Como elaborar proyectos

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Como elaborar proyectos

  1. 1. CÓMO ELABORAR PROYECTOS Diseño, Ejecución y Evaluación de Proyectos sociales y Educativos Hugo Cerda GutiérrezColección Mesa RedondaCOMO ELABORAR PROYECTOSDiseño, ejecución y evaluación de proyectos sociales y educativosAutor© HUGO CERDA GUTIÉRREZDiseño de PortadaBENHUR SÁNCHEZ SUÁREZColección ISBN 958-20-0050-3 Libro ISBN 958-20-0024-4© 1995. COOPERATIVA EDITORIAL MAGISTERIO Avenida 34 (ParleWay La Soledad) Nº 20-58 Teléfonos: 2459635 - 2878501. Fax: 2884818 Santa fede Bogotá. D.C., Colombia.Dirección GeneralALFREDO AYARZA BASTIDASDirección EditorialPÍO FERNANDO GAONAComposición electrónicaCalle 134 N° 30-72Teléfono: 6154465 932304175. Telefax: 6261279TERCERA EDICIÓN Ejemplares impresos: 24.523.1999. ESTA REIMPRESIÓN 3.000 EJEMPLARESEste libro no podrá ser reproducido en todo o en parte, por ningún medio impresoo de reproducción sin permiso escrito del editor.Impreso por Panamericana Formas e Impresos S.A.Quien sólo actúa como impresor Impreso en Colombia-Printed in Colombia Cooperativo Editorial MAGISTERIO
  2. 2. CONTENIDOPrólogo¿Qué es un proyecto?............................................................................9Tipos y modalidades de proyectos......................................................13Guía para la presentación y elaboración de proyectos........................16 1. Denominación o título.......................................................19 2. Caracterización del proyecto.............................................21 A Identificación.........................................................21 B. Justificación..........................................................21 C. Marco Institucional, social y teórico....................22 D. Finalidad del proyecto..........................................23 E. Objetivos, propósitos, logros y metas...................23 F. Destinatarios.........................................................26 G. Productos, resultados y efectos............................28 H. Cobertura y contexto físico o espacial del proyecto.............................................30 3. El régimen operacional.....................................................32 4. Instrumentos, métodos, técnicas y modalidades………...40 5. Cronología del proyecto....................................................43 6. Los recursos y costos de ejecución...................................44 7. ¿Cómo administrar el proyecto?.......................................52 8. Los indicadores de evaluación de un proyecto.................59Esquema para la elaboración de un proyecto.....................................62Etapas anteriores a la elaboración del proyecto: Anteproyecto, diagnósticos y estudios de factibilidad.....................63Evaluación de proyectos......................................................................70Actividades, proyectos, programas y planes.......................................82Proyectos comunitarios.......................................................................88El método de proyectos en la educación...........................................100
  3. 3. Proyecto para crear una bibliotecainfantil comunitaria y un centrocultural para un barriode la ciudad de santa fe de Bogotá................................................105Bibliografía
  4. 4. Prólogo Hoy día, tanto, en las ciencias sociales como en las cienciasfactuales, el proyecto ocupa un lugar importante en el proceso deplanificación, programación, evaluación e investigación de susactividades y tareas. No es extraño que así sea, ya que un proyecto nosólo es una guía para la acción, sino también un factor de cambio y detransformación, un mecanismo de unidad y de integración. Es,además, un instrumento inseparable de la vida orgánica de numerosasdisciplinas y campos de trabajo. Tanto para el maestro rural, queconvierte su clase en un verdadero proyecto pedagógico, como para eleconomista que diseña proyectos de desarrollo que hacen parte de laspolíticas económicas de un país, el proyecto es una herramienta clavepara sus actividades educativas y económicas. Pero a pesar de que todo el mundo utiliza esta modalidad operativa,poco se ha escrito sobre la estructura, el diseño, elaboración yevaluación de los proyectos. La escasa literatura que existe sobre eltema se encuentra vinculada principalmente al área económica, y sonnumerosas las variantes técnicas, financieras y económicas que tienenrelación con el estudio del mercado, la oferta y la demanda, las obraspúblicas y los proyectos de inversiones, aunque no siempre sonaplicables a disciplinas vinculadas con las ciencias sociales yhumanas. El presente trabajo tiene como propósito servir de instrumento paraquienes desean utilizar el proyecto en sus actividades académicas oprofesionales. No tiene ninguna pretensión de tipo teórico oconceptual, sólo pretende contribuir a la definición de unametodología y de una técnica que no ha sido claramente precisada,debido a la propia ambigüedad del término. Si bien se han conservado algunas características fundamentales delproyecto económico (conceptos, variables, parámetros y técnicaspropios del sector), surge la necesidad de replantearse numerososcriterios y formas de trabajo no compatibles con las actividadespropias de las ciencias sociales, que se han identificadotradicionalmente con posturas más cualitativas, flexibles y globalesque las vigentes en el campo económico.
  5. 5. Pero a nuestro juicio, cualquier enfoque conceptual u operativosobre el tema del proyecto no tendría ningún sentido si éste no searticula con algunas experiencias vividas y desarrolladas por el autoren este terreno, particularmente a nivel comunitario y educativo. Deahí la importancia que tiene para la concepción general del trabajo elevitar esquemas y fórmulas rígidas que sólo contribuye a inmovilizarla capacidad innovadora.
  6. 6. ¿Qué es un proyecto? El término "proyecto" es fundamentalmente polisémico porque entorno a él se conjugan usos, significados y aplicaciones diferentes. Esuna de las palabras "comodines" que se utiliza como sinónimo demuchas cosas, ya que si bien en la práctica todos entendemos lo que esun proyecto, la multiplicidad de significados diferentes con los cualeslo asociamos, lo convierte en un término ambiguo e impreciso. Lapropia etimología de la palabra "proyecto" no nos ayuda mucho adefinir sus dimensiones semánticas. El vocablo, proveniente del latín"proiectum" se compone del prefijo "pro", que significa "haciaadelante", e "iectum", que se traduce por "lanzar", y se entenderíacomo "lanzar hacia adelante". Esta acepción hace referencia a uno delos tantos significados que tiene la palabra, o sea como idea ointención de una persona, pero no necesariamente como un plansistemático para alcanzar algunos fines y objetivos específicos. Antes de que el término "proyecto" se instrumentalizara y setransformara en un medio para alcanzar un fin determinado a niveloperativo, tenía una connotación más amplia, y filosóficamente hacíareferencia a la proyección social y espiritual del ser humano, queencarnaba en el proyecto el deseo de trascender y proyectarse hacialos demás, salir de sí mismo y abrirse al otro. Pero también lossociólogos y los antropólogos le dieron un significado propio, altransformar a la comunidad en un verdadero proyecto de desarrollo. Todo el mundo coincide en que el término se relaciona con eldesignio o la idea de hacer o ejecutar algo. El proyecto puedeconstituirse en una actitud, y en este caso lo relacionamos con unpropósito, una idea, una intención o quizás un intento. Pero tambiénpuede ser una actividad o una realización, en tal caso se relacionaríacon un esbozo, un bosquejo o un diseño. Existen proyectos personales,arquitectónicos, económicos, sociales, de ley, etc. que si bien tienenaspectos comunes, también poseen rasgos propios.
  7. 7. En el propio verbo "proyectar" se perfilan algunas características deltérmino, ya que nos habla del acto de idear, trazar o disponer el plan ylos medios para la ejecución de una cosa. Pero también una persona seproyecta cuando está en condiciones de expresar o de manifestarsentimientos o ideas. Cuando se forma sobre una pantalla la imagenóptica amplificada de diapositivas, películas u objetos opacos,decimos que se proyectan estas imágenes. El arte de proyectar enarquitectura hace parte de una tradición y de una técnica donde serepresenta por medio de líneas, planos y dibujos, todo un conjunto deideas que tienen relación con esta disciplina. Para los franceses Chervel y Le Gall, un proyecto no es otra cosaque "un conjunto de medios ejecutados de forma coordinada, con elpropósito de alcanzar un objetivo fijado de antemano".CHERVEL M, LE GALL, M. Manuel dévaluation économique des projets. Laméthode deseffets.Collection Méthodologie de la Planificaron. N° 10. Ministere de la Coopéraüon.París, 1976. Para la metodología de la investigación, un proyecto no es más queuna propuesta de estudio o de investigación científica dentro de uncampo más o menos definido, con unos métodos y técnicasdeterminadas, que es posible o viable. Pero no sólo puede ser unapropuesta, sino también un conjunto de elementos o partesinterrelacionadas en una estructura diseñada para lograr objetivosespecíficos. En algunos casos puede referirse a un conjunto derecursos y etapas diseñadas para resolver problemas específicosmediante procesos que se consideran adecuados. En muchas oportunidades se comete el error de confundir el término"proyecto" con otros, que si bien aparentemente son sinónimos, en lapráctica se refieren a otros aspectos muy diferentes. Tal es el caso conlas expresiones plan, programa y actividad, conceptos que a juicio delos especialistas se encuentran íntimamente ligados al proyecto, tantoque en muchas oportunidades se acepta que un plan comportaprogramas y proyectos.
  8. 8. ¿Qué diferencias existen entre estos términos? A pesar de que eltema se analiza con mayor profundidad en otros capítulos, esimportante definirlos y compararlos con el de proyecto.* Actividad. Se refiere a ese conjunto de acciones o tareas que serealizan en el desarrollo del proyecto, sin las cuales se haría muydifícil cumplir con los objetivos que se plantea. Muchas veces se haentrado a definir el proyecto como un conjunto de actividades, de ahíla tendencia a identificar el proyecto en general con las acciones yactividades que lo hacen posible.* Programa. Muchas veces es definido como un proyecto ordenadode actividades, con lo cual se entra a confundirlo con éste. Pero en lapráctica un programa es un conjunto de proyectos, con metas yobjetivos de un plan que deberá cumplirse dentro de un tiempo y deun ámbito determinado.* Programación. La asociamos con un conjunto de procedimientos ytécnicas que se utilizan para orientar y ordenar las acciones que serequieren para un programa.* Proyecto. Es una unidad operativa y específica, a diferencia delprograma que comporta aspectos teóricos y conceptuales más ampliosy generales, que incluye, por ejemplo, una fundamentación, unosobjetivos, etc. Pero la diferencia está en que un programa parte de losresultados del diagnóstico que tiene como referencia la situacióndefinida como meta.* Plan. Es mucho general que los anteriores, ya que hace referencia aun amplio conjunto de fines, objetivos, medios, instrumentos, metas,recursos, etc. para lograr el desarrollo de un área o de un sector más omenos amplio (país, región, provincia, comunidad). Este conceptoglobal de las acciones que se propone para cumplir determinadosobjetivos y metas, está perfectamente tipificado en el caso de losplanes de desarrollo económico o social, en los planes de estudios deun área educativa, o hasta en el propio plan de cuentas de uncontabilista.
