Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

2016.11.26 專業簡報技巧

1,472 views

Published on

簡報,簡報,當然不是簡簡單單隨便報告。廣義的簡報,是雙向交談以創造共同目標,或解決雙方問題的溝通行為,因此,重點並不是放在如何設計PPT。
本次課程開宗明義先說明簡報的定義與關鍵,接著提醒在簡報前該具備的能力,然後再重點說明PPT設計該注意的項目,最後以「簡報表達七段秘笈」來驗收學習成果。

  • Be the first to comment

2016.11.26 專業簡報技巧

  1. 1. 中華精測股份有限公司 專業簡報技巧
  2. 2. 2/40 壹、簡報的定義與關鍵 貳、簡報前必須具備的 □ 三項本事 參、簡報準備步驟 肆、簡報表達七段秘笈
  3. 3. 3/40 壹 簡報的定義與關鍵
  4. 4. 4/40 一、簡報的定義 人生何處不簡報, 不是只有打開 powerpoint 才叫簡報, 你口頭跟老闆報告事情也算簡報, 你講一堂課也是簡報的一類, 你做例行性的專案報告, 日常工作報告, 都是簡報的一種 ⊙
  5. 5. 5/40 一、簡報的定義 廣義的簡報, 是雙向交談以創造共同目標, 或解決雙方問題的溝通行為。 透過陳述、分析、佐證、結論 以促進溝通,達成共識, 或經由問題發生、交換觀點、蒐集、 歸納而延續合作關係 ⊙
  6. 6. 6/40 一、簡報的定義 簡報只是工具,無法取代基本業務技巧: ‧對語言及非語言暗示的敏感度 ‧禮貌與自信的適當調和 ‧良好的傾聽技巧-問題、傾聽、回應 ‧能夠正確界定客戶的能力 ‧保持協助客戶解決問題的態度 ⊙
  7. 7. 7/40 一、簡報的定義 溝通的要素 編碼 過程 發 送 者 編碼 過程 解碼 過程 信息 與 通道 回 饋 解碼 過程 接 受 者 打算發送 的資訊 感受到 的資訊
  8. 8. 8女人翻譯機 0:58 資料來源:網路
  9. 9. 9/40 二、簡報成功的關鍵 簡報成功的關鍵可以歸納為 內容、態度/形象、聲音三部份。 ? ? ?
  10. 10. 10/40 二、簡報成功的關鍵 根據台灣大學謝寶煖副教授的研究: 我們辛辛苦苦準備的「內容」只佔 %; 簡報成功最主要的關鍵 是「態度/形象」佔了 %; 其次是「聲音」佔 % ⊙
  11. 11. 11/40 二、簡報成功的關鍵 1、態度 我能做好簡報; 我的內容很有價值; 我的觀眾很重要,我要讓觀眾很有收穫! 2、形象(熱情) 我很高興來做簡報; 我要用熱情感染我的觀眾!⊙
  12. 12. 12/40 二、簡報成功的關鍵 3、衣著 我很專業;我很有精神! 男: 西裝(深色)+襯衫(淺色)+領帶 女: 套裝+窄裙+高跟鞋 4、聲音 運用聲調技巧; 節奏快慢;停頓 ⊙
  13. 13. 13/40 二、簡報成功的關鍵 簡報是說服的藝術, 要說服觀眾接受我們的觀點, 首先要抓住觀眾的注意力, 然後幫助觀眾清楚了解 我們要傳達的訊息, 引導觀眾同意我們的觀點, 最後建立共識。
  14. 14. 14/40 廣義的簡報, 是雙向交談以創造共同目標, 或解決雙方問題的溝通行為。 我們辛辛苦苦準備的「內容」只佔 %; 「態度/形象」佔了 %; 其次是「聲音」佔 % ⊙ 態度 熱情 聲音 衣著 壹、簡報的定義與關鍵
  15. 15. 15/40 貳 簡報前必須具備的 三項本事
  16. 16. 16/40 一、消除緊張 1、自信暗示法 演講者不應在上臺演講前 多想可能導致演講失敗的因素, 例如「我忘了講詞怎麼辦?」、 「聽眾嘲笑我怎麼辦?」等等 ⊙
  17. 17. 17/40 一、消除緊張 1、自信暗示法 演講者對自己的題材和效果要充滿自信, 更要在精神上鼓勵自己去爭取成功。 暗示自己: 我會講得很好,會講得很成功, 聽眾會非常喜歡聽我的演講。 想像聽眾掌聲雷動, 熱血沸騰的場面 ⊙
  18. 18. 18/40 一、消除緊張 2、提綱記憶法 背誦是逐字逐句的記憶, 往往耗費演講者大量的時間。 一旦因怯場、聽眾騷動, 記憶的鏈條往往就被截斷, 演講者腦海中會一片空白 ⊙
