Tipos de documento de archivo

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Se describen y caracterizan los principales tipos documentales en los archivos.

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Tipos de documento de archivo

  1. 1. Clases de Documentos Clases de Documentos Correspondencia El Expediente Documentos de notificación, enlace y de apoyo a la gestión, Documentación informativa auxiliar
  2. 2. Correspondencia Correspondencia <ul><li>Cojunto de cartas que recibe y </li></ul><ul><li>emite un ente , dentro de la serie de correspondencia existe una tipología muy compleja: </li></ul><ul><li>OFICIOS : comunicación escrita sobre asuntos del servicio público. </li></ul><ul><li>TELEGRAMAS : formato normalizado de comunicación telegráfica. </li></ul><ul><li>ESCRITOS PARTICULARES : son los más variados, reunen en general toda las solicudes y comuncaciones llegadas a la oficina. </li></ul>
  3. 3. El Expediente El Expediente El Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa , asi como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Se forman mediante agragación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias que deban integrarlos, y sus hojas útiles rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación.
  4. 4. Partes : Elementos El Expediente Documentos Carpeta Extracto Relación de Contenido Partes
  5. 5. Partes : Documentos El Expediente <ul><li>LOS DOCUMENTOS , que son soporte de: </li></ul><ul><li>- La información , que sirve como referencia y antecedente para fundamentar la resolución. </li></ul><ul><li>La ejecución , en su caso, las actuaciones encaminadas a cumplir los efectos de la resolución apropiada. </li></ul>Partes
  6. 6. Partes : Diferenciación El Expediente Partes <ul><li>Los documentos se pueden diferenciar en función de su TRADICIÓN asi: </li></ul><ul><li>ORIGINALES </li></ul><ul><li>NO ORIGINALES </li></ul><ul><li>MARGINALES </li></ul><ul><li>Y por su CONTENIDO asi: </li></ul><ul><li>ESENCIALES </li></ul><ul><li>DE ENLACE </li></ul>
  7. 7. Partes : Demás elementos El Expediente Partes LA CARPETA o guarda exterior, contiene y agrupa los documentos y puede registrar información sobre el Expediente. EL EXTRACTO o resúmen, sintetiza el contenido, el asunto de referencia, elaborado por la oficina que lo ha tramitado. LA RELACIÓN DE CONTENIDO , breve descripción de cada documento contenido en el expediente (fecha y número de orden).
  8. 8. Tramitación : Iniciación 1 El Expediente Tramitación INCIACIÓN De OFICIO : por necesidades internas de la oficina, mediante acuerdo, petición razonada o por denuncia. Por SOLICITUD de persona interesada: cuando la acción es emprendida desde afuera, mediante solicitud razonada.
  9. 9. Tramitación : Procedimiento El Expediente Tramitación 2 PROCEDIMIENTO Los interesados en cualquier momento del procedimiento van producciendo y recibiendo documentación hasta que finalize el hecho.
  10. 10. Tramitación : Finalización El Expediente Tramitación 3 FINALIZACIÓN Por RESOLUCIÓN : mediante desición motivada del órgano que le compete. En ningún caso el silencio administrativo finaliza un expediente. Por DESISITIMIENTO : del interesado en el caso de que el haya iniciado el expediente con una solicitud. Por RENUNCIA : todo interesado puede renunciar sus derechos cuando no esté prohibido por la Ley. Por CADUCIDAD : algunos procedimientos tienen términos de vencimiento que cierran el expediente.
  11. 11. Tramitación : Ejecución El Expediente Tramitación 4 EJECUCIÓN La ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos definidos según el tipo de procedimiento.
  12. 12. Beneficios del Expediente El Expediente Beneficios <ul><li>La adecuada conformación de los expedientes, según los principios archivísticos ofrece estos beneficios: </li></ul><ul><li>Rápidez en la localización de los documentos. </li></ul><ul><li>Facilidad para hacer el seguimiento del proceso que contiene. </li></ul><ul><li>En caso de mala ubicación o perdida es fácil reubicar el documento o saber cuál fue el perdido. </li></ul>
  13. 13. Precauciones necesarias El Expediente Precauciones <ul><li>No dejar documentos sueltos o aislados </li></ul><ul><li>Evitar la multiplicidad y dispersión de los expedientes </li></ul><ul><li>No extraer documentos originales </li></ul><ul><li>Conservar los documentos respetando el orden natural </li></ul><ul><li>Grapar cada oficio con su respuesta </li></ul><ul><li>Agrupar el documento ppal con los que le acompañan </li></ul><ul><li>Identificar cada expediente en la carpetilla </li></ul><ul><li>Si llegara a ser extraído un documento debe dejarse constancia de ello con una hoja en el expediente en el lugar del faltante, con fecha, razón del prestamo y nombre de los responsables. </li></ul>
  14. 14. Otras clases de documentos Documentos de notificación, enlace y de apoyo a la gestión, Notificación: son los que se envían a todas las oficinas para comunicar asuntos de interés general, o particular de una oficina o persona. Enlace: son los que emplean para trasladar documentos de una oficina a otra, como las relaciones de envio. Apoyo a la Gestión: son todos aquellos que recibe o elabora una oficina para facilitar su gestión. Tiene como caraterística que su información es efimera y no tienen valor legal o histórico, pues muchos con copias o documentos repetidos.

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