Metodologia para la auditoria administrativa

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Metodologia para la auditoria administrativa

  1. 1. METODOLOGIA PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA<br />La Metodología para la auditoria administrativa comprende las siguientes fases:<br />1.Planeamiento<br />Se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la Auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales.<br />El planeamiento garantiza que la auditoria satisfaga sus objetivos y tenga efectos productivos ya que promueve significativos ahorros en el presupuesto de tiempo programado. <br />El planeamiento se inicia al estar previsto el examen en el Plan Anual de Auditoria.<br />Los enfoques que pueden utilizarse para la selección son: consideración de los problemas y debilidades conocidas e identificación de ares importantes no auditadas anteriormente.<br />Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre ellas: <br />a) Reuniones de trabajo <br />b) Quejas y reclamos<br />c) Indicadores de rendimiento.<br />El interés de evaluar un programa o actividad que no ha recibido atención en el pasado, a pesar de conocerse la magnitud de sus operaciones, puede incluirse aquellas áreas en donde se anticipan problemas importantes que podrían presentarse de manera inesperada.<br />2.Ejecución<br />La fase de ejecución de la auditoria esta focalizada en la obtención de evidencias, suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos más importantes aprobados en el Plan de la Auditoria.<br />Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de planeamiento y ejecución, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe.<br />3.Elaboración del Informe<br />El informe de auditoría es el producto final del trabajo del auditor, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones.<br />Por esta razón el informe de auditoría cubre dos funciones básicas:<br />•Comunica los resultados de la auditoría de gestión.<br />•Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y operaciones.<br />Cada auditoría de gestión culmina en un informe por escrito que es puesto en conocimiento de la entidad auditada.<br />El Contenido del Informe define que la estructura del informe de auditoría de gestión es la siguiente:<br />•Síntesis gerencial.<br />•Introducción.<br />•Conclusiones.<br />•Observaciones y recomendaciones.<br />TÉCNICAS DE AUDITORÍA La aplicación de técnicas de auditoría permite encontrar evidencias objetivas para decidir si hay o no:- Documentación que soporte el sistema de gestión de calidad.- Control efectivo de los procesos que influyen en la calidad.- Cumplimiento con los criterios de auditoría.<br />La entrevista como técnica Haga preguntas utilizando los 7 amigos de auditor¿QUÉ?¿POR QUÉ?¿CUÁNDO?¿DÓNDE?¿CÓMO?¿QUIÉN?MUÉSTREMELas preguntas...- Deben dirigirse a la información relevante.- No deben sugerir respuestas.- No deben contener expresividad o implicaciones emocionales.- Usar palabras coloquiales.- Se incorporan en la conversación.- Se debe evitar hacer un ejercicio de preguntas y respuestas.* Preguntas directas y cerradas <br />- Respuesta a preguntas cerradas: Sí/No- Respuesta a preguntas directas: pocas palabras.Se busca producir información específica.Desventajas: - No generan mucha información.- Si se usan frecuentemente pueden hacer sospechar investigación cruzada.<br />EL MUESTREO COMO TÉCNICA - En los archiveros donde se guardan los registros, elegir muestras del frente, mitad y final.- Tomar muestras adicionales cuando se encuentra alguna desviación, para comprobar si se trata de algo significativo.- Seleccionar muestras de diferentes etapas del proceso.Comprobar: - Que cada paso de la actividad se efectúa como se describe en el procedimiento.- Que en los registros cada espacio es llenado.- La utilización de revisiones actualizadas.- Si existen correcciones hechas a mano.EL RASTREO COMO TÉCNICA Si durante la investigación aparecen otras pistas potenciales, el auditor puede:- Pasarlas por alto.- Tomar notas e investigar más tarde.- Preguntar acerca de ello.Es necesario comenzar al principio o al final del proceso que se está investigando y hacer un seguimiento desde un documento dado hasta los documentos asociados, revisando los procedimientos y los registros.Uso combinado de las técnicas - Preguntar cómo se realiza una actividad, verificando procedimientos.- Comprobar que los procedimientos y registros corresponden a la práctica observada.- Comenzar por el principio de una actividad y seguir la secuencia.- Comenzar por el final y seguir la secuencia hacia el punto inicial.- Comenzar en un punto de la norma en donde interactúan varios elementos.<br />La aplicación de una o más técnicas de auditoría de origen a los procedimientos siguientes:<br /> * Técnicas de investigación<br /> * Cuestionarios<br /> * Entrevistas<br />TECNICAS DE INVESTIGACION <br />1. Investigación documental (de hechos y registros) <br />2. Observación directa <br />CUESTIONARIOS <br />1. Cuestionario general <br />2. Cuestionario por áreas funcionales <br />3. Cuestionario de análisis de funciones del trabajo <br />4. Cuestionario de análisis de procedimientos <br />5. Cuestionario de análisis del sistema de información <br />6. Cuestionario de análisis de formas <br />7. Hoja de análisis <br />8. Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de informes, diagramas de flujo del sistema de información, descripción del proceso de planeación, etc.) <br />ENTREVISTAS <br />1. Entrevistas a funcionarios y gerentes <br />2. Entrevistas a jefes de departamento <br />3. Entrevistas a personal operativo <br />2.1.1 TECNICAS DE OBTENCION DE INFORMACION<br />* Entrevista <br />•Encuesta <br />•Cuestionario <br />•Observación (método científico) <br />•Inspección de registros <br />•Diagrama de flujo <br />•Diccionario de datos (base de datos) <br />•Investigación documental <br />•Punto de equilibrio.