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Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen…
Erfolgreich Projekte managen
–
von Helden und Bürokraten umzingelt
GPM Regionalgruppe
Frankfurt / Rhein-Main
Stadtwerke Mainz AG
Mainz, 27.06.2013
1
Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen…
Projekte überall…
Kennen Sie das?
Irgendwie wird alles „Projekt“ genannt und die notwendige Grenze
zwischen Aufträgen/ Aufgaben in der Linie und Projekten verschwimmt.
Terminpläne vergilben an den Wänden oder Meilensteine werden zu
„heiligen Kühen“.
Alle machen „Projektmanagement“ und reden doch aneinander vorbei
Ressourcenkonflikte zwischen dem Projekt und der Hierarchie sind an der
Tagesordnung.
Jeder will IT-Tools zum Projektmanagement, erzeugt Grafiken und dann?
Statt sich auf das Führen des Projektes zu konzentrieren, werden
Projektmanager zu obersten Sachbearbeitern ihres Fachthemas.
..und die Kompetenz „Projektmanagement“
wird natürlich als „angeboren“ erwartet.
2
Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen…
1. Definition
2. Planung
3. Steuerung
4. Abschluss
- ideal - - real -
Arbeitsintensität
Arbeitsintensität
Arbeitsintensität = Arbeitsintensität des Projektleiters
Aufträge gut klären…
„So manches Vorhaben beginnt diffus und endet auch so“
Zentraler Erfolgsfaktor des wirksamen Projektgeschäftes ist der Auftakt:
mehrstufige Auftragsklärung
dialogbasierte Umfeld- und Stakeholderanalyse
…und unbedingt empfohlen: ein Start-Up-Workshop
- fällt aus -
Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen…
Don‘t kick off your Start-Up…
Der Start-Up-Workshop markiert den Übergang von Initiierungs- zur Planungsphase.
Die Interessen der Auftraggeber in Ziele und Nicht-Ziele überführen und so die
Aufgabe gut klären.
Das Umfeld abschreiten, um so wesentliche Stakeholder, "heiße" Themen und
politische Klippen zu identifizieren.
Einen ersten Phasen- und groben Terminplan erstellen.
Vereinbarungen zur Kommunikation und zum Berichtswesen treffen.
Entscheidungsregeln (insbesondere für Änderungen) verabschieden
Teilnehmer des Start-Up-Workshops sind u.a. Führungskräfte, die mächtig und
einflussreich und im Umfeld der Projektidee tätig sind. Denn sie lohnt es
einzubinden, bevor man wieder am falschen Ende "Zeit spart", seinem eigenen
"Macher"-Antrieb unterliegt und einfach mal loslegt...
4
Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen…
Heldengeschichten faszinieren…
Helden betreten die Bühne…
immer wenn es schwierig wird.
immer wenn besondere Leistungen verlangt
werden.
immer wenn es etwas ganz Wichtiges
passieren muss.
und verbringen große Taten oder wagen
sogar ihr Leben.
Diese Heldengeschichten finden besonders oft in der Projekt-
arbeit statt, denn hier gibt es besondere Anlässe und
schwierige Situationen , auf die unsere Helden lauern!
Und bei Ihnen…
5
Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen…
Das Schulterklopfen nach den Feuerwehreinsätzen…
So lange ich innerhalb der Organisation positiv
sichtbar werde, wenn ich
es in letzter Minute doch noch hinbekomme,
als einziger dieses Thema für den Kunden
löse,
und durch Kollegen und Führungskräfte
„Wertschätzung“ erhalte
ist es verständlich, wenn viele Feuerwehrmann
werden wollen!
Projekthelden werden in der Regel von den Unternehmen
angezogen, deren organisationale Kompetenz (Prozesse,
Rollenmodelle und gelebte Führungskultur) unterentwickelt ist.
Dort finden Helden die suboptimale Struktur,
in der sie „Erfolge erringen“.
6
Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen…
Wenn zwei sich streiten — der Linie-Projekt-Konflikt…
Wo stehe ich denn da noch, wenn mein „Head Count“ sinkt, weil meine Leute
in den Projekten stecken?
Folge:
Das Projekt(portfolio) wird unterwandert, in dem alle Mitarbeiter in der
Linie „ausgelastet“ werden…
Wo bleibt mein Einfluss, wenn meine Mitarbeiter in Projektsitzungen einfach
etwas entscheiden?
