Segítség! Hova tűnik a pénz a cégemből?

1. 1 SEGÍTSÉG! HOVA TŰNIK A PÉNZ A CÉGEMBŐL? Beszerzésfejlesztési egyszeregy kis- és középvállalkozóknak

2. 2 Segítség! Hova tűnik a pénz a cégemből? Beszerzésfejlesztési egyszeregy kis- és középvállalkozóknak ISBN 978-963-12-1844-2 Szerző és kiadó: Németh Eszter, Győr Copyright ©Németh Eszter, 2015 Honlap: www.hatekonybeszerzes.hu Minden jog fenntartva, beleértve a sokszorosítás és a mű bővített, illetve rövidített változatának kiadási jogát is. A Szerző írásbeli hozzájárulása nélkül sem a teljes mű, sem annak bármelyik része semmilyen formában nem sokszorosítható. Jelen mű az Olvasó személyes használatára készült, más kiadványokban, tanfolyamokon, előadásokon, hangoskönyvekben, illetve bármilyen internetes közlésben kizárólag a Szerző, Németh Eszter, előzetes írásbeli engedélyével lehet felhasználni.

3. 5 Tartalomjegyzék TARTALOMJEGYZÉK................................................................................................5 AJÁNLÁS....................................................................................................................11 MIT MONDANAK A KÖNYVRŐL AZOK, AKIK MÁR OLVASTÁK? .....................................12 BEVEZETŐ................................................................................................................13 MI AZ A BESZERZÉS? ............................................................................................17 AMIT A BESZERZÉS NEM TUD .......................................................................................19 A BESZERZÉS, MINT TÁMOGATÓ TEVÉKENYSÉG...........................................................22 MILYEN TERÜLETEKKEL ÁLL KAPCSOLATBAN A BESZERZÉS?...............................................22 KONFLIKTUSFORRÁSOK...............................................................................................24 MIÉRT ÉPÍTS RENDSZERT A BESZERZÉSEDBEN?..........................................................27 A HATÉKONY BESZERZÉSI RENDSZER HAT ALAPELEME.......................31 MUNKATÁRSAK............................................................................................................33 MILYEN MUNKATÁRSAKAT VEGYÜNK FEL?..............................................................................33 HOGYAN MOTIVÁLJUK A MUNKATÁRSAKAT? ...........................................................................34 A MUNKAERŐ BESZERZÉSE .........................................................................................................37 SZABÁLYOK ..................................................................................................................47 MIRŐL KÉSZÍTSÜNK SZABÁLYZATOT A BESZERZÉSHEZ KAPCSOLÓDÓAN?...........................47 MILYEN ELŐNYEI VANNAK A LEÍRT SZABÁLYOKNAK? ............................................................48 FOLYAMATOK...............................................................................................................50

4. 6 MITŐL FOLYAMAT EGY FOLYAMAT?.......................................................................................... 50 A BESZERZÉS EGY FOLYAMAT. MIÉRT? .................................................................................... 50 OKTATÁS......................................................................................................................52 MI AZ, AMIRŐL MINIMUM ÉRDEMES OKTATÁST TARTANI A MUNKATÁRSAKNAK?............. 53 KOMMUNIKÁCIÓ...........................................................................................................55 A CÉGVEZETŐK LEGNAGYOBB TÉVHITEI, AMI A KOMMUNIKÁCIÓ TERÉN JELLEMZI ŐKET: 55 MI AZ A KÉT MÓDSZER, AMI A KOMMUNIKÁCIÓ SEGÍTSÉGÉVEL JELENTŐSEN NÖVELI A BESZERZÉSED HATÉKONYSÁGÁT?.............................................................................................. 55 DICSÉRET...................................................................................................................................... 56 MÉRÉS, ELLENŐRZÉS ....................................................................................................57 MIÉRT VAN ERRE SZÜKSÉG?....................................................................................................... 57 ADMINISZTRÁCIÓ - A LEGGYŰLÖLTEBB SZAVAK EGYIKE..............................................59 ÚJ KIHÍVÁSOK A BESZERZÉSBEN...................................................................................61 A BESZERZÉS FOLYAMATA ................................................................................65 A BESZERZÉS CÉLJA ......................................................................................................67 AZ 5 LEGFONTOSABB BESZERZÉSI ALAPELV............................................................................ 67 5 HIBA, AMIT MÉG A LEGGYAKORLOTTABB BESZERZŐK IS GYAKRAN ELKÖVETNEK........... 69 A BESZERZÉSI FOLYAMAT SZAKASZAI ..........................................................................72 A BESZERZÉSI IGÉNYEK ÖSSZEGYŰJTÉSÉNEK SIKERTÉNYEZŐI .............................................. 72 HOGYAN KERESSÜNK HATÉKONYAN BESZÁLLÍTÓT?............................................................... 76 HOGYAN VÁLASSZUNK BESZÁLLÍTÓT ÚGY, HOGY KÉSŐBB NE BÁNJUK MEG?....................... 81 AZ ÁRAJÁNLATKÉRÉS 7 SIKERTÉNYEZŐJE................................................................................ 83 NE INDULJ EL TÁRGYALNI, HA NINCS KÉSZ A HÁZI FELADATOD!........................................... 87 KOCKÁZATKEZELÉS A BESZERZÉSBEN...................................................................................... 88 BESZÁLLÍTÓK FELKUTATÁSA ..................................................................................................... 89 ÁRAJÁNLAT VALÓSÁGTARTALMA .............................................................................................. 89 MEGRENDELÉSKOR ..................................................................................................................... 90

