Beginners Guide to Purchase Function - Tamil

579 views

Published on

This presentation is aimed at helping small and medium businesses in their Purchase Management. The module starts with an introduction to the function, Roles and Responsibilities of executives in the function, Key tools and methodologies, covering ABC Analysis, Various Ordering Techniques like Re-Order Level & Two Bin System and various templates for MIS analysis. This presentation is in Tamil Language.
Please visit www.businessense.in to download this document.

Published in: Business, Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
579
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Beginners Guide to Purchase Function - Tamil

  1. 1. PURCHASEMODULEIN TAMILAn initiative of Hash Management Services LLPA Business Sense PublicationFor more free resources visit www.businessense.in
  2. 2. Overview ‘The Essentials’ series from Business Sense is an initiative to empower the professionals and students in performing moreefficiently and effectively in the organization This publication is aimed at bridging the gap between the institutions and the industry by providing the fundamentals ofmanufacturing management which are not offered by any of our institutions/curriculum This course would immensely benefit professionals and students who are joining manufacturing organizations At Business Sense, we help medium scale manufacturing units improve their operational efficiency through consultingengagements focusing on improving their Operations through Lean Manufacturing Implementation covering 5S, SMED,Kaizen and other tools We promise to double the productivity in less than 33 days of our effort In addition, our web application would help the senior management in monitoring the important business updates every dayand provide them analytics and enable them better decision making. Useful if your organization do not have an ERP For more details, please visit www.businessense.in You can subscribe to our bi-weekly newsletter here. Follow us:
  3. 3. Contents Section 1 : Introduction நற்றும் basic process Section 2: Material’s஍ யகை஧டுத்தும் முக஫ைள்* Section 3: Order செய்ம௃ம் முக஫ைள்* Section 4: Supplier / Vendor மந஬ாண்கந Section 5: MIS report நற்றும் ஆபாம௃ம் முக஫ைள் Section 6: Templates* - common to Stores moduleProperty of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  4. 4. Section 1 : Introduction சைாள்முதல் ஋ன்஧து எரு ஥ிறுய஦மநா,குழுமயா ச஧ாருட்ைக஭ / மெகயைக஭தங்ைளுகைன சதாமிற்ொக஬னின் மதகயைளுக்ைாை யாங்குயதாகும் இது நிைவும் முக்ைினநா஦ மயக஬னாை ைருதப்஧டுைி஫து ஌ச஦ன்஫ால் மூ஬ப்ச஧ாருட்ைள்நற்றும் இகை ஥ிக஬ச஧ாருட்ைக஭ ெரினா஦யிக஬னில் ெரினா஦ ம஥பத்தில் யாங்ைி஦ால்தான் உற்஧த்தினின் செ஬கயக் குக஫க்ை முடிம௃ம் இன்க஫ன தி஦ங்ை஭ில் இது மநலும் முக்ைினத்துயம் ச஧றுைி஫து ஌ச஦ன்஫ால்சதாமிற்ொக஬ைள் சய஭ி஥ாடுை஭ில் இருந்து சைாள்முதல் செய்ைின்஫஦.Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.CompanyPurchaseFunctionSupplier /Vendor
