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Informe extenso paula zamora (1)

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Informe extenso paula zamora (1)

  1. 1. INTRODUCCIÓNCon el presente trabajo se da a conocer la problemática observada en ladependencia de secretaría segundo piso, del colegio Técnico Menorah ubicadoen la localidad de los mártires en la ciudad de Bogotá D.C., dicha problemáticatrata sobre la falta o inadecuada distribución de espacio en la oficina de ladependencia nombrada anteriormente.Mediante este trabajo se darán a conocer algunas normas por medio de lascuales se rigen los espacios adecuados para una oficina, algunos conceptoscomo los de distribución de espacios, sus objetivos y algunas guías que nosindiquen como se realiza una distribución eficaz del mismo.También se darán a conocer 11 normas que se deben tener en cuenta paratener una oficina que respalde la salud de los trabajadores como lo son elsuelo, el agua, la luz ambiente, el ambiente, la postura, entre otras. Planteandode esta manera diversas posibles soluciones a la situación problema. 7
  2. 2. 1. PROBLEMÁTICALa situación problema que se observa en la dependencia de secretaríadel colegio Técnico Menorah es la inadecuada distribución del espacio, apesar de la existencia de varios escritorios y sillas, no todos cumplencon las normas y las medidas para que el trabajador se pueda sentir agusto en su sitio de trabajo y cómodo para realizar todas y cada una desus labores diarias. En algunos de los escritorios en donde lasestudiantes realizan su practica comercial y algunas su practicaempresarial son demasiado estrechos, de tal manera que quien esterealizando su practica no puede adquirir una buena posición a la hora derealizar su trabajo. 8
  3. 3. 2. DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO2.1 DEFINICIÓNLa distribución del espacio hace referencia a la disposición de lospuestos de trabajo en su aspecto físico, de sus componentes materialesy de la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tantopara el personal como para los clientes.2.2 OBJETIVOSEl objetivo de la distribución del espacio es contribuir en el incrementode la eficiencia de las actividades que realizan las unidades queconforman una organización, también busca proporcionar tanto adirectivos como a empleados el espacio suficiente para poder desarrollartodas sus labores de manera eficaz y eficiente y de la misma manerabrindar a los clientes un servicio en las mejores condiciones. Figura 1 Figura 1 9
  4. 4. 2.3. GUIAS PARA UNA DISTRIBUCIÓN EFICAZPodemos hacer uso de algunas guías para obtener una distribución eficaz delespacio y de esta manera poder alcanzar los objetivos establecidos. Dichasguías son: Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio. Evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea necesario. Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta. Colocar las unidades orgánicas que tengan funciones similares y estén relacionadas entre si adyacentemente. Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de trabajo deben tener una altura uniforme. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. Aislar en áreas a prueba de sonidos las unidades que utilizan maquinas y equipos ruidosos. Aquellas unidades que estén en contacto frecuente con los clientes deben estar ubicadas en áreas accesibles, cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepción. Al personal cuyo trabajo requiere de máxima concentración, se le deberá situar dentro de divisiones parciales o completas. Usar preferentemente paneles o divisiones como paredes y divisiones parciales con vidrio plano u opaco que permitan buena luz y ventilación. 10
  5. 5. 3. ESTIMACIÓN DE LA SUPERFICIE REQUERIDA Figura 2La estimación de la superficie es obtenida mediante una operación, unamultiplicación entre el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad deespacio que se le destina.Debe realizarse un inventario del personal actual y necesidades de espacio, elcual puede hacerse anotando para cada unidad los datos relativos a lospuestos, como: listas de puestos, numero total de personal actual en servicio yel aprobado para sumarse a el, categoría de los puestos y numero de puestospor categorías, numero de puestos a los cuales les serán asignados despachosprivados y numero total de puestos contemplado.La fundamentación de la asignación de espacio debe hacerse en función deltipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para la realización del trabajo,una descripción de cada articulo del mobiliario y equipo aparte del incluido porcada individuo, requerimientos departamentales para servicios especialescomo almacenes y salones de conferencias, resumen por departamentos delpersonal actual y categorías, superficie neta requerida para despachosindividuales según las categorías, para despachos colectivos y para equipoespecial y servicio, y superficie neta total requerida para el personal actual y elequipo.La suma de espacio resumido en el inventario representa la superficierequerida. A este debe añadírsele el espacio previsto en caso de incrementodel volumen de las operaciones. 11
