DIAGNÓSTICO ALCALDÍA DE SAN GIL

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DIAGNÓSTICO ALCALDÍA DE SAN GIL

  1. 1. DIAGNOSTICAR EL MANEJO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS SAN GIL “BRINDAR ASESORÍA EN LA IMPLEMENTACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LAGESTIÓN DOCUMENTAL DIRIGIDA A EMPRESAS ASOCIADAS EN GREMIOS DEL MUNICIPIO DE SAN GIL” GRUPO TECNOLOGÍA GESTIÓN DOCUMENTAL SENA CENTRO AGROTURISTICO TECNOLOGIA: GESTIÓN DOCUMENTALCOMPETENCIA: ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES SAN GIL 2011 1
  2. 2. DIAGNOSTICAR EL MANEJO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS SAN GIL “BRINDAR ASESORÍA EN LA IMPLEMENTACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LAGESTIÓN DOCUMENTAL DIRIGIDA A EMPRESAS ASOCIADAS EN GREMIOS DEL MUNICIPIO DE SAN GIL” GRUPO TECNOLOGÍA GESTIÓN DOCUMENTAL Martha Janeth Dulcey Parra Instructora SENA CENTRO AGROTURISTICO TECNOLOGIA: GESTIÓN DOCUMENTALCOMPETENCIA: ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES SAN GIL 2011 2
  3. 3. TABLA DE CONTENIDO Pág.1. GLOSARIO………………………………………………………………...……….....62. INTRODUCCIÓN………………..……………………………………..…………....123. ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN GIL……..……………………………………...143.1 Misión………………..……………………………………………………………..143.2 Visión..…………………………………………………………………………….…153.3 Objetico……………………………………………………………...……………....154. OFICINA JURIDICA (101)...………………………………………...………………164.1. Marco Teórico……………………………………………………………………..164.2 Dependencias……………………………………………………….……………..164.3 Diagnostico……………………………………...………………………...………..194.4 Observaciones…………………………..………………………………..………..195. OFICINA CONTROL INTERNO (102)……………………………………………..205.1 Descripción de funciones especiales………………..………………….……..205.2 Contribuciones individuales………………………….………...……………….225.3 Conocimientos básicos y esenciales…..…………………...…………………235.4 Requisitos de estudio y experiencia………………………...…………………235.5 Competencias comunes...……………………………………....……………..…235.6 Competencias comporta mentales por nivel jerárquico…...…….………...266. OFICINA CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO………………...………….….296.1 Introducción.…………………………………........…………………………........29 3
  4. 4. 6.2 Misión guía procesos disciplinarios…………………………………..............306.3 Visión guía procesos disciplinarios………...………………………………….306.4 Objetivo……………………………………………………………………………...306.5 Significado control interno disciplinario……...……………….………………306.6 Régimen disciplinario de los servidores públicos...………..……………....306.7 Documentos que se manejan en la dependencia……………………………316.8 Manual de funciones……………………...……………………………………….326.9 Macro proceso disciplinario……………………………………………………..337. SECRETARIA PRIVADA (103)……………….....………………………………….348. CENTRO DE CONVIVENCIA Y CULTURA (104)………………………………..358.1 Biblioteca centro de convivencia…...…………………….……………....…....358.2 Personería…..……………….……………………………………………..……….378.3 Comisaría de familia……………………………………………………..……..…408.4 Inspección de policía San Gil………………………………………..………..…418.5 Sisben…………………………………………………………………..…………....459. SECRETARIA DE HACIENDA Y DEL TESORO (120)…………….……………489.1 Marco constitucional……………………………………………….……………..499.2 Rentas………………………………………………………………….…………….589.3 Procedimientos…………………………………………………………………….639.4 Presupuesto………………..……………………………………………………….679.5 Tesorería…………………………………………………………………………….709.6 Contabilidad……………………………...…………………………………………719.7 Pagaduría…………………………………………………………………...............7310. SECRETARIA DE PLANEACIÓN (130)…………………………………………91 4
  5. 5. 11. SALUD LOCAL (140)……………………………………………………………10211.1 Estadística………………………………………………………………………10411.2 Salud pública…………………………………………………...………………10411.3 Salud local……………………………………………………...……………….10612. SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE (150)…...………………...10812.1 Ministerio de justicia………………………………………..…………………10812.2 Matrícula……………………………………………………...………………….10912.3 Jurídica……………………………………………………..……………………11012.4 Licencia de conducción………………………………...…………………….11112.5 Archivo…………………………………………………...………………………11213. SECRETARIA DE EDUCACIÓN (160)………………..………………………..11413.1 Manual de funciones……………………………….………………………….11414. SECRETARIA DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL (170)….….11815. OFICINA DE PERSONAL…………………………………………………..…...12515.1 Funciones oficina personal…………………………………………………..128 5
  6. 6. 1. GLOSARIOAcción de tutela: Es un mecanismo creado por la Constitución de Colombia de1991 , inspirado en recursos similares que existen en otros mecanismos de similarfinalidad como el Recurso de Amparo que busca proteger los Derechosfundamentales de los individuos al no haber otro recurso para hacerlos cumplir oen el caso de que exista peligro inminente. Por ejemplo una Acción de Tutela paraque le sean suministrados medicamentos a un niño que de no recibirlos moriría.Acción popular: Es un proceso constitucional que tiene como finalidad que lasnormas jurídicas de jerarquía inferior a la ley (por ejemplo, un decreto supremoque reglamenta una ley) no contravengan a la Constitución o a la ley. Se presentaa la Sala competente de la Corte Superior del Poder Judicial y ésta, en susentencia, declara si la norma que ha sido impugnada contradice o no laConstitución o a la ley. Si la Sala comprueba que, efectivamente, la normaimpugnada infringe alguna de aquéllas, la declara inconstitucional o, en su caso,ilegal y, por consiguiente, esa norma pierde efecto desde el día siguiente a lapublicación de la sentencia, lo que equivale a decir que, a partir de ese momento,deja de existir en el ordenamiento jurídico.Acta de liquidación: Es aquella que nos indica si el contrato fue aprobado ycertificado por la dependencia que realizo el contrato ya sea de obra o suministro.Actas: Las actas institucionales son documentos que contienen una relaciónescrita y detallada de lo discutido y acordado en las diferentes sesiones de losórganos de gobierno de la Universidad. Es por ello, que en las mismas podránencontrarse las decisiones y las políticas de estos órganos, entre ellos el ConsejoAcadémico, el Comité de Asuntos Estudiantiles, los Consejos de Facultad y los deDepartamento. Para el caso del Consejo Académico y del Comité Ejecutivo dichasdecisiones serán a su vez consagradas en los acuerdos, Las actas también sirvende apoyo para comprender las motivaciones de los consejos o comités almomento de fijar una política, tomar una decisión o aprobar un programa oreglamento y para construir la memoria institucional.Activos: son aquellos que en la actualidad están realizando compras o que lohicieron dentro de un periodo corto de tiempo.Acto administrativo: Es de suma importancia en el Derecho público, dado que elreconocimiento de un acto como administrativo implica someterlo a un régimenespecial que lo diferencia de otras manifestaciones estatales. 6
  7. 7. Al momento de liquidar el Contrato de trabajo, se deben liquidar las respectivasPrestaciones sociales, al igual que pagar todos conceptos relacionados con losAportes Parafiscales y de Seguridad social.Aportes de seguridad social: se refiere principalmente a un campo de bienestarsocial relacionado con la protección social o la cobertura de las necesidadessocialmente reconocidas, como la pobreza, la vejez, las discapacidades,el desempleo, las familias con niños y otras.Aportes parafiscales: Toda empresa o unidad productiva que tenga trabajadoresvinculados mediante Contrato de trabajo debe hacer un aporte equivalente al 9%de su Nómina por concepto de los llamados aportes parafiscales, los cuales sedistribuirán de la siguiente forma: 4% para el subsidio familiar (Cajas deCompensación Familiar), 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar(ICBF) y 2% para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).Bonos: es una de las formas de materializarse los títulos de deuda, de renta fija ovariable. Pueden ser emitidos por una institución pública, un Estado, un gobiernoregional, un municipio o por una institución privada, empresa industrial, comercialo de servicios.C.D.P: Es el documento que nos da la certeza de que existe un recurso disponiblepara la contratación o el gasto a ejecutar.Cedula: Documento oficial que sirve para identificar a la persona. Es elequivalente al Documento Nacional de IdentidadCertificado contraloría: más conocido como el certificado de antecedentesfiscales. Con este documento lo que se logra es que las empresas tengan unmayor control y seguridad sobre las personas que trabajan en la empresa onegocio. De igual manera las personas no tienen problema alguno para solicitarlo.Certificado de Idoneidad: Es el documento que certifica la resolución dictada porla Secretaría Autonómica de Acción Social, Menor y Familia, a través del cual sedeclaran idóneos o no idóneos a los solicitantes para la adopción nacional, laadopción internacional o el acogimiento familiar.Certificado Judicial: es aquel documento que nos dice si tenemos actos penalesen el país. 7
