Relaciones Interpersonales e Imagen Profesional del Asistente Administrativo

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Resumen del capitulo 3 sobre las relaciones interpersonales y la imagen profesional de todo personal de oficina

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Relaciones Interpersonales e Imagen Profesional del Asistente Administrativo

  1. 1. Relaciones Interpersonales e Imagen Profesional del Asistente Administrativo Tecnología de Oficina Capítulo 3 Sra. Delgado
  2. 2. Introducción <ul><li>Las relaciones comerciales, laborales y sociales exigen pautas de comportamiento que garanticen armonía y bienestar a los participantes. </li></ul><ul><li>Los profesionales se distinguen por: </li></ul><ul><ul><li>La imagen profesional que proyectan </li></ul></ul><ul><ul><li>Practicar una ética profesional </li></ul></ul><ul><ul><li>Actitudes positivas y </li></ul></ul><ul><ul><li>Observar normas de cortesía y etiqueta </li></ul></ul>
  3. 3. Introducción <ul><li>Las investigaciones reflejan que muchos de los despidos de empleados se debe a: </li></ul><ul><ul><li>Las relaciones interpersonales inadecuadas </li></ul></ul><ul><ul><li>Reflejar actitudes negativas y </li></ul></ul><ul><ul><li>Pobres hábitos de trabajo </li></ul></ul><ul><li>Otras causas para perder un empleo son: </li></ul><ul><ul><li>U n comportamiento inmoral y </li></ul></ul><ul><ul><li>No cumplir con las tareas asignadas </li></ul></ul>
  4. 4. Introducción <ul><li>Aunque las personas poseen los conocimientos y las destrezas, muchas veces es su comportamiento la causa del despido o cesantía del empleo. </li></ul><ul><li>La computadora por otro lado, se ha convertido en un equipo de uso continuo, restando así tiempo a los empleados para la socialización. </li></ul>
  5. 5. Introducción <ul><li>Los estudios relevan que esta generación se caracteriza por seres humanos solitarios, sin habilidad para compartir socialmente y con tendencias al trabajo individual, no grupal. </li></ul><ul><li>No podemos olvidar que el ser humano está capacitado para vivir en grupo. El hombre necesita compartir, dar y recibir afecto. </li></ul>
  6. 6. Imagen Personal y Profesional <ul><li>El personal de oficina debe tener una apariencia profesional adecuada. </li></ul><ul><li>Una presentación personal excelente se refleja en: </li></ul><ul><ul><li>El vestuario </li></ul></ul><ul><ul><li>El estado de salud, </li></ul></ul><ul><ul><li>El maquillaje </li></ul></ul><ul><ul><li>Los accesorios y </li></ul></ul><ul><ul><li>Los modales </li></ul></ul>
  7. 7. Imagen Personal y Profesional <ul><li>Es importante escoger la vestimenta adecuada para el ambiente de trabajo, y ser pulcro en el aseo personal. </li></ul><ul><li>Demostrar profesionalismo es hacer las tareas asignadas con calidad, llegar a tiempo al trabajo y hacer buen uso de los materiales y del tiempo. </li></ul>
  8. 8. Imagen Personal y Profesional <ul><li>La apariencia física y el comportamiento social correcto contribuyen a crear una imagen profesional positiva. </li></ul><ul><li>El oficinista deberá proyectar una imagen profesional positiva y gran calidad humana. </li></ul>
  9. 9. Vestimenta <ul><li>El atuendo que se seleccione para asistir a la oficina deberá proyectar profesionalismo y buen gusto. </li></ul><ul><li>Cada persona debe considerar sus gustos, su figura, el clima, la comodidad y la seguridad que le ofrezcan los distintos atuendos. </li></ul><ul><li>Los accesorios deben ser apropiados para el ambiente de trabajo. </li></ul><ul><li>El calzado debe proveer seguridad y armonizar con la vestimenta utilizada. </li></ul>
  10. 10. Vestimenta <ul><li>Mantendrá una postura adecuada, caminar con elegancia, seguridad y con la cabeza erguida. </li></ul><ul><li>El uniforme ayuda a proyectar una imagen de la empresa y hace lucir al empleado más profesional. Recuerda esté limpio, planchado y en buenas condiciones. </li></ul><ul><li>Cuidar y mejorar la imagen profesional es una tarea relativamente fácil y beneficiosa para todas las personas en especial para los profesionales de oficina, en cuyas manos se encuentra la imagen de una empresa. </li></ul>
  11. 11. Comportamiento en la Oficina <ul><li>El comportamiento en la oficina debe ser un comportamiento habitual, sin fingimiento. </li></ul><ul><li>Al compartir con el equipo de trabajo debemos: </li></ul><ul><ul><li>Saludar a los compañeros de trabajo al entrar y salir de la empresa, </li></ul></ul><ul><ul><li>Conocer los nombres de cada compañero, visitantes y superiores y evitar las palabras cariñosas. </li></ul></ul>
