Ο κος Θανάσης Πετμεζάς, Γεν. Δ/ντης cosmoONE πραγματοποίησε εισήγηση σχετική με τις διαδικασίες προμηθειών στο Δημόσιο και παρουσίασε τη νέα δυνατότητα της εφαρμογής της «Οικονομικής Διαχείρισης» της OTS για τη διαχείριση των προμηθειών και τη διενέργεια ηλεκτρονικών δημοπρασιών μέσω του συστήματος της cosmoONE, κατά τη διάρκεια του 9ου OTS FORUM

1. Παρουσίαση Υπηρεσιών
Ηλεκτρονικών Προμηθειών
στον χώρο της
Τοπικής Αυτοδιοίκησης
Θανάσης Πετμεζάς
Γεν. Δ/ντης cosmoONE
2017

2. Το θέμα των Προμηθειών Ο.Τ.Α.
• Το μη αναστρέψιμο γεγονός
Οι ανάγκες των ΟΤΑ για πόρους, τόσο σε ανθρώπινο δυναμικό , οσο και σε οικονομική ενίσχυση, εμφανίζεται κάθε
χρόνο ως πιεστικός παράγων στον προϋπολογισμό του Υπουργείου Εσωτερικών και κατ’ επέκταση στους Ο.Τ.Α.
Οι απαιτήσεις εκσυγχρονισμού, η παροχή νέων υπηρεσιών προς τους πολίτες, η συντήρηση και αναβάθμιση των
υποδομών, η λειτουργία Σταθμών, Αθλητικών Κέντρων και οι δημογραφικές αλλαγές (μετανάστες, πρόσφυγες κλπ),
πιέζουν για αύξηση του διατιθέμενου προϋπολογισμού στην Τοπική Αυτοδιοίκηση, εκ των οποίων σημαντικό μερίδιο
έχουν οι προμήθειες.
• Ο περιορισμός
Με βάση την παρούσα κατάσταση, δεν είναι εύκολη η διεκδίκηση συμπληρωματικών κονδυλίων, για πληροφοριακά
συστήματα και εξειδικευμένο προσωπικό που θα αντιμετωπίσουν αποτελεσματικά τον αυξανόμενο φόρτο εργασίας
στις προμήθειες της Τοπικής Αυτοδιοίκησης. Η προτεραιότητα δίνεται στους βασικούς συντελεστές του συστήματος
(προσωπικό/κοινωνική φροντίδα)
• Το ζητούμενο
Η βελτιστοποίηση της λειτουργίας των Διευθύνσεων Προμηθειών των Δήμων μέσα από την καλύτερη αξιοποίηση των
υφιστάμενων πόρων, για την μείωση του κόστους και τον έλεγχο για σπατάλη μέσα από χρήση τεχνολογιών ως
υπηρεσία και όχι ως δημόσια προμήθεια εξοπλισμού.

3. Συνήθης Αστοχίες Συστήματος Προμηθειών
Εσωτερικές Διαδικασίες Δήμων
• “Παγιωμένες” διαδικασίες που δεν είναι «φιλικές» όχι μόνο προς τους
προμηθευτές, αλλά ούτε και στους εσωτερικούς χρήστες (Δημοτική Αρχή,
Διοικητικοί Υπάλληλοι) , γεγονός που δημιουργεί συχνά τριβές και παράπονα.
Διαδικασίες Προμηθειών
• Οι πληροφορίες προμηθειών δεν συλλέγονται πλήρως, ούτε ταξινομούνται
σωστά. Μητρώα υποψήφιων Προμηθευτών οργανωμένα σε απλές μορφές.
• Αδυναμία άμεσης πρόσβασης σε ιστορικά διαγωνισμών προμηθειών για
εξαγωγή συμπερασμάτων. Ανυπαρξία οργανωμένης βάσης προμηθειών.
Οργάνωση Πληροφοριών για
Προμήθειες
• Φόρτος εργασίας, συχνά δυσανάλογος με την επιχειρησιακή αξία
συγκεκριμένων προμηθειών, αλλά και εσωτερικών αιτημάτων.
• Δυσκίνητες διαδικασίες ρουτίνας – άσκοπη ανάλωση εργατοωρών και
περιορισμένη μείωση διαχειριστικού κόστους σε επαναλαμβανόμενες
διαδικασίες
Απουσία υποστήριξης Προμηθειών με
ειδικευμένα Ηλεκτρονικά Συστήματα

