 Apakah   maksud mesyuarat?
Definisi :Perjumpaan ramai untuk memenuhitujuan, peraturan dan perlembagaanpertubuhanForum untuk perbincangan formalantara...
•   Notis panggilan yang mencukupi•   Agenda yang jelas•   Menepati masa mula dan tamat•   Tempat yang sesuai dan selesa• ...
•   Selesaikan tugas atau masalah persatuan /    organisasi.•   Cepatkan proses rancang & laksana kerja /    projek.•   Da...
•   Terima usul (ide baru) dari ahli.•   Selaras dan bincang tugas dan tanggungjawab    AJK.•   Ikut peraturan yang diteta...
•   Mesyuarat Agung (AGM)•   Mesyuarat Agung Luar Biasa (EGM)•   Mesyuarat Tergempar•   Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
MESYUARAT AGUNG TAHUNANPerlu diadakan mengikut undang–undangnegara , iaitu di bawah Akta PendaftarPertubuhan bagi persatua...
MESYUARAT AGUNG TAHUNAN Lazimnya sekali setahun, setelah berakhirnya tahun  kewangan. Notis tidak kurang daripada 10 hari...
Notis Pemberitahuan MesyuaratMaklumat yang perlu dimasukkan:-• Nama jawatankuasa•Tarikh dan tempat mesyuarat•Masa mula dan...
•   Ucapan alu-aluan•   Ucapan Penasihat Kelab•   Ucapan Perasmian•   Mesyuarat Agung
•   Rangka / tajuk ringkas urutan perkara    yang akan dibincangkan dalam mesyuarat
•   Ucapan pengerusi mesyuarat•   Bentang dan sahkan minit mesyuarat agung    lepas•   Bentang laporan tahunan•   Bentang ...
Mesyuarat Agung Luar BiasaPermintaan bertulis oleh tidak kurangdaripada 8 orang ahli JawatankuasaKerja dan permintaan seca...
MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA Jarang berlaku Mesyuarat jenis ini diadakan untuk mendapatkan  persetujuan semua ahli persatu...
MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA Diadakan dalam tempoh 5 hari dari tarikh  permintaan. Paparan notis mesyuarat dan agenda  sek...
Agenda untuk mesyuarat agung luar biasa ialah:   Penerangan daripada ketua atau setiausaha    mengenai latar belakang per...
•   Membincangkan hanya satu agenda sahaja.•   Keputusan perlu dibuat dengan segera.•   Kehadiran untuk mesyuarat ini adal...
Mesyuarat Jawatankuasa KerjaMesyuarat yang biasa diadakan olehsesebuah persatuan bagi menggerakkanpersatuan berkenaan .Dih...
Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Ahli dipilih dalam mesyuarat agung. Kekerapan: bergantung pada kehendak  perlembagaan, pera...
Agenda Mesyuarat Jawatankuasa Kerja•Ucapan pengerusi•Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas• Perkara – perkara berbangkit•...
penentuan     pembukaan    pengesahan                 menamatkan mesyuarat            panduan perbincanganperkara berbangkit
Pengerusi perlu memastikan samadakorum telah mencukupi atau tidak .Untuk mesyuarat jawatankuasa kerja, ahlikorum tidak bol...
Pengerusi boleh menunggu tidak lebihdaripada 15 atau 30 minit untuk korumdipenuhi oleh ahli jawatankuasa .Setiausaha harus...
Agenda dan minit mesyuarat akandiedarkan .Pengerusi berperanan mengisytiharkanmesyuarat secara rasmi diikuti dengankata – ...
Jika mesyuarat tersebut merupakanmesyuarat kali pertama, tujuan mesyuaratperlu dinyatakan .Seterusnya, pengerusi tanggungj...
Pengerusi perlu menurunkan tandatanganringkasnya untuk setiap pembetulan .Mempelawa cadangan dansokongan minit itu disahka...
Perkara – perkara yang dicetak dalamminit mesyuarat akan diteliti secara satupersatu dan ahli – ahli bolehmembangkitkan so...
