Skill kepemimpinan

5,151 views

Published on

Meski sebagain kualitas kepemimpinan itu dibawa sejak lahir, tapi banyak dari skill yang di perlukan untuk kepemimpinan yang bagus itu bisa di pelajari. Dalam ebook ini, kita mendiskusikan cara berinteraksi dengan orang lain yang akan membantu anda untuk memimpin dengan mereka ke arah kesuksesan. Topiknya antara lain: Memotivasi orang lain, Memberi dan menerima kritikan, Mengatur sebuah proyek...

Published in: Career
  • Be the first to comment

Skill kepemimpinan

  1. 1. KATA PENGANTAR Saat memikirkan tentang para pemimpin, kita mungkin membayangkan orangorang seperti Abraham Lincoln, Susan B. Anthony, atau Martin Luther King, Jr. Jika anda mempertimbangkan kepentingan historis dan jangkauan pengaruh yang luas dari orang-orang tersebut, maka kepemimpinan itu tampaknya seperti sebuah target yang mulia tapi jauh sangat tinggi. Namun sama seperti kita semua, orang-orang tersebut juga memulainya sebagai seorang siswa, pekerja, dan warga negara yang memiliki ide-ide tentang bagaimana cara beberapa aspek dari kehidupan sehari-hari bisa ditingkat pada suatu skala yang besar. Melalui kecerdasan dan pengalaman, mereka meningkatkan ide-ide mereka dengan cara membagikannya dengan orang lain, meminta pendapat dan masukan mereka dan selalu mencari cara terbaik untuk mencapai target bagi suatu kelompok. Itu artinya, kita semua juga berpotensi untuk menjadi pemimpin di sekolah, di dalam komunitas kita, dan ditempat kerja, berapapun usia dan pengalaman kita. Para pemimpin itu vital di setiap level dari suatu organisasi, dan menggali skill kepemimpinan sejak awal itu adalah suatu cara yang sangat bagus untuk membuka jalan bagi kesuksesan. Banyak orang yang tidak memiliki hasrat untuk menjadi pemimpin; lagi pula, kepemimpinan itu datang dengan begitu banyak tanggung jawab dan resiko sehingga anggota lain dari sebuah team tidak harus mengkhawatirkannya. Sehingga, sebagian orang merasa lebih nyaman di dalam peran sebagai kontributor. Akan tetapi, di dalam dunia saat ini, kerjasama team itu esensial bagi penyelesaian dan penugasan proyek, dan sebuah team tanpa pemimpin itu biasanya tidak efektif dalam mencapai target mereka. Mereka menggelepar tanpa seorang pemimpin yang membantu mereka untuk fokus pada target dan membuat keputusan-keputusan yang akan menggerakkan team ke arah target tersebut. Di sekolah dan aktivitas ekstrakulikuler, anda mungkin bisa menghindari tanggung jawab dari kepemimpinan: Seseorang lain biasanya akan melangkah
  2. 2. KATA PENGANTAR maju untuk mengambil peran kepemimpinan tersebut. Tapi di tempat kerja, pilihannya tidak selalu berada di tangan anda. Saat ditugasi suatu proyek, maka kemungkinan besar anda akan bergantung pada bantuan dan dukungan orang lain. Orang-orang ini, sebagai efeknya, menjadi team anda. Untuk mendapatkan yang maksimal dari usaha-usaha mereka, maka anda akan perlu untuk melatih kepemimpinan yang baik. Pemimpin itu menginspirasi orang lain untuk bertindak dengan cara memberikan contoh. Mereka tekun dalam mengarahkan dan mendorong orang lain. Pemimpin berjuang untuk menjadi yang terbaik yang mereka mampu—tidak bersaing dengan orang lain. Bahkan, tugas seorang pemimpin itu sebenarnya adalah membantu orang lain agar memberikan kontribusi terbaik mereka ke arah suatu target bersama. Pemimpin memotivasi melalui rasa saling percaya. Pemimpin harus mempercayai kemampuan dari rekan-rekan satu team nya dan siap untuk mengejar suatu target. Di saat yang sama, team harus mempercayai kemampuan dan kemauan pemimpin mereka untuk memberikan dukungan yang di butuhkan. Rasa saling pecaya ini esensial dalam membangun sebuah team yang akan sukses dalam mencapai target mereka. Dalam dunia kerja saat ini, anda perlu mengembangkan skill-skill kepemimpinan untuk membangun dan mengarahkan team anda agar bisa menyelesaikan tugas. Meski sebagain kualitas kepemimpinan itu dibawa sejak lahir, tapi banyak dari skill yang di perlukan untuk kepemimpinan yang bagus itu bisa di pelajari. Dalam ebook ini, kita mendiskusikan cara berinteraksi dengan orang lain yang akan membantu anda untuk memimpin mereka ke arah kesuksesan. Topiknya antara lain: • Memotivasi orang lain • Memberi dan menerima kritikan • Mengatur sebuah proyek • Mendelegasikan tanggung jawab
  3. 3. KATA PENGANTAR • Memonitor perkembangan team • Mempelajari skill-skilll kepemimpinan di tempat kerja Kepemimpinan itu adalah menginspirasi orang lain untuk mengikuti visi/arahan/mimpin anda. Dalam bisnis, ini berarti mengarahkan orang-orang dan bergerak ke satu arah—arah yang membuat bisnis sukses.—Stever Robbins, pembicara motivasional dan pengusaha. eBook ini mencakup topik-topik sebagai berikut: • Karakteristik dasar dari seorang pemimpin • Pentingnya kepemimpinan saat bekerja dengan orang lain sebagai suatu team • Memberikan dan menerima kritikan • Bagaimana pemimpin menetapkan target dan memotivasi orang lain • Sarana organisasional yang membantu pemimpin • Menyelesaikan proyek melalui kepemimpinan dan pembangunan team yang efektif • Cara menggali kualitas-kualitas kepemimpinan
  4. 4. rumahbanbekas.com Apa itu Kepemimpinan dan Mengapa Penting “Peter, saya ingin kamu mempersiapkan sebuah laporan mengenai jasa dari perusahaan kita untuk seorang calon konsumen baru,” kata boss nya. “Kita sudah mencoba untuk mendapatkan bisnis mereka selama lebih dari satu tahun. Kamu punya skill komputer graphic yang bagus, jadi buatlah laporan itu terlihat bagus.” Meski Peter baru mulai bekerja 4 bulan yang lalu, tapi dia berharap untuk menjadi seorang asisten menejer begitu posisi tersebut tersedia. Dia merasa senang karena telah mengambil sebuah kursus design komputer pada musim panas yang lalu. Skill yang telah dia pelajari mungkin akan membantunya untuk mendapatkan promosi yang telah dia nantikan. Peter merasa frustasi karena semua usahanya sampai saat ini belum juga diakui oleh supervisor nya. Peter selalu datang lebih awal, pulang lebih lambat, dan seringkali tetap bekerja saat makan siang. Dia merasa bangga karena biasanya mampu untuk menyelesaikan tugas-tugas jauh sebelum waktu yang ditetapkan. Dia memandang rendah rekan-rekan kerjanya yang tampak merasa puas untuk mengalokasikan semua waktu mereka guna menyelesaikan pekerjaan. Dia tidak peduli meski tidak satupun dari rekan-rekannya yang mau sekedar menyapanya, tapi dia sangat peduli bahwa tidak ada satupun di dalam menejemen yang tampak memperhatikan kerja kerasnya. Laporan untuk klien baru ini mungkin akhirnya mendapatkan perhatian mereka. Peter tahu dia akan memerlukan bantuan dari anggota staff lain untuk menyelesaikan laporannya. Untungnya, dia bisa membuat mereka menyisihkan proyek-proyek individual mereka untuk menyediakan dia semua yang diperlukan untuk mengerjakan laporannya. Saat seorang pegawai tampak sengaja lambat dalam menemukan sebuah file yang dia perlukan, Peter mengingatkan dia bahwa boss telah memberikan kekuasaan Page 1
  5. 5. rumahbanbekas.com Page 2 padanya untuk melakukan apapun yang diperlukan. Peter juga selalu memaksa sekretaris departemen untuk mengetik setiap bagian laporan begitu dia selesai membuatnya. Karena Peter membanggakan dirinya sebagai orang yang selalu menyelesaikan proyek lebih awal, dia memberi tahu staff bahwa laporan itu harus selesai dalam 3 hari, padahal deadline sebenarnya adalah satu minggu. “Cuma aku satu-satunya orang yang peduli,” pikirnya, saat rekan-rekan kerjanya menggerutu karena harus lembur dua malam berturut-turut. Peter merasa senang karena si boss akhirnya tampak mulai menyadari seberapa keras dia bekerja. Dia tersenyum pada diri sendiri saat dia memperhatikan si boss semakin sering mengawasinya. Karena Peter adalah seorang perfeksionis, secara natural dia akan selalu memeriksa dan memeriksa ulang setiap detil; mengetahui si boss melihat dia sedang beraksi itu adalah suatu bonus yang sangat layak. Saat laporan selesai, Peter tahu bahwa dia telah melakukan tugasnya dengan sangat baik. “Ini pasti akan membuat ku dipromosikan,” pikirnya. Tapi kemudian boss nya mengatakan bahwa laporan itu dibuat dengan “usaha yang teliti, kompeten.” Peter merasa kecewa. Dia mengharapkan pujian yang lebih tinggi. Dia juga merasa kecewa dengan hasil review enam bulanannya beberapa minggu kemudian. Supervisor nya memberikan dia rating yang rendah dalam kategori “kepemimpinan” dan “potensial untuk dipromosikan.” “Aku berdiri dengan kaki ku sendiri dan itu tidak cukup,” pikirnya. “Aku lebih pintar di banding sebagian besar menejer, dan aku bekerja keras. Apa yang perlu aku lakukan untuk meyakinkan mereka?” Kualitas-kualitas Seorang Pemimpin KualitasMeski ada banyak gaya kepemimpinan, namun semua pemimpin yang efektif itu
  6. 6. Page 3 rumahbanbekas.com memiliki beberapa karakteristik tertentu. Berikut ini adalah kualitas-kualitas yang bisa dipelajari dan ditingkatkan seiring waktu. Inovatif Para pemimpin harus mampu meyelesaikan tugas, tapi itu saja tidak cukup. Kepemimpinan yang sesungguhnya itu membutuhkan kemauan untuk menjadi berani, untuk mempertimbangkan pendekatan-pendekatan yang tidak biasa terhadap masalah, untuk melakukan lebih dari sekedar mengikuti metode triedand-true. Para pemimpin itu yakin pada diri sendiri dan merasa tidak perlu untuk merendahkan orang lain agar merasa lebih baik mengenai dirinya. Mereka siap untuk memperjuangkan ide-ide mereka dan mendiskusikannya dengan orang lain. Persaingan intelektual jenis seperti itu adalah karakteristik dari seorang pemimpin yang baik. Dalam Planning for Nonplanners, Darryl Ellis dan Peter Pekar, Jr. menyebutnya sebagai “persaingan secara konstruktif.” Mereka juga mencatat bahwa para pemimpin yang luar biasa itu tahu bagaimana cara bersaing tanpa mengasingkan orang lain. Menghormati Orang Lain Untuk menyeimbangkan persaingan dengan rasa hormat itu mungkin sulit bagi para pekerja muda yang mengira bahwa cara untuk bergerak maju itu adalah dengan mengalahkan rekan-rekan kerja mereka. Padahal baik para pekerja maupun supervisor tidak menyukai ataupun menghormati para pemimpin yang hanya memikirkan diri sendiri. Para staff dari Catalyst, sebuah organisasi non-profit yang mengabdikan diri untuk pengembangan karir bagi para wanita, menyarankan untuk menjaga low profile saat anda berada pada suatu pekerjaan yang baru. Dalam Making the Most of Your First Job, staff Catalyst mencatat bahwa jika anda
  7. 7. rumahbanbekas.com Page 4 terlalu “menyolok” pada saat awal, maka orang-orang akan membenci anda. Rekan-rekan kerja yang benci tidak akan termovitasi untuk bekerja sama dengan anda. Yang lebih penting lagi, kepemimpinan itu membutuhkan kemampuan untuk bisa bergaul dengan orang lain di dalam berbagai situasi. Misalnya, jika anda adalah ketua kelas, maka anda tidak akan mampu berbuat banyak jika anda mulai memandang diri anda terlalu tinggi. Teman-teman sekelas yang anda anggap rendah tidak akan mau membantu anda dengan sukarela. Begitu juga, jika anda adalah seorang asisten menejer dan mengabaikan rekanrekan kerja anda sampai anda membutuhkan sesuatu, maka anda tidak akan selalu mendapatkan hasil-hasil yang anda inginkan. Sopan Santun Dalam Why Employees Don’t Do What They’re Supposed to Do and What to Do About It, Ferdinand F. Fournies mengingatkan para menejer untuk memperlakukan staff mereka dengan tata krama yang umum. Misalnya, mengatakan “tolong” dan “terima kasih,” meminta ma'af saat terlambat menghadiri meeting, dan tidak menginterupsi saat mereka sedang berbicara. Para pemimpin lain di dalam bisnis dan industri merekomendasikan golden rule: Perlakukan orang lain seperti anda ingin diperlakukan. Tempat kerja itu masih menjadi tempat utama di mana orang-orang berinteraksi. Skill-skill sosial yang telah kita praktekkan disepanjang hidup itu juga penting dalam bisnis. Fournies memberitahu para menejer untuk memandang ke wajah orang-orang saat mereka sedang berbicara, untuk menghindari komentar-komentar yang sinis, dan untuk mengontrol ledakan emosional. Sindiran dan amarah yang meledak-ledak itu tidak bisa di terima di dalam suatu setting sosial bahkan lebih tidak bisa diterima lagi di tempat kerja. Dengan berada
  8. 8. Page 5 rumahbanbekas.com di posisi supervisor itu tidak memberikan anda hak untuk menjadi tidak sopan. Sensitivitas Meski semua itu adalah kualitas yang penting, namun kesopanan dan keramahan itu bukanlah satu-satunya kualitas dari seorang pemimpin yang baik. Dia juga harus sensitif terhadap perasaan dan kebutuhan orang lain. Kebutuhan ini tidak selalu ditunjukkan dengan jelas. Terkadang, orang-orang bahkan tidak tahu apa yang mereka inginkan atau butuhkan. Para pemimpin yang berbakat itu mampu untuk “membaca” orang-orang disekitarnya dan menyesuaikan diri dengan mereka. Alissa, seorang mahasiswi dan menejer kantor paruh waktu untuk sebuah organisasi non-profit lokal, mengatakan bagian tersulit dari pekerjaannya adalah memahami rekan-rekan kerjanya. “Saat Ellie merasa sangat enggan untuk mengerjakan suatu tugas, itu mungkin berarti dia merasa tidak mampu melakukannya. Mungkin aku perlu memberikan dia bantuan lebih banyak. Saat Jerry lupa ketika aku meminta dia melakukan sesuatu, itu mungkin berarti aku terlalu memaksanya—aku memang bergantung padanya karena staff kami tidak banyak.” Alissa sudah belajar untuk memahami isyarat dari rekan-rekan kerjanya dan bertindak menurut isyarat tersebut. Sensitivitas dan dukungannya memotivasi staff nya dan membuat dia menjadi seorang pemimpin yang efektif. Butuh Lebih dari Sekedar Kemampuan Paul telah menjadi anggota dari Key Club sekolah tinggi, yaitu sebuah organisasi pelayanan, selama tiga tahun. Dia memutuskan untuk meminta temannya Scott, ketua saat ini, untuk menominasikan dia menjadi ketua pada tahun berikutnya. “Menurut ku aku layak mendapatkannya,” pikir Paul. “Aku selalu menghadiri meeting dan aku bersedia untuk melakukan apapun yang mereka minta. Aku
