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Conferencia Ciudades Digitales unisalle 2011

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ACERC<A DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO DE LOS PROYECTOS DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: ESTADO DE LA CUESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL DE BOGOTÁ

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Conferencia Ciudades Digitales unisalle 2011

  1. 1. LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO DE LOS PROYECTOS DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA:ESTADO DE LA CUESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL DE BOGOTÁ Carlos Alberto Zapata Cárdenas Bogota, febrero 25 de 2010 II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
  2. 2. AGENDA 1. Origen del proyecto de investigación 2. Hipótesis 3. Objetivos 4. Metodología 5. Resultados 6. Conclusiones 7. Recomendaciones II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  2
  3. 3. 1 ORIGEN DE LA INVESTIGACION Necesidad de comprender la dinámica de la gestión de documentos dentro del concepto de administración electrónica. II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  3
  4. 4. ¿Porque un proyecto sobre Administración Electrónica? II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  4
  5. 5. La Gestión Documental en el Gobierno Electrónico Alineando las políticas publicasEn practicamente todas las La gestión documental estaprestaciones del Gobienro estrechamente ligada a lasElectrónico se gestionan prestaciones y servicios deldocumentos e información gobierno electrónico ALINEACION POLITICAS GOBIERNO GESTION ELECTRONICO DOCUMENTAL ARTICULACIONPage  5
  6. 6. FINES DEL GOBIERNO ELECTRONICO  Mejorar la información, la comunicación y la prestación de servicios a través de las TIC.  Proveer más y mejores prestaciones a los ciudadanos.  Adicionar productividad, calidad y valor a los servicios. TODOS ESTOS FINES NO SON  Reducir el costo de tramitaciones. POSIBLES SIN UNA ADECUADA  Resolver trámites “en línea”. GESTION DE DOCUMENTOS  Aumentar la transparencia.  Aumentar la participación ciudadana.  Aumentar la calidad transacciones. Fuente: Red Interamericana de Formación en Gobierno Electrónico II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  6
  7. 7. SERVICIOS DEL GOBIERNO ELECTRONICO G2G La gestión documental es TRANSVERSAL a e- G2B G2C los servicios del GE. Gob. G2E II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  7
  8. 8. 2 HIPOTESIS ¿Cómo se relacionan los programas deGobierno en Línea y Gestión Documentalen la administración Distrital de Bogotá?Existe desarticulación entre las iniciativasde Gestión Documental y el Gobierno en Línea que se están implementando en el Distrito de Bogotá II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 Page  8
  9. 9. Consolidar la gobernabilidad electrónica y los servicios a la comunidad a través del uso articulado de las herramientas y recursos que ofrecen las tecnologías de la información y la comunicación Plan de Desarrollo de Bogotá 2008-2012 Consolidar y fortalecer la gestión documental pública para promover la eficiencia de la administración y garantizar la información como un activo, un derecho de la comunidad y un patrimonio de la ciudad II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  9
  10. 10. 3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIONGeneralAnalizar la relación entre los programasde GD y GE de BogotáEspecíficosAnalizar la participación de losarchivistas en el GELConocimientos de los archivistas acercadel GELNivel de desarrollo de la GD en el GEL deBogotá II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 Page  10
  11. 11. 4 METODOLOGIA Población objeto de análisis: 92 entidades del Distrito Métodos y técnicas: Se aplicaron 2 tipos de encuestas II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  11
  12. 12. Metodología de la Investigación Encuesta 1 Encuesta 2  Perfil profesional de los  Adecuación de los servicios responsables de GD. Web.  Conocimiento sobre el GEL de  Prestaciones y proyectos del Bogotá. GEL.  Desarrollo de la GD en el Distrito  Alfabetización digital en GEL. de Bogotá.  Conocimiento de las políticas del  Participación de los archivistas GEL. en el GEL.  Relación entre la GD y el GEL de Bogotá II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  12
  13. 13. 5 RESULTADOS Acerca de los responsables de GD Acerca del conocimiento del GEL Acerca del conocimiento sobre GD Acerca del desarrollo de la GD en el GEL II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 Page  13
  14. 14. Resumen de los ResultadosPerfil de los Archivistas • Un alto porcentaje de personal tiene contrato a término fijo. • La mayoría tiene profesiones diferentes a la Archivística. • Alta rotación en los cargos. • Baja antigüedad en sus cargos.Conocimiento sobre GD y GE • Adecuado nivel de capacitación en temas de gestión documental. • Deficiente conocimiento teórico sobre gobierno electrónico. • Confusión en cuanto al uso de términos similares o relacionados • Se desconocen los proyectos de GE del Distrito.Percepción sobre la GD y el GE • Mejor percepción sobre los avances de la GD documental frente a la GEL. • La GD no abarca todos los ámbitos posibles de aplicación en el GEL. • Rezago en el desarrollo de proyectos de Gestión de Documentos Electrónicos. • Desbalance en los avances de la GD frente al nivel de implementación GEL. II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  14
