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Como organizar o Arquivo Questões prévias
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<ul><li>A (re)organização do arquivo administrativo necessita de um completo consenso em todo o serviço: </li></ul><ul><ul...
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<ul><li>A organização da documentação administrativa, exige ainda a recolha de documentação fundamental: </li></ul><ul><ul...
<ul><li>O estudo da documentação relativa ao serviço e à instituição deve ser complementada por: </li></ul><ul><ul><li>Cur...
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4. como organizar o arquivo questões prévias

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4. como organizar o arquivo questões prévias

  1. 1. Como organizar o Arquivo Questões prévias
  2. 2. <ul><li>A organização do arquivo administrativo exige a equação de várias questões prévias das quais se destacam: </li></ul><ul><ul><li>Consciência das necessidades. </li></ul></ul><ul><ul><li>Reunião de trabalho. </li></ul></ul><ul><ul><li>Quando começar a organização? </li></ul></ul><ul><ul><li>Documentação mínima necessária. </li></ul></ul>
  3. 3. <ul><li>Quanto à consciência das necessidades há que abordar: </li></ul><ul><ul><li>Necessidades presentes e perspectivas futuras. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Exige elaboração de bom plano de trabalho </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Exige conhecimento de técnicas de organização </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Particularidade dos serviços. </li></ul></ul><ul><ul><li>Razão da necessidade de (re)organização. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Razões habituais </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Razões técnicas </li></ul></ul></ul>
  4. 4. <ul><li>A necessidade de (re)organizar o arquivo administrativo tem duas ordens de razões: </li></ul><ul><ul><li>Razões habituais: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Falta de espaço </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Impossibilidade de encontrar documentos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Mudança de responsáveis ou funcionários </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Razões técnicas: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Acessibilidade à informação / apoio à decisão </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Conservação e eliminação </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Preservação da memória institucional </li></ul></ul></ul>
  5. 5. <ul><li>A organização deve ser iniciada com uma reunião de trabalho com responsáveis e funcionários dos serviços e com quem coordena a organização, tendo em vista obter: </li></ul><ul><ul><li>Uma análise do problema. </li></ul></ul><ul><ul><li>Uma fixação de objectivos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Um consenso. </li></ul></ul>
  6. 6. <ul><li>Na análise do problema analisam-se quais as disfunções existentes no arquivo, sendo as mais comuns: </li></ul><ul><ul><li>Acumulação de documentos </li></ul></ul><ul><ul><li>Mudanças na composição do quadro de pessoal </li></ul></ul><ul><ul><li>Alteração de dependência hierárquica de tarefas atribuídas </li></ul></ul><ul><ul><li>Indefinição de tarefas atribuídas a cada posto de trabalho </li></ul></ul><ul><ul><li>Diferentes critérios de arquivo entre os funcionários </li></ul></ul><ul><ul><li>Falta de uniformização dos circuitos dos documentos </li></ul></ul><ul><ul><li>Inexistência de um arquivo geral e de um sistema de arquivo </li></ul></ul><ul><ul><li>Mobiliário insuficiente ou inadequado </li></ul></ul><ul><ul><li>Utilização insuficiente ou inapropriada dos meios informáticos </li></ul></ul><ul><ul><li>Falta de normalização de impressos </li></ul></ul>
  7. 7. <ul><li>Para a análise dos problemas no arquivo de um serviço será de grande utilidade a utilização de um questionário que permita reflectir: </li></ul><ul><ul><li>Sobre a situação actual dos documentos </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Adequação às funções que devem cumprir </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Circuito que descrevem no serviço e na instituição </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tipo de suporte e eventual transferência do mesmo </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Características e dificuldades no arquivamento </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Sobre as funções e actividades dos serviços </li></ul></ul>
  8. 8. <ul><li>Após a análise dos problemas devemos fixar os objectivos principais que a organização pretende atingir e que podem ser a quatro níveis: </li></ul><ul><ul><li>Organização dos documentos </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestão e controlo de processos </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestão automatizada de documentos </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestão da Informação </li></ul></ul>
