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Clase 11. proceso de auditoría

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  • Excelente la presentación, más detallada no existe. Me ha sido de gran ayuda para un proyecto universitario. Muchas gracias.
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Clase 11. proceso de auditoría

  1. 1. PROCESO DE AUDITORIA MATERIAL PARA FORMACIÓN VERSIÓN 4. ABRIL DE 2007 ING. LUPITA SERRANO GÓMEZ
  2. 2. Fases de la AuditoriaPlaneaciónPreparaciónDesarrollo (In Situ)Informe y Cierre * Seguimiento
  3. 3. ETAPAS DE LA AUDITORIA Establezca fecha y tiempo. Sitio / Area Informe al Gerente 1 Preparación Sepa que hace el área. Presente los Reunión de Plan de auditoria hechos Cierre Lista de verificación Auditoria de Suficiencia Reporte Reunión de apertura Manual Procedimientos Seguimiento Registros Realización de la Auditoria Auditoria de Cumplimiento Levante NC. SI Levante el RNC. Acuerde RNC ? Finlos hechos NO Acción correctiva 1 Tomado de Hernán Jiménez y Asociados
  4. 4. Las actividades preliminares a la realización de una auditoría son: Planeación Preparación. Se deben llevar a cabo todos los pasos para asegurar una auditoria exitosa.
  5. 5. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA
  6. 6. Aspectos de la fase de planeación El compromiso de la gerencia y del responsable del SGC Programa de auditorias Y otros recursos pertinentes para que sea viable la auditoría
  7. 7. Planeación de una Auditoria La Norma ISO 9001 establece que la auditoria interna debe ser realizada de acuerdo con un procedimiento documentado. De este modo, es mejor diseñar el sistema de auditorias internas con base en aquellas prácticas que se han demostrado son eficaces para realizar auditorias externas. Ver figura 2. Norma ISO 19011.
  8. 8. PLANEACIONAl planificar una auditoria de cualquier tipo, se deben determinar los siguientes aspectos: frecuencia/tiempo responsabilidad criterios alcance duración
  9. 9. PLANEACIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS Para determinar los aspectos antes mencionados se deben tener en cuenta: Ejecuciones anteriores Estado crítico o complejidad Cambios al SGC Auditores competentes Otros recursos disponibles
  10. 10. PROGRAMA DE AUDITORÍA Un programa de auditoría puede incluir una o más auditorías, dependiendo del tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización que va a ser auditada. Estas auditorías pueden tener diversos objetivos y pueden incluir auditorías combinadas o conjuntas. Un programa de auditoría también incluye todas las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y número de auditorías, y para proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos. Una organización puede establecer más de un programa de auditoría.
  11. 11. PROCESO PARA LA GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA AUTORIDAD PARA EL PROGRAMA ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA * Objetivos, Alcance, Criterios, Duración, etc. IMPLEMENTACIÓN: * Actividades de Auditoría * Competencia y evaluación de los auditores SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN MEJORA DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA
  12. 12. ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMACriterio Procedimientos propios de la organización / normas / ISO 9001.Alcance Generalmente un PROCESO, o grupo de procesos. Auditorias horizontales / auditorías verticalesDuración Generalmente un día o menos.Responsables Auditor calificado
  13. 13.  En la mayoría de las organizaciones, es mejor realizar auditorias internas sobre procesos en los departamentos, a intervalos fijados a lo largo del año. El programa de auditorias debe planificarse y darse a conocer con anticipación, no se recomiendan auditorias sorpresivas. La frecuencia para realizar las auditorias debe ser decidida basandose en el estado de desarrollo e implementación del sistema de calidad. Si las auditorias descubren muchas deficiencias, entonces la frecuencia de las auditorias se deberá incrementar. Una vez el sistema de calidad se muestra efectivo, las auditorias internas pueden ser espaciadas a intervalos anuales.
  14. 14. PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA
  15. 15. Preparación de la Auditoria Propósito y alcance de la auditoria Revisión y evaluación de la documentación(Revisar los registros de auditorias anteriores cuando sea aplicable). Preparar el Plan de Auditoría. Asignar tareas al equipo auditor. Establecer la lista de chequeo con base en los procedimientos que van a ser auditados.
  16. 16. Plan de AuditoriaDebería incluir lo siguiente:a) los objetivos de la auditoría;b) los criterios de auditoría y los documentos de referencia;c) el alcance de la auditoría, incluyendo la identificación de las unidades de la organización y unidades funcionales y los procesos que van a auditarse;d) las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditoría in situ.