  9. 9. rumahbanbekas.com Page 6 sudah membantu di setiap kegiatan. Dan aku tahu aku lebih baik dibanding siapapun dalam hal mencatat uang yang kami kumpulkan untuk kegiatan amal.” Paul tentunya telah banyak berkontribusi untuk Key Club. Dia selalu menjadi seorang pekerja yang sungguh-sungguh dan mampu. Tapi Scott merasa enggan untuk menominasikan Paul. Scott memutuskan untuk berbicara dengan penasehat club mengenai kecemasannya ini. Fakta Para pemimpin perlu bekerja melalui orang lain agar sukses. Sekitar 50-60 persen pemimpin itu gagal karena mereka tidak mampu membangun dan memandu sebuah team yang efektif. “Ini adalah suatu tugas yang lebih berat dibanding yang aku kira. Memimpin meeting dan menjaga semua orang agar tetap tertarik dengan proyek-proyek jangka panjang itu sulit. Terkadang, aku merasa seperti seorang sersan pelatih, tapi aku tahu itu tidak akan efektif. Aku harus mencari tahu cara-cara untuk membuat para anggota bertanggung jawab tanpa merasa terlalu dipaksa,” kata Scott kepada penasehatnya. “Paul bukanlah orang yang benar-benar pandai bergaul—Aku rasa dia tidak cocok untuk posisi ini.” Sang penasehat setuju. Dia dan Scott memutuskan untuk menanyakan Paul apakah dia tertarik untuk menjadi bendahara club. Meski Paul kecewa, tapi secara diam-diam dia merasa lega. “Mungkin aku lebih baik tetap pada apa yang bisa aku lakukan dengan baik,” pikirnya. Kisah Paul menunjukkan bahwa meski pengalaman dan kemampuan itu adalah kualitas kepemimpinan yang penting, tapi keduanya harus diseimbangkan dengan kesopanan, menghormati orang lain, dan sensitivitas. Seorang pemimpin yang baik memiliki jauh lebih banyak dibanding sekedar skill. Meski ini bukanlah waktu yang tepat bagi Paul untuk mengambil peran kepemimpinan, tapi pengalaman ini mungkin membantunya untuk
  10. 10. Page 7 rumahbanbekas.com mengembangkan skill-skill ini bagi posisi-posisi kepemimpinan di masa depan. Sebuah Gelar itu Tidak Menjamin Orang-orang sering mengira bahwa mereka ahli dalam sesuatu karena mereka mampu melakukannya dengan baik di suatu setting sekolah. Tapi nilai yang bagus, ijazah, atau bahkan gelar kesarjanaan itu tidak menjamin kesuksesan di dalam dunia kerja. Bahkan, para siswa yang brillian itu seringkali terlalu pintar untuk kebaikan mereka sendiri. Para siswa ini mungkin mengira bahwa tidak ada orang yang mampu mengajari mereka apapun, sehingga, mereka tidak bisa belajar. Dengan frekuensi yang mengejutkan, orang-orang yang berprestasi akademis sangat tinggi di sekolah, perguruan tinggi, bahkan sekolah bisnis itu memiliki kesuksesan yang kurang dramatis di dalam karir manajerial mereka. —Richard K. Wagner dan Robert J. Sternberg dalam Measures of Leadership Penelitian Robert Sternberg dan Richard Wagner mengungkapkan bahwa para pemimpin akademik itu seringkali tidak sesukses saat mereka berada di dunia kerja; mereka terkadang kurang memiliki pengetahuan praktis yang dibutuhkan untuk menjadi pemimpin di tempat kerja. Itu tidak berarti mereka tidak akan pernah bisa maju. Mereka hanya perlu waktu untuk belajar. Staff dari Catalyst, dalam Making the Most of Your First Job, memberikan nasehat ini: “Dalam lingkungan sebuah kantor, pengalaman sehari-hari dirating lebih tinggi dibanding IQ seorang jenius. Tidak seperti persamaan matematis, masalahmasalah di kantor itu tidak selalu jelas. Mungkin anda tidak memiliki semua informasi yang anda butuhkan untuk memahaminya, apalagi menyelesaikan masalah. Atau mungkin akan ada beberapa solusi bagi masalah anda.
  11. 11. rumahbanbekas.com Hanya pengalaman praktis yang bisa membantu anda untuk mengukur pilihanpilihan anda dengan akurat dan membuat pilihan terbaik bagi perusahaan anda.” Orang-orang yang sudah lebih lama berada dalam pekerjaan dibanding anda bisa sangat membantu. Meminta pendapat orang lain tidak akan membuat anda tampak kurang mampu. Bahkan, itu mengindikasikan suatu kemauan untuk belajar. Dan tidak masalah apakah pekerja yang berpengalaman itu lebih rendah posisinya dibanding anda. Seorang eksekutif dalam penelitian Wagner and Sternberg menggambarkan ini sebagai mengetahui “apa yang perlu diucapkan.” Para pekerja baru perlu tetap membuka mata dan telinga mereka serta berhati-hati dengan kata-kata mereka agar tidak terlalu banyak bicara terlalu cepat. Gaya Kepemimpinan Saat Richard terpilih untuk suatu proyek jangka panjang diperusahaan tempat dia bekerja, rekan-rekan kerjanya merasa gembira. Proyek-proyek Richard biasanya berjalan lancar. Semua orang selalu merasa senang dengan pekerjaannya. Sementara boss nya menghargai cara berpikir Richard yang inisiatif dan kreatif, tapi para staff nya lebih sering memuji dia karena fleksibilitas dan keterbukaannya terhadap saran. Kualitas-kualitas ini membuat staff nya merasa bahwa mereka memiliki sesuatu untuk diberikan. Bahkan, sikap Richard mendorong mereka untuk menjadi kreatif dan mengambil inisiatif. “Pada meeting-meeting, aku merasa aman untuk mengungkapkan ide ku,” kata salah seorang rekan kerja. “Kami tidak harus selalu melakukan semua menurut cara dia,” kata yang lain. “Aku tertarik dengan apa yang dipikirkan staff ku,” kata Richard. “Masukan mereka itu penting bagi ku. Aku tidak percaya dengan gaya menejemen top-down; ide-ide bagus bisa muncul dari manapun.” Sebagian pemimpin itu merasa nyaman dengan partisipasi para pekerja di dalam Page 8
  12. 12. Page 9 rumahbanbekas.com memecahkan masalah. Seperti Richard, mereka merasa ada banyak yang bisa di dapat dari mendengarkan berbagai opini. Yang lain mengatur karyawannya dengan suatu gaya yang lebih langsung. Terkadang gaya tersebut akan tergantung pada jenis proyek atau orang-orang yang disertakan ke dalam kerjasama team. Gaya top-down mungkin akan lebih baik untuk suatu proyek rumit dengan bermacam bagian atau untuk team yang para anggotanya sebagian besar masih baru atau para pekerja yang baru diterima kerja. Tapi biasanya, gaya seorang pemimpin itulah yang penting. Memiliki suatu gaya kepemimpinan membuat hal-hal jadi lebih mudah bagi para pekerja anda. Mereka jadi tahu apa yang diharapkan. Jika anda biasanya terbuka terhadap ide-ide mereka, maka mereka tidak akan marah pada seorang staff yang mengemukakan idenya. Sebaliknya, jika anda biasanya banyak memberikan perintah yang eksak untuk melakukan suatu penugasan, maka staff anda mungkin akan bergantung pada gaya kepemimpinan itu. Mereka akan merasa tidak nyaman jika anda memberitahu mereka untuk “lakukan apapun yang menurut mu terbaik.” Suatu pendekatan yang konsisten akan membantu membangun kepercayaan. Membangun Kepercayaan Orang-orang merespon kepada para pemimpin yang mereka percayai. Mereka perlu mampu untuk mengandalkan pemimpin mereka untuk melakukan hal-hal yang tepat, entah itu disekolah, sebuah perkumpulan, atau suatu pekerjaan. Misalnya, jika anda setuju untuk memimpin suatu komite, maka orang lain akan bergantung kepada anda. Mereka bersedia untuk menjadi pekerja, tapi anda harus menerima tanggung jawab untuk memimpin mereka. Jika anda mengecewakan mereka, maka anda mungkin kehilangan kepercayaan mereka.
  13. 13. rumahbanbekas.com Raymond memimpin suatu program pemasangan iklan untuk perjamuan olahraga. Para anggota dari komitenya akan mengunjungi bisnis lokal untuk meminta mereka mendukung sekolah-sekolah sport dengan cara membeli suatu iklan di dalam program. Raymond punya banyak relawan untuk komitenya karena uang dari iklan-iklan tersebut akan memberikan manfaat bagi semua team sekolah. Juga Raymond telah berjanji kepada para relawan bahwa dia akan memberikan mereka daftar toko lokal yang dulu pernah berpartisipasi. Gary, ketua tahun lalu, memberikan Raymond sebuah folder untuk membantu dia memulai. Folder tersebut menyertakan salinan program-program dari beberapa tahun terakhir. Gary juga membuat catatan tentang waktu terbaik untuk mengunjungi bisnis tertentu dan siapa yang berbicara kepada siapa. Saat Raymond menyinggung hal ini di dalam meeting dewan, dia benar-benar memikat banyak relawan. “Aku biasanya tidak suka meminta sumbangan dan hal-hal,” kata Sandy, salah seorang relawan. “Tapi akan berbeda jika kamu tahu siapa yang akan dimintai sumbangan, dan bahwa mereka sudah pernah melakukan itu sebelumnya.” Sayangnya, Raymond telah lupa dimana dia menaruh folder yang diberikan Garry. “Aku yakin itu akan ditemukan secepatnya,” katanya kepada diri sendiri. “Aku akan segera membawanya,” katanya kepada semua orang. “Aku sedang mengetiknya ulang.” Setelah mencari di rumah dan di dalam lockernya, Raymond mulai berpikir bahwa dia telah membuangnya secara tidak sengaja. “Jika aku memberi tahu para relawan bahwa aku tidak memiliki informasi yang aku janjikan, maka sebagian dari mereka mungkin mengundurkan diri. Labih baik aku tidak mengatakan apapun kepada semua orang sampai meeting selesai. Mereka tidak akan meninggalkan meeting. Kami cuma perlu menggunakan buku telephone. Aku tahu sebagian dari mereka akan merasa kesal, tapi mereka harus Page 10
  14. 14. Page 11 rumahbanbekas.com bisa menerimanya. Saat meeting beberapa hari kemudian, Raymond meminta Sandy untuk pergi ke kantor dan mengambil sebuah buku telephone. Saat Sandy menyadari bahwa itu adalah untuk membuat sebuah daftar dari bisnisbisnis yang akan dihubungi, dia merasa dicurangi. “Aku seharusnya jangan pernah mendaftar jadi relawan,” pikirnya. “Dan aku tidak akan pernah mendaftar jika aku tahu akan seperti ini jadinya.” Sandy mungkin bukanlah satu-satunya orang yang merasa kecewa. Suatu perubahan tak terduga atau tidak bisa dijelaskan di dalam situasi itu membuat kita merasa tidak nyaman. Sebagian orang mampu mengatasi tantangan dari situasisituasi baru. Sedang yang lain mungkin tidak mampu. Tapi dalam kedua kasus, misalnya Sandy, mereka mungkin merasa dikhianati. Fakta Menurut sebuah survey oleh perusahaan konsultan menejemen Accenture, 50 persen dari responden merating skill kepemimpinan dan menejemen sebagai sifat terpenting yang membuat para pekerja bisa melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Tidak ada orang yang merasa nyaman dengan seorang supervisor yang mengatakan pada Karyawan A satu hal dan Karyawan B hal lain, atau seorang rekan kerja yang mengatakan satu hal tapi melakukan hal lain. Kenapa orang mau melakukan hal ini? Jawabannya biasanya adalah politik kantor. Sebagian orang mengatakan atau melakukan apa yang menurut mereka akan menguntungkan mereka. Menghadapi orang-orang seperti ini sangat sulit. Kita segera kehilangan kepercayaan dan rasa hormat kita untuk mereka. Ada cara-cara lain dimana orang-orang bisa kehilangan kepercayaan. Anda
  15. 15. rumahbanbekas.com mungkin mengenali seorang teman, atau bahkan diri sendiri, di dalam beberapa kategori berikut. Tapi seorang pemimpin yang berperilaku seperti dibawah ini tidak akan di ikuti untuk waktu yang lama. • Si mulut besar memberitahu orang-orang urusan orang lain. Seseorang di dalam posisi kepemimpinan terkadang punya akses ke informasi pribadi. Tapi ini tidak memberikan mereka hak untuk memberitahukannya kepada orang lain. • Si manipulator mungkin hanya memberitahu anda apa yang dia ingin anda ketahui. Orang ini menggunakan tipuan atau memainkan rasa takut dan emosi orang lain untuk mendapatkan informasi yang diinginkan. Ini adalah mengontrol, bukan memimpin. • Si pengeksploitasi memanfaatkan orang lain. Posisi orang ini mungkin memberikan dia kekuasaan, tapi menyalahgunakannya akan menyebabkan kebencian dan penolakan. • Si pencuri selalu mengambil lebih dari yang dia berikan. Orang ini mengambil lebih banyak hak dibanding rekan kerja lain, mengambil tugastugas terbaik atau mengambil pujian atas pekerjaan dan ide orang lain. • Si penyetuju itu jauh lebih menyenangkan untuk diajak berkumpul. Orang ini selalu memberikan dukungan kepada orang lain. Masalahnya adalah orang lain tidak benar-benar tahu dimana posisi si penyetuju ini. Seorang pemimpin yang baik juga menjadi seorang guru yang membantu meningkatkan orang lain dengan cara memberikan reaksi yang jujur. • Si penghindar itu juga tidak jujur dalam reaksinya. Orang ini mungkin mengatakan, “Aku akan memikirkannya,” karena dia tidak ingin mengatakan, “Tidak.” Si penghindar menghadapi situasi tidak menyenangkan dengan cara menghindarinya. Ini menempatkan lebih banyak tekanan dan tanggung jawab kepada orang lain. Mempertahankan Keseimbangan dalam Berurusan Dengan Orang Lain Page 12
