Cartilla gestion documental

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ojala les guste esta cartilla es para aprendices en el programa de gestión documental

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Cartilla gestion documental

  1. 1. INTRODUCCION La Policía Nacional ha sido certificada en su sistema de gestión de calidad, así mismo ha avanzado en la implementación de medios tecnológicos tendientes a mejorar sus procesos, procedimientos y servicios internos, sin embargo, aún se evidencian gran cantidad de actividades administrativas soportadas en documentos que tienen efectos negativos en la eficiencia documental impactando factores económicos y administrativos. Uno de los retos más grandes de los señores jefes de oficinas asesoras, áreas, regionales, grupos y responsables de archivo por dependencias es administrar adecuadamente la documentación contenida en un archivo. La racionalización y la normalización de la documentación desde su producción hasta su destino final. El manejo integral de los documentos y de la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional de nuestro proceso misional de la Dirección de Incorporación. La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y a una política informativa total. La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación del acervo documental. Página 2
  2. 2. La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la información. La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción total. Por tal razón se hace necesario, primero que todo mostrar la experiencia significativa del Archivo General de la Nación de Colombia, para recordar algunos términos asociados al programa de gestión documental, seguido de un objetivo para ubicar al lector que trabajaremos los 8 pasos de un Programa de Gestión Documental, asociando la definición de cada uno, vinculando los elementos de la fundamentación legal contenida en acuerdos, circulares, leyes, entre otros actos administrativos de índole Nacional. Entidad que cumple las funciones de: a) Formular, orientar y controlar la política archivística. b) Coordinar el sistema nacional de archivos. c) Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que custodia. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestión Documental Página 3
  3. 3. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo recomendaciones del las Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo. Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas control áreas relacionadas interno, compras con y suministros, sistemas, el desarrollo organizacional y el presupuesto. Página 4
  4. 4. Apreciado aprendiz: Esta guía es fundamental para su proceso de formación integral como persona, le permitirá dentro del entorno social en el cual desarrolla sus actividades diarias mejorar su conocimiento y manejo de las técnicas de archivo siendo esto la memoria colectiva de una unidad y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento de la misma. Para ello precisa que todos los involucrados en la labor desarrollen una gestión ordenada y seguramente si le pone todo el entusiasmo y las ganas al desarrollo de esta guía, al alcance del resultado de aprendizaje propuesto y al cumplimiento de la entrega de las evidencias solicitadas (siendo consciente que es parte de la gestión de su propio proceso de aprendizaje), impactará positivamente sobre su instrucción y el del resto de su grupo por las dependencias. Página 5
  5. 5. INTEGRANTES DEL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL APA – 09 MYRIAM ROSA CADENA NUMPAQUE ENCARGADA DE ARCHIVO CENTRAL ADS - 06 KATIUSCA JAMAIMA AUXILIAR DE ARCHIVO CENTRAL ADS - 03 DIANA ALAPE SOTO RESPOSABLE DE LA VENTANILLA UNICA DE RADICACION TE: EDWIN MAYORAL RAMIREZ SECRETARIO PRIVADO CR: JORGE LUIS RAMIREZ ARAGON DIRECTOR DE INCORPORACIÓN Página 6
  6. 6. OBJETIVO SOBRE EL MANEJO DEL DOCUMENTO DESDE SU CONCEPCIÓN HASTA SU DISPOSICIÓN FINAL PRESENTACIÓN Para la Dirección de Incorporación es importante tener esta guía de gestión documental, en cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000 – “Ley General de Archivos”, como instrumento de apoyo Para el grupo interesado en aprender ordenación documental, es una herramienta que tiene el propósito de orientar mediante conceptos, ilustraciones y un lenguaje sencillo el contenido del proceso sobre el manejo del documento desde su origen hasta su disposición final, en desarrollo de sus procedimientos manuales y automatizados de Correspondencia, Archivo de Gestión, Central e Histórico. Esperamos que esta herramienta que llega a ustedes en edición digital, contribuya al logro de los objetivos de la entidad, facilite la ejecución de las funciones de los servidores que la integran y sea consecuente con los cambios que se proponen a nivel Policía Nacional, sobre la racionalización del uso del papel en pro del medio ambiente. MARCO CONCEPTUAL Con el objeto de cumplir con los estándares de calidad, constituidos como requisito dentro de la Ley 594 “Ley General de Archivos” Siglas: AGN: Archivo General de la Nación PGD: Programa de gestión documental DINCO – Dirección de Incorporación Página 7
  7. 7. OBJETIVO GENERAL Normalizar de forma sistemática un programa de Gestión Documental, para estandarizar la información que se genera en la entidad, dando seguridad, confianza y calidad. Apoyando lo toma oportuna de decisiones. OBJETIVOS ESPECÍFICOS - Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la entidad, dentro del cumplimiento de sus funciones. - Fortalecer la seguridad en los sistemas de información de la DINCO para garantizar la obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la información. - Conocer el correcto manejo de un sistema de información, siguiendo las pautas estipuladas para ello, basados con la información obtenida principalmente del Archivo General de la Nación (Ley 594, ley general de archivos). - Preservar correctamente la documentación siguiendo cánones como el manejo de temperatura, y humedad en el lugar donde se estén almacenando. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO dictan otras disposiciones. Ley 527 de 1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas Página 8
  8. 8. digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones modificables. alor probatorio de las imágenes ópticas no de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que presten servicios públicos. Archivos. de 2000. Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas. a cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. organización de los archivos de gestión en las entidades públicas. lar Externa 005 2012, Consideraciones Básicas Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos: Página 9
  9. 9. Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los contemplados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. PLANEACIÓN Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivo) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación. Para realizar este diagnóstico se debe iniciar con los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre la institución y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental, encuestas documentales. Página 10
  10. 10. Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, Organigrama institucional y tablas de retención documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: la oficina de recibo y despacho de correspondencia). externos. tablas de retención documental. Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones. Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las Página 11
  11. 11. compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto. funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental. para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo. Página 12
  12. 12. TABLA DE CONTENIDO LOS 8 PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS: GESTIÓN DOCUMENTAL: (ORIENTACIÓN SOBRE CONCEPTOS GENERALES) 2. RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS: 3. DISTRIBUCIÓN: 4. TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS: 5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: 6. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS: 7. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: 8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS. HECHOS IMPORTANTES DE RECORDAR DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL TERMINOS Y DEFINICIONES DE GESTION DOCUMENTAL DEFINICION E IMPORTANCIA DE LAS TRD Página 13
  13. 13. PROCESOS TECNICOS IDENTIFICACIÓN CLASIFICACIÓN, APERTURA E IDENTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES VALORACIÓN VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS SELECCIÓN ELIMINACIÓN PASOS METODOLÓGICOS PARA LA ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL APLICACIÓN CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL PLAN DE EMERGENCIA Página 14
  14. 14. Página 15