  5. 5. Organization Structure*CEOPurchaseManagerPurchaseExecutive /AssistantPurchaseExecutive /AssistantPurchaseExecutive /Assistant இது எரு யமக்ைநா஦ Purchase’ன்organization chart Purchase Manager, company’ன் CEO’க்குreport செய்ன மயண்டும் Purchase Assistant’ைள் PurchaseManager’ரிைம் report செய்யார்ைள் எவ்சயாரு Purchase Assistantைளும் எருெி஬ Material group’஍ கைனாளுயார்ைள்.• - We have explained a typical functional hierarchy. It may vary according to eachorganizationProperty of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  6. 6. Purchase Manager’ன் ச஧ாறுப்புைள்: மதகயனா஦ ச஧ாருட்ைக஭/மெகயைக஭ ெரினா஦தபத்தில்,யிக஬னில்,ம஥ர்கநனா஦ முக஫னில்யாங்குயது யிற்஧க஦னா஭ர் ெமுைத்கத உருயாக்குதல்மநம்஧டுத்துதல். மநல்஥ிக஬ ஊமினர்ைளுக்கு மதகயனா஦ஆயணங்ைள்/ Reports(MIS) ஊருயாக்குதல் நற்றும்ெநர்ப்஧ித்தல்PurchaseSupplierProperty of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  7. 7. Purchase Executive’ன் ச஧ாறுப்புைள்: அக஦த்து ச஧ாருட்ை஭ின் யகைப்஧ாடு (A,B,C)- (஋வ்யாறு செய்னமயண்டும் ஋ன்஧து ஧ின்஦ால் சொல்஬ப்஧ட்டுள்஭து) அக஦த்து A&B யகை ச஧ாருட்ை஭ின்lead time ைண்ைாணித்தல் மதகயனா஦ ச஧ாருட்ைள் ஸ்ைாக் இல்஬ாநல் ம஧ாைாநல் தடுப்஧து A யகை ச஧ாருட்ைள்/ெீபா஦ ஧னன்஧ாடு உள்஭ ச஧ாருட்ைக஭ Scheduleசெய்து யாங்ை மயண்டும் Re-Order Level மூ஬ம் A&B யகை ச஧ாருட்ைக஭ யாங்ை மயண்டும் Two bin System / min max –’C’யகை ச஧ாருட்ைக஭ இந்த முக஫னில்யாங்ை மயண்டும் ஋ல்஬ா சைாள்முதல்ைளும் PO மூ஬நாைமய யாங்ை மயண்டும் phoneமூ஬நாை order செய்னகூைாது முக஫னாை ஋ல்஬ா recordைக஭ம௃ம் update செய்ன மயண்டும்Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.PurchaseSupplier
  8. 8. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Purchase’ல் செய்ன மயண்டினகய* A,B & C ச஧ாருட்ைக஭ யகைப்஧டுத்துதல் முக்ைினநா஦ ச஧ாருட்ைக஭ அ஫ிந்துஅதன் stock’஍ ைண்ைாணிக்ை முடிம௃ம் மூ஬ப்ச஧ாருட்ை஭ின் ஧பாநரிப்பு செ஬கய(stock holding)குக஫க்ை முடிம௃ம் குமப்஧ங்ைக஭த் தயிர்த்து ஋஭ிதாை஧ணினாற்஫ மயண்டும்20%80%80%20%Items Value*- along with Store Function
  9. 9. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Purchase’ல் செய்ன மயண்டினகய* ஋ல்஬ா ச஧ாருட்ை஭ின் Lead time’஍ ைண்ைாணித்து மதகயமைற்஧ நாற்஫ங்ைக஭ செய்னமயண்டும் ஋ப்஧டி செய்ன மயண்டும் ைகைெி 5 முக஫ யாங்ைின ஆயணங்ைக஭ ஋டுக்ைவும் எவ்சயாரு recordலும் PO மததிகனம௃ம் GRN மததிகனம௃ம் ைணக்ைிைவும் இந்த ‘5’ன் ெபாெரிமன lead time ஆகும். இவ்யற்஫ின் Standard Deviation (SD)Safety Stock ஆகும்.S.No PO date GRN date Difference (days)1 5 Dec 28 Dec 232 19 Dec 30 Dec 113 25 Dec 8 Jan 134 1 Jan 12 Jan 115 6 Jan 26 Jan 20Lead time = average (23,11,13,11,20) = 15.6 daysWe can round it to 16 daysSimilarly Standard Deviation (Use STDEV function in MS Excel) ofall 5 values would give us the Safety stock days = 5.5 days. Wecan round it to 6 daysThe item would take 16 days to reach the factory from the day ofPO.The company needs to maintain 6 days of stock as safety stock forthis item to account for any uncertainties on delivery*- along with Store Function
  10. 10.  ஋ல்஬ாப் ச஧ாருட்ை஭ின் orderைளும் அதன் யகைகனம௃ம் ச஧ாறுத்துதான் செய்ன மயண்டும் யிற்஧க஦னா஭ரிைம் சதாைர்ந்து follow-up செய்து தபத்கதம௃ம்,அ஭கயம௃ம் ைண்ைாணிக்ைமயண்டும். ஌தாயது ெரினா஦ தபத்திம஬ா/அ஭யிம஬ா யபயில்க஬சனன்஫ால் அகத நீண்டும்யிற்஧க஦னா஭ருக்மை அனுப்஧ மயண்டும். இது யிற்஧க஦னா஭ரின் Vendor Performance Report’’லும் ஋திசபா஬ிக்ை மயண்டும்.தபம்/அ஭வுகுக஫யா஦ ச஧ாருட்ைக஭ அனுப்பும் யிற்஧க஦னா஭ர்ைள் மநல் மதகயனா஦ ஥ையடிக்கை஋டுக்ை மயண்டும். Company உள்ம஭ இனங்கும் நற்஫ departmentை஭ிைம் co-ordinateசெய்ன மயண்டும். யிற்஧க஦னா஭ர்ைளுக்கு மதகயனா஦ Support செய்ன மயண்டும். நாதாநாதம் சநாத்த Purchase, கைனி஬ிருக்கும் ெபக்கு report’ைக஭ prepare செய்னமயண்டும். Pending PO’ைக஭ update செய்ன மயண்டும்.Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Purchase’ல் செய்ன மயண்டினகய*
  11. 11. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Purchase Process Flow - 1 Stores Executive, Purchase Indent(PI) ஍ prepareசெய்து Purchase Executiveக்கு அனுப்஧மயண்டும் ஋வ்ய஭வு மதகய ஋ன்஧து Production planning, நற்றும் கைனில் இருக்கும் Stock஍ச஧ாருத்தது ஆகும். எவ்சயாரு Purchase Indentக்கும் த஦ி ஋ண் யமங்ைப்஧ை மயண்டும்.