  8. 8. Certificado judicial: es un documento expedido por el DepartamentoAdministrativo de Seguridad - DAS, en el cual se certifica la situación judicial de unciudadano frente a la justicia y autoridades Colombianas. Estipula si el titular notiene asuntos pendientes con las autoridades judiciales y de policía o si es o nosolicitado por las mismas autoridades.Certificado procuraduría: que es imprescindible para firmar contratos conentidades públicas o asumir un cargo estatal, puede obtenerse sin costo y sinrealizar ningún engorroso trámite en las oficinas del Ministerio Público.Cesantías parciales: Las cesantías de los trabajadores deben ser consignadas alfondo de cesantías antes del 15 de febrero del año siguiente al que se causen. Entodo caso, las cesantías deben ser consignadas por la empresa en el fondo decesantías; en ningún momento puede pagárselas directamente al trabajador.Col fondos: a Pensión Obligatoria es la recompensa al trabajo de toda una vida.Para su tranquilidad, usted debe contar con una Pensión Obligatoria, que es unplan de ahorro obligatorio que representa la garantía económica para su futuro.Con motivo del enorme aumento de solicitudes de este documento a comienzosde año, la Procuraduría General de la Nación recordó que este certificado de losantecedentes disciplinarios se expide de forma gratuita.Consorcio: Es una asociación económica en la que una serie de empresasbuscan desarrollar una actividad conjunta mediante la creación de una nuevasociedad. Generalmente se da cuando en un mercado con barreras de entradavarias empresas deciden formar una única entidad con el fin de elevar su podermonopolista.Contraloría: es la encargada de vigilar los estados financieros de la empresa através de auditorías. Si es en una institución, se encarga además de vigilar el buendesempeño de los servidores públicos.Convenio: es un acuerdo de voluntades y puede referirse a:Correspondencia: Conjunto de cartas y paquetes que se transportan, envían,entregan o reciben. 8
  9. 9. Cuotas: Cada uno de los pagos periódicos que se realizan para la devolucióndel préstamo hipotecario. Se trata de la cuantía a pagar (generalmente mensuales,trimestrales o semestrales), la cual engloba el capital más los interesesDerechos de petición: El derecho de petición es el que toda persona tiene parapresentar solicitudes ante las autoridades o ante ciertos particulares y obtener deellos una pronta solución sobre lo solicitado.Estampillas: es un comprobante del pago previo de los envíos efectuados porcorreo en forma de etiqueta, generalmente engomada, o directamente impreso.Finalización el tiempo pactado en el caso de los contratos de trabajo a término fijo.Historia laboral: La historia laboral es definida como "el detalle ordenado detodas las actividades comprendidas en el Banco de Previsión Social, desarrolladaspor cada trabajador (patrono o dependiente), incluyendo entre otros, los datos delas empresas para las que actuaron, el tipo de relación laboral, la calidad de losservicios prestados y las remuneraciones imputables percibidas".Hoja de vida: La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de sucapacitación profesional y de su experiencia laboral. De su correcta elaboración ypresentación, dependerá el éxito en su búsqueda de empleo. El objetivo principalde la misma será presentar a su potencial empleador información sobre ustedmismo, que posibilite una entrevista posterior.Inactivos: aquellos que realizaron su última compra hace bastante tiempo atrás,por tanto, se puede deducir que se pasaron a la competencia,Informativos: es aquel en el cual el emisor (escritor) da a conocer hechos ocircunstancias reales al receptor (lector). Los textos informativos son narracionesque informan acerca de hechos actuales en forma objetiva.Informe periódico: El informe periódico de operaciones es aquel que recopila enforma clara y precisa las transacciones realizadas cada día en una empresa.Licitaciones: es el procedimiento administrativo para la adquisición desuministros, realización de servicios o ejecución de obras que celebren los entes,organismos y entidades que forman parte del Sector Público.Liquidación: Un Contrato de trabajo se liquida en los siguientes casos: 9
  10. 10. Nomina: La preparación de cheques de nómina constituye una funcióngeneralmente separada del mantenimiento de los registros que muestranel salario, cargo, tiempo de trabajo, deducciones y devengados, adiciones denómina y demás datos relacionados con el personal.Pensiones: (o seguro o subsidio), en relación con el seguro social o ala seguridad social, es un pago, temporal o de por vida, que recibe una personacuando se encuentra en una situación, establecida por ley en cada país, que lahace acreedora de hecho de una cantidad económica, ya sea de los sistemaspúblicos de previsión nacionales o de entidades privadas.Pólizas: es el documento donde se constatan las condiciones del seguro y elcontrato correspondiente, más específicamente es el nombre que recibe eldocumento donde se plasma el contrato de seguro en el que se detallan lasobligaciones y los derechos de la compañía aseguradora como del asegurado, enla cual se describen el bien o persona a asegurar y donde se fijan las garantías eindemnizaciones en caso de un siniestro.Procuraduría: encargada de investigar las actividades de todos los funcionariosque sean acusados de no cumplir con su deber, de atentar contra los derechos delos ciudadanos o de cometer delitos.Recursos de apelación: es un recurso ordinario por el que unas actuacionesjudiciales se remiten a un órgano superior con la posibilidad de practicar nuevaspruebas para que revoque la resolución dictada por otro inferior. En otra palabraes el hecho de refutar intentar cambiar una decisión anteriormente tomada por otrojuez.Recursos de reposición: está previsto tanto en la tramitación judicial comocontra una resolución administrativa. En ambos casos se presenta ante la mismaautoridad que dicto el auto (si se trata de un proceso judicial) o el actoadministrativo; si el recurso se resuelve positivamente se dicta un nuevo auto, o se"repone" el acto administrativo mediante una nueva resolución. Retiro deltrabajador por jubilación.Riesgos laborales: se construye en un medio ambiente de trabajo adecuado, concondiciones de trabajo justas, donde los trabajadores y trabajadoras puedandesarrollar una actividad con dignidad y donde sea posible su participación para lamejora de las condiciones de salud y seguridad. 10
  11. 11. Salarios: (también llamado sueldo, soldada o estipendio) es el pago que recibe deforma periódica un trabajador de mano de su empleador a cambio de ciertaactividad productiva. El empleado recibe un salario a cambio de poner su trabajo adisposición del jefe, siendo éstas las obligaciones principales de su relacióncontractual.SUIC: El Sistema Único de Información Conjunta, establecido por el Ministerio deTransporte mediante resolución 7909 de 2001, es una medida de seguridad quebusca evitar que reciban gas automotores convertidos a gas, que no hayanpasado por la revisión anual obligatoria de las condiciones de la instalación degas. Este control lo ejercen les estaciones de gas directamente, a través de lalectura de dispositivos electrónicos instalados en los vehículos y su confrontacióncon la información de la base de datos central.  Un Contrato.  Un Convenio colectivo de trabajo.  Un Convenio colectivo.  Un Convenio entre el deudor y sus acreedores para evitar o alzar una quiebra.  Un Convenio es un lugar donde políticos se encuentran para realizar un debate.  Un Tratado internacional.  Una Convención. 11
  12. 12. 2. INTRODUCCIÓNSegún la normatividad pública referente al modelo estándar de control interno,MECI, el Sistema se formuló para que las entidades gubernamentalesobligadas, puedan mejorar su desempeño institucional, mediante elfortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar acabo las Oficinas de Control Interno. El documento se generó tomando comobase el artículo 1° de la Ley 87 de 1993, integrado por una serie desubsistemas, componentes y elementos de control, cuyo fin es orientar hacia elcumplimiento de los objetivos y la contribución de estos a las fines esencialesdel estado encaminado a dirigir el desempeño institucional, en términos decalidad y satisfacción social a cargo de las entidades.El modelo estándar de control interno MECI especifica el modelo de gestión dela alcaldía del municipio de San Gil, estructurado e implementado en laAlcaldía para facilitar el desarrollo de los procesos y sus interacciones,contempla la estructura y alcance del Sistema Integrado de Gestión; lasexclusiones, la caracterización de los Proceso del Sistema; a través de loscuales se expresa el compromiso de la Entidad para implementar los principiosbásicos de la norma, indicando claramente para cada uno de ellos, suObjetivo,. Responsabilidad y Relación con las Normas NTC GP 1000:2004 yMECI 1000:2005, además de la interacción entre ellos bajo el principio delenfoque sistemático.Cada una de las dependencias que conforman la Alcaldía de San Gil, comoson: Personería municipal, Concejo municipal, Despacho del Alcalde, OficinaJurídica, Secretaria Privada, Centro de Convivencia, Almacén General,Secretaria local de Salud, Secretaria de Transito y Transporte, Secretaria deEducación, Secretaria de Agricultura, Secretaria de Planeación, Secretaria de 12
