Manual excel

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Manual excel

  1. 1. Microsoft Excel sistema para la creación de hojas de calculo, da la posibilidad de utilizar fórmulas y funciones, permite la creación de gráficos y el trabajo con bases de datos. Excel trabaja con hojas de cálculo que están encuadernadas en libros de trabajo. Microsoft Excel sistema para la creación de hojas de calculo, da la posibilidad de utilizar fórmulas y funciones, permite la creación de gráficos y el trabajo con bases de datos. Excel trabaja con hojas de cálculo que están encuadernadas en libros de trabajo. Hoja de Cálculo (cambia según versión) Es una cuadrícula compuesta por 65.536 Filas (en forma horizontal) y 256 Columnas (enumeradas desde la A hasta la IV, en forma vertical).
  2. 2. Celda Es la intersección entre una Columna y una Fila. Denotada por una letra que identifica la columna y un número que identifica la fila. Ejemplo: Celda A1. Fila Columna RANGO DE CELDA Conjunto de celdas seleccionado.
  3. 3. Para iniciarlo tenemos que : 1. Clic en el Botón 2. Seleccionar Todos los Programas 3. Clic en *Desde el Icono de acceso directo Situado sobre el escritorio, haciendo doble clic sobre *Desde la opción ejecutar Clic en el botón Inicio, seleccionar Ejecutar, digitar EXCEL y presionar la tecla Enter o clic en Aceptar. Nos mostrara la ventana de Bienvenida de Microsoft Excel.  
  4. 4. 1. Barra de título: Contiene el nombre del libro sobre el que se está trabajando en ese momento. 2. Barra de menú: Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en opciones desplegables. Por ejemplo: Al hacer clic en Insertar veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. 3. Barra de herramientas Estándar: Contiene iconos para ejecutar de forma rápida algunas de las operaciones más habituales. 4. Barra de formato: Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como aplicar negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, entre otras.
  5. 5. • 5. Barra de formulas: compuesta por: • 5.1 cuadro de nombres. Contiene la dirección de la • celda activa en el momento • 5.2 botón insertar función. Permite ¡iniciar una • formula o modificarla • 5.3 botón de Edición celda activa. es utilizada • para editar. • .6. Cabecera de filas: Son los ejes horizontales de la • cuadrícula y se identifican por medio de números • (1 hasta 65536). • 7. Cabecera de columnas: Son los ejes verticales de la • la cuadrícula y se identifican por medio de letras • (A hasta IV). • 8. Cabecera de la hoja: Desde la cabecera de la hoja se • puede seleccionar toda la hoja, haciendo clic sostenido en este botón se pueden visualizar el número total de Filas y Columnas que componen una hoja de cálculo.
  6. 6. 9. Celda activa: Es la celda donde se introducen los datos o fórmulas, la cual se identifica por una dirección o referencia. 10. Barra de etiquetas: Permite movernos entre las distintas hojas del libro de trabajo, además contiene unos botones para desplazarse a la primera hoja, anterior hoja, siguiente hoja y última hoja, sin visualizar el contenido de éstas. 11. Barras de Desplazamiento Vertical y Horizontal Permite desplazarse' a lo largo y ancho de la hoja de cálculo de forma rápida y sencilla. 12. Barra de Dibujo:
  7. 7. • 13. Ayuda • - Ir a la ayuda, nos mostrará un pantalla en la que • podremos ver la ayuda a través de u: Índice, buscando • por palabras en la opción Contenido o mediante el • Asistente para ayuda, que nos permite hacer preguntas en • lenguaje natural, • - Mostrar el ayudante de Office, es un gráfico animado • que nos ayuda en determinadas ocasiones cuando detecta • que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a • crear una hoja de cálculo nos ofrecerá ayuda para ello, etc. • -Utilizar ¿Qué es esto?.; El cursor se convierte en una • flecha con una interrogación y al colocarlo sobre un • elemento de la pantalla nos da una explicación sobre la • función de este elemento.
