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Convegno Spend Management      24 marzo 2011       Contesto, Metodologia, Obiettivi             Dr. Nevio BoscariolUfficio...
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1    Individuazione di Modelli, Benchmarking, Roadmapping (scenari/trend),       Linee Guida, Migliori Prassi, Accordi Qua...
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1    Condizioni necessarie per lo svolgimento dell’attività di UESG : A)      COLLABORAZIONE ASSOCIATI    Trasparenza     ...
1    Condizioni necessarie per lo svolgimento dell’attività dell’UESG :      B)importanza fondamentale dei DATI    Esiston...
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1    Individuazione di Modelli, Benchmarking, Roadmapping       (scenari/trend), Linee Guida, Migliori Prassi, Accordi Qua...
1    Obiettivo di risultato da benchmarking spangolo: risparmio aggregato      del 20%, con vincolo di qualità elevata    ...
1    Modello di Accordo Quadro ARIS    Descrizione    Le convenzioni prevedranno tre livelli di Condizioni sulla base dei ...
Caso studio: l’intervento di riqualificazione !   Struttura ospedaliera !   Contratto: pluriennale (9 anni) !   Scope: RIQ...
Caso studio: riqualificazione degli impianti  !   distribuire l’importo delle opere di riqualificazione nel canone del ser...
Grazie per l’attenzione Nevio Boscariol Responsabile Economico-Servizi e Gestionale - UESG Associazione Religiosa Istituti...
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Spend Management2011 Aris Nevio Boscariol

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Vantaggi e metodologia dello Spend Management aggregato nell\'Healthcare

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Spend Management2011 Aris Nevio Boscariol

  1. 1. Convegno Spend Management 24 marzo 2011 Contesto, Metodologia, Obiettivi Dr. Nevio BoscariolUfficio Economico Servizi e Gestionale - UESG
  2. 2. Strumenti per sostenere la Missione degli Associati[…]“Si dovrebbero creare reti di collaborazione per la condivisione e il confronto suimodelli gestionali e sugli strumenti che ogni istituto adotta per il coordinamento dellapropria attività scientifica” […] Tratto dall’intervento di Domenico Crupi - Consigliere ARIS per gli IRCCS su ARIS Sanità di Luglio 2009[…]“Rafforzare la difficile collaborazione tra le varie strutture religiose per dareconcretezza operativa ad una “rete” di sanità religiosa” […] Tratto dall’intervento di Suor Margherita Bramato - Consigliere ARIS per gli O.C. su ARIS Sanità di Luglio 2009 […]“Promuovere una “rete della conoscenza” scientifica, professionale e di marketing” […] Tratto dall’intervento di Josè Parrella - Consigliere ARIS per le case di Cura – e Marco Salza - Consigliere ARIS per i Presidi – . su ARIS Sanità di Luglio 2009 ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  3. 3. Strumenti per sostenere la Missione degli Associati[…]“Agire come network è oggi un imperativo in sanità: per gli acquisti, per leforniture, per formare professionalità manageriali e figure sanitarie adeguate” […] Tratto dall’intervento di Dr. Sergio Dugone - Coordinatore Nazionale Centri di Riabilitazione Programma 2009-2014 presentato il 22 Luglio 2009 ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  4. 4. Programma e risultati 2007-2009 Obiettivi primari del Progetto presentato per il 2007-2009: copertura dei rischi della pratica clinica; acquisti unificati per servizi di utility (telefonia, energia etc…), macchinari anche medici, approvvigionamenti vari dalla benzina al parco macchine alle pulizie e così via, viaggi condivisione dati in rete (di cui il Progetto Benchmarking è il primo e fondamentale inizio) con i relativi problemi di compatibilità, integrazione etc… servizi finanziari (gestione liquidità, cartolarizzazioni, valorizzazione del patrimonio immobiliare etc…) servizi assicurativi (polizze di assistenza ai dipendenti, per le strutture etc…) previdenza integrativa già a partire da oggi invece di aspettare il 2008; convenzioni sanitarie; raccolta pubblicitaria e sponsorizzazioni per gli eventi. ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  5. 