  13. 13. Hacienda y Tesoro, Secretaria General de Gobierno y en conjunto con laoficina de Control Interno se desempeñan siguiendo el Modelo Estándar deControl Interno MECI, y las pautas que se señala el Manual deProcedimientos, de acuerdo a sus debidas funciones y requerimientos.Es compromiso de los funcionarios de la Alcaldía velar por poner en prácticadurante el desarrollo del diario accionar de los Valores Institucionales, con el finde que el producto del trabajo lleve implícito el sello de la Transparencia, laParticipación y la Integridad, al CODIGO DE ETICA Y CODIGO DE BUENGOBIERNO.Su avance en calidad normativa a facilitado adecuadamente la manipulaciónde la Gestión Documental en la entidad, mediante la adopción de tablas deretención documental, TRD, los cuales se rigen de acuerdo a la ley general dearchivo 594 del 2000. 13
  14. 14. 3. ALCALDIA MUNICIPAL SAN GIL Alcaldia Municipal Control Interno Oficina Juridica Secretaria Secretaria de Secretaría de Secretaria de Secretaria de Secretaria de Secretaria de General y de Transito y Salud Hacienda Planeación Educación Agricultura Gobierno Transporte Inspección de Instituto de PoliciaInstituto Deportesde Cultura Comisaria dey Turismo Familia Archivo general 3.1 MisiónLa alcaldía de San Gil, es una entidad de derecho público, que tiene como misiónasegurar el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de sushabitantes. La alcaldía administra bajo los principios de equidad, moralidad,eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, para mejorar:  La atención al ciudadano  La prestación de servicios públicos que son de su competencia, o en la regulación, control y vigilancia de dichos servicios.  En el cumplimiento de ejecución del plan de desarrollo municipal  En el establecimiento de mecanismos que propicien la participación y concertación ciudadana.  El recuperara la confiabilidad de inversionistas públicos y privados para que se generen empresas y empleos.  El fortalecimiento de los valores del trabajo, ética, identidad cultural y ecología.  En el resultado del clima laboral de mutuo respeto y desarrollo integral. 14
  15. 15. 3.2 VisiónLa alcaldía municipal de San Gil será una entidad territorial de categoría nacional,vanguardia en su género del desarrollo económico, social, cultural y turístico en eloriente colombiano, para lograr una verdadera transformación de la empresapública que enorgullezca a cada uno de los sangileños. Cumplir con esta misióndel futuro en una meta de todos para el año 2020. 3.3 Objetivos  Mejorar la calidad de vida de los sangileños, administrando efectivamente y con trasparencia los recursos municipales, los cuales serán ejecutados con énfasis en obtener un mayor bienestar social para la población más vulnerable de los niveles 1 y 2, ejecutando los recursos de inversión direccionados a los programas prioritarios de salud, educación, vivienda, agua potable, saneamiento básico, vías, etc.  Mejorar la productividad y competitividad municipal, garantizando legalidad, seguridad ciudadana y apoyo dirigido al turismo, comercio,, artesanos, Mypimes y Micropymes  Apoyo integral de la administración con la participación y desarrollo comunitaria para que la comunidad pueda hacer seguimiento eficaz a cada peso que se invierta en el cuatrienio. 15
  16. 16. 4. OFICINA JURIDICA (101)4.1 MARCO TEÓRICOEl municipio de San Gil fue creado el 30 de septiembre de 1887 con él se vio lanecesidad de crear una alcaldía para satisfacer las necesidades de la comunidadcreando así la Oficina Jurídica la cual en ese entonces y hoy en día cumple lafunción de Asesorar al departamento, el municipio y a las demás dependencias delorganismo, en la aplicación e interpretación de las normas constitucionales,legales y asuntos jurídicos, entre otros.Se encuentra ubicado en el tercer rango del organigrama.Este organismo esta divido en:4.2 DEPENDENCIAS a. Encargada: Ana Milena ZafraFunciones:  Se encarga de sistematizar la información de cada contrato, los cuales ya se han ejecutado en años anteriores.  Utiliza tablas de retención documental, las cuales se rigen por la Ley general de archivo 59 de 2000. Por medio de la cual nos dice que nos: El archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. b. Encargado: Edgar MalaberaCargo: Jefe de sistemas de la alcaldíaFunciones:  Apoya la contratación, publicación, procesos de contratación y consultas.  Realizar los documentos que sean necesarios diariamente. 16
  17. 17.  Elaborar y recibir Oficios  Realizar solicitudes a plan de compra  Desarrollar interventorias  Trabaja con un software llamado SICE: Es un sistema de información de contratos que se van a realizar con una serie de consultas dependiendo el tiempo. Y con una plataforma llamada PORTAL UNICO DE CONTRATACION (PUC) el cual es un manual de procesos de mayor cuantía como:  CONTRATOS DE OBRA: Es el documento que firman el Contratista y el Constructor. Mediante el cual el Constructor se obliga a ejecutar las obras y al Contratista a pagarlas. El contrato debe describir qué trabajos hay que realizar y cómo ha de efectuarse el pago de los mismos. Los trabajos son con frecuencia complejos y suponen muchas operaciones diferentes, exigiendo al Constructor la compra de multitud de materiales y diferentes elementos manufacturados, así como el empleo de una amplia gama de máquinas y la colaboración de personas de diferentes oficios. Como pueden ser: Infraestructura, vías, mantenimiento, suministro, o cosas necesarias como convenios con entidades para alguna obra. c. Encargado: Graciela Álvarez PradaCargo: Auxiliar de la oficina jurídicaFunciones:  Recibir oficios  Es la encargada de manejar los contratos y legalizarlos, de igual manera del manejo adecuado de estos al momento de ejecutarse.  Estar pendiente de la entrega de la correspondencia, notificaciones, certificados y correos a los interventores. d. Encargado: Tatiana Jiménez DelgadoCargo: AbogadaFunciones: 17
  18. 18.  Realizar contratos, compromiso, CDP, licitaciones, prestaciones, convenios, visitas a los juzgados, aprobaciones de pólizas, suministros, contratos de obra, contrato de transporte, registro de compromiso.  Manual de procesos para las resoluciones:  Revisión de la convocatoria  Proyectos de pliegos a condiciones  Recopilación de propuestas  Evaluación de propuestas  Si se presentan inconsistencias se da una oportuna respuesta  Resolución de adjudicación  Se realiza la minuta Al momento de finalizar el estudio se devuelven los documentos a la respectivadependencia quien se encarga de que estos se ajusten al debido proceso y enviénuevamente un informe. e. Encargado: Juliana PimientoCargo: AbogadaFunciones:  Prestación de servicios, convenios, contratos de obra, suministro.Para aprobar un contrato se necesita:  Estudio  C.D.P: certificado de disponibilidad presupuestal  Acto administrativo  Carta de personal  Invitación  Propuesta  Hoja de vida de funciones  Hoja de vida  Cedula  RUT: Registro Único Tributario  Seguridad  Contraloría  Procuraduría 18
  19. 19.  Certificado judicial  Certificado de idoneidad  Paz y salvo  Contrato  Estampillas  Pólizas  Aprobación de pólizas  Informe  Acta de liquidación4.3 DiagnosticoPor medio del acta de liquidación, la cual es la certificación que los documentos,los terrenos y los contratos se miraba que todo estuviera en regla y posteriormentesi faltaba algo se informaba a la dependencia correspondencia. De igual forma silos contratos no estaban foliados, se foliaba con el número correspondiente.4.4 Observaciones  No colaboraron en brindarnos una colaboración satisfactoria.  El archivo tiene una mala organización de los documentos con respecto a las carpetas cuatro aletas. porque tienen más de 200 documentos.  No nos dieron tinto y ninguna bebida.  Deberían de hacer pausas activas por que se vive mucha tensión. 19
