TAKLIMAT MS ISO 9001:2008 SMTJB

18,080 views

Published on

Taklimat MS ISO 9001:2008 SMTJB
Oleh En Noraini bin Siis

Published in: Education, Technology, Business
5 Comments
11 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
18,080
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
130
Actions
Shares
0
Downloads
943
Comments
5
Likes
11
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

TAKLIMAT MS ISO 9001:2008 SMTJB

  1. 1. 31 DISEMBER 2009 (KHAMIS) DEWAN SERI BESTARI SMTJB oleh Noraini bin Siis PQS SMTJB KURSUS PEMAHAMAN & PELAKSANAAN MS ISO 9001:2008 PENGAJARAN & PEMBELAJARAN SM TEKNIK JOHOR BAHRU
  2. 2. OBJEKTIF Di akhir Sesi Kursus ini, setiap Peserta Akan :- * MEMAHAMI KEPENTINGAN KUALITI * MEMAHAMI KONSEP SISTEM PENGURUSAN KUALITI * MELAKSANAKAN PROSES KERJA YANG BERKUALITI DEMI MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN
  3. 3. APA YANG PERLU ANDA LAKUKAN BERFIKIRAN POSITIF BERMATLAMAT FOKUS PENGLIBATAN TENANG
  4. 4. PERSEPSI TENTANG ISO 9001 <ul><li>ISO - Ini S usahkan O rang </li></ul><ul><li>ISO - Ini S akit O tak </li></ul><ul><li>ISO - Ini S eksa O hh </li></ul><ul><li>…………… .. </li></ul>
  5. 5. PIHAK PENGURUSAN & PEKERJA
  6. 6. ISO INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDIZATION VS
  7. 7. Pengenalan kepada ISO 9001:2008 Sistem Pengurusan Kualiti Certified Q
  8. 8. <ul><li>ISO = I nternational O rganization for S tandardization </li></ul><ul><li>Quality Management System Standard </li></ul><ul><li>Applies to any organization (Manufacturing and Service) </li></ul><ul><li>Internationally Recognized & Accepted </li></ul><ul><li>Tells you what must be done but not how </li></ul><ul><li>Guidance on controlling necessary activities </li></ul><ul><li>Focus on meeting the requirements of customer </li></ul>
  9. 9. ACCREDITATION MARKS
  10. 10. Sumber Infrastruktur Sistem Asas Organisasi Q
  11. 11. Plan - Do - Check - Act P D C A Plan : Establish the objectives & processes necessary to deliver results in accordance with customer requirements & the organization's policies Do : Implement the processes Check : Monitor & Measure processes & product against policies, objectives & requirements for the product & report the results. Action : Take actions to continually improve process performance.
  12. 12. PRINSIP-PRINSIP SISTEM PENGURUSAN KUALITI
  13. 13. PRINSIP SISTEM PENGURUSAN KUALITI Berfokuskan Pelanggan Kepimpinan Penglibatan Pekerja Pendekatan Proses Pendekatan berSistem Dalam Pengurusan Penambaikan Berterusan Keputusan Berasaskan Fakta Perhubungan Dengan Pembekal P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8
  14. 14. Organisasi bergantung kepada pelanggan, oleh itu mereka hendaklah memahami keperluan pelanggan yang sedia ada dan pada masa akan datang, memenuhi keperluan pelanggan dan berusaha untuk melebihi jangkaan pelanggan WE OUR CUSTOMER 1. FOKUS PELANGGAN
  15. 15. Pengurusan yang bertindak sebagai ketua mewujudkan penyatuan antara tujuan dan matlamat sesuatu organisasi. Mereka hendaklah mewujudkan dan mengekalkan persekitaran dalaman yang sesuai untuk para pekerja supaya mereka dapat terlibat sepenuhnya dalam mencapai objektif-objektif organisasi. 2. KEPIMPINAN
  16. 16. Pekerja di semua peringkat adalah merupakan tonggak sesebuah organisasi dan penglibatan mereka sepenuhnya membolehkan keupayaan mereka digunakan untuk faedah-faedah organisasi. 3. PENGLIBATAN PEKERJA
  17. 17. Hasil yang dikehendaki dapat diperolehi dengan lebih efisien apabila sumber-sumber dan aktiviti yang berkaitan diurus sebagai suatu proses. OUTPUT INPUT PROSES 4. PENDEKATAN PROSES
  18. 18. Dengan mengenalpasti, memahami dan menguruskan sesuatu sistem untuk proses-proses yang berhubungkait bagi sesuatu objektif, ianya dapat menambahkan effisiensi dan efektifnya sesuatu organisasi. 5. PENDEKATAN SISTEM
  19. 19. ADMIN PK1` HEM PK KOKO GKMP GURU STAFS PROSES PEMBELAJARAN & PENGAJARAN PELANGGAN PENGETUA
  20. 20. Improvement Peningkatan Berterusan hendaklah dijadikan sebagai Objektif Tetap sesuatu organisasi. Plan Do Check Act 6. PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN
  21. 21. Keputusan yang efektif dibuat berdasarkan analisa sesuatu data/matlamat. 7.PENDEKATAN BERFAKTA DALAM MEMBUAT KEPUTUSAN
  22. 22. Sesuatu organisasi dan pembekal-pembekalnya adalah saling bergantung antara satu sama lain dan hubungan yang saling bermanfaat dapat mempertingkatkan keupayaan yang menguntungkan kedua-dua pihak. 8. HUBUNGAN SALING BERMANFAAT DENGAN PEMBEKAL
  23. 23. Keperluan ISO 9001:2008
  24. 24. SEKSYEN 1 SKOP
  25. 25. 1.1 Umum Semua keperluan ISO 9001:2008 adalah “Generik” dan bertujuan untuk digunakan oleh sebarang organisasi. Organisasi boleh mengecualikan keperluan ISO 9001:2008 sekiranya keperluan tersebut tidak bersesuaian kerana “Sifat Semulajadi Produk”
  26. 26. 1.2 Pemakaian <ul><li>Pengecualian hanya dibenarkan untuk keperluan yang: </li></ul><ul><li>Tidak menjejaskan keupayaan organisasi </li></ul><ul><li>Tidak mengenepikan tanggungjawabnya untuk membekalkan produk yang memenuhi keperluan pelanggan dan statutori dan peraturan tertentu. </li></ul><ul><ul><li>Mana-mana klausa 7 “Realisasi Produk” </li></ul></ul>
  27. 27. KLAUSA 2 “ RUJUKAN NORMATIF”
  28. 28. Rujukan dibuat kepada ISO 9000:2005 “ Sistem Pengurusan Kualiti - Asas dan Daftarkata”
  29. 29. KLAUSA 3 “ PERKATAAN & DEFINASI”
  30. 30. Produk (Product) boleh juga bermaksud “Perkhidmatan” (Service)
  31. 31. KLAUSA 4 “ SISTEM PENGURUSAN KUALITI”
  32. 32. KEPERLUAN AM (4.1) SISTEM PENGURUSAN KUALITI (4.0) KEPERLUAN DOKUMEN (4.2) Umum (4.2.1) Manual Kualiti (4.2.2) Kawalan Dokumen (4.2.3) Kawalan Rekod (4.2.4)
  33. 33. KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN FIZIKAL PERPUSTAKAAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KOLEJ KEDIAMAN URUSAN PEJABAT BENDAHARI KEPERLUAN PELANGGAN 1.10 PEPERIKSAAN KEPUASAN PELANGGAN 1.6 P E N G U R U S A N S U M B E R 1.5 PENGURUSAN REKOD PELAJAR 1.7 PENYEDIAAN INFRASTRUKTUR 1.8 PERANCANGAN PENGAJARAN 1.9 PELAKSANAAN PENGAJARAN KAWALAN KETIDAKAKURAN 1.11 PENILAIAN PERKHIDMATAN PENGAJARAN PEMANTAUAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN 1.12 PENILAIAN PENCAPAIAN PELAJAR MENEPATI KEPERLUAN YA 1.13 PENGIJAZAHAN PENGENALPASTIAN TAHAP PEMBELAJARAN PROSES SOKONGAN TIDAK 1.1 PELAN STRATEGIK 1.2 PEMBENTUKAN KURIKULUM 1.3 PENAWARAN KURSUS 1.4 PENDAFTARAN KURSUS PROSES PENGURUSAN PROSES TERAS MENEPATI KEPERLUAN TIDAK YA AUDIT DALAMAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN SEMAKAN PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN Pemetaan Proses
  34. 34. 4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI 4.2.1 Umum: Sistem Dokumentasi yang diperlukan ialah: a) Kenyataan bertulis mengenai Polisi Kualiti & Objektif-Objektif Kualiti. b) Manual Kualiti. c) Prosedur-Prosedur & Rekod-Rekod yang diperlukan oleh Standard ISO 9001. d) Dokumen-Dokumen & Rekod-Rekod yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan perancangan,operasi dan kawalan yang efektif terhadap proses-proses.