  9. 9. A pesar de la estrecha relación que existe entre las accionesderivadas de la proyección, de la programación y de la planeación, nohay duda que se trata de niveles diferentes de concreción,especificidad, sistematización, ordenación y organización de lasactividades. Cuando hablemos de los procesos de planeación yprogramación de los cuales hace parte el proyecto, ampliaremos unpoco más el tipo de relaciones que surgen en estos niveles. Tipos y modalidades de proyectos Cada disciplina o área del conocimiento parece tener su propiaconcepción sobre lo que es y lo que debe ser un proyecto, de ahí ladiversidad de criterios que existen entre las ciencias sociales yfactuales, que tampoco parecen escaparse a la influencia de losparadigmas de investigación cuantitativa y cualitativa. Algunosautores clasifican los proyectos según sus finalidades, otros deacuerdo con el tiempo que separa la ejecución de los procesos y laobtención de los resultados, o según su complejidad, ya sea a nivel desu ejecución o de los resultados. En cambio, otros reducen laclasificación a dos categorías básicas: los sociales y los económicos,según se relacionen o no con la producción. Veamos con detalle cadauna de estas categorías. En la clasificación, de acuerdo con las finalidades que persigue unproyecto, se encuentran dos modalidades: según la naturaleza de losbienes o servicios producidos, y según la clase de consumo que dalugar el producto. En el primer caso, se perciben claramente dos tiposde proyectos, uno que tiene fundamentalmente por propósito elproducir bienes materiales, por ejemplo, proyectos agrícolas, mineros,energéticos, industriales, etc., y otro que se centra en la producción deservicios, por ejemplo, salud, vivienda, educación, cultura, etc.Algunos buscan simplificar esta división y se refieren a proyectosproductivos y no productivos, que naturalmente tienen relación conlos bienes materiales o de uso que se producen en cada caso, y los deservicio que tienen un carácter o un destinatario público.
  10. 10. Según la clase de consumo que da lugar el producto, en el campoeconómico existen proyectos destinados a la demanda interna oexterna, o sea son exportables o importables, pero también seencuentran proyectos económicos que se diferencian de los proyectossociales vinculados a la salud, educación y cultura. En esta mismamodalidad se incluyen proyectos de producción de bienescomerciables y no comerciables, como pueden ser los propios de unacooperativa. El tiempo que separa la ejecución de los procesos y la obtención delos resultados, se constituye en un factor de clasificación, ya que aquípodemos identificar los proyectos que exigen algunos resultadosinmediatos y aquellos de producción diferida o a largo plazo, loscuales pueden ser adecuados a otro tipo de exigencias. De igualmanera, la estructura y el desarrollo de un proyecto cambian si ésteposee mayor o menor nivel de complejidad, ya que es muy diferenteun proyecto que apunta hacia un objetivo muy específico y puntual,que un proyecto que busca el desarrollo regional o nacional de unamplio sector. En el contexto de la planeación y de la programación también sehabla de tipos de proyectos que se definen en función de quien ha sidoel gestor, por ejemplo: proyectos provenientes de empresas privadas,cuya meta es fundamentalmente la búsqueda de utilidades, o aquellosproyectos que emergen de los sectores públicos o estatales, cuya metaes satisfacer una necesidad o asegurar la mejor prestación de unservicio público. En un plano más general, se habla de los proyectoshistóricos, que para algunos tienen significado más teórico que real,los cuales se acercanmás a un tipo de proyecto nacional o a un modelogeneral de desarrollo, que a un proyecto específico. En la formulaciónde un proyecto histórico, existe una fundamentación más política oideológica que técnica. Dentro de las modalidades más específicas, entraremos a analizarlos denominados proyectos de desarrollo, los cuales se ubican en elcampo particularmente económico y social, los métodos de proyectosutilizados en el campo educativo y pedagógico, los proyectoscomunitarios y los proyectos culturales, que si bien no agotan todaslas variantes que existen en este terreno, resumen una diversidad deenfoques que existen en torno al tema.
  11. 11. Guía para la presentación y elaboración de proyectos A pesar de que los planificaciones e investigadores coinciden enmuchos aspectos que tienen relación con las etapas y fases queintegran un proyecto, en general son numerosas las alternativas yvariantes que existen en este terreno. Por eso, para evitar confusionesentre los lectores, analizaremos cada una de las fases o etapasrecomendadas para evitar que su aplicación se convierta en un actomecánico. Cambian muchas veces los esquemas de presentación deproyectos según el área donde se ubican los propósitos que se señalan,ya que es muy diferente un proyecto de tipo económico a unopedagógico, un proyecto de servicio a uno que busca resultados ylogros muy concretos, un proyecto de investigación a un proyectovinculado al trabajo social. Pero independientemente de los nombres que se le asignen a cadaetapa y al orden que se adopte en cada caso, no hay duda que loscomponentes de un proyecto no escapan a ciertos criterios deorganización y de estructuración lógica ya convencionalizados ennuestro medio, pues cualquiera que sea el tipo de modalidad que seelija, ésta debe poseer un mínimo de coherencia, continuidad,precisión y claridad, de lo contrario el proyecto se convierte en unasuma desordenada e incoherente de actividades. Tampoco laestructura de un proyecto es ajena al desarrollo de ciertas operacionesmentales y propias del conocimiento científico, que a la postre son lasque determinan el "corpus" del proyecto. Veamos algunas de lasoperaciones que ayudarán a dar respuesta a los numerososinterrogantes que se plantean en el momento de diseñar y de presentarun proyecto.
  12. 12. a. ¿Qué hacer? Aquí se busca explicar los valores y los principios que inspiran yguían la acción. Es el fundamento de la acción, y al mismo tiempo elmodelo a alcanzar en cuanto que proporciona reglas para la acción yuna jerarquía de valores. Inquiere por la identidad, naturaleza odeterminación de algo.b. ¿Para qué hacerlo? Naturalmente lo que se haga tiene un sentido, un destino o unautilidad, que en la mayoría de los casos podría ser la solución de unproblema o la satisfacción de una necesidad. Es decir, el "para qué" serelaciona con los objetivos que se plantea el proyecto.c. ¿Por qué hacerlo? Es la medida de la justificación del proyecto, que remitenecesariamente a una explicación que señala la importancia,significado, viabilidad e interés que tiene el proyecto y el motivo quelo determinó. Estos interrogantes hacen parte y tienen relación con la causa o elmotivo por el cual yo adelanto o realizo el proyecto. Aquí se trata deespecificar los antecedentes que fundamentan y justifican no sólo elproyecto en sí, sino el proceso y las estrategias que se utilizarán paraejecutarlo.d. ¿Cómo hacerlo? Aquí se incluyen todas las actividades, tareas y trabajos que serealizarán como parte de un método y de un plan de acción, y deacuerdo a los objetivos, metas y logros que se señalen en cada caso.
  13. 13. e. ¿Dónde hacerlo? El lugar o el sitio donde se adelantarán las actividades que hacenparte del proyecto, es fundamental para los propósitos de éste, ya queno todos los sitios son adecuados para alcanzar los fines propuestos.Pero este punto no sólo se refiere al lugar físico donde se desarrollaráel proyecto, sino en general al contexto donde se ubica, o sea, todo loque rodea y enmarca física, social, económica y culturalmente elproyecto y las actividades propias de éste.f. ¿Qué magnitud tendrá? Aquí se entra a delimitar el volumen y el alcance cuantitativo delproyecto, su profundidad, el tipo de servicios que prestará o lasnecesidades que se propone satisfacer.g. ¿Cuándo se hará? El "cuándo" se refiere al tiempo que se requiere para llevar a lapráctica el proyecto, el cual necesariamente estará sujeto al control ydelimitación cronológica determinada.h. ¿Quiénes lo harán? Se refiere al equipo de trabajo que pondrá en práctica las diversasactividades del proyecto. Se debe saber qué requisitos y preparaciónexige el proyecto al personal que participará en él.i. ¿Con qué medios y recursos se hará? Si bien hace alusión a los medios en general, busca precisar losrecursos humanos, económicos y financieros que se requieren para larealización del proyecto. Todo este conjunto de interrogantes resumen los aspectosfundamentales de un proyecto, pero no necesariamente aquello quepuede ser útil en el momento de diseñar y llevar a la práctica unproyecto. Veamos con detalle cada una de las fases y pasos que segúnalgunos importantes documentos publicados sobre el tema, como losdel Instituto Latinoamericano de Planificación Económica y Social(ILPES), de la FAO, el ICONTEC y otras instituciones y autores, se
  14. 14. constituyen en pautas básicas para la elaboración y el diseño deproyectos, independientemente de que pertenezcan al área social,económica o educativa.1. DENOMINACIÓN O TÍTULO Quizás parecerá una preocupación secundaria el pensar en el títuloantes de adelantar el proyecto, pero a juicio de los expertos, éste tieneel valor no sólo de aportar datos e información sobre el tema, elproblema o las instituciones que participan en el proyecto, sino quetambién sirve como factor de motivación, inducción o incitación paraquienes son ajenos al mismo, a la vez que constituye un instrumentoque permite unificar temática y metodológicamente el proyecto. En general, el título nos presenta una idea clara y precisa delproblema fundamental del proyecto, que en un comienzo se puedeformular en forma tentativa, y al finalizar se puede cambiar por unomás declarativo o afirmativo. Es importante que el título no se preste aengaño, y su lectura no dé una idea equivocada del proyecto que seadelanta. Tradicionalmente se habla de tres modalidades para formularun título:* Por síntesis, donde se condensa y se sintetiza la idea central delproyecto.* Por asociación, cuando se relaciona con otra idea o ideas vinculadascon el proyecto. O sea, sugiere indirectamente algunos aspectosfundamentales del proyecto, pero no es lo suficientemente explícitocomo para dar margen a una comprensión global de los contenidos delproyecto.* Por antítesis u oposición, donde se presenta todo lo contrario de loque va a desarrollarse en el proyecto. O sea, el título plantea loopuesto o lo contrario a la idea o ideas fundamentales del proyecto,cuidando que esta contrastación quede lo suficientemente clara, de locontrario puede confundir a las personas.