  16. 16. Page 13 rumahbanbekas.com Meski tidak ada orang yang menyukai seorang diktator, tapi kita memang mengharapkan para pemimpin kita untuk memanfaatkan kekuasaan mereka dalam menjaga hal-hal agar tetap berjalan dengan lancar. Saat mereka tidak melakukan itu, maka semua orang akan menderita. Meg adalah asisten menejer malam untuk sebuah toko pakaian di sebuah mall. Salah seorang salespeople nya, Chrissy, sering dikunjungi oleh temannya saat malam. Chrissy ngobrol dengan teman-temannya sementara Meg dan Donna, salesperson lain, sibuk melayani konsumen dan merapikan rak-rak. Meski mendapat kunjungan teman itu melanggar kebijakan perusahaan, tapi Meg merasa enggan untuk mengatakan apapun kepada Chrissy. “Itu tidak setara dengan sikap yang akan dia tunjukkan kepada ku,” pikir Meg. Meg sudah melotot kearah Chrissy saat teman-temannya membawa makanan ke dalam toko—memperingatkan mereka untuk segera menyingkirkannya. “Setidaknya mereka berhati-hati disekitar pakaian,” pikir Meg. “Apa layak untuk bertengkar mengenai beberapa remahan diatas lantai?” Ada banyak yang harus dilakukan pada saat menutup toko setiap malam. Meg telah menempel sebuah daftar tugas di dinding dibelakang meja kasir. Chrissy selalu bisa berlama-lama menggantung ulang baju sehingga Donna yang harus membersihkan seluruh lantai setiap malam. Mesin komersial itu begitu berat, sehingga untuk membersihkannya adalah tanggung jawab yang paling kurang disukai oleh semua orang. Malam demi malam, Donna mengomel saat dia memindahkan berbagai perabotan, terutama setiap kali dia menemukan remahan dibawah karpet. Mengapa Meg tidak mengatakan apapun kepada Chrissy? Sebagai menejer malam, Meg tentunya punya wewenang. Tapi karena takut dengan konflik, Meg tidak melakukan appaun. Mungkin dia berharap masalah tersebut akan segera menghilang. Akan tetapi, umumnya, masalah akan semakin memburuk saat kita tidak
  17. 17. rumahbanbekas.com mengatasinya. Juga tidak adil untuk mengharapkan Donna dan Chrissy agar bisa mengatasinya sendiri. Ini memberikan suatu beban yang tidak adil kepada Donna. Sudah menjadi tugasnya untuk menyelesaikan masalah. Mereka yang berwenang seringkali merasa khawatir bahwa orang-orang jadi tidak menyukai mereka jika mereka menggunakan wewenangnya. Tapi para pengikut tidak akan menyukai seorang pemimpin yang melalaikan tanggung jawabnya untuk mengambil tindakan atau membuat keputusan yang diperlukan. Bahkan dalam suatu gaya kepemimpinan sukarela tertentu, seorang pemimpin harus menjadi orang terakhir yang membuat keputusan. Dengan membiarkan halhal tidak akan mencapai hasil dan membuat orang menjadi tidak nyaman. Jika anda menerima suatu peran kepemimpinan, anda harus bersedia untuk mengambil kendali. Fakta Di dalam suatu survey terhadap para pekerja di sebuah organisasi besar, Dr. M. Millikin-Davies menemukan keluhan paling umum mereka ternyata adalah ketidakmauan para supervisor “untuk berhadapan dengan masalah dan konflik.” Menjadi seorang pemimpin itu terkadang sangat sulit. Kemampuan dan kerja keras saja tidak cukup. Skill-skill kepemimpinan dibutuhkan dalam penyelesaian masalah, sensitivitas dalam berurusan dengan orang lain, dan kemauan untuk membuat keputusan serta mengambil aksi. Tapi kunci untuk kepemimpinan yang hebat itu adalah kepercayaan. Seorang pemimpin yang tidak bisa mendapatkan kepercayaan akan segera kehilangan para pengikutnya. Page 14
  18. 18. Page 15 rumahbanbekas.com Cara Bekerjasama dengan Orang Lain Felicia telah bekerja paruh waktu di dalam sebuah toko cinderamata selama 2 tahun. Karena pengalamannya, dia banyak tahu tentang bisnis dan sangat yakin dengan kemampuannya. Mary, pemilik bisnis, juga merasa yakin dengan Felicia, lebih mengandalkan dia dibanding para pekerja paruh waktu lainnya. Pada suatu Sabtu, Mrs. Ellis, seorang pelanggan setia, membeli sebuah nampan perak untuk diberikan sebagai hadiah ulang tahun pernikahan dan meminta untuk dibungkus. Dengan hati-hati Felicia melepaskan sticker harga sebelum dia membungkus hadiah tersebut. Setelah Mrs. Ellis pergi, Janice, seorang karyawan yang masih relatif baru, mendekati Felicia secara perlahan, “Aku perhatikan kamu membuang stickernya. Aku ini begitu pelupa sehingga aku harus menyimpannya ditempat yang bisa aku lihat, karena jika tidak maka aku akan kebingungan apakah aku sudah melepaskannya atau belum.” Janice menambahkan, “Di toko terakhir tempat aku bekerja, kami harus menempelkannya di salinan kwitansi toko. Dengan begitu kami bisa memeriksa ulang hanya dengan melihat kwitansinya. Itu hanya sekedar saran karena itu benar-benar membantu ku.” Felicia merasa tidak percaya dengan apa yang baru saja dia dengar. “Kami sudah bekerja disini selama 2 tahun dan aku tidak pernah lupa untuk melepaskan label saat item akan dibungkus,” jawabnya dengan sinis. Janice terkejut. “Ma'af. Aku cuma mencoba untuk membantu.” Beberapa bulan kemudian, Mrs. Burton, seorang pengantin baru, meminta bantuan Felicia untuk memilihkan sebuah hadiah ulang tahun. Dia memberi tahu Felicia bahwa budgetnya terbatas tapi berharap untuk menemukan sesuatu yang spesial untuk ibu mertuanya yang baru.
  19. 19. rumahbanbekas.com Felicia mengajukan beberapa pertanyaan tentang selera sang ibu mertua dan akhirnya menganjurkan sebuah vas kristal. Mrs. Burton merasa sangat senang setelah tahu bahwa vas itu diobral dan tidak ada biaya tambahan untuk membungkusnya. “Aku pasti akan datang kesini lagi setiap kali aku memerlukan sebuah hadiah,” katanya. Beberapa hari kemudian, Mrs. Burton kembali lalu berkata kepada Felicia. “Aku tidak bisa menggambarkan betapa kesalnya aku saat ibu mertua ku membuka hadiahnya dan menemukan label harganya masih tetap menempel dibawah vas. Aku merasa begitu malu. Kamu seharusnya lebih berhati-hati lagi dimasa depan.” Felicia merasa sangat malu, terutama karena Mary, boss nya, berada cukup dekat untuk mendengarkan keluhan tersebut. Mary datang dan meminta ma'af bersama dengan Felicia, tapi keduanya merasa bahwa Mrs. Burton tidak akan mau berbelanja lagi disana. “Lain kali, aku akan mendengarkan apa yang dikatakan oleh rekan kerja ku,” pikir Felicia. “Aku mengira aku sudah tahu semuanya.” Kritikan Konstruktif Dikritik itu hampir selalu tidak menyenangkan, entah itu dilakukan oleh teman, keluarga, rekan kerja, atau atasan. Hal penting untuk di ingat adalah bahwa kritikan itu bukanlah suatu serangan terhadap anda, melainkan masukan terhadap sesuatu yang telah anda lakukan. Sangat sering, orang menawarkan kritikan untuk mendorong peningkatan, bukan untuk menyiratkan bahwa anda kurang mampu. Jika anda bisa memisahkan siapa anda dari apa yang anda lakukan, maka anda tidak akan merasa perlu untuk menyerang balik atau menjadi defensif saat anda dikritik. Tidak ada yang menakutkan tentang “melakukan kesalahan”—semua orang pernah melakukan. Namun, jika anda tidak menyadari saat anda telah melakukan suatu kesalahan atau jika anda terlalu keras kepala untuk bisa menerimanya, maka Page 16
  20. 20. Page 17 rumahbanbekas.com anda akan terjebak untuk melakukan kesalahan yang sama.—J. W. McLean dan William Weitzel dalam Leadership—Magic, Myth, or Method Mengakui suatu kesalahan itu tidak akan membuat rekan kerja anda memandang rendah anda—selama anda juga mengambil langkah-langkah untuk memperbaikinya. Lagi pula, tujuan kritikan itu adalah untuk membantu seseorang agar meningkat. Rekan-rekan anda seringkali berada dalam posisi terbaik untuk tahu kelemahan juga kelebihan anda. Pastikan untuk mendengarkan saat anda mendapat kritikan. Bahkan jika kritikan itu tidak layak, carilah bibit kebenaran yang mungkin ada disana. Jika anda mampu mempertimbangkan apa yang ingin disampaikan orang lain tanpa menjadi defensif, maka anda akan punya peluang untuk belajar dari mereka. Jika anda seorang pemimpin, maka mendengarkan kritikan itu menjadi sangat penting, karena semakin tinggi anda naik semakin sedikit kritikan yang anda terima. Masukan dari rekan-rekan kita, atau bahkan dari bawahan, bisa menunjukkan kita dimana kita perlu meningkatkan diri. Kritikan dari Seorang Atasan Seberapapun tingginya anda naik di dalam suatu organisasi, maka kemungkinan besar anda akan tetap punya seorang atasan. Bagian dari tugas mengawasi anda adalah untuk menasehati anda. Sebagian dari nasehat ini mungkin menyengat— kritikan memang bisa menyakitkan. Namun, ingat bahwa niat dari atasan anda itu biasanya untuk mengajari dan memandu anda. Panduan ini hanya bisa membantu anda meningkatkan kinerja dan mengembangkan karir anda. Jadi terimalah itu seperti seorang profesional; jangan menginterupsi, membuat alasan, atau menyalahkan orang lain. Itu tidak berarti anda tidak boleh mengatakan apapun. Respon anda seharusnya
  21. 21. rumahbanbekas.com mengindikasikan bahwa anda memahami point-point yang sedang dibuat (atau bertanya lebih lanjut jika tidak memahaminya) dan menerima bahwa anda perlu melakukan suatu perbaikan. Beth Collins, senior planner untuk sebuah rantai retail pakaian, mengatakan bahwa suatu respon simple “okay” adalah yang terburuk. “Atasan anda mungkin mengira bahwa anda cuma basa-basi; bahwa anda mendengar, tapi tidak selalu berarti bahwa anda setuju, atau bahkan memahami” kata Collins. “Jawaban anda seharusnya menunjukkan bahwa anda tahu ada suatu masalah yang perlu diatasi. Idealnya, saya mengharapkan suatu respon yang menyertakan rencana anda untuk menangani situasi yang sama di masa depan.” Kesulitan dalam Memberikan Kritikan Jason bekerja malam di sebuah restoran yang populer sebagai tempat berkumpulnya para siswa perguruan tinggi. Dia banyak mengenal siswa-siswa tersebut karena dia baru lulus dua tahun yang lalu. Saat ini Jason kuliah di universitas lokal, tapi berharap untuk pindah ke sebuah universita kuliner bergengsi setelah menyelesaikan gelarnya tahun depan. Dia selalu melakukan tugasnya di restorant dengan keseriusan dan dedikasi yang tinggi, dan telah dipromosikan untuk membantu menejer. Salah satu tanggung jawab baru Jason adalah mengawasi para pelayan. Dia tahu semua tentang tugas mereka karena dia pernah menjadi seorang pelayan sebelum di promosikan. Tapi terkadang dia masih merasa tidak nyaman untuk mengajari para pekerja apa yang harus mereka lakukan. Greg, seorang senior perguruan tinggi, telah mulai bekerja di restoran beberapa bulan yang lalu. Dia populer di kalangan konsumen dan rekan-rekan kerjanya. Satu-satunya kesalahan dia adalah terkadang dia datang terlambat untuk shift nya. Page 18
  22. 22. Page 19 rumahbanbekas.com Pada suatu malam, Jason harus membuat para konsumen tetap menunggu karena salah seorang pelayan sedang sakit dan Greg terlambat. Jason mulai merasa bingung dan akan segera mulai mengambil pesanan para konsumen saat Greg masuk dengan beberapa temannya. “Dari mana saja kamu? Apa kamu tidak tahu malu!” Jason membentak. “Kami sedang sangat sibuk sementara kamu datang dengan santainya. Kamu selalu seperti ini akhir-akhir ini dan kamu memanfaatkan semua orang. Kamu pasti mengira bahwa kamu kebal terhadap aturan! Aku akan memberi tahu mu pendapat ku tentang dirimu.” Jason menambahkan, “Menurut ku sikap dan kinerja mu itu menyebalkan. Kamu bahkan tidak bisa mengisi botol garam dan merica tanpa menumpahkannya. Kau tidak akan pernah berhasil dalam bisnis ini.” Saat Jason sudah tenang, dia menyadari bahwa reaksinya terlalu berlebihan. Kepanikannya telah memicu suatu ledakan amarah yang tidak profesional dan tidak perlu. Meski kemudian dia meminta ma'af setulus-tulusnya kepada Greg, tapi kerusakan telah terjadi. Greg mengerjakan tugasnya dengan cemberut dan diam membisu, dan semua orang menghindari Jason sepanjang malam itu. Greg sudah pasti salah karena terlambat, dan sudah tugas Jason untuk memberitahunya—tapi tidak di depan orang lain. Saat kita mengkritik seseorang di depan orang lain, sekalipun jika kita melakukannya dengan suatu sikap yang tenang, maka kita hanya akan membuat orang tersebut menjadi defensif. Seorang karyawan yang merasa dirinya telah dikritik dengan cara yang tidak adil, seringkali tidak akan menerima makna dari kritikan tersebut, meskipun jika itu valid. Sebuah aturan umum yang bagus adalah dengan memfokuskan pada masalah, bukan orangnya. Sebuah komentar misalnya, “Kamu pasti mengira bahwa kamu kebal terhadap aturan” adalah sebuah serangan terhadap Greg, dan bukan
  23. 23. rumahbanbekas.com Page 20 terhadap keterlambatannya. Dengan menyerang Greg di depan umum, bukannya kinerja Greg, Jason telah melanggar dua aturan teratas dalam hal menawarkan kritikan. Permintaan ma'afnya belakangan tidak bisa menutupi kerusakan. Apa yang seharusnya dilakukan Jason? Dia seharusnya menunggu sampai dia menjadi tenang dan memiliki semua fakta. Saat kita membiarkan emosi memasuki kritikan kita, maka akan memiliki suatu efek negatif—pada orang yang dikritik dan pada kemampuan kita untuk menjadi jelas tentang masalah. Kita mungkin akhirnya melontarkan kata-kata yang menuduh, seperti kata-kata Jason “Kau selalu seperti ini.” Adalah penting untuk menjadi adil dan tepat mengenai fakta dari situasi. Tepatnya seberapa sering Greg terlambat? Apakah ada kondisi yang memperlunak waktu tertentu ini? Jason bahkan tidak memberikan Greg kesempatan untuk menjelaskan kenapa dia terlambat. Tetaplah pada satu masalah. Singgungan Jason tentang ketidakmampuan Greg untuk mengisi botol garam dan merica itu tidak pada waktu yang tepat dan tidak pantas. Langkah yang keliru tersebut menunjukkan bahwa anda harus meninggalkan evaluasi dari tugas-tugas lain pada diskusi berikutnya—fokuskan pada satu masalah pada satu waktu. Selain itu, cobalah untuk menyeimbangkan kritikan dengan beberapa pujian dan dorongan. Harus tampak jelas bagi anda dan pekerja bahwa ada suatu cara untuk memperbaiki situasi. Tanyakan apakah ada sesuatu yang bisa anda lakukan untuk membantu. Bersiaplah untuk menawarkan beberapa saran kongkret. Juga akan membantu untuk melibatkan pekerja dalam menemukan suatu solusi untuk masalah. Jika keterlambatan itu benar-benar bagian dari suatu pola, maka biarkan pekerja untuk menawarkan saran bagi pemecahan masalahnya agar bisa tiba tepat waktu.