  12. 12. Comportamiento en la Oficina <ul><li>Los gestos, las miradas y expresiones de mal gusto deben evitarse en el ambiente de oficina. </li></ul><ul><li>Además, evitar los rumores y los chismes, hablar de los demás, ni perjudicar la labor de los compañeros. </li></ul>
  13. 13. Capacidades Humanas y Autoestima <ul><li>Se dice que una autoestima alta ayuda a los seres humanos en sus relaciones interpersonales. </li></ul><ul><li>Se denomina autoestima el concepto de valoración propia. </li></ul><ul><li>Es el aprecio valorativo de uno mismo y que lleva a reconocer las posibilidades para lograr lo que nos proponemos. </li></ul>
  14. 14. Capacidades Humanas y Autoestima <ul><li>Conlleva la aceptación de las capacidades y las limitaciones personales que se poseen. </li></ul><ul><li>El ser humano posee las capacidades, la inteligencia, la imaginación y la voluntad virtudes, que lo hacen dueño de sus de c i s iones y capaz de emprender nuevas metas. </li></ul><ul><li>Las actitudes positivas son la demostración tangible de los valores humanos. </li></ul>
  15. 15. Actitudes Positivas <ul><li>Algunas actitudes positivas necesarias en todo profesional de oficina son : </li></ul><ul><ul><li>l a cordialidad, </li></ul></ul><ul><ul><li>el sentido de servicio, </li></ul></ul><ul><ul><li>la veracidad, </li></ul></ul><ul><ul><li>el entusiasmo y </li></ul></ul><ul><ul><li>la generosidad. </li></ul></ul><ul><li>También, la tolerancia y la serenidad actitudes que ayudan a superar problemas y a tomar decisiones acertadas. </li></ul>
  16. 16. Ética Profesional <ul><li>Al hablar de ética profesional nos referimos al comportamiento moral del personal de oficina en sus funciones dentro la empresa. </li></ul><ul><li>La Asociación Internacional de Profesionales Administrativos, conocida como IAAP, es una organización que reúne profesionales del campo secretarial y vela por los derechos de sus miembros . </li></ul>
  17. 17. Normas de cortesía <ul><li>Las normas de cortesía deben observarse en el diario compartir. </li></ul><ul><li>El mostrar un comportamiento adecuado en cada ocasión y en cada lugar permite que las relaciones interpersonales y la comunicación con los compañeros en el trabajo sean efectivas. </li></ul>
  18. 18. Normas de cortesía <ul><li>Las siguientes normas de cortesía deben siempre estar presentes : </li></ul><ul><ul><li>saludar y responder al saludo cuando se recibe, </li></ul></ul><ul><ul><li>respetar los derechos de los demás, </li></ul></ul><ul><ul><li>cumplir con los deberes, desempeñar el trabajo con agrado y eficiencia, </li></ul></ul><ul><ul><li>observar un comportamiento cortés en todo momento. </li></ul></ul>
  19. 19. Relaciones con los compañeros <ul><li>Considerar a cada persona como un individuo, es el primer paso en el arte de la relación humana. </li></ul><ul><li>Las siguientes reglas si se practican contribuirán en la amistad y el respeto a los demás. </li></ul><ul><li>Es importante ser justo, ecuánime, ser respetuoso, cooperador y generoso. </li></ul>
  20. 20. Reglas de Etiqueta <ul><li>Los modelos que empleamos para tratar a otras personas evidencian cuál es la actitud hacia ellos. </li></ul><ul><li>Todo oficinista debe esmerarse por conocer y practicar las reglas de buenas relaciones humanas; las que permitirá distinguir y tratar a la gente correctamente . </li></ul>
  21. 21. Reglas de Etiqueta <ul><ul><li>presentaciones </li></ul></ul><ul><ul><li>saludar siempre </li></ul></ul><ul><ul><li>evitar los asuntos personales </li></ul></ul><ul><ul><li>ser leal </li></ul></ul><ul><ul><li>dar confianza </li></ul></ul><ul><ul><li>tener consideración </li></ul></ul><ul><ul><li>paciencia </li></ul></ul><ul><ul><li>uso adecuado de nombre y títulos ser cortés aún cuando trabaje bajo presión </li></ul></ul><ul><ul><li>observar buenos modales a la hora de la merienda o almuerzo </li></ul></ul><ul><ul><li>ayudar a los nuevos . empleados cuando están bajo presión </li></ul></ul><ul><li>Algunas reglas de cortesía son: </li></ul>
  22. 22. Como mejorar la personalidad <ul><li>El factor más importante para desarrollar la personalidad es una tener una voluntad firme de querer mejorar. </li></ul><ul><li>Que se puede hacer para ayudarse a sí mismo: </li></ul><ul><ul><li>ser imparcial, </li></ul></ul><ul><ul><li>franco, </li></ul></ul><ul><ul><li>tener confianza y </li></ul></ul><ul><ul><li>aceptar consejos. </li></ul></ul>
