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Manual de libertya

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Manual para uso del ERP Libertya

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Manual de libertya

  1. 1. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes.
  2. 2. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Acceso al sistema Libertya Ingresando a la aplicación Para acceder al sistema Ud. debe hacer doble click sobre el icono LIBERTYA ubicado en el escritorio de su equipo. Si eventualmente no aparece el icono en el escritorio, busque en su sistema operativo los archivos: Libertya.exe (sobre plataformas WINDOWS). Libertya.sh (sobre plataforma LINUX). Para el primer caso haga doble clic sobre el mismo para ingresar al sistema. En el segundo caso, sobre plataforma LINUX, la ejecución dependerá de la distribución linux que Ud. esté usando. Al realizar esta acción, veremos en pantalla el proceso de ingreso al sistema: Para ingresar, el sistema solicita los datos del usuario: En esta ventana, denominada "entrada al sistema" Ud. debe completar: Servidor: Esta dato ya está seleccionado y no debe ser modificado por el usuario. Usuario: tipee su usuario de acceso al sistema. Tenga en cuenta que el sistema es Key sensitive, es decir, discrimina mayúsculas y minúsculas en el tipeo. Asi entonces, a modo de ejemplo: el usuario Juan no es el mismo que el usuario JUAN. Lenguaje: Ud. debe seleccionar Español (para cualquier país de Iberoamérica).
  3. 3. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Si Ud. tipea el Usuario y contraseña correctamente, aparecerá en pantalla la solapa Preferencias: En esta solapa, Ud. debe completar los datos: Perfil: El Sistema Libertya viene preconfigurado con cuatro perfiles (más un perfil de Administrador de la Compañia que define parámetros comunes a todos los demás usuarios), a los cuales se pueden agregar más en función de las necesidades de la organización. Elija uno de los perfiles. Compañia:El Sistema Libertya viene preconfigurado con una compañia, a la cual se pueden agregar otras en función de las necesidades de la organización. Elija en este punto una de las compañias. Organización:El Sistema Libertya viene preconfigurado con una organización, a la cual se pueden agregar otras en función de las necesidades de la estructura organizacional. Elija una de las organizaciones. Almacén:El Sistema Libertya viene preconfigurado con un almacén, a la cual se pueden agregar otros en función de las necesidades de la estructura organizacional. Elija una de los almacenes. El almacén en algunos modelos de negocio se suele llamar Depósito, en otros salón de ventas, etc. Fecha: El sistema Libertya toma del sistema operativo la fecha de trabajo, pero la misma puede ser modificada en este punto. En caso de ser necesario, haga un click con el mouse sobre el botón (31) que aparece sobre el costado derecho de la fecha que muestra el sistema, y seleccione la fecha que desea sobre la opción calendario. Tenga en cuenta que hacer esto implica que los movimientos se registrarán con la fecha que Ud. está indicando en este momento. Impresora: El sistema Libertya le permite elegir la impresora de trabajo que se utilizará para imprimir los informes y listados del sistema. En este punto Ud. debe seleccionar la impresora que utilizará durante la sesión, pudiéndo elegir entre todas las impresoras que Ud. tenga ya configuradas en su sistema operativo.
  4. 4. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Una vez cumplimentados todos estos datos, se accede al sistema, cuya ventana principal tiene (a grandes razgos) la siguiente presentación: Tenga presente que los menues pueden ser diferentes para cada perfil de usuario, todo en función de como hayan sido definidos. Área de Trabajo En el menú de la aplicación aparecen todos los componentes a los que se tiene acceso. El menú se construye en modo árbol de forma que se pueden agrupar los componentes en carpetas. La configuración depende de los permisos que tenga el usuario y por lo tanto del rol con el que haya hecho login. Existe dos manera de navegar a traves del menú: 1. Haciendo doble click con el botón de mouse en las carpetas, y con un solo click para que se abra la ventana, procesos o informe a los que se quiera acceder. 2. La aplicación cuenta con una búsqueda sobre el menú, abajo a la derecha existe un campo de texto que nos permite ingresar el nombre de la utilidad que deseamos utilizar (Ventana, proceso o informe). Cuando se presiona la tecla return va a buscar la palabra ingresada, si existe mas de una palabra presionando de nuevo return salta a la siguiente opción. Una vez encontrada la funcionalidad con la tecla Ctrl + Return se puede acceder a la funcionalidad. Iconos del menú En el árbol que forma el menú podemos encontrar cinco clases de iconos: Carpetas: Cada carpeta contiene más elementos, ya sea ventanas de trabajo , procesos o informes. Cada carpeta contempla una temática del sistema, asi es como podemos encontrar carpetas denominadas VENTAS, ALMACEN, COMPRAS, etc. Para ver el contenido de una carpeta, haga click con el botón izquierdo del mouse sobre el botón que se encuentra justo a la izquierda de la carpeta a expandir.
  5. 5. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Ventanas: Permite la introducción, consulta y modificación de datos, y desde ella se realizan la mayoría de actividades de interacción del usuario y la aplicación. . Procesos: Partiendo de los parámetros, datos o condiciones que asigne e introduzca el usuario, la aplicación realizara operaciones automáticas como la generación de albaranes o facturas, procesos de pedidos, etc. Informes: Permite visualizar e imprimir la información de la aplicación según las condiciones definidas por el usuario. Por ejemplo permite visualizar los vencimientos, los últimos movimientos de stock, etc. Cualquier documento salida del sistema de gestión es factible de ser procesado como un informe. Flujo de trabajo: Muestra una serie de actividades relacionadas entre si, que deben de irse completando en un orden dado, a fin de alimentar de datos de las actividades siguientes y obtener un resultado determinado. Ejemplos típicos son la configuración de artículos y entidades comerciales, o todos los sucesivos pasos de un proceso de negocio. Los flujos de trabajo se utilizaran, típicamente, por los usuarios encargados de la carga inicial de datos y mantenimiento de la aplicación con el fin de seguir un protocolo o procedimiento común en todos los casos que normalice un determinado proceso de negocio complejo. Adicionalmente, se dispone de la barra de acceso rápido situada a todo lo largo de la parte izquierda del menú. Para añadir ventanas o procesos a dicha barra, solo hay que hacer click con el botón derecho sobre el elemento para que se visualice la opción de Añadir a barra, y confirmar dicho mensaje con un click del botón izquierdo del ratón. Análogamente, para eliminar un elemento de la barra de acceso rápido (proceso que no elimina completamente el elemento del menú, sino solo de la barra de acceso rápido), se debe hacer doble click con el botón derecho del ratón sobre el elemento en la barra de acceso rápido, y confirmar el mensaje Eliminar de la barra que aparecerá, haciendo click con el botón izquierdo del ratón.
  6. 6. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Estructuras de la ventana En algunas de las ventanas (Ver Administrador del sistema), debido a la alta cantidad de registros que contiene, aparecerá una ventana inicial de selección o de búsqueda similar a la que muestra la figura siguiente: En esta ventana permite introducir valores de búsqueda para acceder directamente al registro o registros que buscamos, además aparece un botón que nos permite crear un documento vacío para esta ventana. Nota: en la parte inferior de todas las ventana vemos unos números, estos representan la cantidad de registro que hay en la ventana.
  7. 7. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. En todas las ventanas de la aplicación se encontrara una estructura común en la parte superior. Por una parte, tenemos el menú compuesto por una serie de ventanas desplegables (Archivo, Edición, Ver, Ir, Herramientas, Ayuda), esto se verá con detalle en la siguiente sección (ver Menús comunes). Justo debajo se encuentra la barra de herramientas, con una serie de iconos comunes a todas las ventanas. A continuación, en la ventan se encuentran los campos de la ventana, que permite visualizar y/o introducir nuevos datos dependiendo de la configuración en cada momento. Los campos en rojo deben contener obligatoriamente algún dato para poder guardar el registro. Para pasar de un campo a otro se realiza con el ratón o bien con la tecla Tab. Actividad En una ventana se puede encontrar diferentes tipos de campos, en estos campos se pueden ingresar distintos datos según la clase de campo que sea. El tipo mas simple de es el campo de texto. En estos campos blancos (si no son obligatorios) sin ningún icono especial al final del campo. Se puede introducir texto y números hasta la capacidad total del campo en cada caso. Se puede encontrar también campos en gris fuerte, que son datos de solo lectura, que no se pueden modificar, y los usuarios no podrán editarlos. Los campos desplegables se utilizan para campos que tiene un número definido y ya creado de registros validos. Con la utilidad del botón derecho del ratón, que se describe en Acceso Rápido, permitirán añadir nuevos registros a estas listas de registros.
  8. 8. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Las casillas de verificación permiten solo dos valores posibles, con la tecla ESPACIO en el teclado o haciendo un click con el botón izquierdo del ratón activará o desactivara estas casillas. Los campos de fecha siempre se distinguen por el icono de calendario en su parte derecha. Se puede introducir la fecha mediante el teclado, o bien, con un click en el icono del calendario, se desplegara un calendario que nos permitirá elegir la fecha con el ratón. Los campos de cantidades son reconocibles por el icono de calculadora que incorporan en su parte derecha. Con un click del ratón se puede activa esta calculadora que permite realizar diversos cálculos y guardar el resultado final como valor del campo. En los campos de selección con un click en icono de la parte derecha se accede a la ventana de búsqueda, puede tener un icono de entidad comercial o una flecha hacia abajo, que permite buscar una parte del nombre o una clave con el carácter comodín de las búsquedas (el carácter comodín es %). Si la aplicación encuentra el valor de búsqueda exacto introducido, completara automáticamente los datos del campo que lo llamo, sino nos mostrara todos los resultados posibles para que hagamos una selección final a partir de ellos. Finalmente, los campos marcados como botones, distinguibles por si relieve y por no permitir la introducción o edición de datos, permiten a la aplicación la realización de los diferentes procesos y operaciones con los datos introducidos en la ventana. En la parte izquierda de la ventana se encontrarán las diferentes pestañas que contenga la ventana. La primera pestaña contiene usualmente datos de carácter general, mientras que las pestañas siguientes contienen datos adicionales o subordinados al registro activo en la primera pestaña.
  9. 9. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Finalmente, la barra situada en la parte inferior de la pantalla tiene dos propósitos fundamentales. En la parte izquierda se encuentran se encuestan los mensajes de información del sistema. Estos salen de color azul si se trata de una información, y de color rojo si se trata de un mensaje de error o atención. En la parte derecha se encuentra la información sobre el número de registros totales de esa ventana concreta. Menús comunes a todas las ventanas Como se explico en la sección anterior, en todas las ventas de la aplicación hay repetidas una serie de opciones comunes a todas las ventanas. Menú de ventana Por un lado están las diferentes opciones del menú que se encuentran en la parte superior de la ventana y que se describen a continuación. Archivo: Dentro de esta pestaña del menú, se encuentran una serie de utilidades básicas como son imprimir en pantalla, captura de pantalla, un informe de la pantalla que estamos viendo si estuviera disponible (ver informes), así como la posibilidad de salir de la pantalla en la que estamos o salir de la aplicación directamente.