  8. 8. •  MOVIMIENTO TECLADO celda abajo flecha abajo celda arriba flecha arriba celda derecha flecha derecha celda izquierda flecha izquierda pantalla abajo AVPAG pantalla arriba REPAG celda A1 CTRL+inicio primera celda de la columna activa FIN+flecha arriba ultima celda de la columna activa FIN+flecha abajo primera celda de la fila activa FIN+flecha izquieda o inicio ultima celda de la fila activa FIN+flecha derecha *Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el menú Edición. • Selecciona el menú Edición • Haz clic sobre la opción Ir a... • Escribe en el recuadro Referencia, la dirección de la celda a la que quieres desplazarte • Haz clic en Aceptar *Otra forma de ir directamente a una celda es pulsando la tecla F5 y aparecerá un cuadro de diálogo. En cualquier caso, siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
  9. 9. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse. La hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja 1. Haciendo clic sobre cualquier etiqueta cambiará de hoja. Para ir a la hoja 1 Para visualizar la utilidad de estos botones, la barra de etiquetas en su tamaño normal debe tener más de diez hojas de cálculo. Para ir a la hoja anterior a la encontramos. Para ir a la hoja siguiente a la encontremos Para ir a la última hoja. MOVIMIENTO TECLADO hoja siquiente CTRL+AVPAG O CTRL+PAGEDOWN hoja anterior CTRL+REPAG O CTRL+PAGEUP *. *. *.
  10. 10. *Seleccionar hojas de un libro Para seleccionar Opción Una sola hoja •Haga clic en la etiqueta de la hoja. Dos o más hojas adyacentes • Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla Shift y haga clic en la etiqueta de la última hoja. •CtrI + Shift+ Page Up o Page down Dos o más hojas NO adyacentes • Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla CtrI y haga _clic en las etiquetas de las demás hojas. Todas las hojas de un libro. • Haga clic con el botón secundario del Mouse (ratón) y, a continuación, elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextúal. Para quitar la selección de las hojas seleccionadas Haga doble clic en una etiqueta de las hojas que están seleccionadas. (Se utiliza esta opción cuando están todas las hojas seleccionadas). Haga clic en una de (as hojas que no esté seleccionada. Haga clic derecho sobre tas hojas seleccionadas y elija Desagrupar Hojas.
  11. 11. • Aprendiendo a introducir fórmulas básicas: • Una vez introducidos los datos comenzaremos a utilizar las formulas • Primero vamos a sumar para ello debes ponerte debajo o al lado de los números a sumar celda C7 • Luego para que la maquina entienda que lo que vas a introducir es una formula se pone el símbolo = • =B5+B6 Presionar Enter y observa que ha sucedido. • EN Fx se escribe la fórmula completa con su respectiva función.
  12. 12.    *Seleccione la barra de división de etiquetas *Cuando el puntero tome la forma de puntero de división, ,y arrastre la barra de división de etiquetas hacia la derecha o hacia la izquierda. *Para ver el número predeterminado de etiquetas de hoja, haga doble clic en la barra de división de etiquetas. BARRADE DIVISIÓN DE ETIQUETAS
  13. 13. a) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a renombrar. - Del menú contextual seleccione la opción Cambiar Nombre - Escriba el nuevo nombre de la hoja de cálculo y enter b) Seleccione la hoja a renombrar. - Clic en Formato, clic en Hoja, Clic en Cambiar Nombre. - Escriba el nuevo nombre.- Presione Enter. c) Doble clic en la etiqueta de la hoja a renombrar. - Escriba el nuevo nombre. -Presione Enter. Una sola hoja de cálculo
  14. 14. a) Haga clic sobre la etiqueta de la hoja. - Clic en Insertar Clic en Hoja de Cálculo b) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja. - Seleccione del menú contextúal la opción Insertar... - Seleccionar Hoja de Cálculo. - Aceptar. a) Seleccione la cantidad de hojas que desea insertar y Realice alguno de los pasos anteriores Una sola hoja Varias hojas