  35. 35. Tahap Pembangunan Dokumentasi <ul><li>Bergantung kepada: </li></ul><ul><li>Saiz dan Jenis aktiviti sesuatu organisasi. </li></ul><ul><li>b) Kerumitan dan Interaksi di antara proses-proses. </li></ul><ul><li>c) Tahap Kecekapan anggotakerja. </li></ul>
  36. 36. STRUKTUR DOKUMENTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI MANUAL KUALITI PROSEDUR-PROSEDUR DOKUMEN-DOKUMEN SOKONGAN BORANG/REKOD Level-1 Level-3 Level-2
  37. 37. HIRARKI DOKUMENTASI <ul><li>Dasar & Obj. Kualiti </li></ul><ul><li>SPK ikut Standard MS ISO 9001:2008 </li></ul>Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan SPK SMTV Dokumen yg menyokong pelaksanaan SPK spt Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan & Garis Panduan Bukti Pematuhan SPK yang diamalkan
  38. 38. Dokumentasi yang baik! <ul><li>Jelas (Clear). </li></ul><ul><li>Ringkas & Padat (Concise) </li></ul><ul><li>Senang Difahami (User Friendly) </li></ul>
  39. 39. 4.2.2 MANUAL KUALITI <ul><li>SMT mestilah mewujud dan memelihara satu </li></ul><ul><li>Manual Kualiti yang merangkumi: </li></ul><ul><li>Menerangkan Skop dan Pengecualian untuk SPK yang dibangunkan. </li></ul><ul><li>Rujukan kepada prosedur-prosedur kualiti yang digunapakai dalam SPK </li></ul><ul><li>Menerangkan Interaksi dan hubungkait proses antara sistem yang dibangunkan. </li></ul>
  40. 40. 4.2.3 Kawalan Dokumen <ul><li>Sistem dokumentasi yang diwujudkan di SMT mestilah </li></ul><ul><li>dipelihara dan dikawal melalui proses: </li></ul><ul><li>Meluluskan (to approve) mana-mana dokumen sebelum diedarkan dan digunakan. </li></ul><ul><li>b) Menyemak dan Mengemaskinikan (to review and </li></ul><ul><li>update) serta meluluskan semula (re-approve) </li></ul><ul><li>dokumen-dokumen apabila perlu. </li></ul><ul><li>c) Dokumen-dokumen yang telah diubah (changes) di </li></ul><ul><li>kenalpasti berserta dengan status terkini </li></ul><ul><li>(current revision status) dokumen tersebut. </li></ul>
  41. 41. 4.2.3 Kawalan Dokumen <ul><li>Dokumen-dokumen diedarkan kepada bahagian-bahagian yang memerlukan (available at point of use). </li></ul><ul><li>Dokumen-dokumen tersebut boleh dibaca dan difahami (legible) serta mudah diperolehi (readily identifiable). </li></ul><ul><li>f) Dokumen-dokumen luaran (external origin) dikenalpasti dan dikawal pengedarannya (distribution controlled) </li></ul><ul><li>Dokumen-dokumen yang tidak digunakan (obsolete document) dikawal agar tidak digunakan dan sekiranya dokumen-dokumen tersebut perlu disimpan, ianya hendaklah dikenalpasti. </li></ul>
  42. 42. CIRI-CIRI KAWALAN DOKUMEN <ul><li>Kawalan Dokumen Baru </li></ul><ul><li>Status Semakan </li></ul><ul><li>Kawalan Perubahan Dokumen </li></ul><ul><li>Kaedah Pengedaran Dokumen </li></ul><ul><li>Kaedah Mengenalpasti Dokumen </li></ul><ul><li>Kawalan Dokumen Luar </li></ul><ul><li>Kawalan Dokumen yang Lupus </li></ul>Prosedur perlu disediakan untuk menerangkan perkara di atas
  43. 43. KAWALAN DOKUMEN BARU <ul><li>Tanggungjawab menyediakan dokumen baru perlu dinyatakan. </li></ul><ul><li>Tanggungjawab melulus dan mengesahkan dokumen baru. </li></ul><ul><li>Perlu mengikut format dan struktur yang ditetapkan </li></ul><ul><li>Perlu disemak kesesuaiannya sebelum digunakan </li></ul><ul><li>Tarikh kuatkuasa dokumen perlu dinyatakan dan dimaklumkan. </li></ul>
  44. 44. STATUS SEMAKAN <ul><li>Untuk memastikan hanya dokumen terkini digunakan. </li></ul><ul><li>Mengunakan “No semakan”, “No Isu” atau kedua-dua sekali. </li></ul><ul><li>No Semakan/ Isu bertambah bagi perubahan yang dilakukan. </li></ul><ul><li>Kaedah digunakan bergantung kepada organisasi </li></ul>
  45. 46. KAWALAN PERUBAHAN DOKUMEN <ul><li>Tahap kebenaran untuk membuat perubahan perlu dinyatakan. </li></ul><ul><li>Kaedah permohonan untuk membuat perubahan perlu dinyatakan. </li></ul><ul><li>Perubahan perlu disahkan oleh pihak yang ditetapkan </li></ul><ul><li>Perkara yang diubah perlu direkodkan </li></ul><ul><li>Dokumen lama perlu ditarik balik, dan dokumen baru perlu diberikan kepada pemegang. </li></ul><ul><li>Status Semakan perlu bertambah setiap kali perubahan </li></ul>
  46. 47. PERMOHONAN PINDAAN DOKUMEN BORANG PINDAAN DOKUMEN 1. Jenis Dokumen: Manual Prosedur lain-lain ___________ 2. Butir-Butir Perubahan 3. Tujuan Peubahan diperlukan Pemohon: _________________ 4. Kelulusan Permohonan 5. Komen Ya Tidak Disahkan oleh: _______________
  47. 48. REKOD PINDAAN DOKUMEN
  48. 49. KAWALAN PENGEDARAN DOKUMEN <ul><li>Penerima dokumen perlu dikenalpasti </li></ul><ul><li>Salinan Terkawal dan Tak Terkawal perlu mempunyai tanda pengenalan </li></ul><ul><li>Salinan Terkawal - boleh digunakan sebagai panduan untuk melaksanakan kerja </li></ul><ul><li>Salinan Tidak Terkawal - sebagai rujukan sahaja </li></ul>
  49. 50. SENARAI EDARAN DOKUMEN No Nama Dokumen Kod Dokumen Isu/Semakan Tarikh Kuatkuasa
  50. 51. SALINAN TERKAWAL DAN TAK TERKAWAL SALINAN ASAL SALINAN TERKAWAL NO 1 SALINAN TERKAWAL NO 2 SALINAN TERKAWAL NO 3 SALINAN TAK TERKAWAL
  51. 52. BUKTI PENERIMAAN DOKUMEN
  52. 53. KAEDAH KENALPASTI DOKUMEN <ul><li>Menggunakan no kod yang unik untuk dokumen yang digunakan </li></ul><ul><li>Contoh: </li></ul>XYZ - PRO -QC - 001 Nama Syarikat Jenis Dokumen Bahagian No siri
  53. 54. KAWALAN DOKUMEN LUAR <ul><li>Dokumen luar terdiri daripada spesifikasi, standard, panduan yang diterima daripada pihak luar. </li></ul><ul><li>Perlu direkod penerimaan dan diedarkan kepada pihak berkenaan. </li></ul><ul><li>Dokumen perlu disimpan di tempat berkaitan </li></ul><ul><li>Dilupuskan mengikut prosedur pelupusan dokumen </li></ul>
  54. 55. REKOD DOKUMEN LUAR
  55. 56. KAEDAH PELUPUSAN DOKUMEN <ul><li>Dilakukan segera pada dokumen yang telah lupus. </li></ul><ul><li>Dikenalpasti dengan tanda tertentu </li></ul><ul><li>Dokumen lupus perlu ditarik balik daripada penyimpan </li></ul>DOKUMEN LUPUT Contoh:
  56. 57. 4.2.4 Kawalan Rekod <ul><li>Rekod mestilah disimpan sebagai bukti kepada pelaksanaan operasi-operasi yang efektif dan menepati sistem pengurusan kualiti. </li></ul><ul><li>Prosedur mesti diwujudkan yang merangkumi: </li></ul><ul><ul><li>Identifikasi rekod (identification) </li></ul></ul><ul><ul><li>Penyimpanan (storage) </li></ul></ul><ul><ul><li>Pemeliharaan (protection) </li></ul></ul><ul><ul><li>Pengambilan (retrieval) </li></ul></ul><ul><ul><li>Tempoh penyimpanan (retention) </li></ul></ul><ul><ul><li>Pelupusan (disposition) </li></ul></ul>
  57. 58. Contoh Rekod-Rekod <ul><li>Surat </li></ul><ul><li>Dokumen </li></ul><ul><li>Bahan Bercetak </li></ul><ul><li>Buku </li></ul><ul><li>Peta </li></ul><ul><li>Lukisan </li></ul><ul><li>Gambar </li></ul><ul><li>Mikrofilem </li></ul><ul><li>Filem Wayang Gambar </li></ul><ul><li>Rakaman Suara </li></ul>
  58. 59. MUSUH REKOD <ul><li>Faktor Fizikal : </li></ul><ul><ul><ul><li>Tempat simpanan – mudah terbakar </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Cahaya,suhu dan kelembapan </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Habuk </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Bencana Alam </li></ul></ul></ul><ul><li>Faktor Biologikal : serangga perosak </li></ul><ul><li>Faktor Kimia : tindakbalas dengan alam sekitar </li></ul><ul><li>4. Faktor Manusia </li></ul>
  59. 60. Memelihara Rekod <ul><li>Bilik simpan rekod mestilah terhindar daripada: </li></ul><ul><ul><li>Kelembapan </li></ul></ul><ul><ul><li>Atap bocor </li></ul></ul><ul><ul><li>Dinding berlubang </li></ul></ul><ul><ul><li>Sistem pengudaraan yang tidak baik </li></ul></ul><ul><li>Terhindar daripada bahaya banjir dan panas matahari </li></ul><ul><li>Terhindar daripada tikus & lain-lain serangga </li></ul>