  24. 24. Page 21 rumahbanbekas.com Alexander Welsh, penulis dari The Skills of Management, menganjurkan untuk mengajukan pertanyan yang akan melibatkan pekerja, misalnya, Bagaimana perasaan mu tentang situasi ini? Apakah pekerjaan akan berjalan sebaik yang kamu harapkan? Dengan mendorong partisipasi pekerja dalam menemukan suatu solusi, anda mungkin mengurangi kebenciannya. Menawarkan kritik itu adalah salah satu tugas tersulit dari setiap pemimpin. Selalu ingat bahwa tujuan dari kritik itu adalah untuk membantu orang lain agar menjadi lebih efektif. Ingatlah beberapa hal dibawah ini saat memberikan kritik: • Seimbangkan kritikan dengan pujian. • Fokuskan pada kinerja, bukan orangnya. • Nyatakan masalah secara pribadi, dengan tekanan nada suara yang wajar. • Menjadi spesifik mengenai fakta-fakta dari masalah. • Pastikan anda memiliki semua fakta. • Diskusikan apa yang harus dilakukan untuk mencegah terulangnya masalah. Dengan melibatkan orang lain di dalam proses ini, anda jadi lebih mungkin untuk mendapatkan kerjasamanya dalam mencapai perubahan yang diharapkan. Itu, tentu saja, adalah target utama dari seorang pemimpin yang baik. Jadilah Seorang Motivator Para pemimpin harus mendapatkan kerjasama dari para pengikutnya. Para pemimpin yang menggunakan paksaan atau rasa takut untuk memanipulasi orang lain itu bukanlah pemimpin—mereka adalah orang yang lalim. Sayangnya, ada orang-orang dalam posisi kepemimpinan yang tidak tahu cara membuat orang lain bekerjasama. Kunci untuk kerjasama itu adalah motivasi.
  25. 25. rumahbanbekas.com Harus terdapat suatu nilai bagi para pengikut. Motivator terbesar adalah sebuah target bersama. Orang-orang yang setuju dengan suatu target akan bergabung untuk mencapainya. Seringkali, peranan seorang pemimpin itu adalah mendefisinikan sebuah target yang memiliki nilai bagi para pengikut. Ini mungkin tidak sama dengan nilai yang dipegang oleh sang pemimpin. Misalnya, katakanlah seorang siswa ingin membuat suatu program daur ulang kaleng soda. Sebagian siswa menerima peluang untuk melakukan sesuatu yang positif bagi lingkungan—siswa-siswa ini memiliki target yang sama. Sedangkan yang lain cuma bisa diyakinkan untuk berpartisipasi saat dikemukakan bahwa semua uang yang terkumpul akan di donasikan ke dana perjalanan wisata kelas. Memperoleh Dukungan dari Para Pengikut Anda Seorang pemimpin mungkin memperoleh dukungan dari para pengikutnya dengan cara mendengarkan ide-ide mereka. Ini membangun suatu hubungan yang baik antara pemimpin dengan pengikut. Pemimpin memperoleh dukungan dengan cara mengindikasikan kepercayaannya terhadap kemampuan para pengikut. Kemauan seorang pemimpin untuk mendengarkan pendapat para pengikutnya itu menunjukkan rasa hormat dan hasrat untuk memahami perasaan mereka. Orang-orang akan merespon kepada mereka yang berusaha untuk memahami mereka. Orang-orang layak mendapatkan pengakuan atas kerja keras yang mereka lakukan—sebuah ucapan “terimakasih” yang simple, terutama di depan publik, akan membangun loyalitas. Saat pujian itu spesifik, juga akan menjadi sebuah sarana mengajar yang bagus. Itu menunjukkan unsur-unsur bagus yang bisa diterapkan ke dalam tugas-tugas lain. Page 22
  26. 26. Page 23 rumahbanbekas.com Dengan lebih dulu menawarkan masukan yang positif, anda menciptakan suatu atmosfir yang lebih terbuka untuk menerima saran terhadap area-area yang perlu ditingkatkan. Para pengikut anda akan percaya bahwa anda bersikap tulus dan memberi tahu mereka apa yang perlu mereka ketahui. Mereka akan memandang anda untuk meminta panduan, karena menyadari bahwa anda bisa membantu mereka untuk mencapai kesuksesan yang mereka hasratkan. Mengawasi Orang Lain Maggie Holahan bekerja di sebuah toko dry-cleaning setelah pulang sekolah dan di akhir pekan. Sebagai seorang pekerja yang berpengalaman, dia sering membantu melatih karyawan baru. “Sebagian hal akan muncul secara natural, misalnya sikap yang menyenangkan kepada konsumen,” kata Holahan. “Tapi aku tetap menyinggungnya juga, dan aku mencoba untuk menetapkan suatu contoh yang bagus. Dan aku memberi tahu orang-orang baru tentang ‘seragam’ yang kami kenakan— navy shirt dan khaki pant. Sang pemilik dry-cleaning cukup tenang mengenai hal litu, selama kausnya berkerah dan rapi. Sungguh mengganggu ku saat anak-anak masuk untuk bekerja dengan kaus yang lusuh..” “Ada banyak hal yang perlu di ingat saat anda bekerja di counter,” Holahan melanjutkan. “Komputer saja butuh waktu untuk terbiasa. Akan membutuhkan beberapa macam kwitansi, tergantung pada apakah konsumen ingin cleaning, laundering, atau tailoring. Masing-masing proses memiliki menu pilihannya sendiri. Sehingga saat orang baru mengawasi ku sedang memproses order, aku memberi tahu mereka dengan kata-kata apa yang sedang aku lakukan. Nantinya, saat ku pikir mereka sudah siap, aku akan membiarkan mereka untuk melakukannya sementara aku mengawasi.” Orang umumnya ingin merasa senang mengenai dirinya dan apa yang mereka lakukan. Seorang supervisor yang baik membantu orang lain untuk melakukan
  27. 27. rumahbanbekas.com yang terbaik dengan cara menjadi jelas tentang apa yang harus dilakukan dan cara melakukannya. Untuk melatih seseorang itu memerlukan usaha dan waktu. Seorang pekerja seharusnya tidak boleh dibiarkan saja untuk mencari tahu sendiri cara mengerjakan tugasnya. Sudah menjadi tanggung jawab seorang pemimpin untuk mengarahkan para pekerjanya. Saat melatih orang lain, mulailah dengan memberikan suatu penjelasan umum mengenai pekerjaan. Jelaskan setiap istilah dan peralatan yang tidak umum. Lalu jelaskan ke dalam masing-masing prosedur. Dalam The Skills of Management, Alexander Welsh mencatat bahwa dengan menunjukkan berbagai prosedur itu akan sangat bermanfaat. Dia menyarankan pola-pola berikut ini untuk mendapatkan hasil terbaik: • Pecah setiap instruksi ke dalam langkah-langkah yang terdiri dari sekitar satu atau dua menit instruksi lisan. • Berhenti sejenak pada akhir setiap langkah untuk membiarkan pendengar beraksi dan memahami. • Periksa pemahaman pendengar. Jawab berbagai pertanyaan untuk menghilangkan kebingungan sebelum melanjutkan. Jika perlu, tunjukkan lagi langkahnya. • Saat semua langkah sudah dijelaskan dan ditunjukkan, ikhtisarkan keseluruhan prosedur secara lisan. • Ulangi demonstrasi, satu langkah pada satu waktu, jelaskan secara detil setiap langkah saat anda melakukannya. • Ikhtisarkan tahap-tahap kunci secara lisan. • Mintalah pendengar untuk mencoba prosedur. • Tunjukkan kesalahan-kesalahan saat terjadi dengan sikap yang tidak mengkritik. • Mintalah pendengar untuk mengulangi prosedur jika diperlukan. Page 24
  28. 28. Page 25 rumahbanbekas.com Jangan mencoba untuk mengajarkan terlalu banyak prosedur baru sekaligus. Pelatihan seharusnya menjadi suatu proses berkelanjutan. Anda mungkin tidak mempelajari pekerjaan anda dalam satu hari. Pastikan anda menunjukkan kesabaran dan kemauan untuk menjawab pertanyaan. Realistislah di dalam harapan-harapan anda. Harapan yang Tinggi Mengarah pada Kesuksesan Meski menjadi realistis tentang apa yang bisa dicapai orang lain itu penting, tapi seorang pemimpin bisa membantu menetapkan sebuah contoh yang bagus dan menetapkan standard-standard yang tinggi. Kita semua tahu guru-guru yang ngotot tentang tugas menulis, misalnya. Dengan memaksa seorang siswa untuk menulis ulang sebuah karangan sampai memenuhi standard-standard yang tinggi ini, guru bisa membantu siswa untuk mendapatkan hasil yang unggul. Agar bisa membantu seorang pekerja memenuhi standard, anda harus selalu memonitor kinerja para pekerja, terutama saat awal. Hanya setelah itu maka anda akan benar-benar tahu cara untuk membantu pekerja agar meningkat. Jika kesalahan terjadi, mereka bisa di beri tahu dan di perbaiki saat itu terjadi. Jika anda menunggu untuk melihat produk akhir, maka anda mungkin tidak akan mampu untuk menunjukkan apa yang salah, dan pekerja mungkin tidak mampu mengoreksi masalah tanpa memulai dari awal lagi. Itu tidak berarti anda harus selalu mengawasi setiap gerak-gerik pekerja. Begitu anda merasa bahwa anda sudah membuat pekerja berada di jalur yang benar, anda harus memberikan mereka lebih banyak lagi kebebasan. Dalam Frontiers of Leadership: An Essential Reader, penulis Michel Syrett and Clare Hogg menyarankan untuk mempercayai orang lain dalam membuat keputusan—sekalipun jika ini berarti harus menanggung beberapa kesalahan. Orang-orang belajar dari kesalahan mereka. Syrett dan Hogg mencatat lebih lanjut
  29. 29. rumahbanbekas.com bahwa para pengikut mengembangkan inisiatif saat mereka diberikan kebebasan. Mereka mau berpikir untuk diri sendiri, membuat dan melaksanakan keputusan, serta mengambil tanggung jawab lebih. Sudah tugas anda untuk mendefinisikan suatu ketetapan yang jelas mengenai “tanggung jawab inti” yang harus dipikul. Tapi dengan memberikan ruang untuk kebebasan memilih, lebih dari sekedar tanggung jawab inti tersebut, itu mengekspresikan hasrat anda bagi para pekerja untuk mengambil inisiatif. Itu juga menunjukkan keyakinan anda pada kemampuan mereka. Orang-orang umumnya mencoba untuk memenuhi harapan-harapan kita. Memimpin Orang Lain untuk Sukses Tidak peduli seberapapun kompetennya anda, akan sering perlu bekerja sama dengan dan bergantung pada orang lain. Jika mereka memahami dan memiliki target yang sama, maka mereka akan termotivasi untuk melaksanakan tugas dengan baik. Bahkan, sebagai seorang pemimpin, anda berada dalam posisi untuk membantu orang lain agar melakukan yang terbaik. Contoh yang baik dan harapan-harapan anda yang tinggi bisa mendorong usaha terbaik orang lain. Pelatihan anda yang seksama bisa membuat mereka berada di jalur yang benar, dan pujian serta kritikan anda yang konstruktif bisa membantu mereka. Mereka akan mau untuk mendengarkan anda karena anda juga mau mendengarkan mereka. Dengan memperlakukan orang lain secara adil dan memberi tahu mereka dengan jelas dan lengkap apa yang anda ingin mereka lakukan, berarti anda telah memastikan hasil-hasil yang sebaik mungkin. Anda tidak bisa benar-benar sukses tanpa kesuksesan orang lain. Page 26
  30. 30. Page 27 rumahbanbekas.com Cara Mengorganisir Sebuah Proyek Jared adalah seorang analis untuk divisi marketing-research di Emco, sebuah pabrikan peralatan rumah tangga. Tugas-tugas berkelanjutan dari teamnya seringkali melibatkan penelitian umum tentang barisan produk dari para pesaing. Baru-baru ini divisi peralatan rumah tangga kecil dari Emco memerlukan penelitian segera mengenai sebuah hair dryer baru yang dipasarkan oleh pesaing mereka, Binder Company. Emco sudah mengembangkan sebuah hair dryer nya sendiri; jika fitur-fiturnya serupa dengan Binder, maka Emco akan menunda produksinya sampai mereka bsia menerapkan penambahan-penambahan atau modifikasi dari produk mereka. Menejer pengembangan menjelaskan situasinya kepada Jared dan meminta dia untuk segera menggerakkan teamnya guna memecahkan masalah. Jared menerima tantangan tersebut—disinilah hasil pekerjaan mereka bisa memberikan suatu kontribusi langsung untuk perusahaan. Pertama dia perlu mengumpulkan teamnya. “Dengar, teman-teman,” dia memberi perintah kepada rekan-rekan kerjanya. “Proyek kita berikutnya adalah Binder. Sekali lagi, mereka telah lebih dulu memasarkan dibanding kita. Aku tidak tahu cara mereka melakukannya, dan sudah menjadi tugas kita untuk mencari tahu. Kita punya kesempatan untuk membuat Emco jadi lebih kuat di pangsa pasar. Aku tahu kalian akan melaksanakan tugas dengan sangat baik. Jadi aku akan mengandalkan kalian.” Team tersebut, tanpa pengetahuan spesifik mengenai situasi hair dryer, berasumsi bahwa tugas mereka adalah mengamati seluruh barisan produk dari Binder. Karena sudah memiliki penelitian berkelanjutan mengenai Binder di dalam berkasberkas, mereka memutuskan diantara mereka sendiri bahwa Nick, seorang anggota team, akan memperbarui file tersebut dan mempersiapkan sebuah laporan.