  15. 15. Una o varias Hojas a) Clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja a mover. - Arrastre la etiqueta hasta el nuevo Lugar que ésta ocupará. b) Seleccione la etiqueta de la hoja a mover. - Clic en Edición. - Clic en Mover o Copiar Hoja... - De la lista de hojas, seleccione la hoja de cálculo que quedará antes de la que estamos moviendo. - Clic en Aceptar. Nota: Se puede mover a un libro ya existente o a uno nuevo, seleccionándolo de la lista que aparece en la opción libro. c) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a mover y seleccionar Mover o copiar. -De la lista de hojas, seleccione la hoja de cálculo que quedará antes de la que estamos moviendo. -Clic en Aceptar
  16. 16. Una o varias hojas a) Clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja a copiar.- Arrastre la etiqueta presionando la tecla ctrl. hasta el nuevo lugar que ocupara la copia b) Seleccione la etiqueta de la hoja a copiar. - Clic en Edición. - Clic en Mover o Copiar Hoja... - De la lista de hojas, seleccione la hoja de cálculo que quedará antes de la que estamos copiando. - Active fa opción Crear una copia. - Cfic en Aceptar. Nota: Se puede copiar a un libro ya existente (éste debe estar abierto para recibir la hoja) o a uno nuevo, seleccionándolo de la lista que aparece en la opcion libro c) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a copiar y seleccione Mover o copiar. - De la lista de hojas, seleccione la hoja de cálculo que quedará antes de la que estamos copiando. - Active la opción Crear una copia. Clic en Aceptar.
  17. 17. Una o varias hojas a) Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja a eliminar. - Seleccione Eliminar del menú de opciones b) Seleccione la hoja de cálculo que desea eliminar. - Clic en Edición. - Clic en Eliminar hoja.
  18. 18. Se puede modificar la dirección de la celda activa hacia arriba, abajo, izquierda o derecha, al pulsar Enter de la siguiente manera: *Clic en Herramientas. Clic en Opciones. *Clic en la ficha Modificar. *En la opción Dirección, seleccione el nuevo direccionamiento que tendrá la tecla. *Clic en Aceptar.
  19. 19. En cada una de las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: * Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. * Digitar los datos. *La información que se digita aparecerá en dos lugares: * En la celda activa y * En la Barra de Fórmulas, como puedes observar en siguiente gráfico:
  20. 20. Se puede modificar el contenido de una celda en el momento que se esté digitando la información o después de haberla digitado. Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Backspace para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos alguno de los siguientes pasos: * Seleccionar la celda a modificar. * Pulsar la tecla F2 o Ir directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar o * Doble clic en la celda. * Modifique la información. * Pulse Enter o haga clic sobre Aceptar.
  21. 21. Datos; Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Ubicarse en la celda. Presionar Delete o Supr. Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. Seleccionar las celdas. Ctic en Edición. Clic en Borrar. Clic en Todo. Formatos; Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir e! formato Estándar, pero no borra su contenido ni sus comentarios. Seleccionar las celdas. Clic en Edición. Clic en Borrar. Clic en Formatos Contenido; Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Seleccionar las celdas. Clic en Edición. Clic en Borrar. Clic en Contenido. O Clic derecho sobre las celdas y seleccione en borrar contenido. Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos Y formatos. Seleccionar Ías celdas. Clic en Edición. Clic en Borrar. Clic en Comentarios.
  22. 22. Celdas •Hacer dic sobre la celda a seleccionar. Rango de Celdas Continuas • Clic-en la primera celda a seleccionar.• Clic sostenido hasta seleccionar la última celda del rango. Celdas Discontinuas • Clic en la primera celda a seleccionar. • Presione la tecla CtrI Sostenido y clic sobre las demás celdas a seleccionar Filas • Clic en la cabecera de la fila (Número) a seleccionar. • Shift + End + Flecha derecha. • Ctrl + Shift + Flecha derecha. Filas Continuas • Clic en la cabecera de la primera fila a seleccionar. • Clic sostenido en las cabeceras de filas, hasta seleccionar la última fila del rango. O • Selecciona la primera fila, presione Shift sostenido y clic sobre la cabecera de la última fila a seleccionar. Filas Discontinuas Selecciona la primera fila, presione CtrI sostenido y clic sobre las cabeceras de las demás filas a seleccionar.
