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Changement en BU : posture / organisation BU Angers

Généralités sur le changement, comme posture individuelle avant tout + organisation pratique BUAngers pour accompagner évolutions dans l'organisation du travail

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Changement en BU : posture / organisation BU Angers

  1. 1. Notions clés Cas pratique BUA Le changement, c'est maintenant Vraiment ? Lundi 8 février 2016 | 13h45-15h45 Nathalie Clot Animatrice #ADBUmetiers Directrice de la Bibliothèque universitaire d'Angers
  2. 2. Qui c'est, la dame ?
  3. 3. Catalyser des changements durables → 1999-2001 Un projet de CD-rom devient un site internet → 2003-2007 BU dentaire lance des premiers ateliers biblio progressifs repris après 2007 par la BIUS → 2007-2012 Horaires → l-s 9h-19h l-s 8h30-22h30→ Fusion équipes d'accueil A + B + C 15 personnes automatisation des prêts à 85 % → Depuis 2013 Transversalité des métiers Evolution des profils B et C Sortir les outils numériques du silo « tech » Chef projet Chef section Paris 7 Chef section BUA Directrice BUA #ADBUmetiers & #ADBUllition
  4. 4. De la pratique empirique… à la théorie Utile, Utilisable, Désirable. Redessiner la bibliothèque pour ses utilisateurs. Méthodes de design UX appliquées Traduction à paraître de A. Etches, A. Schmidt, Utile, Usable, Desirable, ALA, 2014. " Antifragile ou les bienfaits du désordre en bibliothèque " in Conduire le changement en bibliothèque : vers des organisations apprenantes, sous la dir. de C. Péralès, Collection Boîte à outils, Enssib, 2015. " Agir pour communiquer : Le cas de la BU d’Angers 2004-2012 " in Communiquer en bibliothèque sous la dir. de Jean-Marc Vidal Collection Boîte à outils, Enssib, 2012.
  5. 5. Matériel CARTON ROSE CARTON VERT Pour partir de vos propres représentations
  6. 6. Partons de vos représentations Je conçois le changement comme une rupture C'est ce que je pense CARTON ROSE Je ne crois pas CARTON VERT
  7. 7. Changement ou évolution ? Changement Type 1 = évolution Changement Type 2 = changement
  8. 8. Continuité et changement On ne passe pas de la 1re à la 5e d'un seul coup Si vous tentez de démarrer en seconde, vous...
  9. 9. Partons de vos représentations Nous changeons pour nous adapter à une évolution de notre environnement C'est ce que je pense CARTON ROSE Je ne crois pas CARTON VERT
  10. 10. Partons de vos représentations Dans les univers instables, la fréquence du changement peut devenir plus courte que sa durée C'est ce que je pense CARTON ROSE Je ne crois pas CARTON VERT Je ne comprends pas CARTON BLANC
  11. 11. Fréquence et durée du changement
  12. 12. Fréquence > durée du changement Quand il faut passer à D avant d'être arrivé à B
  13. 13. Changement et transition Changement est objectif 1/01/2002 l'euro remplace le franc.→
  14. 14. Changement et transition Transition est subjective. Ex : Elle sera terminée lorsque plus personne n'aura besoin de multiplier par 6,5 pour savoir « combien ça coûte ». Pour moi, la transition francs/euro est terminée → CARTON ROSE Pour moi, la transition francs/euro dure encore, au quotidien ou pour les gros achats → CARTON VERT
  15. 15. Changement et transition Ex : projets RFID + automates  50 % prêts automatisés à 3 ans
  16. 16. A vous ! Vous avez déjà rencontré des démarches de changement qui ont débouché sur des résultats décevants au regard des objectifs initiaux Bien des fois CARTON ROSE→ Pas si souvent CARTON VERT→ CARTON ROSE CARTON VERT
  17. 17. Changement et transition Le syndrome de la chaussure neuve, le pire ennemi du changement
  18. 18. Et alors on fait quoi ?
