ESCUELA NORMAL NO. 3 DE TOLUCALICENCIATURA EN EDUCACION PREESCOLAR              ALUMNA:     PAOLA ELIZABETH ROBLES LOPEZ  ...
ESTRUCTURA DOCUMENTALREPRESENTA LA JERARQUÍA DE LOS DOCUMENTOS QUE SE DEFINENPARA   EL   SISTEMA   DE   GESTIÓN   DE   LA ...
(INSUMOS)       Y    SALIDAS     (RESULTADO   RELEVANTE),      APORTE    DELPROCESO AL PLAN ESTRATÉGICO, SEGUIMIENTO Y MED...
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MANEJO     DEL   ESPECTROFOTÓMETRO.         DEBE      CONTENER       UNADESCRIPCIÓN GENERAL QUE INCLUYA EL ALCANCE (BIEN S...
FORMATOS: ES UNA PLANTILLA O DOCUMENTO PREESTABLECIDO QUECONTIENE LOS CAMPOS PARA REGISTRAR DATOS QUE EVIDENCIEN LAEJECUCI...
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Estructura documental

  1. 1. ESCUELA NORMAL NO. 3 DE TOLUCALICENCIATURA EN EDUCACION PREESCOLAR ALUMNA: PAOLA ELIZABETH ROBLES LOPEZ MAESTRO: ADRIAN CLEMENTE FABELA MATERIA: LA TICS EN EDUCACION PREESCOLAR 1° GRADO GRUPO II CICLO ESCOLAR: 2012 – 2013
  2. 2. ESTRUCTURA DOCUMENTALREPRESENTA LA JERARQUÍA DE LOS DOCUMENTOS QUE SE DEFINENPARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC) Y SEREPRESENTAN EN LA SIGUIENTE PIRÁMIDE DOCUMENTAL:MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC): DOCUMENTOQUE DESCRIBE EN FORMA GENERAL EL SISTEMA DE GESTIÓN DECALIDAD DE LA UNIVERSIDAD, LA ESTRUCTURA DE PROCESOS, FICHASDE ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO, REFERENCIA A LOSPROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS, EL ALCANCE Y LAS EXCLUSIONESDEL SGC.FICHA DE ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO: DOCUMENTO EN EL QUE SEDESCRIBE EL ESQUEMA GENERAL DE UN PROCESO. ESTÁIDENTIFICADO CON UN CÓDIGO QUE COMIENZA CON LA LETRA C. LOSELEMENTOS QUE LO COMPONEN SON: FINALIDAD Y LÍDER DELPROCESO, SECUENCIA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO, ENTRADAS
  3. 3. (INSUMOS) Y SALIDAS (RESULTADO RELEVANTE), APORTE DELPROCESO AL PLAN ESTRATÉGICO, SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOSPROCESOS (INDICADORES DE GESTIÓN), INTERACCIÓN CON OTROSPROCESOS Y RECURSOS.PROCEDIMIENTO: DOCUMENTO QUE DESCRIBE LAS ACTIVIDADES DEUN PROCESO, ES DECIR EL CONJUNTO DE TAREAS O ACCIONESNECESARIAS PARA LA OBTENCIÓN DE UN RESULTADO. ESTÁNIDENTIFICADOS CON UN CÓDIGO QUE COMIENZA CON LA LETRA P,TIENEN LA SIGUIENTE ESTRUCTURA: OBJETIVO, ALCANCE,DESARROLLO. EL DESARROLLO SE HACE EN UNA TABLA, EN LA QUE SEENCUENTRAN ASOCIADA LA DENOMINACIÓN DE LAS ACTIVIDADESDEL PROCESO, LA DESCRIPCIÓN DE ÉSTAS POR MEDIO DE TAREAS, LOSRESPONSABLES, DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS A CADAACTIVIDAD, LAS DEFINICIONES DE TÉRMINOS TÉCNICOS,DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y CONTROL DE LOS REGISTROS.SI SE NECESITA AMPLIAR LA INFORMACIÓN DE UNA TAREA, ESTA SEHACE EN UN INSTRUCTIVO.EJEMPLO:
