20090526 Admin Tiempo

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Presentación powerpoint Administración del Tiempo. Teoría Administrativa I.

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20090526 Admin Tiempo

  1. 1. ADMINISTRACION DEL TIEMPO
  2. 2. <ul><li>El tiempo es uno de los recursos más importantes para el Directivo, hay que tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el máximo partido de nuestro tiempo tiene que ser y estar organizados </li></ul><ul><li>El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos físicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro </li></ul><ul><li>El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o qué estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo. </li></ul>Que es el tiempo??
  3. 3. <ul><li>- La administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el tiempo . </li></ul><ul><li>- La administración del tiempo ; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. </li></ul>Que es la administración del tiempo????
  4. 4. <ul><li>La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores. </li></ul><ul><li>Administrar el tiempo realmente significa administrarnos a nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. </li></ul><ul><li>Una mala organización nos hará perder mucho tiempo y esto irá ligado a perder dinero o dejar de ganarlo . </li></ul><ul><li>Junto con una buena organización del tiempo tiene que ir ligada una buena coordinación del personal de nuestra empresa. Aprovechar las cualidades de cada empleado, que no se repitan tareas, que estén comunicados los departamentos dentro de una misma empresa . </li></ul>
  5. 5. <ul><li>Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que tendrían tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas más eficientemente </li></ul><ul><li>El tiempo es una paradoja. </li></ul><ul><li>Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuanto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solución a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas más importantes, en la seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer. </li></ul><ul><li>Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administración de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se convertirá en un problema menor. </li></ul>
  6. 6. <ul><li>Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.   </li></ul><ul><li>Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor. </li></ul><ul><li>Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. </li></ul><ul><li>No se puede comprar. </li></ul><ul><li>No se puede atrapar, detener o regresar. </li></ul><ul><li>Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad. </li></ul><ul><li>Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo. </li></ul>Caracteristicas del tiempo:
  7. 7. <ul><li>Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo. </li></ul><ul><li>Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados. </li></ul><ul><li>Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente. </li></ul><ul><li>El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. </li></ul><ul><li>Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad. </li></ul>Como ocupar bien el tiempo???
  8. 8. <ul><li>-El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades. </li></ul><ul><li>-Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad. </li></ul><ul><li>-El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.   </li></ul><ul><li>-Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas. </li></ul><ul><li>-Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas. </li></ul><ul><li>-El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo. </li></ul>
  9. 9. <ul><li>Ideas para mejorar su administración del tiempo. Te ayudaran a mejorar tu productividad y a permanecer focalizado en lo importante . </li></ul>
  10. 10. <ul><li>1. Acepte que la administración del tiempo es un mito. No importa lo organizado que sea usted, el día tiene siempre 24 horas solamente . </li></ul><ul><li>2. Descubra en qué malgasta el tiempo. Muchos de nosotros somos proclives a actividades que son un derroche de tiempo que podríamos usar de un modo mucho más productivamente. </li></ul><ul><li>3) Fije objetivos de administración del tiempo. Recuerde, el foco de la administración del tiempo es cambiar conductas, no cambiar el tiempo.  </li></ul><ul><li>4) Implemente un plan para la administración del tiempo. Esta es una extensión de la idea # 3. El objetivo es cambiar sus comportamientos para conseguir todos los objetivos que se fija a usted mismo </li></ul>
  11. 11. <ul><li>5) Use herramientas para la administración del tiempo . El primer paso es saber dónde está usted parado y planificar adónde desea llegar en el futuro. </li></ul><ul><li>Priorice . Usted tendría que empezar cada día con una sesión de administración del tiempo estableciendo un orden de prioridad para las tareas del día y los resultados deseados </li></ul><ul><li>7) Aprenda a delegar y/o &quot;terciarizar&quot;. Más allá de lo pequeña que pueda ser su empresa, no hay necesidad de que sea un &quot;espectáculo unipersonal&quot; </li></ul>
  12. 12. <ul><li>8) Establezca rutinas y apéguese a ellas lo más que pueda . Cuando surjan las crisis, usted va a ser mucho más productivo si usted puede apegarse a algunas rutinas ya establecidas. </li></ul><ul><li>9) Habitúese a fijar límites de tiempo para las actividades . Por ejemplo, leer y responder emails puede consumir su día entero si usted lo permite. </li></ul><ul><li>10) Asegúrese de que sus sistemas funcionen . ¿Pierde usted montones de tiempo buscando documentos en su computadora? </li></ul>
  13. 13. <ul><li>11) No gaste tiempo esperando ya sea en reuniones con clientes o en turnos con el dentista, es imposible evitar esperar a alguien o a algo . Pero usted no necesita estar sentado mirándose la punta de los zapatos.  </li></ul><ul><li>En resumen, usted puede tener un mayor control y lograr sus objetivos, siempre que afronte el mito de la administración del tiempo y de los pasos para mejorar su control. </li></ul><ul><li>Uno de los mejores administradores es aquel que tiene aparte todas sus metas o ideales por ejemplo: separarlos en fólderes o en una agenda dividida en tres secciones; en una las cosas por realizar como informes por hacer o tareas pendientes, etc. </li></ul>
  14. 14. <ul><li>Urgente: Que urge o requiere una rápida ejecución o solución. </li></ul><ul><li>Importante: Que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro </li></ul>Que es lo urgente y lo importante???