  9. 9. <ul><li>Quanto à organização dos documentos ela compreende: </li></ul><ul><ul><li>Identificação das séries de documentos </li></ul></ul><ul><ul><li>Classificação </li></ul></ul><ul><ul><li>Elaboração do Quadro de Classificação </li></ul></ul><ul><ul><li>Ordenação </li></ul></ul><ul><ul><li>Instalação </li></ul></ul><ul><ul><li>Instrumento de recuperação da informação </li></ul></ul><ul><ul><li>Normas de arquivo </li></ul></ul>
  10. 10. <ul><li>Quanto à gestão e controlo de processos deve-se atender fundamentalmente a: </li></ul><ul><ul><li>Normalização de formulários </li></ul></ul><ul><ul><li>Racionalização de procedimentos </li></ul></ul>
  11. 11. <ul><li>Na gestão automatizada de documentos poderemos equacionar: </li></ul><ul><ul><li>Gestão do correio electrónico </li></ul></ul><ul><ul><li>Digitalização ou miniaturização de documentos em papel </li></ul></ul><ul><ul><li>Necessidade de sistemas automatizados de gestão documental </li></ul></ul>
  12. 12. <ul><li>Quanto à gestão da informação em sentido global será equacionado o papel de cada serviço no contexto da instituição: </li></ul><ul><ul><li>Gestão de todos os documentos dos serviços </li></ul></ul><ul><ul><li>Ligação a outras fontes de informação </li></ul></ul>
  13. 13. <ul><ul><li>Objectivo principal </li></ul></ul>Gestão e controlo da informação Só possível somando três factores <ul><li>Boa organização dos documentos </li></ul><ul><li>Boa coordenação do sistema de arquivo </li></ul><ul><li>Software adequado à realidade de cada serviço </li></ul>
  14. 14. <ul><li>Os objectivos devem ser realistas e estar de acordo com os recursos materiais e os recursos humanos existentes. </li></ul>
  15. 15. <ul><li>A (re)organização do arquivo administrativo necessita de um completo consenso em todo o serviço: </li></ul><ul><ul><li>Da necessidade de (re)organizar o arquivo. </li></ul></ul><ul><ul><li>A actual organização não corresponde às necessidades. </li></ul></ul><ul><ul><li>O arquivo é tarefa exclusiva dos funcionários administrativos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Com os técnicos apenas devem permanecer os processos pendentes e documentação informativa auxiliar. </li></ul></ul>
  16. 16. <ul><li>Quando começar a organização? </li></ul><ul><ul><li>De acordo com as funções do serviços e dos timings para o seu cumprimento. </li></ul></ul><ul><ul><li>O momento arquivístico ideal é normalmente o segundo semestre do ano: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Porque a organização deve partir da análise dos documentos mais recentes. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Porque existe uma visão mais completa dos assuntos tratados pelo serviços. </li></ul></ul></ul>
  17. 17. <ul><li>A organização deve iniciar-se e continuar-se: </li></ul><ul><ul><li>Fora do horário normal de expediente. </li></ul></ul><ul><ul><li>Evitando os horários de atendimento: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ao público externo </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ao público interno </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Fixando horários para o efeito durante o qual não se cumprem outras tarefas. </li></ul></ul>
  18. 18. <ul><li>A organização deve iniciar-se ainda com a preparação do espaço físico para o efeito: </li></ul><ul><ul><li>Disponibilidade de uma mesa grande de trabalho. </li></ul></ul><ul><ul><li>Existência de uma estante apropriada livre para a colocação da documentação a tratar. </li></ul></ul><ul><ul><li>Localização em área que não complique o trabalho diário do serviço. </li></ul></ul>
  19. 19. <ul><li>Para o início da organização do arquivo, devemos ainda ter à disposição um mínimo de material: </li></ul><ul><ul><li>Lápis e folhas de papel formato DIN A4. </li></ul></ul><ul><ul><li>Capas de arquivo e capilhas de papel ou cartolina. </li></ul></ul><ul><ul><li>Etiquetas adesivas e de diferentes cores (que evitam escrever nos documentos). </li></ul></ul><ul><ul><li>Caixas de arquivo tipo francês </li></ul></ul><ul><ul><li>Folhas de índice de cartolina </li></ul></ul><ul><ul><li>Arquivador com fichas de cartolina em branco. </li></ul></ul>
  20. 20. <ul><li>A organização da documentação administrativa, exige ainda a recolha de documentação fundamental: </li></ul><ul><ul><li>Legislação geral que afecte o serviço e instituição. </li></ul></ul><ul><ul><li>Regulamentos internos que se apliquem ao serviço. </li></ul></ul><ul><ul><li>Normas de procedimento existentes para tramitação de assuntos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Organograma da instituição. </li></ul></ul><ul><ul><li>Informações dos responsáveis dos serviços que afectem a organização do mesmo. </li></ul></ul><ul><ul><li>Relatórios anuais de actividades. </li></ul></ul><ul><ul><li>Manuais de arquivística. </li></ul></ul>
  21. 21. <ul><li>O estudo da documentação relativa ao serviço e à instituição deve ser complementada por: </li></ul><ul><ul><li>Cursos de formação. </li></ul></ul><ul><ul><li>Reuniões de trabalho. </li></ul></ul><ul><ul><li>Congressos e seminários. </li></ul></ul><ul><ul><li>Contacto com serviços semelhantes com trabalho feito nesta área. </li></ul></ul>

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