  10. 10. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Edición: Desde esta pestaña podemos gestionar los registros de la ventana en la que estamos. En primer lugar podemos crear un nuevo registro en la pestaña que este activa, o guardar los cambios realizados. Asimismo, podremos copiar el registro y pegarlo, para luego modificarlo, o borrar el registro si esa ventana permite el borrado de registro (la opción siempre estará activa, pero la aplicación mostrara un mensaje de información si dicho borrado no es posible en función de contexto). La opción ignorar cambios estará disponible siempre que se haya hecho cambios en el registro y no se hayan guardado, permitiendo volver a la ultima versión guardada del registro. La opción de Actualizar permite traer de nuevo el registro guardado. Esto permite visualizar los cambios realizados en otras ventanas que en la ventana actual muestra algún dato o los cambios realizado en el registro de la ventana desde otro cliente. Ver: Esta pestaña da acceso a las ventanas de visualización rápida de información de Libertya. Estas ventanas auxiliares son una de las herramientas más utilizadas de Libertya y se analizan en con detalle en Accesos Rápidos. Adicionalmente, con la opción adjunto se puede visualizar cualquier archivo adjuntos nuevo simplemente incluyendo la ruta del archivo en el cuadro de dialogo que aparece al activar esta opción. Finalmente, Libertya incluye dos opciones de visualización de registro de una ventana. La opción de cambiar a grilla de datos permite alternar entre estos modos de visualización. Si esta opción esta activa, se visualizará un listado de los registros de esa ventana, donde se podrá navegar de manera más rápida, comparar registros, etc. Si por el contrario se quiere introducir datos para un registro concreto, se cambiara la vista a detalle del registro, para poder navegar cómodamente por los campos de la ventana para ese registro en concreto.
  11. 11. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Ir: Esta pestaña permite moverse por los registro de la ventan independientemente del modo de visualización de los registros que se tenga seleccionado. Se puede visualizar el primer registro de la ventana, o el registro anterior, también se puede ir hasta primer registro o el último registro almacenados. Además se puede navegar arriba o abajo de esa ventana, visualizando los registros relacionados con el registro que se tuviera activo en la pestaña de origen. También permite usar la opción de zoom (ver Accesos Rápidos) o salir de la ventana (sin cerrarla, minimizando a la barra de herramientas) al menú general de la aplicación. Herramientas: Desde esta pestaña se puede acceder a diferentes utilidades de la aplicación. Dispone de una calculadora, un calendario, un editor de texto que nos permite imprimir, un editor de scripts (lista de comandos u ordenes consecutivas) que se pueden guardar o ejecutar con posterioridad, una utilidad que permite fijar el tamaño de la ventana activa, y un visor de los flujos de trabajo (ver Flujos de Trabajo) relacionados con la ventana en que se esté. Adicionalmente, dispone de la opción preferencia, que se discute en un punto posterior del manual (Ver Preferencias). Ayuda: Finalmente, en la pestaña ayuda se dispone del cursor de ayuda que mostrara la ayuda contextual disponible para cualquier elemento que se seleccione, posteriormente con el ratón (ver Ayuda, soporte e incidencias). También se podrá acceder a la página web de ayuda de Libertya, enviar un mail al servicio de soporte (útil si la compañía tiene configurado y contratado dicho servicio), y acceder a la información sobre Libertya.
  12. 12. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Barra de herramientas Botones de la barra de menú Las opciones mas comunes de este menú se encuentran en forma de botones gráficos en la barra de herramientas justo debajo, con las funciones que a continuación se detallan. Deshacer: esta opción permite deshacer todos los cambios efectuados en un registro y volver al último estado guardado de este registro. Por lo tanto, solo deshará los cambios si aun no se han guardado el registro. Ayuda: Con este botón se visualizara la ayuda disponible para cualquier elemento que se seleccione posteriormente con el ratón (ver Ayuda, soporte e incidencias). Nuevo: El botón nuevo permite la creación de un nuevo registro en la ventana que se tenga activa, para introducir los datos de este nuevo registro. Borrar: Este botón permite borrar el registro si esa ventana permite el borrado de registros (la opción siempre estará activa, si se ha guardo el registro, pero la aplicación nos mostrara un mensaje de información si dicho borrado no es posible). Guardar: Tras introducir nuevos datos o modificar los ya existentes para un registro, se guardaran los cambios haciendo click en este botón o con la combinación de teclas CTRL + S. Actualizar: Con este botón, se podrán visualizar los cambios que se hayan realizados en los campos que provienen de otras tablas si estos datos hubieran variado tras la carga de las ventanas. Buscar: Este botón muestra el dialogo de búsqueda de la ventana, permitiendo buscar por partes de un registro y/o utilizando los comodines de búsqueda (%). Adjunto: Permite añadir un archivo de texto, imagen o binario al registro activo. Este adjunto estará disponible para todos los usuarios que consulten dicho registro. Regilla de datos/ Detalle de registro: Alternando la selección de este registro se puede visualizar los registros de la ventana como un listado de los mismos, o acceder a visualizar solo un registro de cada vez, mostrando todos los campos de la ventana.
  13. 13. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Historial: En el caso de algunas ventanas (ver Administración del sistema) los registros quedan ocultos tras un cierto tiempo de antigüedad para facilitar la navegación por la ventana. Con este botón se puede seleccionar la antigüedad de los registros que se muestran, pero solo en ese acceso a la ventana, cuando se vuelva a iniciar la ventana volverá a la vista original. Si siempre se desea ingresar con otro periodo de antigüedad, solo el administrador del sistema podrá configurarlo. Menú: Con este botón saldremos al menú principal de la aplicación sin cerrar la ventana activa, minimizándola a la barra de tareas. Pestaña superior: En el caso de estar en una ventana con muchas pestañas, se accederá a la pestaña anterior, si no es la primera pestaña. Pestaña siguiente: En el caso de que una ventana tuviera más de una pestaña este botón permite acceder a la próxima pestaña, siempre que no sea la última, con los datos relacionados del registro que este activo en la pestaña de origen. Primer registro: Permite acceder al primer registro de la ventana que se encuentre activa. Registro anterior: Permite navegar hacia el registro anterior de la pestaña activa. Registro siguiente: Permite navegar al siguiente registro de la pestaña activa. Ultimo registro: Permite acceder directamente al ultimo registro de la ventana que este activa. Informe: En aquellas ventanas configuradas para ello, se puede obtener un informe de los datos contenidos en esa ventana. Imprimir: Imprime a través de la impresora determinada, al iniciar el usuario la sesion, una captura de pantalla de la ventana activa. Zoom: Permite acceder a las ventanas relacionadas con la ventana activa (ver Accesos Rápidos). Flujo de trabajo: en el caso de actividades de flujo de trabajo relacionadas con la pantalla activa, lleva a la ventana de la actividad relacionada con el registro activo (ver Flujos de trabajo). Info. de producto: Despliega la ventana de información (info) del producto para permitir la consulta de manera rápida de todos los detalles de los productos de la compañía. Salir: Cierra la ventana activa y sale al menú principal de la aplicación.
  14. 14. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Accesos Rápidos Tipos de accesos rápidos Ya se ha comentado en apartados anteriores las diferentes maneras de movimientos por la aplicación (ver Movimiento por el menú). Adicionalmente, existen dos utilidades que agilizan el movimiento por la aplicación, que son las utilidades del botón derecho del ratón y las lupas. En cualquier campo, haciendo click con el botón derecho del ratón, se despliega tres opciones: 1. Zoom: permite acceder al registro o ventana donde se encuentra originalmente el dato que se esta visualizando y editarlo o modificarlo. 2. Actualizar: permite visualizar los datos introducidos o editados después de acceder a la ventana. 3. Preferencias: se analiza con detalle en la sección de Preferencias. Preferencias Configuración de preferencias Las utilidades que se describen en esta sección, permiten configurar una serie de valores predeterminados que permanecerán fijos en el trabajo diario con la aplicación. Esto reducirá sensiblemente el tiempo final de introducción de datos y transacciones. La primera utilidad es la opción preferencia que se despliega al hacer click con el botón derecho sobre un campo. Si se hace click con el botón izquierdo en la tercera opción, Valor Preferido, aparecerá una ventana que permite seleccionar el valor que muestra actualmente el campo como por defecto para ese campo en los registros sucesivos. Dicha asignación se puede hacer a nivel de ventana, de usuario o de organización. Ejemplo: En la ventana de pedido de cliente, se hace click con el botón derecho sobre el campo usuario, se selecciona un valor preferido para el nivel de usuario. Esto quiere decir que el registro que estuviera activo en el campo será el que aparezca por defecto (que puede ser modificado a posteriori) cada vez que ese usuario acceda a esa ventana. Como puede ser que cuando se realice una transacción muchos de los datos generalmente sean iguales, no se tiene que modificar los datos, sino completar solo los que varíen y guardar el registro.