  60. 61. <ul><li>Sentiasa membersihkan bilik supaya habuk dan sampah tidak terkumpul. </li></ul><ul><li>Rekod-rekod basah dikeringkan. </li></ul><ul><li>Rekod-rekod yang koyak diperbaiki/ditampal </li></ul><ul><li>Sediakan alat pemadam api di bilik simpan rekod </li></ul>Memelihara Rekod
  61. 62. <ul><li>Bilik Rekod JANGAN SEKALI-KALI digunakan sebagai: </li></ul><ul><ul><li>- T empat makan dan minum </li></ul></ul><ul><ul><li>- Tempat merokok </li></ul></ul><ul><ul><li>- Tempat menyimpan asid, cat, dakwat dan </li></ul></ul><ul><ul><li> minyak spirit </li></ul></ul><ul><ul><li>- Bahan-bahan yang mudah terbakar </li></ul></ul>
  62. 63. KLAUSA 5 “ TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN”
  63. 64. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN (5.0) TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN (5.1) FOKUS KPD PELANGGAN (5.2) DASAR KUALITI (5.3) PERANCANGAN (5.4) OBJEKTIF KUALITI (5.4.1) PERANCANGAN PENGURUSAN SISTEM KUALITI (5.4.2) TANGGUNGJAWAB, KUASA DAN KOMUNIKASI (5.5) TANGGUNGJAWAB & KUASA (5.5.1) WAKIL PENGURUSAN (5.5.2) KOMUNIKASI DALAMAN (5.5.3) KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (5.6) AM (5.6.1) KAJIAN SEMULA (5.6.2) HASIL KAJIAN SEMULA (5.6.3)
  64. 65. 5.1. KOMITMEN PIHAK PENGURUSAN <ul><li>Pihak Pengurusan (Top Management) SMT mesti </li></ul><ul><li>memberikan komitmen terhadap sistem kualiti dengan: </li></ul><ul><li>Memberitahu kepada anggotakerja SMT tentang kepentingan memenuhi keperluan pelanggan/ undang-undang. </li></ul><ul><li>Mewujudkan Polisi kualiti sekolah. </li></ul><ul><li>Memastikan Objektif kualiti dibangunkan di jabatan/ bahagian yang berkaitan. </li></ul><ul><li>Menyediakan Sumber yang diperlukan. </li></ul><ul><li>Mengadakan Mesyuarat Semakan pengurusan. </li></ul>
  65. 66. <ul><li>Pihak Pengurusan Atasan SMT mestilah memastikan keperluan pelanggan ditentukan dan dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan </li></ul>5.2. FOKUS KEPADA PELANGGAN
  66. 67. 5.3. POLISI KUALITI <ul><li>Pihak Pengurusan Atasan SMT mestilah memastikan </li></ul><ul><li>bahawa Polisi kualiti sekolah : </li></ul><ul><ul><li>Adalah bersesuaian dengan arah tuju sekolah. </li></ul></ul><ul><ul><li>Merangkumi komitmen terhadap memenuhi keperluan-keperluan dan peningkatan berterusan SPK. </li></ul></ul><ul><ul><li>Menyediakan rangka kerja untuk mewujudkan dan menyemak objektif-objektif kualiti. </li></ul></ul><ul><ul><li>Dihebahkan dan Difahami oleh semua warga kerja sekolah. </li></ul></ul><ul><ul><li>Disemak untuk kesesuaian yang berterusan. </li></ul></ul>
  67. 68. “ Overall Intentions And Direction Of An Organisation, Related To Quality As Formally Expressed By Top Management” POLISI KUALITI “ Niat dan Arahtuju Menyeluruh Organisasi berkaitan dengan Kualiti sebagaimana yang dinyatakan oleh Pihak Pengurusan Atasan”
  68. 69. Contoh Polisi Kualiti <ul><li>“ SMT beriltizam memberi perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran yang berkualiti tinggi untuk memenuhi kepuasan pelanggan melalui penambahbaikan yang berterusan” </li></ul>
  69. 70. 5.4 Perancangan <ul><li>5.4.1 Objektif Kualiti </li></ul><ul><li>Pengurusan Atasan SMT mestilah memastikan bahawa </li></ul><ul><li>objektif-objektif kualiti: </li></ul><ul><li>Selaras dengan Polisi Kualiti (consistent with the quality policy) </li></ul><ul><li>Sesuai dan Wujud pada peringkat/bahagian yang berkaitan (at relevant functions and level) </li></ul><ul><li>Boleh Diukur (measurable) </li></ul>“ Something Sought, Or Aimed For, Related To Quality”
  70. 71. CONTOH OBJEKTIF KUALITI
  71. 72. <ul><li>5.4.2 Perancangan SPK </li></ul><ul><li>Pengurusan atasan SMT mestilah memastikan: </li></ul><ul><li>Perancangan SPK dijalankan untuk memenuhi keperluan 4.1 dan objektif kualiti. </li></ul><ul><li>Integriti SPK dipelihara apabila perubahan kepada SPK dirancang dan dilaksanakan. </li></ul>
  72. 73. Perancangan Kualiti Polisi Kualiti Objektif Kualiti Strategi Pemasaran Strategi Operasi Strategi Kewangan Kemampuan Organisasi Suara Pelanggan
  73. 74. 5.5 TANGGUNGJAWAB, BIDANG KUASA DAN KOMUNIKASI Pihak atasan SMT mestilah memastikan yang Tanggungjawab (responsibilities) dan Bidang Kuasa (authorities) dinyatakan dan diberitahu/dihebahkan di dalam organisasi sekolah
  74. 75. CONTOH TANGGUNG JAWAB DAN BIDANG KUASA
  75. 76. <ul><li>5.5.2 Wakil Pengurusan </li></ul><ul><li>Pihak Pengurusan SMT mestilah melantik seorang wakil pihak </li></ul><ul><li>pengurusan dan bertanggungjawab serta berkuasa terhadap: </li></ul><ul><li>Memastikan proses-proses yang diperlukan dalam SPK diwujudkan, dilaksanakan dan dipelihara. </li></ul><ul><li>Melaporkan ke pihak atasan berkenaan dengan pencapaian pelaksanaan SPK dan sebarang peningkatan yang diperlukan. </li></ul><ul><li>Memastikan kesedaran terhadap kehendak-kehendak pelanggan diwujudkan di dalam organisasi </li></ul><ul><li>Tanggungjawab wakil pengurusan boleh merangkumi urusan dengan pihak-pihak luar untuk perkara-perkara yang melibatkan SPK </li></ul>
  76. 77. <ul><li>Pihak Pengurusan SMT mestilah memastikan proses-proses komunikasi yang bersesuaian (appropriate communication) diwujudkan di sekolah dan komunikasi tersebut adalah berkenaan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. </li></ul>5.5.3 KOMUNIKASI DALAMAN
  77. 78. <ul><ul><li>5.6.1 Umum </li></ul></ul><ul><ul><li>Pihak atasan SMT mestilah menyemak SPK sekolah pada jangkamasa yang dirancang (at planned intervals) untuk memastikan kesinambungan kesesuaian (continuing suitability), ketetapan (adequacy) dan keberkesanan (effectiveness). </li></ul></ul><ul><ul><li>Semakan ini mestilah termasuk penilaian terhadap peluang-peluang untuk peningkatan dan keperluan untuk mengubah SPK termasuk polisi kualiti dan objektif kualiti. </li></ul></ul>5.6 MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN LINK PK04 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
  78. 79. <ul><li>Agenda Mesyuarat Semakan Pengurusan SMT mestilah </li></ul><ul><li>mengandungi maklumat mengenai: </li></ul><ul><li>Keputusan Audit. </li></ul><ul><li>Maklumbalas Pelanggan. </li></ul><ul><li>Pencapaian pelaksanaan proses dan ketepatan/kesesuaian produk. </li></ul><ul><li>Status Tindakan Pembetulan dan Pencegahan. </li></ul><ul><li>Tindakan Susulan daripada semakan pengurusan yang terdahulu. </li></ul><ul><li>Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan kepada SPK. </li></ul><ul><li>Cadangan untuk peningkatan </li></ul>5.6.2 INPUT MKSP
  79. 80. <ul><li>Output semakan mestilah termasuk mana-mana </li></ul><ul><li>keputusan dan langkah-langkah yang berkaitan </li></ul><ul><li>dengan: </li></ul><ul><li>Peningkatan terhadap keberkesanan SPK dan proses-prosesnya. </li></ul><ul><li>Peningkatan produk yang berkaitan dengan keperluan pelanggan. </li></ul><ul><li>Keperluan sumber. </li></ul>5.6.3 OUTPUT MKSP
  80. 81. PROSES SEMAKAN PENGURUSAN Semakan Pengurusan Permintaan Tindakan Pembetulan Rekod Semakan Pengurusan Objektif Kualiti Maklumbalas Pelanggan Audit Kualiti Dalaman Analisa Tindakan Pembetulan Perubahan Kepada Sistem Cadangan Peningkatan Pengumpulan Data, Analisa dan Persembahan Pencapaian Proses
  81. 82. KLAUSA 6 “ PENGURUSAN SUMBER”
  82. 83. 6 Peruntukan Sumber <ul><li>SMT mesti menentukan dan membekalkan sumber untuk: </li></ul><ul><ul><li>a) Melaksana dan memelihara SPK dan meningkatkan keberkesanannya. </li></ul></ul><ul><ul><li>b) Mempertingkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi kehendak pelanggan. </li></ul></ul>
  83. 84. 6.2 Sumber Manusia 6.2.1 Umum SMT mestilah memastikan anggotakerja yang hasil kerja mereka mempunyai kesan terhadap kepatuhan keperluan produk hendaklah kompeten berdasarkan pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman yang bersesuaian.