  15. 15. <ul><li>- Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante . Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este. </li></ul><ul><li>- Lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros. </li></ul>Lo Urgente y lo Importante.
  16. 16. <ul><li>- Lo No Urgente, No Importante : actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. </li></ul>
  17. 17. Elementos que nos haran perder el tiempo <ul><li>Mala Organización (Planificacion) </li></ul><ul><li>Exceso de compromisos </li></ul><ul><li>Llamadas telefonicas,reuniones mal planificadas. </li></ul><ul><li>Falta de delegacion </li></ul>GpiH-10. Administración del Tiempo.
  18. 18. Pasos para que nuestro trabajo sea mas eficaz: GpiH-10. Administración del Tiempo. Ten Organiz. y limpio el lugar de trabajo. Cuida tu presentacion personal. Haz cada cosa en su orden
  19. 19. Lleva una planif. adecuada de tu agenda GpiH-10. Administración del Tiempo. Cumple la palabra dada al cliente
  20. 20. Organizarnos alrededor del telefono GpiH-10. Administración del Tiempo. Hay que escuchar al cliente
  21. 21. Estar bien informados de nuestros productos GpiH-10. Administración del Tiempo. Realiza anotaciones cuando hables con clientes
  22. 22. Lleva fichas de tus clientes GpiH-10. Administración del Tiempo.
  23. 23. Sistemas para controlar y administrar el uso del tiempo: <ul><li>Causas teóricas de malversación del tiempo en la empresa: </li></ul><ul><li>Falta de información </li></ul><ul><li>Comunicaciones lentas y absurdas. </li></ul><ul><li>Interrupciones constantes </li></ul><ul><li>Desorganización de los colaboradores </li></ul><ul><li>Exceso de urgencias </li></ul><ul><li>Llamadas telefónicas </li></ul><ul><li>Exceso de burocracia </li></ul><ul><li>Errores de terceros </li></ul><ul><li>Visitas al exterior </li></ul><ul><li>Salidas para resolver problemas </li></ul><ul><li>Exceso de reuniones </li></ul><ul><li>Incompetencia de los jefes. </li></ul>
  24. 24. Causas reales de malversación del tiempo en la empresa: <ul><li>Falta de organización personal </li></ul><ul><li>Confusión de prioridades </li></ul><ul><li>Escasa delegación en nuestros colaboradores </li></ul><ul><li>Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo </li></ul><ul><li>Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio </li></ul><ul><li>Poca puntualidad y control de horario </li></ul><ul><li>Dilación de las decisiones importantes </li></ul><ul><li>Precipitación en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas . </li></ul>
  25. 25. <ul><li>Excusa: Hacer frente a la acumulación de trabajo que se amontonó a lo largo del día. </li></ul><ul><li>Causa: Demasiada actividad ineficaz, no productiva, mientras los demás avanzan en sus tareas. </li></ul><ul><li>Remedio: Lista de prioridades; más disciplina personal; tratar de delegar; emplear mejor las secretarias; filtrar las llamadas telefónicas. </li></ul>Los peligros de trabajar durante muchas horas.