  17. 17. Plan de AuditoriaDebería incluir lo siguiente:e) la hora y la duración estimadas de las actividades de la auditoría in situ, incluyendo las reuniones con la dirección del auditado y las reuniones del equipo auditor;f) las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de los acompañantes;g) la asignación de los recursos necesarios a las áreas críticas de la auditoría.
  18. 18. LISTA DE VERIFICACIóNEs una ayuda valiosa para auditar, sirve como guía, y es la principal herramienta del auditor para realizar con éxito la auditoria.Se utiliza como: un documento de trabajo, y un registro.El propósito de las listas es el de tener una herramienta que facilite el asegurar que se cumplan los objetivos y el alcance de la auditoria y que se concluya cada parte de la misma.
  19. 19. LISTA DE VERIFICACIONAl elaborar la lista, se debe considerar: Los requisitos de la norma. Los procedimientos pertinentes. Los procesos que se llevan a cabo. Los documentos y registros que se utilizan. El Ciclo PHVA. Los Principios del SGC.Tener en cuenta los aspectos relevantes, debilidades de carácter general del SGC y las observaciones por procesos.
  20. 20. REVISIÓN Una revisión y conclusión de las listas de verificación Un estudio de las notas y/o comparación de las mismas con los miembros del equipo. El listado de no cumplimientos.
  21. 21. PREGUNTAS Y REVISIÓN DE LA LISTA DE VERIFICACION Revisión y conclusión de las listas de verificación un estudio de las notas y/o comparación de las mismas con los miembros del equipo. El listado de no cumplimientos.EJEMPLOS DE PREGUNTAS
  22. 22. REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA
  23. 23. EJECUCION DE LA AUDITORIA Realización de las actividades de auditoría in situ (6.5)-Realización de la reunión de apertura-Comunicación durante la auditoría-Papel y responsabilidades de los guías yobservadores-Recopilación y verificación de la información-Generación de hallazgos de la auditoría-Preparación de las conclusiones de la auditoría-Realización de la reunión de cierre
  24. 24. REUNION DE APERTURALa reunión de apertura es el primer paso en el proceso de auditoria en el sitio. Con ella se prepara el camino para: Confirmar canales de comunicación Generar confianza y Cooperación Confirmar plan de Auditoría Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas Dar inicio a la auditoría In Situ
  25. 25. REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA Reunión de apertura
  26. 26. Contenido - Reunión de aperturaPuntos a tener en cuenta en la agenda para la reunión: Presentación, y lista de asistencia Registro de auditoria Objetivos y alcance de la auditoria. Informe sobre el estudio de escritorio Las reuniones de apertura para auditorias internas serán informales. En las auditorias internas no se requieren acompañantes ni reuniones formales de apertura y cierre.
  27. 27. Contenido - Reunión de apertura Explicación del método de la auditoria/muestreo. Explicación de no conformidades y su clasificación. Confidencialidad. Programa/itinerario. Sala de reunión/arreglos domésticos. Acompañantes. Reunión de cierre. Tipo de informe y seguimiento
  28. 28. REALIZACIÓN DE LA AUDITORIARecolección de información
  29. 29. Propósitos de la auditoriaVerificar que el sistema de calidad: Existe y está completo Funciona correctamente Y es efectivo.Para lograr estos propósitos se necesita Recopilar información sobre: Personas Procesos (Condiciones, equipos/herramientas/materiales) Criterios (Documentación en general)
  30. 30. Evidencias Objetivas Documentos, registros Estadísticas, mediciones Evidencia física, observación Condiciones ambientales, almacenamiento, equipos en funcionamiento CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN: Entrevista QUE EXISTE, SE DIFUNDE, ES ADECUADA, IMPLEMENTADA, Y SE HA MEJORADO.
  31. 31. ENTREVISTA E SCUCH A R P R E G UNT A R OB SE R V A RR E G I ST R A R A NA L I Z A R E V A L UA R
  32. 32. CÓMO PREGUNTAR??? DE INTRODUCCIÓN DE INTERPRETACIÓN DE ESPECIFICACIÓN ALTERNATIVAS DE TIPOS DE ESTRUCTURACIÓNPREGUNTAS DE SEGUIMIENTO PREGUNTAS SIMPLES O SENCILLAS INDIRECTAS SILENCIOS
  33. 33. CÓMO PREGUNTAR??? DESCRIBA EL CÓMO SE PLANIFICA? PROCESO DE… CÓMO SE HAN ESTABLECIDO LOS CÓMO LO IMPLEMENTA? CONTROLES… MUÉSTREME EL CÓMO REGISTRO DE…FUNCIONA EL CÓMO LO MIDE? MUESTRÉME EL PROCESO? ACTA DE… CÓMO SE HA LOGRADO… CÓMO LO HA MEJORADO?