  15. 15. El título cumple tres funciones básicas en un proyecto:* Diferencia el proyecto de cualquier otro.* Caracteriza temáticamente el proyecto.* Enuncia el contenido de un proyecto. Si se desea o si se necesita, se puede incorporar un subtítulo quesirva de complemento adicional al título, que pueda aclararlo oampliarlo.2. Caracterización del proyecto No es fácil, al comienzo de un proyecto, tener una visiónpanorámica y general de un proceso que aún no se ha desarrollado.Por eso para caracterizar o explicar la naturaleza de un proyecto, serequiere agregar algunos aspectos que ayuden a esta tarea. Ello nosobliga a incluir numerosos pasos que hacen parte de un proyecto, yque a la postre sirven para caracterizarlo y definirlo, por lo menos anivel teórico. Aquí se incluirán:* Identificación del proyecto.* Justificación.* Marco institucional.* Finalidad del proyecto.* Objetivos.* Destinatarios.* Productos, resultados y efectos.* Cobertura y contexto físico o geográfico, social y cultural.A. IDENTIFICACIÓN Identificar un proyecto es tener una idea completa de su naturaleza,carácter, categoría, tipo y finalidad lo cual se logra a través de unadescripción amplia de éste, definiendo y caracterizando la idea centralde lo que se pretende realizar. Esta identificación inicial es muyimportante para que los participantes tengan una informacióncompleta del mismo. Además posibilita tener una concepción total ygeneral del proyecto.
  16. 16. B. JUSTIFICACIÓN La justificación no tiene otro propósito que indicar o describir el porqué del proyecto, qué importancia y qué utilidad tiene para elproblema que se busca resolver. De igual manera si es viable, o sea, sies posible desarrollarlo, aunque en las etapas anteriores al proyecto seadelantan estudios de factibilidad que posibilitan definir este aspecto,y que se analizarán en otro capítulo. Se trata de probar conargumentos técnicos y científicos que:* Existe una necesidad que debe ser satisfecha.* Existe un problema que debe ser solucionado.* El proyecto va a satisfacer la necesidad y resolver el problema.* Estas necesidades y problemas tienen prioridad sobre otros, y que se justifica incluirlos como tales.* Existen argumentos políticos, sociales, económicos, técnicos yhumanos que justifican que se conceda prioridad a la solución de estosproblemas y necesidades.* La trayectoria y las estrategias del proyecto son las adecuadas.* Existen los recursos humanos y económicos para realizar el proyecto.* El problema se justifica con base en un diagnóstico o estudio previo de la situación.* Existe el tiempo necesario para realizarlo. Operativamente, uno de los argumentos más sólidos que se puedenesgrimir como fundamento de esta justificación, son los resultados deun diagnóstico de la realidad donde se ubica el proyecto, y un estudiode prefactibilidad y factibilidad. Ellos son garantía de la utilidad,efectividad y alcances de un proyecto.
  17. 17. C. MARCO INSTITUCIONAL, SOCIAL Y TEÓRICO Cuando el proyecto es de origen institucional, tiene enormeimportancia el marco general de la entidad ya que va a tener granutilidad la información que se aporte sobre la organizaciónresponsable del proyecto. Naturalmente, esta información se obviacuando el proyecto se ejecuta en el seno de la organización que lopromueve y lo realiza, en cambio tiene preeminencia cuando elproyecto se efectúa en el marco de otra organización o institución.Particularmente es útil toda la información que tiene que ver con laspolíticas y prioridades de la organización, las relaciones con otrasinstituciones, etc. Pero si el proyecto no es propiciado por una organizaciónclaramente identificada, sino por un grupo de personas de lacomunidad, o por estudiantes y docentes de una institución, tendríamayor significado un marco social que se refiera a los aspectoseconómicos, organizativos, institucionales, políticos, etc. de lacomunidad en general, sobre todo en el caso en que el proyecto seconstituya en una experiencia participativa y compartida por lacomunidad.D. FINALIDAD DEL PROYECTO No existe acuerdo entre los expertos sobre la necesidad de definiralgunas finalidades específicas en un proyecto, ya que una finalidadúltima puede convertirse en una "camisa de fuerza" que obliga alproyecto a someterse rigurosa y mecánicamente a ella. Esta modalidadpuede ser perfectamente válida para los proyectos pequeños y queposeen independencia con relación a otros niveles, y si este proyectohace parte de un plan o de un programa más amplio, esta finalidadpuede ser importante para orientar el proyecto y evitar que seproduzcan desfases con relación a los planes y programas de loscuales hace parte. En algunos casos, no hace falta incluir finalidadesdiferentes a las propias de los planes y programas, ya que seencuentran expresadas en éstos. Como se verá, más importancia yprecisión poseen todos los aspectos que tienen relación con losobjetivos, nietas, logros y propósitos del proyecto.
  18. 18. E. OBJETIVOS, PROPÓSITOS, LOGROS Y METAS No hay duda que los objetivos son aspectos claves en cualquier tipode proyecto, ya que sin ellos es imposible saber para qué se hace unproyecto y qué se espera obtener al culminar su desarrollo. No existen diferencias entre los objetivos generales y específicospropios de una investigación científica y los propios de un proyecto."El término ha sido definido de forma muy diferente, pero laexplicación más generalizada es aquella que nos habla de un objetivocomo un enunciado claro y preciso de las metas y los propósitos quepersigue. El qué y el para qué caracterizan sustancialmente losobjetivos". (2) En la mayoría de los casos, en el terreno de losproyectos, los objetivos se expresan como resultados finales, y nocomo tareas o actividades que hacen parte de un proceso, como en elcaso de la investigación científica. El término objetivo no tiene un significado único. Veamos algunasacepciones que tiene el término, no sólo en el contexto de losproyectos, sino en el de la investigación científica. Un objetivo puedeser:* Una meta.* Un propósito.* Un punto central de referencia.* Un producto.* Un logro.* Un fin. Al decir que es una meta, estamos afirmando que se trata de un finhacia donde se dirigen las acciones o deseos de una persona, y en estecaso, de un proyecto. Es un propósito porque implica una intención yuna mira, y para ello se requiere que se convierta en un punto centralde referencia que permita entender la naturaleza específica de lasacciones por realizar. De igual manera, un objetivo se convierte en unproducto, o sea, el resultado de un trabajo o de una actividad.(2) CERDA, Hugo. Elementos de la investigación. Ed. El Buho. Bogóla,1991.
  19. 19. No hay que olvidar que estos productos o resultados debenresponder a los objetivos propuestos, de lo contrario el proyecto nohabrá cumplido lo que se propuso. Alcanzar o conseguir algo que sedesea o se intenta, se transforma en un logro, y de igual manera sebusca alcanzar un fin, es decir, conseguir algo bien definido yperseguido intencionalmente. Algunos autores destacan las diferencias que existen entre unafinalidad y un objetivo, ya que para ellos, la primera buscanecesariamente producir un impacto dentro de una poblacióndeterminada, en cambio el objetivo sólo le interesa producir un efecto.Un impacto puede generar un cambio o una transformación y tambiéndejar una huella como resultado. En la vida cotidiana, un efecto esalgo que golpea a un individuo, producido por una situación, unacontecimiento o una acción. En cambio, el efecto lo relacionamoscon el resultado o la consecuencia que produce un acto. Tradicionalmente existen los objetivos generales y específicos queseñalan una dirección en cualquier tipo de proyecto. Un objetivogeneral, como su nombre lo indica, engloba todo un conjunto demetas, logros y fines del proyecto, y para que se exprese en elenunciado de los objetivos, éstos deben abarcar una amplia gama decontenidos, conceptos e información. En los objetivos específicos, seseñalan puntualmente las acciones que se llevarán a cabo en elproyecto, los medios que se utilizarán y el por qué o para qué serealizarán, así como logros o resultados se aspiran alcanzar. ¿Existen algunos criterios para formular objetivos de un proyecto?En la práctica no existe ninguna fórmula precisa, sino algunasrecomendaciones generales que pueden ayudar a formularlos. Losexpertos afirman que un objetivo bien formulado es aquel que logratransmitir lo que realmente intenta realizar o alcanzar el proyecto.También recomiendan que se debe evitar la inclusión, en un soloenunciado, de muchos objetivos, particularmente específicos, ya queplantearse muchas metas, fines, logros o propósitos puede confundir alas personas que trabajan en un proyecto.
  20. 20. Los objetivos son básicos y fundamentales en cualquier proyecto. Sise cumplen a cabalidad los objetivos específicos, se supone que se hanalcanzado las metas señaladas por éstos, y se habrá resuelto elproblema formulado. La diferencia entre un objetivo propio de la investigación y otrorelacionado con un proyecto es que en los objetivos tienen un caráctermás operativo, es decir, hay que traducirlos en logros específicos,indicando cuánto se quiere lograr con la realización del proyecto,dentro de un tiempo determinado y un medio también delimitado.Ello quizás nos enseña que las metas operacionalizan los objetivos,definiendo el cuándo, cuánto y el dónde se realizarán éstos.F. DESTINATARIOS Según el carácter, naturaleza, categoría o tipo de proyecto, puedecambiar sustancialmente el destinatario. Un proyecto puede involucrara personas de distinto sexo, condición socioeconómica, edad,actividad laboral, nivel cultural o educativo, estratificaciónprofesional, etc. El tipo y la composición de la población destinatariade los proyectos es tan variada y diferente como lo son los propiosproyectos. Por lo general, la composición y distribución de lapoblación se realiza desde el punto de vista social, económico,biológico, cultural o educativo, lo cual nos permite visualizar toda laamplia gama de población que puede constituirse en objeto de unproyecto.• Distribución por sexos: hombres y mujeres.* Sexo-trabajo: Población en edad de trabajar y en edad no laboral.* Sexo-economía: Población productiva y no productiva.* Sexo-educación: Preescolar, primaria, secundaria y universitaria.* Sexo-realidad social: Población dependiente y no dependiente* Sexo-biología: En edad de procrear e impúber.• Distribución según el origen: nacionales y extranjeros, nativosy migrantes.• Distribución según la composición étnica: Indígenas,mestizos, blancos, negros, etc.
  21. 21. • Distribución según el estado conyugal: casados, solteros,relaciones de hecho, separados y divorciados.• Población urbana y rural.• Población económicamente activa y no activa.• Distribución por sectores económicos. De producción. De elaboración. De servicios.• Distribución según ocupación: (Profesión, oficio, clase detrabajo). Naturalmente el carácter, la naturaleza, la categoría o el tipo deproyecto varían según la población involucrada, ya que cada casoexige un enfoque y una visión diferente a nivel técnico ymetodológico. Cada uno de estos sectores vive sus propios problemasy tiene necesidades específicas.G. PRODUCTOS, RESULTADOS Y EFECTOS Según los expertos, es imposible distanciar los objetivos, los logroso metas de un proyecto de sus propios productos o resultados.Concretamente, no se justificaría un proyecto que no alcanza losresultados y productos esperados. Es muy simple: se alcanzan losobjetivos y las metas si se obtienen los productos y resultadosesperados, y viceversa. En muchos casos se confunden los objetivos, las metas y losproductos, olvidando que una cosa producida es exclusivamente elresultado de un trabajo o de una operación determinada. Soninstancias inseparables, ya que es imposible pretender conocer una deestas categorías, si no se conoce la otra. Ello se, puede percibir cuandose tiene por objetivo conocer el efecto y el impacto en la población deun producto determinado.