5. Programma e Obiettivi 2009-2014 Ufficio di Consulenza Economica Servizi e Gestionale Ufficio Economico-Servizi e Gestionale (UESG) Approvvigionamento Multisourcing Gestione Relazionale(multisourcing), int. o est., Governance Raccolta Contributi come leva stategica •Gruppi di Lavoro su Linee Economici •Individuazione strumenti Guida, Benchmarking di •Piattaformautili gestione processi/costi e Processi, Costi e Best Relazionale piattaforme collaborative; Practices, Risk Mgmt •Altre opportunità •Benchmarking Costi; •Roadmapping prodotti/servizi/reti e Sostenibilità Fin. Evoluz. Obiettivi Obiettivi Tecnologia Sanitaria; •Miglioramento qualità costi fattibilità •Risorse aggiuntive Aris •Accordi Aziende/Soluzioni nei processi operativi/acquisti; Nazionale, Locale e Ass. migliorative processi/costi; • Informazioni per decidere •Visibilità Proposte •E-procurement •Osservatorio Prezzi/Costi miglioramento •Forme di finanziamento; •Visibilità Best Practices Associati qualità/costi • Fondi integrativi ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  6. 6. Fondamenta: healthcare management e centralità della persona Altri BENCHMARKING/ MIGLIORI PRASSI Operatori/ mercato RELAZIONE/ Assistito CONTROLLO/ FATTORE FEEDBACK UMANO PROGETTAZIONE/ Struttura GESTIONE/ sanitaria CONTROLLO/ MIGLIORI PRASSI ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  7. 7. Il processo sanitario sul quale si focalizza l’attività di UESG: healthcare management lifecycle (Gestione dei Processi Sanitari) Pianificazione e Valutazione dati gli obiettivi etici e clinici e i vincoli di vario genere Rimozione e Budget/Finanza SmaltimentoEsercizio e Requisiti TecnologiaManutenzione (assessment) e Selezione Operations e Approvvigionamento e Sicurezza Logistica Formazione e Sviluppo Installazione/ configurazione/start-up ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  8. 8. Approccio alla gestione dei costi/processi proposto da UESG: l’approvvigionamento va visto in modo integrato con la strategia e gli obiettivi complessivi COSTO TOTALE= totale dei costi previsti a contratto e non, inclusi quelli organizzativi Costo di acquisto Costi di Costi di manutenz. trasporto e Costi di Costi installazione valut. e tecn. operativi Costi di Costi Costi Costi Amm. transizione Person. di Acq. Formaz . Confrontato con gli obiettivi strategici, economici e finanziari di breve, medio e lungo periodo ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  9. 9. Approccio alla gestione dei costi/processi proposto da UESG: l’approvvigionamento va visto in modo integrato con la strategia e gli obiettivi complessivi STRATEGIA CLASSICA DI APPROVVIGIONAMENTO/SOURCING STRATEGIA INTEGRATA DI APPROVVIGIONAMENTO/SOURCING ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  10. 10. Approccio alla gestione dei costi/processi proposto da UESG: i 3 principali tipi di relazioni di approvvigionamento/sourcing ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  11. 11. Approccio alla gestione dei costi/processi proposto da UESG: i miti su approvvigionamento/sourcing1. Sourcing è indipendente: No, va integrato con il resto delle attività e obiettivi aziendali;2. I Servizi sono autonomi: ma interdipendenti e interagenti;3. Economie di scale: sono realizzabili, ma a certe condizioni (standardizzazione)4. Auto-gestione del Sourcing sulla base dei contratti e dei livelli di servizio: non bastano, la governance è essenziale5. Il fornitore è il “nemico”: una relazione vantaggiosa è il miglior approccio soprattutto per gli obiettivi strategici6. Sourcing è “acquisto”: il prezzo non è l’unico elemento. Anzi a volte può farci dimenticare aspetti fondamentali. La qualità è il punto di partenza7. Nessuna necessità per il cambiamento: il mondo, l’ambiente, le strategie, la tecnologia, i budget evolvono quindi anche le relazioni di sourcing devono evolvere8. Stesse competenze per gestire servizi fatti internamente e quelli esterni: No, servono competenze differenti Quindi serve un approccio multidisciplinare ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  12. 12. 1 Individuazione di Modelli, Benchmarking, Roadmapping (scenari/trend), Linee Guida, Migliori Prassi, Accordi Quadro: il programma di UESG (adattamento concettuale metodologie gestione e controllo esistenti) ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  13. 13. 1 Un’informazione corretta sui costi deve: Base per costi standard e formazione ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  14. 14. 