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Eje tematico 4 - Digitalización

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Exposición Cuarto Eje temático - Universidad del Quindio - Programa CIDBA - Gestión de Documentos electrónicos

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Eje tematico 4 - Digitalización

  1. 1. Integrantes: Carolina Carrillo Cortes Cecilia Lizarazo Páez Elizabeth Pastrana Sáenz Nidia Andrea González Rojas Sol Angel Leal Galeano Profesor: Jorge Mario Zuluaga Campuzano
  2. 2. Es la conversión de una información analógica a datos comprensibles por cualquier ordenador. La existencia de la información en medios electrónicos y/o su conservación de documento en papel a imagen electrónica a través de cualquier medio. La digitalización de documentos consiste en la generación de archivos digitales a partir de documentos, esto implica documentos físicos, son capturados por unidades periféricas, como escáner, transformado papeles en imágenes electrónicas para su posterior consulta en software de búsqueda diseñado para nosotros de acuerdo a las necesidades.
  3. 3. La digitalización de documentos comenzó a realizarse de forma masiva en bancos y compañías de seguros, allí donde la gran cantidad de papel suponía disponer de un gran espacio físico. El elevado precio del suelo frente a la gran capacidad de almacenamiento de los medios digitales llevo a éstas empresas a la digitalización masiva de la documentación.
  4. 4. El estar inmerso en la sociedad de la información Implica que el ser humano se acostumbre cada día más a las abstracciones y representaciones del mundo real: dinero plástico, moneda digital, transferencia electrónica de fondos, digitalización de obras literarias, musicales y artísticas, bancos de datos con archivos digitales, centrales de información, home banking, etc. Sin duda, la continua caída de los precios del Hardware necesario para digitalizar, así como el imparable crecimiento de Internet, han contribuido de forma significativa a que las imágenes digitales nos sean hoy tan familiares en cualquier sistema de información electrónica.
  5. 5. <ul><li>Prácticamente la digitalización aplica a </li></ul><ul><li>cualquier proceso que involucre documentos </li></ul><ul><li>de papel. Algunas de las aplicaciones más </li></ul><ul><li>comunes son:  </li></ul><ul><li>CONTABILIDAD (digitalización de todas las </li></ul><ul><li>pólizas, facturas, comprobantes, cuentas por pagar y por cobrar).  </li></ul><ul><li>FACTURACION (Facturas, notas de crédito, expedientes de clientes). </li></ul><ul><li>ALMACENES (Entradas y salidas de almacén con registro de firmas y sellos).  </li></ul><ul><li>PERSONAL (Control de expedientes con todos los documentos involucrados </li></ul><ul><li>como actas, estudios, cursos, currículos, títulos). </li></ul>
  6. 6. <ul><li>JURIDICO (Control de documentación legal, firmas, pagares, contratos). </li></ul><ul><li>COMPRAS (Cotizaciones, facturas, devoluciones, comprobantes y </li></ul><ul><li>mucho más). </li></ul><ul><li>DOCUMENTOLOGÍA Y CRIMINALÍSTICA. El proceso digital de </li></ul><ul><li>imágenes permite en ésta área hallar la secuencia de asentamiento </li></ul><ul><li>de diversos elementos escritores, con un valor de certeza determinado, </li></ul><ul><li>cuando se trata de establecer adulteraciones </li></ul><ul><li>fraudulentas y colaborar con la autoridad judicial </li></ul><ul><li>que lo solicite. </li></ul>
  7. 7. La DIGITALIZACIÓN de información en el proceso de Gestión Documental y sus ARCHIVOS es la herramienta oportuna para agilizar la consulta e integrar al ciclo vital del documento en carpetas digitales que otorgue a los usuarios agilidad en la toma de decisiones.