  19. 19. Un plat de spaghettis complexe
  20. 20. Pas un manuel de mécano
  21. 21. Les règles de l'improvisation
  22. 22. Devenir Antifragile
  23. 23. Devenir Antifragile
  24. 24. Accepter le voyage émotionnel
  25. 25. Commencer par soi-même Accepter qu'une démarche de changement ne soit pas linéaire
  26. 26. Commencer par soi-même Aimer danser le chachacha Accepter les spirales ascendantes et descendantes En soi Et chez les autres
  27. 27. Essayez Travailler sur soi pour travailler avec les autres Incarner un état d'esprit
  28. 28. Maintenant que puis-je faire pour moi ? Lire A. TONNELE, 65 outils pour accompagner le changement individuel et collectif, Éditions d'Organisation, 2011. E. DELAVALLEE, Les 10 règles d'or du changement, Eyrolles, 2015. N. TALEB, Antifragile, les bienfaits du désordre, Les Belles Lettres, 2013. Kit pratique Design Thinking en bib : http://http://lrf-blog.com/design/ Me former, suivre des ateliers… et pratiquer Identifier ses besoins de formation Enssib → Conduite du changement, 9 au 11 mars, ;-) ADBU Journée d'étude Nice 2016 : Design Ux et changement→ Échanger Coaching Voyages Bibcamp | Cyc4lib Mentorat Visites Analyse de pratiques
  29. 29. 2 minutes des bonnes résolutions Notez sur votre carton rose 2-3 choses que vous allez faire pour vous-même Notez sur votre carton vert 2-3 choses que vous allez faire avec d'autres
  30. 30. BUA : s'organiser pour s'adapter ETUDE DE CAS
  31. 31. Contexte propice à l'adaptation Jeune et pauvre 2 sites seulement A taille humaine stabilité équipe cadres→ → attirés Structure opérationnelle patiemment cultivée 2003-11 par O. Tacheau 25 cat. C 15 cat. B 3 A 19 cat. C 19 cat. B 7 A 2003 2015 12 ans
  32. 32. Contexte propice à l'adaptation Ligne hiérarchique claire et courte : 2 niveaux 23 agents Responsable 1 DIRECTION Responsable 2 17 agents Site 1 Site 2 Archives UA Archiviste 1 agent
  33. 33. Contexte propice à l'adaptation Les groupes métiers transversaux
  34. 34. Contexte propice à l'adaptation Chaque cadre a plusieurs casquettes
  35. 35. Groupes métiers en 2016  Groupes métiers faisant l'objet d'une coordination particulière. Sur les secteurs en évolution Services et communication FORIU : relation à l'utilisateur [nouveau] FORMUS + tutoriels en ligne [fusion] Ubib + Réponses en ligne [fusion] Communication + Valorisation en ligne + comm' interne et intranet [fusion] Collections et la fourniture de documents au service des utilisateurs TER : Transferts et réservations PEB Dune + STAR [fusion] GAF : Archives et fonds spécialisés Valorisation physique Livres numériques & VOD
  36. 36. Groupes métiers en 2016  Groupes métiers faisant l'objet d'une coordination particulière Mieux être au travail et évolution des compétences Mieux : ergonomie, organisation du travail BIBA + : formation continue Plannings Support et infrastructures Miss'num GAME : aménagements BB et STS Audiovisuel Supplément d'âme GIF : groupe d'intervention festive
  37. 37. Groupes projets en 2016  Contrairement à 2015, 4 groupes d'impulsion seulement Prêt de matériels [déjà lancé] Prêts de salles [appels à volontaires au printemps] Collections N1 BU Saint Serge Magasins Belle Beille : repoussement et braderie pilon BB et STS « Document de synthèse distribué + disponible sur Huggy et sur Commun »
  38. 38. Faire travailler les gens ensemble Une infrastructure solide  Zimbra (invitations + gestion salle)  Salles de réunions avec matériel participatif banalisées sur chaque site  Toute rencontre a un CR dans Huggy (accès réservé pour Komidi) « Contraindre pour mieux libérer »  Calendrier annuel des réunions structurantes  Formalisation de la typologie des réunions  Règles d'usage mail / tél / réunion tél / réunion