Folge:
Die Leitung sitzt jedes Mal in den Projektsitzungen dabei…
Wo kann ich noch mein Fachwissen einbringen?
Folge:
Wenn schon nicht in den Projektsitzungen, so kläre ich halt kurz im
persönlichen Gespräch mit meinem Mitarbeiter, wie es weitergeht…
7
Typische Leiden der Bereichs-/Abteilungsleiter…
Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen…
Bürokratie und die Logik des Misslingens…
Das was geplant ist, wird in das Budget/ den Haushaltsplan eingestellt und muss
auch so kommen!
Folge:
Mächtige Stakeholder (GÜ‘s, Anlagenersteller) nutzen diese Planwirtschaft
zu „erpresserischem“ Nachtragsmanagement.
„Politische“ Terminpläne und Ressourcenschätzungen, damit das Projekt
„überhaupt durchkommt“!
Folge:
Projektberichtswesen nach Melonen Status (außen grün, innen rot) und
die Diskriminierung von geplanten Puffern als schlechtem Management.
Auftraggeber & Lenkungsausschüsse verstehen die PM-Aufgabe
Änderungsmanagement nicht!
Folge:
Change Requests sind ein Zeichen von Schwäche; Meilensteine
verkommen zum Theater
8
Typische Themen großer Projekte…
Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen…
Unterschiede wertschätzen…
Energiewirtschaft
Projekte sind besonders
wichtige/ schwierige
Aufgaben mit hoher
Aufmerksamkeit
Projekte haben oft mit
Externen zu tun
(Bundesnetzagentur,
Generalübernehmer)
Kundenbeispiele:
Bau GuD Anlage
Offshore Park
Unbundling /
SAP I-SU
KKW Revision
KKW Rückbau
Training PM/
Führung
Produktionsbranchen
9
Dienstleister / IT
Projekte = F&E,
Ersatzinvestition, SAP/
Prozesse
Projektteam hat hohe
Übereinstimmung mit den
Mitarbeitern der
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Kernprozesse (Entwicklung,
Produktentstehung,
Zulassung) prägen das PM.
Kundenbeispiele:
Aufbau PM
LEAN Production
Prozess-
Harmonisierung:
Produktentwicklung
und PM
Training PM/ Führung
Projekte =
Kundenauftrag
Auftragsklärung =
Akquisition
money matters:
Kalkulation,
Projektcontrolling
„Es hinbekommen“
prägt das PM.
Kundenbeispiele:
Training PM/
Führung
Lessons learned
Schätzklausuren
Aufbau PM
Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen…
Kein Rückfall in gute alte Zeiten…
Die alten eingeschliffenen hierarchischen Routinen kommen wieder zum
Vorschein…
Brandlöschen gewinnt wieder gegen strukturiertem, systematischen Vorgehen
und „Helden“ werden wieder belohnt und belobigt…
„Seilschaften“ lösen weiterhin die Probleme (besser)…
Positionsmacht und Herrschaftswissen beherrscht wieder die Zusammenarbeit…
Interne Machtkämpfe nutzen die Projektlandschaft/ -organisation aus, d.h. die
Themen, die bisher nicht lösbar waren, werden jetzt im Projekt und zu Lasten des
Projekt ausgetragen.“
10
..dafür braucht es geschärfte Wahrnehmung und Konsequenzen!
Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen…
Belohnung, Belobigung & Sanktion…
Linienführungskräfte müssen auch an ihren Leistungen im Projekt gemessen
werden…
Performance der Mitarbeiter in Projekten
Unterstützung der Projekte mit Knowhow und Personal
Qualität der Übernahme der Rollen Auftraggeber/ Sponsor und
Lenkungsausschuss-Mitglied
…
Mitarbeiter werden im Jahresgespräch auch an ihren Leistungen im Projekt
gemessen…
Zielvereinbarungen sind für Linien- und Projektarbeit zu treffen
Prämien werden durch beide Faktoren beeinflusst
Projektleiter geben Feedback zu den Leistungen der Projektmitarbeiter an die
Linie weiter
…
11
Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen…
Projektmanagement macht Karriere…
Führungskarriere
Projektkarriere
Vertriebskarriere
Spezialistenkarriere
Vertriebs-
assistent
Kundenbetreuer
Mitarbeiter
Business Development
Key Account Manager …
…
Projekt-
assistent
Gruppen-
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Abteilungsleiter
Hauptabteilungsleiter
…
…
…
… …
……
Projektleiter
Projekt-
controller
Großprojektleiter
Programm Manager
Qualitäts-
manager
12
Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen…
Denn: Projekte zu managen…
ist eine komplexe und herausfordernde Aufgabe, die – ähnlich wie
Mitarbeiterführung – strukturiert gelernt werden muss.