  23. 23. Columnas • Clic en la cabecera de la fila (Letra) a seleccionar. • Shift + End + Flecha Abajo • Ctrl + Shift + Flecha Abajo. Columnas Continuas Clic en la cabecera de la primera columna seleccionar. Clic sostenido en las cabeceras de columnas, hasta seleccionar la última columna del rango. O Selecciona la primera columna, presione Shift sostenido y clic sobre la cabecera de la última columna a seleccionas. Columnas Discontinuas Selecciona la primera columna, presione CtrI sostenido y clic sobre las cabeceras de las demás columnas a seleccionar. Hoja de Cálculo Clic en el botón Cabecera de la hoja, situado entre el indicativo de la cabecera de la columna A y el de la cabecera de la fila 1.
  24. 24. Celdas Insertar Eliminar SeÍeccione el número de celdas que desea insertar. Clic en Insertar. Clic en Celdas, Clic en desplazar las celdas hacia la derecha o desplazar las celdas hacia abajo .según el caso Seleccione el número de celdas que desea eliminar. Clic en Edición. Clic en Eliminar. Clic en desplazar las celdas hacia la izquierda o desplazarlas celdas hacia arriba, según el caso Filas Nota: Por defecto, las filas se insertan en la parte superior. • Seleccione número de filas que desea insertar. • Clic en Insertar. • Clic en Filas. O • Clic derecho sobre las filas seleccionadas y CIjc en Insertar. Seleccione número de filas que desea eliminar. Clic en Edición. Clic en Eliminar. O Clic derecho sobre las filas seleccionadas y Clic en Eliminar. Columnas Nota: Por defecto, Ías columnas se insertan al lado izquierdo. • Seleccione número de columnas que desea insertar. • Clic en Insertar. • Clic en Columnas. O • Clic derecho sobre las columnas seleccionadas y Clic en Insertar_ Seleccione número que desea eliminar. Clic en Edición. Clic en Eliminar, O Clic derecho sobre Las columnas seleccionadas y Clic en eliminar
  25. 25. Mouse Menú Columnas Ubicar el puntero en la línea derecha del encabezado de la columna, cuando tome esta forma: .hacer clic sostenido hacia la derecha para aumentar y hacia la izquierda para disminuir el ancho. Para ajustar el ancho de una columna al texto, hacemos doble clic en la línea derecha del encabezado de la columna. Seleccione la (s) columna (s), hacer clic derecho sobre esta selección y clic en Ancho de Columna, digite el nuevo ancho y clic en aceptar o presione enter. Seleccione la (s) columna (s). Clic en Formato. Clic en Columna. Clic en Ancho. Digite el nuevo ancho. Clic en Aceptar o pulse Enter. Filas Ubicar el puntero en la línea inferior del encabezado de la fila, cuando tome esta forma: .hacer clic sostenido hacia la abajo para aumentar y hacia arriba para disminuir e! alto. Seleccione la (s) fila (s), hacer clic derecho sobre esta selección y clic en Alto de Fila, digite el nuevo alto y clic en aceptar o enter Seleccione la (s) fila (s), Clic en Formato. Clic en Fila. Clic en Alto. Digite el nuevo alto. Clic en Aceptar o pulse Enter.
  26. 26. Columnas Ocultar Mostrar • Seleccione la (s) columna (s) a ocultar. • Clic derecho sobre la selección. • Clic en Ocultar. Seleccione la columna anterior y posterior de la que está oculta. Clic derecho sobre esta selección. Clic en Mostrar. Filas • Seleccione la (s) filas (s) a ocultar. • Clic derecho sobre la selección. • Clic en Ocultar. Seleccione las fila anterior y posterior de la que está oculta. Clic derecho sobre esta selección, Clic en Mostrar. Nota: Para ocultar y/o mostrar filas o columnas, también se puede utilizar la opción del menú Formato.