  22. 22. Si bien generalmente un producto se define como el resultado de untrabajo o de una actividad determinada, son muchas las variantes y losalcances que tiene un producto, ya que fácilmente se puede asociarcon una obra realizada, el fruto de un trabajo, un provecho, un lucro obeneficio, un rendimiento, un rédito, una utilidad o una renta. En los proyectos de tipo social o cultural, casi siempre podemosidentificar dos tipos de productos:* Resultados materiales.* Servicios. Aquí los aspectos materiales de una obra pueden ser muy vanados,pues pueden referirse a viviendas, escuelas o aulas construidas, comoparte de un proyecto que tiene como objetivo este tipo de productosmateriales. Una vez realizadas estas obras, se agota el sentido delproyecto. Tradicionalmente, el concepto "servicio" se relaciona contodas aquellas acciones o actividades que buscan o tienen porpropósito la satisfacción de las necesidades de las personas. Se trata deuna actividad humana no productiva en el sentido económico, peroque busca satisfacer necesidades y resolver problemas, con elpropósito de mejorar las condiciones de vida de las personasdestinatarias de los servicios. Muchas veces los servicios se presentanbajo la forma de bienes materiales, pero su objetivo no es laconsecución de éstos, sino la ayuda o el beneficio que prestan. A nivel económico, se concretan a través de bienes de capital o deproducción, los cuales son capaces de generar bienes o servicios, queson el "producto" en el sentido corriente de éste término. Resultan delproyecto, además, ciertos efectos sobre el sistema económico, que setraducen en cambios en las relaciones, condiciones y situaciones quecaracterizan el funcionamiento del sistema. En el campo económico sedenominan "resultados del proyecto", tanto a sus productos como asus efectos, que a la postre se consideran como aspectos inseparablesde una misma actividad. O sea, existe una clara diferencia entre losalcances que tiene un producto no produce un cambio o unatransformación en una población determinada. Se requiere que eseproducto afecte o actúe sobre las personas, es decir que tenga unefecto sobre esa población. Un error en el que incurren numerososproyectos en el campo social o educativo, es que piensan que susobjetivos se han agotado en el momento que se genera un producto
  23. 23. material, olvidando que ese producto tendrá realmente significado enla medida que se relacione con los destinatarios y produzca un"efecto". Por ejemplo, proyectos destinados a crear una biblioteca enun barrio no se agotan en el momento de inaugurar la biblioteca, yaque ésta tiene sentido en la medida que se inserte en la comunidad y seconvierta en promotora de la cultura, de la lectura y de la actividadsocial del barrio. En el contexto, tanto del área económica, social y educativa, sehabla con frecuencia de varios tipos de productos, los cuales seencuentran muy relacionados entre sí. Se hace referencia a los"productos principales" y a los "subproductos," que algunos vinculancon la capacidad de un objetivo para abarcar o prever todos losresultados, y que puede en ocasiones, limitarse sólo a la obtención delproducto directo de la actividad planeada, olvidando otros aspectosque puedan surgir adicionalmente, los cuales en economía sedenominan subproductos; y éstos, en muchos casos llegan a ser tanimportantes como los mismos productos principales. Por ejemplo, sien un colegio se desea adelantar un proyecto que busca mejorar elnivel lector en la población infantil, y se propone la creación de unabiblioteca escolar. El efecto y el impacto que tiene en la poblaciónescolar la creación de la biblioteca, puede generar y descubrir nuevosaspectos de un problema que no se reduce estrictamente a unproblema pedagógico, sino que se relaciona con otros aspectossociales, económicos, técnicos e institucionales no previstos, loscuales en muchas oportunidades, pueden considerarse como"subproductos". También se habla de "productos sustitutivos o similares", que si bienno son estrictamente aquellos que los objetivos o metas nos señalan,cumplen funciones similares a las previstas o planeadas. O seacumplen funciones similares y los mismos servicios que aquellosseñalados previamente. Finalmente, se menciona a los "productoscomplementarios," los cuales sirven de apoyo a los productosprincipales. Muchas veces los productos citados no satisfacenplenamente las expectativas y aun las propias necesidades de losdestinatarios, entonces otros que complementan y refuerzan la funciónde los productos principales.
  24. 24. H. COBERTURA Y CONTEXTO FÍSICO O ESPACIAL DEL PROYECTO En un proyecto, la delimitación física, espacial o temática ocupan unlugar importante en el diseño y planeación de éste. Delimitar elproyecto es analizar la viabilidad para su desarrollo. No se puede arriesgar al fracaso un proyecto si previamente no sehan precisado sus límites físicos y su cobertura, los cuales estánrelacionados con los recursos disponibles, los costos, el tiempo conque se cuenta, etc. Algunos expertos en el tema rechazan la alternativade un macro-proyecto, ya que a su juicio desvirtúa la verdaderanaturaleza de un proyecto, que se focaliza en un área determinada, enun tiempo reducido y con objetivos muy precisos. Un proyecto decobertura amplia y que exige mucho tiempo para realizarlo, espreferible insertarlo en el contexto de un plan o de un programa. Estetipo de delimitación puede tener muchas variantes:* Delimitación en relación ron el tiempo: Que se refiere a suubicación en el pasado, presente o futuro, es decir, definir los estadioscronológicos en donde se desarrolló, se desarrolla o puededesarrollarse el proyecto.* Delimitación en relación con el espacio: Que nos indica en síel lugar o el espacio geográfico, físico, social, cultural o económico.Algunos, para evitar que el concepto "espacio" sólo se asocie con lofísico, se refieren al "contexto".* Delimitación en relación con los recursos disponibles: Osea,ver hasta qué punte? se cuenta con los recursos económicos yfinancieros para desarrollar un proyecto demasiado extenso ocomplejo. Es sabido que la mayoría de las instituciones exigendocumentos que permiten juzgar la capacidad técnica, financiera yadministrativa de las entidades responsables de ejecutar un proyecto.De ahí la necesidad de delimitar todos aquellos aspectos queposteriormente se pueden Convertir en un dolor de cabeza para laspersonas que trabajan en un proyecto.
  25. 25. 3. El régimen operacional Indudablemente la ejecución de cualquier proyecto, presupone laelaboración de un "plan de ejecución", que establezca en formadetallada y cronológica la secuencia de actividades que correspondana la fase de ejecución del proyecto. Se trata de proponer, según unesquema viable y coherente, el desarrollo en función del tiempo, de lamovilización de todos los requisitos del proyecto—físicos, materiales,humanos, institucionales, técnicos y financieros—en la medida en quese hagan necesarios. Según el ILPES, "la realización de las tareas queen un conjunto han de concretar el proyecto, depende de dos tipos derestricciones: las relacionadas con el encadenamiento necesario deellas mismas (o sea, con la lógica interna de la ejecución del proyecto)y las que se refieren a la disponibilidad de los requisitos externos delproyecto. El plan de ejecución debe tener en cuenta y distinguir ambostipos de restricciones y plantear su coordinación adecuada, y el plazototal de la ejecución compatible con ellas". (3) La realización de un proyecto implica la ejecución secuencial eintegrada de diversas tareas, las cuales se sintetizan en un plan detrabajo o de ejecución, donde un conjunto de tareas se organizan,ordenan y coordinan en función de un tiempo y un espaciodeterminado, tareas que naturalmente hay que realizar para alcanzarlos logros de los objetivos y de las metas del proyecto. ¿Cuáles son losaspectos principales que comporta esta etapa operativa?• Inventario y determinación de las actividades a realizar.• Distribución de las unidades periódicas de tiempo que hacenparte de una secuencia operativa, donde se especifican todos losaspectos cronológicos y las actividades a realizar.(3) ILPES. Obra citada.
  26. 26. • Ordenación y sincronización de las actividades con relación altiempo disponible.• Indicación de los recursos humanos, económicos y técnicos enlas diversas actividades u operaciones del proyecto. Desde hace muchas décadas se ha venido utilizando la gráfica deGANTT como instrumento de control de los programas de ejecución.En los últimos tiempos, se ha desarrollado un método basado en elconcepto del camino crítico, definido en la teoría de conjuntos comoparte del análisis de los "grafos". Esta técnica, conocida por distintassiglas, como por ejemplo PERT, CMP y otras variantes, se aplica alcontrol, en relación con el tiempo de la realización de grupos de tareasque en su conjunto materializan un proyecto. Los procedimientos para la elaboración del cronograma, el plan detrabajo o de actividades, como indistintamente se denomina laactividad propia de programar, de calcular la duración de éstas y suejecución, es muy parecido en los diversos tipos de proyectos. Comoya lo señalamos, se emplean en la mayoría de los casos, dos tipos dediagramas:* Los diagramas de barras, llamados también diagramas de GANTT.* Los diagramas de flechas o diagramas de redes, tales como el CPM y el PERT. El diagrama de Gantt consiste en un gráfico de coordenadascartesianas en el cual las actividades a realizar se listan en el eje de lasordenadas, y el tiempo asignado a ellas, que ocupa el eje de lasabscisas, se representa por barras cuya longitud, medida en unidadesde tiempo, tales como semanas, meses, trimestres o años, indica suduración. El método del camino crítico, más conocido como método CPM,corresponde a las iniciales de su nombre en inglés:
  27. 27. "Critical Path Method". El primer paso para la elaboración dediagramas del método crítico (CPM), al igual que en cualquierdiagrama, es la identificación y lista de las diversas actividades. Ensegundo lugar, se procede a analizar la secuencia lógica que existeentre ellas, respondiendo a las preguntas: ¿qué actividades preceden?¿Qué actividades siguen? ¿Cuáles pueden realizarse simultáneamente?Es evidente que, respetando siempre la lógica general de un proceso,se presentan diversas alternativas de programación. Una programaciónlineal de actividades casi siempre significa una mayor duración totaldel proceso, por esa razón, el análisis de la simultaneidad de accionespermite evitar programaciones lineales y, por lo tanto, optimizar losrecursos y el tiempo. Para realizar mejor este paso, es convenienteutilizar una tabla de análisis de secuencia. En la columna del centro secoloca la actividad planificada, y en las columnas de izquierda yderecha se señalan las actividades que según la lógica del proceso,sean anteriores o posteriores a ella. La técnica PERT corresponde a las iniciales de "Program Evaluationand Review Technique" (técnicas de evaluación y revisión deprogramas). La forma de diseñar las flechas o redes es semejante a lade CPM, pero la diferencia básica consiste en que en la técnica PERTla duración de cada actividad se calcula matemáticamente. Los demáspasos son idénticos. Con la técnica PERT, también se puede calcularla probabilidad de que la programación se cumpla. El diagrama PERT se diseña en forma semejante al CPM, pero pordebajo de la flecha se indican los "valores esperados" de duración decada actividad. La ruta crítica y el valor esperado de terminación delos proyectos se calculan siguiendo la técnica de los momentos mástempranos y tardíos, tal como se describió para el método CPM.
