HABITAT LAC - Taller Intranet

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14 de enero, 2011. San José, Costa Rica

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HABITAT LAC - Taller Intranet

  1. 1. Taller de Planificación de la Intranet Habitat for Humanity - LAC San José, 14 de enero, 2011
  2. 2. Agenda <ul><li>8:30 a 9 Introducción
  3. 3. 9 a 10 Necesidades
  4. 4. 10:30 a 12 Visión, Objetivo y Metas
  5. 5. 12 a 1 Almuerzo
  6. 6. 1 a 3 Diseño de Estrategias de Soluciones
  7. 7. 3 a 4 Diseño de la Arquitectura e Interfaz
  8. 8. 4 a 5 Plan de Implementación </li></ul>
  9. 9. Intro 30 min <ul><li>Conceptos
  10. 10. La Tarea
  11. 11. Alcance
  12. 12. Expectativas </li></ul>
  13. 13. Conceptos <ul><li>Intranet </li><ul><li>Un sitio web o colección de sitios privados y de uso interno a una organización.
  14. 14. Brinda servicios de información, comunicación y colaboración hacia el equipo de trabajo. </li></ul></ul>
  15. 15. Un ejemplo genérico
  16. 16. Casos INAMU
  17. 17. Casos BCR
  18. 18. Otros Casos
  19. 19. Otros Casos
  20. 20. Otros Casos
  21. 21. Sharepoint <ul><li>Un ejemplo de una intranet incluye herramientas para: </li><ul><li>Compartir documentos
  22. 22. Compartir calendarios
  23. 23. Gestionar reuniones </li></ul></ul>
  24. 24. Sharepoint Una aplicación de Microsoft basada en web para empresas que facilita la colaboración, administración de contenido, procesos de negocio y proporciona acceso a información esencial para los objetivos y los procesos de la organización. <ul><li>Mejorar la gestión de la documentación
  25. 25. Mejorar la colaboración
  26. 26. Hacer que la información sea más facilmente encontrado ( encontrabilidad ) </li></ul>
  27. 27. Sharepoint <ul><li>Un “Team Site” es una plantilla dentro de Sharepoint para rápidamente crear un sitio para un equipo de trabajo con herramientas de: </li><ul><li>Documentos compartidos
  28. 28. Calendarios compartidos
  29. 29. Gestión de Tareas
  30. 30. Pizarra de discusión </li></ul></ul>
  31. 31. Conceptos <ul><li>Discusión: </li><ul><li>Existe un intranet ya en Habitat?
  32. 32. Se necesita un Intranet? Para qué? </li></ul></ul>
  33. 33. La Tarea: Proceso de diseño Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4 1 2 3 4 5
  34. 34. Proceso de Desarrollo de una Presencia en Internet La base del pirámide Contexto Organización Públicos legal, cultural, tecnológico externos, internos, adminstradores, tomadores de decisión misión, liderazgo organigrama, procesos, plataforma recursos
  35. 35. Reglas de juego <ul><li>Tomadores de notas
  36. 36. Preguntar dudas
  37. 37. Participar con ideas
  38. 38. Externar lineamientos para la gestión </li></ul>
  39. 39. Alcance <ul><li>Propuesta: </li><ul><li>Estrategia y Diseño de: </li><ul><li>Iniciar con Team Site de Desarrollo Inst.
  40. 40. Info servicios grals. para LAC y HQ </li></ul><li>Lineamientos para: </li><ul><li>Gestión de la Intranet
  41. 41. Plan de Implementación </li></ul></ul><li>Cuál es el rol de cada uno en este proceso hoy? </li></ul>
  42. 42. Expectativas <ul><li>Cuáles expectativas tiene para hoy?