  27. 27. En las celdas Mause Menú Mover - Seleccione la (s) celda (s) a mover. -Ubique el puntero en uno de los bordes de estas celdas, y cuando tome la forma arrastrar y soltar en la nueva " celda. - Seleccione la (s) celda (s) a mover. - Clic en Edición - Cortar o hacer clic en el icono o presionar las teclas CTRL + X. - Clic en la celda destino - Clic en Edición - Pegar o hacer clic en el icono o pesionar las teclas CTRL. + V Copiar - Seleccione la (s) celda (s) a mover. - Ubique el puntero en uno de los bordes de estas celdas, y cuando tome la forma arrastrar presionando la tecla-^ CTRL. sostenido y soltar en la nueva celda, Seleccione la (s) celda (s) a copiar. Clic en Edición - Copiar o hacer clic en el icono o presionar las teclas CTRL. + C - Clic en la celda destino -Clic en Edición - Pegar o hacer clic en el icono o presionar la teclas CTRL + V.
  28. 28. Es el menú que aparece al hacer dic derecho sobre algún elemento de la hoja de cálculo. Según la posición del cursor en la pantalla el menú contextual tendrá unas u otras órdenes. Si el cursor esta situado en; *Área de trabajo: Muestra los comandos para cortar, copiar y dar formato al texto, entre otras. *En la barra de herramientas: Muestra los comandos para mostrar u ocultar y personalizar las barra de herramientas.
  29. 29. * Para deshacer en un sólo paso las acciones realizadas recientemente, hacemos clic en el botón Deshacer o presionar las teclas CtrI + Z, * Para deshacer varias acciones de una sola vez, haga clic en la flecha que aparece a continuación del botón Deshacer y seleccione en la lista. * Si no desea deshacer una acción, haga clic en el botón Rehacer o utilizar las teclas CtrI + Y * Para rehacer varias acciones de una sola vez, haga dic en la flecha que aparece a Continuación del botón rehacer y seleccione en la lista. AUTOLLENADO capacidad que tiene Excel para percibir y seguir tendencias en los datos. Sólo se escribe el primero o los dos primeros valores, datos o textos y el autollenado completa la serie.
  30. 30. *Copia normal de información en celdas continuas: Esta opción permite crear una lista repetitiva de un número o texto, con solo digitar el dato. • Digite el dato. • Ubique el cursor en el extremo inferior derecho de la celda a copiar (cuadrito negro) y cuando el cursor se convierta en una cruz pequeña, arrastre y suelte cuando haya señalado el área de copia, esto se llama auto llenado
  31. 31. *Copia continua de datos que tienen una secuencia determinada: Digite la palabra Enero en una celda, luego proceda a realizar autollenado como se ha explicado anteriormenle, observe como se hace una lista automáticamente de los meses del año en forma continua de acuerdo al área que Ud. Seleccionó. Haga la misma prueba con los días de la semana. *Obtener una secuencia de números a partir de uno dado • Ingrese en la celda el número que da comienzo a la secuencia de la serie. • Ubique el cursor en el cuadrito negro y presione la tecla control (CtrI), aparece un signo más pequeño sobre la cruz negra. • Arrastre (Clic y CtrI presionado) y cubra el área deseada. .
  32. 32. *Obtener una secuencia a partir de dos números dados • Ingrese en las celdas los números que dan comienzo a la secuencia de la serie. • Seleccione ambas celdas, ubique el cursor en el cuadrito negro. • Arrastre y cubra el área deseada. *Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez • Seleccione las celdas en las que desee introducir datos. Las celdas pueden ser o no adyacentes. • Escriba los datos y presione CtrI + ENTER. *Como crear una lista personalizada de textos • Clic en Herramientas. • Clic en Opciones. • Clic en Listas Personalizadas. • Ubicarse en el cuadro Entrada de Listas y digitar los datos que la conformaran, un dato debajo del otro o consecutivos y separados por coma. • Clic en el botón Agregar. • Clic en Aceptar.