  28. 28. Cronograma de actividades (EN MESES) Diagrama de barras,También llamados DIAGRAMAS DE GANNT.
  29. 29. EL CPM EN UN PROYECTO DE INVESTIGACIÓN Tabla de análisis de secuencia.• Para optimizar los recursos y el tiempo, y establecer una mejorsecuencia lógica de las actividades es conveniente utilizar esta tabla deanálisis de secuencia.• Aquí en las actividades lógicas anteriores, se establecen losprerrequisitos necesarios para desarrollar las actividadesplanificadas.• La duración de las actividades están dadas en semanas.• Este análisis de secuencia de actividades, es previo a la realizacióndel diagrama de flechas o la red del CPM.
  30. 30. Diagrama CPM DEL PLAN DE ACTIVIDADES• Los círculos representan los eventos.• Se enumeran con dígitos en la parte superior dentro del círculo.• El diagrama CPM se diseña y se lee de izquierda a derecha, y debepartir de un evento inicial y llegar a un evento final.• Las flechas que unen dos eventos representan cada actividad.• Entre dos eventos no puede haber sino una actividad o flecha.• Las actividades señaladas con las letras M y N son virtuales y están representadas con flechas punteadas.• Las letras mayúsculas y los números que están juntos a lasactividades planificadas corresponden al orden y a los tiemposprobables de la duración.• La programación de actividades está organizada en formalineal y lógica, y comprende un total de 34 semanas.• El orden lineal se puede romper si se desea acortar el tiempo,dividir responsabilidades y realizar actividades paralelas.• Si se desea ampliar las técnicas del PERT y CPM, se puedenconsultar los libros de L.Y. Chuen- Tao Aplicaciones prácticas delPERT y CPM. Ed. Deusto. Bilbao, España, 1974 y J. Figuera,Técnicas modernas de planificación, programación y control deproyectos PERT-CPM. Ed. Saeta. Madrid, 1964.
  31. 31. Tabla de asignación de tiempos de las actividades (en semanas), según la técnica Pert, Proyecto de Investigación• Los diagramas de flechas o de redes de la técnica PERT sonsimilares a los de la CPM. La diferencia básica consiste en que en latécnica PERT, la duración de cada actividad se calculamatemáticamente. Los demás pasos son idénticos.• Aquí se incluye una tabla de asignación de tiempos en lasactividades, según la técnica PERT. El cálculo de la duración de cadaactividad se efectúa con base en tres valores: "tiempo optimista (to)","tiempo medio probable" (tm) y "tiempo pesimista" (tp).• El diagrama PERT se diseña de forma semejante al CPM,pero por debajo de la flecha se indican los valores esperados deduración de cada actividad (VET).• La ruta crítica y el valor esperado (VET) del proyecto secalculan siguiendo la técnica de los momentos más tempranos ytardíos.
  32. 32. 4. Instrumentos, métodos, técnicas y modalidades de operación El método, como principio y camino ordenador del proyecto, debesatisfacer algunas condiciones básicas de éste. Veamos las principales:* Desarrollar un proceso sistemático que permita el trabajointerdisciplinario y la participación consciente de los sectores a loscuales ha sido destinado.* Tener un conocimiento adecuado de las estructurassocioeconómicas, culturales y educativas de los sectorescomprometidos.* Responder a los problemas básicos del proyecto.* Que contribuya a llevar una propuesta de solución, ejecución yproyección de la misma.* Ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las situacionescambiantes y diferentes de las previstas en el proyecto.* Que se encamine a la solución de problemas concretos, puestoque tiene un carácter instrumental y no puede detenerse en inútilesespeculaciones y análisis ajenos al proyecto.* Que tenga un carácter abierto, en el sentido de que posibilite laintegración de numerosos proyectos en un sistema o constelación, yevite una yuxtaposición de éstos. Uno de los métodos más utilizados, particularmente en los proyectoscomunitarios, es el de la investigación acción-participativa, debido aque esta modalidad se caracteriza porque busca "conocer y actuar" enel contexto de un proceso de cambio o de transformación de larealidad. En este terreno, se identifica con muchos aspectosmetodológicos del proyecto, pero no olvidando que éste es, en loesencial, un proceso operativo que comporta actividades investigativasde tipo participativo. (*)
  33. 33. Naturalmente varían, de manera sustancial los medios, instrumentosy procedimientos utilizados en un proyecto de tipo social o educativo,en comparación con uno económico, los cuales deben responder a lospropósitos y objetivos que en cada caso se señalen. Lo que sí hay querecordar es que los métodos y los instrumentos que se utilicen en estetipo de proyectos sean los propios de la especialidad o área. De ahíque la escuela usará en sus proyectos los medios que hacen parte de laplaneación educativa; evaluación curricular, supervisión educativa,docencia, etc. ya que, a la postre, un proyecto no es ajeno a lasactividades ordinarias de la escuela o del sector educativo. Lo mismopodríamos decir de los proyectos vinculados al sector económico,tecnológico y social, donde junto a los métodos y técnicas inherentes ala especialidad, se usan otros procedimientos que le sirven de apoyo yde complemento. En este contexto, identificamos dos tipos de medios:los privativos de la investigación científica y los vinculados al área delas denominadas "dinámicas de grupo". Otros mencionan los mediosdidácticos o de tipo tecnológico. A pesar de que un proyecto es una "unidad de actividad", suspropósitos y desarrollo no son ajenos a los móviles investigativos, yaque en el curso de un proyecto, y sobre todo antes de llevarlo a lapráctica, tiene enorme importancia el aporte del trabajo investigativo.No olvidemos que en la actualidad los partidarios de la investigaciónacción-participativa utilizan como instrumento el sistema deproyectos, quizás porque en éste se(*) Existe abundante literatura sobre la investigación acción-participativa deconocidos especialistas en esta modalidad, como por ejemplo Orlando Fals Borda,Pedro Demo, Stephen Kemmis, Peter Park, Karl Lewin, etc. En otros libros deHugo Cerda, Los elementos de la investigación (Ed. El Búho, Bogotá, 1991) eInvestigar para cambiar (Coop. Ed. Magisterio, Bogotá,) se puede consultar sobreel tema. (Nota del editor).
  34. 34. puede articular el conocimiento con la actividad, la producción deconocimientos con la solución de los problemas que se plantean. Poreso, un proyecto no sólo en la etapa del diagnóstico o de los estudiosde factibilidad utiliza los métodos y las técnicas propias de lainvestigación científica, sino en todo su desarrollo. Las técnicas parala recopilación de datos, para elaborar, analizar e interpretar lainformación, o para presentar, organizar o sistematizar los datos, noson ajenas al desarrollo de un proyecto. De igual manera, las técnicas de trabajo con los grupos seconstituyen en valiosas herramientas de apoyo en la realización de losproyectos. En este terreno, son numerosas las clasificaciones que sehan adelantado sobre técnicas que se aceptan como medios auxiliaresen la mayoría de las disciplinas vinculadas no sólo con las cienciassociales, sino también con las ciencias factuales. Por ejemplo, se hablade cuatro grupos de técnicas.* Técnicas de trabajo con grandes grupos.* Técnicas de trabajo con grupos pequeños.* Técnicas donde interviene un experto.* Técnicas donde interviene activamente el grupo. Técnicas como el simposio, panel, mesa redonda, debate, foro,estudio de casos, Phillips 6-6, discusión, talleres, dramatiza-ción, etc.,hacen parte de todo un conjunto de modalidades que tienen comopropósito facilitar los procesos de investigación, discusión, toma dedecisiones y estudio de situaciones en la búsqueda de soluciones parael desarrollo del proyecto. Especialmente en los proyectos en dondetiene enorme incidencia el trabajo de grupo, estas técnicas facilitan yestimulan la acción y funcionamiento del grupo, de cara a alcanzar losobjetivos del proyecto. Por supuesto, las técnicas en cuestión sonempleadas de acuerdo con las exigencias, necesidades y circunstanciasque determinan la naturaleza, tipo o modalidad del proyecto.
  35. 35. 5. Cronología del proyecto En el proceso de organización y de control de un proyecto, tiene unaimportancia muy particular el acto de programar o calcular la duraciónde las actividades, las cuales no se diferencian mayormente de laspropias de un proyecto de investigación, a lo que se hizo referencia enel capítulo sobre "El régimen operacional en un proyecto", donde sehabló acerca de los crono-gramas, los CPM o el PERT. Pero lavariable tiempo no es un hecho aislado, ya que ésta depende de unaserie de factores que van a determinar sus límites y su organización,como son su relación con el problema, principalmente de costos,administración, control, resultados, etc. Sabemos que no sólo en el caso de los proyectos, sino en el procesode programación y planificación, el tiempo tiene gran importancia.Conforme a su dimensión temporal, tanto los planes, como losprogramas o proyectos se organizan a corto, mediano o largo plazo, deacuerdo con el contexto donde se ubica el proyecto. En los proyectoseconómicos tiene enorme importancia la delimitación temporal, yaque a mayor tiempo de duración, mayores son los costos del proyecto.En cambio en los proyectos sociales, aunque también existenrestricciones a nivel temporal, igualmente por problemas de costos, engeneral éstos tienen carácter más extensivo que intensivo. Aquí hayque recordar que con relación al tiempo, los proyectos son casisiempre clasificados como "intensivos" cuando se concentra, en elmayor tiempo posible, un número apreciable de actividades propias.En cambio en los proyectos "extensivos", las acciones se prolongan enel tiempo, ya que, a la postre, los aspectos humanos y sociales exigenun desarrollo más profundo y elaborado. La determinación de los plazos de las actividades a realizar es unpunto que exige una planificación más rígida en los proyectoseconómicos y más flexibles en los proyectos sociales o culturales. Deigual manera, las tareas de control exigen el cumplimiento de losplazos previstos para la ejecución de las diferentes etapas yactividades.
  36. 36. Quiérase o no, también existe una estrecha relación entre el tiempo yel espacio pues no hay que olvidar que a mayor cobertura de unproyecto, mayor será el tiempo invertido. En todos estos casos, existeuna estrecha relación y dependencia entre los factores temporales, elespacio, los objetivos planteados y los recursos humanos yeconómicos disponibles para la realización del proyecto, lo que engeneral nos está señalando la necesidad de entrar a planificaradecuadamente todos sus componentes.6. LOS RECURSOS Y COSTOS DE EJECUCIÓN Cualquiera que sea la índole o el tipo de proyecto, la pla-neación,control y evaluación de los recursos económicos se constituyen en elcapítulo fundamental que puede afectar o retardar cualquier acciónque se adelante y, en muchos casos, comprometer el desarrollo de unproyecto. Sin la existencia de algunos recursos y medios económicos yhumanos básicos, se haría imposible la realización de un proyecto, deahí la importancia de precisarlos, planificarlos y programarlos comoparte de un rubro que deberá ser estudiado y analizado, ya que estosrecursos deberán corresponder a las necesidades y exigencias delproyecto. O sea, hay que calcular los costos de ejecución del proyectoantes de determinar el monto de los recursos, ya que éstos puedenvariar según el tamaño, el proceso o la localización del proyecto. Tradicionalmente, el tamaño de un proyecto se mide por sucapacidad de prestación de servicios, tratándose de un proyecto socialo cultural, y por su capacidad de producción si se trata de un proyectoeconómico. Todo definido en términos técnicos con relación a launidad de tiempo de funcionamiento normal de la institución, empresau organización que adelanta el proyecto.