  12. 12. Purchase Process Flow - 2 Purchase Executive ஋ல்஬ா PIைக஭ம௃ம், Purchase Order(PO)ை஭ாை நாற்஫ி Purchase Manager ரிைம் Approval’ைாைஅனுப்஧ மயண்டும். எவ்சயாரு PO’வும் த஦ி ஋ண் யமங்ைப்஧ை மயண்டும்.Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  13. 13. Purchase Process Flow - 3 Purchase Manager எரு ஥ா஭ில் PO’ைக஭ Approve/disapproveசெய்ன மயண்டும்Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  14. 14. Purchase Process Flow - 4 Approve செய்னப்஧ட்ை PO’க்ைள் Supplier’ரிைம் உை஦டினாை அனுப்஧ப்஧ை மயண்டும். Disprove’செய்னப்஧ட்ை PO’க்ை஭ில் மதகயனா஦ நாற்஫ங்ைள் செய்து Approval ச஧ற்று உைம஦Supplier’ரிைம் அனுப்஧ மயண்டும். PO’க்ைக஭ அனுப்஧ின உைன் Supplier’ரிைம் Follow-up செய்ன மயண்டும். Lead Timeதாண்டியிட்ைால் உை஦டினாை Purchase Managerரிைம் சதரியிக்ை மயண்டும்.Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  15. 15. Purchase Process Flow - 5 Supplier Itemைக஭ Invoice நற்றும் Deliverychallan(DC)ளுைன் அனுப்புயார். Itemைள் யந்தவுைன் Stores Assistant GoodsReceipt Note (GRN) Create செய்னமயண்டும்.(அதற்கு முன் தபம்&அ஭கயெரி஧ார்க்ை மயண்டும்Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  16. 16. Purchase Process Flow – in a snapshot அயெபத் மதகயைள்/ தபம்/ அ஭வுகுக஫ந்தாம஬ா/ மயறு குக஫ைள்இருந்தாம஬ா SeniorManagement‘ைம் அனுநதி ச஧ற்றுமதகயனா஦ ஥ையடிக்கைைள்஋டுக்ைவும்.StoresAssistantPurchaseExecutivePurchaseManagerSuppliersShipmentsWarehousePurchaseIndentPurchaseOrderFor ApprovalApprovedPurchaseOrderPurchaseOrderSent to SuppliersInvoice,Delivery ChallanGoods Receipt Note- Stores AssistantPurchase ProcessProperty of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  17. 17. Contents Section 1 : Introduction நற்றும் basic process Section 2: Material’s஍ யகை஧டுத்தும் முக஫ைள்* Section 3: Order செய்ம௃ம் முக஫ைள்* Section 4: Supplier / Vendor மந஬ாண்கந Section 5: MIS report நற்றும் ஆபாம௃ம் முக஫ைள் Section 6: Templates* - common to Stores moduleProperty of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  18. 18. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Methodologies – ABC Classification A,B & C ச஧ாருட்ைக஭ யகைப்஧டுத்துதல் முக்ைினநா஦ ச஧ாருட்ைக஭ அ஫ிந்துஅதன் stock’஍ ைண்ைாணிக்ை முடிம௃ம் மூ஬ப்ச஧ாருட்ை஭ின் ஧பாநரிப்பு செ஬கய(stock holding)குக஫க்ை முடிம௃ம் குமப்஧ங்ைக஭த் தயிர்த்து ஋஭ிதாை஧ணினாற்஫ மயண்டும்20%80%80%20%Items Value
  19. 19. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Methodologies – ABC ClassificationCOGS:All Raw Materials – 60~65%Labor Cost – 7~8%Power & utilities – 8~10%..._______________________Total – 100%எவ்சயாரு Company’லும் RawMaterials’ 60 ~65% ஧ங்கு உற்஧த்திசெ஬யில் இருக்கும் ( Cost of GoodsSold - COGS).