bedeutet an der Nahtstelle als zentraler Kommunikationsknoten wirksam zu
sein.
erfordert eine (international) vergleichbare Sprache, damit interne und
externe Kooperation effektiv gesteuert wird.
gelingt nur, wenn Methodenwissen, Führungsverhalten und
Kontextmanagement im System Projekt gleichermaßen beherrscht werden.
bedeutet Unterschiede zu betonen und Unsicherheit auszuhalten.
heißt ständig im Fokus zu sein, d.h. immer mehrere Bälle in der Luft zu halten.
konfrontiert mit verschiedensten Interessen von Stakeholdern und
zahlreichen „hidden agendas“.
..braucht qualifizierte Führungskräfte und flexible Organisationen!
13
Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen…
Olaf Hinz Dr. Stefan
Fleck
Zwei langjährig erfahrene Projekt-
management Berater bilden mit ihren
ergänzenden Kompetenzen das Rückgrat der
Projektlotsen:
Der bekennende Hanseat Olaf Hinz trainiert
und coacht Führungskräfte, in Projekten
jenseits von Tools und Spiegelstrichlisten
wirksam zu managen.
Der zertifizierte Senior Projektmanager und
autorisierter Trainingspartner der GPM Dr.
Stefan Fleck stellt in seiner Beratung einen
breiten Projekt-Erfahrungsschatz bereit. Seine
Trainings machen in ihrem Praxisbezug einen
echten Unterschied!
Als Beratungsteam garantieren Dr. Stefan Fleck und Olaf Hinz, dass die Herausforderung
Projektmanagement mit allen Facetten durchleuchtet und für die Teilnehmer erlebbar
wird.
Es geht nicht darum zu wissen, sondern die Methode sinnvoll zu nutzen, lautet ihr Credo!
14
Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen…
Kontakt
Projektlotsen
Tel. +49.40.32594629
Mobil +49.172.5622440
+49.171.6845170
eMail info@projektlotsen.biz
website www.projektlotsen.biz
Stückenstr. 68
22081 Hamburg
15

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Erfolgreich Projekte managen - von Helden und Bürokraten umzingelt

  • 1. Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen… Erfolgreich Projekte managen – von Helden und Bürokraten umzingelt GPM Regionalgruppe Frankfurt / Rhein-Main Stadtwerke Mainz AG Mainz, 27.06.2013 1
  • 2. Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen… Projekte überall… Kennen Sie das? Irgendwie wird alles „Projekt“ genannt und die notwendige Grenze zwischen Aufträgen/ Aufgaben in der Linie und Projekten verschwimmt. Terminpläne vergilben an den Wänden oder Meilensteine werden zu „heiligen Kühen“. Alle machen „Projektmanagement“ und reden doch aneinander vorbei Ressourcenkonflikte zwischen dem Projekt und der Hierarchie sind an der Tagesordnung. Jeder will IT-Tools zum Projektmanagement, erzeugt Grafiken und dann? Statt sich auf das Führen des Projektes zu konzentrieren, werden Projektmanager zu obersten Sachbearbeitern ihres Fachthemas. ..und die Kompetenz „Projektmanagement“ wird natürlich als „angeboren“ erwartet. 2
  • 3. Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen… 1. Definition 2. Planung 3. Steuerung 4. Abschluss - ideal - - real - Arbeitsintensität Arbeitsintensität Arbeitsintensität = Arbeitsintensität des Projektleiters Aufträge gut klären… „So manches Vorhaben beginnt diffus und endet auch so“ Zentraler Erfolgsfaktor des wirksamen Projektgeschäftes ist der Auftakt: mehrstufige Auftragsklärung dialogbasierte Umfeld- und Stakeholderanalyse …und unbedingt empfohlen: ein Start-Up-Workshop - fällt aus -
  • 4. Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen… Don‘t kick off your Start-Up… Der Start-Up-Workshop markiert den Übergang von Initiierungs- zur Planungsphase. Die Interessen der Auftraggeber in Ziele und Nicht-Ziele überführen und so die Aufgabe gut klären. Das Umfeld abschreiten, um so wesentliche Stakeholder, "heiße" Themen und politische Klippen zu identifizieren. Einen ersten Phasen- und groben Terminplan erstellen. Vereinbarungen zur Kommunikation und zum Berichtswesen treffen. Entscheidungsregeln (insbesondere für Änderungen) verabschieden Teilnehmer des Start-Up-Workshops sind u.a. Führungskräfte, die mächtig und einflussreich und im Umfeld der Projektidee tätig sind. Denn sie lohnt es einzubinden, bevor man wieder am falschen Ende "Zeit spart", seinem eigenen "Macher"-Antrieb unterliegt und einfach mal loslegt... 4