Ahli – ahli hanya dibenarkan memintamaklumat sahaja , perbincangan tambahanatau perbincangan baru terhadap perkarayang ber...
Pengerusi perlu bersikap berkecuali dantidak boleh bersikap berat sebelah ataumenonjolkan pengaruh .Peranan yang dimainkan...
KUALITI PENGERUSIPengerusi perlu memiliki kualiti peribadi yang tenang, peramah, mesra boleh berfikir secara objektif da...
KUASA PENGERUSI Kuasanya mengatasi semua yang hadir  dalam mesyuarat. Keputusannya tentang tatacara mesyuarat  muktamad....
Pengerusi tanggungjawab untukmenamatkan atau menutup mesyuaratsecara rasmi .Untuk melicinkan perjalanan pertubuhan,tarikh ...
TAMAT
Sebelum Mesyuarat                   Selepas MesyuaratSemasa Mesyuarat
• Berbincang dengan pengerusi untuk  menyediakan agenda mesyuarat• Menghantar surat jemputan atau notis  mesyuarat lebih a...
• Menyediakan peralatan yangberkaitan seperti kertas , pen dansebagainya ( jika perlu )• Menyediakan minit mesyuarat yangl...
• Datang lebih awal ke tempat mesyuarat  untuk memastikan semua persiapan  tidak tergendala dan diatur dengan  sempurna
• Mencatat perkara yang dibincangkan  dalam mesyuarat dengan ringkas , tepat  dan padat• Mengedar kertas borang kehadiran ...
• Menyiapkan minit mesyuarat dengan  seberapa segera• Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan  secepat mungkin untuk tindaka...
   Pengenalan   Minit adalah satu bentuk rekod yang bertulis    tentang perkara yang dibincangkan dalam    sesuatu mesyu...
   Kandungan   Kandunga minit adalah bergantung pada jenis    mesyuarat yang dijalankan itu.Perkara berikut adalah    pe...
   Catatan nama AJK mengikut hiraki   Nama AJK serta jawatan mereka
   Setiausaha perlu mencatatkan nama ahli yang    tidak hadir dengan alasan.   Sebagai alasan, memadai dicatatkan sebaga...
FORMAT MINIT MESYUARAT       (1) JUDUL MINIT MESYUARAT(2) BUTIRAN AM      i.     Tarikh    :      ii.    Masa      :      ...
FORMAT MINIT MESYUARAT(4) KETERANGAN AGENDA   Isi perbincangan agenda dicatat oleh pencatat minit   mesyuarat.(5) TINDAKAN...
Pengedaran Minit Mesyuarat   Pengedaran minit mesyuarat kepada ahli-ahli    dilakukan sekurang-kurangnya seminggu    sele...
   Sah   Fakta-fakta yang ditulis dalam minit mesyuarat itu tepat.Bahan yang    dicatatkan itu adalah bersamaan dengan p...
TAMATTerima kasih
6a upsi qss4013 pengurusan mesyuarat1
6a upsi qss4013 pengurusan mesyuarat1
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

6a upsi qss4013 pengurusan mesyuarat1

3,250 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
3,250
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
175
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

6a upsi qss4013 pengurusan mesyuarat1

  1. 1.  Apakah maksud mesyuarat?
  2. 2. Definisi :Perjumpaan ramai untuk memenuhitujuan, peraturan dan perlembagaanpertubuhanForum untuk perbincangan formalantara sekurang-kurangnya 3 oranguntuk mencapai objektif bersamamelalui proses komunikasi.
  3. 3. • Notis panggilan yang mencukupi• Agenda yang jelas• Menepati masa mula dan tamat• Tempat yang sesuai dan selesa• Perbincangan yang positif• AJK serta urusetia yang berkesan• Minit mesyuarat diedarkan lebih awal
  4. 4. • Selesaikan tugas atau masalah persatuan / organisasi.• Cepatkan proses rancang & laksana kerja / projek.• Dapat mandat dari ahli utk jalankan kerja /projek baru.• Kawal aktiviti dan kewangan organisasi dari masa ke semasa.