  33. 33. Permite mantener visibles las etiquetas de las filas y columnas, si la hoja de cálculo es muy grande y no se puede visualizar en una sola pantalla,. Si se desea: * Inmovilizar los títulos de las filas: Ubicarse en la celda de la columna A situada debajo de la fila que desea inmovilizar. * Inmovilizar los títulos de las columnas: Ubicarse en la celda de la fila 1 situada a la derecha de la columna que desea inmovilizar. * Inmovilizar los títulos de las filas y de las columnas: Ubicarse en la celda situada debajo de la fila y a la derecha de la columna que desea inmovilizar
  34. 34. su diseño más grande o más pequeño. * Ajustar a: Para acomodar las páginas, puede especificar en cuantas hojas de largo y de ancho desea que Excel lo encaje. Especifica cual va a ser el sentido de la impresión, ya sea vertical u horizontal *Ajustar al: Puede ampliar o disminuir el porcentaje de escala de impresión, logrando con esto, la impresión de
  35. 35. *Centrar en la Página: Permite seleccionar como desea que aparezca su diseño centrado en la página en forma vertical u horizontal. Al seleccionar la ficha márgenes, aparecen controles para determinar las márgenes superior, inferior, izquierda y derecho, encabezado y pié de página, escriba las medidas para las margene; que desee establecer.
  36. 36. Se pueden usas estilos de pie y Encabezado prediseñados o se pueden personalizar, para personalizar hundir el botón, o Al hundirlos aparecen los siguientes botones: Fuentes (tamaño y el estilo del texto utilizado.),Número de Pagina, Páginas Totales, Fecha, Hora, Nombre de la Hoja, Botón Insertar imagen, Botón Formato de imagen fuente # Pág. Total Pág. fecha hora Nom de hoja Formato de imagen
  37. 37. Puede controlar que parle de la hoja de cálculo ha de imprimirse, se puede especificar las filas y columnas que aparecerán como títulos en cada página Asi mismo, si se imprimirán líneas de división, comentarios, encabezados de columnas y filas, etc. -Área de impresión: • Clic en Archivo, Clic en Configurar pagina. • Seleccione la ficha Hoja. • En la opción Área de impresión, clic en el botón Contraer cuadro para ver la hoja de calculo, seleccione el rango de datos que se desean imprimir y presione Enter.
  38. 38. *Numéricos Están formados por cualquiera de los 10 dígitos (del O al 9) y pueden estar acompañados de los siguientes símbolos: + números positivos , punto decimal E, e notación científica % porcentaje -() números negativos . Separador de miles $ moneda / fecha o fracción *Alfabéticos Es cualquier entrada que Excel no es capaz de interpretar como un número o como una fórmula. Estos datos están conformados por los caracteres de la A hasta la Z y los caracteres especiales (*, ¿, # ), que conforman los títulos o encabezados de filas y columnas. Estos datos por defecto son desplazados a la izquierda de la celda.