  • 5. Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen… Heldengeschichten faszinieren… Helden betreten die Bühne… immer wenn es schwierig wird. immer wenn besondere Leistungen verlangt werden. immer wenn es etwas ganz Wichtiges passieren muss. und verbringen große Taten oder wagen sogar ihr Leben. Diese Heldengeschichten finden besonders oft in der Projekt- arbeit statt, denn hier gibt es besondere Anlässe und schwierige Situationen , auf die unsere Helden lauern! Und bei Ihnen… 5
  • 6. Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen… Das Schulterklopfen nach den Feuerwehreinsätzen… So lange ich innerhalb der Organisation positiv sichtbar werde, wenn ich es in letzter Minute doch noch hinbekomme, als einziger dieses Thema für den Kunden löse, und durch Kollegen und Führungskräfte „Wertschätzung“ erhalte ist es verständlich, wenn viele Feuerwehrmann werden wollen! Projekthelden werden in der Regel von den Unternehmen angezogen, deren organisationale Kompetenz (Prozesse, Rollenmodelle und gelebte Führungskultur) unterentwickelt ist. Dort finden Helden die suboptimale Struktur, in der sie „Erfolge erringen“. 6
  • 7. Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen… Wenn zwei sich streiten — der Linie-Projekt-Konflikt… Wo stehe ich denn da noch, wenn mein „Head Count“ sinkt, weil meine Leute in den Projekten stecken? Folge: Das Projekt(portfolio) wird unterwandert, in dem alle Mitarbeiter in der Linie „ausgelastet“ werden… Wo bleibt mein Einfluss, wenn meine Mitarbeiter in Projektsitzungen einfach etwas entscheiden? Folge: Die Leitung sitzt jedes Mal in den Projektsitzungen dabei… Wo kann ich noch mein Fachwissen einbringen? Folge: Wenn schon nicht in den Projektsitzungen, so kläre ich halt kurz im persönlichen Gespräch mit meinem Mitarbeiter, wie es weitergeht… 7 Typische Leiden der Bereichs-/Abteilungsleiter…
  • 8. Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen… Bürokratie und die Logik des Misslingens… Das was geplant ist, wird in das Budget/ den Haushaltsplan eingestellt und muss auch so kommen! Folge: Mächtige Stakeholder (GÜ‘s, Anlagenersteller) nutzen diese Planwirtschaft zu „erpresserischem“ Nachtragsmanagement. „Politische“ Terminpläne und Ressourcenschätzungen, damit das Projekt „überhaupt durchkommt“! Folge: Projektberichtswesen nach Melonen Status (außen grün, innen rot) und die Diskriminierung von geplanten Puffern als schlechtem Management. Auftraggeber & Lenkungsausschüsse verstehen die PM-Aufgabe Änderungsmanagement nicht! Folge: Change Requests sind ein Zeichen von Schwäche; Meilensteine verkommen zum Theater 8 Typische Themen großer Projekte…
  • 9. Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen… Unterschiede wertschätzen… Energiewirtschaft Projekte sind besonders wichtige/ schwierige Aufgaben mit hoher Aufmerksamkeit Projekte haben oft mit Externen zu tun (Bundesnetzagentur, Generalübernehmer) Kundenbeispiele: Bau GuD Anlage Offshore Park Unbundling / SAP I-SU KKW Revision KKW Rückbau Training PM/ Führung Produktionsbranchen 9 Dienstleister / IT Projekte = F&E, Ersatzinvestition, SAP/ Prozesse Projektteam hat hohe Übereinstimmung mit den Mitarbeitern der Fachabteilung Kernprozesse (Entwicklung, Produktentstehung, Zulassung) prägen das PM. Kundenbeispiele: Aufbau PM LEAN Production Prozess- Harmonisierung: Produktentwicklung und PM Training PM/ Führung Projekte = Kundenauftrag Auftragsklärung = Akquisition money matters: Kalkulation, Projektcontrolling „Es hinbekommen“ prägt das PM. Kundenbeispiele: Training PM/ Führung Lessons learned Schätzklausuren Aufbau PM
  • 10. Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen… Kein Rückfall in gute alte Zeiten… Die alten eingeschliffenen hierarchischen Routinen kommen wieder zum Vorschein… Brandlöschen gewinnt wieder gegen strukturiertem, systematischen Vorgehen und „Helden“ werden wieder belohnt und belobigt… „Seilschaften“ lösen weiterhin die Probleme (besser)… Positionsmacht und Herrschaftswissen beherrscht wieder die Zusammenarbeit… Interne Machtkämpfe nutzen die Projektlandschaft/ -organisation aus, d.h. die Themen, die bisher nicht lösbar waren, werden jetzt im Projekt und zu Lasten des Projekt ausgetragen.“ 10 ..dafür braucht es geschärfte Wahrnehmung und Konsequenzen!