  20. 20. 5. OFICINA CONTROL INTERNO (102) 1. Identificación del empleoDENOMINACIÓN DEL EMPLEO Jefe De Control InternoCÓDIGO 006GRADO 01NIVEL JERÁRQUICO DirectivoNUMERO DE CARGOS Uno (1)CARÁCTER DEL EMPLEO Libre Nombramiento y Remoción.UBICACIÓN Despacho del AlcaldeSUPERIOR INMEDIATO Alcalde 2. Naturaleza general de las funcionesComprende los empleos a los cuales corresponden funciones de DirecciónGeneral, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes,programas y proyectos. 3. Propósito principalAsesorar y evaluar la oportunidad, eficiencia y transparencia de las actividades dela Administración Central Municipal, con el fin de asegurar la ejecución de losplanes, proyectos y objetivos institucionales y fomentar la cultura de autocontrol entodos los niveles. 5.1 Descripción de funciones especiales  Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno.  Evaluar el cumplimiento de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.  Evaluar la calidad y oportunidad de la información financiera, económica y social del municipio de acuerdo con las normas y procedimientos contables públicos así mismo velar porque los registros contables sean veraces y confiables de igual manera que la preparación de los estados financieros se ajuste a las normas de contabilidad generalmente aceptadas.  Solicitar de las diferentes dependencias de la administración municipal diligenciando los trámites de asuntos con sujeción a la normatividad interna y asegurar que se cumplan las disposiciones legales. 20
  21. 21.  Promover el cumplimiento de los programas de la administración central dentro de los criterios de austeridad y eficacia del gasto público. Coordinar con todas las dependencias el establecimiento de correctivos que permitan mejorar la eficiencia, eficacia, celeridad y oportunidad en el ejercicio de las funciones de control, inspección, vigilancia y demás servicios señalados por la ley. Verificar que las quejas y reclamos que se presenten ante la entidad sobre el mal desempeño de las dependencias que conforman la administración central, sean atendidas por la dependencia competente; y de igual manera que se inicien las investigaciones preliminares y si hay mérito, se dé traslado a la autoridad pública competente. Informar a las autoridades correspondientes, de oficio o a petición de parte, sobre los resultados de las evaluaciones efectuadas. Diseñar y elaborar un plan anual general de actividades de evaluación de control interno e informar sobre el mismo al ejecutivo municipal. Presentar al Consejo de Gobierno, un informe ejecutivo anual en el mes de diciembre acerca del estado del sistema de control interno y de los resultados de evaluación de gestión y formular las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización, de conformidad con lo consagrado en el artículo 2º del Decreto 1826 de 1994. Elaborar el Plan de Acción del área y de toda la administración central y velar que se lleva a cabalidad. Impulsar y apoyar el desarrollo local institucional para que en el municipio se constituya y se lleve a cabo el funcionamiento de las Juntas de Acción Comunal. Proporcionar suficiente formación, asesoría, coordinación y asistencia técnica a las organizaciones comunitarias para el diseño, ejecución y gestión de sus proyectos de desarrollo y utilización de mecanismos de cofinanciación de proyectos comunitarios. Diseñar y presentar asesoría, asistencia, coordinación y apoyo económico para que los programas de las Juntas de Acción Comunal se cumplan. 21
  22. 22.  Difundir entre las organizaciones comunitarias las leyes sobre participación ciudadana, contratación administrativa y funcionamiento de los municipios y todas aquellas que se refieran a la participación comunitaria en salud, educación, trabajo, economía solidaria, justicia y seguridad. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los acuerdos municipales y las disposiciones que determinen la organización de la entidad o dependencia a su cargo. 5.2 Contribuciones Individuales Los planes, programas y actividades en materia de control interno presentadas están de acuerdo a las políticas trazadas en las áreas de su competencia. Los recursos humanos, financieros y físicos son controlados y evaluados para garantizar un buen desempeño administrativo y operativo. Las dependencias de la Administración Central son asesoradas en el diseño, análisis y formulación de métodos de control inherentes a los procedimientos de cada unidad. Las medidas aplicadas para prevenir riesgos, detectan y corrigen las desviaciones que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales, definidas y aplicadas adecuadamente. La aplicación y seguimiento de los procesos se realizan acordes a las normas vigentes. El sistema de control Interno aplicado oportunamente a las dependencias, propicia la optimización, calidad y eficiencia en la prestación del servicio. Se controlan las actividades financieras, contables y presupuestales, desarrolladas por el personal y se evalúan sus resultados de acuerdo a los lineamientos establecidos. La cultura de control en la entidad es fomentada a través de programas de capacitación. Los informes presentados reflejan los resultados y transparencia de la gestión institucional. 22
  23. 23. 5.3 Conocimientos básicos y esenciales  Políticas Públicas, normas, lineamientos y directrices en las áreas de su competencia, en materia Financiera, Presupuestal, Contable, de Recaudos y Pagaduría, de Administración de Personal, Control Interno, Auditoría, Archivo, Almacén y Suministros.  Conocimientos de administración financiera, contabilidad, presupuesto, tesorería, costos.  Plan de Desarrollo Municipal.  Legislación vigente relacionada con el área. 5.4 Requisitos de estudio y experienciaMínimo: Título de Tecnólogo o de profesional y experiencia.Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia.Se exceptúan los empleos cuyos requisitos estén fijados por la ConstituciónPolítica o la ley.ESTUDIOS: Título de formación universitaria o profesional en AdministraciónPública, Derecho, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o Economía.EXPERIENCIA: Tres (3) años de experiencia profesional específica o relacionaday manejo del procesador de palabra. 5.5 Competencias comunes 23
  24. 24. COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA ·Cumple con oportunidad en Realizar las funciones y cumplir función de estándares, los compromisos objetivos y metasOrientación a organizacionales con eficacia y establecidas por la entidad,resultados calidad. las funciones que le son asignadas. ·Asume la responsabilidad por sus resultados. ·Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. ·Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan. Dirigir las decisiones y acciones a ·Atiende y valora las la satisfacción de las necesidades necesidades y peticiones deOrientación al e intereses de los usuarios los usuarios y deusuario y al internos y externos, de ciudadanos en general.ciudadano conformidad con las responsabilidades públicas ·Considera las necesidades asignadas a la entidad. de los usuarios al diseñar proyectos o servicios. ·Da respuestas oportunas a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. ·Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las 24
  25. 25. mismas. ·Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. Hacer uso responsable y claro de ·Proporciona información los recursos públicos, eliminando veraz, objetiva y basada en cualquier discrecionalidad hechos. indebida en su utilización y garantizar el acceso a la ·Facilita el acceso a laTransparencia información gubernamental. información relacionada con sus responsabilidades y con el servicio a cargo de la entidad en que labora. ·Demuestra imparcialidad en sus decisiones. ·Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. ·Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio.Compromiso con Alinear el propio comportamiento ·Promueve las metas de lala Organización a las necesidades, prioridades y organización y respeta sus metas organizacionales normas. ·Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. ·Apoya a la organización en situaciones difíciles. ·Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones. 25
  26. 26. 5.6 Competencias comporta mentales por nivel jerárquicoCOMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA CONDUCTAS COMPETENCIA ASOCIADAS Guiar y dirigir grupos y establecer y ·Mantiene a sus mantener la cohesión de grupo colaboradores motivados. necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales ·Fomenta la comunicación clara, directa y concreta.Liderazgo ·Constituye y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares. ·Promueve la eficacia del equipo. ·Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores. ·Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones. ·Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales. Determinar eficazmente las metas y ·Anticipa situaciones y prioridades institucionales, escenarios futuros con identificando las acciones, los acierto. responsables, los plazos y los Planeación recursos requeridos para ·Establece objetivos claros alcanzarlas. y concisos, estructurados y coherentes con las metas organizacionales. ·Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles. ·Busca soluciones a los 26