  6. 6. 4. METODOS PARA EL PLAN DE DISTRIBUCIÓNPresentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevoesquema o plano de distribución de espacio, para ello es necesario, reunir losinstrumentos para la distribución del espacio como planos, modelos, maquetas,diskettes, y configurar los modelos por área tomando en cuenta los principios yguías fundamentales para una distribución eficiente. Revisar el arreglo tentativoy ajustes menores y todo el diseño en conjunto Para asegurarse de que ofrecela posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo dela organización, preparar la distribución final indicando con marcas apropiadaslos flujos principales de trabajo, el nombre de las personas que habrán deubicarse en cada unidad física, numero de identificación para el mobiliario yequipo, canceles, mostradores, gabinetes, alambrado telefónico y eléctrico,sistemas de intercomunicación para obtener una integración completa delespacio. La distribución final debe estar revisada y aprobada por losresponsables de su preparación, tomando en cuenta la opinión de todos losniveles jerárquicos de la organización y las sugerencias de clientesy proveedores.4.1 AMBIENTE FÍSICO Iluminación Se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa, con ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. Los sistemas de luz indirecta son los mas apropiados para lograr una iluminación difusa, pero resultan mucho mas costosos que el alumbrado directo. Cuando utilizamos tubos fluorescentes, no se aconseja su instalación al descubierto, mas bien se recomienda la colocación de pantallas de acrílico traslucido. Figura 3 12
  7. 7. Luz naturalSe considera que la orientación mas adecuado para conseguir unailuminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habránde recibir la luz, esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos detrabajo. Figura 4Colores de áreaNo es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros quehayan de recibir luz directa, ni utilizar tonos con tendencia violeta o grisintenso porque se deprimentes, al igual que los tonos con tendencia alrojo intenso producen irritabilidad y excitación. Los colores con tendenciaa verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes,por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o zonascalurosas, los colores con tendencia a ocre claro, crema o beigeproducen sensación de calor, por lo que es preferible utilizarlo en localesorientados al norte o zonas donde predomina el frió. Figura 5 13
  8. 8. Temperatura ambienteLos márgenes recomendables para el desarrollo de actividadesadministrativas se establecen entre 18 y 22 °C. Además del empleo deinstalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada, el empleode colores convenientes, puede contrarrestar psicológicamente, dentrode ciertos límites, el exceso o defecto de la temperatura dominante. Elaire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora, empleandoaparatos de extracción de aire o instalaciones de acondicionamientopara conseguir una velocidad de renovación considerablemente superiorde hasta diez veces por hora. Figura 6Insonorización El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajose desarrolla en locales comunes, agravándose si se utilizanconcentraciones de equipos o maquinas. El volumen de ruido se mideen decibeles, unidad que de modo aproximado corresponde a unamínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. Un localdestinado a actividades administrativas, se considera ruidoso cuando enel se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles. Cifra que enla práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a70 decibeles, y más cuando intervienen equipos y maquinas. En lugaresde tráfico intenso, suelen utilizarse vidrios dobles, formados por láminasseparadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. Ladifusión del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos queimpida la reflexión del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado 14