  84. 85. <ul><ul><li>Organizational Chart </li></ul></ul><ul><ul><li>Job/Position Description </li></ul></ul><ul><ul><li>Competency Matrix – Borang soal selidik guru </li></ul></ul><ul><ul><li>Performance Appraisals </li></ul></ul><ul><ul><li>Skills Test </li></ul></ul><ul><ul><li>Certificate </li></ul></ul><ul><ul><li>License </li></ul></ul>Bukti Pelaksanaan
  85. 86. 6.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran <ul><li>SMT mestilah: </li></ul><ul><li>Menentukan kelayakan bagi anggotakerja hasil kerjanya memberi kesan terhadap kepatuhan keperluan pengajaran dan pembelajaran. </li></ul><ul><li>Di mana perlu, memberi latihan atau mengambil tindakan lain untuk memenuhi kompetensi yang diperlukan. </li></ul><ul><li>Menilai keberkesanan tindakan yang diberi. </li></ul><ul><li>Memastikan kesedaran anggotakerja mengenai kepentingan kualiti. </li></ul><ul><li>Menyimpan rekod berkaitan pendidikan, latihan kemahiran dan pengalaman (4.2.4) </li></ul>
  86. 87. <ul><li>Competence Required – job description, task specification (Matrik Kompetensi) </li></ul><ul><li>Training – training records, recruitment ads, job appointments, sub-contracts </li></ul><ul><li>Effectiveness Monitored – skills test, performance appraisal, probation reviews, customer feedbacks, audits (Instrumen Penilaian kursus, Instrumen Keberkesanan Program) </li></ul><ul><li>Awareness Training – induction programs, induction records, notice boards, briefing </li></ul><ul><li>Appropriate Records – certificates, degrees, licenses </li></ul>OBJECTIVE EVIDENCE
  87. 88. MENGURUS LATIHAN Kenalpasti Kecekapan yang diperlukan Analisa Keperluan Latihan Memberi Latihan Menilai Keberkesanan Latihan Rekod Latihan Pengambilan Pekerja Baru Rancang Latihan
  88. 89. 6.3 INFRASTRUKTUR Pengangkutan kedaibuku,kafeteria Perkhidmatn berkaitan Air, api, perkhidmatan kesihatan Bangunan, ruang kerja Peralatan untuk proses Pengajaran dan Pembelajaran Pihak Pengurusan perlu memastikan infrastruktur disediakan dan diselia untuk kepatuhan kualiti Maklumat Kesihatan Secara On-line Khidmat sokongan Bilik kuliah, makmal,perpustakaan, padang, bengkel LCD, Computer, bahan ujikaji
  89. 90. <ul><li>Workspace and associated facilities </li></ul><ul><li>- buildings, rooms, warehouse </li></ul><ul><li>Equipment, hardware & software </li></ul><ul><li>-Machines, tools, computers, software, videos, monitors </li></ul><ul><li>Supporting Services </li></ul><ul><li>- Utilities (power, light, phone, fax), transportation, communication (newsletter, web pages) </li></ul>Bukti Pelaksanaan
  90. 91. Pengajian Luar kampus Makmal-tidak merbahaya Bilik Kuliah selesa,selamat Tempat Kerja Persekitaran pembelajaran perlu diurus untuk menggalakan dan menghasilkan proses pembelajaran kondusif dan berkesan. 6.4 Persekitaran Kerja Kepelbagaian Persekitaran Pembelajaran
  91. 92. <ul><ul><li>Temperature (air conditioner/heater) </li></ul></ul><ul><ul><li>Lights, Airflow </li></ul></ul><ul><ul><li>Safety (electricity, eye protection, noise protection) </li></ul></ul><ul><ul><li>Dust free </li></ul></ul><ul><ul><li>Ergonomics </li></ul></ul>Bukti Pelaksanaan
  92. 93. KLAUSA 7 “ REALISASI PERKHIDMATAN”
  93. 94. 7.1 Perancangan Realisasi Produk <ul><li>SMT mestilah merancang dan membangunkan proses yang </li></ul><ul><li>diperlukan untuk realisasi produk/perkhidmatan. </li></ul><ul><li>SMT mestilah menentukan: </li></ul><ul><li>Objektif kualiti dan keperluan P & P </li></ul><ul><li>Proses-Proses, Dokumen dan Sumber yang diperlukan. </li></ul><ul><li>Keperluan untuk Pemantauan, Peperiksaan, Pemeriksaan, Pencerapan dan Penilaian di mana perlu bagi mewujudkan P & P yang berkesan. </li></ul><ul><li>Rekod sebagai bukti proses dan produk mematuhi keperluan. </li></ul>
  94. 95. <ul><li>IP hendaklah: </li></ul><ul><li>Merancang dan membangunkan proses-proses di setiap peringkat penyampaian perkhidmatan seperti reka bentuk dan pembangunan pengajian, pelaksanaan, aktiviti penilaian dan perkhidmatan sokongan, peruntukan sumber-sumber, kriteria penilaian dan aktiviti peningkatan bagi mencapai keputusan yang dikehendaki. </li></ul><ul><li>Contoh-contoh proses penyampaian perkhidmatan bagi IP: </li></ul><ul><li>* aktiviti pengajaran dan pembelajaran </li></ul><ul><li>* reka bentuk dan pembangunan kurikulum </li></ul><ul><li>* penetapan projek penyelidikan </li></ul><ul><li>* aktiviti latihan dan perjawatan </li></ul><ul><li>* perolehan perkhidmatan dan bahan </li></ul><ul><li>* kemasukan pelajar </li></ul><ul><li>* mendapatkan akreditasi bagi program, ijazah profesional dan pengajian lepasan ijazah </li></ul><ul><li>* penyediaan perkhidmatan perpustakaan, peralatan </li></ul><ul><li>* perkhidmatan sekuriti dan keselamatan </li></ul><ul><li>* penyediaan bilik kuliah, makmal, dewan </li></ul><ul><li>* penyelenggaraan kemudahan </li></ul>
  95. 96. 7.2 Proses Berkaitan Pelanggan <ul><li>7.2.1 Menentukan Keperluan Berkaitan P & P </li></ul><ul><li>Keperluan yang dinyatakan pelanggan termasuk. </li></ul><ul><li>Keperluan penghantaran dan aktiviti selepas penghantaran </li></ul><ul><li>Keperluan yang tidak dinyatakan pelanggan tetapi penting </li></ul><ul><li>Keperluan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan produk </li></ul><ul><li>Keperluan lain yang dianggap penting oleh pihak sekolah. </li></ul>
  96. 97. <ul><li>Sebelum membuat komitmen untuk melaksanakan proses P & P pihak sekolah mestilah memastikan: </li></ul><ul><li>Keperluan P & P dinyatakan, </li></ul><ul><li>Sebarang perbezaan akan akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum sesi persekolah bermula </li></ul><ul><li>Pelihara rekod semakan proses P & P (4.2.4) </li></ul>7.2.2 Semakan Keperluan Berkaitan Produk
  97. 98. <ul><li>SMT perlu menentukan dan melaksanakan cara berkomunikasi yang berkesan dengan pelanggan yang berkaitan mengenai: </li></ul><ul><ul><li>Maklumat berkaitan dengan P & P yang diberikan. </li></ul></ul><ul><ul><li>b) Pertanyaan dan pengendalian pesanan termasuk perubahan asal. </li></ul></ul><ul><li>c) Maklumbalas pelanggan termasuk aduan pelanggan </li></ul>7.2.3 Komunikasi Pelanggan
  98. 99. 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.1 Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan Organisasi mestilah menentukan: a) Tahap rekabentuk dan pembangunan, b) Aktiviti semakan, verifikasi dan validasi, c) Tanggungjawab dan bidangkuasa. Hubungkait antara kumpulan yang berbeza mesilah diurus bagi memastikan komunikasi yang berkesan dan serahan tanggungjawab. Kemaskini output perancangan mengikut perkembangan rekabentuk dan pembangunan
  99. 100. <ul><li>Perancangan Pembentukan Program Pengajian/Kursus di IP </li></ul><ul><li>Semasa perancangan pembentukan Program Pengajian, Fakulti/ Universiti menentukan: </li></ul><ul><li>Program/Kursus yang perlu dibentuk: </li></ul><ul><li>- sasaran, objektif dan tempoh pembelajaran </li></ul><ul><li>Tahap/Peringkat di dalam pembentukan program tersebut: </li></ul><ul><li>- Masa diambil </li></ul><ul><li>Proses Semakan, verifikasi dan validasi yang perlu untuk setiap tahap tersebut. </li></ul><ul><li>Pihak-pihak yang terbabit dalam proses pembangunan program/kursus </li></ul>
  100. 101. 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.2 Input Rekabentuk dan Pembangunan Tentukan keperluan input dan pelihara record(4.2.4). Input termasuk : a) Keperluan Fungsi dan Prestasi b) Keperluan Undang-Undang tertentu c) Sekiranya bersesuaian, Maklumat daripada Rekabentuk Terdahulu d) Keperluan lain yang penting. Input hendaklah disemak kecukupannya. Keperluan ini mestilah lengkap dan tidak mengelirukan
  101. 102. <ul><li>Input Pembentukan Pengajian/ Kursus di IP </li></ul><ul><li>Untuk pembentukan program/kursus, input diperolehi daripada: </li></ul><ul><li>Arahan Kementerian Pengajian Tinggi/Kementerian Pelajaran Malaysia </li></ul><ul><li>Arahan Pihak Pengurusan Universiti/Kolej/Maktab </li></ul><ul><li>Cadangan Jabatan/Fakuti </li></ul><ul><li>Program/Kursus yang terdahulu (sekiranya ada) </li></ul><ul><li>Badan/Pertubuhan Profesional (Lembaga Pengajian) </li></ul><ul><li>Hasil Kajian Pasaran </li></ul>
  102. 103. 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan <ul><li>7.3.3 Output Rekabentuk dan Pembangunan </li></ul><ul><li>Output mestilah dalam bentuk yang sesuai untuk divarifikasi dan diluluskan. Output mestilah: </li></ul><ul><li>Memenuhi keperluan input </li></ul><ul><li>Menyediakan maklumat berkaitan perolehan, pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan </li></ul><ul><li>Mengandungi rujukan untuk kriteria penerimaan produk </li></ul><ul><li>Menyediakan ciri-ciri produk yang penting bagi penggunaan yang betul dan selamat </li></ul>
  103. 104. <ul><li>Output Pembentukan Pengajian/Kursus di IP </li></ul><ul><li>Jawatankuasa Penubuhan yang diarahkan akan menyediakan rangka program/kursus yang meliputi (antaranya): </li></ul><ul><ul><li>Objektif program pengajian </li></ul></ul><ul><ul><li>Struktur program </li></ul></ul><ul><ul><li>Jam kredit program </li></ul></ul><ul><ul><li>Perbandingan dengan institusi pengajian lain sekiranya ada. </li></ul></ul><ul><ul><li>Sinopsis kursus berkaitan </li></ul></ul><ul><ul><li>Cadangan kod kursus baru </li></ul></ul>
  104. 105. <ul><li>7.3.4 Semakan Rekabentuk </li></ul><ul><li>dan Pembangunan </li></ul><ul><li>Di peringkat yang sesuai, semakan sistematik mestilah dilaksanakan mengikut perancangan (lihat 7.3.1) bagi: </li></ul><ul><ul><li>Menilai keupayaan hasil rekabentuk dan pembangunan dalam memenuhi keperluan </li></ul></ul><ul><ul><li>b) Mengenalpasti masalah dan cadangan untuk tindakan yang sepatutnya </li></ul></ul><ul><li>Penyertaan untuk semakan ini mestilah terdiri wakill dari bahagian yang berkaitan. Rekodi hasil semakan dan tindakan diambil mestilah dipelihara (4.2.4) </li></ul>
  105. 106. Di dalam proses pembentukan program, semakan dan pertimbangan dilaksanakan pada setiap tahap untuk menentukan sama ada ianya memenuhi keperluan yang ditetapkan dan juga untuk mengenalpasti sebarang masalah dan tindakan susulan yang perlu diambil. Dokumen program disemak oleh: 1. Lembaga Pengajian 2. Jawatankuasa Kurikulum Universiti/Kolej 3. Senat 4. Lembaga Pengarah Universiti (LPU) 5.Kementerian Pengajian Tinggi/Kementerian Pelajaran Malaysia Semakan Rekabentuk dan Pembangunan di IP
  106. 107. 7.3.5 Verifikasi Rekabentuk dan Pembangunan Verifikasi mestilah dilaksanakan mengikut perancangan (7.3.1) bagi memastikan output memenuhi keperluan input .Rekod verifikasi dan tindakan diambil mestilah dipelihara (4.2.4) 7.3.6 Validasi Rekabentuk dan Pembangunan Validasi mestilah dilakukan mengikut perancangan (7.3.1) bagi memastikan produk yang terhasil berupaya untuk memenuhi kehendak penggunaan yang spesifik, yang mana diketahui. Sekiranya praktik, validasi mestilah dilengkapkan sebelum penghantaran atau produk digunakan. Rekod validasi dan tindakan diambil mestilah dipelihara (4.2.4).
