Inspección Final en Ms. Word 2013

1. SESIÓN 07:
INSPECCIÓN FINAL EN MS. WORD
2013
Docente: Ing. Pablo Alfaro
palfarob@ucvvirtual.edu.pe
palfarob@outlook.com

2. CAPACIDAD DE LA SESIÓN
• Realiza aplicaciones avanzadas en un
documento.
• Relaciona documentos generando
correspondencia.

3. CONTENIDOS A DESARROLLAR
ESTRUCTURA DE UN DOCUMENTO EN
WORD 2013
Ortografía y gramática.
Proteger un documento.
Macros.
Combinación de correspondencia.

4. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA
• Word comprueba si las palabras de un documento existen en el
diccionario que lleva incorporado en conjunto con algunas reglas
gramaticales.
• Word no discierne el significado de las palabras en cada
contexto.
• Es posible revisar un documento y no encontrar errores. Sin
embargo, esto no asegura que sea correcto.
• Word nos brinda tres manera de revisar la ortografía y
gramática:
1. Revisar mientras se escribe.
2. Forzar la revisión.
3. Autocorrección.

5. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA -
CONTINUACIÓN
1. Revisar mientras se escribe
• Conforme vayamos escribiendo,
Word subrayará con una línea
azul los errores gramaticales y
con rojo los errores de ortografía.
(Líneas no visibles en impresión)
• Word no podrá detectar errores
gramaticales hasta que la frase
esté acabada, por ejemplo, con
un punto.
• Para corregir una palabra se debe
hacer clic derecho sobre la misma
y seleccionar la opción deseada.

6. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA -
CONTINUACIÓN
2.Forzar la revisión
• Se accede a esta funcionalidad de dos maneras:
Método manual: Presionando F7.
Funcionalidad Ortografía y gramática: pestaña Revisar, grupo
Revisión,
• En ambos casos aparece el panel Ortografía donde se
muestran alternativas de corrección.

7. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA -
CONTINUACIÓN
PANEL GRAMÁTICA PANEL ORTOGRAFÍA

8. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA -
CONTINUACIÓN
3. Autocorrección
• Permite a Word corregir algunos errores
obvios sin previo aviso y nos ofrece la
posibilidad de realizar nuestras propias
correcciones.
 Pro: es una forma cómoda de automatizar
la corrección en errores que solemos
cometer frecuentemente.
 Contra: en ocasiones Word cambiará
automáticamente una palabra sin que nos
demos cuenta, sin importar el contexto.
Desactivar Autocorrección
1. Haga clic en la pestaña Archivo, Opciones,
tras lo cual aparecerá un cuadro de diálogo.
2. En la sección izquierda, seleccione Revisión.
3. Haga clic en el botón Opciones de
autocorrección.
Regresar

9. PROTEGER UN DOCUMENTO
• Word permite aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos.
• Estos niveles no son perfectos, por lo que es recomendable
complementarlos con otras medidas de seguridad.
• Word presenta los siguientes niveles de seguridad:
1. Contraseña.
2. Restricciones de formato y edición.
3. Firma digital.
4. Seguridad de macros.
5. Gestión de derechos de información.
• Los niveles de protección mas utilizados son Contraseña y Restricciones
de formato y edición.

10. PROTEGER UN DOCUMENTO –
CONTINUACIÓN
1.Contraseña
• Se accede a esta funcionalidad
haciendo clic en la pestaña Inicio, sub
pestaña Información, grupo Proteger
documento, opción Cifrar con
contraseña.
• Esta alternativa permite asignar una
contraseña de apertura al documento.
Modificar contraseña
• Se realiza el mismo procedimiento y se
ingresa la nueva contraseña deseada.
Eliminar contraseña
• Se realiza el mismo procedimiento y se
deja la contraseña en blanco.

11. PROTEGER UN DOCUMENTO –
CONTINUACIÓN
2. Restricciones de formato y edición
• Se accede a esta funcionalidad haciendo clic en la pestaña Revisar,
grupo Proteger, Restringir edición.
Restricciones de formato
• Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto
pero no pueden realizar ningún cambio de formato.
Restricciones de edición
• Determina qué tipo de edición se permite.
• Word presenta los siguientes tipos de edición:
• Cambios realizados: Permite al usuario realizar cambios, pero estos
son resaltados.
• Comentarios: Permite al usuario ingresar únicamente comentarios.
• Rellenando formularios: Permite al usuario escribir sólo en las áreas
de formularios.
• Sin cambios: No permite realizar ningún cambio (sólo lectura).
Regresar

12. MACROS
• Se accede a esta funcionalidad haciendo clic en la
pestaña Vista, grupo Macros, Ver macros.
• Una macro es una serie de instrucciones que se ejecutan
en un orden definido por el usuario, actuando como una
única instrucción y que puede ser asignada a un botón.
• Las macros suelen utilizarse para las siguientes
funciones:
 Automatizar una serie de pasos.
 Personalizar la barra de acceso rápido añadiéndole
nuevas funcionalidades.
 Insertar texto o gráficos que solemos utilizar
frecuentemente. Por ejemplo, el eslogan de la
empresa, si lo tenemos en una macro únicamente lo
escribimos una vez y posteriormente lo insertamos
mediante una macro.
• Los comandos mostrados en la imagen son propios de
Word, por tanto no pueden ser modificados, solo
ejecutados con el botón Paso a paso

13. MACROS - CONTINUACIÓN
Crear macros con la grabadora
• Se accede a esta funcionalidad
haciendo clic en la pestaña Vista,
grupo Macros, Grabar macro.
Consideraciones
• Debemos definir previamente el
tipo de macro a crear y pasos a
seguir al grabarla.
• No es posible utilizar el mouse
durante la grabación, todas las
operaciones y comandos deben ser
realizadas mediante el teclado.
• La macro debe ser genérica, es
decir, no debe depender del
documento.

14. MACROS - CONTINUACIÓN
Regresar

15. COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
• Se accede a esta funcionalidad haciendo clic en la pestaña
Correspondencia, grupo Iniciar combinación de
correspondencia, opción Paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia.
• La combinación de correspondencia permite incluir en un
documento datos almacenados en otro sitio.
Consideraciones
• Se debe definir previamente una fuente de datos
(Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access).
• Elabore la plantilla del documento en Word.

16. COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA - CONTINUACIÓN
FUENTE DE DATOS DOCUMENTO PLANTILLA

17. COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA - CONTINUACIÓN
PASO A PASO DEL ASISTENTE PASO N° 1

18. COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA - CONTINUACIÓN
PASO N° 2 PASO N° 3

19. COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA - CONTINUACIÓN
PASO N° 4 INSERCIÓN DE CAMPOS

20. COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA - CONTINUACIÓN
DOCUMENTO CON DATOS PASO N° 5

21. COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA - CONTINUACIÓN
PASO N° 6 RECORRER REGISTROS
APERTURA DE DOCUMENTO
TRAS CIERRE