  15. 15. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. La otra utilidad de preferencia se encuentra en el menú común a todas las ventanas, en el apartado de herramientas. Esta utilidad va a permitir configurar valores fijos para la sesión en la aplicación Libertya. Las preferencias de usuario permite determinar la pantalla del cliente y como reaccionará ante específicas acciones de usuario. A las preferencias de usuario se accede seleccionando: Herramientas < Preferencias desde el menú principal. Sus opciones son las siguientes: Interfaz de Usuario: El botón de interfaz de usuario permite la selección de la apariencia y estilo de Libertya. Se puede seleccionar diferentes estilos y colores y tener una vista previa de su selección antes de guardarla. Guardado Automático: Si se selecciona Guardado Automático, los cambios se guardaran automáticamente cuando se navegue por una única pestaña. Cuando se cambien pestañas debe confirmar la acción independientemente de la opción. Acceso Automático: Si se selecciona la casilla de verificación Acceso Automático, la ventana de Acceso no se mostrara cuando se inicie Libertya. Se usara el nombre de usuario, contraseña, perfil, cliente y organización de la sesión anterior. Si se quiere cambiar algún parámetro de estos debe bloquearse, quitando la selección de este check box y salir de Libertya. La próxima vez que se ingrese en la aplicación se mostrara la ventana de acceso y se podrá insertar los valores que se desee. Esta opción puede desactivarse para sistemas que requieran alta seguridad. Contraseña Almacenado: Si se selecciona la casilla de verificación Recordar Contraseña, Libertya recordará el usuario y la contraseña con el que se accedió en la anterior sesión. Estos valores pueden ser sobrescritos fuera necesario. Mostrar Pestañas Contables / Mostrar Pestañas de Traducción: Si se selecciona la casilla de verificación Mostrar Pestañas Contables / Mostrar Pestaña de Traducción, Libertya mostrará las pestañas contables y de traducción en aquellas ventana que contengan este tipo de pestañas. Traducción: Las pestañas de traducción solo debería estar disponibles para los administradores de sistema, y las contables para el departamento de contabilidad o los usuarios debidamente cualificados para la parametrización de cuentas contables de la aplicación. Por esto, lo común
  16. 16. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. será que los usuarios normales tengan estas dos casillas desactivadas y en modo de lectura solamente. Crear Objetos en el Servidor: Se selecciona la casilla de verificación Crear Objetos en el Servidor solo si esta trabajando remotamente y se quiere reducir el tráfico de red. La contrapartida es que los objetos que son creados en el servidor requieren más recurso de servidor, por lo que puede ser necesario una mayor cantidad de memoria y de espacio de disco. Imprimir Siempre Vista Previa: Si se selecciona esta casilla de verificación, Libertya mostrará una pantalla de Vista Previa antes de imprimir cualquier documento, informe o pantalla. Una vez visualizado, aprobado y validado dicho documento o informe se puede imprimir directamente. Nivel de Mensajes de Logs: El nivel de depuración indica el nivel de detalle de los mensajes de la bitácora de errores, información e incidencias que genera Libertya en tiempo real. Se puede querer modificar esta opción cuando requiera soporte para un problema específico y el servicio de soporte solicite la información que esta opción proporciona. Esta utilidad no obstante, solo debería ser modificada por los administradores del sistema o usuarios profesionales debidamente cualificados que entiendan lo que están haciendo. Impresora: Los campos de Impresión permiten seleccionar la impresora que será usada para los documentos e informes. Sobrescribirá el valor introducido o tomado por defecto cuando se inicio sesión en Libertya. Fecha: El campo fecha permite seleccionar la fecha que será usada en los documentos. Sobrescribirá el valor entrado o tomado por defecto al iniciar la sesión de Libertya. Configuración inicial de datos Configuración Cuando se instala Libertya, para empezar a trabajar, necesita un conjunto de datos de configuración inicial. Para realizar esta configuración lo primero que tenemos que hacer es ingresar a la aplicación con el perfil Administrador de la compañia, por defecto existe ya un usuario que tiene los privilegios de administrador de sistema, ese usuario es Libertya y la contraseña es Libertya (sensible a mayúsculas y minúsculas). Este acceso debe realizarlo siempre un usuario calificado, ya que los datos que maneja el administrador de sistema afectan a todas las compañías implementadas en Libertya y estos datos son muy sensibles para el funcionamiento correcto de la aplicación. Desde este perfil administrador de la compañia, se permite modificar o agregar registros a todas las compañías en Libertya, y aunque estos datos pueden crearse en cualquier momento posterior, es recomendable para una correcta instalación que dichos datos se verifiquen antes de la creación de nuestra compañía en Libertya. Siguiendo el menú, desplegando el árbol de funcionalidad, las ventanas que se van a modificar son las siguientes:
  17. 17. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Unidad de medida Esta ventana permite definir los distintos tipos de unidades de medida a utilizar por la compañía, así como sus distintas tasas de conversión. Aparte del nombre y la descripción se debe introducir el símbolo que representara a las cantidades expresadas en cada una de las unidades de medida en los distintos documentos en los que estas se utilicen. También se permite introducir el Código para EDI para el intercambio electrónico de datos. Así mismo se pueden introducir el nivel de redondeo para las cantidades expresadas en cada una de las distintas unidades de medida. País, región y ciudad Desde esta ventana podemos introducir todos los países que vayamos a utilizar, así como sus regiones y ciudades asignadas a estas regiones.
  18. 18. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Libertya viene con todos los países ISO definidos. Se puede modificar cualquier país existente cambiando cualquier campo. Pero sugerimos que deje el código ISO como esta. Seleccione la de verificación País con regiones si el país tiene Provincias o departamentos. Importante: La Región se mostrara en la ventana de Localización solamente si esta definida en el Formato de Impresión de Dirección, y unir el formato de teléfono y el formato de código postal si se desea. Es necesario seleccionar el lenguaje y la moneda a utilizar. Seleccione Guardar, entonces acceda a la pestaña Provincia (si la tuviera); Introduzca la provincia, guarde los datos introducidos y vaya a la pestaña de Ciudad. Introduzca el nombre de la ciudad, el código postal. Si quiere añadir ciudades adicionales, haga click con el botón de Nuevo Registro. Puede salir del perfil Administrador de la Compañia e inicie sesión con su usuario y contraseña normal. Moneda Esta ventana permite definir las monedas a utilizar por la aplicación, así como las tasas de conversión entre dichas monedas. La correcta configuración de esta ventana permitirá operaciones con diferentes divisas. Esta ventana permite introducir aparte del símbolo característico para la representación externa de la moneda, los distintos tipos de redondeo.
  19. 19. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. El redondeo estándar utilizado para la representación externa de las cantidades correspondientes a cada una de las distintas monedas y el redondeo del coste utilizado para las operaciones internas con los costes pertenecientes a esta moneda. El sistema tiene casi todos los códigos de monedas ISO definidas. Para añadir nuevas monedas basta con hacer click nuevo registro e introducir el código ISO. Hay que introducir la precisión estándar para el número de decimales con los que se redondearan las cantidades en las transacciones de cuentas y documentos. Para definir el número de decimales de redondeo, hay que introducir el Redondeo de Precisión de Coste, que se mostraran en las cantidades cuando se realicen los cálculos de coste. Importación de datos Importador Libertya tiene dentro de sus utilidades un importador de datos que nos permite ingresar facilmente los datos desde archivos al sistema. a. Acceder a la opción de menú Importar Datos > Cargar Archivos. b. Seleccionar el archivo CSV correspondiente. c. Seleccionar el formato de importación, tomar la opción Cuentas Contables. d. Eliminar la primer línea del archivo importado, es decir los nombres de las columnas. e. Luego procesar. Verificar él numero de líneas importadas y procesadas, estás deben coincidir Impuestos Categoría de Impuestos La ventana de categoría de impuestos permite definir los tipos de impuestos, y a estas categoría asignarle las cuentas contables que se utilizaran al generar asientos contables de manera automática. Además nos proporciona información para obtener todo tipo de informes. Para crear una Categoría de Impuestos se accede a la opción de menú Impuestos > Categoría de Impuesto. Se deben crear tantas categorías como impuestos existan.
  20. 20. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Pestaña de impuestos Esta pestaña impuestos permite definir las tasas de impuestos a utilizar en las transacciones de la empresa. Los datos necesarios para la creación de una tasa de impuesto son el Nombre y la Descripción de la tasa de impuesto. Se selecciona la casilla de verificación Activo para indicar que el impuesto está vigente. Para crear la tasa correspondiente para la categoría de impuesto necesitamos para ello colocar un nombre a la tasa, una categoría a la cual se aplica dicha tasa y el valor para la tasa propiamente dicha, por ejemplo si es el 21% se debe colocar en el campo tasa, el valor 21. Luego se debe introducir una tasa que es el porcentaje por el que se multiplicaran las cantidades en los documentos para obtener el importe del impuesto.
  21. 21. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Artículos Introducción Una vez configurados los datos básicos de la aplicación, se pueden empezar a configurar los artículos con los que va a trabajar la compañía. Para ayudar en esta configuración, disponemos del flujo de trabajo (también modificable o personalizable para diferentes compañías) de definición de artículos. En este flujo de trabajo se puede opcionalmente empezar definiendo el Almacén y localizaciones. Este paso puede realizarse si ya se ha definido la estructura definitiva de ubicaciones, pero no es obligatorio puesto que solo se necesitara esta configuración a la hora de realizar transacciones de compras o configuración inicial de inventario, y por lo tanto se describirá en su apartado correspondiente (Ver Almacenes). A continuación el flujo de trabajo va a la ventana de Unidades de Medida, para revisar que se han configurado correctamente dichas unidades. Familias Definición de familia La siguiente ventana es la de Familia. En esta ventana se puede definir los grupos o categorías en lo que se agruparon los artículos. Adicionalmente se puede definir si esta categoría de producto llevara Activos (ver Activos), y en la pestaña siguiente definiremos las cuentas contables a utilizar por defecto.
  22. 22. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Después de revisar las categorías de impuesto que ya se ha creado (Ver Carga Inicial de Datos) en la siguiente ventana del Flujo de Trabajo, se pasa a la ventana de artículos propiamente dicha. Aquí se podrá editar los datos de los artículos que tengan la empresa o compañía. Artículos Tipos de artículos Para acceder a la definición de articulos se debe acceder al perfil "Compras",menú Articulos > Articulos Los artículos o productos pueden ser aquellos vendibles a clientes, los usados en la fabricación de productos para venta a clientes, los productos comprados por una organización como materias primas, etc.
  23. 23. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Se introduce el nombre del producto, y la descripción. De manera opcional, puede introducir algún/a comentario o ayuda y una Nota de Documento (que se mostrara en los envíos y facturas para la correcta manipulación del producto). Introduzca un UPC/EAN (Código de barra universal o número de artículo europeo), que con posterioridad permitirá una gestión rápida de stock mediante lectores de código de barra. Se selecciona un valor para los siguientes campos obligatorios: Categoría del Producto, Categoría de Impuesto (En las transacciones se podrá definir que tasa concreta de esa categoría se usa en cada caso) y Tipo de Producto. Dependiendo de la selección de Tipo de Producto (que puede ser Artículo, Recurso, Servicio o Gasto) la ventana puede cambiar ligeramente. La UM es la Unidad de Medida en la que se almacenara este producto. Si se quiere hacer alguna conversión a otra Unidad de Medida, esta Unidad de Medida debe ser más pequeña. Por ejemplo, si se tiene un producto que puede venderse en unidades individuales o paquetes de 6 unidades, la UM definido para el producto deberá ser la unidad. Adicionalmente deberemos definir una conversión de unidades a paquetes de 6 unidades con una tasa de conversión multiplicadora de seis. Se seleccionara Artículo para mostrar los siguientes campos: Peso, Profundidad, ubicación Es necesario seleccionar la casilla de Comprado y/o Vendido cuando la organización requiera comprar /vender este producto. Reabastecimiento Pestaña de Reabastecimiento La siguiente pestaña es Reabastecimiento. Desde esta pestaña se podrá introducir datos para alimentar el informe de reabastecimiento (ver Procesos de Compras). Este informa propicia que los pedidos de compras se generen de manera automática a partir de los procesos de producción o de ventas. En esta ventana aparece un campo desplegable para escoger el tipo de reabastecimientos. El tipo de reabastecimiento puede ser seleccionado entre:  Manual  Pedir por debajo del nivel mínimo
  24. 24. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes.  Mantener al máximo Si se selecciona tipo de reabastecimiento manual, este producto no se utilizará en el informe de reabastecimiento a partir del cual se generarán los pedidos a proveedores. Compras Pestaña de Compras La próxima pestaña es la de Compra. Aquí se introducirá el/los proveedores al que se compra el producto de manera predeterminada y cualquier otra información de compra. Alguna información que se muestra en esta pestaña viene e la pestaña Precio. Para introducir información de Compra para este Producto, se ha de hacer click en la pestaña Compras y se obtendrá la siguiente imagen: Si se ha importado el articulo del ejemplo (Ver debajo) con un valor de un proveedor, este será el que se muestre de manera predeterminada en el campo de Entidad Comercial. Se ha de seleccionar la casilla de verificación Proveedor Actual si se quiere usar esta entidad comercial como proveedor que determina el precio y el reabastecimiento. Un artículo puede tener más de un proveedor, pero el marcado como Proveedor Actual y sus datos asociados (Lista de precios, tiempos, etc.) serán los que utilice la aplicación para sus procesos automáticos. Para un correcto funcionamiento de todos los procesos es importante introducir o tener datos importantes en las siguientes campos: Monedas, Tarifas, Precio Compra, Unidad de Medida (UM), Cantidad Mínima de Pedido, Coste de Pedido, Número de Producto Vendedor, Precio efectivo.