  39. 39. *Alfanuméricos Es la combinación de los datos numéricos con los datos alfabéticos, y se ubican a la izquierda de la celda. *Fórmulas secuencia de valores, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores que producen un nuevo valor a partir de valores existentes. Las fórmulas deben comenzar siempre con el signo IGUAL (=) y deben inicializarse en la celda donde se desea que aparezca el resultado. se clasifican así: -Directas: se indican directamente con las cifras, combinando números y operadores matemáticos. Ejemplo: =3+5-4 -Indirectas: se indican directamente con las referencias de las celdas donde se encuentran las cifras. Ejemplo: =A4/C4+L3*D5
  40. 40. *Fechas y horas En una misma celda puede almacenar fechas, horas o ambas simultáneamente siempre que las introduzca en el formato adecuado (para lograrlo éstos deben ir separados por un espacio en blanco). -Para ingresar la fecha actual del sistema debe presionar las teclas CtrI + Shift + ; y pulsar la tecla Enter -Para digitar la fecha manualmente se. debe: Digitar Día/Mes/Año y pulsar Enter. -Para ingresar la hora actual del sistema debe presionar las teclas CtrI + Shift + : y pulsar la tecla Enter. -Para digitar la hora manualmente se debe: Digitar Hora:Minutos:Segundos y pulsar Enter. -Para ingresar la fecha y la hora actual del sistema debe presionar las teclas CtrI + Shift + : y pulsar la tecla Enter o digitar la función =Ahora() y pulsar la tecla Enter
  41. 41. Operador Significado + Suma - Resta * Multiplicación / División % Porcentaje / Exponente , Símbolos e la operación que se ejecuta *Jerarquía de operadores Tienen prioridades para la solución de fórmulas, esta es: 1.Exponenciación ^ 2.Multiplicación y división * , / 3.Suma y resta +, -
  42. 42. Las celdas que contienen datos de tipo texto se pueden unir con el operador & de concatenación. Por ejemplo, si la celda Al contiene la palabra Diana y 1-a celda Bl contiene la palabra Milena, la fórmula =A1&B1 producirá DianaMilena. Si desea que aparezca separado se debe expresar: =A1&" "&B1. Formula visualización =A1&B1 DianaMilena. =A1&" "&B1. DianaMilena.
  43. 43. Se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico, verdadero o falso, como resultado de la comparación. Operador Significado = Igual que > Mayor que < Menor que >= Mayor o Igual que <= Menor o Igual que 0 Diferente *OPERADORES LÓGICOS: Se utilizan para tomar decisiones. Estos son: Y, O, Si.
  44. 44. Para trabajar con funciones se deben tener en cuenta las siguientes reglas: * Se debe comenzar la función con el signo =. *Los datos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejar espacios antes o después de cada paréntesis. *Los datos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. * Los datos deben de separarse por":" si los datos son consecutivos y por ";" si los datos no son consecutivos. Las funciones manejan las siguientes sintaxis: *Nombre de la función (Número Inic¡al: Número Final) cuando los datos son consecutivos. *Nombre de la función (Datól; Dato3;Dato5;...;Dato N) cuando los datos no son consecutivos.
  45. 45. *Función máximo y Mínimo Determina el número mayor o menor de un rango o de una lista de datos. =Max(NúmeroIn¡cial;NúmeroFinal) =Min(NúmeroInicial:NúmeroFinal) *Función contar Calcula el número de celdas de un rango que contiene números, incluyendo fechas y fórmulas. =Contar(RefInicial:RefFinal) *Función contará Cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de dato =Contara(ValorIn¡c¡al;ValorFinal) *Función raíz Calcula la raíz cuadrada de un número positivo. (=Raíz(Dato) *Función producto Multiplica los números hasta un total de 30 que se dan como datos. =Producto(NúmeroInicial:NúmeroFinal) *Función suma Calcula la suma de una lista de números. =SumaCNúmeroInicial:NúmeroFinal) *Función promedio Determina la media aritmética de los datos. =Promedio(NúmeroIn¡cial:NúmeroFinal)
  46. 46. para introducir una función en una celda son: • Situarse en la celda donde queremos introducir la función. • Seleccionar el menú Insertar. • Elegir la opción Función o bien, hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: *Buscar función: Permite buscar una función a partir de su nombre o de una breve descripción de lo que desea que haga la función y hacer clic en el botón Ir.
  47. 47. *SELECCIONAR UNA CATEGORIA En el cuadro Seleccionar una función, aparecerán los nombres de función agrupados por categorías. Si no se encuentra una función específica, se debe seleccionar la opción Todas -Al seleccionar el nombre de la función que se desea utilizar, aparecerá en la parte inferior del cuadro de diálogo la sintaxis de la función y una breve descripción de la misma. -Hacer clic sobre el botón Aceptar. -En el cuadro de diálogo Argumentos de función se introducen los datos necesarios para realizar el cálculo de la función. -En el recuadro Número 1 se indica el primer argumento que general/ es una celda o rango tipo A1:B4 -En el recuadro NúmeroZ habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.