- cuando los gastos y los ingresos son exactamente iguales. <br />•Organigrama <br />•Sondeos de opinión <br />2.1.2 ESCALAS DE EVALUACION <br />Es una técnica de registro utilizada en la observación sistemática, y consiste en un conjunto de cuestionarios que el observador cumplimenta anotando las conductas que observa. El observador debe anotar la presencia de cada tipo de conducta en la que está interesado (por ejemplo las intervenciones de un alumno en clase) de forma cuantitativa, tratando de utilizar términos que sigan una serie escalonada (por ejemplo: “siempre”, “frecuentemente”, “alguna vez”, “nunca”). <br />2.1.3 PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA<br />PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA <br />PLANEACION <br />Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información, investigación preliminar, proyecto de auditoría y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante. <br />OBJETIVO <br />El propósito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos. <br />FACTORES A REVISAR <br />Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organización en función de 2 vertientes: <br />A).- EL PROCESO ADMINISTRATIVO <br />Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente. <br />En este orden se apega a propósitos estratégicos que concentran en forma objetiva la esencia o “razón de ser” de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar a la organización en todos sus ámbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y/o servicios y entorno, lo que representa una visión de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en relación con su objeto o atribución sustantiva. <br />B).- ELEMENTOS ESPECIFICOS QUE FORMAN PARTE DE SU FUNCIONAMIENTO <br />Se incluye una relación de los elementos específicos que complementan el proceso administrativo. Dichos elementos específicos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y función, lo que permite determinar su contribución particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organización. <br />2.2 LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA<br />LA AUDITORIA EXTERNA<br />La auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado hecho por una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento.<br />El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.<br />La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoría Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de Información Automático etc.<br />La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización.<br />Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.<br /> Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación.<br />Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.<br />LA AUDITORIA INTERNA<br />La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública.<br />Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público. <br />La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público.<br />La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento.<br />La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.<br />2.3 DIFERENCIA ENTRE LA AUDITORIA ADMNISTRATIVA Y FINANCIERA<br />La Auditoría Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administración y forma parte primordial como medio de control y cambio. La Auditoría Administrativa persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y qué tan lejos está de lo que se quiere hacer y qué medidas adoptar para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeño. <br />-Auditoría administrativa: Es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora. <br />Por sus características, la Auditoría Administrativa permite que se revele en qué áreas se requiere de un estudio más profundo, qué acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cómo superar obstáculos, cómo imprimir mayor cohesión al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas. <br />OBJETIVOS<br />1. Definir los aspectos que deben ser objetos de comprobación, por las expectativas que dio la exploración, así como determinar las áreas, funciones y materias críticas. <br />2. Analizar la reiteración de deficiencias y sus causas. <br />3. Definir las formas o medios de comprobación que se van a utilizar. <br />4. Definición de lo objetivos específicos de la Auditoría. <br />5. Determinación de los auditores y otros especialistas que se requieran, atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su complejidad. <br />6. Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las tres E (Economía, eficiencia y eficacia). <br />7. Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la Auditoría, así como el costo estimado. <br />-Auditoría Financiera: Es un examen objetivo, sistemático, profesional e independiente, efectuado de acuerdo con normas de Auditoría generalmente aceptadas tomando como base los estados de resultados, estados de flujo de efectivo, estado de utilidades retenidas o déficit acumulado y cuotas a los estados financieros. <br />OBJETIVOS<br />Evaluar y verificar las operaciones que han dado lugar a los mencionados estados financieros con el fin de emitir una opinión o dictamen sobre si presentan razonablemente la situación financiera de las empresas, los resultados de sus operaciones y los cambios que ésta haya sufrido: todo ello en concordancia con principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas o con las disposiciones legales vigentes aplicables para cada caso, y asegurándose de que dichos estados financieros hayan sido preparados en forma consistente de un período a otro. <br />

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