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Gmailで働き方改革

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楽をして仕事を片付ける術はビジネスマンの必須スキル!
Gmailを使い倒して自分の生産性をあげるための13の秘訣!

出世したいサラリーマンの方、新入社員、キャリアアップを目指したい方にこそ身につけてもらいたい!

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Gmailで働き方改革

  1. 1. Gmailで働き方改革
  2. 2. 生産性を向上させるには、ITを使いこなすではなく、 ITに合わせて自分の働き方を変える方が近道
  3. 3. 生産性とは? 生産性 仕事の質 仕事の量 投下時間 楽をして上手に仕事を片付ける
  4. 4. 生産性をあげるには! ①いかに少ない時間でやるか ②いかに多くやるか ③いかに上手くやるか 仕事の質 仕事の量 投下時間 仕事の質 仕事の量 投下時間 仕事の質 仕事の量 投下時間
  5. 5. Gmailに合わせて自分の働き方を変える
  6. 6. Gmail = 受信トレイ+ToDoリスト だと思え! Gmail以外 単にメールを受 信するもの Gmail 受信トレイ +ToDoリスト ● 受信メールはすべてタスク ● 完了したらアーカイブ ● 目指せ!空の受信トレイ
  7. 7. Gmailの体験をHackする ①いかに少ない時間でやるか 1. 「全員に返信」をデフォルトに 2. 「送信&アーカイブ」を使う 3. 件名は大切。情報の整理は見出しが9割 4. 返信定型文 5. 単語登録機能を使う 6. ショートカットキー ②いかに多くやるか 1. 優先箱しか使わない。振り分けやラベルは使わない 2. 「メール通知」は邪魔。未読数をアイコンで表示 3. 通知でアーカイブ(Apple Watch, Gmailアプリ) 4. ToDo/リマインダーは自分宛へメール ③いかに上手くやるか 1. 1メール1トピック 2. スレッド表示ON 3. 自動フラグ&自動アーカイブで、まとめ読み
  8. 8. Gmailの体験をHackする ①いかに少ない時間でやるか 1. 「全員に返信」をデフォルトに 2. 「送信&アーカイブ」を使う 3. 件名は大切。情報の整理は見出しが9割 4. 返信定型文 5. 単語登録機能を使う 6. ショートカットキー ②いかに多くやるか 1. 優先箱しか使わない。振り分けやラベルは使わない 2. 「メール通知」は邪魔。未読数をアイコンで表示 3. 通知でアーカイブ(Apple Watch, Gmailアプリ) 4. ToDo/リマインダーは自分宛へメール ③いかに上手くやるか 1. 1メール1トピック 2. スレッド表示ON 3. 自動フラグ&自動アーカイブで、まとめ読み
  9. 9. 「全員に返信」をデフォルトに 返信ボタンが 全員返信に ①いかに少ない時間でやるか XXXXXXXXXXXXXX XXX 37回 x 2秒
  10. 10. 「送信&アーカイブ」を使う 送信&アーカイブボ タンを表示 ①いかに少ない時間でやるか XXXXXXXXXXXXXX
  11. 11. 件名は大切。情報の整理は見出しが9割 ①いかに少ない時間でやるか 件名でメールの目的を伝えきる!  └ 受け手が、件名だけでメールの要不要、優先度を判断できる  └ 受信トレイを見返すだけで、残タスクが明確になる  └ 人間が一度に読み取ることができる文字数は 13 文字
  12. 12. 返信定型文 ①いかに少ない時間でやるか 返信定型文 会議のアレンジ依頼
  13. 13. 単語登録機能を使う メールでよく使う文章を日本語入力に単語登録(MS-IMEやGoogle日本語入力) 例:  めあど → 自分のメールアドレス  てl → 090-XXXX-XXXX(自分の電話番号)  おせ → お世話になっております。◯◯です。 ①いかに少ない時間でやるか
  14. 14. ショートカットキー メールの作業効率を高めるにはショートカットキーを覚える  A ・・・ Reply All(全員返信)  C ・・・ Compose(新規作成)  E ・・・ ArchivE(アーカイブ)  Ctrl+Enter ・・・ 送信  g+u ・・・ 受信トレイを表示 ①いかに少ない時間でやるか
  15. 15. Gmailの体験をHackする ①いかに少ない時間でやるか 1. 「全員に返信」をデフォルトに 2. 「送信&アーカイブ」を使う 3. 件名は大切。情報の整理は見出しが9割 4. 返信定型文 5. 単語登録機能を使う 6. ショートカットキー ②いかに多くやるか 1. 優先箱しか使わない。振り分けやラベルは使わない 2. 「メール通知」は邪魔。未読数をアイコンで表示 3. 通知でアーカイブ(Apple Watch, Gmailアプリ) 4. ToDo/リマインダーは自分宛へメール ③いかに上手くやるか 1. 1メール1トピック 2. スレッド表示ON 3. 自動フラグ&自動アーカイブで、まとめ読み
  16. 16. 優先箱しか使わない。振り分けやラベルは使わない ②いかに多くやるか
  17. 17. 「メール通知」は邪魔。未読数をアイコンで表示 ②いかに多くやるか
  18. 18. メールは一度しか読まない 通知の段階で処理できるものもある 通知でアーカイブ(Apple Watch, Gmailアプリ) ②いかに多くやるか Apple Watch Gmailアプリ XXXXX XXXXX
  19. 19. ToDo/リマインダーは自分宛へメール ②いかに多くやるか 受信トレイとToDoリストを一箇所にまとめる └ 情報が一箇所にまとまる └ Gmailの検索機能に頼る。探せる。
  20. 20. Gmailの体験をHackする ①いかに少ない時間でやるか 1. 「全員に返信」をデフォルトに 2. 「送信&アーカイブ」を使う 3. 件名は大切。情報の整理は見出しが9割 4. 返信定型文 5. 単語登録機能を使う 6. ショートカットキー ②いかに多くやるか 1. 優先箱しか使わない。振り分けやラベルは使わない 2. 「メール通知」は邪魔。未読数をアイコンで表示 3. 通知でアーカイブ(Apple Watch, Gmailアプリ) 4. ToDo/リマインダーは自分宛へメール ③いかに上手くやるか 1. 1メール1トピック 2. スレッド表示ON 3. 自動フラグ&自動アーカイブで、まとめ読み
  21. 21. 1メール1トピック ②いかに上手くやるか 1メールには1トピック(2つ以上のトピックを書かない) 宛先が一緒でもトピックが別なら、別メールで書き起こす
  22. 22. スレッド表示ON ②いかに上手くやるか スレッド表示ON
  23. 23. 自動フラグ&自動アーカイブで、まとめ読み ②いかに上手くやるか XXXXXXXXXXXXXX@test.com XX XXXXXXXXXXX@test.com XXXXXXXXXXXXXX@test.com XX(10)
  24. 24. APPENDIX
  25. 25. メールに時間をとられてないか? https://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2013/10/15/5-ways-email-makes-your-employees-miserable/#6f34b6be1caa 115通1日平均メール送受信数 35回1時間の 平均メールチェック数
  26. 26. OECD加盟国の労働生産性(2015年) 日本は低い

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