  15. 15. QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL? (Orientación sobre conceptos generales) Comprende el ciclo de vida completo de los documentos, desde su creación hasta su disposición final y las tareas que durante este ciclo permiten la planificación, manejo y organización que facilitan su uso y conservación. ✓Impacta los procesos internos de la Dirección de Incorporación ✓Se tiene información disponible permanentemente ✓Facilita la toma de decisiones ✓Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades ✓Da oportunidad en el servicio al cliente ✓Concentra la información en un solo sitio y facilita su portabilidad ✓Propicia un escenario para el ahorro de papel DEMOS UN VISTAZO A ELEMENTOS IMPORTANTES 1. Sistema Integrado de Gestión 2. Documento Electrónico, Gestión electrónica de los documentos, Gestión del documento electrónico Diferenciemos estos conceptos Página 16
  16. 16. ✓Documento electrónico: contenido integrado en un archivo informático Mediante un programa de computador (software) que es generado, comunicado y archivado en medios electrónicos y en éstos permanece durante su ciclo vital. ✓Gestión electrónica de los documentos: Es la aplicación o uso de la informática en la producción, transmisión, conservación y uso de los documentos que se tramitan en el desarrollo de las actividades de la entidad. En esta orientación un documento puede ser gestionado por medios electrónicos, donde la informática es un medio para producirlo independiente del soporte en el cual se registre. El decreto 651 de 2011 plantea el Sistema Integrado de Gestión como un instrumento de fortalecimiento de la función administrativa de los organismos y entidades públicas. Es una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por un conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e Página 17
  17. 17. instrumentos que garantizan un ejercicio articulado, armónico para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades, estará compuesto por 8 subsistemas dentro de los cuales está el subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo - SIGA. El SIGA está conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la Entidad pública. ✓Gestión del documento electrónico: Se refiere a la aplicación de los principios de la gestión documental al manejo del documento electrónico. Aquí el documento se gestiona completamente en ambientes electrónicos sin materializarse en papel. Actualmente en la Dirección de Incorporación tenemos los medios para realizar la gestión electrónica de los documentos soportados en el aplicativo SINCO, de forma virtual todo el proceso de incorporación que trabajan en pro del Sistema de Gestión de Calidad con las herramientas ofimáticas a disposición de los servidores públicos en estos momentos se está trabajando para llegar a este escenario ideal. La Unidad de correspondencia: de nuestra Dirección tiene el aplicativo radicar el cual tiene la funcionalidad de realizar la gestión de los documentos, ya sean entradas, salidas o internos llevando el control del registro, por medio del escáner el cual direcciona a las dependencias para dar respuesta o recibir respuestas . De acuerdo con el tipo de trámite se generan las alarmas, las notificaciones y todos los procesos pertinentes que se realizan sobre un documento en cumplimiento de nuestro proceso misional. Página 18
  18. 18. QUE ES UN ARCHIVO? En donde se encuentra la información estructurada archivos manejados y de organizada de los Gestión por dos y Central sub módulos organizados de acuerdo a las series, subseries y tipos documentales consignados en las respectivas Tablas de Retención Documental (TRD) de cada dependencia. Es un conjunto de documentos producidos y recibidos como resultado de diferentes actuaciones administrativas orientadas a resolver un determinado asunto o trámite administrativo. 1. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS ¿QUÉ ES? Es el proceso que genera los documentos en cada institución durante la ejecución de sus funciones. Este proceso comprende los temas de creación y diseño de formatos respetando la normatividad archivística emanada del AGN, adoptados por la Policía Nacional del primer nivel para ser liderados por la Dirección de Incorporación, como segundo nivel en cumplimiento a la Norma ISO, Página 19
  19. 19. específicamente la 15489 y el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación – ICONTEC. Los formatos actualizados deben estar en el Listado Maestro Control de Registros y hacer el debido trámite para ser incluidos en la TRD. Verificando la poli red en busca de la SVE, diariamente para evitar utilizar documentos con versiones modificadas o documentos obsoletos. Existen documentos que son producidos por cada dependencia de acuerdo a su función, Hay otros formatos que son especiales o de uso común en la entidad como son: Actas, Circular, Oficio o comunicación oficial externa, Memorando o comunicación oficial interna, Decreto, Directiva y Resolución. ¿CÓMO PRODUCIRLOS? DIRECTRICES Existen otros documentos que por su importancia y manejo vale la pena mencionar y que hacen parte de los denominados Actos administrativos, donde se consigna la expresión de la voluntad de una autoridad pública en ejercicio de la función administrativa, cuya consecuencia es producir efectos jurídicos sobre la situación de las personas. Página 20
  20. 20. DEMOS UN VISTAZO Se utiliza orientaciones, para informar, pautas, dar hacer solicitudes, aclaraciones, al interior de la entidad referente a la gestión de la misma. Ver Listado Maestro de Formatos en la SVE, memorando o comunicación oficial, acta decreto, resolución, directiva, circular: Las acciones a emprender conllevan normas que pueden ser técnicas o administrativas y a nivel nacional o específico, según el grado de aprobación. Comunicación interna o externa que informa sobre actividades de la entidad, normas, políticas, cambios, temas y va dirigida a varios destinatarios. Estos documentos tiene como objetivo transmitir un mensaje, también se utiliza para contestar comunicaciones oficiales, dar información, hacer solicitudes fuera de la entidad dirigidas a personas naturales y/o jurídicas según sea el caso. El memo se utiliza para informar, dar orientaciones, pautas, hacer solicitudes, aclaraciones, al interior de la entidad Referente a la gestión de la misma. Página 21
  21. 21. Acta es una comunicación en la que se describe la memoria de lo que sucede, acuerda, y debate en una reunión se registra las firmas de los asistentes y se deja el reporte de los ausentes. Decreto Aquí se expresa la voluntad de la administración causar carácter efectos general, pública para jurídicos, tiene obligatorio y permanente En la resolución se expresa la voluntad de la administración pública para causar efectos jurídicos. Tiene carácter general, obligatorio y permanente. La directiva es una forma de comunicación que se envía para orientar sobre políticas, tareas, procedimientos o acciones que hay que abordar y que su realización está calculada a través de cronogramas, metodologías, programaciones, etc. Página 22
  22. 22. La circular es comunicación interna o externa que informa sobre actividades de la entidad, normas, políticas, cambios, temas y va dirigida a varios destinatarios. 2. RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS Este proceso hace referencia a… El conjunto de actividades donde se efectúa la admisión de los documentos remitidos por las diferentes dependencias, organismos del distrito, de otras entidades públicas o privadas y de la ciudadanía en general. ES IMPORTANTE SABER QUE: Cada comunicación oficial que ingrese dentro del sistema aplicativo radicar tiene un consecutivo (Radicación) como componente importante que la identifica y se clasifican como comunicaciones internas, recibidas o enviadas para la radicación de las comunicaciones se cuenta con puntos establecidos en las diferentes dependencias de la Policía Nacional, para esta actividad. Página 23
  23. 23. Los documentos anexos a las comunicaciones deben venir debidamente foliados en condiciones adecuadas y cumpliendo los requisitos normativos y lineamientos establecidos en el Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas" La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Además las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá salir de la entidad por vía diferente a la de las unidades de correspondencia. • Las dependencias deben considerar los tiempos de los recorridos para que den prioridad a las comunicaciones que deben enviar, según el vencimiento de los términos y otros factores que permitan una pronta entrega. • Las dependencias no deben radicar comunicaciones fuera de los recorridos. Página 24
  24. 24. • Una vez la información ha sido ingresada dentro del sistema se puede consultar en línea del mismo radicar por usuario de ventanilla. • Los servidores que radican las comunicaciones oficiales deben revisar los documentos, proporcionar la información pertinente y orientar a las personas cuando las comunicaciones no cumplen según el instructivo que se esté manejando en el momento, con los lineamientos y certificación de logos sobre trámites o asuntos que se requieren con cumplen con las TRD de las dependencias, se devuelven este es el primer filtro de verificación Para el ingreso de las diferentes comunicaciones se realizan actividades y tareas que se detallan en el procedimiento. • Recepción y revisión • Radicación • Ingreso de la información • Digitalización de los documentos • Organización de la correspondencia para distribuir Página 25