  31. 31. rumahbanbekas.com Page 28 Seluruh sisa dari anggota team melanjutkan pekerjaan mereka mengenai hal-hal lain yang sepertinya lebih penting. Saat Jared memeriksa perkembangan mereka beberapa hari kemudian, dia merasa sangat kecewa setelah mengetahui ternyata hanya Nick yang mengerjakan proyek Binder. “Dimana suatu penaksiran mengenai dryer baru dari Binder? Kenapa tidak ada orang yang melakukan suatu survey tentang peralatan rumah tangga mengenai fitur-fitur yang di inginkan di dalam sebuah dryer genggam?” Jared bertanya. “Dryer apa?” tanya Nick. “Tidak ada yang mengatakan apapun tentang penelitian dryer secara khusus. Bagaimana mungkin kami bisa tahu?” Jared gagal dalam mengomunikasikan bidang keseluruhan dari proyek. Agar bisa melaksanakan suatu tugas dengan baik, orang-orang perlu tahu apa yang seharusnya mereka coba untuk lakukan dan kenapa mereka harus mencoba melakukannya. Seorang pemimpin punya tanggung jawab untuk menjelaskan tujuan dan target dari tugas yang berikan kepada team. Definisikan Target Team Target-target harus di definisikan dengan jelas. Jangan cuma mengatakan, “Tangani hal itu” atau “Selesaikan secepat mungkin.” Dalam mengomunikasikan sebuah target untuk team, seorang pemimpin harus sekongkrit mungkin tentang tugas apa saja yang harus dikerjakan untuk mencapai target. Penting untuk menjadi realistis tentang jumlah usaha yang dibutuhkan oleh setiap tugas, dan menetapkan sebuah deadline yang masuk akal untuk menyelesaikan proyek. Misalnya, pernyataan berikut ini oleh seorang menejer dari divisi jaminan karyawan kepada staff nya tidak cukup spesifik: “Target kita adalah menginformasikan para pekerja tentang pilihan-pilihan untuk sebuah asuransi kesehatan yang baru.”
  32. 32. Page 29 rumahbanbekas.com Sebuah target yang lebih baik juga menyatakan bagaimana dan kapan target ini akan dicapai: “Pada tanggal 2 September nanti, semua karyawan harus sudah tahu tentang perbedaan antara jaminan dan biaya dari tiga asuransi kesehatan yang diusulkan. Departemen kita akan memberikan sesi informasi di Ruang Konferensi B dari jam 11 sampai jam 12 siang setiap hari Kamis, mulai saat ini sampai tanggal 12 September.” Para staff tunjungan saat ini bisa segera melihat bahwa mereka akan perlu mempersiapkan dan memberikan sesi-sesi informasi ini untuk mencapai target mereka. Target-target haruslah spesifik, punya batasan waktu, dan bisa dicapai. Targettarget yang terlalu ambisius akan mematahkan semangat mereka yang takut tidak bisa mencapainya. Target-target yang terlalu mudah mungkin akan diabaikan atau membosankan. Target-target yang bagus “mengembangkan” para pekerja dan mendorong mereka untuk berusaha semaksimal mungkin. Jika target-targetnya tidak ditetapkan dengan jelas, maka hasil dari suatu proyek itu kemungkinan tidak akan memuaskan. Jika orang-orang tidak tahu dengan pasti apa yang seharusnya mereka lakukan, kemungkinan besar mereka tidak akan melakukannya atau melakukannya dengan keliru. Seorang pemimpin yang baik seharusnya tidak hanya bergantung kepada team untuk mengajukan pertanyaan guna menentukan target-target mereka. Jika anggota team mendapat informasi yang terlalu sedikit, atau tidak jelas tentang suatu proyek, maka mereka mungkin akan berasumsi bahwa mereka telah melewatkan sesuatu, dan membuat perkiraan-perkiraan yang keliru, bukannya meminta klarifikasi. Jika orang-orang tidak tahu kenapa mereka melakukan sesuatu, maka mereka mungkin tidak cukup peduli untuk melakukannya dengan baik. Ini adalah sifat dasar manusia—jika seorang pemimpin tidak cukup peduli tentang proyek untuk
  33. 33. rumahbanbekas.com menjelaskannya secara benar, lalu kenapa orang lain harus peduli tentang melakukannya? Pastisipasi Team di dalam Pengembangan Proyek Begitu target keseluruhan dari suatu proyek telah ditetapkan dan dikomunikasikan kepada team, adalah hal yang seringkali memungkinkan untuk melibatkan para anggota di dalam keputusan-keputusan yang menyangkut pengembangan proyek. Partisipasi tersebut tergantung dari situasi, pengalaman team, dan tingkat kesulitan dari proyek. Partisipasi memiliki 2 manfaat: • Sesi-sesi brainstorming bisa menghasilkan banyak ide bagus tentang cara menindak lanjuti, siapa yang melakukan tugas apa, dan kapan masingmasing tugas seharusnya di selesaikan. • Semakin anda melibatkan team anda, semakin keras sepertinya mereka akan bekerja. J. W. McLean dan William Weitzel telah meneliti ribuan pekerja untuk menayakan secara spesifik apa yang paling memotivasi mereka. Anehnya, uang dan keamanan pekerjaan itu bukanlah yang paling utama. Suvey menunjukkan bahwa para pekerja lebih menginginkan untuk dihargai dan “menjadi orang dalam.” Menjadi orang dalam mungkin artinya mengetahui target-target dan tujuan dari pekerjaan yang dilakukan, atau mendapat informasi tentang perkembangan perusahaan. Tapi para pekerja yang disertakan ke dalam beberapa keputusan tentang target dan penugasan, mungkin adalah yang paling merasa dihargai. Para pekerja ingin merasa menjadi bagian dari apa yang mereka lakukan. Kebijakan dan gaya manajemen perusahan telah diubah untuk mengijinkan lebih banyak partisipasi pekerja di dalam semua bidang dari suatu bisnis. Para pekerja seharusnya bukan cuma merasa di ikut sertakan, tapi juga punya kebanggaan di dalam pencapaian-pencapaian mereka. Perusahaan-perusahaan yang paling sukses memiliki para pekerja yang merasa bangga dengan apa yang Page 30
  34. 34. Page 31 rumahbanbekas.com mereka lakukan dan untuk siapa mereka melakukannya. Para pekerja tersebut merasakan suatu hubungan langsung dengan produk atau jasa dari perusahan. Perusahaan-perusahaan yang sukses juga mengijinkan jalur komunikasi yang terbuka antara para pekerja dengan pihak manajemen yang lebih tinggi. Komunikasi dua arah—pertukaran informasi antara seorang pemimpin dengan team nya—seharusnya menjadi aturan dasar. Fakta Pembuat es krim Ben and Jerry dirating tinggi dalam hal kebanggaan dan keterbukaan. Meeting-meeting perusahaan diselenggarakan setiap 3 bulan untuk menjaga para karyawan agar up to date. Sebagian meeting dijadwalkan pada tengah malam untuk keuntungan shift malam; para pekerja lainnya menghadiri meeting dengan mengenakan piyama mereka. Terorganisir Meski melibatkan team itu mungkin memiliki banyak reward, tapi pada akhirnya tanggung jawab pemimpin lah untuk mengorganisir proyek. Proyek tidak akan terorganisir dengan sendirinya, dan tugas seperti itu tidak boleh diabaikan. “Aku sangat tidak suka bekerja pada proyek-proyek kelompok di perguruan tinggi,” kata seorang mahasiswi tingkat pertama, Alicia Brown. “Tidak ada yang akan pernah bertanggung jawab.” “Tidak ada yang akan pernah diselesaikan sampai menit-menit terakhir, atau akhirnya dua orang akan mengerjakan tugas yang sama, atau bagian-bagian dari proyek sama sekali tidak kerjakan. Dan anda pasti tahu bahwa orang-orang tertentu selalu yang paling banyak bekerja, meski semua orang mendapatkan nilai yang sama.”
  35. 35. rumahbanbekas.com “Tapi, aku sangat menyukasi sistem yang mereka miliki disini,” Barron melanjutkan. “Dalam seminar-seminar, aku bekerja dengan tiga siswa yang sama untuk proyek-proyek sepanjang semester.” “Kami merotasi posisi kepemimpinan dengan masing-masing proyek baru. Pemimpin memutuskan bagaimana tugas seharusnya dibagi, siapa yang harus melakukan apa, dan kapan itu harus selesai. Partner-partner ku biasanya sangat adil.” Menjadi pemimpin mungkin tidak sesederhana seperti yang digambarkan Baron, terutama jika proyeknya itu rumit. Akan membantu untuk mengorganisir pemikiran anda sendiri mengenai proyek. Apa saja tugas dari masing-masing orang agar bisa mencapai target proyek? Siapa yang melakukan tugas apa? Kapan tugas itu harus selesai? Semakin banyak tugas yang terlibat di dalam suatu proyek, semakin banyak skill organisasional yang anda butuhkan. Sebagian tugas harus dilakukan pada suatu waktu, dengan masing-masing tugas harus diselesaikan sebelum tugas yang lain bisa dimulai. Terkadang beberapa tugas bisa ditangani sekaligus. Itu tergantung dari sifat proyek dan tugas individual. Langkah berikutnya adalah menetapkan deadline untuk setiap tugas. Selalu jadwalkan waktu ekstra ke dalam perencanaan— berbagai masalah itu biasanya akan muncul. Terakhir, berikan tugas kepada diri sendiri dan orang lain. Periksa apakah setiap orang tahu tugas dan deadlinenya. Untuk mengorganisir suatu proyek itu punya 5 langkah dasar: • Tetapkan target dan deadline final. • Daftarkan semua tugas yang harus dilakukan. • Urutkan tugas-tugas tersebut. • Tetapkan suatu deadline untuk setiap tugas. Page 32
  36. 36. Page 33 rumahbanbekas.com • Berikan tugas kepada diri sendiri dan orang lain. Mendelegasikan Tanggung Jawab Target utama dari seorang pemimpin adalah untuk mendapatkan kontribusi terbaik dari semua anggota team—termasuk sang pemimpin. Pada waktunya, pemimpin akan menjadi orang terbaik untuk melakukan tugas tertentu; jika tidak, dia seharusnya mendelegasikan tugas tersebut kepada orang lain. Tanggung jawab itu seiring sejalan dengan kapasitas dan kekuasaan.—Josiah Gilbert Holland, penulis asal Amerika Laura adalah ketua dari kelompok remaja gerejanya. Sebagian dari target program kelompok adalah memberikan hadiah hari raya untuk anak-anak yang kurang mampu. Setiap tahun seluruh jema'ah ikut membantu, tapi kelompok remaja yang mengorganisir kegiatan, membungkus hadiah, dan mengirimkan mereka ke keluarga yang berpartisipasi. Nama, umur, gender, dan ukuran dari setiap anak harus di catat pada sebuah daftar utama dan sebuah kartu indeks. Kartu tersebut kemudian ditawarkan ke anggota jema'ah yang ingin membeli sebuah hadiah untuk seorang anak. Di tahun-tahun yang lalu, kartu indeks tersebut ditulis dengan tangan, tapi Laura berpikir bahwa kelompok seharusnya mengetikkan daftar utama ke dalam sebuah program spreadsheet komputer. Dengan cara ini informasi bisa di susun dan di cetak diatas label. Karena Mark, wakil ketua dari kelompok remaja, punya pengetahuan tentang komputer, Laura bertanya padanya apakah dia bisa melakukan itu. “Tentu,” kata Mark. “Aku sangat ahli dengan komputer. Aku akan mengetikkan daftar utama, membuat label, dan menempelkannya diatas kartu indeks. Tidak masalah.”