  8. 8. Bibliotecas Digitales: Estas bibliotecas buscan tener una organización paralela a las bibliotecas tradicionales, con los objetos de conformar una biblioteca digital que del progreso hacia los servicios de una biblioteca conectada en red distribuida y virtual, que ofrezca al usuario acceso a múltiples tipos de recursos de información.
  9. 9. <ul><li>Su operación y uso son sencillos y no requiere entrenamiento </li></ul><ul><li>especial y aportan lo siguiente: </li></ul><ul><li>Disminuye el costo de sus transacciones hasta un 70%. </li></ul><ul><li>Disminuye el tiempo necesario para convertir datos obtenidos en el </li></ul><ul><li>campo de trabajo en información utilizable. </li></ul><ul><li>Aumenta la productividad y eficiencia tanto en sus instalaciones </li></ul><ul><li>como en el campo de trabajo. </li></ul><ul><li>Automatiza la generación de bases de datos. </li></ul>
  10. 10. <ul><li>Mejora sus flujos de trabajo y mejora los tiempos de atención a sus </li></ul><ul><li>clientes. </li></ul><ul><li>Permite el ahorro de espacio. </li></ul><ul><li>Permite con facilidad y rapidez recuperar un documento entre miles. </li></ul><ul><li>Permite el uso de un facsímil para preservar el original. </li></ul><ul><li>Permite tener acceso a documentos (antes reservados sólo a </li></ul><ul><li>investigadores y personal autorizado) a cualquier usuario y en </li></ul><ul><li>cualquier sitio, gracias también a la Internet, etc. </li></ul>
  11. 11. Internet Archive es una de las páginas de referencia de la Red, es un biblioteca virtual sin ánimo de lucro que desde 1996 ha recogido y puesto a disposición del público de manera gratuita 150.000 millones de páginas web históricas y más de un millón de textos, vídeos y audios, en colaboración con 150 bibliotecas. Cuenta con 18 centros de escaneo en cinco países y digitaliza unos mil libros al día. &quot;Como tal, el archivo de textos de [Internet] Archive es similar y concurrente con el proyecto de Google Books“.
  12. 15. 2. Copia de consulta. Se trata de reproducciones digitales destinadas a la consulta o difusión a través de redes de comunicación, deben tener un formato comprimido con pérdida, con una promedio de compresión alta que optimice la velocidad de transmisión y descarga en los servidores y, a la vez, permita la legibilidad adecuada de la copia. En el caso de imágenes simples se optará por el formato JPG, y en el caso de imágenes múltiples se optará por el formato PDF.
  13. 16. OCR: Los escáneres se asocian a un tipo de software especialmente diseñado para el manejo de este tipo de información en código binario llamados OCR (Optical Character Recognition o reconocimiento óptico de caracteres), que permiten reconocer e interpretar los caracteres detectados por el escáner en forma de una matriz de puntos e identificar y determinar qué caracteres son los que el subsistema está leyendo.
  14. 18. <ul><li>Lectores de Códigos de Barras </li></ul><ul><li>Impresoras </li></ul><ul><li>Computadores (PC) </li></ul><ul><li>Sistemas de RF (radiofrecuencia) </li></ul>Según las características, existen diferentes equipos de captura de información....
  15. 19. Los lectores y las terminales se pueden conectar de forma sencilla a ordenadores, controladores, PLCs, etc., sin restricción alguna para la captura de información
  16. 20. <ul><li>Lector de Lápiz </li></ul><ul><li>Lector Portátil CCD </li></ul><ul><li>Lector Portátil Láser </li></ul><ul><li>Lector Fijo de Mesa (horizontal o vertical) </li></ul><ul><li>Lector Fijo CCD </li></ul><ul><li>Lector Fijo Láser- Lector Fijo para lotes </li></ul><ul><li>de documentos. </li></ul>
  17. 21. Los escáneres son periféricos diseñados para registrar caracteres escritos, o gráficos en forma de fotografías o dibujos, impresos en una hoja de papel facilitando su introducción en la computadora convirtiéndolos en información binaria comprensible para ésta. El funcionamiento de un escáneres similar al de una fotocopiadora. Se coloca una hoja de papel que contiene una imagen sobre una superficie de cristal transparente, bajo el cristal existe una lente especial que realiza un barrido de la imagen existente en el papel; al realizar el barrido, la información existente en la hoja de papel es convertida en una sucesión de información en forma de unos y ceros que se introducen en la computadora.