  • 11. Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen… Belohnung, Belobigung & Sanktion… Linienführungskräfte müssen auch an ihren Leistungen im Projekt gemessen werden… Performance der Mitarbeiter in Projekten Unterstützung der Projekte mit Knowhow und Personal Qualität der Übernahme der Rollen Auftraggeber/ Sponsor und Lenkungsausschuss-Mitglied … Mitarbeiter werden im Jahresgespräch auch an ihren Leistungen im Projekt gemessen… Zielvereinbarungen sind für Linien- und Projektarbeit zu treffen Prämien werden durch beide Faktoren beeinflusst Projektleiter geben Feedback zu den Leistungen der Projektmitarbeiter an die Linie weiter … 11
  • 12. Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen… Projektmanagement macht Karriere… Führungskarriere Projektkarriere Vertriebskarriere Spezialistenkarriere Vertriebs- assistent Kundenbetreuer Mitarbeiter Business Development Key Account Manager … … Projekt- assistent Gruppen- leiter Abteilungsleiter Hauptabteilungsleiter … … … … … …… Projektleiter Projekt- controller Großprojektleiter Programm Manager Qualitäts- manager 12
  • 13. Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen… Denn: Projekte zu managen… ist eine komplexe und herausfordernde Aufgabe, die – ähnlich wie Mitarbeiterführung – strukturiert gelernt werden muss. bedeutet an der Nahtstelle als zentraler Kommunikationsknoten wirksam zu sein. erfordert eine (international) vergleichbare Sprache, damit interne und externe Kooperation effektiv gesteuert wird. gelingt nur, wenn Methodenwissen, Führungsverhalten und Kontextmanagement im System Projekt gleichermaßen beherrscht werden. bedeutet Unterschiede zu betonen und Unsicherheit auszuhalten. heißt ständig im Fokus zu sein, d.h. immer mehrere Bälle in der Luft zu halten. konfrontiert mit verschiedensten Interessen von Stakeholdern und zahlreichen „hidden agendas“. ..braucht qualifizierte Führungskräfte und flexible Organisationen! 13
  • 14. Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen… Olaf Hinz Dr. Stefan Fleck Zwei langjährig erfahrene Projekt- management Berater bilden mit ihren ergänzenden Kompetenzen das Rückgrat der Projektlotsen: Der bekennende Hanseat Olaf Hinz trainiert und coacht Führungskräfte, in Projekten jenseits von Tools und Spiegelstrichlisten wirksam zu managen. Der zertifizierte Senior Projektmanager und autorisierter Trainingspartner der GPM Dr. Stefan Fleck stellt in seiner Beratung einen breiten Projekt-Erfahrungsschatz bereit. Seine Trainings machen in ihrem Praxisbezug einen echten Unterschied! Als Beratungsteam garantieren Dr. Stefan Fleck und Olaf Hinz, dass die Herausforderung Projektmanagement mit allen Facetten durchleuchtet und für die Teilnehmer erlebbar wird. Es geht nicht darum zu wissen, sondern die Methode sinnvoll zu nutzen, lautet ihr Credo! 14
  • 15. Dr. Stefan Fleck // Olaf Hinz – www.projektlotsen.bizErfolgreich Projekte managen… Kontakt Projektlotsen Tel. +49.40.32594629 Mobil +49.172.5622440 +49.171.6845170 eMail info@projektlotsen.biz website www.projektlotsen.biz Stückenstr. 68 22081 Hamburg 15