  19. 19. 19/40 一、消除緊張 2、提綱記憶法 背誦記憶極易形成單調的背書節奏, 喪失了演講應該具備的激情和人情。 我們提倡用提綱要點記憶法- 整理出一份粗略的演講提綱, 寫在小卡上、放在手掌心 ⊙
  20. 20. 20/40 一、消除緊張 3、呼吸調節法 適度的深呼吸有助於 緩解緊張、焦躁、煩悶的情緒。 全身呈放鬆狀態,目光轉移到遠方景物, 做緩慢的深呼吸, 根據情況做 5~10次, 甚至更多次 ⊙
  21. 21. 21/40 一、消除緊張 4、調節動作法 你在臺上緊張的時候, 會發現你的渾身肌肉繃得緊緊的, 換個姿勢,或者是握緊雙拳再放鬆, 這樣反復練習,身體就會慢慢放鬆下來 ⊙
  22. 22. 22/40 一、消除緊張 5、預講練習法 與前面的幾種方法相比, 更重要的是多講多練,積累成功的經驗。 講一次不行,講10次,30次,50次, 肯定會越來越能夠把握自己。 熟能生巧,就是這個道理 ⊙
  23. 23. 23/40 一、消除緊張 自信 暗示 呼吸 調節 預講 練習
  24. 24. 24/40 二、口語表達 語言是藉由具有共同意義的聲音和符號, 有系統地溝通思想和感情, 培養自己的口語表達能力, 不但對人際關係上有極大幫助, 對事業前途更是決定性的關鍵 ⊙
  25. 25. 25簡報技巧-口語表達3:09 資料來源:網路
  26. 26. 26/40 二、口語表達 1、清晰 要讓人知道說的是甚麼。 (口齒、意涵) 一個孩子 拿雙鞋子 看見茄子 放下鞋子 拾起茄子 忘了鞋子 有個老頭本姓顧 上街打醋帶買布 打了醋,買了布 抬頭看見鷹叼兔 放下醋,丟下布 上前去追鷹和兔 回頭不見布和醋 飛了鷹,跑了兔 丟了布,撒了醋 滿肚冤屈沒處訴
  27. 27. 27/40 二、口語表達 2、流暢 不要有口頭禪。 有些人喜歡用『這個、這個』或 『那個、那個』 或『那…,那… 』。 在句字中加入太多的連接詞或語助詞, 往往使句字的流暢性減低 ⊙
  28. 28. 28/40 二、口語表達 3、響亮 話是說給別人聽的,除非是悄悄話。 說話是要讓人聽得清楚, 所以要響亮。 說話小聲,不但令聆聽者吃力, 更表達出說話者缺乏自信的一面 ⊙
  29. 29. 29/40 二、口語表達 4、重音 重音具有區別詞意的作用, 按句子的語法規律重讀的音 (主詞、形容詞)⊙
  30. 30. 30/40 二、口語表達 5、停頓 書面語用標點符號表示的地方要停頓。 關鍵字之前的停頓來提醒表達的訴求 ⊙
  31. 31. 31/40 1:13 資料來源:網路 糖尿病關懷大使 蘇逸洪
  32. 32. 32/40 有一個小鎮很久没有下雨了,令當地農作物損失慘重, 於是牧師把大家集合起來,準備在教堂裡開一個祈求降 雨的禱告會。 二、口語表達 重音 語法停頓 停頓
  33. 33. 33/40 清晰 流暢 響亮 重音 停頓 二、口語表達
  34. 34. 34/40 三、說服技巧 每個人都有機會做簡報、在會議中陳述意見, 為什麼有些人的意見常常會得到同事的支持? 為什麼有些業務人員業績比較好? 如何把簡報說得精采、讓別人聽進去呢?⊙
  35. 35. 35/40 三、說服技巧 1、提出統計數字 說服別人,就需要證據, 其中一種有力的證據,就是統計數字 ⊙
  36. 36. 36/40 三、說服技巧 2、舉出親身事例 事例就是我們親身經驗的事情, 這比你引述別人的經驗, 更能夠贏得認同 ⊙
  37. 37. 37/40 三、說服技巧 3、利用示範製造效果 示範就是一種表演, 最容易引起注意力 ⊙
  38. 38. 38/40 三、說服技巧 4、提出好的比喻 題材比較專業、不易說明時, 比喻就是很好的方式 ⊙
  39. 39. 39/40 三、說服技巧 5、引用專家證言 電視廣告常常請名人代言, 因為名人在社會上有一定的公信力, 大家也比較容易信任他們說的話 ⊙
  40. 40. 40/40 三、說服技巧 6、秀出展示品 所謂「眼見為憑」, 如果能在現場準備一些道具, 有時候會對你的表達內容增添說服力 ⊙
  41. 41. 41/40 三、說服技巧 提出統計數字 提出好的比喻 舉出親身事例 示範製造效果 引用專家證言 秀出展示品
  42. 42. 42/40 ◎ 分組討論:設計說服的說帖 三、說服技巧