  43. 43. Para el proceso de diseño de la Intranet? </li></ul>
  44. 44. Ciclo de Vida del Proyecto El Proceso MTSS
  45. 45. Necesidades de los Usuarios 60 min
  46. 46. Necesidades de Usuarios Usuarios son públicos meta internos. Son quienes utilizarían una intranet. En si, un usuario es un “arquetipo” de un grupo de personas con uno o más necesidades en común. Por ejemplo: <ul><ul><li>Profesionales del mismo departmento
  47. 47. Personal de otros departamentos
  48. 48. Personas de las oficinas nacionales, sucursales y aliados
  49. 49. Personal de otras oficinas regionales y HQ </li></ul></ul>Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4 1 2 3 4 5
  50. 50. Necesidades de Usuarios Los Públicos Meta <ul><li>Ejercicio: Paso 1 </li><ul><li>Reflexione sobre los públicos meta internos del Departamento de D.I.
  51. 51. Anote un público meta por cada hoja
  52. 52. Piense en al menos 5 públicos meta.
  53. 53. Tiempo: 10 minutos </li></ul></ul>
  54. 54. Necesidades de Usuarios Usuarios : (“públicos meta internos”) <ul><ul><li>Info servicios: Qué esperan / necesitan de nosotros?
  55. 55. Procesos o formatos: Cómo quisieran que lo brindemos? </li></ul></ul>El Departamento: <ul><ul><li>Cuál son los obstáculos que enfrentamos al servirlos? </li></ul></ul>La Organización: <ul><ul><li>Qué nos pide la organización? Qué hay que lograr? </li></ul></ul>Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4 1 2 3 4 5
  56. 56. Necesidades de Usuarios Los Públicos Meta <ul><li>Ejercicio: Paso 2 </li><ul><li>Anote las necesidades de los distintos usuarios
  57. 57. Una necesidad por hoja
  58. 58. Tiempo: 10 minutos. </li></ul></ul>
  59. 59. Necesidades de Usuarios Los Públicos Meta <ul><li>Ejercicio: Paso 3 </li><ul><li>En grupos c omparta sus ideas de públicos meta con el grupo.
  60. 60. Juntos, clasifiquen y agrupen todos los usuarios y sus necesidades en una estructura.
  61. 61. Tiempo: 15 minutos. </li></ul></ul>
  62. 62. Necesidades de Usuarios <ul><li>Cada grupo presenta su estructura
  63. 63. Discutamos y consolidemos los trabajos de los distintos grupos. </li></ul>
  64. 64. Visión, Objetivo y Metas 90 min
  65. 65. Visión (45 min) Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4
  66. 66. Visión <ul><li>La visión describe “el hacia dónde” de nuestra intranet.
  67. 67. Es una perspectiva optimista del futuro y sirve para orientar nuestra organización. </li></ul>
  68. 68. Visión <ul><li>Ejemplo de la Visión: </li></ul>A partir del 2011, la intranet será una herramienta clave para el logro de las principales actividades estratégicas: reclutamiento de personal, mejora en la atención y servicio a interno, y la socialización del conocimiento en pro del desarrollo sostenible de las oficinas donde tenemos presencia. Será una ventana a la organización útil y amigable, accesible a todos sus usuarios al contar con un manejo de información clara y novedosa, comunicación oportuna, servicios de valor y tecnología adecuada.
  69. 69. Visión <ul><li>Paso 1: (20 min) </li><ul><li>En sus grupos, recordando los usuarios y sus necesidades, la organización y sus obstáculos, redacten una Visión para la intranet que contempla respuestas a preguntas como las siguientes: </li></ul></ul><ul><ul><li>¿Cómo es? ¿Cómo imagina la intranet a un año y a tres años plazo?
  70. 70. ¿Quién lo utiliza? ¿Cómo se siente el usuario al utilizarlo? ¿Cómo lo encuentran? ¿Cómo saben de ello?
  71. 71. ¿Cuáles servicios se les brinda? ¿Qué hacen los usuarios allí?
  72. 72. ¿Qué impacto ha generado como resultado? </li></ul></ul>
  73. 73. Visión <ul><li>Paso 2: (25 min) </li><ul><li>Compartimos las redacciones de Visión </li><ul><li>¿Cuáles son las diferencias?