  5. 5. • Terima usul (ide baru) dari ahli.• Selaras dan bincang tugas dan tanggungjawab AJK.• Ikut peraturan yang ditetapkan dalam perlembagaan.• Sebar maklumat
  6. 6. • Mesyuarat Agung (AGM)• Mesyuarat Agung Luar Biasa (EGM)• Mesyuarat Tergempar• Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
  7. 7. MESYUARAT AGUNG TAHUNANPerlu diadakan mengikut undang–undangnegara , iaitu di bawah Akta PendaftarPertubuhan bagi persatuan yangditubuhkan di luar institusi pendidikanseperti persatuan belia , politik dansebagainya .
  8. 8. MESYUARAT AGUNG TAHUNAN Lazimnya sekali setahun, setelah berakhirnya tahun kewangan. Notis tidak kurang daripada 10 hari. Tujuan (bergantung pada perlembagaan):  membentangkan laporan tahunan  meluluskan penyata kira-kira  merancang aktiviti tahun berikutnya  memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu  meluluskan sesuatu usul Korum: 2/3 jumlah ahli berdaftar. Jika kuorum tidak cukup selepas 30 minit, mesyuarat hendaklah ditangguhkan ke tarikh lain (tidak lebih 30 hari)
  9. 9. Notis Pemberitahuan MesyuaratMaklumat yang perlu dimasukkan:-• Nama jawatankuasa•Tarikh dan tempat mesyuarat•Masa mula dan masa dijangka tamat•Agenda mensyuarat•Nama Pengerusi•Jenis pakaian
  10. 10. • Ucapan alu-aluan• Ucapan Penasihat Kelab• Ucapan Perasmian• Mesyuarat Agung
  11. 11. • Rangka / tajuk ringkas urutan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat
  12. 12. • Ucapan pengerusi mesyuarat• Bentang dan sahkan minit mesyuarat agung lepas• Bentang laporan tahunan• Bentang dan sahkan laporan kewangan tahunan lepas.• Pemilihan AJK baru• Bahaskan usul / cadangan yang diterima• Ucapan penangguhan
  13. 13. Mesyuarat Agung Luar BiasaPermintaan bertulis oleh tidak kurangdaripada 8 orang ahli JawatankuasaKerja dan permintaan secara bertulisoleh 1/3 orang ahli berdaftar supayamesyuarat itu diadakan .
  14. 14. MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA Jarang berlaku Mesyuarat jenis ini diadakan untuk mendapatkan persetujuan semua ahli persatuan dalam sesuatu perkara, tidak ada hal-hal lain. Diarah oleh AJK atau diminta 1/3 ahli berdaftar dengan tujuan :  membubarkan AJK yang ada dan memilih AJK baharu  mengubah perlembagaan atas keperluan yang mendesak  menyelesaikan masalah kewangan yang kritikal
  15. 15. MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA Diadakan dalam tempoh 5 hari dari tarikh permintaan. Paparan notis mesyuarat dan agenda sekurang-kurangnya 48 jam sebelum mesyuarat. Korum mesyuarat agung diterima pakai. Jika korum tidak mencukupi, mesyuarat hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk tujuan yang sama tidak boleh diadakan dalam tempoh enam bulan.
  16. 16. Agenda untuk mesyuarat agung luar biasa ialah: Penerangan daripada ketua atau setiausaha mengenai latar belakang perkara atau isu yang hendak dibincangkan. Perbincangan mengenai perkara tersebut dan mengambil keputusan.
  17. 17. • Membincangkan hanya satu agenda sahaja.• Keputusan perlu dibuat dengan segera.• Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah berdasarkan kepada perlembagaan.
  18. 18. Mesyuarat Jawatankuasa KerjaMesyuarat yang biasa diadakan olehsesebuah persatuan bagi menggerakkanpersatuan berkenaan .Dihadiri oleh semua ahli JawatankuasaKerja yang dipilih / lantik dalam sesuatuMesyuarat Agung Tahunan .
  19. 19. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Ahli dipilih dalam mesyuarat agung. Kekerapan: bergantung pada kehendak perlembagaan, peraturan tetap, keperluan organisasi itu. Notis sekurang-kurangnya 48 jam Korum: lazimnya dua pertiga.