  25. 25. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Precio Pestaña de Precio En la pestaña Precio encontraremos información y estadísticas acerca del precio de este artículo. Para introducir información de Precio, haga click en la pestaña de Precio y visualizaremos la siguiente panta Al importar listados de productos, típicamente obtenemos un precio de coste inicial de n proveedor. Este precio inicial nos permitirá la generación de múltiples lista de precios para este producto (ver Lista de Precios) y a partir de ellas se generan los precios de venta en función del tipo de cliente. Tambien existe la posibilidad de actualizar los precios manualmente, para ello se debe primeramente seleccionar la Tarifa de precio y luego completar el precio de Tarifa y Referencia. El precio de éste artículo en la lista de precios es lo que nos muestra en esta ventana. Entidades Comerciales Configuración de Entidad Comercial Una entidad comercial en la aplicación Libertya se define como cualquier persona física o jurídica con la que la compañía establezca alguna relación comercial, sea esta de cualquier índole. Agrupo a Clientes, Proveedores y Empleados. La ventaja más clara de agrupar a Clientes, Proveedores y Empleados es que reduce de manera considerable la entrada de datos al sistema. La compañía da de alta a una "Persona" dentro del sistema, para luego ir configurando los datos particulares de Cliente, Proveedor y/o Empleado, es necesario configurar al menos una de ellas, pero pueden configurarse todas en conjuntos. Por ejemplo, esto es conveniente para clientes potenciales que pueden ser convertidos a clientes reales de manera sencilla y rápida.
  26. 26. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Pasos para crear un Proveedor 1. Acceder a la opción de menú Entidades Comerciales > Entidades Comerciales. 2. Acceder a la estaña entidad comercial: a. Cargar los datos requeridos, nombre, clave de búsqueda, descripción, etc. b. El campo estado de crédito, en el caso de crear una entidad comercial proveedor se deja desactivado. Esta funcionalidad se utiliza solo para las entidades comerciales del tipo cliente. c. En el campo balance abierto es posible observar el saldo de la entidad comercial. El mismo se compone de los movimientos que se realizaron con dicho proveedor, por lo tanto el importe del saldo puede representar el monto adeudado al proveedor o un crédito a favor en caso de ser un valor negativo. 3. Seleccionar la pestaña proveedor: a. Marcar check proveedor. 4. Seleccionar pestaña localización (direcciones del proveedor utilizadas para los procesos automáticos como dirección de facturación o envío de pagos). a. Colocar nombre de la zona. Permite crear varias direcciones para la entidad. 5. Acceder a la opción de menú Entidades Comerciales > Info. de la Entidad Comercial. a. Seleccionar la entidad comercial. b. Las distintas pestañas de la ventana permiten visualizar los distintos comprobantes que posee.
  27. 27. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Pasos para crear un Cliente 1. Acceder a la opción de menú Entidades Comerciales > Entidades Comerciales. 2. Acceder a la estaña entidad comercial: a. Cargar los datos requeridos, nombre, clave de búsqueda, descripción, etc. b. El campo estado de crédito, en el caso de crear una entidad comercial proveedor se deja desactivado. Esta funcionalidad se utiliza solo para las entidades comerciales del tipo cliente. c. En el campo balance abierto es posible observar el saldo de la entidad comercial. El mismo se compone de los movimientos que se realizaron con dicho proveedor, por lo tanto el importe del saldo puede representar el monto adeudado al proveedor o un crédito a favor en caso de ser un valor negativo. 3. Seleccionar la pestaña Cliente: a. Marcar check Cliente. 4. Seleccionar pestaña localización (direcciones del proveedor utilizadas para los procesos automáticos como dirección de facturación o envío de pagos). a. Colocar nombre de la zona. Permite crear varias direcciones para la entidad. b. Ingresar el límite de crédito. c. Es recomendable ingresar la regla de facturación. Compañía ¿Qué es una compañía? Una Compañía o en inglés Company en su acepción más general hace referencia al concepto de empresa. Empresa que puede estar compuesta por varias ramas de actividad u organizaciones. Empresa que puede tener ánimo de lucro o no. En el entorno Libertya consideramos que una Compañía puede disponer de varias organizaciones dependientes de ella. Aunque se trata de conceptos flexibles, básicamente la jerarquía establece que las organizaciones dependen de la compañía que hemos creado.
  28. 28. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Organizaciones (Sucursales) Crear el tipo de Organización Unidad de Negocio a. Acceder a la opción del menú Configuración de la Compañia > Organización. a. Crear la organización o unidades de negocio que sean necesarias en la pestaña Organización. b. En la pestaña Información de la Organización, es posible completar los datos para cada organización. (En este caso la organización según el esquema de diseño para la implementación del ERP, una organización equivale a una unidad de negocio.) c. En la pestaña Asignación de la Organización, asignar el usuario correspondiente a la organización y fecha de vigencia desde, hasta para dicha asignación. Banco y cuentas bancarias Banco Desde esta ventana se configuran todas las cuentas bancarias con las que vaya a trabajar la compañía. En la primera pestaña se definirán los datos generales de la cuenta bancaria, su nombre, dirección, etc. Adicionalmente se se activa la selección de Banco Propio, se podrá utilizar para las operaciones bancarias de cobros y pagos de la propia compañía. Donde podemos operar con varios bancos y cuentas a la vez. Cuenta En la segunda pestaña, se puede introducir los daos precisos de la cuenta; como el Nro. de Cuenta, la Moneda de la operación, Limite de Crédito de la cuenta en el caso de que la cuenta sea de este tipo, el Tipo de Cuenta Bancario y el Saldo Actual de dicha cuenta. dato este último que se actualiza automáticamente de los datos de los extractos que se pueden introducir, si usamos esta opción.
  29. 29. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Configuración de Banco a. Acceder a la opción de menú Banco > Banco. b. Pestaña Banco: 1. Crear un nuevo banco, cargar nombre, descripción y organización. 2. Presionar el botón guardar. c. Pestaña Cuenta: 1. Crear una nueva cuenta y completar los datos correspondientes. 2. Es posible crear más de una cuenta para cada banco. d. Pestaña Documento de Cuenta Bancaria: 1. Configurar chequera, colocar nombre, forma de pago, y secuencia de cheques. e. Pestaña Contabilidad: 1. En esta pestaña es posible modificar las cuentas contables por defecto para las imputaciones automáticas. Calendario Año Calendario y Período. a. Acceder a la opción de menú Datos > Año Calendario Período y Periodo. a. En la pestaña Año, si no se encuentra el año necesario este debe ser creado. b. Luego en la pestaña Período, abrir el período correspondiente para poder operar, en la pestaña control de período se puede verificar el estado de cada uno de ellos.
  30. 30. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Para abrir el período de debe presionar el botón Procesar Ahora. Seleccionar la opción Período abierto y luego OK. c. Por último se deben dar de alta los días no laborables, ya que esto afecta a todos los documentos con fecha de vencimiento. Seguridad, acceso y perfiles Seguridad Existen distintos niveles de seguridad en cuanto al acceso, edición o introducción de datos, así como para el acceso o realización de las transacciones. El primer nivel de seguridad se refiere a la propia arquitectura de base de datos de aplicación, que permite acceso separado a datos dependiendo de la compañía y/o organización. Este nivel de seguridad escapa a los propósitos de este manual, que se centra exclusivamente en la funcionalidad de la aplicación a nivel de usuario.
  31. 31. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. El segundo nivel de seguridad es el acceso por usuario. Este nivel se implementa desde el momento de la entrada de la aplicación. Cuando se ingresa a la aplicación Libertya solicita al usuario nombre y contraseña. Eso asegura que el usuario solo acceda a la configuración personalizada, es decir, su compañía correspondiente, su organización y su perfil. Un usuario puede tener varios perfiles asignados, pero esta configuración no es típica de usuarios de bajo perfil de seguridad, sino de los administradores o usuarios con accesos a toda la aplicación. Con el nombre de usuario y contraseña, el usuario accede a la aplicación con el perfil asignado. El perfil es el nivel fundamental de seguridad en Libertya. La arquitectura de la aplicación esta destinada a no eliminar nada de la Libertya, sino para ocultarlo o mostrarlo según sea necesario. El administrador de Libertya creará los perfiles necesarios para usuarios, asignándoles como activos para su perfil sólo los procesos, ventanas, formularios e informes necesarios realizar sus tareas. Esto se realiza desde la ventana de perfil de la aplicación. Esta ventana solo debería ser accesible por los administradores del sistema de la compañía. En esta ventana se encuentran, separados por pestañas, todos los elementos del menú de la aplicación. Perfil Administrador de la Compañia menu Seguridad > Perfil
  32. 32. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. A aquellas funciones que no estén en el menú de un usuario no se puede acceder de ninguna manera, por lo tanto el administrador solo tiene que marcar como no activas aquellas funciones a las que no desea que el usuario acceda. En el caso de los iconos de carpetas, solo desaparecerán del menú sino hay ninguna ventana, proceso, formulario o informe depebndiente de dicha carpeta, es decir, si en ese perfil esta vacía. Los perfiles controlan el acceso a las ventanas, tareas e informes. Los usuarios pueden tener uno o mas perfiles. Básicamente, hay cuatro tipos de perfiles generales: El tipo Administrador del sistema. Los otros dos tipos de perfiles son los típicos administradores de transacciones, son los Administradores de Cliente y el Usuario Cliente. El Administrador de Cliente puede configurar datos e insertar transacciones, el Usuario Cliente está típicamente restringido sólo a introducir transacciones. Se usarán los botones de flujo de trabajo o doble click en el icono de Perfil para abrir la ventana perfiles.