1 Adattabilità dei risultati del programma di UESGOgni Struttura Associata ha: - una sua Storia, - vive e opera in un suo Ambiente, - è una tipologia di struttura diversa (Ospedale, Casa di Cura, Centro di Riabilitazione etc..), - ha dimensioni diverse, - un mix di servizi all’assistito persona diversi; - adotta metodologie cliniche e di gestione a volte diversePertanto i Benchmark, le RoadMap, i Modelli, le Linee Guida, le Migliori Prassi, gliAccordi Quadro, i Finanziamenti saranno sviluppati tenendo conto, per quantopossibile, delle differenze e generalizzandole a classi omogenee di Strutture.Inoltre saranno formulate in modo da essere indipendenti da specifici fornitoripartners e metodologie di gestione e amministrazione, ma adattabili da ciascunoall’interno delle proprie attività e secondo le proprie necessità per prenderedecisioni informate ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  15. 15. 1 Elementi chiave del processo •Massimo impegno di chi ha la leadership sia a livello micro (responsabili area) che macro (decisori finali) • Importanza dei “casi pilota” •Definizione chiara degli obiettivi della struttura e del singolo servizio sanitario, nella qualità relativa e collaborazione nel raggiungimento degli stessi (sia all’interno degli operatori che a livello di struttura) •Analisi degli scenari e delle opzioni possibili; •Core competence (=competenze e requisiti chiave); •Standard; •Compatibilità; •Interconnesione e/o integrazione •Best of Breed (=migliori prassi) •Continuità •Linee guida di implementazione •Comunicare, comunicare, comunicare Fondamentale il superamento delle criticità organizzative ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  16. 16. 1 Condizioni necessarie per lo svolgimento dell’attività di UESG : A) COLLABORAZIONE ASSOCIATI Trasparenza nella definizione dei progetti nella selezione dei fornitori nella valutazione dei risultati Condivisione della conoscenza delle capacità dei costi delle soluzioni Innovazione Qualità ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  17. 17. 1 Condizioni necessarie per lo svolgimento dell’attività dell’UESG : B)importanza fondamentale dei DATI Esistono tante buone metodologie e approcci, ma non si migliora solo con i grandi progetti di riforma o ristrutturazione, serve che queste metodologie e approcci trovino attenzione, applicazione e miglioramento costante nei singoli processi e servizi poiché non si può governare adeguatamente bene un progetto, un processo, un acquisto in carenza di dati 1.Per migliorare si deve gestire 2. Per gestire in modo efficace si deve controllare 3. Per controllare accuratamente si deve misurare 4. Per misurare in modo affidabile si deve definire 5. Per definire precisamente si deve quantificare 6. Ciò che non è misurabile non è migliorabile. E non una tantum (one-off) ma continuamente e senza cadere in tecnicismi Tenendo presente che se i la qualità del servizio e i processi nei Servizi, soprattutto in Sanità, dipendono dall’interazione tra le persone, ciò non vuol dire che si possa fare a meno dei DATI ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  18. 18. 1 Individuazione di Modelli, Benchmarking, Roadmapping(scenari/trend), Linee Guida, Migliori Prassi, Accordi Quadro: Attività e Strumenti Attività e Strumenti •Mappare periodicamente i processi e costi dei servizi delle strutture per individuare le principali criticità, con specifica focalizzazione sui processi di approvvigionamento e di controllo di gestione, condividendo i dati su singoli prodotti e servizi. •Gruppi di lavoro con rappresentanti degli Associati sui temi: 1) materiali medici di consumo, strumentazione medica e innovazione tecnologica in sanità; 2) Risk Management, con l’inevitabile collegamento con le assicurazioni; 3) Costi totali e livelli di servizio: individuazione delle diverse possibilità di risparmio nelle strutture sanitarie con un approccio totale ai costi, livelli di servizio nei contratti e monitoraggio; 4) le tecniche e fonti di finanziamento anche per operazioni immobiliari; 5) ICT (information communication technology) in sanità Con lo scopo di arrivare alla definizioni di “Linee Guida di Best Practices (migliori prassi •Visita periodica delle strutture Associate •Partecipazione agli incontri regionali/assemblee •Costante relazione con i principali Centri di Ricerca e pubblicazioni sulle materie sanitarie in Ita e possibilmente all’estero •Organizzazione di tavoli “misti” (Associati, Centri di Ricerca, Fornitori) per la costruzione di soluzioni ad hoc ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  19. 19. 