  25. 25. RECUERDE QUE: Los usuarios internos deben diligenciar el formato que lleva la comunicación Igualmente, en la copia de la comunicación, debe ir la fecha, la hora de recibido nombre y apellido de la persona que se hace cargo del documento. MINISTERIO DE DEFENSA POLICÍA NACIONAL Unidad: __________________________ Radicado No: _____________________ Recibido por: _____________________ Fecha: ___________ Hora: _________ ¡Recuerde que la información debe brindarse adecuadamente! 3. DISTRIBUCIÓN ¿Cuáles son estos destinatarios? La distribución tiene que ver con las actividades que aseguran y avalan que los documentos que sean entregados a sus destinatarios cumpliendo los procedimientos como guías de embalaje como el correo certificado datos en archivo electrónico. Página 26 como los
  26. 26. Internos: Son las diferentes dependencias que gestionan dentro de la Dirección de incorporación Externos: Son todos aquellos que no pertenecen a la Dirección de incorporación (Entes oficiales y privados de orden local o nacional y los ciudadanos en general). Siempre debe haber una constancia del recibo de las comunicaciones. Se puede verificar que la dirección es la correcta consultando con la dependencia que la envía para hacer la entrega en la dirección que corresponda. Se ingresa la dirección de la dependencia al aplicativo radicar y éste automáticamente registra en que dependencia que se encuentra las comunicaciones Las comunicaciones son enviadas con el personal de la empresa externa contratada para esta actividad. Que es la 4/72 Página 27
  27. 27. 4. TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS ¿Una vez recibidos los documentos qué se debe hacer? Los documentos producidos y recibidos por las dependencias son objeto de trámites administrativos, en concordancia con la normatividad vigente. Se debe evaluar si amerita o no trámite. Cuando se deba entregar el documento al funcionario competente, se registra en el aplicativo radicar que corresponde al reparto para el trámite correspondiente. Se presente un requerimiento de un ciudadano, entidad pública o privada. Por solicitud de una autoridad competente. Para cumplir con requisitos que ordene la legislación. Para obedecer a requerimientos de diferentes sistemas. Sea pedido por las diferentes dependencias. Otros que sean de competencia de cada dependencia. Página 28
  28. 28. IMPORTANTE ¿CUÁNDO? El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud. Se debe hacer acopio de la información necesaria para proyectar la respuesta y entregar a quien corresponda para su respectiva revisión. Cuando la solicitud no sea clara se debe ampliar y/o precisar el requerimiento. Se debe hacer acopio de la información necesaria para proyectar la respuesta y entregar a quien corresponda para su respectiva revisión. El documento y la respuesta debe archivarse de acuerdo a la serie, subserie o tipo documental al que pertenezca, siempre y cuando sea un documento de archivo. Página 29
  29. 29. 5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Integra los procesos archivísticos de Identificación, Clasificación, Ordenación y Descripción de todos los documentos de la institución y las actividades orientadas para realizarlos. Hace parte de la organización donde se determinan las agrupaciones documentales (fondo, sección, series y asunto) que tienen como base la estructura orgánico-funcional de la entidad. Este proceso tiene una herramienta que facilita el desarrollo de esta actividad y es la TRD. Primera etapa que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas, funcionales y archivísticas de la entidad. IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL, CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. SERIE: Grupo de unidades documentales de contenido y estructura homogéneos, producidos por un mismo sujeto productor como resultado de sus funciones. Ejemplo: ACTAS. SUBSERIE: Unidades documentales que hacen parte de una serie pero por su contenido y características específicas, se identifican separadamente. Ejemplo: Actas Subcomité de autocontrol. Las TRD son listados de SERIES y SUBSERIES con sus respectivos tipos Documentales, a las que se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos Son fundamentales para la organización de los documentos en las diferentes fases de archivo (gestión, Página 30
  30. 30. central e histórico) ya que facilita su manejo, control y acceso mediante los tiempos de retención en ella acordados, garantizando la selección y conservación de los documentos que son de carácter permanente. También contribuye a regular las transferencias en las diferentes fases de archivo. Las dependencias de la Dirección de Incorporación actualmente cuentan con las TRD, aprobadas. ACLARACIÓN Recuerden que las TRD de la Dirección de Incorporación actuales se adjudicaron con la comunicación oficial S- 2013-138282 - ARGEN – GACOD- 29 del 20 de mayo de 2013, conforme a la resolución No. 03307 del 22 de octubre 2009. A la fecha, son un compromiso continuo de la Alta Dirección el hecho de estar pendiente del despliegue de gestión documental segundo nivel en la verificación de los archivos como puntos de control y registro de la calidad. Página 31
  31. 31. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: CÓMO ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS Es el lugar físico en que se sitúan los documentos dentro de las series y en el orden inicialmente acordado. Ordenación documental: La clasificación se inicia con la apertura e identificación de las “cajas- carpetas” las cuales deben reflejar las series y subseries señaladas en la TRD para cada dependencia. Los tipos documentales que integran las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. No olvide que para foliar los documentos se debe usar un lápiz No. 2, en archivos de gestión, cuando vayan hacer las transferencias al archivo central deben ir foliadas en esfero negro, las hojas de control con sus asuntos claros definidos, que cuando se vaya hacer el cotejo con el expediente el inventario y firmados por los responsables de los archivos y los jefes. Que todo se relacione entre sí en cumplimento a la organización del ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) ,Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Página 32
  32. 32. Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Haciendo referencia a los radicados respetar el orden natural y registrar el número en la margen superior derecha. Es la explicación resumida del contenido del documento previo análisis del mismo. En éste se deben diseñar instrumentos para recuperar la información, como son: guías, inventarios, catálogos e índices, que deberán ser actualizados permanentemente. Para la ordenación, ubique los documentos de cada expediente utilizando caja-carpetas cuyo contenido no sobrepase su capacidad de 200 folios máximo. Verificar la Tabla de Retención Documental de la dependencia donde están los diferentes tipos documentales con su código, series y subseries retención, disposición, observaciones y organizarlos, los clasificarlos con su título de carpeta según el tema. Tener en cuenta los Principios Archivísticos Expediente  Procedencia  Orden Original Página 33 Conformación del
  33. 33. PROCEDIMIENTO DE GESTION DOCUMENTAL EN LA ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Página 34
  34. 34. Ejemplo El código es 14 de la Dirección de Incorporación Esta es la serie 2 actas Esta es la subserie .83 actas de instrucción Página 35
  35. 35. ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES Y CARPETAS La ordenación de carpetas o expedientes puede realizarse de varias formas; sin embargo, es importante normalizar el método para que exista uniformidad en la tarea que se realiza. Así, los sistemas de ordenación que nos permiten aplicar una secuencia teniendo en cuenta las características de las series, para la ordenación de los expedientes o carpetas son: Sistema de ordenación numérico: se realiza siguiendo una secuencia lógica numérica ascendente, obedeciendo a la numeración que identifica los expedientes, los cuales pueden estar identificados con códigos, cuentas internas o el número del documento de identidad; por ejemplo, para el caso de las Historias Laborales. La secuencia de la numeración asignada nos da la pauta para la ubicación y ordenación de los expedientes. Sistema de ordenación alfabético: consiste en ordenar los nombres, con que están identificados los expedientes, por las letras del alfabeto. Este sistema se subdivide en: Onomástico: se utiliza para series documentales compuestas por expedientes como las historias laborales, procesos jurídicos. En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo: LÓPEZ RÍOS Felipe MARTÍNEZ ARANGO José PÁEZ RÍOS Andrés Toponímico o geográfico: se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenamiento puede ir por país, departamento, municipio, ciudad, barrio, etc. Página 36
