Job desk seminar

4,776 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
4,776
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
64
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Job desk seminar

  1. 1. Pembagian tugas dan koordinasi Seminar Nasional Urbanization and Health 2010Penasehat• Memberikan nasehat berupa arahan, saran, dan masukan tentang penyelenggaraankegiatan yang bersifat makroPengarah• Memberikan saran, arahan, dan masukan penyelenggaraan kegiatan• Bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan secara umum• Menerima laporan kegiatanKetua• Mengangkat Personil kepanitiaan• Bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan secara umum• Koordinasi SeksiSekretaris• Membantu Ketua dalam koordinasi seksi• Melakukan administrasi persiapan kegiatan• Mengorganisir semua kegiatan yang bersifat administratifBendahara• Hubungi pihak pihak terkait untuk mencairkan dana seminar (panjar)• Berkoordinasi dengan ketua untuk membuat aplikasi untuk meminta dana seminarnasional dari dikti• Koordinasi dengan semua seksi untuk pendanaan1. Seksi Ilmiah• Berkoordinasi dengan sie humas untuk menyiapkan key-note speakers, brosur, dan flyers• Seleksi Abstrak yang masuk termasuk abstrak terbaik yang akan ditanggungakomodasinya (2 abstrak ??)• Menyiapkan pembicara seandainya tulisan yang masuk sedikit, dari PSIKM atau IKK/IKP.• Menyiapkan format full paper, format presentasi dan format sesi poster• Surat menyurat setelah abstrak masuk  koordinasi Seksi Sekretariat2. Seksi Acara :
  2. 2. • Menyiapkan Konsep & Rundown acara, para petugas pengisi acara serta perangkat yangdiperlukan terkait pelaksanaan acara• Memimpin prosesi acara• Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi kepanitiaan yang lain dalam rangka pelaksanaanprosesi acara• Melaporkan hasil prosesi acara kepada ketua panitia• Menyiapkan MC dan moderator• Koordinasi hari H, dengan seksi perlengkapan untuk menyiapkan Diskusi Paralel dan SesiPoster (perlu papan dan alat untuk menempel poster)• Menyiapkan susunan Acara , pembukaan (siapa yang membuka, sambutan siapa saja,siapa saja yang diundang pada acara pembukaan)• Menyiapkan cinderamata untuk keynote (plakat??)3. Seksi Humas• Mempromosikan rencana kegiatan pada web conferencealert, web MIKM, web PS IKM,dan milis milis.• Berkoordinasi dengan seksi administrasi untuk membuat brosur, Flyers,• Mencari dan memastikan kesediaan dan kedatangan key-note speakers• Menyiapkan dan memetakan keperluan kegiatan yang terkait kehumasan• Mengorganisir distribusi surat-surat dan undangan kegiatan• Memberikan penjelasan kepada pihak-pihak terkait kegiatan• Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi kepanitiaan yang lain dalam rangka optimalisasifungsi kehumasan• Melaporkan hasil kegiatan bidang humas kepada ketua4. Seksi Administrasi dan Kesekretariatan• Surat undangan ke Puskesmas, lampirkan brosur (Kepala Puskesmas, Koordinator KIA,P2M),• Surat ke Instansi Pendidikan Kesehatan di Bali dan Luar Bali• Koordinasi bu Gung Wulan untuk pengiriman surat/pertanggung jawaban• Menyiapkan format piagam peserta dan pembicara (hubungi Hari)• Format CV kosong untuk keynote speaker5. Seksi Perlengkapan• Menyiapkan venue, surat ke dekan FK  Negosiasi harga (hubungi Pak Darwata)• Memastikan peralatan AVA saat seminar, sewa??
  3. 3. • Menyiapkan perlatan (LCD dan audio) untuk sesi parallel• Seminar Kit untuk peserta (pulpen, notebook, map, CD abstrak, name tag)• Dekorasi ringan (tempat registrasi, venue, spanduk)• Banten/pejati6. Seksi Konsumsi• Merencanakan konsumsi kegiatan• Memesan Konsumsi kegiatan• Menyajikan konsumsi kegiatano Meyiapkan format 2 x snack dan makan siang (nasi kotak? Prasmanan?) rencanaundangan 200 orango Koordinasi dengan Bu Gung Wulano Rencana snack pagi saat registrasi prasmanan, untuk menghemat waktu• Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi kepanitiaan yang lain dalam rangka optimalisasibidang Konsumsi• Melaporkan hasil kegiatan bidang konsumsi kepada ketua7. Seksi Transportasi dan Akomodasi• Menyiapkan penjemputan keynote speakers• Menyiapkan/ menyediakan informasi akomodasi peserta luar Bali• Transportasi saat hari H8. Seksi Dokumentasi dan Publikasi :• Memetakan dan menyiapkan kebutuhan kegiatan terkait dengan publikasi dandokumentasi• Mempublikasikan kegiatan melalui media masa, internet,facebook, media tempel,spanduk, baligho, dll• Meliput setiap kegiatan dan memberitakan melalui web• Mendokumentasikan kegiatan melalui foto, dan rekaman.• Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi kepanitiaan yang lain dalam rangka optimalisasibidang Publikasi dan Dokumentasi• Melaporkan hasil kegiatan bidang Publikasi dan Dokumentasi kepada ketua panitia Dokumentasi kegiatan (foto, video) Prosiding Seminar ISBN (cover, daftar isi, fullpaper)..?? Siapkan daftar peserta yang memesan prosiding Menghubungi Bali Post dan Bali TV9. Pembantu Umum : Mahasiswa
  4. 4. • Membatu bidang akomodasi menyipakan sarana prasarana yang dibutuhkan selamakegiatan, seperti ruangan, meja, kursi dll• Membantu bidang publikasi memasang spanduk, baligho, pamlet dll• Membantu bagian humas untuk mengedarkan surat undangan dan yang sejenisnya• Membantu keamanan dan ketertiban selama kegiatan berlangsung• Membantu menjaga kebersihan tempat terselenggaranya kegiatan• Membantu foto copy berkas-berkas kegiatan• Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi kepanitiaan yang lain dalam rangka optimalisasibidang Publikasi dan Dokumentasi• Melaporkan hasil kegiatan bidang Publikasi dan Dokumentasi kepada ketua panitiaAcknowledgement : thanks to dr Ady Wirawan dan juga wulan atas semua template yangdisediakan. Sebagian besar Job desc ini mengcopy job desc dari seminar nasional PS IKM th2008.

×