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Exel

  1. 1. MICROSOFT EXCEL Excel es una hoja de cálculo de gran capacidad, con características que permiten ahorrar tiempo, trabajo y consignar grandes volúmenes de información numérica y de texto. Con este programa se pueden organizar, analizar y calcular datos, representarlos en gráficos y mapas, importarlos y exportarlos a otros programas. Una hoja de cálculo es una matriz rectangular de columnas y filas. La intersección de una fila con una columna, es decir, cada una de las cuadriculas es una celda. Las columnas se identifican de izquierda a derecha, desde la A hasta la Z. A partir de la celda los nombres de las columnas comienzan de AA y así sucesivamente hasta la columna IV con un total de 256 columnas (Excel 97- 2003) o XFD (Excel 2007-2010) Las filas se identifican con números desde 1 hasta la 65.536 (Excel 97-2003) o 1´048.576 (Excel 2007-2010). Así, cada celda está identificada por una letra y un número. Siempre hay una celda con el borde más grueso y los encabezados de fila y columna destacados en negrita. Es la celda activa.
  2. 2. Para seleccionar una fila o una columna se hace click en la letra o el número del encabezado. HOJAS DE CÁLCULO Al abrir Excel se abre un nuevo libro de trabajo con 3 hojas de cálculo (Hoja1, Hoja 2 y Hoja 3). Los nombres de las hojas aparecen en forma de solapas en la parte inferior de la pantalla y haciendo click sobre cada una de ellas se pasa de una a otra. La hoja de cálculo activa es la que tiene la solapa resaltada. Se pueden tener varias hojas activas pulsando la letra CTRL al tiempo que se pulsa en la solapa de otras hojas. Cuando se tienen varias hojas activas los datos y formatos que se introduzcan en una de ellas se introducirán en las demás en la misma posición. El procedimiento descrito no es el único que Excel nos brinda para operar con hojas. Así para cambiarla de nombre, también se puede hacer con doble clic sobre la solapa de la hoja que desee cambiar, el nombre de la hoja seleccionada entrará en formato de edición y le permitirá completar un nuevo nombre para esta hoja. También puede realizar esta misma operación, desde el menú principal – Formato – Hoja – Cambiar nombre.
  3. 3. Si lo que desea es eliminarlo, lo podrá realizar desde el menú principal Edición - Eliminar hojas o por el contrario, para insertar una nueva hoja desde el menú principal Insertar – hoja de cálculo. Para cambiar el orden de las hojas basta con hacer clic en la solapa del nombre y arrastrar con el mouse hasta la nueva posición. INTRODUCIR DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO La celda activa es la única donde se pueden introducir datos; una celda se convierte en la celda activa haciendo clic sobre ella; Se puede avanzar o retroceder una pantalla con las teclas AVPAG y REPAG. El contenido de la celda activa aparece en la barra de referencia. Se puede escribir directamente sobre la celda o bien en la propia barra de referencias.
  4. 4. Las modificaciones hechas en la celda serán efectivas al pulsar el cuadro de aceptación de la barra de referencia o pulsar la tecla intro. Si antes de introducir la información cambia de opinión y desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial pulse la tecla ESC o haga clic sobre la caja de cancelación de la barra de referencia. ALINEAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA Menú - Formato – Celda. INSERTAR FILAS O CELDAS 1) Menú Insertar – filas o columnas 2) Menú contextual
  5. 5. Altura de la fila 1) Situar el puntero del mouse al final de la fila y entre la siguiente el aspecto del puntero del mouse cambiara a una doble flecha, pulsar en el botón del mouse y arrastrar hasta la altura deseada (aparecerá un recuadro indicando la altura de la fila) 2) Menú Formato – Fila – Alto ANCHO DE LA COLUMNA 1) Situé el puntero del mouse entre el encabezado de la columna a la que se desea cambiar el ancho y arrastra hasta el ancho deseado y suelte el botón 2) Menú formato – Columna – Ancho Ocultar y mostrar columna
  6. 6. Menú Formato – Columnas – Ocultar Menú Formato – Columnas – Mostrar. Inmovilizar paneles Para inmovilizar la sección horizontal superior seleccione la fila situada debajo de donde desde que aparezca la división. Para seleccionar la sección vertical izquierda seleccione la columna situada a la derecha de donde desea que aparezca la división. Para inmovilizar tanto la sección superior como la izquierda haga clic en la celda situada debajo y la derecha de donde sé que aparezca la división. En el menú ventana haga clic inmovilizar paneles. Si desea volver a mover los paneles solamente tiene que acceder a la opción Movilizar paneles del Menú Ventana. SELECCIÓN DE RANGOS Con el mouse