  33. 33. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Se seleccciona el nivel de Usuario de Cliente, Cliente más Organización, Organización o Sistema. Esto determinará el tipo de datos a los que se puede acceder. Se usarán las diferentes pestañas en la ventana de perfil para configurar los permisos de acceso para este perfil. En esta ventana se puede controlar el Acceso de Cliente, Acceso de Organización. Asignaciones de Usuario, Acceso a Ventana, Acceso a Procesos, Acceso a Formularios, Acceso a Flujo de Trabajo y Acceso a Tareas. Estas pestañas trabajan de la misma manera: Se puede seleccionar o deseleccionar cierta Organización, Ventana, Proceso, Formulario, etc. Dependiendo de los derechos de acceso que se pretenda que tenga el usuario en cuestión. Ejemplo: Se quiere prevenir que un usuario tenga acceso a la ventana de Tarifas. Se abre la ventana de perfiles, se elige el perfil, luego se selecciona la pestaña de Acceso a Ventan, donde se puede ver la lista de ventanas disponibles. Se selecciona el formulario que se desea editar. Por defecto se puede leer y escribir en todos los formularios. Se deselecccionaran las casillas de verificación de Lectura, Escritura y Activo y cuando el usuario inicie sesión, el formulario no se mostrará para ese perfil. Compras. Introducción A la hora de recibir productos de nuestros proveedores, hay tres pasos fundamentales que se tienen que completar. Lo primero es registrar el Pedido a Proveedor, con este paso se documenta la petición de material de la compañía al proveedor. Los pasos siguientes son la recepción del material propiamente dicha (remito) y a continuación la creación de la factura del proveedor. Adicionalmente, los procesos de compras disponen de utilidades para asegurar la integridad del proceso Pedido - Remito - Factura , además de informes que nos permiten consultar el estado de nuestras compras.
  34. 34. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Orden de compra Pedidos a Proveedor La ventana de pedido de proveedor define una orden de compras para un proveedor en una organización. La pestaña Pedido a Proveedor define los parámetros del pedido. Acceder al perfil Compras la opción de menú Compras > Pedidos > Pedido al Proveedor. Dentro de la ventana de pedidos podremos ingresar los pedidos:
  35. 35. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. El campo Nro. de pedido del proveedor le permite introducir un número documento de referencia. En el campo Tipo Documento Destino, que por defecto es Pedido de Proveedor, aquí es la única opción. Los campos Fecha del Pedido y Fecha Prometida, que por defecto tienen la fecha actual, pero pueden cambiarse, debe ser la fecha que fue realizado el pedido y la fecha que el proveedor prometió hacer la entrega. Para el campo Entidad Comercial, se puede seleccionar un Proveedor haciendo click en el icono del campo, sino se puede introducir una clave de búsqueda (numero entero) y presionar la tecla Enter, entonces el campo se completara automáticamente. Los campos Forma de Pago y Esquema de Vencimientos, se completa automáticamente con los datos definidos en la ficha del Proveedor. Al crear un documento, su estado siempre es de borrador. Para cambiar el estado se debe presionar el botón de Completar, este desplegara un cuadro de dialogo con las siguientes opciones:  Completar: cuando se considera que el pedido esta listo, y que esta disponible para la recepción de materiales o la facturación y que todas las transacciones realizadas pueden realizarse. El estado del documento cambia a completo.  Cancelar: Indica que ha habido algún error en la creación del documento y este debe invalidarse. El estado del documento cambia a Inválido.  Procesar: este estado indica que el pedido esta pendiente a completar algún aspecto, pero también indica que la cantidad como pendiente a recibir. Aun así, no esta disponible para la recepción de mercadería hasta que el documento no este completo. Cuando se elige esta opción el estado del documento cambia a En Proceso.
  36. 36. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Cantidad Total de Líneas muestra el total de las líneas en la moneda del documento. El campo Total muestra la cantidad total incluyendo Impuestos en la moneda del documento. Remito de proveedor Remitos La ventana de Remitos de Compra, define la recepción de productos o materiales por parte del proveedor. La recepción de materiales puede ser introducida manualmente o generada a través de un Pedido de Proveedor o Factura de Proveedor. La ventana Remitos de Compra permite crear, generar, mantener y procesar Recepciones de Proveedor o Devoluciones de Clientes. En el campo Referencia de Pedido permite introducir el número de pedido al que hace referencia la recepción. El campo tipo de documento índica si el documento trata de una recepción del proveedor o una devolución de cliente. Los campos que se deben configurar obligatoriamente en la ventana son:  Entidad Comercial: el proveedor de quien se recepción artículos o se le realiza una devolución.  Tipo de Movimiento: si se trata de una recepción de producto o una devolución de producto.  Fecha de Movimiento: Fecha en que se realizo la recepción.
  37. 37. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Significado de los distintos estados de los Remitos BORRADOR: Es el estado inicial de un remito. El remito se encuentra en este estado mientras es creado, se agregan las líneas y las cantidades. Mientras el remito se encuentre en este estado no genera ningún tipo de movimiento de stock. Si el remito queda en borrador y nunca pasa al estado "completo", básicamente es como si no existiera para el sistema. COMPLETO: Cuando un remito que está en borrador y se encuentra con todas con sus líneas y cantidades, está en condiciones de ser completado. Este estado genera movimiento de stock. Una vez que está completo no puede ser modificado, o sea, no se pueden modificar el proveedor, las cantidades ni las líneas del mismo. EN PROCESO: Un remito queda "en proceso" cuando se intentó completar pero existen inconsistencias como por ejemplo que las cantidades de productos de las líneas y el encabezado no coincidan. Una vez que el operador corrige estos valores puede completar el remito sin problemas. ANULADO: Cuando un remito completo o en borrador o en progreso, posee algún error de carga, ya sea de cantidades, de productos, de proveedor o de otra índole, puede ser anulado. Un remito anulado ya no puede volver a ser usado. Básicamente es como si no existiera para el sistema. Si se anula un remito completo, la anulación genera un contramovimiento de stock. Facturación de proveedor Ventana de Factura de Proveedor 1. Cargar factura, acceder al perfil Compras la opción de menú Compras > Facturas (Proveedor).
  38. 38. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. i. Pestaña Factura: Cargar Desc, tipo de documento destino: Factura de Proveedor o Abono de proveedor (NC), fecha del comprobante, fecha de aplicación a la contabilidad general. ii. Seleccionar la entidad comercial correspondiente. iii. Cargar la tarifa, teniendo en cuenta que esta debe coincidir con la tarifa de los productos que se incluyen en la factura o NC. iv. Cargar la organización. v. Como referencia o dato de control se puede visualizar en el campo total de líneas, el total del comprobante sin impuestos, y en total, este mismo, más impuestos. vi. Pestaña Línea de Factura: 1. Seleccionar el artículo de la línea. 2. Ingresar la cantidad de artículos. 3. Seleccionar el impuesto correspondiente. 4. Seleccionar la unidad de medida. 5. Presionar el botón Guardar.
  39. 39. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. 6. De esta forma se carga una línea de factura, el proceso se repite tantas veces como líneas sean necesarias. vii. Presionar el botón Completar de la pestaña Factura para finalizar con la carga de la misma. viii. Corroborar si el estado del documento pasa de borrador a completo, de esta manera se verifica que el proceso se haya realizado exitosamente. Sino no se completo y en la barra de estado aparece el mensaje periodo cerrado, entonces se deberá abrir el periodo actual. Corresponder PP - Remito - Factura Correspondencia entre documentos A fin de responder a todos los procesos de negocio es obligatorio que un remito y una factura de venta dependen o sean creada desde un pedido, esto no es necesario en los procesos de compra pero si deseable a fin de mantener una adecuada integridad de los datos. Para este fin, Libertya dispone de la utilidad correspondiente. Esta utilidad permite, por causas de agilidad en el proceso de negocio, introducir remitos o facturas sin tener en cuenta el pedido original, y conciliar ambos datos a posteriori. Para corresponde una factura o remito al documento correspondiente existe la ventana de Corresponder Pedido de Proveedor (PP) - Remito - Factura. Esta ventana esta disponible en el perfil de "Gestión de Almacenes", menú Comprass > Relacionar Pedido-Remito-Factura.
  40. 40. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Se selecciona un documento a Corresponder Desde, por ejemplo, Factura si quiere corresponder una factura a un Remito. Solo los documentos "Completos" estarán disponibles para corresponder. Importante: una factura solo puede ser correspondida a un remito. Un pedido solo puede ser correspondido a un remito. Pero un remito (albarán) puede ser correspondido a un Pedido o a una factura. Gestión de inventarios Inventario Físico Los movimientos físicos de inventario se llevan a cabo cuando la contabilidad de productos del sistema defiere de la contabilidad real o física de un producto. Esto se conoce generalmente como "mermas". Los movimientos son representados por cambios en la ubicación física o virtual. Para acceder a esta ventana se debe acceder la Perfil "Gestión de Almacenes" e ir al menú Almacén > Almacén > Inventario Físico
  41. 41. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. El inventario fisico es un documento que tiene los datos tomados fisicamente. Posee un botón de Generar Lista que toma el almacén del documento y controla que datos hay en el sistema, insertado líneas de recuentos de inventario con esos datos. Inventario Procesos de inventario Introducción Para obtener una lista inventario que describen, artículo por artículo, todos los bienes muebles que pertenecen a una compañía, es necesario realizar en secuencia procesos dentro de la aplicación, realizando estos procesos paso a paso nos permitirá hacer una comprobación de inventario de la compañía. Las tareas necesarias son las siguientes: Recuento de inventario La ventana de Inventario Físico nos permite registrar los inventarios realizados manualmente. Además permite generar listas de conteo del inventario físico. Estos conteos pueden ser procesados para actualizar el inventario real con las cantidades contadas.
  42. 42. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. El proceso generar lista, descrito a continuación, es muy útil en el caso de llevar el conteo manual (no automatizado): Cuando se ejecuta el proceso, genera las líneas de inventario con los artículos que están en el sistema junto a su cantidad. Esto nos permite contar con un informe, imprimible, que refleja las cantidades contadas y una vez realizada la toma de inventario, se cargan los valores contados en las líneas. Estas líneas generadas aparecerán en la pestaña Lista de Recuento de Inventario, en cada línea tenemos los campos: Compañía: Compañía actual de la aplicación, donde se hace el recuento de inventario. Organización: organización, sucursal o departamento dentro de la compañía a la que pertenece el recuento de inventario.
  43. 43. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Nro. de línea: número de línea del recuento de inventario. Ubicación: es la ubicación dentro del almacén de la organización. Artículo: Es el nombre del articulo que se encuentra en inventario. Instancia del Conjunto de atributos: son las características del artículo que se encuentra dentro del inventario por ejemplo podría ser nro. de lote, color, etc. que esta definido en el articulo. Cantidad Contada: cantidad de artículos dentro del inventario según el sistema. Descripción: Esta es una descripción opcional que el usuario puede cargar manualmente. Tipo de Inventario: determina el tipo destino de la diferencia si la hubiese. Dispone de las opciones:  Diferencia de inventario: La diferencia se anota en la cuenta de diferencia de inventario del almacén.  Cargo en cuenta: Permite seleccionar un cargo específico en el cual se anotarán las diferencias de inventario. Consulta de Movimientos Desde el menú de la aplicación podemos acceder a la ventana Consulta de Movimientos esta ventana nos muestra los movimeintos de los diferntes articulos y permite revisar los movimientos de almacén. Esta ventana esta dividida en tres secciones: Encabezado o Parámetros: En esta sección se encuentran los campos parámetros para realizar la búsqueda de movimientos de materiales, podemos filtrar los datos por: Organización, Tipo de movimiento, Periodo de fechas, Ubicación y Artículos. Si no se coloca nada en los campos de búsqueda se entiende que será para todos los elementos de ese campo. Grilla de resultado de búsqueda: En la parte central de la ventana muestra el resultado de la búsqueda, nos da un detalle del la organización, ubicación y fecha de la transacción, también el articulo y los datos del documento asociado a la transacción. Barra de botones: en la zona inferior de la ventana vemos las herramientas de las ventanas, esto botones nos permiten realizar las siguientes funciones: Actualizar: este botón sirve para actualizar los datos de la ventana, si se realizaron cambios. También permite comenzar la búsqueda con los parámetros establecidos. Zoom: la función zoom permite, una vez seleccionado un artículo en la grilla, navegar al documento original del movimiento. Cancelar: cierra la ventana de Transacción de artículo.
