Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
Upcoming SlideShare
Sell faster with better product photos!
Next

Share

Whitepaper meetings vs.workshops

Organizations create the illusion that they can be manageable. This article expands on that notion to argue why teamwork is critical for business success and why meetings are different from workshops. You can be better at running meetings or commissioning workshops. I will share one practical advice on improving your next meeting's agenda and one recommendation for your next workshop.

Related Books

Free with a 30 day trial from Scribd

See all

Related Audiobooks

Free with a 30 day trial from Scribd

See all
  • Be the first to like this

Whitepaper meetings vs.workshops

  1. 1.   White paper  Meetings vs. Workshops        Source: Open Space meeting at NASA ​https://en.wikipedia.org/wiki/Open_Space_Technology      Organizations create the illusion that they can be manageable. This article expands on that notion to  argue why teamwork is critical for business success and why meetings are different from workshops.  You can be better at running meetings or commissioning workshops. I will share one practical advice  on improving your next meeting's agenda and one recommendation for your next workshop.     March, 2016  Paul Nunesdea    CEO ­ groupVision | Optimizing group collaboration   
  2. 2.                           About the author    Paulo Nunes de Abreu, also known as ​Paul Nunesdea​, is versed in generating consensus and in knowledge  transfer technologies, Paul is actively involved in innovating group collaboration and peer learning in a variety of  industries and the public sector. Education and Healthcare are major areas of expertise, working with regional  governments and municipalities, consultancy firms, and international agencies.  Specialties: group decision support systems (GDSS), thought leadership and social lobbying, group facilitation,  inter­organizational strategy development and collaborative selling.  Preferred approaches to drive change: Soft Systems Methodology (Soft OR), Open Space Technology.    groupVision | Optimizing group collaboration   1 
  3. 3. Unmanageable corporation  Sir Richard Branson in an interview once said that companies cease to be  manageable with more than 100 employees. Nevertheless, I have seen the failure  or success of one­person firms depending much more on the external  circumstances rather than on the will or the skills of their respective owners. If  this is true for the smallest, what happens in larger companies?   Managing a large organization is like managing a country. By definition, a  government is composed of a varied number of organizations that supposedly  respond to a President or Prime Minister and obey her direct orders, right?  Nothing is furthest from the true as we all know.    The overall performance of any business or not­for­profit organization depends  as much on external factors as on management talent. Jim Collins and a number  of fellow researchers published in  ​Good to Great​ a seminal study about a  number of 'great companies' that outperformed their competitors with a strong  and sustainable stock value. But just 10 years later, the economist ​Steven Levit  observed that those companies were not so great anymore and one of them  actually closed down.  Even the most extraordinary well­managed companies  cannot resist my '50% chance of survival' law.   Would this mean that the best and largest companies today are going to collapse  one day? The Roman empire survived for more than 1.400 years but it eventually  groupVision | Optimizing group collaboration   2 
  4. 4. was dismantled and disappeared. Back in 476 AD, the pace of technological  innovation was very slow. Today, in the dawn of the XXI century's digital  revolution, external circumstances are much more volatile and unpredictable.  The old saying 'whatever goes up must always go down', will eventually apply to  the stock value of today's high­performing companies.   But there must be a secret for high­performing companies successfully enduring  external circumstances. I am not talking about the businesses booming in the  video game industry or entertainment such as Netflix, Activision or Nvidia,  where profits abound by default. I am talking about companies that started 10,  20 or more years ago, such as Microsoft, Apple, Google or Intel. Or companies  that reinvented their service offers such as Vodafone or Virgin. What makes such  giants remain kick­ass performers given their size and their de facto  unmanageability?     Teams are all that matters  The majority of successful enterprises in the world thrive on successful group  collaboration. This is most critical when an organization is a growing start­up.  Imagine when Exxon, the Volkswagen group or Boeing were start­ups? Without  a successful team of intrepid  visionaries as founders, these companies would  never have become what they are today. For stable businesses like Oil&Gas or  industrial manufacturing, their growth requires brick after brick another piece  on the wall of what becomes a large bureaucratic organization. Start­up spirit is  groupVision | Optimizing group collaboration   3 
  5. 5. lost and the main drive of the organization becomes what has driven the growth  of the Roman empire ­  to conquer and to replicate the standard practice.   Start­ups that learn to survive in more unpredictable environments get a  different kind of organizational DNA. They tend to rely much more on the  delivery of teams rather than that of single individuals' cooperative work. These  are the kind of organizations where people huddle in meeting rooms that  normally have the supporting technology they need for group creativity and  problem­solving.    Source: MSpace ​http://www.yourmspace.com/    Visitors of the most fashionable companies today such as Google, Facebook or  Apple are impressed by the informal nature of such huddle rooms with seamless  groupVision | Optimizing group collaboration   4 
  6. 6. visual collaboration technology such as video conference and digital interactive  surfaces everywhere.  Meetings and workshops  Teamwork management is a completely different ball game than  individual­work­that­needs­to­be­coordinated. Smart companies have learned  to understand the difference and thrive on the former.  Individual workers that need to accomplish a collective purpose, such as  attaining an aggregate sales objective or holding a certain level of budget  expenditure, are often convened in meetings. Whereas the members of a team  that is working to deliver a certain group output, such as a new product or  solving a complex problem, they normally require a workshop.    What is the difference between a meeting and a workshop?   Essentially, the quality of the group output. Coordination meetings have a loose  set of objectives and pack a number of agenda items within a certain amount of  time. Typically people attend such meetings to watch presentations that inform  about someone else's progress. If time is well managed, the meeting host collects  sufficient information to make more informed decisions about the control  actions each person is expected to take. However, the problems associated with  business meetings are so well ​documented ​that it is worthless mentioning them  here.  groupVision | Optimizing group collaboration   5 