  9. 9. en muros y techo, revestimiento de escayola o materiales porosos, pavimentos de materiales amortiguadores del ruido, formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. Figura 7 5. INADECUADA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIOTeniendo en cuenta la información anterior, la inadecuada distribución delespacio se da a partir del incumplimiento de los diversos parámetros y normasexpuestos.5.1. CAUSASSe considera que la causa principal a la cual se le atribuye la inadecuadadistribución del espacio es el hecho de que tanto empleados comoempleadores no tienen conocimiento de las normas y parámetros que rigendicha distribución, y quienes conocen acerca del tema no muestran algunaclase de interés en mejorar este aspecto en su área de trabajo ni en la de losdemás. 15
  10. 10. 5.2 ENCUESTASPara conocer la opinión de las personas que laboran o han laborado en ladependencia de secretaría del colegio Técnico Menorah respecto a laproblemática de la inadecuada distribución del espacio en dicho sitio, se realizóuna encuesta conformada por 5 preguntas. La encuesta se le realizó a 10personas entre las cuales se encuentran las secretarias, auxiliares y unpequeño número de estudiantes que realizaron su práctica comercial en dichadependencia.PREGUNTASResponda las siguientes preguntas: 1. ¿Cree usted que el espacio de la dependencia de secretaría está distribuido adecuadamente? 2. ¿Considera usted que hay espacio suficiente en los escritorios para realizar las labores? 3. ¿Cree usted que el número de sillas y de escritorios es apropiado para las personas que laboran en dicha dependencia? 4. En el momento de realizar sus labores en esta dependencia, ¿ha notado temperaturas no apropiadas para el ambiente de trabajo? 5. ¿Siente usted que hace falta un lugar específico para atención al público? 5.2.1 TABULACIÓNPREGUNTA SI % NO % TOTAL % 1 3 30 7 70 10 100 2 1 10 9 90 10 100 3 6 60 4 40 10 100 4 8 80 2 20 10 100 5 5 50 5 50 10 100 Gráfica 1 16
  11. 11. 5.2.2 GRÁFICAS PREGUNTA 1 ¿Cree usted que el espacio de la dependencia de secretaría está distribuido adecuadamente? PREGUNTA 1 30 % 70 % NO SI Gráfica 2 PREGUNTA 2¿Considera usted que hay espacio suficiente en los escritorios para realizar laslabores? 10 5 0 SI SI NO Gráfica 3 PREGUNTA 3¿Cree usted que el número de sillas y de escritorios es apropiado para laspersonas que laboran en dicha dependencia? 17
  12. 12. PREGUNTA 3 40 % 60 % Gráfica 4 SI NO PREGUNTA 4En el momento de realizar sus labores en esta dependencia, ¿ha notadotemperaturas no apropiadas para el ambiente de trabajo? 9 8 7 6 5 Gráfica 5 4 80% 3 20% 2 1 0 SI NO PREGUNTA 5¿Siente usted que hace falta un lugar específico para atención al público? PREGUNTA 5 6 5 4 3 2 PREGUNTA 5 Gráfica 6 1 0 SI NO 18
  13. 13. 5.3 SOLUCIONES Teniendo en cuenta la encuesta mostrada anteriormente, observamos que el personal que trabaja o ha trabajado en la dependencia de secretaria del colegio Técnico Menorah, ha sentido y esta de acuerdo con los aspectos relacionados a la inadecuada distribución del espacio por tanto a continuación se planteará algunas posibles soluciones. - Ampliar la dependencia de secretaría, ya sea buscando un lugar más apropiado o remodelando el lugar actual. - Utilizar un escritorio apropiado para las estudiantes que realicen su práctica comercial, acorde a las necesidades y al espacio requerido para el computador y la impresora. - Hacer uso de escritorios modulares, de manera que se gane espacio quitando los escritorios actuales ya que estos están en la mitad de la secretaría ocupando bastante espacio por ser individuales. 19
  14. 14. 6. CONCLUSIONESLas temperaturas inadecuadas que se sienten al trabajar en ladependencia de secretaría se deben al espacio reducido.Una consecuencia a largo plazo es la falta de productividad y de eficaciaen las personas que allí laboren, debido al calor, al poco espacio paramoverse y para realizar todos los trabajos.Se debe hacer uso de los escritorios modulares en forma de “L” paraganar espacio para la movilidad en la dependencia.Se debe tener en cuenta el lugar adecuado para la atención al público.Se debe tener presente que el número de personas que laboran en ladependencia debe ser el mismo de sillas y escritorios. 20
  15. 15. BIBLIOGRAFÍAhttp://www.monografias.com/trabajos24/distribucion-espacio/distribucion-espacio.shtmlhttp://es.scribd.com/doc/2234656/Distribucion-de-areas-de-trabajo 21

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