  44. 44. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Aceptar: este botón desencadena la búsqueda con la configuración de parámetros ingresada. Recolección de inventario físico El relevamiento de inventario físico se realiza utilizando los dispositivos específicos externos a la aplicación. Luego se exporta el relevamiento a un archivo, que debe ser ingresado en Libertya por medio de una importación de datos. Importación de inventarios Para importar el inventario tomado en la recolección de datos físicos, Libertya dispone de una utilidad de importación, disponible en el perfil de Administración Libertya; configurando un formato de importación Libertya adaptara este formato del archivo generado por en la toma de datos de inventario y lo ingresara al sistema (Ver Importación de datos). Una vez importado el archivo, los datos del mismo se pueden visualizar en la ventana de Importación de inventario que se muestra a continuación: Esta ventana nos permite validar las transacciones de inventario de los datos importados. Si bien no son necesarios todos los datos, los datos relevantes son:  producto  almacén  sucursal  cantidad contada  cantidad por sistema Al confirmar la importación presionando el botón “Procesar Ahora”, el sistema carga la importación en el inventario en curso para la sucursal.
  45. 45. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Almacén Almacén Para poder almacenar artículos y tenerlos disponibles como stock, primero se han de definir una serie de Almacenes o Ubicaciones donde se almacenaran dichos productos. Almacén Para esto se utiliza la ventana de Almacén. En la pestaña principal se introduce un nombre y una dirección física para nuestro almacén, a fin de que dicha dirección pueda constar en los documentos que se generen. Este último dato es obligatorio. Ubicación En la siguiente pestaña se define cada una de las ubicaciones de las que costara el almacén. Una ubicación es una combinación de un pasillo, una estantería y un nivel de profundidad. Esto permite definir todas las combinaciones de almacenamiento posibles. Adicionalmente, se puede definir una prioridad para que los artículos salgan primero de una determinada ubicación.
  46. 46. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Almacenamiento En la tercera pestaña se podrá consultar a posteriori que artículos ha sido asignados a la ubicación que se hubieran seleccionado en la pestaña anterior. Crear Almacén Los productos se encuentran alojados en ubicaciones (locaciones), los cuales son parte de un warehouse (almacén) Diagrama ER: A fin de incrementar el stock para un artículo en un almacen, primeramente se debe generar un nuevo pedido a proveedor indicando el almacen. Posteriormente se deberá generar el albarán correspondiente indicando en la línea de éste la ubicación en la que se almacenará la mercadería entrante. Al completar un pedido de cliente se reduce el disponible (qtyonhand - qtyreserved, ambos de M_Storage) Al completar un albaran de salida se reduce el stock (qtyonhand de M_Storage 1. a. Acceder a la opción de menú Almacenes y Artículos > Almacén > Almacén y Localizaciones: i. Seleccionar la pestaña almacén: 1. Crear nuevo almacén. 2. Cargar los datos correspondientes a nombre, clave de búsqueda y una localización. ii. Seleccionar la pestaña ubicación:
  47. 47. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. 1. Definir la misma, colocando los datos de pasillo, estantería y nivel. 2. Es posible definirla como predeterminada. 3. Guardar Movimientos de Material Movimientos de Material Adicionalmente, se dispone también de las ventanas de Movimientos de Inventario, Inventario Físico, Confirmaciones de Entrada Salida de Material. Esta última ventana se describirá en detalle para analizar los métodos de control de entrada y salida de material. Los movimientos externos son Remitos de entrada y de salida. Un remito (Albarán) de entrada es el documento de un producto que se recibe, mientras que un remito (Albarán) de salida es el documento de un producto que se envía. Los movimientos internos comprenden los movimientos de inventario. Los movimientos de inventario son movimientos por una razón específica. Línea de Movimientos En la pestaña Línea de Movimientos, se define la cantidad del movimiento, la ubicación desde
  48. 48. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. y la ubicación hacia donde se quiere el movimiento de inventario. Ventas. Introducción Los procesos de ventas en Libertya están aún más automatizados que los procesos de Compras. La compañía dispone del control total sobre las ventas, pudiendo generar las salidas de material y la facturación en el momento que deseen, sin tener que depender del proveedor como en el caso de las compras. Por este motivo, todos los procesos de ventas a partir de la introducción del pedido están automatizados, evitando largos procesos de introducción de datos. El flujo de trabajo estándar, no obstante, es igual que en el caso de las Compras. Se empieza por introducir el pedido, para documentar que se ha recibido la demanda de material de cliente. A continuación se gestiona la salida del material propiamente dicha (remito) y finalmente se emite la facturación en base a unos parámetros previamente configurados. Adicionalmente, se pueden encontrar diferentes herramientas de gestión de ventas, dependiendo de la configuración de la aplicación, así como todos los informes necesarios para una correcta y optimizada gestión de ventas.
  49. 49. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Configuración de Pedido de Cliente El primer paso de un proceso de ventas es el pedido del cliente. En Libertya se accede a la ventana de Pedido de Cliente desde el menú en: Procesos de Ventas > Pedidos de Clientes > Pedido de Clientes Para crear un nuevo Pedido, hacer click en nuevo registro . Al crear un nuevo pedido, los datos de Compañía, Organización y Nro. Del documento se rellenan por defecto. Se puede incluir un número de referencia opcional. A continuación se debe incluir el tipo de documento de destino. En el Pedido de Cliente se tiene diferentes opciones. Dependiendo del tipo que se escoja la accion del boton completar de la ventana tendrá unos efectos que se detallan a continuación. Luego se seleccionara un cliente (campo Entidad comercial) para este pedido. Si el cliente se ha configurado correctamente en la ventana Entidad Comercial, se rellenaran automáticamente los campos de Regla de envío de mercadería, Regla de Facturación, Forma de Pago y Programas de vencimientos. Todos estos campos pueden cambiarse en este momento, sin que modifiquen los datos existentes en la ficha de Entidad
  50. 50. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Comercial. Línea de pedido Con todos los datos de la pestaña principal completos, se puede pasar a la línea de pedido para introducir los artículos de nuestro pedido. Se deben introducir el artículo que se desea pedir y la cantidad. Si no hubiera stock del articulo, el sistema mostrara un mensaje avisando, pero se podrá introducir la línea y posteriormente completar el pedido. El tipo de impuesto viene determinado por el artículo. El precio será el de la tarifa definida para la entidad comercial seleccionada en la pestaña principal del pedido. Se debe añadir un nuevo registro para cada artículo que el cliente nos solicite. En la barra de estado de la parte inferior de la pantalla se irá viendo el subtotal del pedido, el importe de impuestos y el total del pedido (Subtotal más impuestos). Remitos de Salida Para acceder a la ventana de Remitos de Clientes debemos ir al perfil "Gestión de Almacenes menú en Ventas > Remitos de Clientes En la ventana Remitos de Cliente se pueden visualizar los remitos ya generados. También es posible crear nuevos remitos desde esta ventana.
  51. 51. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Presionando sobre el icono de nuevo, en la primera pestaña podemos crear un nuevo remito, se configura todo el encabezado y se completa con los datos, de esta forma se tiene un remito en estado de borrador. La segunda pestaña se tienen las líneas del remito. Se debe tener al menos una línea para poder completar el remito. Los datos necesarios son artículo, cantidad y almacén de donde se despachara los artículos. Ventana de Factura (Cliente) Se accede a esta ventana desde el menú de la aplicación desde el perfil Ventas , menú Facturas de Clientes > Factura (Cliente). Las líneas de la factura son similares a las del pedido. Para completar una factura se debe tener al menos una línea de factura.
  52. 52. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Las facturas de cliente se pueden generar a partir de un Pedido de Cliente, utilizando el botón "Crear Desde" o agregando los productos manualmente en la pestaña "Linea de la Factura" Las líneas de la factura son similares a las del pedido. Para completar una factura se debe tener al menos una línea de factura. Estados de la factura:  BORRADOR: Es el estado inicial de una factura. La factura se encuentra en este estado mientras es creada, se agregan las líneas y las cantidades. Mientras la factura se encuentre en este estado no genera asientos, ni ningún tipo de movimiento de stock. Si la factura queda en borrador y nunca pasa al estado "completo", básicamente es como si no existiera para el sistema. Si se cancela en este estado pone los montos en cero y completa la factura. Desde ahi no podemos realizar nada en la factura.
  53. 53. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes.  COMPLETO: Cuando la factura que está en borrador y se encuentra con todas con sus líneas y cantidades, está en condiciones de ser completada. Este estado genera los asientos contables correspondiente, automaticamente. Una vez que está completo no puede ser modificado, o sea, no se pueden modificar el cliente, las cantidades ni las líneas del mismo. Si se cancela en este estado hace una contrafactura con los mismo montos en negativos y la original queda en estado de anulada.  EN PROCESO: Una factura queda "en proceso" cuando se intentó completar pero existen inconsistencias como por ejemplo que las cantidades de productos de las líneas y el encabezado no coincidan. Una vez que el operador corrige estos valores puede completar la factura sin problemas. CERRADO: Una factura se encuentra en este estado despues de completada, si estamos seguro que no va a requerir alguna modificación se puede cerrar la factura, y ya no se podrá hacer ninguna otra cosa con la factura. Si se cancela o inversa - corrección hace una contrafactura igual con los montos negativos Ingreso de notas de crédito Las notas de crédito se ingresan desde la misma ventana en la cual se pueden revisar las facturas a clientes institucionales, las notas de crédito dentro de Libertya pueden ser del tipo A,B oC. Para acceder a la ventana de Factura, que crea las notas de crédito, se debe ir al perfil de Ventas menú > Facturas de Clientes > Factura (Cliente)
  54. 54. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Al presionar el botón "Comprobante Original" el sistema presentará la lista de facturas para elegir aquella a la cual se desea imputar la Nota de Crédito. Posteriormente se deben ingresar los reglones que forman parte de la Nota de Crédito. También se puede copiar desde una factura mediante el botón "Copiar Desde" Luego se puede visualizar la nota de crédito para revisar los importes y completarla si es correcta. Gestión de tesorería Introducción La gestión de tesorería en Libertya se centra en cuatro grandes aspectos con sus utilidades relacionadas. Por un lado esta la gestión de Pagos a Proveedores, por el otro la gestión de Cobros a Clientes, bien manualmente o por la utilidad de Remesas Bancaria. También se analizara la gestión de cuentas y movimientos bancarios, y la gestión de nuestros libros de caja o gestión de efectivo. Circuito de Ventas Cuando se emite una factura de compras, se le agrega un esquema de vencimiento de la factura (Ver Facturas de ventas) de acuerdo a este esquema de vencimiento se van a realizar los cobros al cliente. Cuando se crea el cobro, el asientos contable correspondiente se asienta automáticamente. Los impuesto tambien se calcularan de acuerdo a la configuración del cliente.