  20. 20. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Methodologies – ABC Classification ச஧ாருட்ை஭ின் செ஬கய ஆபாம௃ம் ம஧ாது, முதல் 20% ச஧ாருட்ைள் 80% செ஬கயக்கு஫ிக்கும்.஧ி஫கு இருக்கும் 30ல் 40% ச஧ாருட்ைள் - 15% செ஬கயம௃ம், ைகைெினாை இருக்கும்50% ச஧ாருட்ைள் – 5% செ஬கயம௃ம் கு஫ிக்கும். இகயமன A, B நற்றும் C Class Materials ஆகும்.Few Items = More consumption in valueMore Items = Low consumption in valueA CategoryB CategoryC Category
  21. 21. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Methodologies – ABC Classification இந்த ஆபாய்ச்ெினா஦து Season யாரினாை செய்னப்஧ை மயண்டும்.(PeakSeason/Modern Season/Lean Season ஋ன்று த஦ித்த஦ினாை செய்ன மயண்டும்.) ச஧ாருட்ை஭ின் உ஧மனாைம்,உற்஧த்திகன/யிற்஧க஦கன ொர்ந்மத இருக்கும்.Peak SeasonModerateSeasonModerateSeasonLeanSeasonLeanSeasonJan Feb Mar Apr May Jun July Aug Sep Oct Nov DecSales
  22. 22. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Methodologies – ABC Classification ஋டுத்துக்ைாட்டு: எரு சதாமிற்ொக஬னில் நாதம் ரூ.2 மைாடிக்கு ச஧ாருள்யாங்குைி஫ார்ைள் ஋ன்றும்,300 யகைனா஦ மூ஬ப்ச஧ாருட்ைள் இருக்ைின்஫஦ ஋஦கயத்துக்சைாள்மயாம் இதில் முதல் 60 ச஧ாருட்ைள் A Category’ல் யரும் அடுத்த 90 ச஧ாருட்ைள் B Category’ னிலும் ைகைெி ச஧ாருட்ைள் C Category’ னிலும்யரும்S.No Classification % of Items No of Items PurchaseValue in %PurchaseValue (Rs)1 A 20% 60 80% 1.6 Cr2 B Next 30%. i.e.Up to 50%90 15% 0.3Cr3 C Remaining50%150 5% 0.1Cr4 Total 100% 300 100% 2 Cr
  23. 23. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Methodologies – ABC Classification எரு company’ல் 2 Season’ைள் உள்஭சதன்று கயத்துக் சைாள்மயாம்.Peak Season’ல் உற்஧த்தி நிைவும்அதிைநாைவும்,Lean Season’ல் உற்஧த்தி குக஫யாைவும் இருக்கும். இந்த A’B&C யகைப்஧டுத்துதல் எவ்சயாரு Seasonக்கும் செய்ன மயண்டும்.Price inRs. October November December January February March1 X6 Kgs 961 455 1080 1278 1002 650 1057 920.3 884440.3 25.5% 25.5% A2 X9 Kgs 867 1265 1200 1231 1198 1258 1272 1237.3 1072768.0 30.9% 56.4% A3 X5 Kgs 654 1331 651 1470 971 896 1382 1116.8 730409.0 21.0% 77.4% A4 X7 Kgs 153 629 1330 290 1045 1316 690 883.3 135150.0 3.9% 81.3% A5 X4 Kgs 980 111 126 118 107 128 110 116.7 114333.3 3.3% 84.6% B6 X8 Kgs 76 1038 170 1338 66 1498 1055 860.8 65423.3 1.9% 86.5% B7 X1 Kgs 454 107 135 100 134 131 146 125.5 56977.0 1.6% 88.2% B8 X15 Kgs 728 97 63 71 62 72 87 75.3 54842.7 1.6% 89.7% B9 X14 Kgs 928 54 65 57 50 53 62 56.8 52741.3 1.5% 91.3% B10 X13 Kgs 787 42 43 46 84 81 97 65.5 51548.5 1.5% 92.7% B11 X2 Kgs 382 117 132 115 115 124 150 125.5 47941.0 1.4% 94.1% B12 X10 Kgs 645 55 63 91 89 55 78 71.8 46332.5 1.3% 95.5% B13 X16 Kgs 607 94 41 86 71 58 84 72.3 43906.3 1.3% 96.7% C14 X18 Kgs 820 22 59 75 34 35 57 47.0 38540.0 1.1% 97.8% C15 X3 Kgs 270 110 108 138 118 120 134 121.3 32760.0 0.9% 98.8% C16 X12 Kgs 412 52 69 80 86 72 49 68.0 28016.0 0.8% 99.6% C17 X17 Kgs 208 66 24 39 56 62 61 51.3 10677.3 0.3% 99.9% C18 X11 Kgs 53 40 84 96 86 69 43 69.7 3692.3 0.1% 100.0% CTotal 3470499Unit ofMeasurmentItemNameS.NoSample done wth 18 itemsMonthly Consumption in KgsCategoryCumulative%%consumptionAvgconsumptionvalue in Rs.Average inKgs