  74. 74. ¿Qué cosas hay en común? </li></ul><li>Juntos lleguemos a una redacción única y final de la Visión. </li></ul></ul>
  75. 75. Objetivos y Metas (45 min) <ul><li>Un objetivo es lo que nuestros esfuerzos buscan obtener o lograr.
  76. 76. Define la naturaleza del esfuerzo que se requiere. Menciona el tipo de cambio que tiene que generar para lograr el propósito.
  77. 77. Un objetivo incluye un verbo que indica la acción que hay que realizar y un estándar que califica el tipo de logro esperado. </li></ul>
  78. 78. Objetivos y Metas Objetivos <ul><li>Para Intranets, suelen ser: </li><ul><li>Mantener comunicación clara, precisa y en el momento apropiado hacia lo interno de la organización
  79. 79. Aumentar eficiencia
  80. 80. Facilitar la colaboración e inovación
  81. 81. Aumentar la transferencia de conocimientos y el aprendizaje profesional
  82. 82. Aumentar la transparencia en la gestión de la organización y la rendición de cuentas </li></ul></ul>
  83. 83. Objetivos y Metas Objetivos <ul><li>Ejemplos: </li><ul><li>Mejorar la experiencia de nuestros clientes internos mediante una experiencia de auto-servicio en que los usuarios canalizan y resuelvan sus necesidades más frecuentes.
  84. 84. Contribuir a aumentar la comprensión de la visión de la organización al lograr que se comunique mejor como se opera y su relación con los beneficiarios.
  85. 85. Mejorar el uso del tiempo y disminuir las dependencias de las personas quienes atienden trámites internos.
  86. 86. Des-saturar los canales de comunicación y quitar el &quot;ruido&quot; de tanta información poco aplicable al trabajo. </li></ul></ul>
  87. 87. Objetivos y Metas Metas <ul><li>Las metas son los resultados que esperamos lograr en los distintos indicadores relevantes a nuestro proyecto. Las metas nos ayudan determinar si estamos alcanzando nuestros objetivos.
  88. 88. Deben incluir el indicador y el valor medible.
  89. 89. Ejemplo: </li><ul><li>Indicador = Nivel de participación en capacitaciones internas
  90. 90. Valor medible = Aumento de 30% </li></ul></ul>
  91. 91. Objetivos y Metas Eje rcicio: <ul><li>Un grupo que representa el Dept. de D.I. y otro grupo que representa la organización LAC y HQ.
  92. 92. Redacten los Objetivos que se deben obtener con el proyecto de intranet para poder lograr la visión.
  93. 93. Indican las Metas por cada objetivo.
  94. 94. Tiempo: 30 </li></ul>
  95. 95. Objetivos y Metas Verbos de objetivos <ul><li>Proyectar / Posicionar
  96. 96. Informar
  97. 97. Concientizar / Sensibilizar
  98. 98. Educar y formar
  99. 99. Servir
  100. 100. Transparentar
  101. 101. Participar
  102. 102. Colaborar / Cooperar
  103. 103. Fortalecer vínculos
  104. 104. Alinear / Crear consenso
  105. 105. Formular
  106. 106. Administrar eficientemente
  107. 107. Controlar
  108. 108. Generar nuevas oportunidades </li></ul>
  109. 109. La Tarea Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4
  110. 110. La Tarea Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4
  111. 111. Diseño de Estrategias de Soluciones <ul><li>Las estrategias de soluciones con las tácticas que realizaremos mediante la intranet para lograr los objetivos y obtener los resultados (metas) definidos. Las estrategias deben de indicar: </li><ul><li>la información que se requiere
  112. 112. los servicios de información
  113. 113. los procesos y transacciones que se requieren
  114. 114. las ideas de nuevas formas de lograr la Misión Institucional </li></ul></ul>
  115. 115. Diseño de Estrategias de Soluciones Fases de adopción de las Intranet: <ul><li>Presencia = Decir lo que hacemos
  116. 116. Interacción = Proveer herramientas de contacto simple
  117. 117. Transacción = Hacer lo que hacemos mediante servicios en web (automatización y reingeniería de procesos)
  118. 118. Transformación = Lograr nuestros propósitos de formas nuevas y definir propósitos completamente nuevos (innovación) </li></ul>
  119. 119. Diseño de Estrategias de Soluciones <ul><li>Decirlo : decir lo que hacemos
  120. 120. Hacerlo : hacer lo que hacemos
  121. 121. Mejorarlo : hacer mejor lo hacemos
  122. 122. Cumplirlo : lograr nuestros propósitos de formas nuevas </li></ul>
  123. 123. Diseño de Estrategias de Soluciones Eje rcicio: <ul><li>En sus mismos grupos, conversen sobre estrategias de soluciones que deben estar presentes en la intranet para lograr sus objetivos y metas.