  107. 108. Verifikasi Pembentukan Program/Kursus di IP Verifikasi dilakukan untuk memastikan bahawa program baru memenuhi objektif pembangunan program tersebut. Verifikasi dibuat oleh jawatankuasa dan pihak yang berkenaan seperti yang dinyatakan dalam Garis Panduan Akademik Universiti/Kolej. Dokumen cadangan program pengajian baru yang telah diluluskan oleh Senat, Lembaga Pengarah Universiti dan Badan Profesional dimajukan kepada Agensi Kerangka Kelayakan (MQA), Kementerian Pengajian Tinggi/KPM untuk kelulusan. Tanpa kelulusan daripada pihak tersebut, program baru tidak akan ditawarkan oleh pihak Universiti/Kolej
  108. 109. <ul><li>7.3.6 Kawalan Perubahan Rekabentuk dan Pembangunan </li></ul><ul><li>Perubahan terhadap rekabentuk dan pembangunan mestilah dikenalpasti dan rekod dipelihara. </li></ul><ul><li>Perubahan mestilah disemak, divarifikasi, divalidasi dan diluluskan sekiraya berkaitan, sebelum pelaksanaan. </li></ul><ul><li>Semakan terhadap perubahan mestilah mengandungi penilaian mengenai kesan perubahan terhadap komponen barangan dan produk yang telah dihantar. </li></ul><ul><li>Rekod hasil semakan dan tindakan diambil mestilah dipelihara (4.2.4) </li></ul>
  109. 110. Dari semasa ke semasa, IP perlu mengkaji setiap kandungan kurikulum berdasarkan kepada : • Arahan pihak atasan • Pandangan /ulasan / komen pihak-pihak tertentu • Keperluan semasa Sekiranya terdapat perubahan dalam kurikulum tersebut, maklumat mengenai perubahan tersebut akan dimaklumkan kepada pihak-pihak yang berkenaan. Kawalan Perubahan Rekabentuk dan Pembangunan di IP
  110. 111. Validasi (pengesahan) Pembentukan dan Pembangunan Program/kursus di IP IP perlulah menyemak program-program yang dilaksanakan untuk memastikan objektif program tercapai.
  111. 112. SEMAKAN REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN Proses VARIFIKASI VALIDASI Output Input Keperluan Pelanggan Produk REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN
  112. 113. 7.4 PEROLEHAN <ul><li>7.4.1 Proses Perolehan </li></ul><ul><li>SMT mestilah memastikan yang produk yang diperolehi mematuhi keperluan perolehan yang ditentukan (Arahan Perbendaharaan). </li></ul><ul><li>SMT mestilah menilai dan memilih pembekal-pembekal berdasarkan keupayaan mereka untuk membekalkan produk mengikut keperluan sekolah. </li></ul><ul><li>Kriteria pemilihan, penilaian dan penilaian semula mestilah diwujudkan. </li></ul><ul><li>Rekod mengenai hasil penilaian dan sebarang tindakan penting hasil dari penilaian mestilah dipelihara. </li></ul>
  113. 114. <ul><li>7.4.2 Maklumat Perolehan </li></ul><ul><li>Maklumat perolehan mestilah menerangkan produk yang akan diperolehi termasuk yang mana bersesuaian </li></ul><ul><ul><li>keperluan untuk kelulusan produk, prosedur, proses dan peralatan </li></ul></ul><ul><ul><li>keperluan untuk kelayakan anggotakerja </li></ul></ul><ul><ul><li>kehendak SPK </li></ul></ul><ul><li>Pihak sekolah mestilah memastikan keperluan spesifik perolehan mencukupi sebelum berkomunikasi kepada pembekal </li></ul>7.4 PEROLEHAN
  114. 115. <ul><li>7.4.3 Verifikasi Produk Yang diperolehi </li></ul><ul><li>Pihak sekolah mestilah mewujudkan dan menjalankan pemeriksaan atau aktiviti-aktiviti penting yang lain untuk memastikan produk yang diperolehi memenuhi keperluan spesifik. </li></ul><ul><li>Sekiranya pihak sekolah atau pelanggannya hendak membuat verifikasi di premis pembekal, organisasi mestilah menyatakan verifikasi yang diinginkan dan kaedah pelepasan produk di dalam maklumat perolehan. </li></ul>7.4 PEROLEHAN
  115. 116. PEROLEHAN Pemilihan Pembekal Senarai Induk Pembekal Dokumen Pembelian Pembelian Penerimaan Barangan Pemeriksaan Tindakan Pembetulan Penilaian Pembekal
  116. 117. 7.5 Penyediaan Produk Dan Perkhidmatan 7.5.1 Kawalan Penyediaan Produk dan Perkhidmatan Rancang dan laksanakan proses pengeluaran dan perkhidmatan di dalam keadaan terkawal a) Maklumat yang menerangkan ciri-ciri produk b) Kedapatan arahan kerja, sekiranya perlu <ul><ul><li>d) Penggunaan Peralatan pemantauan danpengukuran </li></ul></ul>e) Pelaksanaan Pemantauan dan Pengukuran c)Penggunaan Peralatan yang sesuai f) Pelaksanaan aktiviti perlepasan, penghantaran dan selepas penghantaran produk.
  117. 118. <ul><li>Maklumat yang menerangkan dengan jelas ciri-ciri P & P yang hendak disampaikan </li></ul><ul><li>Penggunaan BBM yang sesuai </li></ul><ul><li>Instrumen pemantauan dan pengukuran tahap disediakan </li></ul><ul><li>Ruang belajar seperti bilik kuliah, bengkel, perpustakaan, alatan yang sesuai </li></ul>Bukti Pelaksanaan
  118. 119. 7.5.2: Validasi proses Penyediaan Produk & Perkhidmatan <ul><li>Organisasi hendaklah mewujudkan perancangan bagi proses proses tersebut mengikut kesesuaian merangkumi : </li></ul><ul><ul><li>a) kriteria yang ditentukan untuk semakan dan kelulusan </li></ul></ul><ul><ul><li>proses-proses, </li></ul></ul><ul><ul><li>b) kelulusan peralatan dan kelayakan personel, </li></ul></ul><ul><ul><li>c) penggunaan kaedah dan prosedur-prosedur tertentu, </li></ul></ul><ul><ul><li>d) keperluan-keperluan untuk rekod-rekod (lihat 4.2.4), dan </li></ul></ul><ul><ul><li>e) Perakuan semula. </li></ul></ul>Validasi perlu dilakukan terhadap proses yang mana output yang terhasil tidak dapat diverifikasikan oleh pemantauan atau pengukuran dan sebagai akibatnya, kelemahannya kelihatan hanya setelah produk digunakan atau perkhidmatan diberikan. Validasi hendaklah menunjukkan bahawa proses-proses berkenaan berkeupayaan untuk mencapai hasil-hasil yang telah dirancang.
  119. 120. 7.5.3 Identifikasi & Kebolehcarian Produk <ul><li>Di mana sesuai, organisasi hendaklah memberi pengenalan terhadap produk dengan menggunakan kaedah yang sesuai di sepanjang proses realisasi. </li></ul><ul><li>Organisasi hendaklah memberikan status produk berhubung dengan keperluan-keperluan pemantauan dan pengukuran di sepanjang proses realisasi. </li></ul><ul><li>Sekiranya kebolehcarian merupakan satu keperluan, organisasi hendaklah mengawal pengenalan yang unik bagi produk dan dan memelihara rekod (lihat 4.2.4). </li></ul>Pending test Passed Failed Serial No. 123
  120. 121. Identifikasi & Kebolehcarian Produk di IP <ul><li>Nombor dan kad pelajar </li></ul><ul><li>Setiap program dan kursus yang ditawarkan mempunyai sistem kod yang tersendiri </li></ul>
  121. 122. 7.5.4: Hartamilik Pelanggan Organisasi hendaklah menjaga harta pelanggan ketika ianya berada dalam kawalan organisasi atau sedang digunakan oleh organisasi. NOTA: Hak milik pelanggan boleh merangkumi harta intelek dan data peribadi. Organisasi hendaklah menanda , mengesah , melindungi dan menjaga harta pelanggan yang disediakan untuk digunakan atau dijadikan sebahagian daripada produk. Sekiranya harta pelanggan hilang, rosak atau didapati tidak sesuai untuk digunakan, organisasi hendaklah melaporkan kepada pelanggan dan rekod-rekodnya dipelihara (lihat 4.2.4).
  122. 123. Harta Milik Pelanggan di MKM <ul><li>Sijil-sijil yang diberikan oleh pelajar </li></ul><ul><li>Kad pengenalan/surat kelahiran </li></ul><ul><li>Kertas ujian, peperiksaan dan kertas kajian </li></ul><ul><li>Peralatan pelajar dll </li></ul>
  123. 124. 7.5.5 Pemuliharaan Produk Organisasi hendaklah memulihara produk semasa dalam proses dan penghantaran ke destinasi yang ditetapkan bagi memastikan kepatuhan terhadap keperluan. Di mana sesuai, pemuliharaan ini hendaklah merangkumi pengenalan, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan dan perlindungan. Pemuliharaan hendaklah juga merangkumi komponen-komponen lain yang membentuk produk.