  24. 24. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Methodologies – ABC Classification முதல் 4 Items -80% சநாத்த செ஬கய கு஫ிக்ைி஫து -அகய ‘A’ Class Items ஋஦அகமக்ைப்஧டும். ஧ின்஦ர் இருக்கும் 8 Items 15% சநாத்த செ஬கய கு஫ிக்கும் -அகய ‘B’ ClassItems ஋஦ அகமக்ைப்஧டும்.நீதமுள்஭ 6 Items -5% சநாத்த செ஬கயகு஫ிக்கும்.அகய ‘C’ Class Items ஋஦ அகமக்ைப்஧டும்.Category No of Items Cumulative %A 4 81.3B 8 95.5C 6 100Focus more on A category items.A Class Item’ைக஭ ைய஦நாைகைனா஭மயண்டும்.மதகயக்குஅதிைநாை யாங்ைிக்சைாண்ைால் செ஬வு அதிைநாைஆைியிடும்.மதகயகன யிை குக஫யாைStock செய்தால் Stock –Out ஆைிProduction ஧ாதிக்ைப்஧டும்.
  25. 25. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Contents Section 1 : Introduction நற்றும் basic process Section 2: Material’s஍ யகை஧டுத்தும் முக஫ைள்* Section 3: Order செய்ம௃ம் முக஫ைள்* Section 4: Supplier / Vendor மந஬ாண்கந Section 5: MIS report நற்றும் ஆபாம௃ம் முக஫ைள் Section 6: Templates* - common to Stores moduleProperty ofHashManagementServices LLP.Unauthorizedcopying,circulating,modifying andusing it withoutthe knowledge /approval ofHashManagementServices LLP isprohibited.
  26. 26. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Ordering TechniquesCategory Characteristics Ordering Techniques ReasonAநிைவும் அதிைநா஦செ஬வு,ைய஦நாைசெனல்஧ை மயண்டும்Scheduled Shipments /Standard Order Quantity(SOQ)உ஧மனாைத்தில்நாற்஫ம்இல்க஬Re-Order levelஉ஧மனாைத்தில்அடிக்ைடிநாற்஫ம்.Bநிதநா஦செ஬வு,நிதநா஦ைய஦ம் மதகயRe-Order levelOrder based on theRe-Order levelCகுக஫ந்த செ஬வு.அதிைநாையாங்ைி஦ாலும்஧ாதிப்஧ில்க஬.MinMax / Two Bin Systemஅதிைநாையாங்ைி஦ாலும்஧ாதிப்஧ில்க஬
  27. 27. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Ordering Techniques – ScheduledShipments / Standard Order Quantity (SOQ) ஋ந்சதந்த ச஧ாருட்ை஭ின் உ஧மனாைம் நாதந்மதாறும் நா஫யில்க஬மனா (approx.)அயற்க஫Standard Order Quantity’ ஆை நாற்஫ி PO செய்ன஬ாம். Supplier’஍ மதகயனா஦ ைா஬இகைமயக஭னில் அனுப்஧ சொல்஬஬ாம். ஋டுத்துக்ைாட்டு: அட்ையக஦னில் X9 ஋ன்஫ item’஍ ைய஦ிக்ைவும். இந்த Item’ன் உ஧மனாைம்நாதந்மதாறும் மயறு஧ையில்க஬. நாதந்மதாறும் ெபாெரினாை 1200 ைிம஬ாஉ஧மனாைப்஧டுக்ைி஫து. Supplier யாபந்மதாறும் 300 ைிம஬ா அனுப்஧ி஦ால் ம஧ாதுநா஦து.Quantity in Kgs Week 1 Week 2 Week 3 Week 4October 300 300 300 300November 300 300 300 300December 300 300 300 300January 300 300 300 300February 300 300 300 300March 300 300 300 300 ஆகைனால் எமப PO’ல் இந்தdetailைக஭ கு஫ிப்஧ிட்டு supplier’ரிைம்அனுப்஧ மயண்டும். யாபந்மதாறும் 300 ைிம஬ா. ஆறு நாதங்ைளுக்கு இவ்யாறு அனுப்஧மயண்டும்.