  26. 26. <ul><li>El actual problema de tiempo ha surgido probablemente por culpa de una lenta e ininterrumpida adquisición de malos hábitos, por ejemplo, dejar los informes para el último momento, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar, dar largas a las decisiones, y otros muchos. En otras palabras, trate de adquirir una serie de nuevos hábitos y dejar los viejos. </li></ul><ul><li>La planificación hará que se dedique tiempo a hacer las cosas importantes, las cosas que sólo usted puede hacer y que deben hacerse para una fecha tope. </li></ul><ul><li>La planificación del tiempo ahorra tiempo. Marque objetivos y metas y mida el progreso al comparar lo que se ha logrado realmente con la meta original. Organice a su mesa de trabajo, a su secretaria y más que nada a usted mismo . </li></ul>La planificación del tiempo El Tiempo Una cuestión de hábito
  27. 27. <ul><li>Administración del tiempo más efectiva, una vía al éxito cotidiano </li></ul><ul><li>A continuación van a encontrar diez elementos importantes a tener en cuanta a la hora de anotar citas y actividades en su agenda. Pero antes de comenzar, y como concepto previo, me gustaría repetir la importancia que tiene el que tengamos siempre nuestros objetivos perfectamente definidos y establecidos por escrito. </li></ul><ul><li>La causa fundamental por la que muchas personas no alcanzan sus objetivos es precisamente que los dejan simplemente en su memoria, solo para que queden olvidados cuando los primeros obstáculos, o otras tareas menos importantes reclaman su atención. </li></ul><ul><li>Recuerden mantener su INTENCION en el FUTURO y su ATENCION en el PRESENTE: denominado así porque es el regalo que nos da el UNIVERSO para que seamos FELICES. </li></ul><ul><li>De este modo, se garantizará un enfoque claro en aquellos objetivos que usted mismo ha determinado como importantes para su vida. </li></ul>
  28. 28. <ul><li>Clave 1.- Establezca siempre que le sea posibles momentos de tiempo específicos para realizar cada una de las tareas que planifique . </li></ul><ul><li>Clave 2.- Cuando reserve un tiempo para completar una tarea, respete al máximo esa cita con usted mismo. </li></ul><ul><li>Clave 3 .-Intente por todos sus medios enlazar las tareas que tenga que realizar a lo largo del día. </li></ul>Claves para un manejo del tiempo más efectivo
  29. 29. <ul><li>Clave 4.- Establezca un lapso de tiempo mayor para realizar una tarea del que crea que le llevará completarla. </li></ul><ul><li>Clave 5 .-Procure planificar las tareas que hayan de estar completadas para una fecha determinada con anterioridad a la llegada de esa fecha. </li></ul><ul><li>Clave 6 .-Cuando tenga muchas tareas que completar en una misma semana, procure planificar las más importantes al comienzo de la semana. </li></ul><ul><li>Clave 7.- No cometa el error de planificar absolutamente todo su tiempo disponible. Utilice siempre la regla setenta-treinta. </li></ul><ul><li>Clave 8 .-Mantenga siempre una visión con la suficiente perspectiva de todos sus objetivos en la vida. </li></ul>
  30. 30. <ul><li>Clave 9.- Su Planificación ha de incluir tanto los aspectos profesionales de su vida, como los aspectos personales. </li></ul><ul><li>Clave 10.- Haga una prioridad el hecho de disfrutar de cada instante de su vida. En la vida todos tenemos que hacer tareas que nos resultan agradables, mientras que otras no lo son tanto. </li></ul>
  31. 31. <ul><li>Aprenda a disfrutar tanto unas como las otras. Aprenda a saborear lo bueno de cada situación, y enfóquese en hacer de cada instante de su vida un momento mágico y especial. Tome conciencia de que el hacerlo dependo única y exclusivamente de usted. </li></ul><ul><li>Hágase la pregunta ¿Cómo puedo transformar la realización de este trabajo en algo especial? Le garantizo que su mente comenzará a darle respuestas de cómo hacerlo. </li></ul><ul><li>En definitiva, TOME EL CONTROL . Puede que usted no controle algunos de los acontecimientos de su vida, pero le garantizo que lo que siempre controla es como reacciona ante esos acontecimientos. </li></ul>
  32. 32. <ul><li>“ Por último, si de verdad se quiere conseguir un éxito en la organización del tiempo, se deberá cultivar la tenacidad.” </li></ul>
  33. 33. GRACIAS

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