  55. 55. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Circuito de Compras Una vez ingresada al sistema una factura de proveedor, según el esquema de vencimientos, se realizarán los pagos. Se puede por separado realizar los pagos, sin asignarselos a una factura, pero luego se debe relacionar los pagos con la factura, para que el circuito de compras este completo. Existe dentro de Libertya reportes que nos permiten saber cual es el estado de las compras con el proveedor, los pagos realizados y otros informes muy utiles para llevar toda la información relacionada con los pagos. Esto se vera con mas detalle en la sección de informes de Gestión de Tesorería. Pagos a proveedor Circuito de Cuentas por Pagar Revisión y captura de facturas de proveedores El sistema transmiten los ingresos de mercadería, en ellos se encuentra el registrado el proveedor que la entregó y los productos con sus cantidades. Usualmente las empresas pagan al precio que se pactó en compras, por lo que se puede crear la factura “desde” el remito y cotejarla con la factura física. Es decir, el operador que carga la factura ingresa los datos del encabezado (Compañía, Sucursal, fecha, proveedor), selecciona la remisión (de una lista de remisiones sin factura de la compañía) y se copian los productos y las cantidades desde la misma. En ese instante se valoriza la factura del sistema, con lo que debería coincidir con la factura entregada por el proveedor. Si hay diferencia de importes puede ser por: 1. El precio de un producto en la factura física no coincide con el del sistema: En este caso el sector de compras debe decidir si el proveedor está violando el precio pactado o si se debe actualizar el mismo. En caso que el proveedor viole el precio, se le pedirá la refacturación al precio pactado. Sino se corregirá el precio en el sistema y se proseguirá normalmente.
  56. 56. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. 2. La cantidad o los productos entregados no coincide con la de productos facturados: En este caso se puede pedir una refacturación o se puede emitir una nota de cargo a favor de la empresa que descuente los productos no entregados. Lo que está claro es que siempre se paga la factura completa (operativamente se hace así, aunque el sistema permite los pagos parciales). Las ventaja de este enfoque es que se paga lo entregado y al precio pactado. Cualquier diferencia aparecerá al cotejar la factura física contra la factura creada desde la remisión. Temas a tener en cuenta: 1. Es posible crear las facturas automáticamente en un estado “borrador” que permita a los auxiliares buscarlas, cotejarlas y luego autorizarlas para el pago “completarlas”. Se seguiría la lógica anterior, pero sin la necesidad de crearlas. La creación podría hacerse automáticamente luego de la importación nocturna. 2. Las facturas del sistema siempre estarán valorizadas al precio pactado por compras. Esto puede poner mas presión en compras, pero asegura no pagar precios cambiados por el proveedor. 3. Control de devoluciones: La gestión de las devoluciones es similar a la de las entrega de mercancía: Una vez entregada la mercancía al proveedor, se debe cargar en el sistema una “devolución” que descuente los productos del stock. Desde está devolución se crea una “nota de crédito” que se utilizará en el siguiente pago. La validación de la nota de crédito es similar a la de la factura: debe coincidir en importes y cantidades. Pantalla de ingreso de factura de compras: Se selecciona el proveedor, se ingresa el numero de factura.
  57. 57. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Presionando el botón “Crear desde” se elige la remisión de mercancía, puede revisar los productos y las cantidades entregadas: Se actualiza la factura con los productos y los importes correspondientes, que se traen de los precios cargados por compras.
  58. 58. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Detalle de la factura con los productos: Si la factura del sistema concuerda con la impresa se completa el documento: La factura completa no puede ser modificada, excepto por su anulación:
  59. 59. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Si hay diferencias de importes los operadores no podrán completar el documento, solo los supervisores. Emisión de pagos Cuando las facturas están autorizadas (con estado “Completo”), se ejecuta el proceso de selección de facturas para generar el lote de pagos. El pago de facturas de proveedores y otros comprobantes se realiza normalmente a través de un instrumento llamado “Orden de pago”. La orden de pago es la entidad que agrupa los comprobantes a pagar con los medios de pago que los cancelan. Por ejemplo, pueden pagarse varias facturas de un proveedor con un solo cheque, o varios, o puede pagarse también una sola factura con varios cheques, que pueden provenir de distintas cuentas bancarias. Es común en los mercados latinoamericanos que se realicen retenciones a la hora de pagar. Una retención puede verse como un impuesto que debe pagar el proveedor y dado que la entidad recaudadora confía más en la empresa pagadora, esta debe hacerse cargo del pago del mismo, por lo que debe retener el importe correspondiente. Normalmente la retención se imprime y se envía al proveedor, que la utiliza para descargar impuestos. Es importante mantener la relación entre las facturas y comprobantes pagados con los medios de pago utilizados. Usualmente la impresión de la orden de pago se archiva junto con los comprobantes que cancela, a modo de registro. 1. a. Acceder al perfil "Administración" la opción de menú: Pagos > Ordenes de Pago.
  60. 60. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Pasos a seguir para crear una orden de pago 1. Seleccionar la entidad comercial de la factura que se pretende pagar. 2. Deben aparecer todas las facturas pendientes en la grilla de pago. 3. En la línea del comprobante, en el campo cantidad se debe ingresar el importe a pagar total o parcial, el campo importe abierto representa el saldo pendiente del comprobante. 4. Presionar el botón siguiente. 5. Seleccionar la campaña o zona, y la organización correspondiente (estos datos no son obligatorios). 6. Formas de Pago: 6.1. Efectivo: Se debe seleccionar un libro de caja. Colocar importe. Presionar el botón Guardar Cambios. De esta forma se visualiza en la parte derecha de la pantalla el detalle de los pagos cargados. 6.2. Transferencia Bancaria: Seleccionar el banco determinado. Ingresar numero de transferencia. Ingresar el importe y presionar guardar cambios. De esta forma se visualiza en la parte derecha de la pantalla el detalle de los pagos cargados. 6.3. Cheque o Talón: Seleccionar chequera.
  61. 61. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Ingresar número de cheque. Ingresar el importe. Fecha de emisión, pago y a la orden de quien está emitido el cheque. Guardar los cambios. 6.4. De esta forma se visualiza en la parte derecha de la pantalla el detalle de los pagos cargados. 6.4. Por último una vez cargado todo el detalle de pagos, se debe presionar el botón Emitir Pagos. 6.6. El sistema emite un informe con el resumen de pagos cargados. 7. Pagos Adelantados: Seleccionar el check del mismo nombre. Ingresar el importe a pagar. Presionar el botón siguiente. Siempre debe estar asociado a una entidad comercial el pago que se pretende hacer. Efectuar el pago de acuerdo a alguna de las formas descriptas anteriormente. Por último emitir el pago. 8. El servidor realiza automáticamente la imputación de los pagos, por lo tanto no hay que realizar ningún proceso adicional una vez emitidos los pagos. El asiento que se genera es un asiento con cuentas puente. Cobros a clientes Circuito de Cuentas por Cobrar Introducción:
  62. 62. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. El proceso de cobros a clientes se ha automatizado en Libertya, a través de las remesas bancarias, pero adémas ofrece al usuario la posibilidad de introducir cobros de clientes manualmente. Esto se realiza desde la ventana de pago, que permite introducir tanto pago a proveedor como cobros a clientes, con solo cambiar el tipo de documento al que corresponde la operación. El sistema generará automáticamente todas las transacciones necesarioas, incluyendo la actualización de la factura como pagada. Registro de pagos clientes Para acceder a la ventana de cobros, se debe acceder al perfil de "Administración" menu Cobros > Recibos de Clientes Desde esta ventana se pueden asentar los cobros a clientes y lo pagos sin relacionarlos con una factura de compra. Para ello se debe especificar si se trata de "Cobro Normal" o "Cobro Adelantado". El comportamiento de esta ventana es similar al de la Orden de Pago Asignar cobros a facturas (Cancelación de Facturas) Como paso inicial se debe registrar el pago en el sistema: luego acceder a la opción de menú Cobros > Asignar Cobranza
  63. 63. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Esta ventana nos permite relacionar los pagos realizados con las facturas, tanto sea de cliente como de proveedor. Se ingresa a la ventana de asignación de pago y se imputa el pago a las facturas correspondientes Al ingresar la entidad comercial (cliente institucional) el sistema presenta los cobros registrados y las facturas pendientes de pago. Luego se puede indicar la imputación entre el pago y las facturas. Conciliación bancaria Extracto Bancario El extracto bancario es la herramienta fundamental para realizar la conciliación. Tiene dos formas de operación fundamentales:  Basarse en los pagos registrados en el sistema y marcarlos como conciliados cuando se encuentran en el extracto  Cargar la información del extracto y luego asignarlo a los pagos registrados. Acceder a la opción de menú Banco > Extracto Bancario del Perfil "Administración". Crear un nuevo extracto. 1. Seleccionar la cuenta bancaria a conciliar. 2. Presionar el botón grabar.
  64. 64. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. a. Se pueden seleccionar los valores desde los cargados en el sistema (que no están en otro extracto). b. Presionar el botón conciliar extracto bancario, a la pregunta propuesta por el sistema, responder “Líneas Existentes” (Estos son los movimientos cargados), caso contrario son los movimientos a importar enviados por el banco.
  65. 65. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Una vez conciliado el extracto bancario, se completa y aplica el documento. Libro de Caja Libro de Caja 1. El libro de caja es donde se maneja el efectivo. Aquí se pueden registrar los ingresos y egresos de efectivo, ingresos de cheques y demás. Por ejemplo, si se paga una factura en efectivo, se debe crear una línea con la factura y el importe, para que se registre la cancelación de la misma. 1. Acceder al perfil Administracion e ir al menú Caja > Libro Caja.