  28. 28. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Ordering முக஫ைள் – Re-Order Level (ROL) ஋ல்஬ா ‘A’&’B’ Itemைக஭ம௃ம் ROC மூ஬நாை யாங்ை஬ாம்.இந்த Itemை஭ின் Lead time஍ சதரிந்துகயத்திருக்ை மயண்டும். Safety Stock஍ 25% of Lead Time(எரு ஥ாள் உ஧மனாைம்) ஆை ஋டுத்துக்சைாள்஭஬ாம்.MaterialArrivalMaterialArrivalMaterialArrivalSafety Stock – 90 kgsLeadtimeconsumption-360kgsAverageStockholdingRe-OrderPointDay1 Day10 ஋டுத்துக்ைாட்டு: அட்ையகணனில் X7 ஋ன்஫ Item஍஋டுத்துக் சைாள்மயாம். ெபாெரி நாத உ஧மனாைம் –A = 900 ைிம஬ா எரு ஥ாள் உ஧மனாைம் – B = A/25 = 36ைிம஬ா Lead Time – C = 10 ஥ாள் Lead Time உ஧மனாைம் = D = C *B = 360 ைிம஬ா Safety Stock = E= C * 25% = 2.5 ஥ாள் Safety Stock உ஧மனாைம் = F = E * B = 90 ைிம஬ா Re-order level = G = D + F = 450 ைிம஬ா Re-order Quantity = D = 360 ைிம஬ா (ெி஬ ெநனங்ை஭ில் Re-order Quantity஍ 2 * D’ஆை஋டுத்துக் சைாள்஭஬ாம் = 360 * 2 = 720 ைிம஬ா).
  29. 29. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Ordering முக஫ைள் – Re-Order Level (ROL)… Stock 450 ைிம஬ாவுக்கு யரும்ம஧ாது 720 ைிம஬ா Order ஧ண்ணமயண்டும் முதல் ஥ா஭ில் Stock, 360 +90 = 450 ைிம஬ா உள்஭து.அப்ம஧ாது 720ைிம஬ா ஆர்ைர் செய்னவும். ஧த்தாயது ஥ா஭ில் stock 90 ைிம஬ாகய அகைைி஫து.அமத஥ா஭ில் 720 ைிம஬ா supplierரிைம் இருந்து யருைி஫து. எரு ஥ாள்/இபண்டு ஥ாள் தாநதநாை யந்தால் safety stock’஍உ஧மனாைப்஧டுத்தவும்.
  30. 30. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Ordering Techniques – MinMax System இந்த முக஫ Re-order Level’஍ ம஧ான்ம஫ இருக்கும்.ஆ஦ால் ச஧ரின ஆபாய்ச்ெி செய்னாநல் followசெய்ன஬ாம். இயற்க஫ ‘C’ Class Item’ல் நட்டுமநஉ஧மனாைப்஧டுத்தவும். இம்முக஫ சு஬஧நாை இருப்஧தால் time wasteஆைாநல் A & B Itemைக஭ Focus ஧ண்ண஬ாம். எவ்சயாரு ‘C’ Class Item’கும் எரு Minimum StockLevel & Maximum Stock Level஍ ஥ிர்ணனம் செய்னமயண்டும்.(Maximum Stock = 3 times 8 MinimumStock )FULL300kgsFULL300kgsEMPTY0 kgFULL300kgsFULL300kgsFULL300kgsBoth the bins are fullDo not order. Wait till one binbecomes emptyOne Bin is empty. Order 600 kgs.(By the time the materials arrivethe second bin also nears emptylevel)Both the bins are fullDo not order. Wait till one binbecomes emptyStage 1Stage 2Stage 3Minimum level in kgs 300Maximum level in Kgs 900
  31. 31. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Ordering முக஫ை஭ின் ஧னன்ைள்: மநற்கூ஫ின மூன்றுமுக஫ைளும் Stores ஧ிரிவுைன்,இகணந்து செனல்஧டுத்தமயண்டும். மநற்கூ஫ின முக஫ைக஭஥ன்஫ாை ஧ின்஧ற்஫ி஦ால் 25% to30% சநாத்தமூ஬ப்ச஧ாருட்ை஭ின் செ஬கயகுக஫க்ை முடிம௃ம்.BeforeImplementationAfterImplementation25~30%reduction ininventory
  32. 32. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Contents Section 1 : Introduction நற்றும் basic process Section 2: Material’s஍ யகை஧டுத்தும் முக஫ைள்* Section 3: Order செய்ம௃ம் முக஫ைள்* Section 4: Supplier / Vendor மந஬ாண்கந Section 5: MIS report நற்றும் ஆபாம௃ம் முக஫ைள் Section 6: Templates* - common to Stores moduleProperty ofHashManagementServices LLP.Unauthorizedcopying,circulating,modifying andusing it withoutthe knowledge /approval ofHashManagementServices LLP isprohibited.