  23. 23. Atención de Visitas <ul><li>La persona a cargo de la recepción tiene que relacionarse con muchas clases de visitantes en sus horas de trabajo. </li></ul><ul><li>Es responsabilidad de todos tratar y atender las visitas en diversas circunstancias y en situaciones adversas. Por eso es importante saber hacerlo correctamente. </li></ul><ul><li>Si el visitante es un extraño y la oficina de su jefe está muy distante, debe conducirlo personalmente hasta su jefe. </li></ul>
  24. 24. Presentación del Visitante <ul><li>Una presentación amable y apropiada requiere práctica, por lo que será conveniente que se aproveche cualquier circunstancia propicia para aplicar los principios que se mencionan de inmediato. </li></ul><ul><ul><li>Se presenta el visitante al jefe, a menos que el visitante sea demasiado importante. </li></ul></ul><ul><ul><li>Es importante el pronunciar en forma clara y correcta el nombre del visitante, tanto como el de su jefe. </li></ul></ul>
  25. 25. Presentación del Visitante <ul><ul><li>Los visitantes habituales o amigos personales del jefe, por supuesto, no necesitan presentación . </li></ul></ul><ul><li>En el contacto permanente con el público se aprende a distinguir a los visitantes. Algunas categorías: </li></ul><ul><ul><li>visitantes frecuentes </li></ul></ul><ul><ul><li>familiares y amigos </li></ul></ul><ul><ul><li>asociados y supervisores </li></ul></ul><ul><ul><li>visitantes desconocidos </li></ul></ul>
  26. 26. Manejo de las Entrevistas <ul><li>Para ayudar al jefe en sus entrevistas, es conveniente colocar sobre su escritorio la información que puedan necesitar. </li></ul><ul><li>Si espera a varias personas para una reunión, debe asegurarse de que el local y los muebles sean los adecuados para acomodar al grupo. </li></ul>
  27. 27. Ingredientes del éxito <ul><li>Los elementos esenciales para cumplir con éxito el trabajo de la oficina son: </li></ul><ul><ul><li>estar bien informado de todo y </li></ul></ul><ul><ul><li>el saber aplicar ese conocimiento en el momento oportuno. </li></ul></ul><ul><li>Quien esté a cargo de la recepción tendrá éxito al manejar las relaciones públicas de su jefe si: </li></ul><ul><ul><li>Antes de conceder una cita, debe investigar cuáles son los métodos que aprueba el jefe y cuáles sus preferencias días y horas. </li></ul></ul>
  28. 28. Ingredientes del éxito <ul><li>Debe ser diplomático para rehusar entrevistas y procurar ofrecer un motivo aceptable, siempre que sea posible. </li></ul><ul><li>Verifica la confirmación de las entrevistas importantes, por télefono o internet. </li></ul><ul><li>Llevar en su calendario una duplicación de las citas de su jefe. </li></ul>
  29. 29. Ingredientes del éxito <ul><li>Cuando sea necesario cancelar citas, debe hacerlo inmediatamente y concerte una nueva cita. </li></ul><ul><li>Manténgase informado acerca de dónde se encuentra su jefe en todo momento, de manera que pueda localizarlo cuando se aproxime la hora de una cita. </li></ul>
  30. 30. Comprueba tu progreso <ul><li>Define el término de ética profesional. </li></ul><ul><li>Define el término autoestima. Explica cómo una autoestima alta o baja afecta la relación con compañeros de trabajo. </li></ul><ul><li>Explica por qué la imagen profesional no se proyecta solamente a través de la forma de vestir. </li></ul><ul><li>Menciona algunos factores que favorecen la imagen personal y profesional. </li></ul>
  31. 31. Comprueba tu progreso <ul><li>Escribe tu primer nombre verticalmente en una hoja de papel en blanco. Reflexiona sobre tu persona y escribe una palabra que describa tus cualidades como ser humano y que comience con cada letra de tu nombre. Al lado de estas palabras, escribe otra que describa tus características como profesional de oficina. </li></ul><ul><li>Escribe y contesta los dos últimos casos al final del capítulo 3 – páginas 16-17. </li></ul>
  32. 32. Bibliografía <ul><li>Maldonado, A. & Delgado, C. (2001). Procedimientos Administrarivos para la Oficina. Mexico : McGraw Hill. (3) págs. 14-17. </li></ul><ul><li>Llabrés, A. & Cortés A., M. (1998). Técnicas y Prácticas de Oficina. (2da edición) Mexico: McGraw Hill. (3) págs. 39-67. </li></ul>

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