  4. 4. HTTP://WWW.UCC.EDU.CO/SGI/PAGINAS/ESTRUCTURA_DOCUMENTAL.ASPXESTÁ IDENTIFICADOS CON UN CÓDIGO QUE COMIENZA CON LALETRA I, TIENE LA SIGUIENTE ESTRUCTURA: EL DESARROLLO QUE SEHACE EN UNA TABLA, EN LA QUE SE ENCUENTRAN ASOCIADA LADESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD POR MEDIO DE TAREAS, LOSRESPONSABLES, DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS A CADATAREA, ADICIONALMENTE CONTIENE LAS DEFINICIONES DETÉRMINOS TÉCNICOS, DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y CONTROL DELOS REGISTROS.EJEMPLO:MANUAL: DOCUMENTO EN EL CUAL SE ESTABLECEN POLÍTICAS YDIRECTRICES PARA UN PROCESO O ACTIVIDAD. ESTÁ IDENTIFICADOCON UN CÓDIGO QUE EMPIEZA POR LA LETRA M. LOS ELEMENTOS QUELO COMPONEN SON: UNA PRESENTACIÓN GENERAL QUE INCLUYE ELOBJETIVO Y ALCANCE, LA TABLA DE CONTENIDO Y EL DESARROLLO, ENEL CUAL SE DEBEN ASOCIAR LAS NORMAS INSTITUCIONALES,PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, FORMATOS, GUÍAS, Y LOSANEXOS ASOCIADOS. ESTOS PUEDEN TENER DISEÑO GRÁFICO PARASU PUBLICACIÓN EL CUAL DEBE SER COORDINADO CON LA DIRECCIÓNNACIONAL DE COMUNICACIONES.GUÍAS: DOCUMENTOS IDENTIFICADOS CON UN CÓDIGO QUECOMIENZA CON LA LETRA G, EN ELLOS SE DESCRIBE DE MANERAESPECÍFICA EL MANEJO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DESOPORTE TECNOLÓGICO, LA OPERACIÓN DE UN EQUIPO, ENTRE OTROS,EJEMPLO: GUÍA DE USUARIO DE FINANZAS ESTUDIANTILES, GUÍA DE
  5. 5. MANEJO DEL ESPECTROFOTÓMETRO. DEBE CONTENER UNADESCRIPCIÓN GENERAL QUE INCLUYA EL ALCANCE (BIEN SEA PARAUSUARIOS EXTERNOS DE LA HERRAMIENTA O FUNCIONARIOS DE LAUNIVERSIDAD), TABLA DE CONTENIDO, EL DESARROLLO YDEFINICIONES, EN LOS CASOS QUE APLIQUE. ESTOS PUEDEN TENERDISEÑO GRÁFICO PARA SU PUBLICACIÓN EL CUAL DEBE SERCOORDINADO CON LA DIRECCIÓN NACIONAL DE COMUNICACIONES.ANEXOS: DOCUMENTOS IDENTIFICADOS CON UN CÓDIGO QUECOMIENZA CON LA LETRA A, ESTÁN ASOCIADOS A UNPROCEDIMIENTO O A UN INSTRUCTIVO. EN ELLOS SE DOCUMENTATODA INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA QUE NO AMERITA SERDESCRITA COMO PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO, EJEMPLO: UNLISTADO DE NOMBRES DE CARGO, LA EXPLICACIÓN DE CÓMO SECODIFICA UN DOCUMENTO, UN LISTADO DE PROCESOS ENTRE OTROS.DOCUMENTOS DE REFERENCIA: SON DOCUMENTOS QUE NO TIENEN LAESTRUCTURA DEFINIDA POR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD,PERO SON NECESARIOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS PUESEN ELLOS SE ENCUENTRAN DATOS E INFORMACIÓN DE APOYO OCONSULTA PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES; PUEDEN SERORIGEN INTERNO O EXTERNO A LA UNIVERSIDAD. SE CONSIDERAN DEORIGEN EXTERNO LA NORMATIVIDAD COMO LEYES, DECRETOS,ORDENANZAS Y METODOLOGÍAS O MODELOS NECESARIOS PARA ELCUMPLIMIENTO DE LAS REGULACIONES PROPIAS DE LOS SERVICIOSQUE SE PRESTAN EN LA INSTITUCIÓN, TALES COMO LINEAMIENTOSDE ACREDITACIÓN DEL CONSEJO NACIONAL DE ACREDITACIÓN (CNA),METODOLOGÍAS PARA LA FORMULACIÓN DE PROYECTOS, LAS NORMASTÉCNICAS COLOMBIANAS APLICABLES (NTC-ISO 9001), ENTRE OTRAS.ENTRE LAS ORIGEN INTERNO SE ENCUENTRAN LOS ACUERDOS DELCONSEJO SUPERIOR Y LAS RESOLUCIONES RECTORALES. SEIDENTIFICAN EN EL SISTEMA HACIENDO REFERENCIA AL NÚMERO YNOMBRE DE LA NORMA O DOCUMENTO.
  6. 6. FORMATOS: ES UNA PLANTILLA O DOCUMENTO PREESTABLECIDO QUECONTIENE LOS CAMPOS PARA REGISTRAR DATOS QUE EVIDENCIEN LAEJECUCIÓN DE UNA ACTIVIDAD. ESTÁN IDENTIFICADOS CON UNCÓDIGO QUE COMIENZA CON LA LETRA F. SU ESTRUCTURA INTERNASE DISEÑA SEGÚN LAS NECESIDADES DE CADA PROCESO.EJEMPLO:REGISTROS: DOCUMENTO QUE EVIDENCIA LA EJECUCIÓN DE UNAACTIVIDAD O TAREA DESCRITA. NO SON MODIFICABLES Y PUEDEN SERDOCUMENTADOS EN UN FORMATO PREVIAMENTE ESTABLECIDO.REFERENCIA ELECTRÓNICA:HTTP://WWW.UCC.EDU.CO/SGI/PAGINAS/ESTRUCTURA_DOCUMENTAL.ASPX

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