  36. 36. Se debe tener en cuenta el criterio que más se ajuste a las características de la documentación. Temático: se ordenan las series o subseries documentales por el Asunto o tema de su contenido, por ejemplo: Estadísticas Informes de Gestión Mantenimiento de Equipos Órdenes de Pago Paz y salvos a terceros Seguros y pólizas Sistemas de ordenación mixtos: en este sistema existen dos alternativas para aplicar: Alfanuméricos: se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo, los contratos de prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista, así: 2010 MARTÍNEZ DUSSÁN, Jorge 2011 MÉNDEZ CASTRO, Diana 2012 PARRA BELTRÁN, Edgar 2013 VIVAS CUELLAR, Carlos Ordinal cronológico: este sistema aplica a series cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones, Acuerdos, Decretos), las cuales se controlan, en primer lugar, por el número de la unidad documental y, después, por el cronológico, Así Página 37
  37. 37. 0001 2013, 01, 31 0002 2013, 01, 31 0003 2013, 02, 02 0004 2013, 03, 04 El sistema de ordenación elegido o adoptado debe proporcionar seguridad y oportunidad en la localización de la información, en todo caso, dicha elección dependerá de las características y el volumen de la serie. ORDENACIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES La ordenación de los tipos documentales al interior de cada carpeta hace referencia a la secuencia, permite conocer la historia de los hechos. En todos los expedientes se debe aplicar el principio archivístico de orden original, relacionado con la ubicación física de los tipos documentales al interior de la carpeta, así: primero el de fecha más antigua, uno detrás del otro y, por último, el de fecha más reciente, en orden cronológico a manera de libro. La ordenación cronológica de los documentos debe realizarse ubicando cada tipo documental en el lugar que le corresponde de acuerdo con el momento en que se produjo o el trámite administrativo que dio lugar a la producción del mismo, los expedientes deben reflejar, o dar testimonio de la gestión. Ubique en el interior de cada carpeta, solo los documentos cuyo asunto atañe exclusivamente al respectivo expediente (copia de los enviados u original de los recibidos) y ordénelos en forma ascendente atendiendo al orden natural en que fueron elaborados. El de fecha reciente a continuación del anterior (de izquierda a Derecha). Página 38
  38. 38. Modelo de expediente Modelo de varios expedientes Página 39
  39. 39. • Un documento recibido no se guarda como correspondencia recibida (oficios llegados). Se guarda en la unidad administrativa, en la serie y el expediente correspondientes, dependiendo el trámite al que haga referencia, junto con los demás tipos documentales • Un documento enviado no se guarda en correspondencia despachada (oficios salidos), es también parte de una unidad administrativa, una serie y un expediente correspondientes, dependiendo el trámite al que haga referencia. Página 40
  40. 40. EXPEDIENTE: Es el conjunto de documentos relacionados con un asunto específico y que constituyen una unidad archivística. También se conoce como la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Página 41
  41. 41. Página 42
  42. 42. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada. b) No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas. Página 43
  43. 43. FIRMAR LAS HOJAS DE CONTROL PARA SU VALIDEZ COMO REGISTRO DEL EXPEDIENTE, ACLARACION VAN INMERSOS DENTRO DEL EXPEDIENTE. Página 44
  44. 44. INVENTARIO DOCUMENTAL En el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se establece que “es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases”. En el Acuerdo AGN 042 de 2002. Artículo Séptimo: Inventario documental. Se establece que las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental y en el instructivo de este formato, se señala: “Numeral 5: OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación”. Página 45
  45. 45. La caja-carpeta debe identificarse de la siguiente manera: Éstas se colocan a su vez en Cajas XP-200 identifican de la siguiente manera: Ejemplos Página 46
  46. 46. Ejemplo de la organización Página 47
  47. 47. 6. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Es la acción que se realiza para acceder al contenido de la información de uno o varios documentos. ¿Cuándo consultar los documentos? Consulta de documentos definición: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Actividades Cada encargado del archivo de gestión de la dependencia respectiva es quien puede gestionar el préstamo de los documentos y el control de los mismos. El acceso se realiza mediante el FUID La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos (cumpliendo los requisitos para cada caso). Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, escrita, por correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. Página 48
  48. 48. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes (formatos para control de préstamos). La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices. Las actividades básicas en esta fase son: 1. Formulación de la consulta ciones por reserva o por conservación. Estrategia de búsqueda Respuesta a consulta servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo (contar con sitios para la consulta, y con la tecnología necesaria para la expedición de copias y demás utilización de medios, como escáner, fax, internet. Página 49
  49. 49. Cada encargado del archivo de gestión de la dependencia respectiva es quien puede gestionar el préstamo de los documentos y el control de los mismos. El acceso se realiza mediante los formatos que se encuentra para esta función en la SVE Cuando se generan transferencias documentales igualmente se puede acceder a la información para la consulta y préstamo de documentos, Por medio del formato: “Solicitud De Documentos” cada vez que se presente una consulta o préstamo de documentos en la dependencia 7. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Este proceso contiene las disposiciones de índole preventiva y/o correctiva, Dirigidas a garantizar la integridad del documento física y funcionalmente sin cambiar o modificar su contenido. ¿Dónde o cuándo aplica? En las diferentes fases del recorrido del documento como son: la correspondencia, distribución, archivo de gestión, archivo central y archivo histórico. Es importante la debida señalización en los lugares por donde éste transita o reposa. Cada dependencia tiene bajo su responsabilidad el equipo, mobiliario y unidades de conservación destinados a su archivo de gestión. Página 50
  50. 50. ¿Y cómo evito el deterioro? Restrinja el uso de material metálico. Evite la perforación, el doblado de documentos, el uso de cinta pegante, anotaciones en originales, amarrar con pita los documentos, señalizar con marcadores o resaltadores. En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: • Sensibilización y toma de conciencia. • Prevención y atención de desastres. • Monitoreo y control de condiciones ambientales (seguridad). • Limpieza de áreas y documentos (solicitud de equipos para limpieza). • Plan de manejo de control de plagas y roedores (Fumigaciones en seco). • Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. Página 51
  51. 51. • Almacenamiento, re almacenamiento (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). • Establecimiento de medidas preventivas (análisis de los riesgos, y el reporte oportuno) • Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes, (copias de seguridad, escáner de documentos más consultados. Este proceso contiene las disposiciones de índole preventiva y/o correctiva, dirigidas a garantizar la integridad del documento física y funcionalmente sin cambiar o modificar su contenido. Dotación para la limpieza de Áreas de Archivo de la Dirección de incorporación. El personal que se designe para realizar la limpieza de las Áreas de Archivo, debe portar la siguiente dotación para minimizar el riesgo de contaminación biológica. de áreas y estantería, una vez se presenten roturas en estos deberán cambiarse. preferiblemente los tipo bozal. Página 52
  52. 52. LIMPIEZA DE ÁREAS DE ARCHIVO La limpieza de pisos, estantería y demás mobiliario de las áreas de archivo de la DINCO, deberá hacerse como mínimo una vez al mes, ya que con esta actividad se controlan las cargas de polvo y de contaminantes biológicos que son los causales de un buen número de deterioros en los bienes documentales. Para las áreas de archivo de la entidad, las actividades de limpieza se coordinarán con el área de servicios generales de la DINCO y deberá realizarse de acuerdo con las indicaciones del Instructivo de Limpieza y Desinfección de Áreas y Documentos de Archivo del Archivo General de la Nación. SEGUIMIENTO: Es necesario que el Grupo de Gestión Documental o quien haga sus veces, realice el seguimiento a la realización y frecuencia de la limpieza de las Áreas de Archivo a través de: Visitas de verificación a las Áreas de Archivo, para observar si la limpieza se está realizando según las recomendaciones dadas, estas visitas pueden ser durante la ejecución de la actividad o después de esta. CONTROL DE PLAGAS El control de plagas debe realizarse en todas las áreas de archivo de la DINCO, con el objetivo de mantener estas áreas libres de agentes biológicos que puedan representar un riesgo para la salud del personal y para la conservación de documentos. ACTIVIDADES 1. Desinfección: La desinfección se encarga de eliminar agentes microbiológicos como hongos y bacterias que se encuentran en el ambiente, es necesario contratar este servicio con una empresa especializada. De Página 53
