O3Spaces® Workplace
                                          EduHub




O3Spaces Document-hub voor het onderwijs: O3Space...
-2-



Digitaal leerlingdossier

Naast het actieve leerlingdossier wordt de gehele leerlinghistorie gedigitaliseerd. Gekop...
-3-



Huisstijl, Sjabloonbeheer & Documentgeneratie

Het bewaken van de juiste huisstijl is cruciaal voor de uitstraling ...
Internationale referenties onderwijs
         O3Spaces heeft samen met haar partners Simac Onderwijs en WIS gedetailleerde...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

O3spaces Workplace EduHub

432 views

Published on

Met O3Spaces EduHub, kunt u eenvoudig een veilig en gecentraliseerd elektronisch archief creëren. O3Spaces maakt het mogelijk uw bestaande
leerling- en personeelsarchieven te digitaliseren en zo de informatie op gecontroleerde wijze te ontsluiten.

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

O3spaces Workplace EduHub

  1. 1. O3Spaces® Workplace EduHub O3Spaces Document-hub voor het onderwijs: O3Spaces EduHub Met O3Spaces EduHub, kunt u eenvoudig een veilig en gecentraliseerd elektronisch archief creëren. O3Spaces maakt het mogelijk uw bestaande leerling- en personeelsarchieven te digitaliseren en zo de informatie op gecontroleerde wijze te ontsluiten. De huidige situatie en de uitdaging Gewenste situatie Het raadplegen van papieren archieven, die vaak verspreid op De beschikbaarheid en ontsluiting van decentraal bewaarde verschillende vestigingen onderhouden worden, is tijdrovend. informatie, de groeiende archieven en bewaarplicht staan bij veel Papieren archieven leggen beslag op waardevolle ruimte en zijn instellingen reeds hoog op de agenda. slechts effectief te bevragen middels een consciëntieuze archivaris. Dossiers dienen op elk moment en vanaf elke plek door bevoegde Veelal is informatie bij afwezigheid van de archivaris niet of personen geraadpleegd kunnen worden, zonder tussenkomst van nauwelijks vindbaar. Met name bij urgente situaties, wanneer anderen. dossiers direct beschikbaar dienen te zijn, is deze afhankelijkheid zeer onwenselijk. Zowel papieren als elektronische documenten moeten eenvoudig en eenduidig opgenomen kunnen worden in een digitaal archief. Kortom, binnen het onderwijs gaat veel tijd, ruimte en geld verloren met het bijhouden en raadplegen van leerling- en personeelsdossiers. De kans op fouten door het verkeerd archiveren van informatie Vaak zijn de werkelijke kosten niet eens direct inzichtelijk en veelal moet worden verkleind door gebruik te maken van geautomatiseerd zijn de bestaande (gefragmenteerde) archieven en bijbehorende dossierbeheer, waarmee de juiste orde wordt aangebracht. Gegevens procedures met de jaren zo gegroeid. worden altijd op de juiste plek worden opgeslagen en zijn tevens eenvoudig weer opvraagbaar. Iedere keer dat een dossier wordt geraadpleegd bestaat er in de praktijk een niet geringe kans dat er documenten verloren gaan, Het raadplegen van gegevens mag niet langer een bron van fouten of in de toekomst onvindbaar worden. Denk aan het uitnemen en en verlies van informatie zijn. verkeerd terugplaatsen van een dossier-hangmap, of het uitnemen Er bestaat ook een sterke wens om vanuit de aanwezige schooladm en niet of verkeerd terugplaatsen van een document. inistratiesystemen dossiers te kunnen raadplegen. Het is, zeker met het oog op de toekomst, een zeer relevante en actuele uitdaging om uw archieven en de gerelateerde informatie stromen te integreren in uw digitale omgeving. Digitale dossiers Documentgeneratie  Digitaal Leerlingdossier.  Automatische documentgeneratie (brieven, formulieren, etc).  Digitaal Personeelsdossier.  Geïntegreerde huisstijl in alle documenten en communicatie.  Digitalisering van bestaande archieven en post.  Gecentraliseerd beheer en distributie van documentsjablonen. samenwerkingsverbanden.  Digitale distributie van binnengekomen post, naar dossiers, personen, werkgroepen, projecten of zaken.  Geïntegreerd documentbeheer voor de schooladministratie- omgeving. Documentbeheer en Samenwerken vs-nl_3.2.1 | Copyright © 2010 O3Spaces B.V. Alle rechten voorbehouden.