  37. 37. Este concepto de producción normal es fácil de determinar, ya quese puede definir como la cantidad de productos obtenidos por unidadde tiempo de acuerdo con los factores de producción elegidos.Obviamente se podrá decir lo mismo con relación a la prestación deservicios, pues ésta no es fácil de determinar como un producto finalespecífico, sino que hay que atender un proceso que debe ser evaluadoo medido. Además porque se trata de una actividad humana noproductiva en sentido económico. Y ello se puede comprobar si setrata de un proyecto cultural o educativo, que busca resultados muyconcretos, como por ejemplo, la creación de un centro cultural obuscar elevar los niveles pedagógicos de una escuela. Por lo general los costos son definidos como los valores querepresentan el monto total de gastos y consumos, real oconvencionalmente invertidos, para comprar una cosa, producir unamanufactura o prestar un servicio. La realización de un proyectosupone siempre unos costos, y quien no haya previsto recursos paracubrir estos costos, está planteando una propuesta irrealizable. Dentrodel campo de la planificación económica, se habla de costos directos,indirectos, de capital, corrientes, fijos y variables. Los costos directos se relacionan, de forma directa, con el proyectoy, en general, con la prestación del servicio propiamente dicho. Anivel de la educación superior, el concepto "costos directos" se aplicaa los costos que son directamente imputables a las actividades dedocencia, investigación y extensión que realizan las diferentesunidades, por tener asignados recursos claramente identificables parasu operación. Los costos indirectos son los que corresponden a losservicios complementarios que se originan como consecuencia de lapuesta en marcha del proyecto. En el área económica, los costosindirectos se refieren a aquellos costos que deben recargarse al valorde una mercancía en virtud de los gastos generales de administración,alquileres, energía, amortizaciones, etc. Los costos de capital sonaquellos que no alteran su valor una vez efectuado el gasto. Adiferencia de los anteriores, los gastos corrientes pierden su valor unavez efectuados. Pero también existen los costos fijos, los cuales noregistran ninguna alteración, cualquiera sea la magnitud del proyecto ylas variables, y están condicionados por la magnitud del proyecto.
  38. 38. El ICFES, en la metodología de costos para proyectos eninstituciones de la Educación Superior hace referencia a los costossemestrales y semanales, que son el total de gastos imputables acualquiera de las unidades de la institución o del proyecto porcualquier concepto, en un semestre o en una semana, respectivamente.También se habla de los costos de apoyo, que son los ocasionados porlos costos de las unidades de apoyo que sirven de soporte a lasacadémicas. Estos costos se distribuyen entre las diferentes unidadesde acuerdo con el tiempo dedicado por la unidad a cada una de ellas. Pero entre las variantes y tipos de costos que se requieren calcular odeterminar, existen además los total hora-contacto, los costos deapoyo-hora-contacto, el costo total alumno-hora/semana, el costodirecto alumno-hora/semana, el costo de apoyo por alumno-hora/semana, el costo total semanal del programa, el costoalumno/semana programa, el costo alumno/semestre, el costoalumno/programa y el costo alumno/actividad. Tradicionalmente, para la determinación de los costos de unproyecto se consideran tres elementos:* Los diversos factores que lo componen.* La cantidad usada de cada uno de los factores.* El valor o precio de cada uno de los factores. La presentación sistemática de los costos y gastos que implica unproyecto se encuentra reseñada en un presupuesto. Tal como lo señalala misma etimología del término "presupuesto", éste es un cómputoanticipado de los costos de las actividades del proyecto, que se elaborasobre la base de unos supuestos y unos motivos determinados. Si en elapoyo se justifican y planifican los diferentes elementos científico-técnicos y se organizan las diversas actividades, es indispensableigualmente justificar y establecer una estrategia para la consecuciónde los recursos financieros que permitan llevar a cabo el proyecto.Esta estrategia de financiación comprende el cálculo detallado de cadauno de los costos, que para una mayor comprensión y facilidad decontrol se agrupan por rubros o títulos.
  39. 39. El procedimiento para la elaboración del presupuesto tiene elsiguiente orden:* Se hace el cálculo detallado de cada uno de los rubros yrenglones de gasto.* Se procede a la distribución de los costos por fuentes definanciamiento.¿Cuáles son los rubros principales que hacen parte de estepresupuesto? Son ya convencionales en este terreno:* Costo de personal.* Viáticos.* Locales.* Material y equipo.* Gastos de funcionamiento.* Imprevistos.* Beneficios. En un proyecto de investigación intervienen dos tipos de costos:unos directamente imputables al proyecto y otros indirectos. Losprimeros son identificables con facilidad pues son producidos en eldesarrollo de las actividades específicas del proyecto. Elloscomprenden los gastos del personal investigativo de planta que lleva acabo las actividades del proyecto, así como los correspondientes a loselementos de consumo, los equipos tecnológicos necesarios para eltrabajo de tabulación, análisis y graficación de la información y unaserie de gastos por servicios específicos.
  40. 40. En este tipo de proyectos investigativos, el cálculo de los rubrosdirectos es fácil pues viene dado por parámetros objetivos y claros,tales como cotizaciones comerciales, contratos de prestación deservicios cuentas de cobros o facturas (caso de los materiales, equiposy pago de servicios), o existen un contrato laboral y una asignación defunciones y salarios formalmente establecidos, así como unasactividades investigativas planteadas en el proyecto. No sucede asícon una serie de gastos indirectos del proyecto, tales como el pago deservicios administrativos, de secretaría, los servicios de teléfono, luz,agua, aseo, mensajería, etc., sin los cuales no es posible que elinvestigador se dedique a su tarea, de acuerdo con una división defunciones. Los costos indirectos son llamados en inglés "overhead", esdecir una "sobrecarga en la cabeza" de cada investigador. La formaobjetiva más adecuada para su cálculo es por medio del factormultiplicador de costos indirectos propio de cada institución. Estefactor multiplicadores aplicable a los salarios del personalinvestigativo del proyecto. En definitiva, el presupuesto tiene por función básica asignarrecursos, determinar las fuentes y el origen de los mismos y,naturalmente, asegurar el desarrollo normal del proyecto y elfuncionamiento de los servicios; de ahí la gran relación que existeentre el presupuesto y las actividades. Esto enseña que en el momentode diseñar un proyecto, se deben articular estos dos aspectos, ya quenunca se podrá definir y desarrollar el qué de las cosas, si no se estáseguro de que se cuenta con los medios para hacerlo. Pero los costos de ejecución deben articularse con los recursosnecesarios y disponibles para el proyecto. O sea, los mediosdisponibles para realizar una acción o una actividad. En el contexto dela planeación, tiene mucha importancia la determinación de losrecursos que se requieren para un proyecto. En este terreno cobra unagran responsabilidad el proceso de programación, o en su defecto, laplanificación, la cual debe complementarse con la planeaciónpropiamente dicha, que elabora las etapas de un proyecto, lasproyecciones temporales y todo aquello que conlleve un diseño obosquejo teórico de las posibles actividades a realizar. Pero estaslíneas de proyección serían inútiles si para ello no se cuentan con losrecursos humanos o económicos que hagan realidad las diversas fasesdel proyecto, en un tiempo determinado y con propósitos muyespecíficos. Muchas veces, algunos proyectos han fracasado porque
  41. 41. estas líneas de proyección señaladas por la planeación son irreales, yporque la planificación no ha sido lo suficiente explícita como paramostrar que no existen los medios y los recursos para su realización. Los recursos propios de un proyecto, ya convencionales en esteterreno, son los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros.Los recursos humanos son fundamentales en el éxito de un proyecto,particularmente si se trata de un personal preparado y capacitado pararealizar determinadas tareas. Aquí se incluyen los profesionales y técnicos directamentevinculados al área temática del proyecto, y aquel personal que sirve deapoyo o de complemento a las actividades de los primeros, como porejemplo, técnicos en computación, en sistematización, estadística,análisis de datos, administradores, etc. Varía el personal que interviene, tanto en un proyecto económicocomo en uno cultural. Por ejemplo, en un proyecto económico otécnico, según los propósitos que persigue, ya incursione en el campode la producción directa o el perfeccionamiento del nivel técnico o delrendimiento, se exige un personal especializado no sólo en el campode la economía o de la administración de empresas, sino técnicos querespondan a las exigencias propias del proyecto. En cambio, enproyectos culturales, y particularmente en el terreno de la animacióncultural, se requieren agentes que actúen como factores o elementosque proporcionen apoyos logísticos a la política de animación(investigadora y administradora) y animadores culturales, quienestienen que ejecutar en la práctica las diversas fases de un proyecto.Como el propósito de este tipo de proyectos es reforzar el concepto departicipación, los animadores culturales provienen de la comunidaddonde se desarrolle el proyecto (educadores populares, promotoressociales, dirigentes cívicos, etc.), en cambio los investigadores y losadministradores hacen parte del equipo institucional del proyecto. Sonmuy diferentes los perfiles de un investigador y administrador de unproyecto de animación cultural a los de un animador propiamentedicho, ya que éste requiere de algunas habilidades, destrezas ycondiciones particulares, como por ejemplo, mística y vocación deservicio, convicción y confianza, habilidad para motivar, madurezemocional, capacidad para adaptarse y vencer dificultades oproblemas, creatividad, etc.