5. 7 A BIZALOM ALAPJA A KONTROLL ...............................................................................................90 MEGRENDELÉS .............................................................................................................91 BESZERZÉS ÉSSZERŰEN...............................................................................................................91 AZ 5 LEGGYAKORIBB CSAPDAHELYZET WEBÁRUHÁZI BESZERZÉSEKNÉL............................95 MIKOR KÖSSÜNK SZERZŐDÉST? ..................................................................................99 TÖRVÉNY ÁLTAL ELŐÍRT TÉNYEZŐK .........................................................................................99 SAJÁT CÉG ÉRDEKEINEK VÉDELME ......................................................................................... 100 MELYEK A JÓ SZERZŐDÉS ELEMEI?.............................................................................102 13+1 FONTOS TÉNYEZŐ, AMIRE SZERZŐDÉSKÖTÉSKOR JÓ, HA FIGYELÜNK..................... 102 ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK A SZERZŐDÉSEKRŐL.................................................................... 104 SZERZŐDÉSKÖTÉSHEZ SZÜKSÉGES FŐ ADATOK, INFORMÁCIÓK.......................................... 106 ÁSZF - AVAGY AZ APRÓBETŰ CSODÁJA.................................................................................. 107 MIRE VALÓ A TELJESÍTÉSIGAZOLÁS?...................................................................................... 110 UTÁNKÖVETÉS ...........................................................................................................112 ÁRUÁTVÉTEL ............................................................................................................................. 112 9 MEGVÁLASZOLANDÓ KÉRDÉS, MIELŐTT RAKTÁR KIALAKÍTÁSBA ÖLÖD A PÉNZED ...... 114 SZÁMLAIGAZOLÁS ÉS FIZETÉSI HATÁRIDŐ.................................................................118 TÁRGYALÁSTECHNIKAI TIPPEK....................................................................121 MIELŐTT TÁRGYALNI MÉSZ .......................................................................................123 A SIKERES ÁRTÁRGYALÁSOK LEGNAGYOBB BUKTATÓJA ...........................................125 TÁRGYALÁSTECHNIKAI TRÉNING INGYEN..................................................................126 AZ 5 LEGFONTOSABB TÁRGYALÁSTECHNIKAI TIPP...................................................129 REKLAMÁCIÓKEZELÉS ......................................................................................133 5 LÉPÉS A HATÉKONY REKLAMÁCIÓKEZELÉSHEZ ......................................................135 MIÉRT ÍRUNK REKLAMÁCIÓS LEVELEKET?............................................................................ 137

6. 8 MILYEN FONTOS ELEMEI VANNAK EGY HATÁSOS REKLAMÁCIÓS LEVÉLNEK?...................139 BESZERZÉSI ETIKA............................................................................................. 141 HOGYAN NE KÉRJ ÁRAJÁNLATOT, HA HITELES AKARSZ MARADNI? .......................... 143 A SAJÁT BESZERZÉSI RENDSZER FELÉPÍTÉSÉNEK LÉPÉSEI............... 149 A TERV....................................................................................................................... 151 A BESZERZÉSFEJLESZTÉSI TERV ................................................................................ 154 MILYEN TERVEID VANNAK A CÉGEDDEL KAPCSOLATBAN A JÖVŐRE NÉZVE?....................155 ADATGYŰJTÉS.............................................................................................................................156 MILYEN CÉGRE JELLEMZŐ SAJÁTOSSÁGOK VANNAK? ...........................................................157 BESZERZÉSI SZERVEZET ............................................................................................ 161 EGYEDÜL VAGY SEGÍTSÉGGEL?.................................................................................. 162 MIBEN TUD NEKED EGY BESZERZÉSFEJLESZTÉSI TANÁCSADÓ SEGÍTENI?.........................162 HATÉKONYSÁGNÖVELŐ JAVASLATOK ....................................................................... 164 ÖSSZEFOGLALÓ................................................................................................... 165