  18. 26. <ul><li>La digitalización consiste en tomar una señal analógica y convertirla, </li></ul><ul><li>después de varios procesos en números, generalmente en forma </li></ul><ul><li>binaria (es decir con ceros y unos), para su almacenamiento y </li></ul><ul><li>procesamiento dentro del ordenador. </li></ul><ul><li>La digitalización de documentos permite que los procesos en la </li></ul><ul><li>empresas se realicen de manera más rápida, especialmente a la </li></ul><ul><li>hora de consultar y recuperar la información requerida. De igual </li></ul><ul><li>forma, reduce espacio, disminuye los costos tanto de personal </li></ul><ul><li>como de papelería y elementos de oficina. Por lo tanto, es una </li></ul><ul><li>herramienta considerada de gran utilidad para la Gestión </li></ul><ul><li>Documental. </li></ul>
  19. 27. <ul><li>COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Pautas para la utilización de </li></ul><ul><li>la digitalización. / En línea / Disponible en: </li></ul><ul><li>http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=3360. Consultado el 17 </li></ul><ul><li>agosto 2010 </li></ul><ul><li>DEFINICIÓN DE DIGITALIZACIÓN. / En línea / Disponible en: </li></ul><ul><li>www.documentarte.site90.com/?p=63. Consultado el 9 agosto 2010 </li></ul><ul><li>DYG GLOBAL. Manejo de información: Digitalización, captura y almacenamiento </li></ul><ul><li>de documentos. / En línea / Disponible en: </li></ul><ul><li>http://www.dygglobal.com/modules.php?name=Content&pa=showpage&pid=17. </li></ul><ul><li>Consultado el 17 agosto 2010 </li></ul><ul><li>GÓMEZ, Carlos Humberto. Como digitalizar imágenes y textos. / En línea </li></ul><ul><li>Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos10/digi/digi.shtml. Consultado </li></ul><ul><li>el 11 de agosto 201 </li></ul><ul><li>¿QUÉ ES LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS? / En línea / Disponible en: </li></ul><ul><li>www.hisoft.com.mx/QueeslaDigitalizacion2.htm. Consultado el 9 agosto 2010 </li></ul>
  20. 28. <ul><li>COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Pautas para la utilización de </li></ul><ul><li>la digitalización. / En línea / Disponible en: </li></ul><ul><li>http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=3360. Consultado el 17 </li></ul><ul><li>agosto 2010 </li></ul><ul><li>DEFINICIÓN DE DIGITALIZACIÓN. / En línea / Disponible en: </li></ul><ul><li>www.documentarte.site90.com/?p=63. Consultado el 9 agosto 2010 </li></ul><ul><li>DYG GLOBAL. Manejo de información: Digitalización, captura y almacenamiento </li></ul><ul><li>de documentos. / En línea / Disponible en: </li></ul><ul><li>http://www.dygglobal.com/modules.php?name=Content&pa=showpage&pid=17. </li></ul><ul><li>Consultado el 17 agosto 2010 </li></ul><ul><li>GÓMEZ, Carlos Humberto. Como digitalizar imágenes y textos. / En línea </li></ul><ul><li>Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos10/digi/digi.shtml. Consultado </li></ul><ul><li>el 11 de agosto 201 </li></ul><ul><li>¿QUÉ ES LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS? / En línea / Disponible en: </li></ul><ul><li>www.hisoft.com.mx/QueeslaDigitalizacion2.htm. Consultado el 9 agosto 2010 </li></ul>

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