  27. 27. problemas. ·Distribuye el tiempo con eficiencia. ·Establece planes alternativos de acción. Elegir entre una o varias ·Elige con oportunidad, alternativas para solucionar un entre muchas alternativas, problema o atender una situación, los proyectos a realizar.Toma de comprometiéndose con accionesdecisiones concretas y consecuentes con la ·Efectúa cambios decisión. complejos y comprometidos en sus actividades o en las funciones que tiene asignadas cuando detecta problemas o dificultades para su realización. ·Decide bajo presión. -Decide en situaciones de alta complejidad e incertidumbre. Favorecer el aprendizaje y ·Identifica necesidades de desarrollo de sus colaboradores, formación y capacitación y articulando las potencialidades y propone acciones para necesidades individuales con las de satisfacerlas. la organización para optimizar la calidad de las contribuciones de los ·Permite niveles de equipos de trabajo y de las autonomía con el fin deDirección y personas, en el cumplimiento de los estimular el desarrolloDesarrollo de objetivos y metas organizacionales integral del empleado.Personal presentes y futuras. ·Delega de manera efectiva sabiendo cuándo intervenir y cuándo no hacerlo. ·Hace uso de las habilidades y recurso de su grupo de trabajo para alcanzar las metas y los 27
  28. 28. estándares de productividad. ·Establece espacios regulares de retroalimentación y reconocimiento del desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño. ·Tiene en cuenta las opiniones de sus colaboradores. ·Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto. Estar al tanto de las circunstancias · Es consciente de las y las relaciones de poder que condiciones específicas influyen en el entorno del entorno organizacional.Conocimiento organizacional.del entorno ·Está al día en los acontecimientos claves del sector y del Estado. ·Conoce y hace seguimiento a las políticas gubernamentales. ·Identifica las fuerzas políticas que afectan la organización y las posibles alianzas para cumplir con los propósitos organizacionales. 28
  29. 29. 6. Oficina Control Interno DisciplinarioConformada por cinco funcionarios y liderada por el Doctor Luis José MedinaZambrano Abogado profesional y regida por la ley 734 del 2002 encargada dejuzgar a los funcionarios pertenecientes a la entidad. 6.1 IntroducciónCada organización tiene su propia cultura distinta de las demás, lo que le da supropia identidad. La cultura de una institución incluye los valores, creencias ycomportamientos que se consolidan y comparten durante la vida empresarial, paraidentificar y adoptar conductas éticas en las Entidades se deben iniciar procesosde formación que desarrollen nuevas habilidades del talento humano en busca delsentido y el gusto por los valores para trascender el individualismo, la indiferencia,la apatía y la ausencia de sentido de pertenencia que caracterizan el ejercicio delas funciones públicas.Los valores son la expresión de la filosofía empresarial convirtiéndose en eleslabón más alto de una cadena que desciende a través de los propósitos ymetas, para alcanzar finalmente los objetivos. Los valores son ideas generales yabstractas que guían el pensamiento y la acción.La filosofía de la Institución es la definición de su lugar social y económico,muestra las orientaciones básicas de su Misión y Visión.Los principios y valores son los que guían la dinámica de los hombresindividualmente y la sociedad, y requieren de un liderazgo efectivo para volversecontagiosos, los valores y las creencias tienen que ser parte integral de la culturade una organización, afectan los hábitos de pensamiento de la gente y su formade relacionarse unos con otros.Por tanto, los principios corporativos son el conjunto de valores que unaorganización practica y hace realidad en el logro de sus objetivos, los principioscorporativos son la base y cimiento de la cultura organizacional.Al identificar los valores, políticas y estrategias de la Procuraduría General de laNación se busca dar forma ética al marco legal y administrativo que orienta latoma de decisiones de los funcionarios. De esta manera, al dar curso a estemodelo de gestión ética se pretende orientar la cultura Organizacional haciaambientes donde imperen la solidaridad y la colaboración tanto de los directivos yfuncionarios de la Procuraduría General de la Nación que con lleven a reafirmarprácticas con transparencia y confianza, pues son estos los actores morales y 29
  30. 30. están obligados a obrar con transparencia en cada una de sus decisiones y agarantizar un Estado que sea confiable para los ciudadanos. 6.2 Misión Guía de Procesos DisciplinariosVigilar el correcto funcionamiento de la Función Pública, para salvaguardar losderechos e intereses de los ciudadanos, garantizar la protección de los derechoshumanos e intervenir en representación de la sociedad para defender elpatrimonio público. 6.3 Visión Guía de Procesos DisciplinariosLograr una Procuraduría de resultados, eficiente en su gestión, con servidorespúblicos éticos, de altas capacidades técnicas y profesionales, fundada en unaestrategia de actividades preventivas y represivas que ha fortalecido la funciónpública, disminuido el riesgo de vulneración de la ley, y que aplica sancionesejemplarizantes, para una mejora sustancial en la lucha contra la corrupción y ladefensa de los derechos humanos. 6.4 ObjetivoCon la carta de valores y principios institucionales de la Procuraduría General dela Nación, se pretende identificar y adoptar los valores y principios queenmarcarán y orientarán la conducta de los funcionarios dentro y fuera de laEntidad. 6.5 Significado de Control Disciplinario InternoArt 77: Cuando en este código se utilice la locución control disciplinario internodebe entenderse por tal, la oficina o dependencia que conforme a la ley tiene a sucargo el ejercicio de la función disciplinaria. 6.6 Régimen Disciplinario de los Servidores PúblicosArt 76: Toda entidad u organismo del estado, con excepción de las competenciasde los concejos superior y seccionales de la judicatura, deberá organizar unaunidad u oficina del más alto nivel, cuya estructura jerárquica permita preservar lagarantía de la doble instancia, encargada de conocer y fallar en primera instancia 30
  31. 31. los procesos disciplinarios que se adelanten contra sus servidores. Si no fuereposible garantizar la segunda instancia por razones de estructura organizacionalconocerá del asunto la Procuraduría General de la Nación de acuerdo a suscompetencias.En aquellas entidades u organismos donde existan regionales o seccionales, sepodrán crear oficinas de control interno del más alto nivel, con las competencias ypara los fines anotados. En todo caso, la segunda instancia será de competenciadel nominador, salvo disposición legal en contrario. En aquellas entidades dondeno sea posible organizar la segunda instancia, será competente para ello elfuncionario de la procuraduría a quien le corresponda investigar al servidor públicode primera instancia.Parágrafo 1°: La oficina de control interno disciplinario de la Fiscalía General de laNación conocerá y fallará las investigaciones que se adelanten contra losempleados judiciales de la entidad. La segunda instancia será de competencia delseñor Fiscal General de la Nación.Parágrafo 2°: Se entiende por oficina del más alto nivel conformada por servidorespúblicos mínimo del nivel profesional de la administración.Parágrafo 3°: Donde no se hayan implementado oficinas de control internodisciplinario, el competente será el superior inmediato del investigado y la segundainstancia corresponderá al superior jerárquico de aquél. 6.7 Documentos que se Manejan en La Dependencia  Avisos  Decretos  Resoluciones  Decisiones  Indagaciones preliminares  Edictos  Oficios  Constancia secretariales  Actas de notificación personal 31
  32. 32.  Diligencias de versión libre  Actas de acuerdo de pagos  Diligencias de embargo y secuestro de bienes muebles  Diligencias de descargos  Pliego de cargos  Derechos de petición  Quejas 6.8 Manual de Funciones1. Ejercer la facultad disciplinaria de conformidad con las prescripciones delestado único, investigando las faltas e imponiendo las sanciones a losfuncionarios infractores de acuerdo con la constitución y la ley.2. Conocer en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten,contra funcionarios o extraordinarios de la administración municipal de nivelcentral.3. Recibir y tramitar oportunamente las peticiones, quejas y reclamos que en formaverbal o escrita presenten los ciudadanos y darles el trámite respectivo.4. Dirigir los trámites exigidos por la ley, los reglamentos y las disposicioneslegales para dar cumplimiento al régimen disciplinario.5. Fijar procedimientos operativos para garantizar que los procesos disciplinariosse desarrollen dentro de los principios legales de economía, celeridad, eficacia,imparcialidad y publicidad, buscando así salvar guardar el derecho a la defensa yal debido proceso.6. Informar oportunamente a la división de registro y control de la ProcuraduríaGeneral de la Nación, sobre la imposición de sanciones a los servidores públicos.7. Poner en conocimiento de los organismos de vigilancia y control, la comisión dehechos presuntamente irregulares que surjan del proceso disciplinario.8. Llevar los archivos y registros de los procesos disciplinarios adelantados contralos servidores públicos de competencia de esta oficina. 32