  53. 53. acuerdo a lo establecido en el Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y documentos de archivo del AGN, toda el área se deberá fumigar completamente por medio de un proceso de nebulización con tamaño de gota a 50 micras, con un producto cuyo Principio activo sea un amonio cuaternario de radicales alquílicos y estabilizado con urea en una concentración que puede estar entre 400 y 800ppm o con alcohol antiséptico al 70%. Este tratamiento se realiza en las áreas de depósito SIN RETIRAR LOS DOCUMENTOS. Es recomendable que esta desinfección se lleve a cabo una vez por semestre, con equipos adecuados, por personal capacitado y protegido con los implementos de seguridad industrial necesarios para ello y que además las personas asociadas al archivo hallan evacuado las áreas a tratar. 2. Desinsectación: La desinsectación se encarga de eliminar la presencia de insectos (cucarachas, pescaditos de plata, pulgas, etc.), por lo que es necesario contratar este servicio con una empresa especializada. La fumigación se llevará a cabo en toda la infraestructura física del archivo, teniendo cuidado de que en los depósitos de material documental solo se aplicará UNA VEZ RETIRADOS LOS DOCUMENTOS, siempre y cuando haya un lugar disponible a donde trasladarlos temporalmente, si no, no se puede realizar en su totalidad y el tratamiento parcial será aplicado solamente por los bordes de pisos, techos y paredes sin que tenga contacto con materiales de almacenamiento (cajas, carpetas) o documentos. El procedimiento se realiza por medio de una fumigación por aspersión con un producto y las dosis certificados en el mercado por la secretaría de salud de cada región. Por lo general estos productos son elaborados a base de piretrinas, bromuro de metilo, óxido de etileno, óxido de propileno o de cualquier otro que resulta tóxico para el ser humano y cuando estos son aplicados en papel, cartón o cualquier material higroscópico, se concentran allí por mucho tiempo y al ser manipulados son absorbidos por la piel, es por ello que nunca deben ser aplicados sobre ellos, además porque no se conoce su efecto sobre estos materiales. Página 54
  54. 54. 3. DESRATIZACIÓN: Con este proceso se busca erradicar ratas y ratones, por lo que se hace necesario aplicar el tratamiento tanto en interiores como en exteriores, de las áreas de depósito de archivo como de la totalidad de la infraestructura de la entidad. Para esto se empleará un agente rodenticida que sea eficaz, de fácil aplicación, que no emita olores, ni genere descomposición en los animales que lo consuman. Los productos y dosis deben ser certificados en el mercado por la secretaría de salud y los procedimientos de aplicación realizados por personal capacitado para ello. La desratización deberá realizarse como mínimo una vez al año. El Grupo Gestión Documental o quien haga sus veces debe hacer el seguimiento a las actividades de desinfección, desinsectación y desratización. Se estima conveniente que las actividades de desinfección se realicen cada seis meses, las de desinsectación, cada tres meses y desratización por lo menos una vez al año. Estas actividades deberán ser coordinadas con el área de servicios generales de la entidad, para los archivos ubicados en la entidad. ¿DÓNDE O CUÁNDO APLICA? En las diferentes fases del recorrido del documento como son: la correspondencia, distribución, archivo de gestión, archivo central y archivo histórico. Es importante la debida señalización en los lugares por donde éste transita o reposa. Página 55
  55. 55. Limpie los documentos Sanee el ambiente disponga físicamente la documentación en depósitos, prepare los documentos para procesos técnicos Almacene los documentos diagnostique la documentación a intervenir Conserve y restaure Digitalice y microfilme unidades documentales Haga control de calidad En cuanto almacenamiento y conservación que tiene que ver con áreas locativas, equipo, mobiliario y unidades de conservación consulte el Acuerdo AGN No.049 de 2000. 8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Definición: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental TRD. Es la selección de los documentos dirigida a su conservación temporal, permanente o su eliminación en cualquier fase del ciclo vital – gestión, central, histórico-. Se fundamenta en lo que se determinó en las TRD. Actividades Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD, el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación, su reproducción a través de tecnologías y soportes (Microfilmación, electrónico, etc. cuyo objetivo será facilitar fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película de los originales. Página 56
  56. 56. En la digitalización reproducción de la información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) a un medio digital. Testigo documental formato que registra en el documento del que se extrae el material (plano, fotografía, medios magnéticos, etc.) el lugar donde va estar archivado para su consulta. Igualmente, este material lleva los datos del documento de dónde fue extraído. ¿Cuándo eliminar expedientes? En los archivos de gestión esta decisión es válida, según la valoración que se haya hecho de la serie que determinará la unidad administrativa que conserva el original. La eliminación total del documento resulta de la disposición final señalada en las TRD cuando los documentos pierden sus valores primarios y secundarios y no se requiere ningún tipo de conservación. Para este procedimiento se hace necesario el aval del Comité de Archivo y un levantamiento de acta y determinación de la eliminación. Página 57
  57. 57. El acceso a la información, sin manipularla y poder obtener una mejor conservación del soporte papel; evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales lleve a su deterioro), en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, se debe tener en cuenta el decreto 2609/12 expedido por el Ministerio de la Cultura. La eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la ciencia, la historia y la cultura. Selección de algunas muestras representativas, llegado el caso de eliminación masiva. Para definir la disposición final se debe tener en cuenta: Cuando se apliquen técnicas de conservación como el escáner, sería conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. Página 58
  58. 58. • Recepción de transferencias secundarias. • Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. • Conservación y preservación de los documentos. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Aplicación de lo estipulado en la TRD. • Valoración avalada por el Comité de Archivo. • Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención, la cual se realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativos, para su conservación permanente, significa guardar una muestra por año, de la serie determinada. • Aplicación de método elegido (Método ó formato para la realización del muestreo). • Elección de otro método de conservación total y/o reproducción en otro medio. Otros medio de conservación Página 59
  59. 59. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. Archivo electrónico y así acogerse a las directrices cero papel presidencial y decreto 2609/12 Ministerio de la Cultura. metodología y plan de trabajo. HECHOS IMPORTANTES DE RECORDAR A partir de la segunda guerra mundial el mundo comienza a plantear problemas por la explosión informativa y la producción masiva de documentos. En los años 50 Estados Unidos desarrolla la “gestión de documentos”, Europa y el resto del mundo comienzan a adaptarla a sus administraciones. En Colombia se contempla por primera vez el término en el Reglamento General de Archivos - RGA con el Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación - AGN. Página 60
  60. 60. En el 2000 la Ley 594 – Ley General de Archivos – determina la función archivística del Estado, las normas que exigen a las entidades públicas y sus funcionarios la responsabilidad frente a los documentos conformando archivos a partir de conceptos como: • Archivo total: archivos de gestión, central e histórico. • Ciclo vital del documento: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. La Dirección de Incorporación articula, y adopta y define requerimientos para la implementación de un Sistema Integrado de Gestión (SIG) que incluye un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA) que hacen de esta guía un elemento importante como soporte de este Subsistema para las dependencias. TERMINOS Y DEFINICIONES Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Página 61