  42. 42. En un proyecto de investigación se requiere del concurso de unequipo de investigadores, especializados en el diseño, técnica yanálisis de la información, y de los que se denominan asesores delproyecto, aunque según el tipo de proyecto, estos últimos puedenhacer parte del equipo de investigación. Si el proyecto esinterdisciplinario, intervienen en el grupo de investigación diversostipos de profesionales y especialistas de diferentes campos(psicólogos, sociólogos, antropólogos, médicos, pedagogos, etc.).Cuando son varios los especialistas que participan, se constituye unequipo polivalente o interdisciplinario, cuya coordinación es de granimportancia, no sólo para orientar el proyecto, sino para evitaryuxtaposición de estudios y actividades, como suele ocurrir en lamayoría de los proyectos donde se suman diversas concepciones,especialidades y puntos de vista. De igual manera, existen asesores oconsultores sobre temas propios de la especialidad, como por ejemplo,equipo de cálculo y estadística, grupo técnico-auxiliar, equipo deencuesta, equipo de codificación y compilación mecánica, equipoadministrativo y de servicios generales. Los recursos técnicos y materiales disponibles van a depender de losmedios económicos con que cuenta el proyecto, ya que pueden variarsi el proyecto se encuentra o no bien respaldado económicamente. Enmuchos casos, los recursos técnicos y materiales son buenosfacilitadores de algunas tareas y actividades propias del proyecto,sobre todo cuando trabaja mucha gente en éste o es muy complejo.Procesos de corta duración y de baja cobertura no exigen equipos muysofisticados, ya que en materia de costos puede ser contraproducente.En cambio, el uso de un buen sistema de computación osistematización, cuando el flujo de información es intenso, reduce loscostos del trabajo-tiempo del personal que interviene en el proyecto. Con respecto a los recursos financieros, como se dijo, de sudisponibilidad va a depender el éxito del proyecto. Lo ideal es que seefectúe un estudio de factibilidad o de prefactibilidad para calcular loscostos de un proyecto y se evalúe la posibilidad de que existen losrecursos financieros para asumir estos costos. Tradicionalmente seorganiza un calendario financiero, el cual establece una relacióndirecta entre el tipo de actividades que se realizará, el costo por unidadde tiempo o de dificultad, y los recursos reales o potencialesdisponibles. Muchas veces, ciertas actividades son reducidas a sumínima expresión porque se carece de los medios para extenderlas o
  43. 43. ampliarlas más allá de ciertos límites. De igual manera, tienen granimportancia los objetivos del proyecto en el momento de calcular odefinir los recursos. En algunos casos, los objetivos no se puedencumplir si no se cuenta con dichos recursos. De esta manera, no sejustificaría adelantar un proyecto que está condenado al fracaso. Otrasveces, los cálculos del calendario o el presupuesto no son realistas, yen su desarrollo se comienza a descubrir que no existen recursos paraculminar el proyecto. Se pueden realizar adecuaciones o adaptacionesen algunos casos, pero otras veces no. Todo esto nos enseña lanecesidad de planear y planificar o programar muy bien los diversospasos de un proyecto, de lo contrario, los resultados serán negativos.7. ¿Cómo administrar el proyecto? Los elementos y la estructura de un proceso y de la gestiónadministrativa en el contexto de un proyecto no son diferentes a otrasfunciones y áreas donde actúa la administración, ya que aquí tambiénidentificamos elementos como la planeación, organización, ejecucióny control, funciones articuladas y coordinadas por una dirección, unaautoridad o un mecanismo de control determinado. De ello seconcluye que la ejecución de un proyecto es fundamentalmente unatarea de administración. El proceso de administración de un proyecto,implica cinco funciones básicas:* Planificar.* Organizar.* Coordinar.* Dirigir.* Controlar y evaluar. Naturalmente, el modo de disponer una estructura de referenciasoperativas, que permita tomar las decisiones de cada día y fijar losprocedimientos para realizar y evaluar las acciones capaces deresponder a los propósitos y objetivos específicos de un proyecto, esuna de las funciones del acto de planificar. De igual manera, la formao el estilo de agrupar actividades diferentes que hacen parte de unaempresa común, de realizar una cosa de modo que sus partes cumplanuna función especial dentro de un todo o contribuyan a algún fin,compete al acto de organizar. Ello comporta necesariamente unaprecisión de las funciones de cada persona en el desarrollo del
  44. 44. proyecto, así como definir las líneas de mando y asesoría, establecerlas unidades operativas (agrupar actividades), describir y controlar losrecursos, etc. El propósito fundamental de la organización es lacoordinación y vigilancia de las actividades propias del proyecto.Los principios de la organización han sido formulados por diversosautores y, en general, rigen para la mayoría de las actividades queexigen y requieren esta acción. Ellos son:* El principio de la especialización: parte del supuesto de que,en el proceso de subdivisión del trabajo, las tareas a realizar deben serobras de especialistas. Una persona conocedora del trabajo que hacees una garantía de eficiencia, precisión y destreza, lo cual también esuna garantía de ahorro de tiempo y de recursos.* El principio de la unidad de mando: señala que siempreexisten problemas cuando más de una persona dirige u orienta untrabajo. Si bien para muchos proyectos comunitarios el ideal es unadirección compartida o colectiva, en la práctica puede traer muchosproblemas que afectan la continuidad y la unidad de un proyecto.* El principio del equilibrio de autoridad-responsabilidad:puede interpretarse de forma diferente, según la modalidad, el tipo deproyecto o las personas que están involucradas. La extremaverticalidad en el mando o autoridad puede generar muchos problemasen la manera de ejercer el poder, de tomar decisiones y hacerlasejecutar. Un exceso de autoritarismo dificulta cualquier tipo departicipación y comunicación entre las personas que intervienen en unproyecto. Lo mismo puede ocurrir si se presenta el caso contrario, o sea, siexiste irresponsabilidad en el cumplimiento de las funcionesasignadas. Los dos extremos son nocivos en la administración de unproyecto. Para algunos especialistas, la mayor o menor rigidez en laautoridad va a depender del tipo de proyecto. En proyectos que buscanresultados rápidos e inmediatos y que involucran una gran cantidad depersonal, se recomienda que la autoridad se concentre en una solapersona, pero en cambio en proyectos a más largo plazo y en uncontexto comunitario, con una fuerte participación de estos sectores,es preferible que la autoridad sea más compartida. Como se hace muydifícil establecer un patrón único en este terreno, es preferible que se
  45. 45. asuma una política flexible en estos casos y que la decisión seatomada por las personas que participan en el proyecto. Íntimamente relacionado con los dos primeros principios, seencuentra el principio del equilibrio de dirección-control, donde seplantea la necesidad de establecer una correspondencia entre lascabezas del proyecto y los mecanismos de control de las diversasfunciones, tareas y actividades del proyecto. Los especialistas enadministración afirman que el control y la supervisión de un proyectoson responsabilidad del director o coordinador de éste. Existe diferencia entre la gestión administrativa de una institución,que es un ente permanente y organizado, y la de un proyecto, cuyaexistencia se agota cuando se alcanzan los objetivos que se hanseñalado. Hay que recordar que para la organización del trabajohumano, la administración nos habla de cuatro instrumentosprincipales:* Organigrama.* Manual de organización.* Niveles de autoridad.* Manual de procedimientos. Salvo que sea un proyecto extenso, o una cadena de proyectos, yéste se inserte o haga parte de las políticas o estrategias permanentesde una institución, no siempre se justifica el uso del organigrama ocarta organizacional en un proyecto. Hay que recordar que unorganigrama es la representación gráfica de la dinámica de unaorganización; esto posibilita tener una visión de conjunto de unorganismo funcional o de parte de él. Por lo general, indica:* La estructura general de un organismo social.* Los puestos directivos y ejecutivos.* Los comités o las dependencias de asesoría.* Los diferentes niveles jerárquicos.* Los canales de autoridad y comunicación.* Las funciones y su agrupamiento en las políticas correspondientes.* La estructura específica de alguna función o funciones, indicando su composición interna.
  46. 46. En un proyecto extenso, donde estén involucradas muchas personas,es importante definir con claridad las funciones, responsabilidades yobligaciones del personal que participa en el proyecto. Naturalmente,en cualquier empresa o institución, esta función la cumple, por logeneral, el Manual de organización o Manual de funciones, pero en elcaso de un proyecto puede reducirse a un registro más simple ymanejable. Funciones muy similares deberá cumplir un manual dondese describan los diversos Niveles de autoridad, que a la postre tienenrelación con la toma de decisiones y las atribuciones que cada unotiene en el proyecto. Complementa la función de los dos manualesmencionados, el Manual de procedimientos, que se refiere al tipo detrabajo que se debe realizar y los procedimientos a seguir. En la administración, la coordinación es un elemento que hace partede este conjunto de funciones y que sirve para establecer la armoníaentre los diversos actos del proyecto, para facilitar su funcionamientoy lograr los objetivos propuestos. La coordinación busca hacercompatibles las acciones o instancias propias de un proceso. Si noexistiera una ordenación metódica y armónica entre las actividades,servicios y personas, todo ello con el propósito de alcanzar un objetivodeterminado, difícilmente se tendría éxito en un proyecto. Debenarticularse y correlacionarse todas las acciones y tareas de unproyecto, además de los agentes de estas acciones. No se debensuperponer dos actividades, porque una puede neutralizar a la otra, asícomo tampoco se deben romper la continuidad y la regularidad deéstas, ya que muchas veces una actividad requiere de la anterior, comoun eslabón de una cadena depende del otro. Tradicionalmente se habla de dos tipos de coordinación: una de tipopreventivo, donde la armonización es previa a la actividad y haceparte de un proceso de planificación, y otra correctiva, la cual seejerce durante la ejecución. Algunos utilizan las dos ya que la primera,como es teórica, no siempre interpreta o expresa los problemas quesurgen en el desarrollo operativo de un proyecto. El trabajo de coordinación puede ser realizado por una persona o porun grupo, según las exigencias y necesidades del proyecto. Muchasveces es más útil que una persona coordine todas las acciones de unproyecto, ya que esto garantiza la unidad de criterio en el proceso decoordinación. Otras veces, la complejidad del proyecto obliga aasignar esta responsabilidad a un grupo.
  47. 47. ¿Y cómo se efectúa esta coordinación? Naturalmente losprocedimientos más adecuados son las reuniones, donde cada unotiene la oportunidad de identificar sus funciones y actividades,también los coordinadores las conocerán y de esta manera tendrán unavisión panorámica del proceso. En las reuniones se intercambianopiniones, se conocen problemas y se buscan soluciones quecontribuyan a facilitar las tareas de coordinación y de articulación detodas las partes. Dirigir supone muchas responsabilidades ya que, a la postre, tantolo bueno como lo malo de un proyecto se asocia con la persona que lodirige y lo orienta. Existen muchas discusiones y polémicas en torno a los sistemas dedirección ya que, quiérase o no, éstos van a determinar el curso de unproyecto, por tal razón, tiene gran importancia que se defina si va aprevaler el estilo autocrático o el democrático. El carácter directivo oparticipativo va a depender mucho del tipo de proyecto o de lospropósitos que éste se plantea, ya que los proyectos educativos ysociales, donde el éxito va a depender de la colaboración y laparticipación de la comunidad social o educativa, exigen una direccióno coordinación más abierta, flexible y de tipo participativo. En estoscasos, la mentalidad cerrada, inflexible en las decisiones y exclusivaen la responsabilidad nunca va a contar con la ayuda y el apoyoincondicional de los presuntos beneficiarios de estos proyectos. Si elresponsable de un proyecto desea incorporar un estilo participativo,deberá asumir los siguientes comportamientos:* Poseer mentalidad abierta.* Ser flexible en las decisiones.* Otorgar participación en todos los niveles.* Proporcionar amplia participación.* Vigilar globalmente el cumplimiento de las tareas.* Mantener constante contacto con el personal.* Sincronizar sus actividades con las de los demás.* Colaborar eficazmente.* Ser respetuoso de las ideas y trabajo ajeno.