  39. 39. Faire travailler les gens ensemble Des méthodes  Formation de tous les cadres aux techniques de réunion participative déc. 2013  Analyse des pratiques et échanges de co-construction  Clarification des intentions et objectifs Préparer une réunion c'est préparer une question précise et une méthode de travail en commun, pas des résultats et un diaporama. → Produire des décisions Analyser des problèmes→ → Produire des idées Partager des informations→ → Répartir le travail (QQCCOQP)
  40. 40. Faire travailler les gens ensemble  Équipe de direction Stratégie 1x/an 1 jour Lieu neutre qui change Toute l'équipe Journées Projet 1x/an 2 jours Lieu neutre (Saint Florent) id. Komidis 20x/an 1h30 repas 1h30 Dans l'une ou l'autre BU Salle de réunion neutre Géométrie variable Stratégie 1x/an 1 jour Lieu neutre qui change Toute l'équipe direction Journées Projet 1x/an 2 jours Lieu neutre (Saint Florent) id. Komidis 20x/an 1h30 repas 1h30 Dans l'une ou l'autre BU Salle de réunion neutre Géométrie variable selon projets + tous pour infos aprèm. Prépa EPro 3x/an 3 h id. Responsables équipe + dir
  41. 41. Faire travailler les gens ensemble  Équipes par site Stratégie 1x/an 1 jour Lieu neutre qui change Toute l'équipe Journées Projet 1x/an 2 jours Lieu neutre (Saint Florent) id. Komidis 20x/an 1h30 repas 1h30 Dans l'une ou l'autre BU Salle de réunion neutre Géométrie variable REP 10x/an 1 h Même jour même heure sur les 2 sites Toute l'équipe Site BB/STS Mini REP 10x/an 1h30 Petite salle BB Coordinateurs proximité BB IMAMADEPOMI 35x/an 20' max Debout lieux variés : couloirs, magasin, cuisine, terrasse Toute l'équipe site STS * BB et STS : Belle Beille et Saint Serge, les 2 BU ** Impromptu du MArdi MAtin DEs Potron MInet
  42. 42. Faire travailler les gens ensemble  Groupes métiers transversaux + groupes impulsion Groupes métiers variable 1 à 2h + 1 journée pour certains groupes Variable Groupes impulsion fixé au lancement projet 2h / 3 ou 4 max Participants volontaires  Réunions générales Réunion générale février 1x/an 2 h Hors les murs + visite d'un site angevin sur matinée Tous (possibilité poser congé) Réunion générale été 1x/an 2h Hors les murs, matin de la journée pro, hors Angers id. BIBA+ camp 1x/an 1 jour Ateliers pratiques de formation continue id.
  43. 43. Faire travailler les gens ensemble Journées projets St Florent Réunion générale Préparation Entretiens pro Préparation 360° Entretiens pro Préparation Entretiens proEntretiens pro janvier février mars avril-mai Arrêter, commencer continuer Arrêter, commencer continuer Opérationnel, par porteurs, par g. métier Opérationnel, par porteurs, par g. métier Opérationnel, par porteurs, par g. métier Opérationnel, par porteurs, par g. métier Journée stratégie Réunion générale Préparation Entretiens pro Veiller au fonctionnement pratique, ajuster, évaluer Faire fonctionner Faire fonctionner Vision, questions, gamberge Vision, questions, gamberge juin juillet BIBA+ Camp septembre-décembre Travail en groupes métiers Se former Se former
  44. 44. Enjeux 2016-2017 Vision et valeurs communes qui ne « changent pas » → A partager → A faire vivre au quotidien
  45. 45. Enjeux 2016-2017 → Associer l'observation des usages réels à tous les projets et pratiquer cycles successifs analyse problème recherche d'idées→ →analyse problème recherche d'idées→ → prototypesprototypes itération évaluation→ →itération évaluation→ →
  46. 46. Optimisme de la volonté EssayerEssayer Accepter ses erreurs Accepter ses erreurs Faire avecFaire avec Apprendre en faisant Apprendre en faisant Pragmatisme de l'action Et celles des autres En tirer parti ! En tirer parti !
  47. 47. 2 minutes de bonnes résolutions Notez sur votre carton vert 2-3 choses que vous allez faire avec les autres
  48. 48. Merci de votre attention Mail nathalie.clot@univ-angers.fr Twitter @NaCl2 #ADBUmetiers #ADBUllition BUA http://bu.univ-angers.fr/buapro Des questions ?

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