  2. 2. -2- Digitaal leerlingdossier Naast het actieve leerlingdossier wordt de gehele leerlinghistorie gedigitaliseerd. Gekoppeld aan de personalia van het individu kan elke vorm van relevante informatie worden ontsloten, zoals informatie over vooropleidingen, inschrijving en betaling. Deze gegevens zijn direct te raadplegen vanuit bestaande schoolapplicaties (-bijlagen). O3Spaces EduHub als uitbreiding van uw schoolapplicaties zorgt er eveneens voor dat het werken met documenten die gerelateerd zijn aan een leerlingdossier optimaal ondersteund wordt:  Office-documenten zijn direct te bekijken in een online viewer.  Alle documenten vallen automatisch onder versiebeheer. Documentversies blijven bewaard, en het is altijd duidelijk wie, wanneer een wijziging heeft gedaan.  Papieren dossiers en nieuwe papieren toevoegingen kunnen direct worden ingescand naar een LVS dossier. De gedigitaliseerde documenten worden automatisch ontsloten door middel van tekstherkenning.  Het classificeren van informatie wordt overzichtelijk en eenduidig m.b.v. dynamische labels. Deze vorm van meta-data kan geautomatiseerd of met de hand worden gedefinieerd.  Ten behoeve van verslaglegging aan bijvoorbeeld externe instanties ondersteund O3Spaces EduHub audit-trails. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt welke activiteiten er op een dossier hebben plaatsgevonden.  Om te voldoen aan (toekomstige) archiveringseisen kunnen documenten middels geautomatiseerde documentconversies worden geconverteerd naar bijvoorbeeld het PDF/A formaat. Digitaal personeelsdossier HR-bestanden - op papier of digitaal - moeten veilig en gecontroleerd toegankelijk zijn. Slechts een selecte groep mensen mag tenslotte toegang toegang tot de betreffende documenten hebben. Doordat verschillende medewerkers documenten gebruiken, ontstaat er een risico dat gegevens (onbedoeld) toegankelijk worden of dat documenten die zoek raken. Tevens komt het voor dat wanneer originele documenten niet makkelijk beschikbaar zijn, gebruikers ongeautoriseerde kopieën maken. Zelfs wanneer hier controle op is, kunnen verschillende kopieën in omloop zijn. Dit staat de nauwkeurigheid en privacy van gevoelige informatie in de weg. O3Spaces EduHub als uitbreiding van uw schoolapplicaties zorgt ervoor dat het werken met documenten die gerelateerd zijn aan een personeelsdossier optimaal ondersteund wordt:  Toegang tot documenten eenvoudig en gedetailleerd in te stellen.  Office-documenten zijn direct te bekijken in een online viewer.  Documenten zijn eenvoudig terug te vinden op basis van inhoud en/of kenmerken.  Alle documenten vallen automatisch onder versiebeheer. Documentversies blijven bewaard, en het is altijd duidelijk wie, wanneer een wijziging heeft gedaan.  Papieren dossiers en nieuwe papieren toevoegingen kunnen direct worden ingescand naar een personeelsdossier. De gedigitaliseerde documenten worden automatisch ontsloten door middel van tekstherkenning  Het classificeren van informatie wordt overzichtelijk en eenduidig m.b.v. dynamische labels. Deze vorm van meta-data kan geautomatiseerd of met de hand worden gedefinieerd  Ten behoeve van verslaglegging aan bijvoorbeeld externe instanties ondersteund O3Spaces EduHub audit-trails. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt welke activiteiten er op een dossier hebben plaatsgevonden.  Om te voldoen aan (toekomstige) archiveringseisen kunnen documenten middels geautomatiseerde documentconversies worden geconverteerd naar bijvoorbeeld het PDF/A formaat.. O3Spaces B.V. | Stavorenweg 4, 2803 PT Gouda | Nederland | Tel. (+31) 182 680 269 | info@o3spaces.nl | www.o3spaces.nl Disclaimer: Alle Productnamen, logo’s, merknamen en alle overige handelsmerken zijn eigendom van de respectievelijke eigenaren. | Copyright © 2010 O3Spaces B.V. Alle rechten voorbehouden.