  37. 37. rumahbanbekas.com Laura memberitahukan informasi apa saja yang perlu disertakan, dan Mark berjanji untuk menyelesaikannya pada hari Minggu. Saat Mark membawa kartukartu yang sudah selesai, awalnya Laura merasa sangat gembira, sampai dia memeriksanya. Ternyata, mereka telah lupa untuk menyertakan informasi gender pada kartu, yang menimbulkan suatu masalah bagi anak-anak dengan nama yang ambigu misalnya Alex. Mark menawarkan untuk menambahkan informasi gender dengan tulisan tangan, tapi waktunya tidak cukup. Banyak anggota jema'ah yang sudah berencana untuk mengambil kartu tersebut selama masa coffee-break. “Itu bukan salah mu, Mark,” Laura mengakui. “Aku tidak memikirkannya secara menyeluruh dan memberi tahu mu semua yang perlu kamu ketahui. Aku cuma begitu senang karena bisa menemukan orang yang mau melakukannya.” Laura sudah berada di jalur yang benar saat meminta orang lain untuk melakukan suatu tugas yang tidak bisa dia kerjakan sendiri. Dan Mark mungkin adalah orang terbaik untuk tugas tersebut. Tapi Laura lupa memberikan dia sebagain informasi penting. Saat mendelegasikan tanggung jawab, menjadi jelaslah tentang apa yang anda butuhkan. Kapan Waktunya Mendelegasikan Seorang pemimpin mungkin mendelegasikan pekerjaan karena berbagai alasan. Seperti Laura, mungkin ada suatu tugas yang lebih cocok untuk dilakukan orang lain dibanding sang pemimpin. Atau sang pemimpin mungkin menyadari bahwa dia punya begitu banyak tanggung jawab di dalam mengawasi proyek sehingga orang lain akan harus mengambil alih berbagai tugas tersebut. Apapun alasannya, adalah hal yang tidak realistis bagi pemimpin untuk mengasumsikan semua pekerjaan pada suatu proyek; sebaliknya, adalah hal yang Page 34
  38. 38. Page 35 rumahbanbekas.com tidak adil bagi pemimpin untuk mendelegasikan semua tugas kepada team. Seorang pemimpin yang baik menjaga keseimbangan antara keterlibatan personal dengan partisipasi team melalui pendelegasian. Seorang pemimpin juga harus memiliki harapan-harapan yang realistis tentang apa yang bisa dicapai semua orang. Tanyakan pada diri sendiri aktivitas anda yang mana yang bisa dilakukan orang lain—setidaknya, sebaik yang anda bisa, atau bahkan lebih baik dibanding anda.— Alexander N. Welsh, The Skills of Management. Bagi banyak pemimpin, masalah dalam mendelegasikan itu adalah dengan mengira bahwa tidak ada orang lain yang bisa melakukan tugas dengan baik. Ini mungkin memang kasusnya, tapi itu seharusnya tidak menghentikan pemimpin untuk mendelegasikan tugas jika seseorang bisa melakukan suatu tugas dengan cukup baik. Seorang pemimpin harus memutuskan cara terbaik untuk memanfaatkan waktunya. Mungkin ada banyak aspek lain dari proyek yang hanya bisa ditangani oleh pemimpin. Dalam kasus ini, dia mungkin perlu mendelegasikan tugas-tugas yang kurang menuntut kepada orang lain. Cara Mendelegasikan Untuk memberi tahu seseorang apa yang perlu dilakukan itu membutuhkan suatu pendekatan yang seimbang. Nada yang enggan bisa membuat orang lain menjadi tidak yakin dengan niat anda; nada yang arogan bisa mengarah pada rasa benci. Suatu perasaan sama-sama percaya memberikan hasil terbaik. Anda mempercayai seseorang di dalam team untuk melakukan tugas secara maksimal. Orang tersebut percaya pada anda untuk memberikan dukungan yang diperlukan saat dia melakukannya. Ini termasuk menyediakan semua informasi dan materi yang dibutuhkan dan mengalokasikan waktu yang cukup untuk menyelesaikan tugas.
  39. 39. rumahbanbekas.com Kunci untuk Page 36 mendelegasikan adalah kata mempercayakan. Saat anda mendelegasikan, anda mempercayakan seluruh masalah pada orang tersebut, bersama dengan kekuasaan yang cukup untuk membuat keputusan-keputusan yang diperlukan. Ini cukup berbeda dari mengatakan, “Lakukan saja apa yang aku perintahkan.”—Edwin C. Bliss in Getting Things Done: The ABC’s of Time Management Saat mendelegasikan tugas kepada orang lain, pemimpin perlu menjadi sespesifik dan sedetil mungkin. Jika memungkinkan, tuliskan penugasan untuk orang lain. Semakin jelas anda, semakin mudah mereka menjalankan tugas, dan semakin baik hasilnya. Tujuan dari mendelegasikan itu adalah untuk menghemat waktu dan tenaga. Tugas mungkin harus di lakukan ulang jika anda telah disalah artikan. Memberikan Penugasan Rebecca menjelaskan bagaimana promosinya ke suatu posisis kepemimpina di dalam perusahaan marketingnya telah menantang dirinya. “Saat pertama aku dipromosikan, aku merasa sangat gembira,” kata Rebecca. “Kemudian realitas masuk. Aku terbiasa hanya melakukan apa yang diperintahkan. Sekarang boos ku datang pada ku dengan sebuah proyek dan sebuah deadline lalu menyerahkan semuanya kepada ku.” “Sebenarnya, bukan cuma aku. Aku punya team yang hebat. Tapi sudah menjadi tugas ku untuk memanfaatkan mereka. Bagian tersulit adalah memberikan penugasan.” “Awalnya, saat aku tidak mengenal team ku dengan sangat baik, aku akan membuat daftar tugas-tugas yang perlu dikerjakan pada selembar kertas,” Rebecca melanjutkan. “Kemudian, aku meminta semua orang mengindikasikan apakah mereka lemah atau kuat di dalam aktivitas tersebut. Masalahnya adalah bahwa mereka tidak
  40. 40. Page 37 rumahbanbekas.com selalu realistis. Biaanya mereka memandang rendah dirinya.” “Tapi aku tidak tahu apakah mereka benar-benar menganggap suatu tugas itu terlalu berat atau mereka cuma tidak ingin bekerja terlalu banyak. Yang lain menilai terlalu tinggi kelebihan mereka dan aku tidak tahu itu sampai itu terlambat.” “Semakin aku tahu kemampuan mereka,” Rebecca melanjutkan, “Aku merasa lebih nyaman dalam memberikan penugasan. Tapi tetap saja ada masalah.” “Beberapa bagian dari suatu proyek itu lebih banyak melibatkan dibanding yang lain dan butuh waktu lebih lama. Butuh banyak pengalaman untuk mengukur jumlah usaha yang dibutuhkan suatu tugas tertentu.” “Jika aku salah memperkirakannya, maka seseorang akan menjadi terlalu terbebani dan marah. Aku sekarang membuat buku catatan mengenai penugasan-penugasan sebelumnya, termasuk informasi tentang siapa yang melakukan tugas tersebut, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan seberapa baik itu dikerjakan.” “Itu membantu ku untuk menjadi lebih realistis tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan suatu jenis tugas tertentu. Itu juga membantu ku membuat sebuah profil untuk setiap anggota team. Aku mencatat kelebihan dan kelemahan, gaya bekerja, dan pilihan penugasan.” “Aku tidak bisa selalu memberikan apa yang mereka inginkan,” Rebecca menyimpulkan, “tapi aku memang menghindari sikap pilih-pilih. Suatu penugasan harus di dasarkan dengan tegas pada kemampuan seseorang untuk mengerjakan tugas tersebut.” Seperti yang telah ditemukan Rebecca, salah satu tanggung jawab tersulit yang dimilii seorang pemimpin adalah memilih orang yang tepat untuk suatu tugas tertentu. Sebagai seorang pemimpin seharusnya tidak menugaskan suatu proyek yang rumit, multi-tasking ke pada suatu team tanpa menetapkan siapa yang akan
  41. 41. rumahbanbekas.com melakukan apa. Terkadang pilihannya jelas: Seorang anggota team telah menunjukkan suatu kemampuan yang jelas dan unggul untuk suatu jenis pekerjaan. Dalam kasus lain, pemimpin harus berkonsultasi dengan anggota team untuk melihat apakah ada preferensi untuk penugasan. Tapi pemimpin tetap harus menggunakan penilaiannya untuk memutuskan apakah pekerja itu sangat cocok untuk suatu tugas tertentu. Sebagian orang bekerja terbaik pada penugasan yang bersifat teknis. Sedang yang lain lebih unggul dalam situasi yang melibatkan berinteraksi dengan orang lain. Tugas-tugas tertentu membutuhkan sangat banyak kesabaran; yang lainnya membutuhkan suatu reaksi segera. Seorang pemimpin harus benar-benar tahu tugas tersebut juga rekan-rekan kerjanya. Mempertahankan Objektivitas Mungkin natural untuk memberikan penugasan terbaik, jadwal termudah, atau sebagian besar pujian kepada orang tertentu. Mungkin mereka benar-benar layak untuk mendapat perhatian. Tapi adalah hal yang mungkin bahwa anda menjadi tidak adil bagi orang lain yang mungkin juga layak untuk mendapat kesempatan. Hindari bahkan sekedar tampak pilih-pilih. Variasikan penugasan dan jadwal dengan cara yang adil bagi semua. Hindari memberikan tugas yang kurang menarik kepada orang yang sama. Jika ada beberapa dari tugas jenis tersebut di seluruh bagian proyek, sebuah jadwal rotasi bisa digunakan sejak awal. Semua orang bisa mengambil giliran dalam melakukan tugas-tugas yang tidak di inginkan. Jangan membuat penilaian secara otomatis atau bedasarkan perasaan anda saja tentang orang-orang. Selalu pertanyakan objektivitas anda. Apakah fakta-fakta mendukung opini anda? Apakah pekerja yang ramah, mudah bergaul itu benarbenar orang terbaik untuk tugas ini? Page 38
  42. 42. Page 39 rumahbanbekas.com Mungkin, tapi anda mungkin terlalu meremehkan seorang pekerja yang pendiam tapi kompeten. Anda juga perlu menjadi waspada terhadap prasangka dan blind spot anda sendiri. Orang-orang itu individual dan layak diperlakukan secara berbeda. Juga, semua orang layak mendapat kesempatan kedua. Mungkin ada seseorang yang pernah melaksanakan tugas dengan buruk. Pastikan anda memandang kemampuan pekerja tersebut pada saat ini dengan objektif. Mungkin ada kondisi yang mengganggu kinerjanya dulu. Penting bagi anda untuk memiliki suatu pemahaman realistis tentang tekanan dan kebutuhan orang lain. Sebagai seorang pemimpin, anda harus tahu semua tentang anggota team anda—kelebihan juga kelemahan mereka—sehingga anda bisa meminpin mereka dengan efektif. Memetakan Arah Anda Saat suatu proyek membutuhkan penyelesaiakn dari sejumlah tugas, maka sebuah diagram bisa membantu team menggambarkan arah yang perlu mereka ikuti. Sebuah diagram alur menunjukkan setiap tugas dalam urutannya. Agar bisa membuat sebuah diagram alur, pertama buat sebuah daftar tugas yang akan harus dikerjakan untuk mencapai target dari proyek. Kemudian susun tugastugas tersebut secara berututan menurut urutan penyelesaiannya. Gunakan kotak-kotak untuk menunjukkan tugas dan wajik untuk mengindikasikan point-point keputusan. Checkpoint wajik ini bisa menjaga anda agar tidak melanjutkan saat anda sebenarnya perlu kembali untuk suatu tugas sebelumnya. Sebuah diagram alur bisa menjadi sarana yang sangat bermanfaat untuk mengorganisir sebuah proyek.
  43. 43. rumahbanbekas.com Cara Menyelesaikan Suatu Proyek “Merencanakan konferensi penjualan itu adalah sebuah tanggung jawab yang besar, tapi saya yakin bahwa anda bisa melakukannya dengan baik,” kata Mr. Kane kepada Tom, salah seorang menejernya yang terkuat. “Anda sudah memiliki sebuah team yang hebat, lagi pula saya tetap akan membantu semampu saya. Sekarang mari kita duduk dan mendiskusikan fokus dari konferensi kita berikutnya. Saya akan menyerahkan agenda perencanaan aktual kepada anda dan team anda,” kata Mr. Kane. Tapi saat Tom kembali ke departemennya, dia mulai merasa cemas. Ada begitu banyak hal yang harus dilakukan untuk merencanakan konferensi penjualan. Dia mengumpulkan teamnya untuk memberi kabar kepada mereka. “Target kita adalah untuk merencanakan sebuah konferensi penjualan 3 hari yang diselenggarakan tanggal 12 sampai 14 Juli di Omaha, Nebraska. Agendanya akan difokuskan pada pengembangan suatu market internasional,” Tom menjelaskan. Team segera memulai brainstorming, menghasilkan suatu daftar panjang dari tugas-tugas yang akan perlu di selesaikan selama bulan-bulan yang akan datang. Akhirnya, Tom menjadwalkan sebuah meeting untuk minggu berikutnya dan mengirimkan mereka kembali ke tugas-tugas reguler. Selama beberapa hari berikutnya, Tom mengerjakan pembuatan sebuah diagram penugasan untuk dipresentasikan pada meeting berikutnya. Tidak terlalu sulit untuk memutuskan siapa yang akan melakukan apa. Team nya sudah pernah menyelenggarakan suatu workshop setengah hari dua bulan yang lalu. Tom merasa terkesan dengan kerjasama team nya dan jadi mengenal kemampuan masing-masing anggota. Workshop singkat tersebut berjalan sangat baik. “Perbedaannya adalah bahwa kali ini berlangsung selama 3 hari,” pikir Tom. “Kami harus memperhitungkan transportasi, pengaturan hotel, pembicara dari Page 40
  44. 44. Page 41 rumahbanbekas.com luar, katering, dan hiburan. Aku yakin kami sudah melupakan beberapa hal. Lebih baik aku membuat team segera memulai ini semua. Dengan begitu, saat sesuatu yang lain muncul, kami akan punya waktu untuk mengatasinya,” kata Tom kepada dirinya sendiri. Pada meeting minggu berikutnya, Tom membentangkan sebuah diagram Gantt yang mengorganisir semua tugas yang perlu dikerjakan agar konferensi berjalan lancar. Kolom dari tugas-tugas tampak sangat panjang. “Kita akan benar-benar sangat sibuk disekitar sini,” Tom mengakui. “Beri tahu saya jika anda diantara kalian yang memiliki suatu masalah.” Dengan penuh semangat team nya segera membuat catatan di dalam buku harian dan kalender saku mereka. “Aku punya satu masalah,” kata Paul. “Jika aku melakukan semua tugas yang diberikan pada proyek ini yang dijadwalkan dua minggu nanti, maka aku tidak akan mampu menyelesaikan tugas regular ku.” “Ini sulit untuk di ikuti,” kata Hilary. “Aku akan selalu kehilangan tempat ku di dalam diagram. Nama ku ada disemua tempat. Aku takut aku akan melewatkan salah satu dari penugasan ku.” Ed setuju. “Aku juga tidak yakin bisa memahami diagram ini. Aku rasa ini mungkin sebuah proyek yang terlalu panjang untuk di rencanakan ke dalam hanya satu diagram. Aku sarankan kita untuk mengorganisir tugas-tugas.” “Tempatkan semua tugas perencanaan ke dalam satu kelompok, yang menyertakan agenda perencanaan, memilih pembicara, dan meneliti peluangpeluang rekreasional. Lalu kelompokkan tugas-tugas logistik, misalnya mengirimkan pemberitahuan, mengatur perjalanan dan hotel, dan membooking pembicara.” “Ide yang sangat bagus Ed,” kata Tom. “Kamu dan saya bertanggung jawab untuk merencanakan tugas-tugas, jadi saya akan membuatkan sebuah diagram untuk kita. Tapi tugas-tugas logistik akan harus dipecah lebih lanjut.”