  61. 61. Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia. Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Página 62
  62. 62. Comité de archivo: Grupo asesor del alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Copia: Reproducción exacta de un documento. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Página 63
  63. 63. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades. Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Página 64
  64. 64. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital. Página 65
  65. 65. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Página 66
  66. 66. DEFINICION E IMPORTANCIA DE LAS TRD QUE ES UNA TRD Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas: proporcionar un servicio eficaz y eficiente. retención en ella estipulados. carácter permanente. archivo. las transferencias de los documentos en las diferentes fases de Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque: Página 67
  67. 67. Archivo Total. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión. La Tabla de Retención Documental comprende la lista o registro de series, subseries y tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en años, tanto en el Archivo de Gestión como en el Archivo Página 68
  68. 68. Central y se determina la disposición final, con la eliminación, la selección, la microfilmación, la digitalización o la conservación total en el Archivo Histórico. Página 69
  69. 69. Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Página 70
  70. 70. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Página 71
  71. 71. Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información. Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes. En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, avaladas por el Comité de Archivo y deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización. Página 72
  72. 72. PROCESOS TECNICOS El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia con los procesos técnicos que constituyen herramientas de primera mano en la gestión documental: Identificación, Valoración, Selección y Eliminación. Los dos primeros preceden la elaboración de las Tablas de Retención Documental y los dos últimos son su resultado. A continuación se detalla cada uno. IDENTIFICACIÓN La identificación permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis, la identificación de las secciones, series y subseries debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificación, permitirá ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar y describir. La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como se realiza la descripción, así: FONDO SECCION SUB- SECCION Debe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por la entidad, pasando por la SECCION y SUB-SECCION que son las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango. SERIE SUB-SERIE UNIDAD DOCUMENTAL Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se descenderá al nivel documental: Página 73
  73. 73. SIMPLE (Acuerdo, Resolución) COMPLEJA (Expediente de Orden de pago, Expediente de Historia Laboral, Expediente de procesos jurídicos La SERIE está constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes). CLASIFICACIÓN, APERTURA E IDENTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES Para interpretar y conocer la Tabla de Retención Documental de su dependencia debe familiarizarse con los nombres y códigos de las series y subseries documentales asignadas de acuerdo con las funciones propias de su área; asimismo, identificar los tipos documentales que conformarán cada asunto. La clasificación de los documentos producidos y recibidos debe realizarse conforme a las agrupaciones documentales, de acuerdo con los asuntos pertinentes según las funciones de la dependencia. La TRD registra los documentos que conformarán cada serie o subserie documental, no se deben incluir documentos que no estén considerados en la TRD. El conjunto de carpetas o expedientes relacionados con un mismo asunto conforman las series y subseries documentales. Ejemplos: Actas, Contratos, Informes, Resoluciones. Las dependencias, en cumplimiento de su gestión administrativa, producen o reciben diversos tipos documentales los cuales van a conformar cada expediente. Los tipos documentales se deben agrupar en carpetas que se identifican con el nombre y código específico que determinó la TRD. Los niveles de clasificación establecidos para la aplicación de la TRD son: fondo, sección, subsección, serie y subserie, cada una de estas áreas debe quedar plenamente identificada en cada carpeta. Página 74
  74. 74. Tipos documentales que integran las series documentales simples son similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno es particular y la información es diversa. Ejemplos: Decretos, Acuerdos, Resoluciones, las actas, las circulares administrativas o reglamentarias. Es compleja cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite comúnmente llamadas expedientes. Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas. Por ejemplo en la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidad documental compleja que se conforma con los documentos relativos a una persona desde que se vincula a una entidad hasta su retiro. Los tipos documentales son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, acetato, entre otros.) y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido. Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales. Así mismo, las series constituyen la unidad básica de valoración porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones asignadas. Página 75
  75. 75. VALORACIÓN El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo. Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los valores primarios, en tanto que la tercera puede contener o no documentos con valores secundarios. En la primera etapa del proceso de valoración -establecimiento de valores primarios- deben intervenir tanto los productores de la documentación como el Auxiliar de Gestión Documental, apoyados por expertos en las áreas administrativa, legal y contable. En la segunda etapa establecimiento de los valores secundarios es necesaria la participación de productores, archivistas e historiadores. VALORES PRIMARIOS Valor Administrativo: el que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad Página 76
  76. 76. administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación. Valor Jurídico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública. Valor Informativo: Es también un valor inherente a cualquier documento relacionado con sus contenidos que sea relevante para la organización o la investigación histórica. Nota: el valor administrativo e Informativo existen siempre en cualquier documento de gestión o de archivo, por eso es necesario precisar plazos: la vigencia administrativa para el primero y la calidad de la información para el segundo. VALORES SECUNDARIOS Obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento y que se va acrecentando a través del tiempo. Aparece una vez que concluyeron los valores primarios. Se concreta en el valor testimonial e histórico. Página 77
  77. 77. Valor testimonial: Proporciona información sobre los orígenes, estructura, objetivos, decisiones y operaciones del productor. Es decir, son la prueba de funciones sustanciales o asuntos que contienen información sobre la política, los procedimientos y la organización de una institución o persona. Este valor da cuerpo y sentido al valor histórico. Ejemplos: Estatutos, Actas de Asamblea de Fundadores, resoluciones rectorales, convenios, contratos, reglamentos, directivas y otras disposiciones. Nota: No tienen valor testimonial los que reflejan funciones ordinarias y repetitivas en todas las administraciones, como por ejemplo, memos, formatos de salida de equipos o material, autorizaciones de permiso, etc. Valor histórico: Es aquel que sirve para reconstruir la historia de una institución, de una persona, de una actuación, de un tema. Los documentos son de interés no sólo para la institución productora sino también para otras instituciones y para la sociedad en general. Mayormente, el usuario de este valor es el investigador académico, científico y cultural. Ejemplos: expedientes de convocatorias, proyectos de investigación, planes y programas, entre otros. Nota: Este valor ya existe en el documento desde su producción, pero se potencia con el tiempo. Es decir, es un valor secundario que surge y se consolida cuando los derechos y obligaciones prescribieron o cuando, simplemente, ya no son operativos. SELECCIÓN La Selección es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio del muestreo. La selección documental permite: Página 78