  20. 20. Agenda Mesyuarat Jawatankuasa Kerja•Ucapan pengerusi•Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas• Perkara – perkara berbangkit• Agenda – agenda yang ingin dibincangkan atau laporan daripada Pengerusi Jawatankuasa Kecil• Hal – hal lain • Penutup
  21. 21. penentuan pembukaan pengesahan menamatkan mesyuarat panduan perbincanganperkara berbangkit
  22. 22. Pengerusi perlu memastikan samadakorum telah mencukupi atau tidak .Untuk mesyuarat jawatankuasa kerja, ahlikorum tidak boleh kurang daripada 2 / 3ahli yang ada dalam jawatankuasa penuh .
  23. 23. Pengerusi boleh menunggu tidak lebihdaripada 15 atau 30 minit untuk korumdipenuhi oleh ahli jawatankuasa .Setiausaha harus merekodkan bahawamesyuarat itu dibatalkan kerana tidakmencukupi korum .Jika perlu , perbincangan tidak formalboleh diadakan tanpa rekod dan kuasa .
  24. 24. Agenda dan minit mesyuarat akandiedarkan .Pengerusi berperanan mengisytiharkanmesyuarat secara rasmi diikuti dengankata – kata aluan beliau .
  25. 25. Jika mesyuarat tersebut merupakanmesyuarat kali pertama, tujuan mesyuaratperlu dinyatakan .Seterusnya, pengerusi tanggungjawabbaca agenda mesyuarat.Majlis dibuka kepada ahli jika adapembetulan pada minit mesyuarat.
  26. 26. Pengerusi perlu menurunkan tandatanganringkasnya untuk setiap pembetulan .Mempelawa cadangan dansokongan minit itu disahkan sebagai betul .Selepas minit disahkan , pengerusi akanmenandatangani minit itu menulis tarikh.
  27. 27. Perkara – perkara yang dicetak dalamminit mesyuarat akan diteliti secara satupersatu dan ahli – ahli bolehmembangkitkan soalan untuk dijawaboleh AJK atau orang berkenaan yangtelah ditugaskan .
  28. 28. Ahli – ahli hanya dibenarkan memintamaklumat sahaja , perbincangan tambahanatau perbincangan baru terhadap perkarayang berbangkit itu tidak dibenarkan .
  29. 29. Pengerusi perlu bersikap berkecuali dantidak boleh bersikap berat sebelah ataumenonjolkan pengaruh .Peranan yang dimainkan oleh beliaudalam perbincangan ketika menjalankanmesyuarat adalah untuk menganalisis danmenjelaskan fakta – fakta yangdibentangkan .
  30. 30. KUALITI PENGERUSIPengerusi perlu memiliki kualiti peribadi yang tenang, peramah, mesra boleh berfikir secara objektif dan jelas berpengetahuan cukup tentang tatacara mesyuarat berkeupayaan mengawal diri dan sentiasa berhubung rapat dan bekerjasama dengan setiausaha.
  31. 31. KUASA PENGERUSI Kuasanya mengatasi semua yang hadir dalam mesyuarat. Keputusannya tentang tatacara mesyuarat muktamad. Dia mempunyai undi pemutus; digunakan apabila berlaku persamaan undi antara pencadang dengan pembangkang. Dia sahaja yang boleh memula dan menangguhkan mesyuarat ... mesti dilakukan tepat pada waktunya.
  32. 32. Pengerusi tanggungjawab untukmenamatkan atau menutup mesyuaratsecara rasmi .Untuk melicinkan perjalanan pertubuhan,tarikh mesyuarat akan datangditetapkan terlebih dahulu sebelummesyuarat ditangguhkan oleh pengerusi .