  34. 34. Preguntas CÓMO, DÓNDE, CUÁNDO, QUÉ, PORQUÉ, QUIÉN… MUÉSTREME LO QUE HACE. DONDE SE GUARDA ESO? COMO SE HACE ESO? CUANDO HARÍA ESO? QUE SUCEDE DESPUÉS DE TERMINAR ESTO? QUIEN HARÁ ESTO?. EVITAR LAS PREGUNTAS GUIADAS. EVITAR UN SI O UN NO.
  35. 35. EJEMPLOS Donde guarda la copia de la lista de proveedores seleccionados? Ha sido usted entrenado para el trabajo que realiza? Cómo ha sido entrenado para eso? O Que tipo de entrenamiento recibió? Dónde se guarda cuando no se utiliza? Qué hace usted con los documentos de trabajo y productos cuando la inspección ha terminado? Veo que, una vez que ha terminado su trabajo, usted archiva el registro en el lugar correspondiente. No es cierto?
  36. 36. COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES E X P E R I E NCI AE D UCA CI ÓN D E TR A B A J O ( L A B OR A L Y CA L I D A D ) ATRIBUTOS PERSONALESE X P E R I E NCI A E NT R E NA M I E NT OE N A UD I T OR Í A S E N A UD I T OR Í A S
  37. 37. CALIFICACIÓN DE AUDITORESCRITERIOS ISO 19011 EDUCACION  Estudios secundarios.  Habilidad para expresar conceptos e ideas. SER EXACTO Y CONCRETO FORMACION  Conocimiento de la norma y :  Técnicas de examen indagación,evaluación e informes.  Competencia demostrada. EXPERIENCIA  Trabajo 4 años en el sector 2 años.  Antes de ser auditor: 4 auditorias. HABILIDADES  Mente abierta,buen criterio,aptitudes analíticas y tenacidad.Maneja situaciones difíciles.No es conflictivo.  Persistente  Gran capacidad de lectura SE DEBE REVISAR SU DESEMPEÑO CADA 2 AÑOS.
  38. 38. COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES D OCUM E NT OSPRINCIPIOS D E L SG CPROCEDIMIENTOS SI T UA CI ONE S D ETÉCNICAS DE LAAUDITORÍAS OR G A NI Z A CI ÓN L E YE S,P R OD UCT OS, R E G L A M E NT OS,P E R SONA L , CONT R A T OSP R OCE SOS Y SUSI NT E R R E L A CI ONE S
  39. 39. HABILIDADES DEL AUDITOR Ser ético, justo, honesto, discreto, seguro, de mente abierta Ser observador, persistente, perceptivo, versátil, diplomático. Calmado, cortés y hablar en forma clara y cuidadosa. Fijarse en la comunicación no verbal y mantener siempre contacto visual con el auditado Ser objetivo Elogiar adecuadamente Dejar hablar, ser paciente y sencillo Concentrarse en las respuestas y enlazarlas con la lista de verificación.
  40. 40. EL AUDITOR DEBE: Tener buena capacidad para redactar informes. Manejar el tiempo Tener buenas habilidades comunicativas Comprender de manera rápida Ser puntual Insistir para que las personas a las que se les está preguntando, respondan por si mismas Evitar malentendidos“ESCUCHAR Y HABLAR EN IGUAL PROPORCIÓNCON EL NÚMERO DE SENTIDOS (OÍDOS, BOCA)”
  41. 41. EL AUDITOR NO DEBE: No polemizar, No discutir con el auditado No confundirse, No dejarse influenciar o engañar Nunca hablar con altivez, ni actuar con suficiencia. No irrespetar al auditado. No Blasfemar No comparar No apartarse del tema, ni del lugar de la auditoría. No atascarse en una situación No permitir que el auditado marque el ritmo de la auditoria No hacer suposiciones o presunciones.