  78. 78. Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la administración o por el usuario externo. Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad productora. Reducir costos en espacio, tiempo y materiales. Garantizar la conservación documental. La selección es un proceso que debe institucionalizarse para lo cual es necesario establecer pautas generales que sean observadas y aplicadas en el ámbito administrativo. ELIMINACIÓN Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del Comité de archivo de la institución. Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retención. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente Tabla de Retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto. Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de Página 79
  79. 79. gestión transfieren al central y este al histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario. Procedimiento para la eliminación de documentos archivo, para solicitar la aprobación de la eliminación de los documentos, de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención Documental, adjuntando el inventario único, el inventario de eliminación, él registro del archivo plano de las hojas de control el formato de solicitud de eliminación con el informe al director de la unidad el Acta de Eliminación Documental. hivo evalúa la propuesta. de archivo toma la decisión. eliminación documental definitiva y pasa para firma por parte del Comité de Archivo. Comité de Archivo, por el nivel central, regional y grupos. del Comité de Archivo y los funcionarios del Archivo Central. Página 80
  80. 80. PASOS METODOLÓGICOS PARA LA ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL En la elaboración de las TRD se contemplan cuatro etapas: Investigación preliminar sobre la institución, Compilación de la información institucional creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.) procedimientos. de la entidad, manuales de funciones y de grupos y asignación de funciones. Entrevista con los productores de los documentos de la institución Página 81
  81. 81. efinición de unidades documentales. manuales de procedimientos de las dependencias. Análisis e interpretación de la información recolectada Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos de la institución. Valoración y Selección Documental, basándose en la encuesta de Estudio Unidad Documental. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental (TRD) Elaboración de propuesta de Tabla de Retención teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad. Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad está obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta. Página 82
  82. 82. Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación. MARCO LEGAL Página 83
  83. 83. APLICACIÓN Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad. La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental. La unidad de Archivo de la Dirección de Incorporación y con colaboración de la entidad encargada del programa de auditorías, realizara el seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma. Página 84
  84. 84. CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA (Decreto 2609/12 Ministerio de la Cultura) Directiva Presidencia 04 de 2012 La implementación de la iniciativa cero papel en las entidades contempla cuatro componentes principales: 1. Los procesos y procedimientos 2. La cultura organizacional 3. El componente normativo y de gestión documental 4. El componente de tecnología El Gobierno Nacional se encargará de promover la adquisición e implementación de las herramientas de tecnología y los ajustes normativos necesarios. Por su parte las entidades deberán promover activamente el cambio de cultura y los ajustes a nivel de procesos y procedimientos que se requieran. Como parte de la preparación de la implementación del modelo de cero papel se recomienda seguir las siguientes indicaciones básicas: • Diseño de un programa de gestión documental que incorpore la gestión electrónica de documentos, promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel, formulación de indicadores: facilitarán posteriores tareas de diagnóstico a la vez que permite controlar los avances e identificar oportunidades de mejora, equipo humano: Identificar e involucrar a las personas líderes en la implementación de cero papel en las entidades. Comunicación, difundir la iniciativa por múltiples canales y promover el cambio de cultura organizacional en cuanto a la utilización de documentos y Página 85
  85. 85. procedimientos normalizados para la administración de documentos electrónicos de archivo. BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL Todos podemos contribuir adoptando algunos hábitos en nuestra vida diaria, dentro de la oficina, en nuestras casas, en el colegio, la universidad, etc. La siguiente no constituye una lista exhaustiva, así que es probablemente en la búsqueda de disminuir el consumo las entidades puedan identificar otras estrategias creativas, que esperamos puedan ser compartidas y promovidas en todos los niveles. Usando el papel de forma racional (Reducir) Fotocopiar e imprimir a doble cara Un mecanismo eficaz para reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son más cómodos para engrapar, encarpetar y transportar. Es recomendable que en la tercerización o contratos de servicios de fotocopiado e impresión, o en la compra de estos equipos se fije prioridad a aquellas fotocopiadoras, impresoras y multifuncionales que tengan habilitada la función de impresión a doble cara (dúplex) de forma automática. En el caso de los servidores públicos, deberán utilizar por defecto la impresión y fotocopia a doble cara, con excepción de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema de Gestión de Calidad o Programa de Gestión Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la hoja. Página 86
  86. 86. REDUCIR EL TAMAÑO DE LOS DOCUMENTOS AL IMPRIMIR O FOTOCOPIAR Es recomendable utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes tamaños, que permiten que en una cara de la hoja quepan dos o más páginas por hoja, que para revisión de borradores resulta fantástico. Un amplio porcentaje de las fotocopiadoras modernas tienen la función de reducir el tamaño, situación que deberá verificarse con los proveedores de estos equipos y servicios. ELEGIR EL TAMAÑO Y FUENTE PEQUEÑOS Elegir el tipo de letra más pequeño posible en la impresión de borradores (por ejemplo 10 puntos), mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo de letra más grande, por ejemplo de 14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el área de impresión de las hojas. En las versiones finales o en documentos oficiales deberán utilizarse las fuentes y tamaños determinados por el Sistema de Gestión de Calidad o las normas relacionadas con estilo e imagen institucional. Configuración correcta de las páginas muchas de las impresiones fallidas se deben a que no verificamos la configuración de los documentos antes de dar la orden de impresión. Para evitar estos desperdicios de papel es importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para identificar elementos fuera de las márgenes. En el caso de los borradores o documentos internos, pueden usarse márgenes más pequeños y cambiar a los márgenes definidos por los manuales de estilo y directrices del Sistema de Gestión de Calidad en los informes y oficios definitivos. Página 87
  87. 87. REVISAR Y AJUSTAR LOS FORMATOS Otra estrategia es la de optimizar el uso del espacio en los formatos usados por las dependencias con el fin de lograr usar menores cantidades de papel. Igualmente es necesaria la revisión de los procedimientos para identificar la posibilidad de integrar varios documentos o formatos en uno solo, reducir el número de copias elaboradas, entre otras. Lectura y corrección en pantalla durante la elaboración de un documento, es común que se corrija entre dos y tres veces antes de su versión definitiva. Al hacer la revisión y corrección en papel se está gastando el doble del papel, de modo que un método sencillo para evitar el desperdicio de papel es utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de impresión. De esta manera solo se imprime la versión final del documento para su firma o radicación. EVITAR COPIAS E IMPRESIONES INNECESARIAS Es importante determinar, antes de crear o generar múltiples ejemplares de un mismo documento, si son realmente indispensables. En la mayoría de los casos, existen medios alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo tales como el correo electrónico, la intranet, repositorios de documentos o carpetas compartidas. Un ejemplo de impresiones innecesarias puede ser los correos electrónicos, ya que pueden ser leídos en la pantalla y guardar, de ser necesario, en el disco duro del computador. Si no sabe cómo hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos solicite la colaboración de los expertos en informática de la entidad, usualmente existen mesas de ayuda donde le aclararán todas sus dudas al respecto. Página 88