  33. 33. TAMAT
  34. 34. Sebelum Mesyuarat Selepas MesyuaratSemasa Mesyuarat
  35. 35. • Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat• Menghantar surat jemputan atau notis mesyuarat lebih awal• Memastikan tempat mesyuarat termasuk sistem siaraya berfungsi
  36. 36. • Menyediakan peralatan yangberkaitan seperti kertas , pen dansebagainya ( jika perlu )• Menyediakan minit mesyuarat yanglepas
  37. 37. • Datang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk memastikan semua persiapan tidak tergendala dan diatur dengan sempurna
  38. 38. • Mencatat perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan ringkas , tepat dan padat• Mengedar kertas borang kehadiran mesyuarat kepada semua ahli yang hadir
  39. 39. • Menyiapkan minit mesyuarat dengan seberapa segera• Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit
  40. 40.  Pengenalan Minit adalah satu bentuk rekod yang bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. Sekiranya tidak dibuat sebarang catatan, rekod tidak dapat disimpan dengan sempurna dan segala perbincangan yang diadakan tidak dapat di ambil tindakan susulan.
  41. 41.  Kandungan Kandunga minit adalah bergantung pada jenis mesyuarat yang dijalankan itu.Perkara berikut adalah penting untuk dimasukkan sebagai kandungan dalam minit mesyuarat itu. Tajuk Nama pertubuhan,persatuan sukan yang menjalankan mesyuarat itu Jenis mesyuarat (e.g., Mesyuarat Jawatankuasa,Mesyuarat Agung Tahunan, dsb) Tempat mesyuarat
  42. 42.  Catatan nama AJK mengikut hiraki Nama AJK serta jawatan mereka
  43. 43.  Setiausaha perlu mencatatkan nama ahli yang tidak hadir dengan alasan. Sebagai alasan, memadai dicatatkan sebagai tidak hadir dengan bersebab sebagai tajuk kecil dalam minit itu. Ini disusuli dengan senarai nama mereka yang tidak hadir itu.
  44. 44. FORMAT MINIT MESYUARAT (1) JUDUL MINIT MESYUARAT(2) BUTIRAN AM i. Tarikh : ii. Masa : iii. Tempat : iv. Kehadiran :( catatkan anggota yang tidak hadir )(3) AGENDA ( jika perlu dicatatkan ) i. Ucapan Pengerusi ii. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat lalu iii. Perkara-perkara berbangkit iv. Membincangkan isu v. Membincangkan isu vi. Hal-hal lain
  45. 45. FORMAT MINIT MESYUARAT(4) KETERANGAN AGENDA Isi perbincangan agenda dicatat oleh pencatat minit mesyuarat.(5) TINDAKAN Siapakah yang bertanggungjawab?(6) UCAPAN PENANGGUHAN Ucapan penangguhan oleh Pengerusi. Dicatat juga masa mesyuarat ditamatkan.(7) PENCATAT Dicatatkan nama orang yang mencatat minit mesyuarat.(8) PENGESAHAN PENGERUSI Pengerusi menandatangi minit mesyuarat tanda pengesahan.
  46. 46. Pengedaran Minit Mesyuarat Pengedaran minit mesyuarat kepada ahli-ahli dilakukan sekurang-kurangnya seminggu selepas mesyuarat. Draf minit dikemukakan kepada pengerusi untuk kelulusan dan persetujuannya tidak lewat dari tiga hari selepas tarikh berlangsungnya mesyuarat itu. Minit mesyuarat itu perlu dicetak lebih kerana kerap kali ada ahli yang tidak membawa minit bersama mereka semasa mesyuarat.
  47. 47.  Sah Fakta-fakta yang ditulis dalam minit mesyuarat itu tepat.Bahan yang dicatatkan itu adalah bersamaan dengan perkara yang dibincang dalam mesyuarat itu. Lengkap Minit mesyuarat itu padat dan lengkap dan tiada bahan yang tertinggal atau ditokok tambah.Bahan catatan itu tersusun agar orang dapat memahaminya walaupun seseorang itu tidak hadir dalam mesyuarat.Mereka dapat mengikuti perjalanan mesyuarat itu dengan cara yan mudah. Ringkas Minit mesyuarat itu juga ringkas dan mudah diikuti tetapi jangan sampai mengurangkan pemahamannya.Catatan minit mesyuarat direkodkan secara tepat,padat dan jelas.
  48. 48. TAMATTerima kasih

×