4. Το πρόβλημα της πολυπλοκότητας Προμηθειών
• Είδη που δεν διαφοροποιούνται ανά τομέα (π.χ. είδη γραφείου, Η/Υ).
• Συνήθως εύκολες τεχνικές προδιαγραφές, πολλοί προμηθευτές, σχετικά
χαμηλοί προϋπολογισμοί, αλλά ανεξέλεγκτη κατανάλωση.
«Κοινά είδη» (common):
• Είδη τα οποία συναντώνται και σε άλλους τομείς αλλά διαφοροποιούνται ως
προς τις προδιαγραφές- απαιτήσεις σε σχέση με τους ΟΤΑ (π.χ. Υπηρεσίες
σίτισης για Παιδικούς Σταθμούς)
• Ειδικές προδιαγραφές, εξειδικευμένες εταιρίες, μεσαίας τάξης προϋπολογισμοί,
αλλά απουσία τυποποίησης των παραδοτέων.
«Κοινά αλλά διαφοροποιημένα»
(common but differentiated):
• Είδη που σχετίζονται μόνο με τον συγκεκριμένο χώρο (π.χ. Απορριμματοφόρα)
• Προδιαγραφές κατασκευαστών, προτιμήσεις εσωτερικών χρηστών, λίγοι
προμηθευτές, υψηλοί προϋπολογισμοί )
«Τομεακά είδη» (industry specific):
Το προσωπικό των τμημάτων προμηθειών των Δήμων πρέπει
->Να αντιμετωπίσει ολη την παραπάνω πολυπλοκότητα επιτυχώς, εντός χρόνου, κόστους και προδιαγραφών, ώστε ο Δήμος να
λειτουργεί και να δίνει υπηρεσίες.
->Να είναι σε θέση να προσκομίσει άμεσα, κάθε πιθανή τεκμηρίωση για κάθε προμήθεια, ώστε να μην μπορεί να εγερθεί κανένα
ερωτηματικό για την ακεραιότητα της διαδικασίας.

5. Αναντιστοιχία Προβλημάτων και Λύσεων
Τα περισσότερα προβλήματα
με τους Οικονομικούς Φορείς
στην διαδικασία των
προμηθειών των ΟΤΑ,
οφείλονται συνήθως στην
κακή ποιότητα επικοινωνίας,
επίπεδο συνεργασίας και
τρόπο ανταλλαγής δεδομένων
με τους εξωτερικούς εταίρους
(Προμηθευτές).
Οι μέχρι σήμερα
προσφερόμενες λύσεις,
παρέχουν εργαλεία τα
οποία επικεντρώνονται σε
εσωτερικές διαδικασίες
διαχείρισης και ελέγχου
τού Δήμου (ΟΠΣ).

6. Όμως σήμερα …
Παρέχεται μέσω της OTS μία
κοινή πλατφόρμα
επικοινωνίας ανάμεσα στους
Οικονομικούς Φορείς και στα
στελέχη της Δ/νσης
Προμηθειών των ΟΤΑ
αναβαθμίζοντας την
ποιότητα επικοινωνίας,
συνεργασίας και ανταλλαγή
δεδομένων με τους
Προμηθευτές.
Οι νέες λύσεις, της OTS
ενσωματώνουν υπηρεσίες
ηλεκτρονικών προμηθειών
και οι εσωτερικές
διαδικασίες διαχείρισης
Προμηθειών διασυνδέονται
με τις B2B εφαρμογές που
παρέχονται μέσω διαδικτύου
από την cosmoONE

7. Πεδίο Εφαρμογής
96% των περιπτώσεων διεκπεραιώνονται χωρίς
την υποστήριξη ενός συστήματος ηλεκτρονικών
προμηθειών, προσαρμοσμένου στις ιδιαίτερες
ανάγκες και απαιτήσεις για μικρής αξίας
προμήθειες !!
Συμπερασματικά
Πάνω από το 90% του χρόνου των τμημάτων
προμηθειών, καταναλώνεται για την εξυπηρέτηση
αιτημάτων αξίας μικρότερης των 60.000 € και σε
διαδικασίες που αφορούν την διεκπεραίωση είτε
ερευνών αγοράς και αναθέσεων, είτε συνοπτικών
διαγωνισμών.
ΔΙΑΠΙΣΤΩΣΕΙΣ από την Αγορά
1. Το ΕΣΗΔΗΣ, δεν μπορεί από μόνο του να προσαρμοστεί για τις ανάγκες των ΟΤΑ για περιπτώσεις προμηθειών
κάτω των 60.000 €. ( είναι αρκετά πολύπλοκο)
2. Δεν παρέχει προσωποποιημένες εφαρμογές.
3. Δεν ολοκληρώνεται (διασυνδέεται) με τα ΟΠΣ των Δήμων .

8. Οι προμήθειες «παραδοσιακά»
Προγραμματισμός
Προμηθειών
Τεύχος
Προκήρυξης
Διαδικασία
Διαγωνισμού Παραγγελίες
Διαπραγμάτευση
& Σύμβαση
Πληρωμή
Τιμολόγηση Παρακολούθηση
Σύμβασης
Οι περιοχές εστίασης στις προμήθειες
Έμφαση
Συστήματος
Προμηθειών
Στάδιο Διαδικασίας
Υψηλή Ωριμότητα
Χαμηλή Ωριμότητα