  45. 45. rumahbanbekas.com “Saya akan mengerjakan sebuah diagram jenis baru yang akan membantu setiap orang untuk melihat tugasnya lebih mudah. Dan saya akan mempertimbangkan tanggal-tanggal deadline untuk beberapa penugasan. Terima kasih atas semua kejujuran kalian, dan untuk ide mu, Ed.” Tom beruntung karena team nya mengungkapkan pendapat mereka. Jika tidak, maka Tom akan berasumsi semuanya oke. Padahal tanggal-tanggal deadline haruslah realistis dengan mempertimbangkan pekerjaan lain yang harus dilakukan dan mengijinkan penundaan, masalah, dan koreksi. Selain itu, sebuah diagram yang terlalu rumit untuk dipahami itu sama sekali tidak membantu. Sebagai pemimpin, Tom perlu menyediakan team nya suatu cara yang jelas untuk mengikuti tugas-tugas mereka diseluruh bagian proyek. Misalnya, tanggung jawab dasar Hillary, untuk mengamankan hotel, melibatkan tiga tugas yang berbeda dimana, seperti yang dikatakan Hillary, “ada disemua” diagram Gantt. Memilih sebuah hotel adalah salah satu hal pertama yang perlu dilakukan, tapi memesannya tidak akan bisa sampai tugas itu selesai. Konfirmasi akhir mengenai nomor kamar haruslah beberapa bulan sebelumnya. Sehingga, tugas-tugas Hillary itu ada ditempat-tempat yang terpisah di dalam diagram Gantt dan sangat membingungkan untuk diikuti. Diagram Tugas Menurut Level Tom ingin membuat sebuah diagram yang akan melisting tugas yang berhubungan secara lebih dekat. Tugas-tugas di tampilkan ke dalam sebuah kelompok sehingga setiap anggota team bisa mengidentifikasi tanggung jawab spesifiknya dengan mudah. Jenis diagram yang digunakan Tom itu disebut sebuah diagram tugas menurut level. Diagram jenis ini dirancang oleh Stephanie Winston, penulis dari The Organized Executive: The Classic Program for Productivity: New Ways to Manage Time, Paper, People and the Digital Office. Page 42
  46. 46. Page 43 rumahbanbekas.com Dalam diagram ini, tugas-tugas dibagi menurut level dan dikelompokkan ke dalam kolom. Diagram tugas menurut level mempermudah para pekerja untuk melihat berbagai penugasan. Diagram ini juga membantu mereka untuk melihat hubungan dan ketergantungan diantara tugas dan urutan penyelesaiannya. Saat suatu proyek itu jangka panjang dan rumit, mengelompokkan tugas dengan cara ini membantu semua orang untuk melacak penugasannya. Memonitor Perkembangan Team Sarah adalah kepala editor dari buku tahunan Lincoln High School. Dia adalah seorang staff yang cerdas, berdedikasi, dan berbakat. Satu-satunya masalah tampaknya adalah deadline. “Aku sudah pernah mengerjakan 3 buku tahunan sebelumnya,” kata Sarah, “dan kami tidak pernah melewatkan satu deadline pun sebelumnya. Tahun ini kami benar-benar punya banyak masalah. Aku mencoba untuk melacak perkembangan semua orang, tapi ada terlalu banyak untuk tetap melacak semuanya.” “Terkadang itu bukanlah salah kami. Misalnya, sebuah virus komputer merusak 8 halaman dari bagian senior. Tapi banyak dari masalah kami yang disebabkan oleh anggota dari staff yang tidak melaksanakan tugas mereka pada waktunya,” Sarah melanjutkan. “Meski begitu,” lanjut Sarah, “Aku selalu merasa itu sepertinya adalah salah ku. Aku berharap bisa mencari cara untuk memonitor setiap tugas. Karena semua fee keterlambatan yang harus kami bayar untuk semua deadline yang terlambat tersebut, kami kehabisan anggaran.” “Kami berencana untuk menggunakan warna yang mencolok untuk headlines di dalam setiap bagian. Tapi sekarang kami cuma mampu menaruhnya dibagian Senior Life. Kami semua juga merasa kecewa.” Kekecewaan Sarah bisa di maklumi. Dia sudah mendedikasikan banyak waktu
  47. 47. rumahbanbekas.com Page 44 untuk merencanakan dan memproduksi buku tahunan. Tapi karena fee keterlambatan, buku tersebut tidak akan terlihat seperti yang sudah dia rencanakan sebelumnya. Di dalam bisnis, melewatkan suatu deadline itu bisa sangat merugikan dan punya dampak yang serius. Pemimpin harus mencari cara agar selalu bisa melacak perkembangan tugas yang perlu diselesaikan dan kapan harus diselesaikan. Para pemimpin tidak bisa hanya mengandalkan ingatan saja. Mereka perlu mengembangkan suatu sistem untuk memonitor perkembangam. Ada banyak cara untuk melakukan ini; para pemimpin perlu memilih sistem yang paling cocok dengan situasinya. Notebook Tracking Jika suatu proyek itu relatif simple, anda bisa menggunakan sebuah metode yang disebut notebook tracking untuk memonitor perkembangan. Putuskan berdasarkan urutan tugas-tugas mana yang harus diselesaikan. Tuliskan setiap tugas ke dalam satu halaman secara berurutan. Catat setiap detil yang berlaku untuk tugas tersebut, misalnya siapa yang diberi tanggung jawab, deadlinenya, dan tanggal yang anda niatkan untuk memeriksa perkembangannya. Deadline dan tanggal untuk memeriksa perkembangan seharusnya juga dicatat di dalam kalender anda. Kalender Apapun sistem yang anda pilih untuk memonitor perkembangan team, anda akan selalu perlu bergantung apda sebuah kalender untuk memperingatkan anda. Misalnya, diagram alur, diagram Gantt, atau diagram tugas menurut level akan perlu di back-up dengan mencatat tanggal-tanggal jatuh temponya di sebuah kalender. Jika anda membuat sebuah diagram tugas/penugasan di dalam tahap perencanaan
  48. 48. Page 45 rumahbanbekas.com dari suatu proyek, tempelkan itu dimana semua anggota team bisa melihatnya. Ini akan membantu mereka untuk mengikuti urutan tugas-tugas. Tapi diagram saja tidak akan membantu anda, sebagai pemimpin, untuk memeriksa perkembangan mereka dan memonitor deadline. Anda akan perlu mengembangkan suatu sistem pemeriksaan. Seringkali, sebuah kalender dinding besar atau poster akan cukup untuk memonitor sebuah proyek yang simple. Masukkan setiap tugas dan nama orang yang ditugasi pada tanggal jatuh tempo dari tugas tersebut. Gunakan penanda dengan warna yang berbeda untuk setiap orang. Saat setiap tugas selesai, beri tanda silang. Ini akan menjadi bukti tugas-tugas apa saja yang belum selesai. Beri tanda kotak sebagai peringatan anda untuk memeriksa tugastugas tersebut. Jika ada banyak tugas di dalam sebuah proyek, anda akan perlu menetapkan sebuah tanggal aktual untuk memeriksa perkembangan; catat tanggal-tanggal ini pada kelender meja anda. Pemeriksaan perkembangan ini seharusnya dilakukan cukup awal sebelum tanggal jatuh tempo aktual untuk mengijinkan waktu bagi pengoreksian jika ada suatu masalah. Jika koreksi perlu dibuat, beri tanda pada tanggal “pengecekan ulang” di kelender meja anda. Akan tetapi, penting untuk menghindari “terlalu mengatur” proyek. Jika anda selalu mengawasi para pekerja anda, mereka tidak akan melakukan apapun tanpa pengingat atau bantuan dari anda. Pemeriksaan perkembangan itu hanyalah untuk kontrol keseluruhan anda dan untuk mengingatkan kembali tanggung jawab pekerja. Meeting Team Seorang pemimpin mungkin memilih untuk memonitor suatu proyek dan melacak perkembangan ke arah deadline dengan cara menjadwalkan meeting rutin dengan
  49. 49. rumahbanbekas.com Page 46 team. Selama meeting, para anggota bisa melaporkan status dari penugasan. Setiap orang punya peluang untuk melihat dimana semua orang lain di dalam proyek. Pemimpin bisa melacak perkembangan team dan membantu para pekerja untuk mengatasi masalah. Prioritas itu ditetapkan dan penyesuaian pada jadwal mungkin perlu dibuat. Suatu manfaat tambahan dari meeting adalah bisa menjernihkan setiap kesalah pahaman mengenai proyek. Pertanyaan seseorang mungkin membantu seluruh team untuk lebih memahami suatu masalah. Meeting juga menyediakan peluang bagi seorang pemimpin untuk memperkirakan perasaan-perasaan anggota team terhadap proyek. Mungkin mereka merasa kewalahan dengan tugas yang terlalu banyak. Mungkin sudah waktunya bagi pemimpin untuk menambah staff, meski cuma temporer. Misalnya, seorang menejer mungkin meminjam pekerja dari departemen lain yang berhubungan selama masa-masa sibuk. Fakta Interaksi diantara pemimpin dan bawahan menghasilkan output yang lebih besar. Beberapa penelitian menunjukkan bahwa para menejer yang menerima masukan dari bawahan itu lebih efektif dibanding para menejer yang tidak. Meeting mengijinkan masukan dua arah diantara pemimpin dan para bawahannya. Berbagai masalah mungkin diungkapkan selama suatu meeting yang tidak bisa ditemukan oleh pemimpin hanya dengan memonitor deadline. Kelemahan dari meeting adalah waktu yang dibutuhkan. Karenanya, banyak pemimpin yang hanya menggunakan meeting sesekali dan dikkombinasikan dengan salah satu dari metode lain untuk melacak perkembangan.
  50. 50. Page 47 rumahbanbekas.com Mengevaluasi Perkembangan Sebagai pemimpin yang mengikuti perkembangan team ke arah target proyek, akan anda masa-masa dimana dia mungkin harus menunjukkan kesalahan kita dan menyarankan perbaikan. Tapi sikap pemimpin seharusnya adalah memandu dan mendukung, bukan mencaci atau menghukum. Tujuan pemimpin adalah mengevaluasi usaha team dan membuat penyesuaian jika diperlukan. Sasarannya adalah menggerakkan team ke arah target dari proyek. Orang-orang perlu tahu bagaimana mereka telah melakukannya dan kemajuan apa yang mereka buat. . . . Seringkali, cara paling efektif untuk mempercepat apa yang sedang dilakukan adalah dengan mengakui dan memuji mereka yang layak, sehingga mereka akan berusaha lebih maksimal. —Ray A. Killian in Leadership on the Job. “Aku rasa aku tidak mampu mengulanginya lagi,” Adam mengakui, setelah kembali dari even tahunan perusahaannya yang disebut Work Weekend. “Itu tentunya adalah sebuah target yang layak, tapi proses mencapainya itu sungguh menyusahkan.” Setiap musim gugur seluruh bagian perusahaan menyisihkan satu akhir pekan untuk memperbaiki rumah dari para warga manula. Adam merasa senang karena bekerja untuk perusahaan yang punya perhatian sosial, tapi tahun ini tugas mengorganisir proyek jatuh ke departemennya. Mereka hampir menjadi gila saat mengatur akhir pekan, dan banyak hal yang menyimpang. “Pasti ada cara yang lebih baik,” pikirnya. “Adalah suatu hal yang bagus kami akan melakukan suatu meeting team besok.” Carrie, ketua departemennya, sudah meminta dilakukan meeting untuk menaksir cara departemen menangani Work Weekend. “Hal pertama yang ingin saya sampaikan adalah terima kasih banyak,” Carrie memulai.