  66. 66. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Pestaña Libro de Caja: i. Ingresar un nombre o dejar el nombre propuesto por defecto. ii. Seleccionar el libro de caja. iii. Ingresar, descripción, fecha de aplicación y zona. iv. Ingresar saldo inicial del libro de caja si corresponde. Pestaña de Caja: Se visualizan los movimientos en el libro de caja. NOTA: Los movimientos que se visualizan en el libro de caja se encuentran imputados en cuentas puente, para que estos asientos pasen a las cuentas definitivas el libro de caja debe ser Completado y Aplicado. Contabilidad Imputación Manual de asientos contables a. Acceder a la opción de menú Contabilidad > Libro Mayor, la pantalla de libro diario posee tres pestañas, en las mismas se deben cargar los siguientes datos para poder completar una imputación manual: (NOTA: Las tablas del sistema sobre las que se realiza la imputación manual son GL_Journal y GL_JournalLine)
  67. 67. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. i. Lote: 1. En dicha pestaña se debe completar el tipo de documento como “Lote de Asientos”, y el campo descripción con el detalle correspondiente, en caso de no querer ingresar una descripción en cada lote, es posible configurar un valor por defecto para dicho campo, esto se realiza de la siguiente forma: Se coloca un texto en el campo, por ejemplo “Sin Descripción” y luego se presiona el botón derecho sobre el campo y se selecciona la opción Valor Preferido, y por último se presiona OK. 2. Para finalizar la carga del lote se presiona el botón guardar y se selecciona la pestaña Asiento. ii. Asiento: 1. Se debe seleccionar en el campo Tipo de Documento, la opción Diario del Mayor. 2. Se debe cargar el campo Fecha del Documento y Fecha de Aplicación CG, dichas fechas se utilizan para referenciar la fecha real del movimiento y la fecha de contabilización. 3. Se selecciona un período, este debe estar abierto, y es sobre el cual se realizará la imputación. 4. Es posible cargar una descripción del asiento en el campo del mismo nombre y referenciar una unidad de negocio en caso de ser necesario. 5. Por último se presiona el botón guardar y se selecciona la pestaña Línea. ii. Línea: 1. Para cargar una línea de asiento se deben completar los datos que se detallan a continuación. 2. Unidad de Negocio, esta no es obligatorio indicarla, pero permite un mayor detalle de información. 3. Cuenta Contable, no solo se debe elegir una cuenta contable, sino que el verdadero procedimiento es preparar una combinación de cuenta con otros parámetros que permiten categorizar la imputación con un nivel de detalle superior, dicha combinación puede tener un alias que podrá ser utilizado para utilizar la misma combinación en el futuro. Para elaborar una combinación de cuentas se deben cargar los siguientes datos: a. Alias: No es obligatorio, pero es muy útil para utilizar una combinación de cuenta nuevamente. b. Unidad de negocio sobre la cual se realiza la imputación. c. Cuenta, se debe elegir la cuenta contable que se imputará. d. Entidad comercial, en caso de corresponder, es posible asociar una entidad comercial a la imputación que se está realizando. e. Zona, dicho valor hace referencia a la ubicación geográfica o zona a la cual se quiere asociar la imputación.
  68. 68. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. f. Por último se presiona el botón guardar y luego el botón OK. 4. Importe al Debe o Haber, según corresponda se debe indicar el importe correspondiente para la línea. 5. Se presiona el botón guardar, a fin de ingresar la línea del asiento. 6. Este proceso se debe repetir tantas veces como líneas tenga el asiento que se está cargando. 7. Para cargar una nueva línea, en la pestaña línea se debe presionar el botón nuevo y cargar los datos según lo descripto anteriormente. 8. En caso de no visualizar las líneas cargadas, se debe presionar el botón actualizar de la barra de herramientas. 9. Para verificar la carga de líneas se puede utilizar el reporte de la pantalla Libro Diario que se accede por medio del botón de la barra de herramientas “Informe”. 10. Para finalizar la carga y contabilización de la imputación manual se deben seguir los siguientes pasos: a. En la pestaña Lote, se debe presionar el botón Completar y luego OK. b. En la pestaña Asiento, se debe presionar el botón No Aplicado, a fin de contabilizar el asiento, y luego presionar OK. c. Una vez aplicado el asiento, se puede presionar el botón del mismo nombre para verificar el resultado. 11. Obtener información de la cuenta, una vez completados y aplicados los asientos, es posible obtener información de estos movimientos, como así también el mayor de una cuenta específica, dependiendo del tipo de filtros que se utilicen. Esquema Contable Esquema Contable Un esquema contable es una combinación de los principios contables estándar nacionales, un método de coste y una moneda. Libertya le permite definir múltiples esquemas contables por lo que se puede mantener libros por informes financieros y datos para decisiones de gestión paralelamente. Esto También elimina las voluminosas operaciones de conversión, transformación y consolidación de los subsidiarios extranjeros y permite la fácil separación de gestión y obligatoriedad legal de la información.
  69. 69. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Cuenta Contable Introducción Cada esquema contable también define las cuentas contables que llevan a cabo las combinaciones contables para ser usadas en la contabilidad. Se requieren Organización y Cuenta Contable. Opcionalmente se pueden definir Entidad Comercial, Producto, Campaña, Proyecto y otros. Adicionalmente Libertya permite definir dos elementos por el usuario para acomodar perfiles de negocios únicos. Por ejemplo, si un esquema contable define producto y entidad comercial como elementos opcionales en una única combinación de cuentas será por ejemplo 01-4301-3000-Fernández 01: es la Central de la Organización. 4301: es la cuenta contable del cliente. 3000: es el producto. Fernández: es la entidad comercial.
  70. 70. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. No hay que preocuparse acerca de que elementos introducir con cada transacción ya que Libertya genera todas las operaciones contables automáticamente ya que las cuentas de derivan de la operación del documento. Cada esquema contable define varios parámetros para el proceso del Libro Mayor. Estos incluyen el tipo de error de manejo y el tipo de cambio de moneda usado. Adicionalmente, se definen las cuentas usadas para las utilidades retenidas (Reservas) y compensaciones entre empresas. Por último, el esquema contable define las cuentas por defecto para uso en transacciones generadas por el sistema. Ejemplo contabilidad de las facturas.
  71. 71. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Estas cuentas se usan como valor por defecto para las Entidades Comerciales, Almacenes, Proyectos, Banco, Impuesto y Libro de Caja. Puede ser sobrescrita a nivel individual pero teniendo estas por defecto se asegura de que cada transacción se contabilice apropiadamente. El objetivo es generar todas las anotaciones contables. Consecuentemente, todas las cuentas necesarias están predeterminadas. Por ejemplo, si se vende un producto, se usara la cuenta de ventas para este producto. Esto permite definir las cuentas una única vez para ese producto. Entonces definimos una única vez y así no hay que preocuparse con las consecuencias contables cuando se crean nuevos documentos. En Libertya el proceso de asentar, también denominado procesado de contabilidad, puede ocurrir cuando un documento es procesado o puede hacerse en un modo por lotes cuando el servidor de aplicaciones esta configurado y corriendo. Con la arquitectura única de Libertya se puede también restablecer la contabilidad para toda o parte de su organización para acomodar cambios hechos en una organización. Cuando se genera un asiento en un periodo contable cerrado, causa un fallo en el procesamiento del asiento. Para conseguir una visión general del establecimiento de la contabilidad en Libertya se tiene que ir a la ventana de Configuración de Contabilidad que esta en el menú en la sección de contabilidad. Se pueden fácilmente revisar los pasos que deben llevarse a cabo durante la configuración. Para navegar a través de los diferentes pasos y abrir la ventana apropiada, se puede ver el flujo de trabajo específico para saber que orden de configuración de la contabilidad. En la mayor parte de los casos no hay necesidad de realizar asientos manuales. Al contrario de la mayoría de los sistemas Libertya automáticamente genera y asienta las consecuencias contables o asientos en el libro diario para cada documento procesado, no hay necesidad de introducir asientos en el libro diario para las ventas diarias.
  72. 72. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Algunos procedimientos sin embargo requieren de asientos manuales, incluyendo la depreciación de activo fijo, pago de dividendos, etc. en esas situaciones se debe introducir los asientos utilizando la ventan de diario del mayor. La pestaña de Lote indica un único o múltiples asientos que van a ser procesados. Esto permite un control de los totales para asegurar que los asientos contenidos en el lote son correctos. Se introduce un número de documento o deje que el sistema lo haga por el usuario. Se introduce una descripción para este lote de asientos. Se introduce el tipo de Asiento Actual, Presupuesto o Estadístico para indicar los documentos de control que se usaran. Se selecciona una categoría de contabilidad general esto puede usarse en informes o diarios. Se introduce una fecha de documento para indicar la fecha de este lote de asiento y una fecha de aplicación en la contabilidad general para indicar la fecha que será usada en las transacciones contables. Se seleccionan un periodo para este Lote de asiento. En la mayoría de los casos el periodo coincidirá con la fecha de contabilización cuando se asiente a un periodo de ajuste. Luego se tiene que seleccionar una moneda. Se introduce una cifra de control para este lote de asiento. El sistema se asegura que toas las anotaciones del Debe y del Haber se equilibran e igualan esta cifra de controlñ antes de que el lote pueda ser procesado Haciendo Click en la pestaña Diario se pueden introducir los asientos que constituyen este lote.
  73. 73. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. Se introduce un número de documento para este asiento o también se puede dejar que el sistema lo haga. Introduzca una descripción si lo desea. Por defecto se cargan los datos de Tipo de documento, Fecha de Documento, Periodo, Categoría CG, Fecha de aplicación a CG y Moneda pero pueden ser modificadas si se necesita. Se debe introducir una cifra de control para asegurarse que las cantidades introducidas en los asientos son correctas. Una vez guardado podemos pasar a la pestaña de línea, para crear las líneas del asiento, con la cuenta contable y la descripción y un monto para debe o para haber creamos una línea, de esta forma trabajamos para crear cada línea del asiento. Cuando el asiento sea correcto en la pestaña de Lote usar el botón de Completar, para realizar el proceso. Regresar a la ventana de NO Aplicado Nota: en caso que el DEBE y HABER no coincida, Libertya realizara un asiento contable de cuadre contra la cuenta de descuadre. Nota: Para introducir anotaciones en la cuenta mediante asientos manuales estas no deben estar marcadas como controladas por documentos. Si desea hacer una anotación con una de estas cuentas se debe primero quitar esa selección desde la ventana de Elemento Contable. Informes financieros Introducción Los informes financieros se usan para generar informes sobre los estados financieros como el Balance de situación, Pérdidas y Ganancias y Balance de Sumas y Saldos, etc. Para su definición, se debe ingresar al sistema con el perfil de usuario Administrador Libertya, y acceder al menú Contabilidad > Informes de Contabilidad
  74. 74. Lybertya Roger Manfredis Hernández Fuentes. En dicho menú se observan entre otros, 3 iconos. Línea del Informe, Columna del Informe e Informe Financiero, el icono a la izquierda indica que es una ventana. La generación de los informes comprende dos procedimientos distintos: 1) Definición de Líneas de informe. 2) Definición de columnas del informe. Columna del informe Ventana columna del informe La ventana de columna del informe financiero es donde se puede determinar los datos que aparecerán en la columna del informe. Tales como fecha, cuentas contables, valores en diferentes ejercicios, etc. En esta ventana se observan dos pestañas. Conjunto de columnas del informe y Columnas del informe. Haciendo click en cambiar rejilla de datos (icono) y después a nuevo registro para crear un nuevo conjunto de columnas del informe.

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