  43. 43. 43/40 參 簡報準備步驟
  44. 44. 44/40 一、設計投影片 簡報設計的原則是K.I.S.S.。 其實準備簡報內容和寫文章是一樣的, 訂好題目後,先列出大綱, 把重要的觀念和關鍵關連起來, 接下來再以數據、圖表、動畫等 視覺工具來輔助說明 ⊙
  45. 45. 45/40 一、設計投影片 簡報是輔助我們傳達訊息, 真正在傳達訊息、說服觀眾的是我們, 要有我們的表達與詮釋才成功。 所以不要將投影片設計成演講腳本, 一字不漏、照本宣科 ⊙
  46. 46. 46/40 一、設計投影片 1、文字的使用 (1)第一張投影片填上客戶的名稱。 (2)善用PowerPoint簡報設計範本, □ 可以省去配色定字型的時間。 (3)大標題至少用44點以上的字, □ 如果會場很大,最好再提高 ⊙
  47. 47. 47/40 一、設計投影片 1、文字的使用 (4)投影片的大小標題,請盡量用粗體。 (5)優先選用細明體和標楷體字型, □ 以免會場的電腦無法支援。 (6)吸引觀眾目光、溝通效果 □ 較佳的注視度高字型 ⊙
  48. 48. 48/40 一、設計投影片 這是44點的字體 這是36點的字體 這是32點的字體 這是28點的字體 這是24點的字體 這是20點的字體 中黑體 中圓體 標楷體 Arial Tahoma Verdana Trbuchet
  49. 49. 49/40 一、設計投影片 2、只列關鍵字、一頁一主題 (1)精簡的第一個準則,就是 「切勿將所有文字直接貼入投影片」。 一張投影片理想字數約為90字, 上限為120字。 僅需要列出重點句或關鍵字, 其餘細節口頭說明即可 ⊙
  50. 50. 50/40 一、設計投影片 這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。 這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。 這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。 這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。 這樣子就有90個字了。 這是另外加的30個字。這是另外加的30個字。 這是另外加的30個字 ⊙
  51. 51. 51/40 一、設計投影片 2、只列關鍵字、一頁一主題 (2)精簡的第二個準則,則是 「一張投影片一個小主題」。 如果是條列式,以 6 行為宜; 如果是圖表, 1 張圖表為限, 以免造成觀眾混淆 ⊙
  52. 52. 52/40 一、設計投影片 2、只列關鍵字、一頁一主題 (3)內容層級不要超過三層 □ 進一步的細節採用單獨投影片另外說明。 (4)採用橫式、由左而右、由上而下 □ 的閱讀動線規劃 ⊙ 1 2 3
  53. 53. 53/40 一、設計投影片 3、活用動畫,讓簡報更聚焦 簡報時必須謹守 「投影片畫面一次只出現一個訊息」原則, 並與口語說明進行非常密切的配合, 做到「無縫接軌」的境界, 提高溝通效率 ⊙
  54. 54. 54/40 一、設計投影片 3、活用動畫,讓簡報更聚焦 一般圖表動畫可以分為: (1)文字動畫:講到哪裡、秀到哪裡 (2)圖表動畫:凸顯重點和數據 (3) 圖解化文字:強調資訊重點 尚未講到的內容,就不必秀出來, 做到「活在當下」的最高境界!⊙
  55. 55. 55/40 本事? 一、設計投影片 文字動畫 圖表動畫 先講第一項, 接著才介紹第二項。 58% 35% 7% 圖表動畫 圖解化文字 消除 緊張 口語 表達 優質 溝通 銷售 策略 說服 技巧 ◎ 二
  56. 56. 56/40 二、反覆預演練習 四個面向,預演簡報內容: 1、妥善分配時間 掌握每個段落的時間長度。 ◎ 三項工具,找出簡報缺點: ‧ 計時器 ‧ 錄音機 ‧ 攝影機 ⊙
  57. 57. 57/40 二、反覆預演練習 2、配合簡報內容,調整語氣聲調 由於觀眾的注意力非常短促, 必須不時給聽眾適度的「刺激」。 聲音應隨著內容而有高低起伏 ⊙