  48. 48. En general, la participación y el diálogo se convierten en unaconstante de quien dirige un proyecto ya que, a la postre, son doscaracterísticas fundamentales de cualquier proceso democrático yparticipativo. En la práctica, cualquier persona que siente que suopinión es atendida y que tiene la oportunidad de participar en lasdecisiones de un proyecto, se considera comprometida con éste. Encambio, si esta misma persona se transforma en una pieza más de unamaquinaria y se considera ajena a los efectos y resultados del trabajo,difícilmente se va a identificar con el proyecto. Pero no basta con guiar una organización hacia el logro dedeterminados objetivos, se necesita controlar en qué grado sealcanzan o no estos objetivos. En la educación, se utiliza la evaluaciónformativa como un medio para realizar algunos ajustes en el desarrolloy al interior de una actividad educativa; en el caso de un proyecto, seusa un tipo de control que posibilite efectuar correcciones en sudesarrollo. De ello, se deduce que los sistemas de control no sonajenos a las funciones de supervisión, coordinación y de evaluaciónpermanente que siempre deben existir en cualquier tipo de proyecto.De esta manera, se asegura que los objetivos sean alcanzados, y segarantiza eliminar o neutralizar cualquier factor que dificulte o impidaalcanzarlos. ¿De qué procedimiento se vale una persona para controlar las tareasy actividades propias de un proyecto? Casi siempre se utilizan lossiguientes:* Contactos directos, para comprobar la marcha del proyecto.* Informes escritos, por medio de los cuales se conoce en formasintética y precisa su desarrollo.* Análisis de lo realizado, que se traduce en una comparación delos resultados obtenidos con las metas y objetivos establecidos, asícomo en una identificación de las desviaciones que se han producidoen el desarrollo del proyecto y las causas que las ocasionan.* Acción correctiva, por medio de la cual se adoptan lasmedidas necesarias para realizar modificaciones y cambios quepermitan no sólo corregir los errores, sino también prever otros.
  49. 49. En el desarrollo de un proyecto existen muchos niveles, variantes ytipos de control, los cuales involucran las metas que se establecen, losobjetivos que se señalan, los niveles de cantidad y calidad de losservicios y de las actividades, así como el cumplimiento del tiempoprevisto y de los costos globales y por unidades. Si se realiza uncontrol adecuado de todos los aspectos de un proyecto, cualquierproblema será resuelto a tiempo, y se alcanzarán más fácilmente losobjetivos propuestos.8. LOS INDICADORES DE EVALUACIÓN DE UNPROYECTO Tradicionalmente en la investigación científica se habla deindicadores en términos de variables empíricas de los contenidosteóricos. Los indicadores son el camino para operacionalizar lasvariables, es decir, se utilizan algunas subdimensiones de éstas paradefinir sus aspectos discernibles. Se parte del supuesto de que todofenómeno es testimonio de la existencia de otro. Para ello, se buscanalgunos indicadores específicos y fácilmente medibles que nos ayudena evaluar un hecho o una situación determinada. La mayoría de lasveces, un sólo indicador no basta para conocer esa realidad, sino quese requieren varios indicadores para facilitar el trabajo empírico. Lostécnicos recomiendan buscar las medidas o los indicadores que ya handemostrado su utilidad, en vez de ponerse a crear nuevas. Los indicadores utilizados en la investigación científica no sondiferentes a los propios de una evaluación de un proyecto, ya quecumplen funciones similares: ayudar a medir el grado en que sealcancen las metas. Se afirma que los indicadores son antídotos contrala ambigüedad y una garantía para la precisión y concreción técnica ycientífica. Por medio de ellos, podemos ayudar a decidir la pertenenciade un objeto, de un fenómeno o de un hecho determinado. En el campo de la evaluación se habla de tres niveles de indicadores:tipos de indicadores, subconjunto de indicadores y universo deindicadores. Los tres se utilizan indistintamente en todos los casos.Existen dos tipos de indicadores: expresivos y predictivos. Losprimeros son aquellos cuya relación con la variable que se va a medirno es evidente y, por lo mismo, requieren de una explicación o
  50. 50. justificación teórica para su uso, es decir, para mostrar la conexióncon la propiedad de la cual ese indicador se supone es una de susmanifestaciones objetivas. En el caso de los indicadores predictivos,su relación se puede apreciar sin mayores explicaciones. Elsubconjunto de indicadores es un conjunto reducido de medidas, lascuales hacen parte de un universo de indicadores, que se reducen a losniveles de un subconjunto para facilitar el trabajo empírico.Finalmente, el universo de indicadores es más amplio y complejo. Nosayuda a decidir la pertenencia de un objeto concreto dado (persona oguipo) de acuerdo con un concepto clasificatorio. A medida que elanálisis de los ítems se amplía, el número de indicadores elegibles seaumenta y el proceso evaluatorio se hace más general y global.Indistintamente, se utiliza el universo de indicadores tanto en laevaluación sumativa como formativa. En el primer caso, el carácter general y amplio del universo deindicadores es muy útil en el momento de valorar si las alternativaselegidas son las más idóneas y justifican los esfuerzos realizados. Paraverificar los resultados alcanzados y tratar de hallar un grado decongruencia entre éstos y los objetivos señalados para el proyecto, esimportante contar con un conjunto amplio de indicadores,especialmente si el hecho o la actividad evaluada se amplía y elnúmero de indicadores elegibles debe aumentar. En la evaluación formativa que se realiza en el desarrollo delproyecto, el universo de indicadores también es muy importante, yaque los ajustes y cambios que se sugieran deben tener siempre comoreferencia general, dicho universo. De esta manera, se alcanzarán losobjetivos que deberán ser expresados en este universo. Para que los indicadores puedan medir o evaluar óptimamente losresultados de un proyecto, deben reunir ciertas condiciones. Laverificabilidad es una de estas condiciones, la cual nos recuerda quelos indicadores deben establecerse de tal modo que sea posiblecomprobar o verificar los cambios que se van produciendo en elproyecto, y que los indicadores deben medir y precisar. O sea, losevaluadores del proyecto deben señalar aquellos hechos o fenómenosque confirman los niveles y grados de estos cambios. La validez de losindicadores se refiere a su capacidad para medir lo que se pretendemedir, o sea, los indicadores deben reflejar los efectos del proyecto, delo contrario no cumplirían ninguna función.
  51. 51. Finalmente, la accesibilidad o la viabilidad son condicionesimportantes para alcanzar una buena medición de los resultados delproyecto, las cuales se refieren a la facilidad para obtener lainformación que se requiere y se demanda. Sería absurdo pensar enunos indicadores para los cuales hay que utilizar mucho tiempo yesfuerzo en obtener la información necesaria que posibilite lamedición. Lo ideal es utilizar indicadores que requieran unainformación ya existente o que, en su defecto, sea posible obtenerla enel desarrollo del proyecto. Es un error pensar que los indicadores nos van a aportar toda lainformación que se necesita para realizar una buena evaluación delproyecto. Hay que recordar que los indicadores son instrumentos, perono operan por sí mismos. Ellos indican o sirven para indicar, y nomás. Una vez utilizados los indicadores, éstos desaparecen para darpaso a los procedimientos propios de la evaluación: juicios de valor,clasificación y sistematización, valores y méritos, etc.
  52. 52. Etapas anteriores a la elaboración del proyectoAnteproyectos, diagnósticos y estudios de factibilidad En la vida de un proyecto, desempeña un papel importante todo elconjunto de antecedentes que aportan información y elementos dejuicio para justificar el proyecto. Se trata de que al llegar a la etapa delanteproyecto definitivo, se hayan aclarado todos los problemas quepuedan afectar o limitar su desarrollo posterior. A nivel económico,ninguna empresa o institución financiera va a invertir recursos en unproyecto, si no existe alguna seguridad de su viabilidad o factibilidad.También estos riesgos se presentan en los casos de proyectosculturales o educativos, donde no es fácil lanzarse a la aventura de unproyecto que puede fracasar o no alcanzar las metas propuestas. Ajuicio de algunos expertos, antes de diseñar y llevar a la prácticaun proyecto, se requiere haber pasado primero por dos etapas previas:* La identificación de la idea.* El anteproyecto preliminar o estudio previo de factibilidad. En el primer caso, la identificación de la idea, se trata de reconocer,basándose en la información existente o disponible, si hay o no algunarazón bien fundada para rechazar de plano la idea del proyecto. Si nola hubiese, se adoptaría la decisión de proseguir con el análisis y seespecificarían los estudios de la etapa siguiente. Se trata de definir ydelimitar la idea del proyecto, identificando sus posibles soluciones yalternativas técnicas y económicas. La segunda etapa es el anteproyecto o estudio previo de factibilidad,donde se trata de verificar que algunas de las alternativas desoluciones planteadas son rentables o factibles, además de sereconómica, técnica o social mente viables.
  53. 53. O sea, se parte del supuesto de que existe más de una alternativa y esposible seleccionar una de ellas, de lo contrario no se justificaría estetrabajo previo. La identificación de la idea y los estudios defactibilidad se encuentran muy relacionados entre sí, en tal grado queno es fácil definir cuándo termina una etapa y comienza la otra. Por medio de un estudio de factibilidad se tratan de ordenar lasalternativas de solución para el proyecto, según ciertos criterioselegidos para asegurar la optimización de los recursos económicos,técnicos y humanos empleados, así como los efectos del proyecto enel área o sector al que se destina. En algunos casos, la "idea del proyecto" se materializa en undocumento: la ficha de intención que define el problema y losestudios previstos que deben efectuarse. Ésta se articula en torno acinco temas:a. Generalidades* Agente o servicio iniciador del proyecto.* Definición de la acción a emprender.* Localización geográfica, administrativa, cultural o geográfica.* Razones de esa selección.* Eventual referencia a un objetivo sectorial, regional o nacional del plan.b. Situación antes de la operación* Existencia de una posibilidad mal o insuficientemente aprovechada (subutilización).* Existencia de una necesidad insuficientemente satisfecha o insatisfecha.* Existencia de medios movilizables.
  54. 54. c. Descripción del proyecto* Resultados esperados del proyecto.* Descripción de la naturaleza de los trabajos a realizar: estudios (duración), instalación de equipos, suministros, personal y mano de obra.* Naturaleza del resultado esperado.* Responsables del estudio del proyecto, el control y los pagos.d. Incidencia financiera* Costos de los trabajos por realizar (estudios, infraestructura, equipos, suministros y personal).* Tipo de financiación prevista (sector privado y Estado: subvención o préstamo).* Cuadro de gastos (gastos de funcionamiento después de la puesta en servicio).e. Elementos de ejecución* Calendario previsto para los trabajos.* Calendario de vencimiento de los costos.

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