  88. 88. GUARDAR ARCHIVOS NO IMPRESOS EN EL COMPUTADOR En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos, se recomienda almacenarles en el disco duro del computador, discos compactos, DVD u otro repositorio o medio tecnológico que permita conservar temporalmente dicha información. Es importante que las entidades cuenten con políticas claras sobre la forma de nombrar o rotular, clasificar y almacenar documentos digitales, con el fin de que puedan ser preservados y garanticen su recuperación y acceso para consulta. En este aspecto es importante que los servidores públicos adopten las directrices formuladas por el Comité de Archivo de la entidad, atendiendo a las recomendaciones y normas que en materia de preservación digital emita el Archivo General de la Nación. CONOCER EL USO CORRECTO DE IMPRESORAS Y FOTOCOPIADORAS Es importante que todos los servidores públicos conozcan el correcto funcionamiento de impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales para evitar el desperdicio de papel derivado por errores en su utilización. De ser necesario, deberán realizarse sesiones de asistencia técnica sobre el manejo de estos equipos. REUTILIZAR EL PAPEL USADO POR UNA CARA Se utilizarán las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresión de borradores, toma de notas, impresión de formatos a diligenciar de forma manual, listas de asistencia, entre otros. RECICLAR El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de árboles para la fabricación de papel reciclado, así como la emisión de elementos contaminantes. Por tal motivo las entidades y los servidores públicos Página 89
  89. 89. deberán mantener políticas y acciones que faciliten la selección en la fuente y el reciclaje del papel. Promover la implementación de herramientas de tecnología [Sustituir] Uso de la Intranet La mayoría de las entidades deben aprovechar al máximo sus servicios de red interna y sus portales de Intranet. Dentro de alcance y uso de estos servicios se puede evitar la impresión está la posibilidad de publicar o compartir documentos, incluso aquellos de gran tamaño que no admiten el correo electrónico. Adicionalmente la Intranet puede configurar servicios de información y referencia en línea y eventualmente constituyen el medio ideal para consolidar elementos de interacción y trabajo colaborativo tales como blogs, wikis, foros, entre muchos otros, que pueden convertirla en soporte para la gestión de conocimiento y la innovación en las entidades. USO DEL CORREO ELECTRÓNICO El correo electrónico debe constituir la herramienta preferida para compartir información evitando el uso de papel, pero es necesario que las entidades establezcan y promuevan políticas de uso apropiado entre los servidores públicos para evitar que se transformen en repositorios de basura digital, por ejemplo: • No imprimir correos electrónicos a menos que sea estrictamente indispensable. • En caso de necesitar la impresión, depurar de contenido que no aporte información como los textos de “Este mensaje puede contener información confidencial…”, entre otros. Herramientas de colaboración Página 90
  90. 90. Herramientas de colaboración tales como espacios virtuales de trabajo, programas de mensajería instantánea, aplicaciones de teleconferencia, calendarios compartidos, aplicaciones para uso y edición de documentos compartidos, entre otros, pueden ofrecer oportunidades significativas para intercambiar información de forma rápida y efectiva, evitando la utilización del papel. Las entidades deberán promover su uso, cuidando de implementar las medidas de seguridad necesarias para garantizar que no se ponen en riesgo sus activos de información. Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de contenido El elemento más importante para disminuir la utilización del soporte en papel es el empleo de documentos en formato electrónico, bien sea que estos hayan sido migrados mediante procedimientos de escaneo, o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimáticas, programas de diseño, entre otras herramientas informáticas. Para garantizar la correcta administración de estos documentos electrónicos de archivo es necesario el uso de una aplicación que permita su captura, registro, clasificación, archivo, que controle el acceso, facilite la publicación y recuperación así como su disposición final, con todas las medidas de seguridad necesarias. Las entidades deberán implementar herramientas de gestión de documentos electrónicos de archivo y de gestión de contenido con el fin de asegurar un adecuado manejo de su información. La implementación deberá ajustarse a las normas, políticas y estándares internacionales y aquellas normas técnicas que sean adoptadas y/o homologadas por parte del Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Página 91
  91. 91. METAS A CORTO PLAZO En la actualidad se está realizando la actualización de las Tablas de Retención Documental en cada dependencia, para lo cual se establecerá. Divulgación de la resolución con la aprobación de la actualización de las TRD. • Conservación de los documentos importantes en medios electrónicos, • Aplicar los principios archivísticos dentro de la administración, dar a conocer las bases legales para la aplicación de los archivos en la gestión de los documentos electrónicos. • Asesorar a la administración en el desarrollo de políticas, procedimientos y otras mejoras estructurales como soporte a la gestión de documentos electrónicos. BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACION Digitalizar un documento es la representación de un documento por un conjunto de sus puntos o muestras, el resultado se denomina imagen digital del documento. El proceso de digitalización de documentos se obtiene al capturar las "esquinas" donde terminan las líneas o cambio de dirección de los trazos del documento El proceso de digitalización de documentos es fundamental para hacer una representación digital de los mapas de bits de un documento en papel, mediante este proceso de digitalización se almacena en una base de datos el archivo y datos o información capturada resultantes de digitalizar un documento. El proceso de digitalización de documentos no solo afecta a los documentos en papel, sino que también en su término más amplio también contiene otras Página 92
  92. 92. fuentes de datos a digitalizar tan diversas como: Fotografías, Música, Mapas, Videos, señales de TV, Radio, etc… Al final el proceso siempre es el mismo y se basa en convertir un origen no digital (analógico) a una representación binaria (digital) del origen. Actualmente libros impresos están siendo escaneados mediante tecnologías de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) utilizados por las bibliotecas, fundaciones y empresas privadas como Google. También los documentos de texto que tienen algún valor histórico o de investigación están siendo digitalizados por las bibliotecas, en estos casos se sustituyen los microfilms por la digitalización como medio de preservar y facilitar el acceso a los documentos únicos. PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS En el proceso de digitalización de documentos son los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:    Captura con escáner del documento físico. Indexado de la información extraída del documento. Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda. La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para cualquier empresa, puesto que para que un negocio funcione de forma eficaz la información debe estar fácilmente disponible. La mayoría de la información o los datos se almacenan en forma de archivos de papel o informes, que se acumulan en los últimos años, dando lugar a archivos de documentos en papel difícilmente accesibles y la consecuente pérdida de datos. La obtención de los documentos o datos necesarios cuando se necesitan a veces es difícil y una gran pérdida de tiempo por tener que andar buscando entre papeles y archivos. Página 93
  93. 93. El Proceso de digitalización de documentos es la solución a este problema con este proceso se obtienen las herramientas para hacer más ágil y accesible el acceso a la información de la empresa. ¿Qué se puede digitalizar a nivel de documentos? Casi todos los documentos que sean en papel. Algunos ejemplos se dan a continuación:     Cualquier documento en papel a documentos en formato electrónico. Planos, mapas y diagramas se digitalizan a archivos digitales para que puedan ser manipulados de manera eficiente. Digitalización del proceso misional para extraer la información y agilizar el tratamiento según el tipo de convocatoria. Contratos y seguros, todos los contratos en formato papel pueden ser digitalizados y catalogados automáticamente en el proceso de digitalización de documentos. Digitalizar documentos? es necesario? vale la pena? Si estas preguntas dan vueltas por tus pensamientos es porque todavía no conoces las ventajas de la digitalización de documentos. 1 - La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana. 2 - Podemos consultar los documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y pcs de escritorio. Además pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la firma digital 3 - Podemos compartir los documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y cuentas de correo. 4 - Los documentos digitalizados pueden ser modificados y se pueden pasar a varios formatos como .DOC* de word y .PDF*, una extensión muy usada en la web. Página 94

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