  48. 48. Una referencia son coordenadas que tienen una o varias celdas en la hoja de cálculo, las cuales se forman de acuerdo al nombre de la celda, por ejemplo: la referencia B4 se refiere a la celda que está en la columna "B" y la fila "4". Hay dos tipos de referencia: Absolutas y Relativas. La diferencia de una y otra se observan al copiarlas o moverlas de posición. *Referencias Relativas: Modifica la referencia de las fórmulas en base a la posición que ocupe la nueva celda cuando se copia una fórmula. En este caso sólo se realiza la primera fórmula, se hace autollenado hacia las siguientes celdas y automáticamente se copiará la misma fórmula pero utilizando las celdas correspondientes. =A1+B1 =A2+B2 =A3+B3
  49. 49. *REFERENCIAS ABSOLUTAS Son aquellas direcciones de celda donde se hace necesario inmovilizarlas para que en el momento de hacer el autollenado, esta dirección permanezca constante. La referencia absoluta se determina colocando un signo de pesos ($) antes de la letra de la columna y antes del número de la fila. Ejemplo: $B$1. (Presionar la tecla F4) En este caso se hace necesario inmovilizar la celda B2, ya que cada venta se debe multiplicar por el 16%. =A3*$B$2 =A4*$B$2 =A5*$B$2 =A3+B3 =A4+B4 =A5+B5
  50. 50. • Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios las visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las previsiones. • • Crear gráficos • Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web. Para crear un gráfico, debe especificar primero sus datos en la hoja de cálculo. A continuación, seleccione los datos y utilice el Asistente para gráficos, que le guiará en el proceso de elegir el tipo de gráfico y sus distintas opciones, o bien utilice la barra de herramientas Gráfico para crear un gráfico básico al que podrá aplicar formato más adelante. • • Datos de la hoja de cálculo: Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo • Un informe de gráfico dinámico es un resumen interactivo de los datos con formato de gráfico. Se crea de forma diferente a los gráficos normales de Microsoft Excel. Después de crear un informe de gráfico dinámico puede ver diferentes niveles de detalle o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando sus campos y elementos. • • Representar los datos de hojas de cálculo mediante gráficos • Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos. • Marcador de datos • Línea de división principal • Nombres de categoría • Nombres de series de datos del gráfico
  51. 51. • Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos: • Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples • Filtro avanzado, para criterios más complejos • A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. • Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. • • Auto filtro • Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado. • • Rango sin filtrar • Rango filtrado • Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul. • Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio). • • Filtro avanzado • El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.
  52. 52. FUNCIONES PARA BASES DEFUNCIONES PARA BASES DE DATOSDATOS Permite realizar cálculos matemáticos y estadísticos en registros seleccionados de la base de datos. Cada una de las funciones denominadas BD, usan tres argumentos: base_de_datos_, nombre_de_campo y criterios. Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de calculo empleados de la función base de datos.
  53. 53. FUNCION BD CONTAR Cuenta las celdas que contienen un numero en una columna de una lista o base de datos y que concuerdan con los criterios especificados. Formula: BDCONTAR (base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Base_de_datos: Es el rango de celdas que compone la base de datos. Nombre_de_campo: Indica el campo que se utiliza en la información. Nombre _de_campo puede ser texto con rotulo encerrado entre comillas dobles, como por ejemplo “Edad” o “Campo”,o como un numero que represente la posición de la columna en la lista,1 para la primera columna, 2 para la segunda columna y así sucesivamente.
  54. 54. Criterios: Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificas para obtener el resultado de la fòrmula. El criterio debe copiarse de una columna después de la base de datos y debe incluir: el titulo de la columna y una celda debajo del rótulo de la condición.
  55. 55. En la celda E4 si indica la cantidad de ventas ejecutadas después del 25/10/01 =BDCONTAR (A1:C20;E1:E2) En la celda F4 se indica la cantidad de ventas que ejecuto el vendedor García =BDCONTARA (A1:C20;2;F1:F2)
  56. 56. Función BDEXTRAER: extrae un único valor de la columna de una lista de datos que concuerde con las condiciones especificadas. Formula

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