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Tout comprendre sur la dématérialisation

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Substituer des supports d'informations matériels tels que des factures ou des devis papier, par des fichiers informatiques, tel est le but de la dématérialisation.
Mais comment mettre en place la dématérialisation au sein de votre entreprise, et avec quelle solution ? Ce livre blanc répond à vos questions.

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Tout comprendre sur la dématérialisation

  1. 1. TOUTCOMPRENDRESURLA DÉMATÉRIALISATION
  2. 2. Quelleestladifférenceentre uneGEDetuneEDI? GEDETEDI Qu’est-cequelaGED? LaGEDouGestionElectroniquedesDocumentsestunesolution permettantd’organiseretgérerlesdocumentsélectroniquesausein d’uneentreprise. UneUnesolutionGEDvapermettredetraiterlesdocumentsautravers del’indexation.Un chierseraalorssourcedemétadonnées(titre, datedecréationdu chier,auteur,poids,motsclés…)quifaciliteront sonclassementetsarecherche. 2
  3. 3. Quelleestladifférenceentre uneGEDetuneEDI? GEDETEDI 3
  4. 4. Quelleestladifférenceentre uneGEDetuneEDI? GEDETEDI Qu’est-cequel’EDI? L’EDIoul’EchangedeDonnéesInformatiséesestunesolutiond’au- tomatisationdutraitementdel’information.Dansunerelationcom- merciale,elleremplaceleséchangesphysiquesdedocumentspar deséchangesentreordinateurs. Quecesoitautraversd’unlogiciel,d’unserviceWeboud’unVAN (Réseauàvaleurajoutée),l’EDIfacilitelestransactionsgrâceàun ensembledeprotocolesdecommunication. 4
  5. 5. Quelsdocumentssontlesplus dématérialisés? UTILISATION Lesdocumentstelsquelesfacturesoulescourriersadministratifsou bancairessontlesplusconcernés.Onobserveégalementuneaug- mentationdesdonnéesdématérialiséesenRH(gestiondelapaie, notesdefrais,gestionsdescongés…etc). EnFrance,25%desentreprisessontàprésent équipéesd’unesolutionGED(étudeSage2015). L’EDIcoûte3foismoinscherqueleprocessuspapier. 5
  6. 6. Quelssontlesavantagesdela dématérialisationpouruneentreprise? AVANTAGES Gaindetempsetdeproductivité: LaLadématérialisationpermettoutd’aborddegagnerdutempset doncdelaproductivité.Letempsquepasseunsalariéàrechercher uneinformationestconsidérable.Demême,ladématérialisationdes processusadministratifsparlebiaisparexempledelasignatureélec- troniqueper,metd’économiserbeaucoupdetempspouvantêtre consacréàd’autrestâches. Economies: Lecoûtgénéréparl’envoid’uncourrierpapiern’estpasnégligeable: coûtdel’encre,del’enveloppe,del’affranchissement…etc.Sur uneannée,lasommereprésentéeparlepapierpeuts’éleverde10 000à25000eurospouruneentreprise.Onimaginedoncbienquela questionéconomiqueestl’undesprincipauxbénécesdeladématé- rialisation. 6
  7. 7. Quelssontlesavantagesdela dématérialisationpouruneentreprise? AVANTAGES Refontedesméthodesdetravail: LepassageàlaGEDoul’EDIpeutêtreunbonmomentpourrestruc- turerl’organisationdutravaildessalariésenallégeantlesprocessus. Enplaniantlarefonteetenexpliquantclairementlesavantagesaux salariés,ladématérialisationseradavantageacceptéeetlesréticences dessalariésserontlevées. Améliorationdelarelationclientgrâceàlatraçabilité: Enoptimisantleséchangescommerciaux,autraversdesignatures électroniquesoud’espacesdédiésoul’onretrouveleshistoriquesde commandesetfactures,l’entrepriseconstruitunerelationplussécu- risanteetefficaceavecsonclient. 7
  8. 8. Quelssontlesavantagesdela dématérialisationpouruneentreprise? AVANTAGES Devancerlaconcurrence: Ladématérialisationestunetendancemajeure.Choisirdelamettre enplacedèsàprésentdanssonentrepriseavecunedémarche complète(solutionsGED/EDI,sensibilisationdessalariés,comitéde pilotage...)permettrademieuxréussirsaconversionetdenepasse laisserdistancerparlaconcurrence. 8
  9. 9. Commentbienchoisir sonlogicielGEDouEDI? LOGICIEL QuevousleschoisissiezenSaas(Cloud)ouenserveurdédié, vossolutionsGEDouEDIaurontdesfonctionnalitésidentiques. Laseulenécessitésupplémentaireavecleserveurdédiéserade prévoirdessauvegardesrégulièresetdeprotégervotresystème informatiquegrâceàunantivirusperformant. LLeSaasal’avantagedepouvoirpermettreaucollaborateurd’accéder auxressourcesdocumentairesdesonentreprisen’importeoù,n’im- portequand,viaunesimpleconnexioninternet. 9
  10. 10. Commentbienchoisir sonlogicielGEDouEDI? LOGICIELGED Lesprincipalesfonctionnalitésd’unlogicielGED •Organisationetarchivagedesdocumentsentrantsetsortantsquel quesoitleurformat. •Gestionetsynchronisationdesdocumentsavecsystèmedenoti- cationsencasdemodication. •Partagedesdocumentsavecpolitiquededroitparamétrable. ••Recherchededocumentsviadescritèresspéciques. 10
  11. 11. Commentbienchoisir sonlogicielGEDouEDI? LOGICIELEDI Lesprincipalesfonctionnalitésd’unlogicielEDI •Dématérialisationdel’ensembledessupportscommerciauxen- trantsetsortants. •Automatisationduprocessusdevalidationdesdocumentscontrac- tuels(devis,contrat,livraison…) •Communicationautomatiqueaveclessystèmesinternesdel'entre- priseviadesprotocolesstandardisés. Enplusdecesfonctionnalités,certainslogicielsGED/EDIdonnentà présentlapossibilitéd’accéderàsesdocumentsviasonsmartphone etdelespartageravecdespartenairescommerciauxidentiésetce demanièretotalementsécurisée. 11
  12. 12. Commentréussirsa dématérialisation? POINTS-CLÉS Réaliserundiagnosticdelasituation Identierlesprocessusméritantd’êtreautomatisés,anticiperlesfreins quipourraientêtrerencontrés. Dénirlecadreduprojet Dénirlesgrandesétapesduprocessus,quelsuxpourrontêtre automatisésouquelletechnologieutiliserpourcapturerlesdonnées. Choisirunesolutionrapidementopérationnelle Mettred’abordenplacelesprocessuslesmoinsconséquentsoùles résultatsserontrapidementvisibles. Impliquerlescollaborateurs Offrirauxutilisateursunenouvelleperspectivesurleurfaçonde travailleretunprocessusfacileàcomprendreetàutiliser. 12
  13. 13. INTÉGRATEURINFORMATIQUE contact@nrc.fr 0320914403 NRCestunintégrateurinformatiquespécialisédansle déploiementdesolutionsdegestionetd’infrastructures pourTPEetPME. S’appuyantsuruneexpertisereconnueparplusde1000 clientsdelagranderégionnord,NRCtravailleavecles éditeurslesplusreconnusdumarché:Sage,ReportOne, Microsoft,StormshieldouDell... GESTION HÉBERGEMENT SYSTÈMESET RÉSEAUX SÉCURITÉ www.nrc.fr NRC-50avenuedel'Harmonie-ParcdelaHauteBorne-59262SainghinenMélantois

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