  15. 15. RESUMEN DE RESULTADOSParticipación de los Archivistas • Baja participación en los proyectos de documento electrónico y GE. • Bajo reconocimiento en cuanto al papel que puede cumplir en el GE. • Escaso dominio de temas tecnológicos. • Trabajo descoordinado entre los archivos y los responsables del GE.Presencia de los Archivos en el GE • No ofrecen información sobre el archivo • No ofrecen servicios de información. • No publican las Tablas de Retención Documental en la web. • No tienen catálogos en línea.La Gestión Documental en el GE • No hay un modelo de GD que apoye el GEL. • Ausencia de normalización en la GD en la fase de información. • No se hace gestión documental al documento electrónico. • El Comité de Archivo no se coordina con el Comité del GEL. II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  15
  16. 16. 6 CONCLUSIONES  Pérdida de aprovechamiento de la capacidad del recurso humano de los archivos que resulta clave para apoyar el desarrollo del gobierno electrónico.  Existen desniveles en el desarrollo del gobierno electrónico frente a la gestión documental.  La administración electrónica y el gobierno electrónico se constituyen en un nuevo escenario para los profesionales de la información. II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  16
  17. 17. CONCLUSIONES La gestión documental al ser transversal, abarca todos los ámbitos de acción de la administración y del gobierno y por lo tanto debe ser incluida en las iniciativas del GEL. Dada la relación entre los SI, las TIC y la gestión de documentos, la participación de los archivistas en los comités de GEL debe ser una exigencia. Los archivistas deben aportar sus conocimientos en el mejoramiento de los sistemas de información del GEL. II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  17
  18. 18. CONCLUSIONES Las políticas sobre gobierno electrónico de Bogotá no involucran el componente de gestión documental. Se deben llevar a cabo nuevos trabajos de investigación en el ámbito de la gestión documental en el GEL desde sus diferentes ejes (G2B, G2C, G2E, G2G). II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  18
  19. 19. 7 HACIA DONDE IR AHORA? Coordinación de las iniciativas de GD y GEL. Establecimiento de relaciones entre los fines de la GD y el GEL del Distrito. Participación de los archivistas en los comités de GEL. Coordinación de las unidades responsables de los aspectos del GEL y la GD. Incorporación de las la políticas de GD en el GEL. Profesionalización de la gestión documental en la entidades distritales. II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 Page  19
  20. 20. GESTION DOCUMENTAL Y GOBIERNO EN LINEA Transformar la Gestion Documental desde el GELSincronizar la GestiónDocumental con el Determinar avance deGobierno en Línea los Servicios y Sincronizar Implementar la Desarrollo del Gestión Documental PGD de acuerdo con losDefinir Políticas servicios del GELarticuladas Desarrollo de las Fases del GEL Alinear la Gestion Documental con las fases Ciclo de Vida del Documento del Gobierno en Linea II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  20
  21. 21. LA GESTION DOCUMENTAL Y EL GOBIERNO ELECTRONICO Ejes de la Gestión Gobierno a Ciudadanos Documental Gobierno a Gobierno a Sistemas de Empleados Gobierno Gestión Gobierno a Sistema Sistemas de Empresas Normativo Información Sistemas de Calidad Ejes del Gobierno Electrónico. II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  21
  22. 22. ALINEANDO INICIATIVAS No es posible un gobierno electrónico eficaz sin un modelo de gestion de información y documentos que lo soporteEl gobierno electrónico requiere 1 Las políticas del gobiernoun gobienro de la información Diseño del electrónico deben incorporar PGD políticas de gestión documental GOBIERNO A GOBIERNO A GOBIERNO EMPRESAS GOBIERNO A CIUDADANOS 2 3 Formulación Análisis de las de Políticas TIEl documento electrónico esel contenido del gobierno Las tecnologías no son la base GOBIERNO Aelectrónico EMPLEADOS del GE, es la INFORMACION II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  22
  23. 23. ROL DEL ARCHIVISTA Planeación de documentos Planeación de la AI GD Planeación de la AT Planeación del Marco Legal GE Planeación de procesos II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  23
  24. 24. ARQUITECTURA DEL GOBIERNO ELECTRONICO Provee el marco necesario para la organización,Orientada al Negocio y a acceso y preservación delos Procesos la información Gobierno Electrónico Gestión DocumentalProvee el marco Orientada a soportar losnormativo para la servicios y prestacioneseficiente gestión del GELdocumental II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  24
  25. 25. ¡Gracias por su Atención! Carlos Alberto Zapata czapata@unisalle.edu.co II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011Page  25

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