7. 11 Ajánlás Ha saját vállalkozásod van egészen néhány fős kis vállalkozástól a közepes méretű 150-200 főt foglalkoztató vállalkozásig, ahol a termék vagy szolgáltatás előállításához, értékesítéséhez szükség van termékek, szolgáltatások megrendeléséhez, beszerzéséhez, és hajlandó vagy a profitnövelés érdekében új dolgokat tanulni, önmagad fejleszteni, ez a könyv Neked íródott. És mutass nekem olyan vállalkozást, ahol semmi beszereznivaló nincs! Mégis úgy tűnik, hogy ez a terület méltánytalanul háttérbe szorul a vállalkozóknak íródott szakmai anyagok sokaságában. Az a pár szakmai anyag, ami fellelhető, többnyire egyetemistáknak, főiskolásoknak íródott elméleti fejtegetésekből áll, melyek kifejezetten alkalmasak arra, hogy egy-egy vizsgán kellemetlen perceket szerezzenek a hallgatóknak, de kevésbé céljuk a vállalkozók, és munkahelyi tapasztalattal rendelkező vezetők, ötletekkel és gyakorlati tanácsokkal való ellátására. Több éves multinacionális cégnél szerzett beszerzési és vezetés- szervezési tapasztalatom szeretném a hasznodra fordítani. Célom, hogy olyan gyakorlati tanácsokkal lássalak el, szórakoztató formában, melyet akár már holnap alkalmazhatsz cégedben. Mindezt több százezer forintos tréningek és a munkahelyéről való kiesést okozó tanfolyamok nélkül. Mit veszíthetsz? Vágjunk hát bele! „Amit akkor tanulsz, amikor már mindent tudsz, az számít igazán.” /John Wooden/

8. 12 Mit mondanak a könyvről azok, akik már olvasták? „Sokan elfelejtik, hogy az árbevétel növekedés nem feltétlenül jelent profitnövekedést is. A piacon számos könyv foglalkozik azzal, hogy hogyan adjunk el többet a vevőinknek, de méltánytalanul kevés segít a vállalkozóknak abban, hogy az eladásra kerülő eszközöket, szolgáltatásokat hogyan szerezzék be. Eszter könyve ebből a szempontból hiánypótló, amiben gyakorlatias tanácsokat kapunk, hogyan építsük fel és kezeljük ezt a stratégiailag fontos területet a cégünkön belül. Grátiszként pedig számos vezetői és kommunikációs tippet kapunk, amivel drámai módon javíthatunk az együttműködő partnereikkel fennálló kapcsolatainkon, cégen belül és kívül egyaránt.” /Hertay Ákos, KKV Ügyvitel/ „Vigyázat! Ez a könyv veszélyt jelenthet olvasói számára: már az első néhány sor elolvasása után fennáll a veszélye, hogy mostantól előre megfontolt szándékkal és kitervelten fogja intézni (céges) vásárlásait. Alapmű minden kezdő és haladó részére, aki a legcsekélyebb mértékben is kapcsolatba kerülhet egy cég beszerzési tevékenységével.” /Slezák Krisztina, GE/

9. 13 Bevezető Márpedig beszerezni mindenki tud… Állítólag… Hiszen nap, mint nap kerülünk olyan helyzetbe, ahol valamit vásárolnunk kell. Gondoljunk csak a családi bevásárlásra, ahol jobb esetben elmegyünk egy bevásárlólistával a közeli (vagy nem is olyan közeli, de olcsónak gondolt) bevásárlóközpontba, és hazatérünk egy rakás olcsó, nagyon akciós, és most aztán igazán garantáltan jó vételt jelentő cuccal. Ja, hogy nem is volt rá szükségünk? De hát megérte... Vagy nem? Érzéseink szerint igen. De ne adj’ isten, hogy esetleg utána számoljunk, mert még a végén kiderül, hogy csúnyán ráfaragtunk. Lehet, hogy az akciósnak hirdetett tisztítószer literje drágább, mint ugyanabból a márkából a kisebb kiszerelés? Vagy épp az olcsónak hirdetett verzióból kell kétszer annyi, ugyanazért az eredményért? Lehet, hogy a bespájzolt akciós joghurtok szavatossági ideje előbb lejár, minthogy a család megenné? Esetleg az autónkhoz megvásárolt, TV-ben ezerszer hirdetett szuper polírozó szett kettőt az egy áráért verziójában a kendő, amit ajándékban adnak, arányaiban többe kerül, mint a tisztítószer maga? Lehet, hogy nem is olyan egyszerű ez a beszerzés, még egy család életében sem. Vajon mi a helyzet egy vállalkozásnál, ahol sokszor azonnal kell bizonyos alkatrészeket a föld alól is előteremteni, hogy a kedves VEVŐ (igen, csupa nagybetűvel) kedvére tegyünk, és a vállalt feladatot határidőre és jó minőségben el tudjuk végezni? De ki a vevője a beszerzőnek? Mi az, amit jogosan elvárhatunk egy beszerzőtől, vagy nagyobb cégek esetén egy beszerzési részlegtől? Mi a feladata a beszerzésnek? Milyen eredmények várhatóak egy beszerzési részleg kialakításától és megfelelő jogkörrel való felruházásától, és hogyan mérhetjük a teljesítményüket? Hogyan tudnak a beszerzési részleg dolgozói hatékonyan hozzájárulni egy

