Auditoria interna procedimiento

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Auditoria interna procedimiento

  1. 1. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 1 de 17 AUDITORIA INTERNA CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión direcciónFecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 FirmaNombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  2. 2. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 2 de 170. Requisito4.5.5 Auditoría internaLa metodología, las responsabilidades y los registros a utilizar para planificar y ejecutarauditorías internas se encuentra en el procedimiento estructural PRO-AI-01, “AuditoríasInternas”. El propósito del proceso de auditorías, consiste en:• Verificar si las actividades y los resultados del SGSySO de la División El Teniente, sonefectivas y cumplen las disposiciones previamente establecidas.• Verificar si el SGSySO, se ha implementado, se mantiene de manera eficaz y cumple con losrequisitos establecidos en la norma OHSAS 18001:2007 .1. ObjetivoDeterminar las responsabilidades y Requisitos para la Planificación y Realización de Auditorias,para informar de los resultados y para mantener los registros correspondientes.2. Responsabilidades • El Coordinador OHSAS 18001: Es responsable de elaborar este procedimiento, gestionar el programa de auditorías y coordinar la aplicación de todo el proceso de auditorías, así como de informar al Representante de Dirección de la planeación y ejecución de la misma y de cualquier necesidad específica del sistema de gestión. • El Gerente General: Es responsable de revisar y aprobar este procedimiento, que incluye la asignación del Auditor Líder. • El Auditor Líder es Responsable de: - Asistir a la elección del Equipo de Auditores Internos. - Preparar el Plan Anual y el Programa de cada Auditoria Interna. - Representar el Equipo frente a la Gerencia de la Organización - Coordinar la actuación del Equipo Auditor. - Tomar las Decisiones Finales sobre la Auditoria y sus Hallazgos. - Presentar el Informe de Auditoria. • Es responsabilidad de los auditores internos realizar las auditorías de acuerdo a lo indicado en este procedimiento. • Es responsabilidad de los encargados de área recibir la auditoría y tomar las acciones pertinentes para resolver las no conformidades.3. Información complementaria3.1 Términos y definiciones • Auditoría: Examen sistemático, para determinar si las actividades y los resultados relacionados con ellas, son conformes con las disposiciones planificadas y si estas se CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión direcciónFecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 FirmaNombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  3. 3. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 3 de 17 implementan efectivamente y son aptas para cumplir la política y objetivos de la organización. • No Conformidad: Cualquier desviación respecto a las normas, practicas, procedimientos, reglamentos, desempeño del sistema de gestión, etc., que puedan ser causas directa o indirecta de enfermedad, lesión, enfermedad, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de estos. • S.G.S.S.O.: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral. • Auditor: Persona o equipo de personas debidamente cualificadas para realizar auditorías del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales. • Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. • Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. • Observación: Detección de que algo en el proceso puede ser mejorado3.2 Referencias • Norma OHSAS 18001, Requisito 4.5.4 Auditorias3.3 Documentación complementaria • Procesos operativos REG-PO-01 • Procedimientos, instructivos, guías y formatos REG-PI-01 • Lista maestra de registros REG-MG-014. Descripción del proceso4.1 Datos de entrada: • Instructivos, guías y formatos REG-IF-01 • Programa y plan de auditoria REG-PA-01 • Inventario de auditores REG-AU-01 CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión direcciónFecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 FirmaNombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  4. 4. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 4 de 17 • Listas de verificación de no conformidad REG-LV-NC-014.2 ProcesoPrograma anual de auditoriasEl coordinador elabora el programa anual de auditoria interna que incluya: • Objetivo • Alcance • Criterio de auditoria4.2.1 Establecer, elaborar y/o actualizar el programa y el plan de auditoria Interna.El Auditor Líder establece, elabora y/o actualiza los programas y planes de auditoria interna, enfunción de lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad, Programas y Planes deAuditoria Interna e informes de auditorias realizadas.4.2.2 Definir, preparar, capacitar y evaluar al líder de auditoria y al equipo de auditoriainterna.El Auditor Líder define, prepara, capacita y evalúa al equipo de auditoría interna, que incluye elAuditor Líder y a los auditores internos. Los auditores son seleccionados en cada Subdirecciónde acuerdo al desempeño mostrado en sus actividades y además por mostrar las siguientescaracterísticas: habilidad para resolver problemas, es responsable, ético, de mentalidad abierta,observador, perceptivo, tenaz y decidido. Además están calificados y autorizados para llevar acabo el proceso de auditoría sin ninguna responsabilidad directa sobre el trabajo que auditan.Los Auditores Internos mantendrán su calificación realizando al menos una Auditoria anual. Enel caso de los nuevos Auditores Internos, estos se consideraran aptos, luego de participar yaprobar un curso de Auditorías Internas de Calidad. La evaluación a los auditores se deberealizar al menos una vez al año, procurando que esta evaluación sea revisada en alguna CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión direcciónFecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 FirmaNombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  5. 5. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 5 de 17Revisión por la Dirección y que se hayan ejecutado auditorias para que los auditados puedanevaluar de forma correcta.Los criterios de evaluación para Auditores Internos del Sistema de Gestión de Calidad de laDirección General de Administración son los siguientes:• Cualidades Personales• Conocimientos• Habilidades4.2.2 Formalizar y difundir el programa y el plan de auditoria interna.El Equipo de Auditoria Interna formaliza y difunde a todos los involucrados (auditores yauditados), los programas y planes de auditoria a ejecutar.4.2.4 Establecer, elaborar y/o actualizar las listas de verificación y lasherramientas para auditoria interna.El Equipo de Auditoria Interna, coordinados por el Líder de Auditoria, revisan, establecen,actualizan, preparan y/o elaboran las listas de verificación, herramientas y documentación deauditoria interna y asigna responsabilidades a cada miembro del equipo auditor.4.2.5 Realizar reunión de apertura y ejecutar la auditoria interna en el área a auditar, conbase a programa y plan de auditoria interna.El Equipo de Auditoria Interna, como parte del proceso de ejecución de auditorias internas,realizan la reunión de apertura con el área a ser auditada, en estricto apego al los programas yplanes de auditoria establecidos.4.2.6 Recopilar, verificar y registrar información, producto de la auditoria interna yrealizar reuniones con el equipo de auditoria.El equipo de auditoria interna es responsable de recopilar, verificar y registrar toda lainformación, evidencia objetiva y registros de calidad que demuestren el apego y cumplimientode los requisitos de calidad, así como del uso y mantenimiento de la estructura documental.4.2.7 Elaborar hallazgos y conclusiones de auditoria interna, realizar reunión de cierre yretroalimentar a los auditados. El Equipo de Auditoria Interna registra y redacta los hallazgosencontrados durante la ejecución de las auditorias internas. Realizan la reunión de cierre conlas áreas auditadas y retroalimentan de manera general a los auditados y los responsables delas áreas o procesos auditados.4.2.8 Solicitar a los responsables el plan de acciones correctivas y preventivas paraobservaciones y no conformidades registradas. El Auditor Líder solicita de manera formal acada coordinador y responsable sujeto de auditoria, que presente conforme un plan de trabajo, CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión direcciónFecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 FirmaNombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  6. 6. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 6 de 17las acciones preventivas y correctivas que darán solución a las desviaciones detectadasdurante la auditoria interna, ya seas acciones preventivas o acciones correctivas4.2.9 Elaborar, presentar y distribuir informe de auditoria y realizar evaluación de equipode auditoria interna. El Auditor Líder, con apoyo de su equipo de auditoria, elaboranpresentan y distribuyen el informe final de auditoria, incluyendo a la Dirección General y alGrupo Operativo de Calidad. El Auditor Líder realiza la evaluación del equipo de auditoria(Auditores Internos), así como del propio proceso de auditoria, con el fin de encontrar áreas deoportunidad y retroalimentar al equipo de auditoria interna.4.2.10 Identificar y registrar No conformidades, acciones correctivas y preventivas einiciativas de mejora.El Auditor Líder, identifica y registra las observaciones y las No conformidades Mayores oMenores detectadas durante el proceso de auditoria, apoyándose en los procedimientosAcciones correctivas y Acciones preventivas.4.2.11 Dar seguimiento al plan de acciones correctivas y preventivas y manteneractualizado el inventario de auditores internos.El Líder de Auditoria, lleva a cabo el seguimiento al plan de acciones correctivas y accionespreventivas, y se responsabiliza de mantener actualizado el inventario de auditores para lapróxima auditoria interna programada.4.3 Datos de salida • Informe de auditoria REG-IA-01 • Informes de no conformidad REG-INC-01 • Oportunidad de mejora • Observaciones5. Próximos procesos asociados • Auditorias externas • Acciones preventivas • Acciones correctivas6. Anexos Anexo Nombre Código numero CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión direcciónFecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 FirmaNombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  7. 7. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 7 de 17 1 Lista de auditores calificados REG-LL-01 2 Plan de auditoria REG-PL-01 3 Registro de hallazgo REG-HA-01 4 Informe de auditoria REG-IA-01 5 Ejemplo de lista de verificación N/A CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión direcciónFecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 FirmaNombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  8. 8. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 8 de 177. Diagrama de proceso CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión direcciónFecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 FirmaNombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  9. 9. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 9 de 17 Inicio Establecer, elaborar y/o actualizar el programa y el plan de auditoria interna Definir, preparar, capacitar y evaluar al líder de auditoria y al equipo de auditoria interna. Formalizar y difundir el programa y el plan de auditoria interna. Establecer, elaborar y/o actualizar las listas de verificación y las herramientas para auditoria interna. Realizar reunión de apertura y ejecutar la auditoria interna Recopilar, verificar y registrar información, producto de la auditoria interna Elaborar hallazgos y conclusiones de auditoria interna Solicitar a los responsables el plan de acciones correctivas y preventivas Elaborar, presentar y distribuir informe de auditoria y realizar evaluación de equipo de auditoria. Identificar y registrar No conformidades, acciones correctivas y preventivas e iniciativas de mejora. Dar seguimiento al plan de acciones correctivas y preventivas y mantener actualizado el inventario de auditores internos.8. Registros del proceso CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión direcciónFecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 FirmaNombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  10. 10. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 10 de 17 Lugar de Tiempo Registro Nombre Responsable almacenamiento almacenadoREG-PO-01 Procesos Dpto. prevención 3 años operativos de riesgosREG-PI-01 Procedimientos, Dpto. prevención 3 años guías, formatos de riesgosREG- MG-01 Lista maestra de Dpto. prevención 3 años registros de riesgosREG-IF-01 Instructivos, guías Dpto. prevención 3 años formatos de riesgosREG-PL-01 Programa, plan de Dirección de Dpto. prevención 3 años auditoria plantación, de riesgos administración Inventario de evaluación Dpto. prevención 3 años REG- AV-01 auditoria de riesgosREG- LV-01 Lista de verificación de auditoria Lista de auditores REG-LL-01 calificados REG-HA-01 Registro de hallazgo Dpto. prevención de riesgos REG-IA-01 Informe de auditoria Dpto. prevención de riesgos REG-INC-01 Informe de no conformidad Dtpo.prevencion de riegos9. Control de cambios CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión direcciónFecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 FirmaNombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  11. 11. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 11 de 17 Código Fecha actualización Cambio CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión direcciónFecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 FirmaNombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  12. 12. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 12 de 17Anexo 1. Lista de auditores calificados Código: REG-LL-01 Versión: 01 Lista de auditores calificados Fecha:Nº NOMBRE AREA FECHA DE ALTA CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión direcciónFecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 FirmaNombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  13. 13. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 13 de 17Anexo 2. Plan de auditoria Código: REG-PL-01 PLAN DE AUDITORA Versión:01 Fecha:Nº de auditoria: Fecha :Objetivo:Alcance:Criterio de auditoria:Jefe del equipo auditor:Auditores:Agenda auditoria Proceso/ Requisito Subproceso OSHA Día 1 Día 2 Día 3 Auditor Responsable 18001:2007 AuditadoHorario auditoriaDocumento de referencia: CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión direcciónFecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 FirmaNombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  14. 14. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 14 de 17 Anexo 3. Registro Código: REG-HA-01 REGISTRO DEL PRODUCTO / SERVICIO Fecha: NO CONFORME /HALLAZGO Versión:01Arena detectora Proceso/ área detectora: Proceso/ área generadora: Descripción del incumplimiento u observación: Fecha detección: Falta de firma del responsable del proceso en el registro correspondiente Persona que detecta: (nombre y firma): Procede el incumplimiento u observación : Si No Responsable del proceso/área detectora: (nombre y firma): CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó Autorizó Cargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión dirección Fecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 Firma Nombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  15. 15. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 15 de 17Área generadora Procede el incumplimiento u observación: Si No Responsable del proceso/área generadora (nombre y Firma): ACCIONES A IMPLEMENTAR Autorización del responsable del Aceptación bajo concesión proceso en el área que genera el Producto No Conforme Corrección Destrucción (Nombre, cargo y firma) Reproceso Acción correctiva Oportunidad de mejora Acción propuesta: Realizar procedimiento estricto de realización de un producto con el fin de evitar la falta de firma del registro Fecha inicio: Fecha termino: Anexo 4. Informe Código: REG-IA-01 INFORME DE AUDITORIA Versión: 01 Fecha: Nº de auditoria Fecha Objetivo Alcance Criterio de auditoria Jefe del equipo auditor: Auditores Lugar en donde se realizaron las actividades de auditorias: CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó Autorizó Cargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión dirección Fecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 Firma Nombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  16. 16. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 16 de 17Hallazgo de laauditoria:Anexo 5. Ejemplo lista de verificaciónLista de verificaciónNumero de auditoria: Fecha:Auditor: Jefe del equipo auditor:Proceso oSubprocesoNumero Pregunta o punto a verificar Notas CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión direcciónFecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 FirmaNombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente
  17. 17. Código: PRO-AI-01 Procedimiento Fecha: 24-06-2012 Auditoria interna Versión: 01 Pagina: 17 de 17 CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de Representante de la Gerente sistema de gestión direcciónFecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012 FirmaNombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente

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