  42. 42. Actuar con profesionalismo y decisión para manejar:  Auditados agresivos  Auditados tímidos  Personas ausentes  Documentos extraviados  Muestras preparadas con anticipación  Chantajes emocionales, y  Otros casos especiales
  43. 43. EVALUACIÓN DE LAS COMPETENCIAS DEL AUDITOR IDENTIFICAR TIPOS Y NIVELES DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES ESTABLECER INDICADORES DE COMPETENCIAS SELECCIONAR EL MÉTODO DE EVALUACIÓN APROPIADO (Revisión de registros, Entrevistas, Observación, Pruebas, Retroalimentación). Comparar Resultados VS. Indicadores
  44. 44. REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA Generación de hallazgos
  45. 45. GENERACIÓN DE HALLAZGOS DOCUMENTAR LOS HALLAZGOS REVISAR LOS HALLAZGOS DOCUMENTAR NO CONFORMIDADES• Utilizar la menor cantidad de palabras• Hacer referencia exacta a los hechos, documentos, etc.• Ser entendible para el dueño del proceso e interesados• Por cada requisito incumplido se levanta una Noconformidad• No utilizar palabras como algunos, pocos, muchos• No incluir nombres de personas o cargospreferiblemente.• No expresar opiniones• No identificar requisitos equivocados
  46. 46. Declaración de los hallazgos Revisión del hallazgo. Descripción de la No Conformidad. Ejemplo de la evidencia objetiva. Resumen del requisito. Indicar el procedimiento y revisión aplicables El área/departamento o función. La Norma y el número de la cláusula.
  47. 47. EJEMPLO …Norma ISO 9001: 2000 Capítulo 7.4 COMPRASProcedimiento QP6 Rev 2 Area Dpto. de Compras. Un nuevo proveedor de motores eléctricos (Proveedores EM) no ha sido seleccionado en función de su capacidad para cumplir los requisitos especificados, sino en función del precio. Los proveedores y Subcontratistas deben ser seleccionados sobre la base de su capacidad para cumplir los requisitos especificados, de acuerdo con el Procedimiento QP6 Rev 2.
  48. 48. RNC Mayor Hay un rompimiento total de algún procedimiento o instrucción de trabajo crítico para la calidad del producto, o en el funcionamiento del Sistema de Calidad. Hay una ausencia total de algún procedimiento exigido por la Norma aplicable en el Sistema de Calidad de la Organización. Hay varias faltas menores en el procedimiento, que al sumarlas, sugieren en forma colectiva un rompimiento total o importante en el procedimiento.
  49. 49. RNC Menor Se levanta cuando se ha identificado una deficiencia (s) en un procedimiento o instrucción de trabajo, o en el funcionamiento del Sistema de Calidad de la organización, pero que son menos graves que las que justifican una RNC Mayor.
  50. 50. Observaciones Buenas prácticas que puedan beneficiar otras áreas de la organización. Información que no es lo suficientemente verificable para justificarlas como RNC. Deficiencias por las cuales el auditor está preparado para brindar a la organización el beneficio de la duda, y para auditorias internas, sugerencias para acción.
  51. 51. REALIZACIÓN DE LA AUDITORIAReunión de cierre
  52. 52. Reunión de Cierre Distribuir la lista de asistencia. Tener un registro de auditores firmado. Volver a explicar el propósito y el alcance. Indicar la decisión y la conclusión. Explicar el diligenciamiento del formato RNC. Explicar el RNC mayores y menores. Obtener la firma del representante del cliente.
  53. 53. Reunión de Cierre Explicar el significado de la técnica de muestreo. Informar sobre las observaciones. Enfatizar sobre la confidencialidad. Explicar el informe y seguimiento. Recoger el registro y la lista de asistencia. Dar las gracias. Felicitar cuando sea apropiado.
  54. 54. Informe de Auditoría INFORME AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Página 1 de 1FECHA DEL INFORME: PROCESO AUDITADO:FECHA DE LA AUDITORÍA:DEPENDENCIA AUDITADA: REPRESENTANTE DEPENDENCIA AUDITADA: lOBJETO DE LA AUDITORÍA:ALCANCE DE LA AUDITORÍA Y CRITERIOS DE AUDITORÍA.AUDITOR LIDER: AUDITORES: BALANCE DE NO CONFORMIDADESNÚMEROS DE NO CONFORMIDADES NÚMERO DE NÚMERO DE NO CONFORMIDADES NO TOTALES OBSERVACIO NESCONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA:FORTALEZAS: OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO:ANEXOSFIRMA AUDITOR: FIRMA AUDITADO:
  55. 55. El auditor debe Explicar todos los hallazgos y evidencias en forma cuidadosa y precisa. Estar preparado para sustentar y justificar los hallazgos. Evitar envolverse en discusiones. Disculparse ante un error y modificar o retirar el RNC, si es necesario (Evitarlo). Evitar dar recomendaciones o consejos. Rechazar las soluciones rápidas como una única solución al hallazgo.
  56. 56.  APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME  FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA SEGUIMIENTO, SI ES EL CASO

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