10. 14 vállalat versenyképességéhez? Miért gondolja mindenki, hogy a beszerzéshez ő is ért? Azok a kedves Olvasók, akik már túljutottak életük delén, valószínűleg emlékeznek még a 80-as évek legtutibb beszerzési helyére, a lengyel piacra, ahol nagyanyáink szemérmetlenül alkudtak, sokszor félórán keresztül pár forintos dolgokra. Komplett magánszínháznak lehettünk tanúi. • „Hogyér’ adja a nadrágot, Kedveském?” • „Nagysága, csak 100 Forint.” • „A két darab?” • „Dehogyis Asszonyom, darabja. Pont Önnek való, nagyon szép, jó minőségű. Csak Magának, most odaadom 95 Forintért.” • „Ez az ócska nadrág, nem ér ez többet 40 forintnál. Egyébként is csak 60 forint van nálam. Ennyiért sosem fogja eladni.” • Látványos távozás a tett színhelyről, majd pár perc után természetesen véletlenül ismét arra jár a kedves Vevő. • „Nagysága, ugye hogy nem talált szebbet és jobbat. Jöjjön, próbálja meg. Csak most Magának odaadom 70 Forintért. Vegye meg Drága, éhesek maradnak a gyerekek, ha nem tudom eladni.” • Tudja mit? Nem venném a lelkemre, ha éhezne a család, megveszem 45-ért és viszek kettőt. Áll az alku? Valószínűleg innen ered az a fajta hozzáállás és elképzelés sok területi vezetőnél, hogy a beszerzés első és egyetlen kérdése az kell, hogy legyen, hogy az értékesítő, mennyit enged a feléből. Ismerjük be, hogy a többség egyszerűen szeret alkudozni! De aki nem, az is szereti azt érezni, hogy most aztán szuper üzletet kötött. Valóban ez a mérce? Csak az ár? Mire megyünk egy olyan olcsó fúróval, ami az első fúráskor kicsorbul? Mit érünk egy olyan szuper olcsó szolgáltatással, legyen az akár egy épülettakarítás, ahol pár forintért csodákat ígérnek, de amikor megkötjük az üzletet,

11. 15 kiderül, hogy a tisztítószert nekünk kell megvenni? A takarító személyzet teljesen szakképzetlen, és bár otthon néha szokott takarítani, de nem tudja, hogy mi a pontos menete egy irodatakarításnak. Plusz örömként a TPM lapról még csak nem is hallott. Arról, hogy esetleg nincs is bejelentve, mint munkavállaló az adott cégnél, már ne is beszéljünk. De hát miket is beszélek! Ilyen persze nem is létezik. (Azért bizonyos árszint alatt a beszerzőben, cégvezetőben nem árt, ha felmerül a gyanú. Csak a biztonság kedvéért!) Ha Te is úgy véled, hogy a fentiek valós problémákat vetnek fel, tarts velem, és ássunk egy kicsit a dolgok mélyére.

12. 17 Mi az a beszerzés? Mire kapsz választ ebben a fejezetben? • Mire nem képes egyetlen beszerzési szervezet vagy részleg sem? • Melyik területekkel áll leggyakrabban konfliktusban? • Mi az 5 legfontosabb beszerzési alapelv? • Mi az a 6 rendszerelem, ami sikeressé tehet egy beszerzési rendszert? • Milyen új kihívások jelentek meg a beszerzésben? Ha csak röviden vagy kíváncsi a fejezetre: • A beszerzés nem tud gondolatot olvasni, ha rendelni akarsz, vagy anyag, esetleg szolgáltatásra vonatkozó igényed van, nevezd meg! • A beszerzés nem öncélú tevékenység; támogató funkcióként működik a cégen belül, és mint ilyen, folyamatosan függ a többi szervezeti egység működési rendjétől, és folyamataitól. • A beszerzés folyamatos konfliktusok forrása, és gyakran két tűz között van. Ezért soha ne becsüld le a konfliktuskezelés és a kommunikáció fontosságát a beszerzési folyamataidban. • A siker és a hatékonyság alapfeltétele a rendszer szintű működés, ahol mindenki tudja és el is végzi a feladatát.