  33. 33. 9. Rendir informes sobre el estado de los procesos disciplinarios a las actividadescompetentes cuando así lo requieran, y las demás que le asigne la ley, lasordenanzas, los acuerdos y los reglamentos.10. Pruebas inmediateces. 6.9 MACROPROCESO DISCIPLINARIO 33
  34. 34. 7. SECRETARIA PRIVADA (103) a. Encargado: Mercedes Calderón DíazCargo: Secretaria Ejecutiva, Auxiliar administrativaDiagnostico:  El archivo es llevado cronológicamente desde el más antiguo hasta el más reciente.  Los documentos se están archivando en AZ y carpetas de cartón con gancho legajador y a su vez se están foliando con lápiz en la parte superior derecha.  El archivo se encuentra en buen estado, una parte de él se encuentra al aire libre, otra en algunos cajones de la oficina y el otro en la oficina del lado ya que no cuenta con suficiente espacio para guardarlo.  Tiene una duración de mínimo 5 años en el archivo de gestión.  Se llevan con su respectivo código cada vez que se van a entregar documentos al archivo central.  Los documentos se entregan en las carpetas cuatro aletas, algunas con gancho otras sueltas y con su respectiva tabla documental al momento de llevarse al Archivo central.  Se elaboran decretos, resoluciones, oficios, actas y demás documentos que sean requeridos por parte del (la) alcalde (sa). 34
  35. 35. 8. CENTRO DE CONVIVENCIA Y CULTURA (104)El centro convivencia es una institución creada por la política del GobiernoNacional en municipios donde se presente conflicto armado, con el fin de brindarlas herramientas suficientes para la solución de los problemas.El Municipio de San Gil es la acepción. No hay conflicto armado, pero ante lanotable problemática de relaciones intrafamiliares y demás conflictos entre lacomunidad, varias personas vieron la necesidad de un Centro de Convivencia,por lo cual lo solicitaron y fue aprobado.El Centro de Convivencia y Cultura del Municipio de San Gil se creó el 10 deDiciembre de 2003 con el propósito de “formar ciudadanos y ciudadanas envalores para la construcción de paz”; según lo afirma su actual director Don JaimeUribe Celis, quien está es este cargo desde enero de 2008. a. MisiónCrear espacios de encuentros para la comunidad donde se ofrezcan serviciospara el mejoramiento de la convivencia, la participación ciudadana y comunitaria,derechos humanos, violencia intrafamiliar, desarrollo local y medio ambiente; conel fin de fomentar una cultura de convivencia pacífica que propenda al aconstricción social de derecho y el fortalecimiento de la democracia participativa. b. VisiónEstablecer y mantener la articulación de las políticas de estado, con los programasde derecho local, y servir de enlace permanentemente entre la comunidad y lainstitucionalidad, generando credibilidad y confianza en el estado colombiano. c. Objetivos  Agilizar la respuesta institucional de Estado frente a las problemáticas cotidianas del conflicto ciudadano.  Familiarizar a la comunidad y las familias colombianas frente ante la uso de los métodos alternativos de resolver el conflicto.  Conflicto: prevenir todas las formas de violencia, resolviéndolas con la familia y a la comunidad. 35
  36. 36.  Promover y desarrollar programas pedagógicos, lúdicos, deportivos y culturales para el mejoramiento de las relaciones sociales, de convivencia y de zonas afectadas por la violencia.  Establecer espacios pedagogías ciudadanas que contribuyan a la construcción de convivencia pacífica. d. Líneas de acción  Derechos Humanos.  Violencia Intrafamiliar.  Sostenibilidad Ambiental.  Participación ciudadana.  Cátedra de convivencia, civilidad y ciudadanía. e. Dependencias o programas  Biblioteca.  Personería.  Comisaría de familia.  Inspección de policía.  Sisben.  Familias en acción.  Gestión social.  Ludoteca. 8.1 Biblioteca Centro de Convivencia a. Encargada: Nora Ángela Aparicio Rodríguez.Cargo: auxiliar administrativa.Funciones:Su función primordial es atender a los diferentes usuarios que visitan día a día lasinstalaciones y darle a conocer los servicios que ésta ofrece; orientando siempre,hacia el cumplimiento de los criterios que se manejan; como lo es el silencio, noconsumir alimentos ni bebidas, ingresar sin utensilios de almacenamiento (bolsos,bolsas, etc.) Y ante todo hacer buen uso de los elementos que se encuentran enla biblioteca. b. Servicios 36
  37. 37.  Sala virtual.  Información física recopilada en libros.  Fomento a la lectura.  Vacaciones recreativas. c. Observaciones  La organización de los libros es de acuerdo a los temas.  Los libros se encuentran en estantes de hierro y cada estante tiene cinco (5) casilleros.  Los libros cuentan con una identificación, que permite saber a qué usuarios va dirigido: *Amarillo: infantil. *Azula: juvenil. *Rojo: adulto. d. Documentos que se producen.DOCUMENTO UTILIDADControl de asistencia. Constancia de los usuarios que visitan la biblioteca.Certificado de préstamo externo. Documento que alberga los datos generales del libro y del usuario que saca prestado el elemento.Inventario de libros. Listado de todos los libros que existen en la biblioteca.Informe de actividades. Documento en el cual se notifica mensualmente al Ministerio de Interior y Justicia las diferentes actividades que se efectúan. 8.2 PERSONERÍAPersonera del Municipio de San Gil: Elizabeth López Carrillo.Es una entidad de control administrativo que ejerce funciones de ministerio públicocon fundamento en la constitución política y la ley, le corresponde la guarda ypromoción de los derechos humanos, la protección del interés público y la 37
  38. 38. vigilancia de la conducta de quienes desempeñan funciones públicas municipales,igualmente vela porque la función pública, sea diligente y eficiente. a. MisiónLa Misión de la Personería Municipal es velar por los intereses de toda lacomunidad, garantizando y promoviendo el ejercicios de los derechos civiles ypolíticos, económicos sociales y culturales y los derechos de solidaridad, con el finde que los ciudadanos del Municipio tengan acceso en igualdad de condiciones alos bienes y servicios que requieren para alcanzar un nivel de vida digno haciendoespecial énfasis en la protección de la población más vulnerable.La Personería Municipal es la Entidad encargada de ejercer el controladministrativo en el municipio y ejerce las funciones del Ministerio Publico que leconfiere la Constitución Política y la Ley, así como las delegue la ProcuraduríaGeneral de la Nación y la Defensoría del Pueblo. b. VisiónDurante la próxima década, la personería municipal será conocida por losciudadanos como la entidad que por excelencia ejerza la vigilancia y el controladministrativo y disciplinario en el Municipio, de una forma eficiente y efectiva, ágil,confiable y amable, lo cual será logrado por su actuación esta que conseguirá elreconocimiento y la confianza por parte de todos los ciudadanos y entidades delMunicipio, así como el ámbito regional y nacional. c. Objetivo GeneralEjercer el control administrativo en el Municipio, se cuenta con autonomíapresupuestal y administrativa. Ejerce funciones del ministerio público, conferidaspor la Constitución y la Ley, así como las que delegue la Procuraduría General dela Nación. d. Organismos de asesoría y coordinación  Procuraduría General, Departamental y Provincial.  Fiscalía General de la Nación.  Defensoría del Pueblo Regional. 38
  39. 39.  Acción Social.  Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Centro Zonal.  Otras Personerías.  Asociación de Personeros.  Juzgados. e. Organización documental de la personeríaPERSONERÍA TIPOS CÓDIGO SERIADOS SUBSERIADOS DOCUMENTALES3010- 001 1.Actas expedidas 01. Conciliaciones3010- 002 2.Procesos 02.Diciplinarios3010- 003 3.Circulares expedidas3010- 004 4.Resoluciones3010- 005 5.Memorandos3010- 006 6.Correspondencia 01.Recibida3010- 007 7.Certificaciones3010- 008 8.Declaraciones 01. Registros Población 02.Reparacion Fotocopia cédula desplazada administrativa 03.Protección de Fotocopia protección tierras de tierras 04.Separacion del Solicitud documentos núcleo de núcleo3010- 009 9.Despacho 01.Notificaciones Reportes Comisarias 02.Versiones libres Reportes 03. Declaraciones Reportes3010- 010 10.Elaboracion de 01. Órdenes de pago nominas3010- 011 11.Tramite de defensoría3010- 012 12.Transferencias 39