  124. 125. Pemuliharaan Produk di MKM <ul><li>Silibus. </li></ul><ul><li>Kurikulum </li></ul><ul><li>Bahan Bercetak dan Elektronik (buku, nota kursus,pita magnetik, komputer program) </li></ul><ul><li>Bahan kimia untuk tujuan ujikaji di makmal (self life, keselamatan) </li></ul><ul><li>Pelajar tinggal di kampus – klinik, keselamatan & kafeteria </li></ul>
  125. 126. 7.6 Kawalan Peralatan Pemantauan dan Pengukuran(P&P) Peralatan pengukuran mestilah: a)Tetukurkan atau divarsifikasi pada jangkamasa yang spesifik atau sebelum digunakan, dan yang mudahkesan ke peringkat antarabangsa atau kebangsaan.Sekiranya tiada standard, asas bagi tentukuran mesti direkodkan (4.2.4) b) Dilaraskan atau dilaraskan semula apabila perlu. c) Ada tanda pengenalan bagi menentukan status tentukuran. d) Dilindungi dari pelarasan yang tidak sah. e) Dikawal dari kerosakan semasa pengendalian, penyelenggaraan dan penyimpanan. Organisasi mestilah menentukan P&P yang akan dijalankan dan alatan P&P yang diperlukan bagi membuktikan kepatuhan produk terhadap kehendak yang telah ditetapkan. Organisasi mestilah mewujudkan proses untuk memastikan P&P boleh dijalankan secara konsisten dengan keperluan P&P. Organisasi mestilah menilai dan merekod kesahihan hasil pengukuran yang terdahulu apabila peralatan didapati tidak mematuhi keperluan Rekod mengenai hasil tentukuran dan pengesahan mestilah dipelihara (4.2.4) Apabila perisian komputer digunakan dalam P&P, keupayaan perisian untuk memenuhi keperluan penggunaan mestilah dipastikan. Ini mestilah dilakukan sebelum digunakan pada peringkat awal dan dipastikan semula apabila perlu
  126. 127. 8 . Pengukuran, Analisis & Penambaikan 8.1 Umum Organisasi mestilah merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan penambahbaikan yang diperlukan bagi : a) Mempamerkan kepatuhan keperluan produk b) Memastikan kepatuhan terhadap SPK c) Meningkatkan keberkesanan SPK secara berperingkat Ini mestilah termasuk penentuan kaedah-kaedah yang bersesuaian termasuk kaedah statistik dan tahap kegunaannya
  127. 128. 8.2 Pemantauan dan Pengukuran <ul><li>8.2.1 Kepuasan Pelanggan </li></ul><ul><li>Sebagai salah satu pengukuran terhadap pelaksanaan SPK. </li></ul><ul><li>Memantau maklumat berkaitan tanggapan pelanggan sama ada organisasi telah memenuhi kehendak pelanggan. </li></ul><ul><li>Kaedah untuk memperoleh dan menggunakan maklumat ini mestilah ditentukan </li></ul>1 2 3 4 5 6 7 Dissatisfied Satisfied
  128. 129. 8.2.2 Audit Dalaman Organisasi mestilah menjalankan audit dalaman pada jangkamasa yang dirancang untuk menentukan sama ada SPK: a) Mematuhi perancangan (7.1), mematuhi kehendak standard antarabangsa dan mematuhi keperluan SPK yang diwujudkan . b) Dilaksanakan dan dipelihara secara berkesan. <ul><li>Jadual audit berdasarkan status dan kepentingan proses </li></ul><ul><li>Mengambilkira keputusan audit terdahulu. </li></ul><ul><li>Kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah audit mestilah dijelaskan. </li></ul><ul><li>Auditor dilantik mestilah tidak mengaudit kerja mereka sendiri. </li></ul>Prosedur audit hendaklah menyatakan tanggungjawab dan keperluan bagi perancangan dan pelaksanaan audit, mewujudkan rekod dan laporan keputusan audit. Rekod audit dan keputusannya hendaklah diperlihara (4.2.4). Pihak yang di audit memastikan tindakan segera (correction) dan tindakan pembetulan dilaksanakan tanpa lengah bagi menghapuskan ketidakpatuhan dan puncanya. Tindakan susulan mestilah merangkumi verifikasi tindakan yang diambil dan laporan hasil verifikasi
  129. 130. 8.2 Pemantauan dan Pengukuran <ul><li>8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses </li></ul><ul><li>Mestilah menggunakan kaedah-kaedah yang sesuai untuk memantau proses dan di mana perlu, pengukuran pelaksanaan SPK hendaklah dilakukan. </li></ul><ul><li>Kaedah-kaedah ini mestilah menunjukkan keupayaan proses untuk mencapai hasil yang dirancang. </li></ul><ul><li>Apabila hasil yang dirancang tidak tercapai, tindakan segera dan pembetulan mestilah diambil bagi memastikan kepatuhan produk </li></ul>
  130. 131. 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk <ul><li>SMT mestilah memantau dan mengukur ciri-ciri produk untuk menentukan bahawa kehendak produk dipenuhi. Ini mestilah dijalankan diperingkat yang bersesuaian semasa proses merealisasi produk mengikut perancangan yang telah dibuat (7.1). Bukti kepatuhan terhadap kriteria yang diterima mestilah dipelihara. </li></ul><ul><li>Rekod-rekod mestilah menunjukkan mereka yang mempunyai bidangkuasa untuk melepaskan produk bagi penghantaran kepada pelanggan. (4.2.4) </li></ul>QC Passed <ul><li>Pelepasan produk dan pemberian perkhidmatan kepada pelanggan mestilah tidak dilakukan sehingga perancangan (7.1) telah dipenuhi , melainkan diluluskan oleh pihak yang relevan atau pelanggan. </li></ul>Monitor and Measurement Records Test Results Approved by: SBO
  131. 132. Pemantauan & Pengukuran Produk di SMT <ul><li>Guru : </li></ul><ul><ul><li>Laporan Penilaian Prestasi </li></ul></ul><ul><li>Pelajar </li></ul><ul><ul><li>Ujian </li></ul></ul><ul><ul><li>Peperiksaan </li></ul></ul>
  132. 133. 8.3 Kawalan Ketidakpatuhan Produk <ul><li>Kaedah kawalan ketidakpatuhan sama ada: </li></ul><ul><li>Dikerjakan semula bagi memenuhi spesifikasi </li></ul><ul><li>Diterima/digunakan dengan konsesi </li></ul><ul><li>Mengambil tindakan untuk menghalang kegunaan atau aplikasi yang asal. Digred semula atau dibuang </li></ul><ul><li>Mengambil tindakan yang bersesuaian terhadap kesan atau kesan yang mungkin berlaku akibat ketidakpatuhan tersebut apabila ketidakpatuhan produk dikesan selepas penghantaran atau selepas produk digunakan </li></ul>Rekod mengenai keadaan ketidakpatuhan dan mana-mana tindakan berikutnya yang diambil, termasuk konsesi yang diperolehi mestilah dipelihara (4.2.4) Produk yang tidak mematuhi kehendak, dikenalpasti dan dikawal daripada penggunaan atau penghantaran. Prosedur berdokumen hendaklah menyatakan kawalan dan tanggungjawab serta bidang kuasa yang berkenaan untuk menguruskan produk. Verifikasi semula ke atas produk yang dikerjakan semula bagi memastikan kepatuhan terhadap keperluan.
  133. 134. Kawalan Ketidakpatuhan Produk di SMT <ul><li>Tidak mencatat buku laporan Kehadiran murid dan disiplin murid </li></ul><ul><li>Tidak menyemak hasil kerja murid </li></ul><ul><li>Instrumen peniilaian prestasi guru oleh murid/laporan pencerapan </li></ul><ul><li>Tidak mengemaskini rekod pengesanan 100% sukatan pelajaran diajar setiap 2 bulan </li></ul><ul><li>Tiada jadual/guru ganti </li></ul><ul><li>Prestasi/keputusan peperiksaan pelajar </li></ul><ul><li>Kertas soalan peperiksaan tidak dilabel/bocor </li></ul><ul><li>Mesyuarat jawatankuasa panitia pelajaran tidak dilaksanakan </li></ul><ul><li>b) Pembekal </li></ul><ul><li>- Tidak mengikut spesifikasi </li></ul><ul><li>c) Pelajar </li></ul><ul><li>- Kehadiran </li></ul><ul><li>- Prestasi Pembelajaran </li></ul><ul><li>- </li></ul><ul><li>Peralatan Mengajar/BBM </li></ul><ul><li>- Tidak mencukupi/rosak/hilang </li></ul><ul><li>- Buku ryang dipinjam tidak dipulang mengikut tempoh </li></ul>
  134. 135. 8.4 Analisa Data Tentukan, kumpul dan analisa data bagi mempamerkan kesesuaian dan keberkesanan SKP serta menilai keberkesanan peningkatan berperingkat SPK dapat dilaksanakan. Termasuk data yang terhasil daripada pemantuan dan pengukuran. d) Pembekal (7.4) a) Kepuasan pelanggan (8.2.1) b) Kepatuhan produk (8.2.4) C) Prestasi Proses (8.2.3) Tindakan penambahbaikan Thing to do ----------- ------------ ----------- dan produk (8.2.4)
  135. 136. Analisa Data di SMT <ul><li>SMT perlu mengumpulkan data untuk membolehkan analisis dibuat ke atas prestasi sistem pengurusan kualiti dan proses pengajaran. Data boleh dikumpulkan daripada: </li></ul><ul><li>Semakan Pengurusan </li></ul><ul><li>Kompetensi Staf (akademik dan pengurusan) </li></ul><ul><li>Semakan keperluan produk </li></ul><ul><li>Reka bentuk dan pembangunan program pengajaran & latihan </li></ul><ul><li>Prestasi Lulusan </li></ul><ul><li>Penilaian pembekal </li></ul><ul><li>Hasil kaji selidik kepuasan pelanggan </li></ul><ul><li>Keputusan audit </li></ul><ul><li>Pemantauan dan pengukuran proses </li></ul><ul><li>Produk yang tidak menepati spesifikasi </li></ul>
  136. 137. 8.5 Penambahbaikan 8.5.1 Penambahbaikan Berterusan Organisasi mestilah secara berperingkat meningkatkan keberkesanan SPK melalui penggunaan polisi kualiti, objektif kualiti, hasil audit, analisis data, tindakan pembetulan dan pencegahan serta semakan pengurusan.