  58. 58. 58/40 二、反覆預演練習 3、練習運用肢體語言,強化專業度 每當提到重點時,應當接近聽眾、 運用肢體與手勢來強化訊息。 4、眼神接觸觀眾,贏取信任 眼神接觸,是要注視觀眾, 讓他們感受到簡報者的誠意, 進而取得相互的信任 ⊙
  59. 59. 59/40 二、反覆預演練習 掌握 時間 抑揚 頓挫 肢體 語言 注視 觀眾
  60. 60. 60/40 肆 簡報表達七段秘笈
  61. 61. 61/40 祝福 介紹 謙卑 開場 內容 問答 問候
  62. 62. 62/40 一、問候 簡報前的基本禮儀,注意問候對象的順序。 例句: 和藹可親的張經理、年輕貌美的Anita, 以及在座各位帥哥、美女, 大家午安、大家好!⊙
  63. 63. 63/40 二、介紹Q 創造具有特色的自我介紹: 諧音或簡短形容詞。 例句: 我是「陰天會下雨」的「殷惠宇」; 我是「文質彬彬」的「文彬」。
  64. 64. 64/40 三、謙卑 對於這次的簡報機會表達感謝, 增加聽眾的好感度。 例句: 非常感謝張經理給我們公司這次機會, 讓我能將最新的產品資訊帶給各位, 希望今天的內容 能夠帶給大家有所收穫!⊙
  65. 65. 65/40 四、開場 好的開場要能夠在短時間內, 掌握住聽眾的思緒,引起他們的興趣。 1、問題: 以一個與聽眾相關的問題來開場, 激起聽眾的反應、提升參與感。 例句: 請問在場有誰知道 「燃料電池」是什麼意思呢?⊙
  66. 66. 66/40 四、開場 2、事實陳述: 利用數據、現象等客觀事實揭開序幕, 並與簡報內容連結。 例句: 根據調查,新能源的市場佔比 較去年同期已經增加20% ⊙
  67. 67. 67/40 四、開場 3、回顧與前瞻: 透過「對照」來說明過去的狀況、 現在的情形以及未來預期的變化。 例句: 過去我們經常使用沙拉油來炒菜, 但是在健康概念普及的情況下, 我們有更多可選擇的油品, 同樣的,在能源方面我們的選擇…⊙
  68. 68. 68/40 四、開場 4、小故事: 小故事能夠引起觀眾的興趣, 讓簡報更生動活潑。 例句: 當我還是菜鳥的時候, 曾經參與一個開發新產品的專案, 從那個時候才接觸到「燃料電池」…⊙
  69. 69. 69/40 四、開場 5、引言: 從報章雜誌上,引述一小段 與主題有關的文章,為簡報鋪路。 例句: 昨天報紙提到,貴公司的對手 即將導入「燃料電池」, 所以,今天的簡報內容就是針對…⊙
  70. 70. 70/40 四、開場 6、格言: 引用符合主題的俗語或諺語開場, 讓簡報顯得更自然。 例句: 人們常說「未雨綢繆」, 這就是我們為什麼今天就要向大家 推薦這項專案、這項新設施…⊙
  71. 71. 71/40 五、內容 說明內容時應有的態度: 1、活力 說明時,要給人有充滿活力的感覺。 2、互動 一定要讓聽眾有想參與的強烈欲望。 3、說服 說明產品或服務必須能說服聽眾 ⊙
  72. 72. 72/40 六、問答 1、迅速引出問題 (1)如果觀眾保持沉默 「一般人聽完簡報最常問的問題是…」, 「現在各位有什麼問題要我回答的?」 (2)問話的同時順便將手舉起來, □ 告訴觀眾你想要的回音 ⊙
  73. 73. 73/40 六、問答 2、給觀眾最好的答案 (1)當有人想問問題時: ①指著那位觀眾請他提出問題; ②給他100%的注目,表達你的重視; ③提完問題之後,停頓一下, □ 然後將目光轉向觀眾,重述問題 ⊙
  74. 74. 74/40 六、問答 2、給觀眾最好的答案 (2)回答的技巧: ①將負面的問題中立化 例如:為何你們的費用這麼高? →讓我說明一下價格的結構。 ②移動目光接觸群眾 眼睛放在觀眾,不是針對發問者 ⊙
  75. 75. 75/40 六、問答 2、給觀眾最好的答案 (2)回答的技巧: ③回答越短越好 ④不知道答案時 「很抱歉!我暫時無法答覆您, 能否會後與您聯繫。」⊙
  76. 76. 76/40 七、祝福 簡報結束前的基本禮儀,簡單、貼切即可。 例句: 感謝張經理以及各位同仁不吝賜教, 祝福大家身體健康、公司業績長紅!⊙
  77. 77. 77/40 肆、簡報表達七段秘笈 ◎ 簡報表達練習
  78. 78. 78/40
  79. 79. 79/40 感謝聆聽 歡迎指教 54newvision@gmail.com

×