  40. 40. Reporte de pago3010- 013 13.Informes 01. Concejo municipal expedidos 02. Contraloría 03. Defensoría 04. Procuraduría 05. Contaduría3010- 014 14.Investigaciones 01. Denuncias o Auto apertura disciplinarias quejas preliminar 02. Investigaciones Antecedentes pertinentes 03. Investigaciones Auto apertura investigación 04. Fallos Sancionatorio archivo3010- 015 15.Ordenes de 01. Prima semestral Certificado pago disponibilidad 02. Prima navidad Certificado presupuestal 03.Salarios Resolución 04. Viáticos Certificado de permanencia 05. Servicios públicos 06. Seguridad social3010- 016 16.Quejas y 01. Comisiones reclamos 02.Servicios3010-017 17.Transferencias 01. SENA Certificado disponibilidad 02. E.S.A.P Certificado presupuestal I.C.B.F 04. Caja de compensación 05. Cesantías3010- 018 18.Actas 01. Populares especiales, 02. Tutelas acciones Fotocopia de la cédula Carne de sisben 03. Salud A.R.S. Historia clínica 04. Cumplimiento Acta administrativa derecho de petición 40
  41. 41. 05. Educación 8.3 Comisaria de familiaEs la entidad distrital, municipal o intermunicipal de carácter administrativo einterdisciplinario que forma parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.Es un espacio de reflexión, orientación y conciliación donde los derechos de losmiembros de la familia son reconocidos por todos, con miras a lograr unaconvivencia armónica y pacífica.Promueve la cultura de la solución pacífica de conflictos, la prevención eidentificación de situaciones violentas al interior de la familia y la denuncia de laviolencia intrafamiliar y el abuso sexual; para reducir estas. a. MisiónGarantizar, restablecer y reparar los derechos de los miembros de la familiaconculcados por situaciones de violencia intrafamiliar y las demás establecidas porla ley. b. VisiónSer un espacio amable, cálido y cordial donde los usuarios de esta dependenciareciban orientación y atención integral a los problemas contando con la asesoríajurídica y psicológica. c. Servicios  Recibir denuncias y tomar las medidas de protección en casos de violencia intrafamiliar.  Brindar la asesoría jurídica, psicológica y social en todos los temas de familia.  Realización de audiencias de conciliación en casos de:  Fijar las cauciones de comportamiento conyugal.  de alimentos.  Suspensión de la vida en común. 41
  42. 42.  Exoneración de la cuota alimentaría.  Reducción de la cuota alimentaría.  Custodia de los niños y niñas, y cuidado personal.  La existencia de la unión marital de hecho.  En los casos de conflicto y violencia intrafamiliar.  Brindar atención a los niños, niñas y adolescentes que se encuentren en situación irregular.  Funciones en la prevención y promoción: realizar talleres, brigadas, seminarios y visitas a establecimientos públicos; con el fin de prevenir, detectar y atender la problemática de la violencia intrafamiliar.  Funciones policivas y de protección. d. Equipo interdisciplinario  Comisaría de familia.  Psicóloga.  Trabajadora social.  Secretario. 8.4 Inspección de policía San GilInspectora de San Gil: Natalia Bohórquez Sierra.Secretaria general: María Helena García Rodríguez.La Inspección de Policía del Municipio de San Gil es un ende Gubernamental quecumple una función vital, la promoción de la convivencia pacífica. Se encarga deprevenir, conciliar y resolver los conflictos entre la comunidad y todos losproblemas que afecten la tranquilidad de la sociedad.En caso de no llegar a una resolución pacífica la inspectora tiene la autoridad deefectuar sanciones a los involucrados que incumplan la norma. a. MisiónVelar por el respeto de los derechos civiles y garantías sociales, vida, honra ybienes de los ciudadanos; apoyar permanentemente a las autoridades de policía afin de conservar el orden público; aplicar la correspondiente normatividad a los 42
  43. 43. problemas que se presenten en jurisdicción del municipio de San Gil y que seande la incumbencia de éste despacho. b. VisiónPropiciar la tranquilidad ciudadana en forma integral con las autoridades dePolicía a nivel de jurisdicción, con el apoyo de autoridades de orden Nacional yDepartamental para que se cumplan las normas establecidas en el Código dePolicía Nacional y Departamental con el objeto de fomentar la sana convivencia dela comunidad en el municipio de San Gil, obteniendo de esta forma ciudadanossatisfechos. c. Líneas de procedimiento  DenunciasLas denuncias o quejas son los motivos por los cuales una persona se acerca a laInspección de Policía, donde tratan de darle una pronta solución.El proceso que se sigue a la hora de realizar una denuncia o implantar una quejaes el siguiente:  Se plantea el denuncio por escrito; para ello, se diligencia la querella, que es el documento donde el querellante expone la contravención, describe los hechos del motivo de queja y plantea cuál es su solicitud o petición.  Se citan las personas involucradas con el fin de realizar una mediación y así llegar a un acuerdo. Para ello se realiza el acta de mediación y si es satisfactoria se podrá efectuar el acta de acuerdo o compromiso; sino se iniciará un proceso judicial o se dejaría a disposición de la Fiscalía si el caso lo amerita. En el caso que el querellante no cumpla la citación, el querellado o demandado rinde sus declaraciones y se efectúa una diligencia de descargos.  Cuando la queja presentada, necesita una visita para revisar o confirmar los hechos se realiza un acta de visita de inspección ocular. d. Líneas de procedimiento y documentos empleados 43
  44. 44. PROCESOS O TIPO DECONTROLES DOCUMENTOCanotaje. Acta de visitas. Acta de visitas.Expendio de bebidasfermentadas.Espacio público. Requerimientos. Actas de incautación.Pesos y medidas. Actas de visitas.Publicidad política Informes. Requerimientos.Contaminación exterior Informes.visual. Requerimientos.Empresas de domicilios Actas de visitas.en motocicletas. Requerimientos. Cierres.Hoteles y restaurantes. Actas de visitas.Bares, tabernas y Actas de visitas.discotecas. Requerimientos.Video juegos, internet y Actas de visitas.maquinitas. Requerimientos.Animales. Actas de visitas. Requerimientos.Ruidos. Actas de visitas. Requerimientos. QUERELLASDenuncia o queja. Querellas tramitadas.Ejemplo:* Agresión verbal. Querellas por tramitar.*Agresión física.*Amenaza.*Contrato dearrendamiento.*Falta de pago deservicios públicos. 44
  45. 45. *humedad.*Daño o mal uso deenseres.Denuncia o queja Acta de mediación.(citación).Denuncia o queja Acta de acuerdo o(finalidad). compromiso. Acta de no acuerdo.Visitas a Actas de visitas deestablecimientos. inspección ocular.PROCESOS POR Presentación dePERTURBACIÓN A LA querella policiva.POSESIÓN (se llevancarpetas individuales, unapor cada proceso,teniendo en cuenta que Acto emisario de lalos sujetos procesales demanda.son diferentes y así elprocedimiento sea lo Acto cita omismo, la sanción a conciliación.imponer es distinta). Acto que cita a inspección ocular.PROCESOS POLICIVOS Informe policial.POR VIOLENCIA ALCÓDOGO DE POLICÍA Auto que abreDE SANTANDER (se procesos y citas alllevan carpeta contraventor.individuales, teniendo encuenta que son Diligencia deestablecimientos descargos deldiferentes, con contraventor.comparendos y hechos Diligencia dediferentes y así el testimonios de laprocedimiento sea el policía.mismo, la sanción a Resolución.imponer es distinta.) CORRESPONDENCIACorrespondencia recibida Diversos documentosy remitida Policía (cartas, documentosNacional. de identificación personal, anexos, etc.) 45
  46. 46. Correspondencia recibida Diversos documentos y remitida CAS. (cartas, documentos de identificación personal, anexos, etc.) Correspondencia recibida Diversos documentos y remitida Fiscalía. (cartas, documentos de identificación personal, anexos, etc.) Oficios y resoluciones de Diversos documentos planeación. (cartas, documentos de identificación personal, anexos, etc.) DESPACHO Despachos comisorios diligenciados. Despacho comisorios frustrados. Derechos de petición. Oficios enviados y recibidos Procuraduría. Defunciones. CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS Denuncios por accidente Certificados y/o de tránsito. Constancias. Denuncias por perdida de Certificados y/o documentos. Constancias. Permisos. Certificados y/o Constancias. INVENTARIO GENERAL Bienes muebles. Inventario. Unidades documentales. Inventario. 8.5 SisbenEs el Instrumento de focalización para la identificación de potenciales beneficiariosde programas sociales. 46
  47. 47. Es una herramienta de identificación y no de clasificación, que organiza losindividuos de acuerdo con el estándar de vida y permite la selección técnica,objetiva, uniforme y equitativa de beneficiarios de programas sociales que manejael estado, de acuerdo a su situación socio-económica. a. MisiónProporcionar al D.U.B. (Destinatario, Usuario, Beneficiario) un modelo deacercamiento Ciudadano con calidad, para resolver sus necesidades de maneraConfiable y Oportuna en los puntos de atención. Acorde a la metodología SISBÉNvigente, con Funcionarios competentes, con sentido de pertenencia y actitud deservicio, logrando el mejoramiento continuo de los procesos, identificando yclasificando al Potencial Beneficiario de los programas Sociales del Estado. b. VisiónPara el 2012 los puntos de atención del SISBEN, serán los mejores en atención alD.U.B. dentro de la Administración Municipal de Santiago de Cali, bajo el esquemade la descentralización. Seremos modelo a nivel Nacional, reconocidos por laefectividad de nuestros procesos, el servicio oportuno y la calidad de nuestrotalento humano 47