  3. 3. -3- Huisstijl, Sjabloonbeheer & Documentgeneratie Het bewaken van de juiste huisstijl is cruciaal voor de uitstraling en het imago van een onderwijsinstelling. Waarom investeren in een huisstijl als deze niet wordt doorgevoerd in alle communicatiemiddelen? De huisstijl kenmerkt de identiteit van de onderwijsorganisatie en de correspondentie naar externe partijen en ouders weerspiegelt de professionaliteit van een organisatie. Vaak echter worden documenten of correspondentie individueel door de auteur individueel vormgegeven. Deze manier van werken leidt doorgaans to inconsistentie, fouten en uiteindelijk imagoschade. Het juist opstellen van documenten zou dus hoge prioriteit moeten krijgen in de gehele organisatie. Waarborg uw huisstijl middels documentsjablonen Door gebruik te maken van centraal beheerde documentsjablonen, draagt u zorg voor een uniforme ‘corporate identity’ in al uw uitgaande communicatie. Iedere eindgebruiker (auteur) heeft de voor hem of haar relevante documentsjablonen ter beschikking. Vormgeving en opmaak kosten niet langer onnodig tijd en aandacht en de resulterende documenten voldoen aan uw kwaliteitseisen. Documentgeneratie: juistheid, volledigheid en traceerbaarheid Op basis van uw documentsjablonen, kunt u met O3Spaces documentgeneratie een verdere efficiëntie- en kwaliteitsslag realiseren. Door middel van intelligente documentsjablonen kunt u ervoor zorg dragen dat specifieke documenttypen altijd voorzien zijn van alle relevante informatie, keer op keer. Voordelen:  Uniforme sjablonen voor alle uitgaande correspondentie.  NAW-gegevens direct gevuld vanuit uw administratiepakket.  Opslag van uitgaande correspondentie voor onweerlegbaarheid.  Verzameling met standaard onderwijssjablonen voor vergadering, projectoverleg, ‘brief aan ouders’, uitnodigingen, etc.  Lay-out en logica volledig gescheiden van de inhoud.  Beschikbaar voor de eindgebruiker vanuit de bestaande Office-omgeving.  Alleen de sjablonen waartoe gebruikers gemachtigd zijn, zijn zichtbaar. O3Spaces B.V. | Stavorenweg 4, 2803 PT Gouda | Nederland | Tel. (+31) 182 680 269 | info@o3spaces.nl | www.o3spaces.nl Disclaimer: Alle Productnamen, logo’s, merknamen en alle overige handelsmerken zijn eigendom van de respectievelijke eigenaren. | Copyright © 2010 O3Spaces B.V. Alle rechten voorbehouden.
  4. 4. Internationale referenties onderwijs O3Spaces heeft samen met haar partners Simac Onderwijs en WIS gedetailleerde kennis van de onderwijsmarkt. Daarnaast wordt O3Spaces Workplace – EduHub wereldwijd reeds door toonaangevende onderwijsinstellingen ingezet. Enkele voorbeelden:  Princeton University (USA).  University of New Mexico (USA).  University of Georgia (USA).  Free University of Berlin (Duitsland).  Umwelt Forschungs Zentrum (Duitsland).  University of Warsaw (Polen) O3Spaces Workplace uitproberen Contactinformatie  Bezoek http://trial.o3spaces.com en download een O3Spaces B.V. voorgeconfigureerde installatie van O3Spaces Workplace. Stavorenweg 4, 2803 PT Gouda  Bezoek www.o3spaces.nl voor meer informatie, Nederland schermvoorbeelden, functionaliteit, systeemeisen en prijzen. Tel. (+31) 182 680 269 info@o3spaces.nl | www.o3spaces.nl Documentbeheer en Samenwerken O3Spaces B.V. | Stavorenweg 4, 2803 PT Gouda | Nederland | Tel. (+31) 182 680 269 | info@o3spaces.nl | www.o3spaces.nl Disclaimer: Alle Productnamen, logo’s, merknamen en alle overige handelsmerken zijn eigendom van de respectievelijke eigenaren. | Copyright © 2010 O3Spaces B.V. Alle rechten voorbehouden.

×