  124. 124. Tiempo: 30
  125. 125. Luego, compartiremos las estrategias. </li></ul>
  126. 126. Diseño de Estrategias de Soluciones <ul><li>Mejoras prácticas </li></ul><ul><li>Buscador: básico y avanzado por tipo de documento
  127. 127. Formularios
  128. 128. Noticias (del departamento, de la organización, comunicados de prensa, noticias desde el personal, noticias acerca de la organización, noticias temáticamente relevantes)
  129. 129. Calendario de Eventos
  130. 130. Directorio del Personal
  131. 131. Directorios de departamentos y grupos o equipos
  132. 132. Políticas de RRHH
  133. 133. Guías y precedimientos
  134. 134. Plantillas </li></ul><ul><li>Formularios de solicitud de servicios internos (p.e. Soporte técnico)
  135. 135. Materiales de capacitación
  136. 136. Planes de la organización
  137. 137. Info de programas y proyectos
  138. 138. Pizarra de mensajes
  139. 139. Indice de lo nuevo en la Intranet
  140. 140. Indice de lo más frecuentemente utilizado de la intranet
  141. 141. Wikis
  142. 142. Area personal: mis favoritos, mis bookmarks de la intranet, mis documentos, mi correo-e)
  143. 143. Algo divertido? </li></ul>
  144. 144. Diseño de Estrategias de Soluciones Eje rcicio: <ul><li>Prioricemos las estrategias </li><ul><li>Qué es que más duele?
  145. 145. Cuáles de estas estragias resolverán los obstáculos más importantes en nuestro trabajo? </li></ul><li>Cada persona votará por sus favoritos </li></ul>
  146. 146. Diseño de la Arquitectura e Interfaz Gráfico Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4 1 5
  147. 147. Diseño de la Arquitectura e Interfaz Gráfico Arquitectura se refiere a... <ul><li>Metáfora lógica y perceptual
  148. 148. Secciones / agrupaciones de contenido
  149. 149. Etiquetas (nombres) de las secciones
  150. 150. Sistemas de Navegación
  151. 151. Contenidos de páginas tipo “Portada” </li></ul>
  152. 152. Casos Museo Nacional
  153. 153. Diseño de la Arquitectura e Interfaz Gráfico Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4
  154. 154. Diseño de la Arquitectura e Interfaz Gráfico Interfaz – el componente visual Estilo Gráfico : <ul><li>Metáfora visual
  155. 155. Tipo de letra
  156. 156. Manejo de Color
  157. 157. Lenguaje
  158. 158. Uso de imágenes
  159. 159. Uso de medios audio/visuales </li></ul>
  160. 160. La Tarea Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4
  161. 161. Diseño del Plan de Implementación <ul><li>Estrategia de implementación
  162. 162. Gobernanza
  163. 163. Equipo de Coordinación
  164. 164. Roles y Responsabilidades
  165. 165. Recursos (tiempo e inversión)
  166. 166. Monitoreo del progreso y Evaluación de resultados
  167. 167. Identificación de Limitantes </li></ul>
  168. 168. Conclusiones Les agradecemos sus aportes, participación y atención. Les deseamos un proyecto muy exitoso!

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