  7. 7. Workshops try to overcome all of the 'coordination meeting' well­documented  problems. Whereas a meeting is chaired by the team leader or a designated  member of the team, the workshop leader is a neutral figure that is not actually  part of the team. In a workshop, the meeting event (or events) are carefully  engineered by someone that is trained as a group facilitator or, at least, has some  trainer's experience.     Agile is lean  The software makers learned well the difference between meetings and  workshops. The Agile movement is a response to the failure of the dominant  software development project management paradigms (including waterfall) and  borrows many principles from lean manufacturing. Scrum is a programming  method in many ways similar to a workshop. It has an underlying set of  principles from the Agile manifesto, derived from the concept of  self­organization​, and defines a simple set of roles, responsibilities and meetings  which are facilitated by a ​ScrumMaster​ that keeps the team focused on its goal.   groupVision | Optimizing group collaboration   6 
  8. 8.   To govern vs to facilitate  "Conventional wisdom suggests that effectiveness comes from a strong leader, a  clear mission, and technically competent subordinates. Yet more is involved if a  team is to realize synergy. The key issue is how the parts act together ­  participation." ​(Blak, Mouton and Allen, 1987 cited in Williams R.B, (2007) ­  More than 50 ways to build team consensus).  By default, the design of a workshop specifies the number of steps that the group  must undertake to accomplish a certain outcome from A to B. Such outcomes  can be both tangible and concrete as well as experiential.  Whereas in  'coordination meetings' such kind of group transformation is rarely produced.  groupVision | Optimizing group collaboration   7 
  9. 9. I promised to offer one practical piece of advice to improve you next meeting  agenda. From the many resources available I selected the `time flow picture'  from the book  ​More than 50 ways to build team consensus.  The ​time flow diagram​ is an alternative way to post your meeting agenda.  Some people feel time as being more important than money. Representing your  agenda in a time flow communicates that agenda goals are within reach during  the time that is planned for the meeting.  When do you know when to stop trying to govern and simply to facilitate  teamwork that creates synergy in your organization?   This is probably the one million dollar question for reaching higher levels of  performance in the organization. The synergy notion that was quoted above is  not a chimera, it can be reached with well­designed workshops. Agile methods  such as Scrum, that are based on the notion of self­organization are proven  groupVision | Optimizing group collaboration   8 
  10. 10. widely effective. Seminal work of Harison Owen with ​Open Space Technology​ in  business organizations is also a demonstration that leap frog results are possible.  Yet my promised advice is to start with baby steps, you crawl before you walk.    The ToP (​Technology of Participation​) is probably the best firs step if your  organization is not yet mature in terms of a culture of employee engagement and  participation. ToP offers a simple and robust method that anyone who has a  strong background in change management and training can grasp by reading  Laura Spencer's book ​Wining Through Participation.  My recommendation for your next workshop is to hire a facilitator (the ​IAF​ has a  database of certified professionals)  that can run a ToP workshop designed  according to your objectives. How to have a more collaborative culture in our  organization? How to have more effective virtual meetings? How to implement  an extranet that engages your customers and connects them to your company  brand? These are some examples of workshop topics you can commission.  If you are already a trained facilitator  you can use ​MeetingSphere​ a software  designed for running ToP and other types of workshops at a distance. We will be  hosting a session during next ​IAF Congress​ in Oceania explaining how  MeetingSphere can be used in ​virtual workshops​.    groupVision | Optimizing group collaboration   9 
  11. 11. About us    groupVision is a pioneer in group  decision support software and  consulting services that uses  collective intelligence and peer  learning to solve key business  challenges, with a groupware­led  approach. From strategic planning  and customer engagement to  behavioural change, we help  organisations worldwide unleash  their hidden collaboration potential  and to achieve tangible results.  Our value proposition    ­ groupVision combines a pool of  highly specialized consultants and  experts in MeetingSphere™ that  work as a global team to address the  group collaboration challenges of  large multinational firms.    ­ groupVision works in close collaboration with MeetingSphere Inc. being their specialized partner  company for the design and implementation of collaborative working environments.    ­ groupVision also partners with a number of specialized technology makers to deliver a consistent  collaborative working experience in any type of organizational context with unique features and  performance.    ­ Finally, groupVision delivers successful end user adoption by means of participatory methodologies in  the design of our MeetingSphere­based solutions which always include personalized training to ensure  successful end­user adoption.    groupVision | Optimizing group collaboration   10 
  12. 12.         groupVision | Optimizing group collaboration   11 

Organizations create the illusion that they can be manageable. This article expands on that notion to argue why teamwork is critical for business success and why meetings are different from workshops. You can be better at running meetings or commissioning workshops. I will share one practical advice on improving your next meeting's agenda and one recommendation for your next workshop.

Views

Total views

432

On Slideshare

0

From embeds

0

Number of embeds

5

Actions

Downloads

0

Shares

0

Comments

0

Likes

0

×