetivos g) Analizar eventos anteriores o parecidos h) Tomar decisiones
  4. 4. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓN A- Previsión: Determinación de Objetivos  Objetivos Generales: deben estar claramente definidos. 1. Educativos 2. Informativos 3. Comerciales 4. De difusión 5. Motivacionales, etc.  Objetivos particulares: 1. Objetivos del Ente que lleva lo adelante. 2. Objetivos de los participantes. 3. Objetivos del organizador y su equipo de trabajo.
  5. 5. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓN B - Previsión: Análisis y evaluación de eventos anteriores ¿Qué información?  Cantidad y procedencia de participantes  Preferencia geográfica.  Nivel socio económico.  Temas de mayor interés.  Costos de eventos anteriores.  Referentes interesantes para invitar.  Precios de los predios, salones, alquileres, equipos, etc.  Relación pre-inscriptos - inscriptos totales.
  6. 6. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓN C - Previsión: Primeras decisiones Nos permitirá desarrollar la organización del evento:  Nombre del evento: Número de edición, Tipo de evento, Regionalidad, Especialidad, Entidad organizadora  Tema principal  Isotipos / logotipos  Ciudad  Fecha  Sede
  7. 7. Organización de Eventos El proceso administrativo V Encuentro Nacional de Gestión Hotelera Organizado por UNQ - UNSL “Excelencia en la Gestión hotelera y turística. Estrategias para la adecuación, formación y empleo.”
  8. 8. Organización de Eventos El proceso administrativo
  9. 9. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓN - Previsión: Tomar decisiones Fecha, lugar y sede La fecha del evento debe estar relacionada con la ciudad en que se desarrolla la reunión, asegura:  la disposición de plazas hoteleras,  las disponibilidad gastronómica,  lugares en medios de transporte,  espacios, salones para reuniones,  Evaluar los mejores precios de los servicios necesarios, etc.
  10. 10. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓN - Planeación de actividades El plan general de trabajo: implica confeccionar el listado de tareas El presupuesto: nos permitirá saber anticipadamente cuales serán los costos que deberemos afrontar La calendarización: debemos otorgar a cada acción especifica en el plan de trabajo “el tiempo”
  11. 11. Organización de Eventos El proceso administrativo 2. ORGANIZACIÓN Responde a: ¿cómo se va hacer? Se determina la estructura de acciones:  Funciones,  Asignación de Jerarquías, y  Puestos de trabajo. Nos permitirá realizar el organigrama y definir los cargos y/o perfiles.
  12. 12. Organización de Eventos El proceso administrativo 2. ORGANIZACIÓN Integración y coordinación: ¿con qué – con quién? Acciones a desarrollar: desarrollar f) Determinar recursos: técnicos, humanos, económicos. g) Nombrar autoridades y comités (en grandes eventos) h) Contratar personal: funciones durante la organización y durante el evento
  13. 13. Organización de Eventos El proceso administrativo 3. IMPLEMENTACIÓN  Es la puesta en marcha del evento.  Verificar que lo planificado se haga en la forma prevista.  Articular la calendarización con el presupuesto.
  14. 14. Organización de Eventos El proceso administrativo 4. CONTROL - Evaluación: ¿cómo se hizo?  Posterior a la finalización del evento  Medición de resultados  Definir estrategias de recolección de datos  Encargados de la evaluación  Aprovechar los resultados

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