  7. 7. Seleccionar una celda Hacer clic en la celda y pasará a ser la celda activa Seleccionar un rango Seleccionar la primera celda seleccionada, pulsar con el mouse, arrastrar marcando todo el rango deseado. Selección múltiple Para seleccionar celdas o rangos no contiguos se hará la primera selección y manteniendo pulsada la tecla ctrl. Se hará una nueva zona a seleccionar, repitiendo esta operación tantas veces como sea necesario. Seleccionar toda la hoja Pulsar en el cuadro o botón de Seleccionar todo, situado entre el encabezado de las filas y los de las columnas. Seleccionar una fila Pulsar con el mouse en el encabezado de la fila correspondiente Seleccionar una columna Pulsar con el mouse en el encabezado de la columna correspondiente. AUTOFORMATO Menú Formato – Autoformato COPIAR FORMATO Se selecciona el rango a copiar – se pulsa sobre el botón copiar formato – se pulsa sobre el rango al que se va copiar
  8. 8. TECLAS MOVIMIENTO Inicio Se desplaza a la primera celda en la fila actual Fin luego Enter Se desplaza al borde extremo de la derecha de la parte ocupada de su hoja de trabajo, pero permanece en la fila actual Ctrl/Inicio Se desplaza a la primera celda en la hoja de trabajo, celda A1 Ctrl/Fin Se desplaza al borde inferior derecho de la parte ocupada de su hoja de trabajo Re Pág. Mueve una pantalla hacia arriba Av Pág Mueve una pantalla hacia abajo Alt/Re Pág Mueve una pantalla hacia la izquierda Alt/Av Pág Mueve una pantalla hacia la derecha Ctrl/Flecha arriba Se desplaza a la siguiente celda ocupada que limita con una celda vacía en la columna Ctrl/Flecha abajo Se desplaza abajo a la siguiente celda ocupada que limita con una celda vacía en la columna o la fila 65536 Ctrl/Flecha derecha Se desplaza a la derecha a la siguiente celda ocupada que limita con una celda vacía en la fila o a la columna IV Ctrl/Flecha izquierda Se desplaza a la izquierda a la siguiente celda ocupada que limita con una celda vacía en la fila o la columna A
  9. 9. Ordenar datos Excel Posee la propiedad de ordenar alfabéticamente los datos ya sea en orden ascendente o descendente Datos –ordenar – escoger opción Pulsando los botones de la barra de herramientas (a-z ó z-a) Filtrar datos Excel nos proporciona la posibilidad de visualizar solamente los datos que necesitamos según los criterios que se establezcan Datos – filtro – autofiltro – escoger parámetro Navegar datos Escribir la celda a la que se quiere desplazar en el cuadro nombre – enter Edición – ir a – dirección de la celda – aceptar Con la barra de desplazamiento – aparece un rótulo con el número de la fila.
  10. 10. Teclas de método abreviado Nombrar un rango 1. Señalar el rango que se va a nombrar 2. Escribir el nombre en la casilla nombre 3. Pulsar Enter Formulas Se señala la celda en la cual se va a escribir el resultado de la operación – Se escribe el signo igual – Se escribe el rango o se señala las celdas que contienen los operados separados con el signo de la operación que se desea ejecutar – Se pulsa enter
  11. 11. Mostrar formulas Menú herramientas – opciones – señalar fórmulas Referencias absolutas Para cambiar una referencia relativa a absoluta, se escribe un signo pesos ($) antes del componente (fila o columna) que se desea convertir en absoluto. Ejemplo: $A1 Hace referencia siempre a la columna A; la fila varía. A$1Hace referencia siempre a la fila 1; la columna varía $A$1Hace referencia siempre a la celda A1 Graficas estáticas La información de las hojas de cálculo es útil e importante, si solo se desea presentar detalles numéricos, pero pueden crearse gráficas a partir de los datos de la hoja de cálculo. Las gráficas son muy valiosas
  12. 12. para aumentar la comprensión de las relaciones entre los valores numéricos. Una gráfica toma los valores de una hoja de cálculo y los representa de manera visual. Podría decirse que una gráfica es una representación instantánea de datos. Mediante una ilustración, puede observarse con facilidad la relación entre los datos. NICOLAS ARDILA WILCHES 801 JT

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