  137. 138. Penambahbaikan di SMT <ul><li>SMT perlu meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan proses-proses pengajaran dengan menggalakkan kakitangan mengenalpasti dan melaksanakan projek-projek peningkatan di dalam skop kerja masing-masing. </li></ul><ul><li>Kaedah-kaedah yang bersesuaian hendaklah digunakan dan sumber maklumat boleh diperolehi daripada: </li></ul><ul><li>Penilaian kefahaman polisi kualiti di kalangan kakitangan </li></ul><ul><li>Pencapaian objektif kualiti yang telah ditetapkan </li></ul><ul><li>Prestasi </li></ul><ul><li>Maklum balas daripada pelanggan dan lain-lain pihak yang </li></ul><ul><li>berkepentingan (ibu-bapa, industri, kerajaan, orang awam) </li></ul>
  138. 139. <ul><li>Organisasi mestilah mengambil tindakan untuk menghapuskan punca </li></ul><ul><li>ketidakpatuhan supaya ianya tidak berlaku lagi. Tindakan pembetulan </li></ul><ul><li>hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang berlaku. </li></ul><ul><li>Prosedur tindakan pembetulan hendaklah diwujudkan yang meliputi </li></ul><ul><li>keperluan berikut: </li></ul><ul><li>Menyemak ketidakpatuhan (termasuk aduan pelanggan), </li></ul><ul><li>Menentukan punca-punca ketidakpatuhan, </li></ul><ul><li>Menilai keperluan tindakan untuk memastikan ketidakpatuhan tidak </li></ul><ul><li>berulang semula. </li></ul><ul><li>d) Menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan. </li></ul><ul><li>e) Memelihara rekod keputusan hasil tindakan. </li></ul><ul><li>f) Menyemak keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil. </li></ul>8.5.2 Tindakan Pembetulan
  139. 140. <ul><li>Organisasi mestilah mengambil tindakan untuk menghapuskan punca- </li></ul><ul><li>punca ketidakpatuhan yang berpontensi supaya ianya tidak berlaku. </li></ul><ul><li>Tindakan pencegahan yang diambil hendaklah bersesuaian dengan kesan </li></ul><ul><li>ketidakpatuhan yang berpotensi berlaku. </li></ul><ul><li>Prosedur tindakan pencegahan hendaklah diwujudkan yang meliputi </li></ul><ul><li>keperluan berikut: </li></ul><ul><li>Menyemak ketidakpatuhan (termasuk aduan pelanggan), </li></ul><ul><li>Menentukan punca-punca ketidakpatuhan, </li></ul><ul><li>Menilai keperluan tindakan untuk memastikan ketidakpatuhan tidak </li></ul><ul><li>berulang semula. </li></ul><ul><li>d) Menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan. </li></ul><ul><li>e) Memelihara rekod keputusan hasil tindakan. </li></ul><ul><li>f) Menyemak keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil. </li></ul>8.5.2 Tindakan Pencegahan
  140. 142. SISTEM PENGURUSAN KUALITI SM TEKNIK JOHOR BAHRU 2010
  141. 143. OBJEKTIF TAKLIMAT <ul><li>Memahami Prinsip Asas Pelaksanaan SPK </li></ul><ul><li>Memahami keperluan dokumentasi dalam pelaksanaan (MK, PK, DS & Lampiran) </li></ul><ul><li>Mengenalpasti langkah-langkah di dalam pelaksanaan SPK </li></ul><ul><ul><li>Melantik Jawatankuasa Kualiti </li></ul></ul><ul><ul><li>Menentukan Senarai Tugas AJK </li></ul></ul><ul><ul><li>Menyediakan Pelan Tindakan Program SPK </li></ul></ul>
  142. 145. 1. TUMPUAN KEPADA PELANGGAN <ul><li>Kenalpasti pelanggan, </li></ul><ul><li>Kenalpasti kehendak pelanggan </li></ul><ul><li>Penuhi kehendak pelanggan dan </li></ul><ul><li>Berusaha melebihi jangkaan kehendak pelanggan. </li></ul>Nota: Borang Aduan Pelanggan & Maklum balas Pelanggan disediakan
  143. 146. 2. KEPIMPINAN <ul><li>Pihak Pengurusan Atasan hendaklah memberi komitmen untuk mewujudkan dan melaksanakan SPKS: </li></ul><ul><li>menentukan arah tuju dan objektif organisasi, </li></ul><ul><li>menilai semula SPKS, </li></ul><ul><li>mengukur pencapaian objektif organisasi, </li></ul><ul><li>menyediakan sumber yang sesuai dan </li></ul><ul><li>membuat penambahbaikan secara berterusan. </li></ul>
  144. 147. 3. PENGLIBATAN ANGGOTA ORGANISASI <ul><li>Anggota organisasi di semua peringkat (pentadbir, guru, staf) merupakan tunggak sesebuah organisasi </li></ul><ul><li>Penglibatan dan kompitensi mereka diperlukan sepenuhnya bagi menyumbang kepada peningkatan prestasi organisasi. </li></ul><ul><li>Memastikan semua anggota memahami VISI, MISI, OBJEKTIF KUALITI yang diwujudkan. </li></ul>
  145. 148. 4. PENDEKATAN PROSES <ul><li>Memastikan semua input , proses yang terlibat dalam penyampaian perkhidmatan dan output proses dikenalpasti. </li></ul><ul><li>Hasil yang dihasratkan akan dapat dicapai dengan lebih cekap apabila aktiviti dan sumber yang terlibat diuruskan mengikut pendekatan proses. </li></ul><ul><li>Nota: </li></ul><ul><li>Semua prosedur diwujudkan </li></ul>
  146. 149. 5. PENDEKATAN SISTEM <ul><li>Pendekatan sistem bermakna semua proses yang ada hubungkait dikenalpasti dan diuruskan dengan baik supaya objektif organisasi dapat dicapai dengan lebih cekap dan berkesan. </li></ul><ul><ul><li>Memastikan organisasi memahami fungsi-fungsi yang terlibat: Akademik, HEM, Kokurikulum, Pentadbiran. </li></ul></ul>
  147. 150. 6. PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN <ul><li>Memastikan proses pelaksanaan SPKS sentiasa disemak dan dinilai untuk merangka kaedah penambahbaikan yang terancang dan berterusan bagi memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan. </li></ul><ul><li>Nota: </li></ul><ul><li>Kajian Semula Pengurusan </li></ul><ul><li>Mesyuarat Pengurusan Berjadual </li></ul><ul><li>Pencerapan & Semakan </li></ul>
  148. 151. 7. MEMBUAT KEPUTUSAN BERASASKAN FAKTA <ul><li>Memastikan segala tindakan dan keputusan yang hendak dilakukan berdasarkan kepada DATA dan MAKLUMAT yang tepat supaya keputusan-keputusan dapat dibuat dengan lebih berkesan. </li></ul><ul><li>Nota: </li></ul><ul><li>Analisis Peperiksaan/Ujian, </li></ul><ul><li>Analisis Pembekal, Analisis Objektif Kualiti </li></ul>
  149. 152. 8. HUBUNGAN DENGAN PEMBEKAL <ul><li>Organisasi dan pembekalnya hendaklah saling bergantung antara satu sama lain. </li></ul><ul><li>Hubungan komunikasi yang baik akan membawa faedah dan meningkatkan prestasi kedua-dua pihak. </li></ul><ul><li>SPKS bergantung kepada bahan dan perkhidmatan yang diperolehi daripada pembekal. </li></ul>
  150. 154. HIRARKI DOKUMENTASI <ul><li>Dasar & Obj. Kualiti </li></ul><ul><li>SPK ikut Standard MS ISO 9001:2008 </li></ul>Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan SPK SMTV Dokumen yg menyokong pelaksanaan SPK spt Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan & Garis Panduan Bukti Pematuhan SPK yang diamalkan
  151. 155. DOKUMEN TERKAWAL <ul><li>Ia merupakan dokumen yang mengandungi: </li></ul><ul><ul><li>Manual Kualiti (MK) </li></ul></ul><ul><ul><li>Prosedur Kualiti (PK) </li></ul></ul><ul><ul><li>Dokumen Sokongan (DS) </li></ul></ul><ul><ul><li>Rekod Kualiti </li></ul></ul><ul><li>Prosedur Kawalan Dokumen diwujudkan supaya hanya dokumen yang TERKINI sahaja yang digunakan. </li></ul><ul><li>Mengelakkan penggunaan dokumen usang. </li></ul>
  152. 156. MANUAL KUALITI (MK) <ul><li>MK merupakan dokumen utama TERKAWAL yang menjelaskan : </li></ul><ul><ul><li>Maklumat Asas Sekolah: Latar belakang, Fungsi, Visi, Misi, Dasar Kualiti, Objektif Kualiti, Struktur Organisasi, Pelanggan & Piaggam Pelanggan </li></ul></ul><ul><ul><li>Strategi Pelaksanaan SPK Pengajaran & Pembelajaran SMTV </li></ul></ul><ul><ul><li>Dasar & Prinsip Asas SPK SMTV keseluruhan </li></ul></ul>
  153. 157. PROSEDUR KUALITI (PK) <ul><li>Ia mengandungi </li></ul><ul><ul><li>18 prosedur </li></ul></ul><ul><ul><li>Borang-borang berkaitan prosedur </li></ul></ul>
  154. 158. PROSEDUR KUALITI
  155. 159. PROSEDUR KUALITI
  156. 160. PROSEDUR KUALITI
  157. 161. DOKUMEN SOKONGAN <ul><li>Ia merupakan dokumen rujukan untuk melaksanakan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan spt: </li></ul><ul><li>Akta </li></ul><ul><li>Pekeliling Ikhtisas </li></ul><ul><li>Arahan Perkhidmatan, </li></ul><ul><li>Arahan Perbendaharaan </li></ul><ul><li>Buku Panduan </li></ul>
  158. 162. REKOD KUALITI <ul><li>Bahan bukti bahawa SPK telah dilaksanakan mengikut prosedur yang ditetapkan </li></ul><ul><li>PK 02: Kawalan Rekod diwujudkan untuk memastikan semua rekod / dokumen disenggara dengan baik dan berkesan </li></ul><ul><li>Kawalan Rekod adalah mengikut Surat Pekeliling yang sedang berkuatkuasa semasa. </li></ul>
  159. 164. Pengarah Wakil Pengurusan Pengurus Kualiti BPTV Semua Timb Pengarah Pengerusi Zon KPP Kanan JK Pasukan Petugas Kualiti
  160. 165. Pengarah BPTV Penasihat Timbalan Pengarah PAPTV Pengerusi KPP PKPTV Penyelaras Ahli Jawatan Kuasa