  51. 51. rumahbanbekas.com Page 48 “Kita sudah memberikan saluran air dan memperbaiki lebih dari 30 rumah. Tapi kita punya banyak masalah untuk dibicarakan. Meski departemen lain akan menggantikan posisi koordinasi di tahun tepan, tapi aku merasa kita tetap bisa menawarkan mereka manfaat dari pengalaman kita.” “Dan percaya atau tidak, berbagai masalah yang kita miliki dengan Work Weekend mungkin akan berlanjut ke area-area lain di dalam departemen kita. Jadi, mari kita lihat hal-hal yang menyimpang.” Carrie harus datang ke meeting dilengkapi dengan diagram alur original yang dia buat beberapa minggu yang lalu. Melihat diagram itu segera memicu ingatan Adam. “Aku bertugas untuk membeli perlengkapan,” katanya, “tapi aku harus meminta Mr. Cole untuk menanda tangani setiap kwitansi pembelian. Melacak keberadaannya bukanlah hal yang mudah.” “Jika aku meninggalkan kwitansi di atas mejanya, dia mungkin tidak mengembalikannya pada ku selama beberapa hari. Mungkin dia bisa menunjuk orang kedua untuk mengerjakan permintaan-permintaan khusus ini—seseoran yang lebih tersedia.” Carrie mengatakan pada Adam dia menganggap bahwa itu sebuah ide yang bagus dan berjanji untuk menyampaikan saran ini ke Mr. Cole. Team melanjutkan untuk mempelajari langkah-langkah dari diagram alur guna melihat dimana saja telah terjadi penyimpangan atau kemacetan. Masalah lain adalah waktu yang terbuang untuk bolak-balik ke toko peralatan. Setelah beberapa brainstorming, team mengembangkan sebuah solusi: Tahun depan, perusahaan akan mengirimkan sebuah kuisioner detil kepada para pemilik rumah. Dengan cara itu, para pekerja akan punya informasi lebih banyak tentang kebutuhan dari setiap pemilik rumah dan bisa lebih dulu memesan sebagian dari peralatan tersebut.
  52. 52. Page 49 rumahbanbekas.com Pada saat meeting berakhir, team merasa puas karena mereka telah melakukan suatu pekerjaan yang bagus yang menaksir proyek mereka dan memberikan saran peningkatan untuk masa depan. Mereka juga merasa bahwa Carrie menghargai usaha mereka, meskipun tidak sempurna. Yang lebih penting lagi, Carrie menunjukkan rasa hormatnya atas opini mereka. Tidak semua penaksiran proyek melibatkan suatu meeting. Terkadang seorang pemimpin team mempersiapkan sebuah laporan tertulis untuk menejernya. Dalam kasus ini, pemimpin akan sering berkonsultasi dengan team dalam menyusun laporan. Pemimpin mungkin akan meminta anggota team untuk merespon terhadap sebuah kuisioner tentang pengalaman mereka dengan proyek. Saat suatu proyek selesai, ada kecenderungan untuk bernapas lega, apapun hasilnya. Tapi agar sebuah team bisa meningkat, mereka harus memandang proyek secara objektif. Banyak masalah-masalah yang tampaknya kecil di dalam suatu proyek mungkin akan menambahkan ke suatu hasil yang kurang memuaskan. Selain itu, masalah yang tidak diperbaiki cenderung akan kembali muncul di proyek lain.
  53. 53. rumahbanbekas.com Page 50 Belajar Cara Memimpin “Ini membuat ku gila,” pikir Dan sambil memandang keluar jendela kantornya. “Aku sudah memenangkan penghargaan design Art Director’s Club dua kali, tapi perusahaan ini bahkan tidak memberikan ku peluang di posisi asisten direktur seni. Aku tidak tahu dimana salah ku.” Dan mengambil jurusan design graphic di sebuah perguruan tinggi seni bergengsi di East Coast. Saat lulus, dia merasa sangat senang bisa mendapatkan pekerjaan sebagai seorang perancang grafis untuk sebuah penerbit buku. Merancang sampul buku, itu mengkombinasikan kecintaannya terhadap seni dan membaca, serta teknologi komputer. Pendidikannya telah mempersiapkan dia untuk design komputer, sebuah skill yang sangat dibutuhkan dalam industri penerbitan. Semua orang mengira Dan berada di jalur cepat menuju kesuksesan, terutama Dan sendiri. Tapi saat posisi asisten direktur seni menjadi kosong, Dan tidak mendapatkan promosit tersebut. Salah seorang perancang lain, seorang karyawan baru bernama Kristen, menunjukkan rasa simpatinya. “Kamu sangat berbakat. Menurut ku mereka akan menyesal karena tidak mempromosikan mu,” kata Kristen. “Apa kau punya petunjuk kenapa mereka tidak mempromosikan mu?” “Menurut Mike itu karena penampilan ku, tapi itu sepertinya tidak mungkin,” Dan beralasan. “Maksud ku, jaman sekarang, siapa yang peduli? Aku selalu mengenakan jean dan Birkenstocks dan aku akan tetap begitu. Bagaimana aku berpakaian itu seharusnya tidak jadi masalah, salama aku bisa melakukan tugas ku.” Tapi saat Dan akhirnya memiliki keberanian untuk mendekati Jack, direktur seni, dia terkejut setelah mengetahui bahwa penampilannya memang menjadi suatu
  54. 54. Page 51 rumahbanbekas.com faktor utama di dalam keputusan perusahaan untuk tidak mempromosikan Dan. “Ini bukan cuma masalah bakat, Dan” kata Jack. “Asisten direktur seni itu adalah sebuah posisi kepemimpinan. Lagi pula perusahaan merasa khawatir karena kamu masih terlalu muda, dan penampilan mu mengkonfirmasikan opini tersebut.” “Ini sungguh sangat tidak adil,” gerutu Dan. “Kenapa tidak ada orang yang memberi tahu ku?” “Aku sudah memberitahu mu,” kata Jack. “Mungkin aku terlalu santai waktu mengatakannya, tapi apa kamu tidak ingat komentar ku dihari kamu mengenakan kaus warna-warni saat menghadiri meeting editor? Juga waktu kamu mewarnai rambut mu menjadi kuning?” “Respon mu pada kedua saat itu hanyalah tersenyum. Aku mengira kamu senang hanya menjadi seorang perancang dan tidak berencana untuk meningkat. Pesan itu kamu kirimkan melalui penampilan mu. Kami rasa kami tidak keliru menebak mu.” “Jika kamu benar-benar ingin berada di dalam posisi kepemimpinan, maka kamu pasti akan berusaha untuk memperhatikan bagian itu” Penampilan untuk Sukses Entah kita menyukainya atau tidak, penampilan itu memang penting. Orang umumnya punya keyakinan lebih pada seseorang yang berpenampilan profesional dan rapi. Berpenampilan profesional tidak selalu berarti menggunakan sebuah jas atau setelan dan dasi. Itu tergantung dari posisi, organisasi, dan bahkan dinegara mana organisasi berlokasi. Bidang-bidang kreatif tertentu, misalnya musik, seni, dan periklanan, itu dianggap lebih bisa menerima ekspresi individual dalam hal gaya berpakaian. Dalam bukunya, Jobsmarts for Twentysomethings, Bradley G. Richardson
  55. 55. rumahbanbekas.com menawarkan nasehatnya: “Ingatlah, yang menunjukkan seberapa kreatif anda itu adalah hasil pekerjaan anda, bukan cara berpakaian anda.” Buku-buku dress-for-success merekomendasikan untuk berpenampilan sebaik atau lebih baik dibanding standard industri jika anda ingin dihormati. Sekalipun jika lingkungan kerjanya santai, tapi seseorang yang bercita-cita untuk posisi kepemimpinan akan memastikan dia berpakaian dengan benar. Di beberapa tempat, itu mungkin berarti memakai sebuah kaus berwarna dan celana jeans. Di tempat-tempat kerja yang lebih konservatif, itu mungkin berarti kemeja dan celana panjang. Ambil petunjuk anda dari para pekerja yang berada di posisi yang ingin anda capai. Juga, jika perusahaan anda memiliki kebijakan untuk “berpakaian bebas pada hari Jum'at,” jangan terlihat terlalu santai jika anda serius tentang suatu posisi kepemimpinan. Anda mungkin merasa bahwa cara berpakaian anda itu seharusnya tidak masalah. Anda tetap orang yang sama meski mengenakan pakaian apapun. Itu memang benar, tapi suka atau tidak suka, penampilan bisa menginspirasi keyakinan—dan menginspirasi keyakinan itu adalah tugas anda jika anda ingin memimpin. Hiasan Tubuh dan Pertimbangan Lainnya Orang-orang memiliki pendapat tertentu mengenai bagaimana para pemimipin seharusnya terlihat. Di tempat kerja, ini biasanya tidak menyertakan hiasan-hiasan tubuh yang mengundang perhatian. Tanggung sendiri resikonya jika anda gemar mentato bagian-bagian tubuh yang terlihat jelas. Facial piercing seharusnya dibatasi hanya pada telinga, dan dalam jumlah terbatas atau umumya hanya di kedua telinga. Sekali lagi, catat apa yang bisa diterima dari mengamati orang-orang yang berada Page 52
  56. 56. Page 53 rumahbanbekas.com dalam posisi yang ingin anda capai. Perhiasan yang sangat besar dan berkilau, di bagian tubuh manapun, itu dipandang sebagai tidak profesional di banyak bidang. Asesoris-asesoris yang bisa dipahami itulah yang terbaik. Parfum anda seharusnya juga bisa dipahami. Anda ingin orang-orang memperhatikan pencapaian anda, bukan aroma tubuh anda. Penampilan yang baik juga tentu mungkin menyertakan penggunaan wangiwangian—tapi tetap dibatasi. Adalah jauh lebih penting untuk mengenakan pakaian, memiliki rambut, dan kuku yang bersih. Berusahalah. Tunjukkan anda peduli dengan penampilan anda. Jika anda masih mempertanyakan pentingnya penampilan dalam meraih posisi kepemimpinan, pertimbangkan ini: Suatu kemauan untuk menunjukkan penampilan seperti seorang pemimpin itu menunjukkan kematangan, yang biasanya adalah karakteristik yang tidak bisa dipungkiri dari seorang pemimpin. Bahasa Tubuh “Kelly, bawa berkas ini ke kantor Mr. Eckhart,” pinta menejer nya. “Pastikan kamu menberikan-nya secara langsung. Dia senang bertemu dengan staff-staff baru.” Saat Kelly mulai bekerja minggu lalu, Mr. Eckhart, ketua divisi, sedang melakukan perjalanan bisnis. Saat ini Kelly menunggu dengan gugupnya di ruang resepsionis. Bertemu dengan orang-orang baru itu selalu sulit bagi Kelly, terutama jika orang itu adalah atasan. “Untunglah aku mengenakan jas ini,” pikir Kelly. “Setidaknya aku terlihat cocok di sini. Tapi aku sepertinya merasa tidak yakin.” Dia duduk dengan lemas di atas kursinya sambil menatap berkas yang dia pegang. Saat Mr. Eckhart memasuki pintunya, Kelly memaksakan dirinya untuk bangkit dari kursi. Saat Mr. Eckhart menjulurkan tangannya, Kelly mulai memberikan berkasnya—sampai Kelly menyadari bahwa Mr. Eckhart menawarkan untuk berjabat tangan.
  57. 57. rumahbanbekas.com Merasa malu, Kelly menunduk memandang ke arah sepatunya dan menaruh tangannya dengan lemas ke tangan Mr. Eckhart. “Sungguh menyenangkan bertemu dengan anda,” kata Kelly hampir berbisik. Kemudian, sambil menyerahkan berkas, Kelly masih terus menatap ke arah Mr. Eckhart saat Mr. Eckhart menyambut Kelly di perusahaannya. Setelah Mr. Eckhart berkata “semoga kamu memiliki hari yang menyenangkan,” Kelly berterima kasih kepadanya lalu pergi ke ruang resepsi. Mr. Eckhart hanya menganggukkan kepalanya dan kembali ke ruangannya. Bahasa tubuh Kelly memberikan suatu kesan yang sangat negatif kepada Mr. Eckhart. Dengan usaha, anda bisa belajar untuk menginspirasi keyakinan melalui bahasa tubuh. Berdiri dan duduk dengan tegak lurus. Bertingkahlah seolah-olah anda layak untuk diperhatikan. Di saat yang sama, pastikan untuk memperhatikan orang lain. Jangan memandang ke bawah atau menjauh dari seseorang—pandanglah orang lain tepat diantara kedua matanya. Kontak mata menginspirasikan kepercayaan; kontak mata yang kurang membuat anda terlihat mencurigakan. Hanya malu, kata anda? Para pemimpin itu tidak malu, jadi berlatihlah jika perlu. Jika anda berpura-pura merasa nyaman, maka pada akhirnya anda akan merasa nyaman. Dan saat anda merasa nyaman, itu akan membuat orang lain juga merasa nyaman. Jabat tangan adalah suatu contoh dari bahasa tubuh yang mengisyaratkan keyakinan. Richardson menyarankan anda untuk menggenggam tangan seseorang dengan mantap, berikan suatu remasan, dan tahan sampai orang itu melepaskan tekanannya. Dan tentu, pandanglah orang itu tepat diantara kedua matanya saat Page 54
  58. 58. Page 55 rumahbanbekas.com anda melakukan itu. Melakukan kontak mata saat anda menyambut seseorang itu mengekspresikan keselarasan dan keyakinan diri, yang mana keduanya dipandang positif dalam dunia bisnis. Saat kita menatap mata seseorang, kita juga mengindikasikan bahwa kita memberikan perhatian. Mempertahankan kontak mata itu menunjukkan bahwa kita tertarik dengan apa yang ingin dikatakan oleh orang tersebut. Sedikit condong ke arah seseorang juga memilii efek yang sama. Mendengarkaan secara aktif itu adalah suatu ciri dari para pemimpin yang baik. Berbicara Seperti Seorang Pemimpin Para pemimpin juga harus mampu mengomunikasikan ide-ide mereka kepada orang lain. Menjadi seorang pembicara yang efektif itu membutuhkan usaha, latihan, dan bahkan terkadang pelatihan profesional. Sekalipun jika anda tidak bercita-cita untuk berbicara di depan publik, tapi menjadi sadar terhadap cara anda berbicara itu penting. Orang-orang menilai kita dari cara kita berbicara, juga dari apa yang kita katakan. Sikap kita dalam berbicara itu menciptakan suatu kesan instant pada orang lain. Banyak “permasalahan” dalam berbicara itu biasanya hanya masalah kebiasaan. Umumnya adalah dengan menambahkan kata misalnya “emm,” “misalnya,” dan “anda tahu.” Mintalah seorang teman untuk mendengarkan anda berbicara selama satu menit. Apakah anda membuat salah satu dari penambahan yang tidak berguna tersebut? Mungkin tidak, jika anda mengawasi diri anda sendiri. Tambahkan jangka waktu anda berbicara. Apakah kali ini ada penambahan, kegagapan, atau perulangan? Target anda, tentu saja, adalah untuk menghilangkan semua kata atau suara yang tidak perlu, berapapun lamanya waktu anda berbicara.

×