  33. 33. Section 4 : Vendor Management Purchase Manager எவ்சயாரு Item’க்கும் 2 Supplier஍ ஥ிர்ணனம் செய்ன மயண்டும் Orderைக஭ 2 Supplierைளுக்கும் மதகயக்மைற்஧ ஧ிரித்த஭ிக்ை மயண்டும்.Each ItemSupplier1Supplier2Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  34. 34. Section 4 : Vendor Management Supplier Master List஍ உருயாக்ை மயண்டும். இதில் புதின Supplier஍ மெர்க்ைமயா, ஧கமன Supplier஍ ஥ீக்ைமயா Purchase Managerக்குஅதிைாபம் உள்஭து. Vendor Evaluation Report஍ மநற்சைாண்ை ஧ின்஦மப இகத செய்னமயண்டும். எரு Supplier஍ ஧ின் யரும் Parameterைக஭க் சைாண்டு நதிப்஧ிை மயண்டும்S.No Parameters Weightage in %1 தபம் 302 ம஥பம் ைகை஧ிடித்தல் 203 யிக஬ 154 Average Lead time 155 ஧ணம் செலுத்தும் அயைாெம். 106 அயெப ைா஬ உதயி 10Please note thatthe weightages arebased on generalmanagementprinciples. They canbe modifiedaccording to theindustry /companiesProperty of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  35. 35. Section 4 : Vendor Management Supplier Master List஍ ஧ின் யரும் detailைக஭ சைாண்டு Create செய்ன மயண்டும்S.No Details to be recorded1 Item Code2 Item Description3 Vendor Code4 Vendor Name5 Address6 Contact Person7 Phone No8 Email Id9 Vendor rating (based on the weightages)Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  36. 36. Contents Section 1 : Introduction நற்றும் basic process Section 2: Material’s஍ யகை஧டுத்தும் முக஫ைள்* Section 3: Order செய்ம௃ம் முக஫ைள்* Section 4: Supplier / Vendor மந஬ாண்கந Section 5: MIS report நற்றும் ஆபாம௃ம் முக஫ைள் Section 6: Templates* - common to Stores moduleProperty of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  37. 37. Section 5 : MIS Reports & Analyses The list below explains the various parameters to track, the reports to generate, the frequency and theperson-in-charge in the Purchase function:Type Key Parameters Report Name Nature of Report Frequency Prepared byAbsolute Reports Monthly Purchase value Monthly Purchase reportItem-wise - descending in valueterms Monthly Purchase ExecutivePending Orders Report Pending Order Report Item-wise / Category-wise Updated Daily Purchase ExecutiveVariance ReportsNo of stockouts in a month stock-Out report Item-wise / Category-wise MonthlyPurchase Executive +Production SupervisorNo of times A Class items exceedingthe respective leadtimes Lead time variation reportItem-wise / trend chartcomparing the last 3 months Monthly Purchase ExecutiveNo of times safety stock is reachedfor items under ROL ordering system Lead time variation reportItem-wise / trend chartcomparing the last 3 months Monthly Purchase ExecutiveQuality issues in the incomingmaterials Incoming Quality ReportItem-wise / trend chartcomparing the last 3 months Monthly Purchase ExecutivePrice changes Price Change Report Item-wise with explanation Monthly Purchase ManagerProperty of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  38. 38. Analysis/questions to ask from the reports …Type Key Parameters Report Name Frequency Questions to askAbsolute ReportsMonthly PurchasevalueMonthlyPurchasereportMonthlyIs there a significant increase in the purchase value compared to the last monthIf yes, what are the major items contributing to this increasePending OrdersReportPendingOrderReportUpdated Daily How many POs are pending daily. Is the trend increasing ? What are the items present more than the lead time?Variance ReportsNo of stock-outs in amonthstock-OutreportMonthlyWhat is the trend of number of stock-outs? What are the items contributing to the stock outs? Are these items frequentlyfiguring in this list? How to avoid this in the future?How many times the lead time has exceeded ? By how many days? Is this happening for the same item? Same supplier? Isthis time to update the lead times ?No of times A Classitems exceeding therespective leadtimestock-OutreportMonthlyNo of times safetystock is reached foritems under ROLordering systemstock-OutreportMonthlyQuality issues in theincoming materialsIncomingQualityReportMonthlyWhat is the Pareto of the quality issues in the incoming materials ? What is the trend ? Is it for the same item / from samesupplier? What is the time taken by the supplier to rectify/send new materials ? How to avoid this in the future ?Price changesPriceChangeReportMonthlyHow many of the price revisions happened for A & B category items ? what is the impact of the price change in ourcosting? How to minimize the effect? Is the relevant departments(accounts/bill passing) aware of the price change ?Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  39. 39. Senior Management’ன் ச஧ாறுப்புைள்: மநற்கூ஫ின ஋ல்஬ா யிரனங்ைளும் Senior Management’ ன்ஆதபவு நற்றும் Support இருந்தால் தான் சயற்஫ி ச஧றும். முத஬ில் இந்த யிரனங்ைளுக்கு ஥ிக஫ன ஋திர்ப்புைள்யப஬ாம்.அகய தீப 2 ~ 3 நாதங்ைள் ஆை஬ாம். அடிக்ைடி ெம்஧ந்தப்஧ட்ை அதிைாரிைள்/஧ணினாட்ை஭ிைம்ஆம஬ாெக஦ைள் கூ஫ி / Follow – up செய்தால் நட்டுமந இந்ததிட்ைங்ைள் சயற்஫ி ச஧றும். எவ்சயாரு Meeting’கும் முன்஦தாைமய திட்ைநிட்டு, ஥கைச஧஫மயண்டும். Meeting’ைில் ை஬ந்தாம஬ாெித்த யிரனங்ைக஭ Minutes of theMeeting (MOM) Prepare செய்து ெம்ந்தப்஧ட்ை அக஦யருக்கும்அனுப்஧ மயண்டும்.அதில் ஆம஬ாெக஦ைள்,ச஧ாறுப்஧ா஭ர்,நற்றும்முடிக்கும் மததிகன கு஫ிப்஧ிை மயண்டும்.Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  40. 40. Contents Section 1 : Introduction நற்றும் basic process Section 2: Material’s஍ யகை஧டுத்தும் முக஫ைள்* Section 3: Order செய்ம௃ம் முக஫ைள்* Section 4: Supplier / Vendor மந஬ாண்கந Section 5: MIS report நற்றும் ஆபாம௃ம் முக஫ைள் Section 6: Templates* - common to Stores moduleProperty of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  41. 41. Monthly Purchase ReportS.No Item Code Item Description Item CategoryPurchase Value -current monthPurchase value - lastmonth Difference1 1009 Steel Rods A 1500000 1300000 -2000002 1003 Steel Wires A 1200000 1100000 -100000Total SUM() SUM()Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  42. 42. Pending Purchase Orders ReportS.NoPurchaseOrder No PO date Quantity UoMSupplierCodeSupplierName Item Code Item Description Item CategoryDays afterreleasing PO Lead time Reason for Delay1 A2345 15-Jan 25-Jan tons 1234 ABC Metals 1008 Steel Rods A 22 15 Transport delayItems which are exceeding the lead time should be investigatedProperty of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  43. 43. Stock-Out ReportS.No Item CodeItemDescriptionItemCategoryPurchaseOrder No PO date Quantity UoMSupplierCodeSupplierName Lead timeDateExpectedDateArrivedReason forDelayProduction Loss /ImpactCorrective Action forFuture1 1008 Steel Rods A A2345 15-Jan 25-Jan tons 1234ABCMetals 15 31-Jan 7-FebTransportDelayEmergency buyingfrom local supplierat 2Rs more perpieceAgreement with theTransport companyItems which are frequently exceeding the lead time should be investigated and necessaryaction should be takenProperty of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  44. 44. Incoming Quality ReportS.No Item CodeItemDescriptionItemCategoryPurchaseOrder No PO date Quantity UoMSupplierCodeSupplierNameQualityProblemNo ofDefectiveitemsRepeatedIssue Corrective Action1 1008 Steel Rods A A2345 15-Jan 25.00 tons 1234ABCMetals cracks 25 yesSent back tosupplier. Futuredispatches only after100% quality checksReasons for quality issues must be sorted out with the suppliers. Items which frequently appears in the list should beexamined and necessary action to be takenProperty of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  45. 45. Price Changes ReportS.No Item CodeItemDescription Item CategoryAverage MonthlyConsumption UoM Supplier CodeSupplierNameCurrent Price(Rs/UoM)New Price(Rs/UoM) Difference (Rs)Impact on the cost(Rs / month)1 1008 Steel Rods A 50 tons 1234 ABC Metals 500 530 30 1500Impact of the price rise on the cost of production have to be evaluated carefully by the senior managementProperty of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.
  46. 46. An initiative of Hash Management Services LLPA Business Sense PublicationFor more free resources visit www.businessense.inFor any queries / suggestions / requestsCall us: +91 91766 13965orEmail us: support@businessense.inPURCHASEMODULEIN TAMIL

×