9. Κόστος Προμηθειών
Άμεσο κόστος
(μετρήσιμο
σχετικά εύκολα)
Το τίμημα αγοράς
Η ανάλωση
Έμμεσο κόστος
(δύσκολο να
αποτιμηθεί)
Κόστη διαδικασιών πριν την
υπογραφή σύμβασης
•Συγκέντρωση-ανάλυση αναγκών
•Ορισμοί επιτροπών και σύνταξη προδιαγραφών.
•Συγκέντρωση και αξιολόγηση προσφορών
•Επίλυση διαφορών και ενστάσεων
•Αναφορές προς την Διοίκηση
Κόστη διαδικασιών μετά την
υπογραφή σύμβασης
•Παρακολούθηση αγορών
•Έλεγχος ανάλωσης
•Ταυτοποίηση παραγγελιών, παραδόσεων και
τιμολογήσεων
• Αναφορές προς την Διοίκηση

10. Μεθοδολογία Περιορισμού Κόστους Προμηθειών
Στόχος o κανόνας
Pareto 80% -20 %
Επικέντρωση στο 20% των
περιπτώσεων διαγωνισμών
που αντιπροσωπεύουν το 80%
του συνολικού κόστους .
Άρα  αυτοματοποίηση
του 80% των περιπτώσεων
που αντιπροσωπεύουν το
20% του κόστους.
Αποδοτικότητα
Efficiency = save time
Αποτελεσματικότητα
Effectiveness = save money

11. Αυτοματοποίηση διαδικασιών, τυποποίηση εγγράφων και
αναφορών κ.λ.π., ώστε να διενεργούνται οι χαμηλές
προμήθειες ταχύτατα με έλεγχο κόστους και διαφάνειας
Ad Hoc & Επαναλαμβανόμενες
προμήθειες μικρής αξίας (έρευνα
αγοράς και συλλογή προσφορών)
Ενίσχυση της Διαπραγματευτικής ισχύος των Αναθετουσών
Αρχών μέσω συστημάτων, ώστε να επιτυγχάνεται η καλύτερη
τιμή σε σωστά προδιαγεγραμμένα και αξιολογημένα είδη
Προμήθειεςσημαντικήςαξίας για
αγαθά, έργα και υπηρεσίες
Πριν την σύμβαση = φάση έρευνας αγοράς, και διαγωνισμού (διαγωνιστικές διαδικασίες)
Μετά την σύμβαση= Περίοδος χρήσης (παραγγελίες, τιμολογήσεις, ανάλωση, πληρωμές)
Αποδοτικότητα (μείωση χρόνου) Αποτελεσματικότητα (μείωση κόστους)
Αυτοματοποιημένη παρακολούθηση και έλεγχος της
ανάλωσης, μέσω εποπτείας των παραγγελιών με δείκτες ανά
Νοσοκομείο, Υλικό και Προμηθευτή και στατιστικά στοιχεία
Διαχείρισηανάλωσης
Αυτοματοποίηση αποστολής παραγγελιών και λήψης
τιμολογίων χρησιμοποιώντας ροές εγκρίσεων, καταλόγους
συμβασιοποιημένων υλικών, σύνδεση με προμηθευτές, &
ενημέρωση Πληροφοριακών Συστημάτων Νοσοκομείων
Διαχείριση Παραγγελιών και
Τιμολογίων
Επιλογή περιοχών δράσηςΣτάδιοΔιαδικασιών

12. Πριν την σύμβαση = φάση έρευνας αγοράς, και διαγωνισμού (sourcing)
Μετά την σύμβαση= Περίοδος χρήσης (procurement)
SAVE TIME=efficiency SAVE MONEY= effectiveness
Επιλογή Ηλεκτρονικών ΕργαλείωνΣτάδιοΔιαδικασιών

13. Πριν την σύμβαση = φάση έρευνας αγοράς, και διαγωνισμού (sourcing)
Μετά την σύμβαση= Περίοδος χρήσης (procurement)
SAVE TIME=efficiency SAVE MONEY= effectiveness
Νέες Υπηρεσίες OTSΣτάδιοΔιαδικασιών
Διασύνδεση με OTS ERP

14. compareONE
Ηλεκτρονική Έρευνα Αγοράς, Συλλογή & Επεξεργασία Προσφορών

15. tenderONE
Ηλεκτρονικοί Διαγωνισμοί (συνοπτικοί κάτω των 60.000 € και ανω των 60.000 € )

16. Ο ρόλος της cosmoONE ως παρόχου υπηρεσιών
Ηλεκτρονικών Προμηθειών
H cosmoONE διαθέτει
• την εμπειρία
• την τεχνογνωσία
• την ικανότητα να προσαρμόζει τα εκάστοτε επιχειρησιακά
δεδομένα στα συστήματα
και να μπορεί να πείσει ότι αυτό που προτείνει είναι
• τεχνικά υλοποιήσιμο
• νομικά σωστό
• διαδικαστικά αποδοτικό
• εμπορικά δεοντολογικό
• και ότι αποπληρώνεται μέσα από το όφελος που o Δήμος
θα αποκομίσει

17. Διακρίσεις cosmoONE

18. Ευχαριστούμε για την προσοχή σας