  161. 166. Pengetua TN HJ HAMSI BIN JAMHARI Penolong Kanan PN PHANG GEOK CHIN GKMP SAINS MATEMATIK NORAINI BIN SIIS Ahli Jawatan Kuasa PASUKAN JAMINAN KUALITI SMTJB
  162. 168. PASUKAN JAMINAN KUALITI SMTJB Bidang Tugas Jawatan Tanggungjawab Penasihat Timbalan Pengarah BPTV Wakil BPTV Pengerusi Pengetua Pengurus Sekolah Penyelaras Penolong Kanan Wakil Pengurusan Setiausaha PK/GK/KP/Guru Pengurus Kualiti Audit Dalam PK/GK/KP/Guru Ketua Audit Dalam Sekolah AJK GPK/KP/Guru/KPT Pengurus Dokumen Pengurus Rekod Pengurus Aduan Pengurus Latihan Pengurus Kewangan & Perolehan Pengurus Keceriaan, Keselamatan & Komunikasi
  163. 169. JAWATANKUASA BIDANG TUGAS Pengurus Sekolah Tn Hj Hamsi bin Jamhari <ul><li>Memberi komitmen yang tinggi untuk melaksanakan SPK SMTV </li></ul><ul><li>Mempengerusikan Mesy Kajian Semula Pengurusan Sekolah </li></ul><ul><li>Menyediakan sumber yang mencukupi untuk pelaksanaan SPK SMTV </li></ul><ul><li>Melaporkan status pelaksanaan SPK SMTV kepada Pengarag BPTV </li></ul>Wakil Pengurusan Pn Phang Geok Chin <ul><li>Merancang dan melaksanakan SPK SMTJB </li></ul><ul><li>Merancang dan melaksanakan Audit Dalam peringkat SMTJB </li></ul><ul><li>Mengambil tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan semua proses berkaitan SPK SMTJB </li></ul>
  164. 170. <ul><li>Menyelaras & melaksanakan tindakan penambahbaikan berterusan </li></ul><ul><li>Menyelaras Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan </li></ul><ul><li>Menyelaras laporan status pelaksanaan SPK </li></ul><ul><li>Menyelaras Tindakan Pembetulan dan Pencegahan </li></ul>JAWATANKUASA BIDANG TUGAS Pengurus Kualiti Sekolah En Noraini bin Siis <ul><li>Menjadi urus setia bagi semua urusan SPK SMTJB </li></ul><ul><li>Melaksanakan SPK seperti yang diarahkan WPS </li></ul><ul><li>Menyelaras dan menyenggara semua Dokumen Kualiti pelaksanaan SPK </li></ul><ul><li>Membantu pelaksanaan Audit Dalam dan Audit Pihak Ketiga (SIRIM) </li></ul><ul><li>Menyelaras pelaksanaan Kajian Semula Pengurusan </li></ul>
  165. 171. JAWATANKUASA BIDANG TUGAS Ketua Audit Dalam Sekolah Pn Hjh Sazaliah bte Othman <ul><li>Merancang, menyelaras dan melaksanakan Audit Dalam </li></ul><ul><li>Menyediakan laporan Audit Dalam Sekolah dan Audit SIRIM untuk tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan. </li></ul><ul><li>Melaksana Audit Susulan </li></ul><ul><li>Merancang dan menyelaraskan pelaksanaan Audit Dalam </li></ul>JAWATANKUASA BIDANG TUGAS Pengurus Kawalan Dokumen Cik Rosnani bte Mohd Dahiran <ul><li>Membantu menyenggarakan semua dokumen kualiti yang dibangunkan </li></ul><ul><li>Mengemaskini, mengedar dan melupuskan semua dokumen kualiti </li></ul><ul><li>Menyelaras dan menyenggara pindaan dokumen untuk penambahbaikan </li></ul><ul><li>Menyimpan semua jenis dokumen kualiti untuk tujuan rujukan dan perekodan </li></ul>
  166. 172. JAWATANKUASA BIDANG TUGAS Pengurus Kawalan Rekod Pn Hjh Saluah bte Ahmad <ul><li>Menyelaras dan menyenggara pengurusan rekod kualiti SPK SMTJB </li></ul><ul><li>Menyelaras pengurusan fail dan penyimpanan semua rekod kualiti SPK SMTJB. </li></ul><ul><li>Merancang, menyelaras dan memantau pelaksanaan sistem pengurusan fail dan rekod SMTJB </li></ul><ul><li>Menyelaras pengurusan 5S (selain bengkel) </li></ul>JAWATANKUASA BIDANG TUGAS Pengurus Latihan Pn Siti Norzah bte Mat Daris <ul><li>Menyediakan matriks kompentasi, mengedar dan menganalisis keperluan latihan sekolah </li></ul><ul><li>Merancang program latihan tahunan sekolah berasaskan analisis matrik kompentasi </li></ul><ul><li>Melaksana dan memantau program latihan sekolah </li></ul><ul><li>Menyediakan laporan keberkesanan latihan dan cadangan penambahbaikan pengurusan latihan dan pembangunan staf </li></ul>
  167. 173. JAWATANKUASA BIDANG TUGAS Pengurus Aduan & Maklum Balas Pelanggan Pn Nuridiamiyanti bte Samiron <ul><li>Merancang, menyelaras dan melaksanakan pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan </li></ul><ul><li>Menyelaras dan melaksanakan siasatan aduan sekolah </li></ul><ul><li>Menganalisa dapatan maklum balas aduan sekolah </li></ul><ul><li>Membentangkan laporan analisis aduan dan maklum balas pelanggan sekolah dalam mesyuarat pengurusan / kajian semula pengurusan </li></ul>JAWATANKUASA BIDANG TUGAS Pengurus Perolehan & Penyelenggaraan PTK <ul><li>Menyelaras dan menyediakan analisis pembekal (perolehan, perkhidmatan dan penyenggaraan) </li></ul><ul><li>Menyelaras pelaksanaan prosedur kualiti perolehan dan penyelenggaraan </li></ul><ul><li>Membuat alporan dan mencadangkan penambahbaikan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan </li></ul><ul><li>Memantau pengurusan perolehan dan penyelenggaraan sekolah </li></ul>
  168. 174. JAWATANKUASA BIDANG TUGAS Pengurus Tugas-tugas Khas Pn Hjh Sazaliah bte Othman <ul><li>Membantu tugas-tugas yang diarah oleh WPS dan Pengurus Kualiti dari semasa ke semasa </li></ul><ul><li>Menyelaras semua tugas-tugas khas yang ditetapkan dari semasa ke semasa </li></ul><ul><li>Melaporkan status pelaksanaan program dan aktiviti bagi semua tugasan yang diberi </li></ul><ul><li>Infrastruktur – merancang, menyelaras, memantau dan memastikan semua urusan pembangunan infrastruktur sekolah disediakan dan memenuhi spesifikasi mengikut keperluan yang telah ditetapkan. </li></ul>sambungan Pengurus Perolehan & Penyelenggaraan PTK <ul><li>Mendapat laporan status pengurusan perolehan danpenyelenggaraan sekolah </li></ul><ul><li>Menjadi urusetia Mesyuarat Kewangan Sekolah </li></ul>
  169. 175. sambungan Pengurus Tugas-tugas Khas Pn Hjh Sazaliah bte Othman <ul><li>Persekitaran Kerja – Merancang, menyelaras, memantau dan memastikan kerja sekolah kondusif untuk melaksanakan proses penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan mengikut keperluan yang telah ditetapkan </li></ul><ul><li>Imej Korporat – Merancang, menyelaras, memantau dan memastikan imej sekolah dibangunkan mengikut keperluan yang telah ditetapkan </li></ul><ul><li>Komunikasi – Merancang, menyelaras dan memastikan sistem komunikasi dalaman dan komunikasi kepada pelanggan disediakan mengikut keperluan yang telah ditetapkan </li></ul>
  170. 176. SENARAI TUGAS UMUM <ul><li>Pastikan semua anggota memahami SPK yang telah dibangunkan berdasarkan standarad MS ISO 9001:2008 </li></ul><ul><li>Merancang dan melaksanakan latihan pembangunan staf – pendedahan kepada MS ISO, SPK dan semua program dan aktiviti peningkatan profesionalisme perguruan </li></ul><ul><li>Memastikan semua anggota memberi komitmen yang tinggi untuk melaksanakan SPK berasaskan prosedur yang telah diluluskan </li></ul><ul><li>Memastikan program Audit Dalaman dilaksanakan, membuat tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan berterusan. </li></ul>
  171. 177. Sambungan <ul><li>Memastikan semua kehendak dan keperluan pelanggan disediakan </li></ul><ul><li>Menyediakan pelan tindakan pelaksanaan SPK sekolah berdasarkan portfolio masing-masing </li></ul><ul><li>Menyediakan laporan status pelaksanaan SPK sekolah untuk dibentang dlm Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan diperingkat BPTV </li></ul><ul><li>Menyelaras dan memantau tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan </li></ul><ul><li>Menyelaras dan menyenggara semua dokumen terkawal </li></ul>
  172. 178. MULA Sedia/Semak Prosedur Kualiti SPKS (MK, PK) – Kelulusan Laksana SPKS dan Perkembangan Staf (Latihan Dalaman: Audit Dalam) Audit Dalam Patuh kepada prosedur? Pembetulan / Pencegahan Kajian Semula Pengurusan (Analisis Obj Q, Audit, M.Balas Pelanggan, Pembekal) Laksana Penambahbaikan SPKS / Prosedur Kualiti Kelulusan SPKS yang terkini & Pelaksanaan secara menyeluruh Tidak Ya Proses Pelaksanaan & Penambahbaikan secara berterusan Taklimat Kesedaran SPK kepada semua warga sekolah; Guru & Staf Bentuk Pasukan Jaminan Kualiti Sekolah Semak Prosedur Kualiti SPK (MK, PK) – Kelulusan Laksana SPK dan Perkembangan Staf (Latihan Dalaman: Audit Dalam) Audit Dalam Patuh kepada prosedur? Kajian Semula Pengurusan (Analisis Obj Q, Audit, M.Balas Pelanggan, Pembekal) Laksana Penambahbaikan SPK / Prosedur Kualiti Kelulusan SPK yang terkini & Pelaksanaan secara menyeluruh
  173. 179. <ul><li>Kejayaan menunggu anda, </li></ul><ul><li>Jika ada usaha untuk berjaya. </li></ul><ul><li>Kegagalan sedia menanti, </li></ul><ul><li>Jika banyak alasan dicari </li></ul><ul><li>Sekian, Terima Kasih </li></ul>

×