  48. 48. Requisitos para realizar cualquier tipo de trámite ante el SISBÉN. 48
  49. 49. 9. SECRETARIA DE HACIENDA Y DEL TESORO (120) 9.1 Marco constitucionalSegún la constitución política colombiana de 1991 se establece:Artículo 334: la dirección general de la economía estará a cargo del Estado. Esteintervendrá, por mandato de la ley, en la explotación de los recursos naturales, enel uso del suelo, en la producción, distribución, utilización y consumo de losbienes, y en los servicios públicos y privados, para racionalizar la economía con elfin de conseguir el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes, ladistribución equitativa de las oportunidades y los beneficios del desarrollo y lapreservación de un ambiente sano.El Estado, de manera especial, intervendrá para dar pleno empleo a los recursoshumanos y asegurar que todas las personas, en particular las de menoresingresos, tengan acceso efectivo a los bienes y servicios básicos. También parapromover la productividad y la competitividad y el desarrollo armónico de lasregiones. a. DefiniciónEl Ministerio de Hacienda y Crédito Público es un organismo de la AdministraciónNacional que integra la Rama Ejecutiva del Poder Público. La dirección general seencuentra en cabeza del Ministro, quien la ejerce con la inmediata colaboracióndel Viceministro General, el Viceministro Técnico y el Secretario General,funcionarios de libre nombramiento y remoción del Presidente de la República. ElMinistro es la primera autoridad técnica y administrativa en el ramo de Hacienda yCrédito Público. b. HistoriaLa creación de la Entidad como Ministerio tuvo su origen en la ConstituciónPolítica de Colombia de 1886 sancionada el 5 de agosto, que en el título XII “Delos Ministros del Despacho” (Artículos 132 - 135), definió que los DepartamentosAdministrativos de la Rama Ejecutiva serían ejercidos por MinisteriosVeinte días después de promulgada la constitución política de Colombia de 1886,se sancionó la Ley 7ª (agosto 25) “Sobre el número, nomenclatura y procedenciade los Ministros del Despacho Ejecutivo”, mediante la cual en su Artículo Únicoordenó que el Despacho administrativo de gobierno se debía dividir en sieteMinisterios, entre los que se encontraba el de Hacienda. 49
  50. 50. El primer Ministro de Hacienda fue Antonio Roldán, quien al mismo tiempo fue elúltimo Secretario de Hacienda de la historia republicana, al ser ratificado en lacartera de Hacienda en 1886.El actual ministro de hacienda de la nación es el Dr. Juan Carlos Echeverry nacióen Ibagué (Tolima), el 12 de septiembre de 1962. Se graduó como economista en1983 en la Universidad de los Andes, en donde llegó a ser Decano y profesor. Fuedirector del Departamento Nacional de Planeación (DNP); consultor del BancoInteramericano de Desarrollo (BID) y miembro del equipo económico responsablepor la estabilización macroeconómica y el ajuste fiscal entre 1998 y 2002, durantela administración del presidente Andrés Pastrana.La Secretaría de Hacienda de Bogotá es la entidad rectora de los temaseconómicos y financieros de la ciudad. Hace parte de la Administración CentralDistrital y depende directamente de la Alcaldía Mayor.Mediante ordenanza del 2 de junio de 1863, se crea la Tesorería del Distrito, cuyoobjetivo principal era la administración de las rentas del Distrito. Posteriormente,mediante la ordenanza 27 del 25 de abril de 1912, se reglamenta la HaciendaMunicipal, con el nombre de Fisco Municipal, la cual se divide en Bienes delMunicipio y Tesoro del Municipio, quedando como único ordenador el Alcalde, confunción que no puede delegar, para lo cual remitirá oportunamente al Tesorerocada carta de aviso de los giros que debe realizar.Posteriormente y por medio de diversos acuerdos, la Secretaría de Haciendaadquirió la estructura que tiene hoy en día. Asumió la responsabilidad de serrecaudador y pagador único del Distrito, así como las funciones relacionadas conla elaboración del Presupuesto y la contratación de financiación.La secretaria de Hacienda y del Tesoro del municipio de San Gil, ubicada en laalcaldía municipal, tiene actualmente como secretario de hacienda el Sr. JorgeMayorga Ruiz, quien es el encargado de dicha dependencia de la organización.Los horarios en los cuales laboran los funcionarios de esta área son:De 8:00 am – 12:00 amDe 2:00pm – 6:00pmEn lo que respecta a atención al cliente, el horario va hasta las 4:00pm. c. Manual de Funciones de la secretaría de Hacienda y del Tesoro 50
  51. 51. 1. Identificación Del EmpleoDENOMINACIÓN DEL EMPLEO Secretario De Despacho – Secretaría De Hacienda Y Del TesoroCÓDIGO 020GRADO 01NIVEL JERÁRQUICO Directivo – Alta Dirección Territorial.NUMERO DE CARGOS Uno (1)CARÁCTER DEL EMPLEO Libre Nombramiento Y Remoción.UBICACIÓN Despacho Del AlcaldeSUPERIOR INMEDIATO Alcalde2. Naturaleza General De Las FuncionesComprende los empleos a los cuales corresponden funciones de DirecciónGeneral, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes,programas y proyectos.3. Propósito PrincipalProyectar, dirigir, implementar, organizar, supervisar y controlar las políticasconcernientes a las áreas de Hacienda Pública, administrar y dirigir las finanzaspúblicas del municipio en materia de contabilidad, presupuesto, tesorería yrecaudos. d. Descripción De Funciones Esenciales Diseñar, dirigir, coordinar y ejecutar, en coordinación con el Alcalde, las políticas, planes y programas en materia fiscal, de hacienda, crédito público, rentística, presupuestal y financiera, para el fortalecimiento fiscal y financiero, integridad y estabilidad del patrimonio del municipio, teniendo en cuenta las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes. Controlar, dirigir, implementar, administrar y Planear la ejecución de procesos en materia financiera, contable, presupuestal, tributaria y de tesorería, para el fortalecimiento, equilibrio y sostenibilidad de las finanzas del municipio, acorde a los lineamientos trazados y las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes sobre la materia. 51
  52. 52.  Diseñar e implementar políticas, planes, programas y proyectos de racionalización del gasto, que permitan la optimización de los recursos financieros. Diseñar, definir y controlar políticas y estrategias en materia de recaudos, controlar las actividades relacionadas con la recaudación, investigación, determinación, facturación, liquidación, fiscalización, cobro y discusión de las rentas en el municipio para el recaudo oportuno de los ingresos. Desarrollar programas orientados a consolidar los movimientos financieros, presupuéstales y contables y rendir las cuentas de acuerdo a la normatividad vigente y diseñar y orientar la aplicación de normas y procedimientos de manejo tributario, presupuestal, contable, financiero y de Tesorería. Dirigir la preparación del Proyecto Anual de Presupuesto de Ingresos y Gastos del municipio, presentarlo y sustentarlo ante el Concejo Municipal dentro de los términos legales, con el apoyo de las distintas dependencias de la administración. Dirigir, coordinar, ejecutar y consolidar técnicas y procedimientos de registro y seguimiento al Plan Plurianual y Planes Operativos Anuales de Inversión en el Municipio en coordinación con las demás dependencias. Participar, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo a los lineamientos del Señor Alcalde, Consejo de Gobierno y a las prioridades señaladas en el Plan de Desarrollo; el Plan Anual de Inversiones Públicas correspondientes a las respectivas vigencias fiscales. Dirigir y ejecutar el Plan anual Mensualmente de Caja PAC, de acuerdo al procedimiento establecido. Diseñar e implementar políticas, planes, programas y proyectos de racionalización del gasto, administrar la deuda pública y aplicar los procedimientos adecuados que permitan la optimización de los recursos financieros. Conceptuar sobre los costos, autorizar los gastos y la constitución de las reservas de apropiación presupuestal y de caja al cierre de cada vigencia. Controlar la captación de Ingresos por concepto de tributos o impuestos, aprobar las cuentas que deberán ser pagadas y llevar estadísticas del comportamiento de los mismos, para el control integral, informes y transparencia en la gestión. Determinar los procesos de pagos autorizados por el Alcalde que se deban efectuar y dirigir la preparación de los proyectos de adiciones y traslados presupuestales ordenados por el Despacho del Alcalde, que llenen los requisitos establecidos. 52

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