1 Individuazione di Modelli, Benchmarking, Roadmapping (scenari/trend), Linee Guida, Migliori Prassi, Accordi Quadro: Attività e Strumenti Strumenti/Obiettivi •Ufficio come strumento operativo della Sede Nazionale, dei Coordinatori Nazionali e dei Presidenti Regionali sui temi economico-gestionali con particolare focus su Benchmarking, Linee Guida, Migliori Prassi, Roadmapping e Proposte per determinazioni. Interpretazione e valutazione benchmarking costi dei fattori produttivi individuati (quanto costa effettivamente? Qual è il benchmarking di costo?) perché ogni struttura possa avere indicatori gestionali che servono da base anche per l’elaborazione complessiva del costo standard) • Linee Guida elaborate con i Gruppi di Lavoro e per tipologia omogenea di strutture socio- sanitarie: forniscono concrete indicazioni operative su processi e attività tenendo conto degli obiettivi complessivi delle strutture. L’approccio utilizzato può essere definito di tipo situazionale: le diverse pratiche e soluzioni possibili (opzioni) sono descritte nelle Linee guida tramite le proprie caratteristiche, i principali contesti d’uso, i vantaggi (pro) e gli svantaggi (contro), in modo da ottenere un pluralismo di pratiche proposte, per le quali nessuna soluzione è mai la migliore o peggiore in assoluto, ma rimane aperta la possibilità per chiunque di aggiungere la prassi preferita alle altre già codificate. •Osservatorio Prezzi/Costi •Accordi quadro con Aziende Partner •Indagini periodiche presso gli Associati al fine di poter condividere con essi, in via riservata, i benchmark e best practices all’interno dell’Associazione •Studiare e proporre agli associati piani personalizzati di riduzione dei costi basati su analisi di total cost ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  20. 20. 1 Obiettivo di risultato da benchmarking spangolo: risparmio aggregato del 20%, con vincolo di qualità elevata Oggi possiamo dire di aver raggiunto in media il risultato vicino al benchmarking e con qualità elevata dei servizi e prodotti ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  21. 21. 1 Modello di Accordo Quadro ARIS Descrizione Le convenzioni prevedranno tre livelli di Condizioni sulla base dei Benchmarking: 1.Base per tutti gli associati 2.Su target/volume regionali (diversi a seconda delle tipologie di prodotto e del numero di associati per regione) 3. Su target/volume Nazionali Delle condizioni1 e 3 beneficiano tutti gli associati anche se già clienti. Gruppi d’acquisto spontanei o consorzi trattano condizioni dedicate e contribuiranno al raggiungimento dei target di sconto Obiettivo •Agevolare tutte le strutture associate condividendo i benefici a prescindere dal numero di posti letto •Premiare le aggregazioni garantendo trattative dirette ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  22. 22. Caso studio: l’intervento di riqualificazione ! Struttura ospedaliera ! Contratto: pluriennale (9 anni) ! Scope: RIQUALIFICAZIONE IMPIANTISTICA CONDUZIONE E MANUTENZIONE IMPIANTI IGIENE AMBIENTALE LAVANOLO E STERILIZZAZIONE (2 REPARTI) • Specifiche: l’investimento iniziale della riqualificazione impiantistica lo sostiene Manutencoo FM e si ripagherà (a fronte di un contratto pluriennale) con i risparmi generati dall’efficienza dell’impianto. Impianto di cogenerazione e scambiatori di calore ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  23. 23. Caso studio: riqualificazione degli impianti ! distribuire l’importo delle opere di riqualificazione nel canone del servizio (6+1+1+1) a completo di carico di MFM ! Recupero economico di 290.000! annue sulla bolletta ENEL grazie al nuovo impianto di cogenerazione, con la possibilità di acquisto dell’energia elettrica prodotta in surplus. ! sostituzione caldaia a vapore con caldaia ad acqua calda, con redistribuzione delle risorse (7 caldaisti) su altre attività (riduzione consumi da 183° di produzione vapore a 80° di produzione acqua calda) ! Installazione nuovi refrigeratori L’intervento di riqualificazione ha previsto un investimento di 4.5 MLN ! e ha apportato i seguenti vantaggi: ! Risparmio energetico di circa il 25% ! L’energia elettrica prodotta in eccedenza rispetto ai 290 K! previsti da capitolato sarà riutilizzata ad un costo inferiore a quello di acquisto dal fornitore ! Nessuna obsolescenza impiantistica ! Riduzione del 70% dei consumi per la climatizzazione ! Si sono rinnovati gli impianti a costo 0 ufficio economico servizi e gestionale - UESG
  24. 24. Grazie per l’attenzione Nevio Boscariol Responsabile Economico-Servizi e Gestionale - UESG Associazione Religiosa Istituti Sanitari Largo Sanità Militare, 60 00184 Roma n.boscariol@arisassociazione.it ufficio economico servizi e gestionale - UESG

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